Jak pracować grupowo nad plikiem SIO podczas eksportu danych z programów Optivum?

Transkrypt

1 System Informacji Oświatowej Jak pracować grupowo nad plikiem SIO podczas eksportu danych z programów Optivum? W programie SIO stworzono możliwość pracy grupowej przy gromadzeniu informacji o jednostce sprawozdawczej. W związku z tym integracja plików wyeksportowanych z programów z programów Arkusz Optivum, Sekretariat Optivum, Kadry Optivum, Płace Optivum oraz Księgowość Optivum z plikiem SIO może również przebiegać wieloetapowo. Możliwe są dwa sposoby pracy grupowej: 1. Pierwszy sposób ogranicza pracę użytkownika programu Optivum do przygotowania odpowiedniego pliku z danymi dla SIO (o rozszerzeniu *.xvsio) i przekazania go do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie kompletnego pliku SIO. Osoba ta wykonuje pozostałe operacje związane ze scaleniem danych w Integratorze SIO-Optivum i zaimportowaniem danych z otrzymanego pliku do bazowego pliku SIO. 2. Drugi sposób rozszerza zakres prac poszczególnych użytkowników programów każdy z nich scala wyeksportowane dane z programu Optivum z rozkodowanym plikiem SIO i tak przygotowany plik XML przekazuje do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie kompletnego pliku SIO. Osoba ta importuje otrzymane pliki do bazowego pliku SIO. Sposób 1 Opisane operacje wykonuje osoba odpowiedzialna za przygotowanie kompletnego pliku SIO na komputerze, na którym zainstalowany jest program SIO oraz Integrator SIO-Optivum. Generowanie struktury jednostki w programie SIO Strukturę jednostki można wygenerować od początku, wprowadzając wszystkie niezbędne dane. Można również przejąć ją z pliku utworzonego w dowolnym poprzednim spisie. Przygotowany plik bazowy SIO, do którego będą importowane dane, należy zapisać w miejscu i pod nazwą proponowaną przez program. Plik ma rozszerzenie *.sio. Pliki zapisywane są domyślnie w folderze (Windows 7): C:\Użytkownicy\ [nazwa_użytkownika]\ sio_pliki_jednostki\ 31_marzec_2015. Nie zaleca się zmieniać ścieżek proponowanych przez program.

2 Jak pracować grupowo nad plikiem SIO podczas eksportu danych z programów Optivum? 2/7 Nazwa pliku proponowana przez program jest złożeniem nazwy jednostki i daty (miesiąca i roku) utworzenia pliku, np. Gimnzjum Nr 1_ Zapisanie przygotowanego pliku w postaci rozkodowanej Operacja ta polega na zapisaniu pliku w formacie XML, zgodnym z opublikowanym schematem SIO. Pliki rozkodowane przeznaczone są tylko do odczytu. Można z nich importować dane oraz tworzyć na ich podstawie nową strukturę. 1. W programie SIO w menu Plik wybierz polecenie Zapisz jako rozkodowany. 2. W oknie Zapisz plik jednostki zaakceptuj domyślny folder zapisu pliku na dysku komputera. Program domyślnie proponuje zapisanie rozkodowanego pliku w folderze: C:\Użytkownicy\ [nazwa_użytkownika]\ sio_pliki_jednostki\ rozkodowane_pliki\ [rodzaj spisu]. Można mu celowo zmienić nazwę, tak aby nie mylić go z plikiem bazowym, np. poprzez dopisanie do nazwy słowa rozkodowany (np. Gimnazjum Nr 1_ rozkodowany.xml). 3. Kliknij przycisk Zapisz. 4. Zamknij program SIO, wybierając polecenie Plik/ Zakończ program.

