PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA: INSTRUKCJA TECHNICZNA PROGRAMU SYSTEMU INFORMACJI OŚWIATOWEJ WERSJA 3.10 Spis treści: Wymagania sprzętowe... 2 Instalacja programu... 2 Logowanie do SIO... 5 Informacje ogólne... 9 Podstawowe funkcje programu... 11 Scalanie danych przez jednostkę samorządu terytorialnego... 22 Scalanie danych przez kuratorium oświaty... 23 Telefony informacyjne w Centrum Informatycznym Edukacji... 25 UWAGA! Spis wg stanu na dzień 31 marca 2011 r. musi być wykonany przy wykorzystaniu programu SIO v. 3.10. Pliki danych generowane w wersji niższej (np. SIO v. 3.9), nie zostaną scalone w organach prowadzących lub rejestrujących. Zadaniem programu jest zebranie danych ze szkół i placówek, funkcjonujących w systemie oświaty oraz scalenie danych na poziomie jednostek samorządu terytorialnego, a następnie w kuratoriach oświaty lub właściwych ministerstwach. Do obsługi programu wystarczą podstawowe umiejętności obsługi komputera.
Wymagania sprzętowe Oprogramowanie jest stworzone w technologii JAVA (J2SE 1.6) z wykorzystaniem formatu XML do przechowywania danych. Minimalne parametry platformy sprzętowej: - procesor z zegarem 1.5 GHz - pamięć operacyjna 512 MB - wymagana przestrzeń na dysku twardym 150 MB. Instalacja programu Przed przystąpieniem do instalacji zalecane jest zamknięcie innych aplikacji. Program wraz z instrukcjami należy pobrać ze: strony internetowej Centrum Informatycznego Edukacji: cie.men.gov.pl - na stronie głównej po lewej stronie znajduje się menu, w którym należy wybrać zakładkę z napisem System Informacji Oświatowej, a następnie wybrać opcję Pliki do pobrania 2
lub strony internetowej MEN: www.men.gov.pl - na stronie głównej po lewej stronie znajduje menu, w którym należy wybrać zakładkę System Informacji Oświatowej i kolejną zakładkę SIO, po wybraniu której następuje automatyczne przekierowanie na stronę Centrum Informatycznego Edukacji. Kolejność wykonywania czynności instalacyjnych: wybrać odpowiednią wersję programu (w zależności od używanego systemu operacyjnego) i uruchomić przez kliknięcie na nazwę interesującego nas pliku, 3
program instalacyjny SIO***.exe zostanie automatycznie zapisany na pulpit komputera, na pulpicie pojawi się ikona przedstawiająca niebieski ekran z zieloną strzałką jest to instalator programu SIO, który należy koniecznie uruchomić, po uruchomieniu instalator sam kieruje pracą i podpowiada kolejne kroki, po zakończeniu instalacji na pulpicie pojawi się ikona programu SIO (jest to ikona skrótu w postaci białego kwadracika z niebieskim napisem SIO). UWAGA! Nie zalecamy zmiany ścieżek zapisu proponowanych przez program. Wyjątkiem jest system operacyjny VISTA oraz Windows 7. W systemach tych znacznie poprawiono kontrolę dostępu do katalogów i plików (oznacza to, że nie każdy użytkownik i nie w każdym miejscu może zainstalować program SIO). Jeżeli posiadamy na komputerze system operacyjny VISTA lub Windows 7 należy w trakcie instalacji kreatora zmienić domyślną ścieżkę zapisu. Nie należy zapisywać programu SIO w katalogu Program Files. Automatyczna aktualizacja wersji programu Program do wprowadzania danych SIO wyposażony został w mechanizm automatycznego sygnalizowania pojawienia się nowej wersji programu i łatwego instalowania zmienionej wersji. Funkcja Pobieraj aktualizacje pozwala na automatyczne pobieranie nowej wersji programu. Jeżeli funkcja ta jest zaznaczona to w trakcie uruchamiania programu sprawdzana jest na serwerze CIE aktualna wersja programu. Jeżeli zostanie wykryta na serwerze nowsza wersja programu wówczas następuje automatyczna instalacja. np. jeżeli jest już zainstalowana wersja SIO 3.9.05 i nastąpiła zmiana w programie to przy kolejnym uruchomieniu programu SIO pojawi się okno: 4
Wystarczy kliknąć na przycisk Dalej i uruchomi się automatycznie kreator instalacji nowej wersji. Jednocześnie w programie SIO w pasku narzędzi Opcje w zakładce Lista zmian zawarta jest informacja, czego dotyczy zmiana. Logowanie do SIO Poniżej opisano kolejne etapy logowania użytkowników do systemu SIO. Jest to wymóg GIODO i zostało wprowadzone do programu od wersji 3_5. 1) Przy pierwszym uruchomieniu programu na komputerze pojawi się okienko: Pierwszym użytkownikiem, który zarejestruje się w programie musi być tzw. administrator, czyli osoba, która podczas użytkowania programu będzie miała prawa do tworzenia nowych kont dla innych użytkowników. 2) Wypełnienie wszystkich pól jest obowiązkowe. Jeśli któregoś z nich nie wypełnimy pojawi się komunikat o błędzie. Treść komunikatu będzie adekwatna do czynności, którą źle wykonaliśmy (niewypełnienie wszystkich pól, długość hasła jest krótsza niż 6 znaków, wartość w polu Hasło i Powtórz hasło nie jest taka sama). W trakcie tworzenia administratora i hasła nie należy wpisywać dwuczłonowych nazw. Jeśli wpisze się np. nazwę szkoły, dwuczłonowe nazwisko lub dwa imiona przy kolejnym wejściu do programu SIO pojawi się komunikat, że login lub hasło jest niepoprawne. 5
