Załącznik nr 1. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi ekspertyzy określającej standardy systemu mentoringu dla poddziałania 1.1.1. Platformy Startowe dla nowych pomysłów Programu Operacyjnego Polska Wschodnia oraz opracowanie przewodnika dotyczącego w/w standardów mentoringu. Przewodnik zawierał będzie wytyczne, regulaminy oraz wzory formularzy obejmujące zakres merytoryczny wskazany przez Zamawiającego w kolejnych punktach SOPZ. Finalnie przygotowane przez Wykonawcę formularze i dokumenty, z którymi w trakcie realizacji działań styczność będą mieli zagraniczni mentorzy, zostaną opracowane w wersji angielskiej. 2. Cel zamówienia W ramach działań wspierających realizację poddziałania Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW realizowanych przez PARP, zostało zaplanowane utworzenie systemu mentoringu świadczonego na rzecz start-upów wraz z centralnym zasobem mentorów. Przedmiotowe zamówienie ma na celu opracowanie wszystkich dokumentów niezbędnych do realizacji tych usług, tj. opracowanie kompleksowego przewodnika oraz standardów systemu mentoringu dla poddziałania Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW, w tym: a) Wytycznych i regulaminów dotyczących funkcjonowania systemu mentoringu dla podziałania Platformy Startowe; b) Wzorów formularzy wskazanych przez Zamawiającego w pkt. 5.12. SOPZ. W wersji angielskiej dokumentów z którymi będą mieli styczności zagraniczni mentorzy; c) Raportu z realizacji zadnia. 3. Podstawowe założenia: 3.1. Zakres zamówienia obejmuje realizację zadań, których efektem będzie opracowanie kompleksowego przewodnika oraz standardów systemu mentoringu dla działania Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW, w tym: a. przygotowanie założeń do podręcznika, w tym dobór odpowiedniej metodologii; b. przeprowadzenie konsultacji w zakresie standardów funkcjonowania systemu mentoringu, c. stworzenie kompleksowego przewodnika oraz standardów systemu mentoringu dla poddziałania Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW. 3.2. Terminy realizacji zadania: 3.2.1. Szczegółowy terminarz oddania kolejnych etapów prac zostanie ustalony po podpisaniu umowy z Wykonawcą, jednak całość zamówienia zostanie zrealizowana nie później niż do dnia 30 listopada 2015 r. 4. Zadania Wykonawcy Przed przystąpieniem do realizacji Zadań: 4.1. Wykonawca odbędzie jednodniowe spotkanie analityczne z przedstawicielami PARP, MIR oraz ewentualnymi przedstawicielami Parków Naukowo-Technologicznych bądź Strona 1 z 5
Inwestorów/Mentorów, podczas którego zostanie omówiony sposób realizacji przedmiotu umowy. 4.2. Spotkanie odbędzie się w Warszawie, w siedzibie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, w grupie 5-15 osób. 4.3. Koszty organizacji spotkania analitycznego ponosi polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, natomiast po stronie Wykonawcy spoczywa koszt udziału w spotkaniu. 4.4. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego dokument zawierający Szczegółową Koncepcję Realizacji Zamówienia najpóźniej w ciągu 3 dni od dnia spotkania konsultacyjnego. Zamawiający może wnieść uwagi do w/w dokumentu, a Wykonawca zobowiązany jest do ich uwzględnienia i korekty. Wykonawca w ciągu trzech dni od otrzymania uwag musi przedstawić poprawioną wersję Szczegółowej Koncepcji Realizacji Zamówienia do ponownej akceptacji przez Zamawiającego. 