3 Jak pracować grupowo nad plikiem SIO podczas eksportu danych z programów Optivum? 3/7 Skompletowanie plików z danymi wyeksportowanymi z programów Optivum Pliki XVSIO z danymi wyeksportowanymi z programów Arkusz Optivum, Sekretariat Optivum, Kadry Optivum, Płace Optivum oraz Księgowość Optivum, przekazane przez użytkowników tych programów, należy zapisać na dysku komputera w jednym folderze. Pliki te powinny mieć różne nazwy, np.: - plik z danymi z Arkusza Optivum Arkusz Optivum_Gimnazjum Nr1.xvsio, - plik z danymi z Płac Optivum Place Optivum_Gimnazjum Nr1.xvsio Scalenie plików w programie Integrator SIO-Optivum Zaimportujemy do przygotowanego rozkodowanego pliku XML pliki wyeksportowane z programów Optivum. Wykorzystamy do tego celu program Integrator SIO-Optivum. Aplikację Integrator SIO-Optivum można pobrać ze strony: 1. Uruchom program Integrator SIO-Optivum. 2. Wczytaj rozkodowany plik SIO ze strukturą jednostki sprawozdawczej. Skorzystaj z przycisku Otwórz plik SIO. 3. Zaimportuj pliki XVSIO z programów Optivum. Pliki do importu wybieraj kolejno za pomocą przycisku Wybierz plik (pliki) do importu. Podczas importu danych z wybranego pliku uzgodnij nazwy obiektów występujących w pliku SIO i w programie Optivum oraz wskaż tabele, które chcesz zaimportować. Z każdego z przekazanych plików importujemy do pliku rozkodowanego tylko te dane, które sensownie uzupełnią tabele SIO. Na przykład na podstawie danych programu Płace Optivum można wypełnić następujące tabele: N1 dane identyfikacyjne nauczycieli

4 Jak pracować grupowo nad plikiem SIO podczas eksportu danych z programów Optivum? 4/7 N2 forma zatrudnienia, wynagrodzenia N12 dodatek wiejski i mieszkaniowy W1 odprawy, nagrody i dodatki motywacyjne pracowników pedagogicznych W2 wynagrodzenia pracowników niepedagogicznych W3 wynagrodzenia pracowników pedagogicznych w szkołach i placówkach niepublicznych i publicznych prowadzonych przez osoby fizyczne i osoby prawne inne niż jednostki samorządu terytorialnego W4 rozwiązanie stosunku pracy W wypadku tabeli N2, opisującej warunki zatrudnienia nauczyciela, może to być nawet wybrany jej fragment. Dzięki temu można np. wczytać dane płacowe nauczycieli z Płac Optivum, a pozostałe informacje zawierające się w tej tabeli z Arkusza Optivum. Natomiast na podstawie danych programu Arkusz Optivum można wypełnić tabele: N2 informacje o obowiązkach N2 informacje o nieobecnościach N7, N8 i N9 kwalifikacje i uprawnienia

5 Jak pracować grupowo nad plikiem SIO podczas eksportu danych z programów Optivum? 5/7 4. Po zaimportowaniu danych z wszystkich plików kliknij przycisk Zapisz uzupełniony plik SIO, aby zapisać scalony rozkodowany plik SIO pod nową nazwą w folderze plików rozkodowanych. Import scalonych danych do pliku SIO Plik, który zapisaliśmy po scaleniu danych w programie Integrator SIO-Optivum, to rozkodowany plik SIO. Pliku tego nie da się edytować (np. w celu wypełnienia pozostałych tabel) i dlatego dane z tego pliku zaimportujemy do zakodowanego pliku SIO. Dopiero tak przygotowany plik SIO będzie można wypełnić do końca i wyeksportować do jednostki prowadzącej. 1. Uruchom ponownie program SIO i wczytaj zakodowany plik SIO zawierający strukturę jednostki. Skorzystaj z polecenia Plik/ Otwórz lub z ikony na pasku narzędzi. Plik znajduje się w przywoływanym standardowo folderze sio_pliki_jednostki\ 31_marzec_ W menu Narzędzia wybierz polecenie Import danych. 3. W oknie Otwórz plik jednostki odszukaj i zaznacz plik XML, utworzony w programie Integrator SIO- Optivum. Kliknij przycisk Otwórz wyświetli się okno Import danych. Okno to podzielone jest na dwie części. Po lewej stronie znajduje się drzewo pliku docelowego, po prawej stronie drzewo pliku źródłowego. Ikony występujące przy niektórych gałęziach drzewa oznaczają: - gałęzi nie można importować w całości, ponieważ operacja nie jest obsługiwana przez program, ale można spróbować importować gałęzie podrzędne. - gałęzi nie można importować w całości, gdyż część jej struktury jest niezgodna ze schematem, można jednak spróbować importować gałęzie podrzędne. 4. Zaznacz w obydwu częściach okna tą samą gałąź i kliknij przycisk Importuj.