3) Po poprawnym wypełnieniu okienka wciskamy przycisk Zapisz i przechodzimy do głównego programu. Tu w odróżnieniu od poprzednich wersji widzimy po pierwsze, kto jest obecnie zalogowany, po drugie w górnym prawym panelu pojawia się opcja Hasło. 4) Jeśli klikniemy na Hasło to zobaczymy 4 podmenu: a) opcja Stwórz użytkownika służy do tworzenia nowych użytkowników, b) opcja Usuń użytkownika wyświetla w tabelce wszystkich użytkowników i umożliwia ich usuwanie. Na początku jest ona wyszarzona, ponieważ nie istnieją jeszcze żadne konta użytkowników. Po stworzeniu nowego użytkownika opcja ta stanie się dostępna, c) opcja Zmień hasło umożliwia zmianę obecnego hasła do logowania na inne, d) opcja Nowe hasło użytkownika daje prawo administratorowi do przypisania użytkownikowi nowego hasła, jeśli ten zapomniał starego. Opiszemy teraz dokładniej każde z tych podmenu: a) Klikając na Stwórz użytkownika przejdziemy do nowego okienka: Tu podobnie jak wcześniej również wypełnienie wszystkich pól jest obowiązkowe. W polu Użytkownik podajemy nazwę, która będzie naszym loginem niezbędnym przy logowaniu się na nasze konto. Z racji tego, że login musi być unikalny możemy zostać poinformowani, że wybrany przez nas login już istnieje. W takiej sytuacji należy po prostu wpisać tu jakąś inną nazwę. Hasło musi składać się, z co najmniej 6 znaków i musi być identyczne jak wartość w polu Powtórz hasło. Następnie klikamy na Stwórz i mamy utworzone nowe konto dla użytkownika. 6
Przykład poprawnie wypełnionego formularza: b) Gdy już utworzyliśmy nowego użytkownika (o loginie janek i haśle piątek ), możemy zauważyć, że opcja Usuń użytkownika jest już dostępna i możemy jej używać: Teraz, jeśli chcemy usunąć użytkownika o loginie janek wystarczy kliknąć na niego i nacisnąć Usuń. UWAGA: Nawet po usunięciu tego użytkownika nie będziemy mogli stworzyć nowego o loginie janek. Jak wcześniej zostało napisane login jest unikalny. c) Kliknięcie na Zmień hasło umożliwia zmianę istniejącego hasła na inne: Wszystkie pola trzeba wypełnić. Należy pamiętać, że nowe hasło również musi posiadać, co najmniej 6 znaków i nie może być takie samo jak stare. Wartości w polach Nowe hasło i Powtórz hasło muszą być identyczne. Hasło należy zmieniać, przynajmniej, co 30 dni. Jeśli nie będziemy o tym pamiętali to program wymusi na nas zmianę po upływie tych 30 dni. Zostanie to dokładniej opisane w dalszej części dokumentacji. d) Kliknięcie na Nowe hasło użytkownika daje administratorowi prawo nadania nowego hasła użytkownikowi w momencie, gdy ten zapomniał swojego hasła i w związku z tym nie może się zalogować na swoje konto. Nie należy tej opcji jednak nadużywać. 7
UWAGA: Okienko Nowe hasło użytkownika daje możliwość zmiany przez administratora haseł użytkowników. 5) Przy kolejnym uruchomieniu programu, zostaniemy poproszeni o podanie naszego loginu i hasła dostępu. Są to nazwy, które podaliśmy przy tworzeniu naszych kont, czyli w naszym przykładzie login= janek, hasło= piątek : 6) Klikamy na Zaloguj i przechodzimy do programu. Tu również mamy informację, kto obecnie jest zalogowany i menu Hasło, ale po kliknięciu na nie rozwija nam się tylko jedno podmenu Zmień hasło. Pamiętajmy, że obecnie jesteśmy zalogowani jako zwykły użytkownik i nie mamy tych praw, jakie ma administrator (czyli np. tworzenie nowych kont). Kliknięcie na Zmień hasło zostało opisane we wcześniejszej części dokumentacji. 7) Jak wcześniej napisano program wymaga, aby hasło zostało zmieniane przynajmniej raz na 30 dni. Dotyczy to zarówno zwykłych użytkowników jak i administratora. Jeśli użytkownicy nie będą o tym pamiętali to program wymusi tę zmianę: Po kliknięciu na OK zostanie wyświetlony okienko umożliwiające zmianę hasła na nowe. 8