4.5. Szczegółowa Koncepcja Realizacji Zamówienia będzie zawierała: 4.5.1. Propozycję organizacji realizacji zamówienia (w tym Harmonogram realizacji poszczególnych etapów przedmiotu zamówienia oraz sposób komunikacji Wykonawcy z Zamawiającym); 4.5.2. Szczegółową koncepcję założeń do przewodnika oraz standardów systemu mentoringu dla poddziałania Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW. 5. Opracowanie kompleksowego przewodnika oraz standardów systemu mentoringu dla poddziałania Platformy Startowe 1 dla nowych pomysłów POPW 2. 5.1. Wykonawca opracuje standardy mentoringu oraz kompleksowy przewodnik dla podziałania 1.1.1 Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW zgodnie z zakresem przedstawionym przez Zamawiającego w punktach 5.2 5.12.11.. 5.2. Przewodnik zostanie napisany językiem zrozumiałym dla odbiorcy, poprawnym gramatycznie i stylistycznie. Finalna wersja przewodnika, zostanie przygotowana w języku polskim i angielskim 3.W języku angielskim zostaną przygotowane jedynie te formularze i dokumenty z którymi będą mieli styczność zagraniczni mentorzy. 5.3. Przewodnik zostanie przygotowany przez Zamawiającego w sposób przejrzysty i czytelny dla odbiorcy. 5.4. Wykonawca przygotuje merytoryczne wprowadzenie do mentoringu zawierające m.in. zagadnienia: objaśnienie zasad mentoringu, rozróżnienie mentoringu od coachingu, zdefiniowanie celów mentoringu dla poddziałania Platformy Startowe dla nowych pomysłów. 5.5. Wykonawca przygotowując przewodnik wskaże rodzaje mentoringu w podziale na: 1 Link do prezentacji programu: http://forummsp.parp.gov.pl/attachments/article/122/platformy%20startowe%20dla%20nowych%20pomys%c5%82%c3%b 3w%20MIR.pdf http://www.polskawschodnia.gov.pl/strony/wiadomosci/startupowa-polska-wschodnia/ 2 Link do dokumentacji konkursowej: http://popw.parp.gov.pl/dokumentacja/dokumentacja-do-poddzialania-1-1-1-platformy-startowe-dla-nowych-pomyslow- 2015-r 3 Po stronie Wykonawcy spoczywa gwarancja poprawności językowej wytworzonych dokumentów potwierdzona sprawdzeniem treści przez native speakera. Strona 2 z 5
5.5.1. Mentoring biznesowy (mentoring wiedzy) 5.5.1.1. Mentoring regionalny/krajowy/globalny 5.5.1.2. Mentoring rozwojowy/ specjalistyczny/sponsorski/startup 5.5.1.3. Mentoring branżowy 5.5.1.4. Mentoring korporacyjny 5.5.2. Mentoring kompetencyjny w zakresie umiejętności osobistych 5.6. Wykonawca opracuje sposób rekrutacji mentorów oraz działania z nią związane uwzględniając kompleksowo: 5.6.1. Ocenę kwalifikacji i doświadczenia mentora 5.6.2. Kompetencje mentora 5.6.3. Sposób akceptacji mentorów 5.6.4. Regulamin pracy mentorów 5.6.5. Ewaluację mentoringu 5.6.6. Rolę Rady dopuszczającej i nadzorującej 4 5.6.7. Nabór ciągły mentorów wykorzystujący realizowane dobre praktyki 5.6.8. Program rozwoju kompetencji mentorów 5.7. Wykonawca opracuje zasady kojarzenia (matching) dopasowania uczestników do mentorów. W tym celu przygotuje: 5.7.1. Wytyczne do zasad kojarzenia. 5.7.2. Zasady odstąpienia od współpracy przez jedną ze stron 5.8. Wykonawca w sposób przejrzysty opisze przebieg procesu mentoringu, wskazując przy tym: 5.8.1. Rodzaje sesji mentoringowych 5.8.2. Dobre praktyki prowadzenia spotkań mentoringowych 5.8.3. Etapy współpracy i jej minimalistyczne dokumentowanie: 5.8.4. Zamknięcie i podsumowanie współpracy 5.9. Wykonawca opracuje zasady wynagradzania mentora: 5.9.1. Mentor wolontariusz (standard) 5.9.2. Mentor korporacyjny (oddelegowany przez firmę) 5.9.3. Mentor globalny (wolontariusz, udziały, opcja na akcje). 5.10. Wykonawca opracuje regulacje dotyczące doboru uczestników/uczniów oraz ich potrzeb i oczekiwań: 5.10.1. Dobór uczestników dla danego mentora 5.10.2. Kwestionariusz określający oczekiwania i potrzeby uczniów 5.10.3. Kwestionariusz określający cele uczniów 5.11. Wykonawca przygotowując standardy mentoringu uwzględni implementację i ewaluację mentoringu określając: 5.11.1. Cele programu mentoringu 5.11.2. Założenia do implementacji systemu mentoringu 5.11.3. Sukcesy i porażki programu mentoringu możliwe ograniczenia, a także kluczowe czynniki sukcesu programu mentoringu 4 Konieczne jest doprecyzowanie zasadności istnienia Rady. Strona 3 z 5
