PROCEDURA PRZEGLĄDU I MONITORINGU KODEKSU ETYCZNEGO PRACOWNIKÓW STAROSTWA POWIATOWEGO W WAŁBRZYCHU (w ramach Akcji Przejrzysta Polska) Zatwierdzam do stosowania : STAROSTA WAŁBRZYSKI Bogusław Dyszkiewicz Wałbrzych, dnia 12.06.2006 roku 1
PROCEDURA PRZEGLĄDU WEWNĘTRZNEGO I STAŁEGO MONITORINGU KODEKSU ETYCZNEGO PRZEZ PRACOWNIKÓW STAROSTWA POWIATOWEGO W WAŁBRZYCHU 1. Cele wewnętrznego przeglądu i monitoringu: Głównym celem przeglądu wewnętrznego i stałego monitoringu jest zbadanie jakości realizacji zadań w kontekście zapisów przyjętego Kodeksu Etycznego stanowiącego zbiór wartości i zasad, które pracownicy przyjęli i zobowiązali się nimi kierować w swojej codziennej pracy. Cel ten będzie realizowany poprzez: 1) badanie ankietowe przeprowadzone wśród pracowników Starostwa, dwa razy w roku (czerwiec, grudzień); 2) analizę tych ankiet; 3) uruchomienie działań korygujących lub zapobiegawczych w ciągu całego roku; 4) określenie stopnia respektowania przez pracowników zapisów Kodeksu Etycznego - norm i zasad zachowań; 2. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników Starostwa w zakresie zachowań w stosunku do współpracowników w miejscu pracy i poza nim oraz w zakresie utożsamienia się z wizerunkiem Starostwa w miejscu pracy jak i w miejscach publicznych. 3. Formy pracy. Ocena stopnia osiągniętych celów będzie prowadzona w oparciu o - ankietę skierowaną do pracowników Starostwa załącznik. 4. Forma raportu z przeglądu i stałego monitoringu. Raport z przeglądu wewnętrznego oraz przeprowadzonego monitoringu Kodeksu Etycznego będzie przygotowany przez Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich dwa razy do roku w miesiącach: czerwiec i grudzień. 2
Raport zawierający analizę dokumentów wymienionych w pkt. 3 określający stopień realizacji zapisów Kodeksu Etycznego przekazuje się do wiadomości: - wszystkich pracowników; - publicznej na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa; - Zarządowi Powiatu jako materiał źródłowy, do przeglądu zarządzenie w ramach obowiązującego w Starostwie Systemu Zarządzania Jakością. 5. Stały monitoring realizacji Kodeksu Etycznego oraz uzyskane tą drogą wyniki do przeglądu Wewnętrznego będą służyć do: - oceny skuteczności tego dokumentu; - doskonalenia jego zapisów. 3
ANKIETA Celem niniejszej ankiety jest monitoring i udoskonalenie istniejącego Kodeksu Etycznego Pracowników Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu Ankieta przeprowadzana jest w ramach Akcji Przejrzysta Polska Odpowiadając zakreśl właściwą odpowiedź lub wpisz swoje uwagi w wolnym polu. 1. Czy uważa Pan/Pani, że zapisy Kodeksu Etycznego są właściwe?: 2. Czy uważa Pan/Pani, że wprowadzenie Kodeksu Etycznego było dobrym rozwiązaniem i przyczyniło się do poprawy jakości naszej pracy: Dlaczego: 3. Czy kieruje się Pan/Pani zapisami Kodeksu Etycznego w swojej pracy?: 4. Czy zapisy Kodeksu Etycznego są pomocne w realizacji przez Pana/Panią zadań? 5. Jak dotychczas ocenia Pan/Pani funkcjonowanie Kodeksu Etycznego: DOBRZE ŹLE 6. Czy uważa Pan/Pani, że wprowadzenie Kodeksu Etycznego było dobrą inicjatywą: 7. Czy uważa Pan/Pani, że Kodeks Etyczny jest dobrym sposobem na promowanie otwartości i uczciwości naszej pracy: 8. Czy uważa Pan/Pani, że potrzebne są zmiany w Kodeksie Etycznym: 4
9. Jakie zmiany należałby wprowadzić, aby Kodeks był jeszcze lepszym odzwierciedleniem postaw i standardów zachowania nas samych, napisz: imię i nazwisko. Wydział Dziękujemy, za wypełnienie ankiety! 5