Informacje ogólne Po uruchomieniu programu SIO zgłasza się podstawowy ekran, podzielony na dwie kolumny lewą - białą i prawą - szarą. W lewej (wąskiej) kolumnie ekranu wyświetlane będą nazwy grup tabel i nazwy skrócone tabel w formie tzw. drzewka; w tej kolumnie wykonuje się operacje dodawania, usuwania, sprawdzania, uzupełniania zerami (za pomocą prawego klawisza myszy), takie jak: dodawanie jednostki prostej w zespole szkół/placówek - na drzewku należy wybrać zakładkę Szkoły i placówki i prawym klawiszem myszy uaktywnić funkcję Dodaj jednostkę prostą, dodawanie i usuwanie zawodu, profilu, specjalności, specjalizacji, części składowych (filii, oddziałów szkół, internatu), usuwanie jednostki prostej w zespole szkół/placówek - na drzewku wybrać zakładkę Szkoły i placówki, wskazać jednostkę którą chcemy usunąć i prawym klawiszem myszy uaktywnić funkcję Usuń. W prawej (szerokiej) kolumnie ekranu wyświetlane będą tabele do wypełnienia. Nad kolumnami znajduje się pasek wyboru z podstawowymi funkcjami programu. Po ekranie należy poruszać się przy użyciu myszy, ustawiając się w odpowiednim miejscu ekranu. Przy wprowadzaniu danych liczbowych do przemieszczania się między polami można oprócz myszy używać tabulatora lub klawisza ENTER. W wypełnianiu wielu pól pomagają słowniki. Pola wypełniane przy pomocy słowników są szare, obramowane czarną linią, z czarną strzałką z prawej strony. Klikając na takie pole myszką, rozwijamy słownik, z którego należy wybrać odpowiednią informację. W pola białe należy wpisać tekst lub liczby. 9
Wszystkie pola w tabelach powinny być wypełnione. Aby to ułatwić, wprowadzono funkcję dopełnienia tabel zerami. Funkcja ta jest dostępna tylko w lewej wąskiej kolumnie ekranu i występuje na każdym poziomie (od nazwy szkoły/placówki po poszczególne tabele). W tym celu należy na drzewku w lewej kolumnie ekranu stanąć na nazwie szkoły/placówki (dopełnienie zerami wszystkich tabel), na grupie tabel (dopełnienie zerami tabel w tej grupie) lub odszukać konkretną nazwę tabeli (dopełnienie zerami tylko konkretnej tabeli). Po ustawieniu się na grupie tabel lub nazwie konkretnej tabeli i kliknięciu prawym klawiszem myszy otwiera się dodatkowe okno z funkcjami. Po wybraniu funkcji Dopełnij zerami tabela automatycznie dopełni się zerami w miejscach, gdzie nie wprowadzono danych. Po wypełnieniu tabel zalecane jest wykonanie funkcji Sprawdź. Funkcja uruchamiana jest prawym klawiszem myszy po ustawieniu się na nazwie szkoły/placówki lub na nazwie konkretnej tabeli na drzewku w lewej kolumnie ekranu. Ze względu na dużą ilość informacji tabele są pogrupowane tematycznie. Grupy tabel wyświetlane są u góry ekranu. Do poruszania się między grupami tabel służą strzałki na końcach linii. Niektóre grupy tabel zawierają tabele, które nie mieszczą się na ekranie. Do ich przewijania należy użyć pasków przewijania umieszczonych po prawej stronie okna i na dole okna do wprowadzania danych. UWAGA! Możliwa jest praca grupowa przy wprowadzaniu danych do systemu SIO W tym celu należy odpowiednio podzielić zadania: 1. jedna osoba musi być osobą prowadzącą plik podstawowy; osoba ta generuje nowy plik i udostępnia (kopiuje) go zainteresowanym (np. na dyskietce, płycie, pendrivie), 2. inne osoby udostępniony plik wgrywają do swoich komputerów (na których mają zainstalowaną nową wersję programu SIO), wykonują polecenie Zapisz jako i zmieniają nazwę pliku podstawowego, np.: kadra pedagogiczna.sio, nieruchomości.sio (postępujemy tak, aby pliki o takiej samej nazwie się nie nadpisywały, po wgraniu do jednego komputera!); po zakończeniu wprowadzania danych należy plik przekazać do osoby prowadzącej, 3. osoba prowadząca za pomocą funkcji Import Danych importuje z poszczególnych plików potrzebne informacje do pliku podstawowego, nie ma potrzeby wgrywania plików pomocniczych na komputer podstawowy; do importu można otworzyć plik z dyskietki, płyty lub pendriva. 10
Podstawowe funkcje programu I. PLIK Nowy - generowanie struktury nowej jednostki Opcja ta pozwala na: 1) utworzenie zupełnie nowego pliku od podstaw (dla szkół/placówek, które spisują się pierwszy raz lub dla tych szkół/placówek, które mają źle wygenerowaną identyfikację): po wybraniu funkcji Nowa jednostka pojawi się okno Rodzaj spisu należy wskazać odpowiedni termin spisu i potwierdzić OK : następnie pojawi się okno Identyfikacja szkoły/placówki, które musi być wypełnione; większość pól w identyfikacji jest wprowadzana ze słowników; po wprowadzeniu grupy i typu jednostki podświetli się pole, w którym należy wpisać nazwę jednostki (nazwę jednostki należy wprowadzić starannie, będzie ona wykorzystywana w dalszej pracy): 11