5.11.4. Raportowanie i monitorowanie 5.11.5. Wytyczne do ewaluacji - analizy skuteczności systemu 5.12. Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie wzorów dokumentów i kwestionariuszy 5, tj. przynajmniej; 5.12.1. Regulaminu mentoringu, 5.12.2. Kodeksu relacji mentoringowej, 5.12.3. Kontraktu pomiędzy mentorem a uczniem, 5.12.4. Oświadczenia o zgodzie na powierzenie przetwarzania danych osobowych, 5.12.5. Raport/dziennik spotkań mentoringowych, 5.12.6. Dokumentów administracyjnych (np. zgłoszenia chęci zmiany mentora), 5.12.7. Formularza rekrutacji mentorów, 5.12.8. Formularza rekrutacji uczestników, 5.12.9. Kwestionariusza określający oczekiwania i potrzeby uczniów, 5.12.10. Kwestionariusza określający cele uczniów/mentoringu, 5.12.11. Formularza służącego do podsumowanie mentoringu itp. 6. Przeprowadzenie konsultacji w zakresie przygotowywania podręcznika oraz standardów mentoringu 1. Wykonawca we współpracy z Zamawiającym przeprowadzi konsultacje w zakresie przygotowywanego podręcznika oraz standardów systemu mentoringu. 2. Konsultacje będą prowadzone w dwóch etapach w sposób elektroniczny oraz bezpośredni, jako konsultacje finalne. 3. W ramach prowadzonych konsultacji elektronicznych Zamawiający zamieści na stronie PARP dokumenty przygotowane przez Wykonawcę celem zebrania uwag, analizy oraz wprowadzenia bądź odrzucenia sugestii. 4. Po stronie Wykonawcy spoczywa koszt analizy uwag oraz decyzja w zakresie wprowadzenia bądź odrzucenia sugestii zgłoszonych w czasie konsultacji. 5. Konsultacje finalne odbędą się podczas spotkania w siedzibie PARP, w grupie 10-15 osób, z przedstawicielami Parków Naukowo-Technologicznych oraz Inwestorów, Inkubatorów oraz Mentorów. 6. Po stronie Wykonawcy spoczywa koszt analizy uwag i decyzja w sprawie wprowadzenia bądź odrzucenia zaproponowanych sugestii uczestników spotkania. 7. Sprawozdawczość 7.1. Po wykonaniu zadań będących przedmiotem umowy, Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu, zgodnie z Harmonogramem realizacji przedmiotu umowy, sprawozdania końcowego w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia realizacji zamówienia. 7.2. Sprawozdanie końcowe dostarczone zostanie do siedziby Zamawiającego, zgodnie z harmonogramem realizacji przedmiotu umowy i będzie zawierać co najmniej: 5 Finalne wersje wzorów dokumentów i formularzy zostaną przygotowane w wersji anglojęzycznej, z zastrzeżeniem, że wersja anglojęzyczna obejmie dokumenty, z których będę korzystali zagraniczni mentorzy. Strona 4 z 5
7.2.1. Komplet zaakceptowanych dokumentów w formacie RTF zwierających przewodnik systemu mentoringu Platform Startowych dla nowych pomysłów w wersji polskiej oraz formularze i dokumenty przeznaczone dla mentorów w wersji angielskiej; 7.3. Sprawozdanie końcowe zostanie przekazane Zamawiającemu w postaci: 7.3.1. wydrukowanych dokumentów, 7.3.2. plików edytowalnych kompatybilnych z posiadanym przez Zamawiającego sprzętem komputerowym i oprogramowaniem uzgodnionych uprzednio przez Zamawiającego i Wykonawcę, uzupełnionych o inne pliki tj.: zdjęcia, skany i inne dokumenty, na nośniku cyfrowym uzgodnionym z Zamawiającym. 7.4. Zatwierdzone przez Zamawiającego sprawozdanie końcowe będzie podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury, za realizację przedmiotu umowy. Strona 5 z 5