PROCEDURA PRZEGLĄDU ZEWNĘTRZNEGO I STAŁEGO MONITORINGU KODEKSU ETYCZNEGO PRACOWNIKÓW STAROSTWA POWIATOWEGO W WAŁBRZYCHU PRZEZ SPOŁECZNOŚĆ LOKALNĄ 1. Celem przeglądu zewnętrznego i stałego monitoringu Kodeksu Etycznego jest ocena zachowania i postępowania urzędników Starostwa w realizacji zadań merytorycznych, z uwzględnieniem przyjętych zasad i norm postępowania zapisanych Kodeksie Etycznym. Cele pośrednie to: Określenie jakości usług świadczonych przez urzędników, w tym: - ocena stopnia kompetencji i fachowości, - ocena stopnia uprzejmości, zainteresowania się Klientem - wykorzystania uwag Klientów zewnętrznych w doskonaleniu pracy pracowników Starostwa. 2. Formy pracy Ocena stopnia osiągniętych celów będzie prowadzona w oparciu o ankietę Ocena pracy starostwa Powiatowego w Wałbrzychu badanie satysfakcji Klienta skierowaną do Klientów Starostwa załącznik; Badanie ankietowe przeprowadza się dwa razy do roku w okresie od 15 maja do 15 czerwca i 15 listopada do 15 grudnia. W ramach obowiązującego systemu zarządzania jakością zebrane ankiety przekazywane są przez Radę ds. Jakości Pełnomocnikowi ds. Jakości, który jest zobowiązany jest do przeprowadzenia wstępnej analizy ankiet i sporządzenia raportu. Następnie zwołuje posiedzenie Rady ds. Jakości, która po zapoznaniu się ze wstępną analizą ankiet dokonuje właściwej analizy tychże ankiet oraz sporządza raport właściwy. Raport ten przekazuje Pełnomocnik ds. Jakości, najwyższemu kierownictwu- Zarządowi Powiatu. Społeczność lokalna rozumiana jako: mieszkańcy powiatu, przedstawiciele firm, organizacji pozarządowych, grup nieformalnych itp. 6
Rada ds. Jakości zobowiązana jest także do rozpatrzenia ankiet pod kątem ich przydatności. Jeżeli ankieta nie odgrywa swojej roli Rada ds. Jakości zobowiązana jest do sporządzenia nowej ankiety i przekazania jej do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. 3. Forma raportu z przeglądu i stałego monitoring. Raport z właściwej analizy ankiet, sporządzany przez rade ds. jakości jest wykorzystywany do sporządzenia raportu z przeglądu zewnętrznego oraz przeprowadzonego monitoringu Kodeksu Etycznego. Raport z przeglądu zewnętrznego i monitorowania Kodeksu będzie przygotowany przez Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich dwa razy do roku w miesiącach: czerwiec i grudzień. Raport zawierający analizę dokumentów wymienionych w pkt. 2 określający stopień realizacji zapisów Kodeksu Etycznego przekazuje się do: wiadomości wszystkich pracowników; wiadomości publicznej na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa; Zarządowi Powiatu jako materiał źródłowy, do przeglądu zarządzenia w ramach obowiązującego w Starostwie Systemu Zarządzania Jakością. 4. Stały monitoring realizacji Kodeksu Etycznego oraz uzyskane tą drogą wyniki do przeglądu wewnętrznego będą służyć do: oceny skuteczności tego dokumentu; doskonalenia jego zapisów. 7
ANKIETA -Ocena pracy Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu badanie satysfakcji Klienta Chcielibyśmy dostosować jakość usług świadczonych przez Starostwo Powiatowe w Wałbrzychu do Państwa Potrzeb i oczekiwań dlatego też prosimy o wypełnienie poniższej ankiety i zgłoszenie ewentualnych uwag dotyczących jakości usług świadczonych przez Starostwo jak również obsługi Państwa przez Pracowników naszego Starostwa. 1. Proszę o podanie nazwy wydziału / komórki organizacyjnej 2. Rodzaj załatwianej sprawy 3. Czy zostaliście Państwo poinformowani przez urzędnika o uwarunkowaniach realizacji Państwa sprawy (szybkość załatwienia sprawy, opłaty, wymagane dokumenty itp.) tak nie 4. Jak długo trwała realizacja sprawy od złożenia wniosku, podania, pisma do otrzymania dokumentu finalnego? 1 dzień 7 dni 14 dni 30 dni 60 dni inne (ile?): dni. 5. Czy usługa została zrealizowana zgodnie z Państwa oczekiwaniami? tak nie W przypadku odpowiedzi negatywnej prosimy o podanie przyczyny 8
6. Jak oceniacie Państwo sposób wykonywania swoich obowiązków przez naszych pracowników? - kompetencje i fachowości obsługujących Państwa urzędników: - uprzejmość, zainteresowanie Państwa problemem, pomoc przy wypełnianiu dokumentów, pisaniu podań itp. 7. Prosimy o dokonanie oceny dostępności informacji o załatwianych sprawach - dostępność informacji w Starostwie - dostępność informacji na telefon 8. Jaka jest Państwa ogólna ocena pracy naszego Starostwa? 9. Inne uwagi na temat pracy starostwa lub pracowników Starostwa 9