program podświetlając odpowiednie klawisze podpowiada dostępne w danym momencie działanie, po prawidłowym wypełnieniu wszystkich wymaganych pól program wyświetli drugie okno Identyfikacja szkoły/placówki, w którym podaje się między innymi dane adresowe, dane organu prowadzącego lub organu wydającego zezwolenie, dane dotyczące publiczności, związania organizacyjnego, nauczania języków mniejszości narodowej itp., po wypełnieniu wszystkich danych identyfikacyjnych należy nacisnąć klawisz Zakończ, w tym momencie zostaną wygenerowane tabele, które są przewidziane dla danego typu jednostki, od tej chwili nie można zmienić w tabeli identyfikacji kluczowych danych dotyczących charakteru jednostki (np. wiersza 4 typ i wielu innych wierszy, które są wyszarzane i mają blade niebieskie napisy pole wyboru ze słownika jest już nieaktywne): w tablicy identyfikacyjnej można poprawiać następujące elementy bez potrzeby ponownego generowania: nazwa placówki, numer REGON, dane adresowe, typ organu prowadzącego (JST), związanie organizacyjne, jeżeli nastąpiła pomyłka w danych identyfikacyjnych, których nie da się zmienić, należy jeszcze raz wygenerować daną szkołę/placówkę, po poprawnym wygenerowaniu tabel należy koniecznie zapisać wygenerowany plik; w tym celu należy z menu Plik wybrać funkcję Zapisz jako ; program sam zaproponuje katalog z datą danego spisu, w którym będzie przechowywany plik z danymi jednostki sprawozdawczej, oraz zaproponuje nazwę pliku, 12
kolejność wypełniania tabel jest dowolna; wszystkie tabele powinny być wypełnione. 2) utworzenie nowego pliku z wykorzystaniem poprzedniego spisu (ułatwia zrobienie pliku dla nowego spisu z wykorzystaniem pliku już istniejącego z poprzedniego spisu): po wybraniu funkcji Jednostka na podstawie poprzedniego spisu pojawi się okno Rodzaj spisu należy wskazać odpowiedni termin spisu i potwierdzić OK : następnie pojawi się okno: Otwórz plik jednostki i katalogi z danymi z poprzednich przetwarzań; należy otworzyć odpowiedni katalog i wskazać plik na podstawie, którego będą generowane tabele do aktualnego przetwarzania: po wybraniu odpowiedniego pliku pokaże się okno z identyfikacją nowej wygenerowanej jednostki, w którym można nanieść poprawki; następnie klawiszem Zakończ należy zamknąć to okno, po zamknięciu okna z identyfikacją wygenerują się tabele do wypełnienia w danym spisie, które są przewidziane dla danego typu jednostki, automatycznie pojawi się okno: Zapisz plik jednostki i zaproponuje zapisanie pliku w katalogu z datą danego spisu, po zapisaniu pliku pojawi się automatycznie kolejne okno: Import danych, które podzielone jest na dwie części: z lewej strony ukazują się nazwy zakładek aktualnego pliku (docelowego), a z prawej nazwy zakładek pliku, z którego dane importujemy (plik źródłowy), aby dokonać importu należy po stronie prawej i po stronie lewej zaznaczyć ten sam element, np. w pliku docelowym zakładkę wyposażenie i w pliku źródłowym zakładkę wyposażenie (nazwy zakładek podświetlą się wówczas na niebiesko); po zaznaczeniu takiej samej zakładki po obu stronach na dole okna uaktywni się polecenie Importuj ; po zakończeniu importu każdej zakładki program informuje: Import danych zakończony pomyślnie należy zaakceptować OK aby przejść do importu kolejnych zakładek, 13
po zaimportowaniu poszczególnych zakładek należy zamknąć okno importu danych krzyżykiem w górnym prawym rogu tego okna. Otwórz - otwarcie już istniejącego pliku danych Zapisz - zapisanie danych do pliku już istniejącego Zapisz jako - zapisanie danych do nowego pliku Zapisz jako rozkodowany - zapisywanie plików w postaci, w jakiej dane są zapisane w formacie zgodnym z opublikowanym schematem SIO UWAGA! Pliki zapisane jako rozkodowane są przeznaczone tylko do odczytu. Z takich plików można importować dane i tworzyć nową strukturę. Sprawdź - sprawdzenie poprawności danych w otwartym pliku Eksportuj do jednostki prowadzącej - tworzenie pliku do przesłania jednostce nadrzędnej (scalającej) - tu następuje proces pakowania i kodowania danych po zakończeniu pracy, sprawdzeniu poprawności wszystkich danych i poprawieniu błędów można wygenerować raport dla jednostki prowadzącej, w tym celu należy uruchomić z menu Plik funkcję Eksportuj do jednostki prowadzącej, program