6 Jak pracować grupowo nad plikiem SIO podczas eksportu danych z programów Optivum? 6/7 5. Zaakceptuj komunikat o pomyślnie zakończonym imporcie danych lub obejrzyj raport, jeśli część danych nie została zaimportowana (skorzystaj w tym celu z przycisku Pokaż raport). 6. Postępując analogicznie, zaimportuj dane z pozostałych gałęzi. Do bazowego pliku SIO importujemy do tylko te gałęzie, które zostały uzupełnione w wyniku scalenia, np. Koszty, Kadra Pedagogiczna, Wynagrodzenia pracowników pedagogicznych, Wynagrodzenia pracowników niepedagogicznych czy podgałęzie Uczniowie i Obowiązek szkolny. 7. Zamknij okno Import danych. 8. Obejrzyj i zapisz plik SIO. Sposób 2 Osoba odpowiedzialna za przygotowanie kompletnego pliku SIO: 1. Przygotowuje w programie SIO plik bazowy (strukturę naszej jednostki sprawozdawczej). Przygotowany plik ma rozszerzenie*.sio. 2. Zapisuje plik jako rozkodowany, korzystając z polecenia Plik/ Zapisz jako rozkodowany. Będzie on podstawą do scalania wyeksportowanych z programów Optivum danych. Można mu celowo zmienić nazwę, dopisując słowo rozkodowany, aby nie mylić go z plikiem bazowym. Plik otrzyma rozszerzenie *.xml. 3. Kopie rozkodowanego pliku przekazuje użytkownikom programów Arkusz Optivum, Sekretariat Optivum, Kadry Optivum, Płace Optivum oraz Księgowość Optivum. Użytkownik programu Optivum: 1. Przygotowuje w swoim programie plik XVSIO z danymi do SIO. 2. Scala w Integratorze SIO-Optivum dane wyeksportowane ze swojego programu Optivum z kopią pliku rozkodowanego i zapisuje otrzymany plik pod czytelną nazwą, np.: - plik z danymi z programu Arkusz Optivum Gimnazjum Nr 1_032015_ao.xml, - plik z danymi z programu Sekretariat Optivum Gimnazjum Nr 1_032015_so.xml,

7 Jak pracować grupowo nad plikiem SIO podczas eksportu danych z programów Optivum? 7/7 - plik z danymi z programu Kadry Optivum Gimnazjum Nr 1_032015_ko.xml. 3. Przekazuje plik do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie kompletnego pliku SIO. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie kompletnego pliku SIO: 1. Z każdego z przekazanych plików importuje do pliku bazowego SIO tylko te gałęzie, które zostały uzupełnione w wyniku scalenia, np.: - z pliku Gimnazjum Nr 1_032015_ao.xml tylko gałąź Kadra pedagogiczna, - z pliku Gimnazjum Nr 1_032015_so.xml podgałęzie Uczniowie i Obowiązek szkolny, - z pliku Gimnazjum Nr 1_032015_ko.xml tylko gałąź Koszty. 2. Zapisuje plik SIO. Oceń przydatność porady