szyfruje i pakuje dane tworząc plik.exp, który należy skopiować (nagrać) na dowolny nośnik danych i dostarczyć do jednostki prowadzącej lub rejestrującej; nazwą pliku jest jego identyfikator (ten sam identyfikator występuje na wydruku raportu zestawienia zbiorczego); po wygenerowaniu pliku dla jednostki nadrzędnej drukarka domyślna automatycznie drukuje raport zestawienia zbiorczego. UWAGA! Proszę nie dokonywać pakowania pliku poza programem SIO, ponieważ jednostka dokonująca scalania taki plik zwróci jako błędny. W przypadku zespołów szkół i placówek niepublicznych, w których funkcjonują szkoły, które do ewidencji wpisują różne JST (np. gimnazjum gmina, a liceum - powiat), baza danych oświatowych powinna być przesłana do tej jednostki samorządu terytorialnego, który jest organem wpisującym do ewidencji dla szkoły wyższego szczebla kształcenia (w podanym przykładzie - do powiatu); należy jednocześnie poinformować tą drugą jednostkę samorządu terytorialnego, że baza danych oświatowych gimnazjum została przekazana do scalenia do powiatu w pliku zespołu szkół Analogicznie należy postąpić, jeżeli w zespole szkół publicznych funkcjonują szkoły prowadzone przez dwie różne jednostki samorządu terytorialnego. Zamknij dokument - zamknięcie bieżącego dokumentu Zakończ program - koniec działania programu 14
II. NARZĘDZIA Nowa struktura z otwartego pliku - generowanie tabel szkoły/placówki na podstawie otwartego pliku utworzonego w poprzednim przetwarzaniu. Kolejność wykonywania działań: otworzyć plik z poprzedniego przetwarzania (plik ten będzie tylko do odczytu), po otwarciu wskazanego pliku w menu Narzędzia wybieramy funkcję Nowa struktura z otwartego pliku, pojawi się okienko z poleceniem zamknięcia dokumentu, w którym należy wybrać opcję Tak : kolejnie pojawi się pytanie czy zapisać zmiany w dokumencie; ponieważ jest to plik tylko do odczytu w związku z tym należy wybrać opcję Nie : po zamknięciu pliku bez zapisywania zmian pojawi się okno Rodzaj spisu należy wskazać odpowiedni termin spisu i potwierdzić OK : po wybraniu spisu pojawi się okno z identyfikacją nowej wygenerowanej jednostki, w którym można nanieść poprawki; następnie klawiszem Zakończ należy zamknąć to okno, po zamknięciu okna z identyfikacją wygenerują się tabele do wypełnienia w danym w spisie, 15
automatycznie pojawi się okno: Zapisz plik jednostki i zaproponuje zapisanie pliku w katalogu z datą danego spisu, po zapisaniu pliku pojawi się automatycznie kolejne okno: Import danych, które podzielone jest na dwie części: z lewej strony ukazują się nazwy zakładek aktualnego pliku (docelowego), a z prawej nazwy zakładek pliku, z którego dane importujemy (plik źródłowy), aby dokonać importu należy po stronie prawej i po stronie lewej zaznaczyć ten sam element, np. w pliku docelowym zakładkę wyposażenie i w pliku źródłowym zakładkę wyposażenie (nazwy zakładek podświetlą się wówczas na niebiesko); po zaznaczeniu takiej samej zakładki po obu stronach na dole okna uaktywni się polecenie Importuj ; po zakończeniu importu każdej zakładki program informuje: Import danych zakończony pomyślnie należy zaakceptować OK aby przejść do importu kolejnych zakładek, po zaimportowaniu poszczególnych zakładek należy zamknąć okno importu danych krzyżykiem w górnym prawym rogu tego okna. Nowa struktura z zewnętrznego pliku - generowanie placówki bez otwierania pliku z poprzedniego przetwarzania. Kolejność wykonywania działań: uruchomić SIO; przy pustym podstawowym ekranie SIO z paska wyboru należy wybrać w menu Narzędzia funkcję Nowa struktura z zewnętrznego pliku, po wybraniu nowej struktury z zewnętrznego pliku pojawi się okno Rodzaj spisu należy wskazać odpowiedni termin spisu i potwierdzić OK : następnie pojawi się okno: Otwórz plik jednostki i katalogi z danymi z poprzednich przetwarzań; należy otworzyć odpowiedni katalog i wskazać plik na podstawie, którego będą generowane tabele do aktualnego przetwarzania: 16
po wybraniu odpowiedniego pliku pokaże się okno z identyfikacją nowej wygenerowanej jednostki, w którym można nanieść poprawki; następnie klawiszem Zakończ należy zamknąć to okno, po zamknięciu okna z identyfikacją wygenerują się tabele do wypełnienia w danym spisie, automatycznie pojawi się okno: Zapisz plik jednostki i zaproponuje zapisanie pliku w katalogu z datą danego spisu, po zapisaniu pliku pojawi się automatycznie kolejne okno: Import danych, które podzielone jest na dwie części: z lewej strony ukazują się nazwy zakładek aktualnego pliku (docelowego), a z prawej nazwy zakładek pliku, z którego dane importujemy (plik źródłowy), aby dokonać importu należy po stronie prawej i po stronie lewej zaznaczyć ten sam element, np. w pliku docelowym zakładkę wyposażenie i w pliku źródłowym zakładkę wyposażenie (nazwy zakładek podświetlą się wówczas na niebiesko); po zaznaczeniu takiej samej zakładki po obu stronach na dole okna uaktywni się polecenie Importuj ; po zakończeniu importu każdej zakładki program informuje: Import danych zakończony pomyślnie należy zaakceptować OK aby przejść do importu kolejnych zakładek, po zaimportowaniu poszczególnych zakładek należy zamknąć okno importu danych krzyżykiem w górnym prawym rogu tego okna. Import danych - umożliwia import wszystkich lub wybranych danych z pliku utworzonego w poprzednim przetwarzaniu (lub z plików aktualnego przetwarzania utworzonych przez inne osoby przy pracy zespołowej) do nowego pliku: import można wykonać w każdym momencie, można go powtarzać lub importować dane z kilku różnych plików, aby wykonać import danych należy najpierw zapisać plik wygenerowany w nowej strukturze aktualnego spisu, z menu Narzędzia należy wybrać funkcję Import ; po jej uruchomieniu pojawi się okno: Otwórz plik jednostki, z katalogu poprzedniego przetwarzania lub z innego miejsca należy wybrać plik, z którego chcemy importować dane i otworzyć go, pojawi się okno: Import danych, które podzielone jest na dwie części: z lewej strony ukazują się nazwy zakładek aktualnego pliku (docelowego), a z prawej nazwy zakładek pliku, z którego dane importujemy (plik źródłowy), aby dokonać importu należy po stronie prawej i po stronie lewej zaznaczyć ten sam element, np. w pliku docelowym zakładkę wyposażenie i w pliku źródłowym zakładkę wyposażenie (nazwy zakładek podświetlą się wówczas na niebiesko); po zaznaczeniu takiej samej zakładki po obu stronach na dole okna uaktywni się polecenie Importuj ; po zakończeniu importu każdej zakładki program informuje: Import danych zakończony pomyślnie należy zaakceptować OK aby przejść do importu kolejnych zakładek, po zaimportowaniu poszczególnych zakładek należy zamknąć okno importu danych krzyżykiem w górnym prawym rogu tego okna. 17
Transformacja plików SIO - funkcja transformacji działa na plikach z rozszerzeniem exp, jst, krt i min, umożliwia zapisanie plików z rozszerzeniem exp, jst, krt i min jako rozkodowane w strukturze plików (bez katalogów), strukturze katalogowej, albo jako spakowane pliki zip: pliki takie są przeznaczone tylko do odczytu, można z nich importować dane i tworzyć z nich nową strukturę, można używać ich do przeglądania danych przy użyciu programu SIO np. gmina może obejrzeć plik swojej podległej szkoły oraz wykorzystać do różnego rodzaju zestawień lub w innych programach. UWAGA! Jeżeli z jakichś powodów nie posiadamy pliku roboczego z rozszerzeniem.sio, to można wykorzystać plik po eksporcie (plik wyeksportowany do jednostki prowadzącej z rozszerzeniem.exp); należy wówczas przed importem dokonać Transformacji plików SIO aby rozkodować plik.exp. 18
III. RAPORTY W zależności od typu jednostki sprawozdawczej pojawiają się inne funkcje w menu Raporty : szkoły i placówki: organy scalające - jednostki samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo): organ scalający - kuratorium: Zestawienie zbiorcze raport wyświetla informacje zbiorcze dotyczące nauczycieli i uczniów/wychowanków (dotyczy szkół, placówek, JST i kuratoriów). Jest to jedyny raport, który zgodnie z rozporządzeniem jednostki prowadzące bazy danych SIO są obowiązane przekazywać do organów scalających dane. Szczegółowy raport html - otwiera okno dialogowe: podstawowy raport aktualnej jednostki - zestawienie wszystkich tabel jednostkowych wygenerowanych przez program dla danej placówki z możliwością wydruku (wyświetlają się i drukują tabele niezerowe, tabele zerowe mają tylko nazwę), 19
raport jednostek scalonych - jest dostępny tylko w organach scalających i pozwala wyświetlić scalone placówki i obejrzeć wszystkie tabele wypełnione przez te placówki, raport na podstawie zewnętrznego pliku pozwala na obejrzenie raportu szczegółowego innego pliku bez potrzeby zamykania pliku, który jest otwarty. Istniejący pedagodzy - raport wyświetla wszelkie zmiany dokonane w zakładce Kadra pedagogiczna np.: dodanie nauczyciela, modyfikacja, usunięcie; w raporcie można zobaczyć kto i kiedy dokonał zmian oraz którego nauczyciela zmiana dotyczyła. Raport został utworzony w celu udostępnienia tych informacji zainteresowanym nauczycielom, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002, Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). Etaty nauczycieli - raport wyświetla informacje zbiorcze dotyczące nauczycieli: Raport subwencyjny - jest dostępny tylko w organach scalających - jest to raport orientacyjny, nie jest to raport ostateczny, na podstawie którego będzie naliczana część oświatowa subwencji ogólnej; należy pamiętać, że rozporządzenie dotyczące podziału części oświatowej subwencji ogólnej jest uchwalane zazwyczaj w grudniu danego roku, a więc już po terminie gromadzenia danych. Oznaczenia dla raportu subwencyjnego - jest dostępny tylko w organach scalających i zawiera opisy wag. Niepełnosprawności występujące w subwencji - jest dostępny tylko w organach scalających - raport wyświetla niepełnosprawności wykazane w jednostkach scalonych w tabelach NP1, NP2, NP2a, NP3 i NP4. Dane placówek i JST - jest dostępny tylko w organach scalających - raport wyświetla dane adresowe jednostek scalonych. Brakujące szkoły w JST - jest dostępny tylko w organach scalających - pozwala porównać jednostki już scalone z jednostkami scalonymi w poprzednim spisie. Brakujące JST w Kuratorium - jest dostępny tylko w kuratoriach - pozwala porównać JST już scalone z JST w poprzednim spisie. 20
IV. OPCJE Uwagi w tym miejscu istnieje możliwość wpisania uwag dotyczących programu lub jego funkcji, w tym uwag dotyczących ewentualnego niedostosowania części założeń SIO do specyfiki danej szkoły lub placówki. Lista zmian zawiera informacje dotyczące kolejnych wersji programu SIO i zmian, które spowodowały wygenerowanie nowej wersji programu. Częste pytania funkcja ta zawiera odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. O programie funkcja ta zawiera informacje dotyczące aktualnej wersji programu. V. HASŁO Wszystkie funkcje zawarte w tej zakładce zostały wcześniej opisane w logowaniu do SIO w opisie działania programu SIO. 21
VI. AKTUALIZACJE Program do wprowadzania danych SIO wyposażony został w mechanizm automatycznego sygnalizowania pojawienia się nowej wersji programu i łatwego instalowania zmienionej wersji. Pobieraj aktualizacje funkcja ta pozwala na automatyczne pobieranie nowej wersji programu; jeżeli funkcja ta jest zaznaczona to po uruchomieniu programu sprawdzana jest aktualna wersja programu na serwerze CIE; jeśli program wykryje nowszą wersję programu to następuje automatyczna instalacja programu. Sprawdź teraz funkcja ta pozwala sprawdzić w dowolnym momencie czy nie ma nowszej wersji programu. Scalanie danych przez jednostkę samorządu terytorialnego W jednostkach samorządu terytorialnego pasek wyboru z podstawowymi funkcjami programu zawiera dodatkowo menu Scalanie szkół/placówek : Menu Scalanie szkół/placówek zawiera następujące funkcje: Scalaj - służy do scalania jednostek przed przystąpieniem do scalania danych można (zalecamy) otrzymane ze szkół/placówek pliki przegrać do jednego katalogu; usprawni to scalanie danych, można wtedy zaznaczyć kilka plików jednocześnie i wszystkie zostaną scalone, po wybraniu funkcji Scalaj na ekranie pojawi się polecenie wybrania plików do scalenia; w tym miejscu należy wskazać plik do scalenia za pomocą lewego klawisza myszki, kiedy się podświetli, wybrać klawisz Scalaj, pliki można scalać pojedynczo, zaznaczając kolejne pliki lewym klawiszem myszy lub zaznaczyć kilka plików przy użyciu klawisza Shift i lewego klawisza myszy; po zaznaczeniu kilku plików należy wybrać klawisz Scalaj, pliki można dopisywać bezpośrednio z dyskietek lub płyt otrzymywanych ze szkół lub placówek; w tym celu należy wybrać dyskietkę lub dysk jako miejsce położenia pliku do scalenia; po pojawieniu się nazwy pliku należy go zaznaczyć lewym klawiszem myszy i uruchomić funkcję Scalaj, 22
jeżeli wybrany plik do scalenia został już wcześniej scalony, program wyświetli komunikat, że Plik został już scalony ; taki plik można ponownie scalić, nowe dane zostaną nadpisane, jeżeli plik zaznaczony do scalenia jest niepoprawny, na ekranie wyświetla się komunikat, że Plik jest błędny ; należy skontaktować się z jednostką podległą i poprosić o ponowne wygenerowanie danych do scalenia. UWAGA! Nie należy wskazywać swojej jednostki (JST) do scalania. Jednostka scalająca zakoduje się i dopisze do zbioru w momencie eksportu pliku do organy prowadzącego (czyli kuratorium); scalane są pliki z rozszerzeniem.exp ze szkół/placówek podległych JST. Usuń funkcja ta pozwala usunąć placówkę wcześniej scaloną; po wybraniu tej funkcji pokazuje się okienko dialogowe, w którym trzeba wpisać identyfikator jednostki, a następnie potwierdzić wykonanie operacji. Wyświetl raport scalania wyświetla dane identyfikacyjne scalonych szkół/placówek po scaleniu plików można wyświetlić i wydrukować raport, który zawiera podstawowe informacje ze szkół i placówek scalonych, takie jak identyfikator jednostki, nazwę, adres, liczbę uczniów/wychowanków i liczbę zatrudnionych nauczycieli. UWAGA! Miasta na prawach powiatu scalają dane w jednym miejscu zarówno z części powiatowej jak i gminnej, tzn., że generują się tylko jako miasto na prawach powiatu. Po scaleniu wszystkich plików otrzymanych ze szkół i placówek należy wyeksportować dane dla kuratorium. Po uruchomieniu w menu Plik funkcji Eksportuj do jednostki prowadzącej zostanie przygotowany zbiór do przekazania. Zostanie on zapamiętany w katalogu wybranym przez Państwa, nazwa pliku jest automatycznie generowana jako identyfikator jednostki. Taki sam identyfikator występuje na zestawieniu zbiorczym. Po wygenerowaniu pliku dla kuratorium drukarka domyślna automatycznie wydrukuje raport zestawienia zbiorczego. Scalanie danych przez kuratorium oświaty W kuratorium pasek wyboru z podstawowymi funkcjami programu zawiera oprócz menu Scalanie szkół/placówek dodatkowo menu Scalanie JST : Scalaj - służy do scalania jednostek przed przystąpieniem do scalania danych można otrzymane z Jednostek Samorządu Terytorialnego pliki przegrać do jednego katalogu - usprawni to scalanie danych, można wtedy zaznaczyć kilka plików jednocześnie i wszystkie zostaną scalone; można też dla każdego JST stworzyć odrębny katalog, co w przypadku wielu JST może być bardziej czytelne, 23
po wybraniu funkcji Scalaj na ekranie pojawi się polecenie wybrania plików do scalenia; należy odszukać katalog z plikami do scalenia, zaznaczyć wybrany plik lewym klawiszem myszki, kiedy się podświetli, wybrać klawisz Scalaj (pliki można scalać pojedynczo, zaznaczając kolejne pliki lewym klawiszem myszy, lub zaznaczyć klika plików przy użyciu klawisza Shift i lewego klawisza myszy), jeżeli wybrany plik do scalenia został już wcześniej scalony, program wyświetli komunikat, że Plik został już scalony ; taki plik można ponownie scalić, nowe dane zostaną nadpisane, jeżeli plik zaznaczony do scalenia jest niepoprawny, na ekranie wyświetla się komunikat, że Plik jest błędny ; należy skontaktować się z JST i poprosić o ponowne wygenerowanie danych do scalenia. Usuń funkcja ta pozwala usunąć JST wcześniej scaloną; po wybraniu tej funkcji pokazuje się okienko dialogowe, w którym trzeba wpisać identyfikator jednostki, a następnie potwierdzić wykonanie operacji. Wyświetl raport scalania wyświetla dane identyfikacyjne scalonych szkół/placówek po scaleniu plików można wyświetlić i wydrukować raport, który zawiera podstawowe informacje ze scalonych JST, takie jak identyfikator JST, nazwę, adres, liczbę szkół/placówek w danym JST, liczbę uczniów/wychowanków i liczbę zatrudnionych nauczycieli. Po scaleniu wszystkich plików otrzymanych z JST należy wyeksportować dane dla ministerstwa. Po uruchomieniu w menu Plik funkcji Eksportuj do jednostki prowadzącej zostanie przygotowany zbiór do przekazania. Zostanie on zapamiętany w katalogu wybranym przez Państwa, nazwa pliku jest automatycznie generowana jako identyfikator jednostki. Taki sam identyfikator występuje na zestawieniu zbiorczym. Po wygenerowaniu pliku dla ministerstwa drukarka domyślna automatycznie wydrukuje raport zestawienia zbiorczego. Życzymy przyjemnej pracy. Oprac. Centrum Informatyczne Edukacji 24
Telefony informacyjne w Centrum Informatycznym Edukacji Pomoc techniczna od poniedziałku do piątku w godz. 9.00 15.00 Małgorzata Stanik (22) 34-74-165 malgorzata.stanik@cie.men.gov.pl Wioletta Stawska (22) 34-74-375 wioletta.stawska@cie.men.gov.pl Renata Paciorek (22) 34-74-376 renata.paciorek@cie.men.gov.pl Janina Tomasik (22) 34-74-201 janina.tomasik@cie.men.gov.pl Ponadto na stronach internetowych MEN i kuratoriów oświaty umieszczone są telefony do osób udzielających pomocy we wprowadzaniu danych w kuratoriach oświaty. 25