Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 MINISTERSTWO ADMINISTRACJI i CYFRYZACJI Warszawa, dnia 04 kwietnia 2014 r. DEPARTAMENT FUNDUSZY STRUKTURALNYCH Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia I. Wstęp Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka (PO IG) zatwierdzony przez Radę Ministrów w dniu 30 października 2007 roku w zakresie 7. osi priorytetowej Społeczeństwo Informacyjne budowa elektronicznej administracji przewiduje realizację działania 9.1 Wsparcie zarządzania, którego celem jest wsparcie instytucji odpowiedzialnych za realizację procesów przygotowania, zarządzania, wdrażania, monitorowania, oceny, kontroli oraz informacji i promocji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Żzż źźź Udzielane wsparcie ma na celu zapewnienie sprawnego wdrażania programu oraz efektywne wykorzystanie środków z EFRR poprzez zapewnienie finansowania kosztów działalności ww. instytucji związanych z realizacją PO IG (w ramach wyznaczonych instytucji lub zlecanych na zewnątrz) i zapewnienie niezbędnego wsparcia eksperckiego. Beneficjentem analizy, dla której przygotowywane jest Opracowanie stanowiące przedmiot zamówienia opisany w niniejszym dokumencie, jest: Departament Funduszy Strukturalnych Ministerstwa. Departament Funduszy Strukturalnych Ministerstwa pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej (IP) dla 7. osi priorytetowej PO IG Zakres kompetencji IP określa dokument Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, zatwierdzony przez Radę Ministrów w dniu 30 października 2007 r. (dostępny na stronie II. Przesłanki i cele zamówienia Opracowanie pn. Pogłębiona analiza dotycząca zapewnienia utrzymania systemów oraz zespołów utrzymaniowych w projektach 7 osi POIG, które powstanie w wyniku realizacji przedmiotu zamówienia, będzie narzędziem do monitorowania stopnia przygotowania realizacji trwałości efektów projektu oraz oceny przyjętego sposobu utrzymania produktów projektu w okresie jego trwałości. Dodatkowo w wyniku niniejszej analizy ma powstać wzorzec do opracowania modelu utrzymania systemu teleinformatycznego. III. Przedmiot zamówienia 1. Główne produkty zamówienia 1.1. Analiza w zakresie określenia sposobu zapewnienia finansowania utrzymania systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi priorytetowej PO IG, 1.2. Analiza opisu struktur, podziału ról zespołów utrzymaniowych oraz modeli utrzymania systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi priorytetowej PO IG. 2. Zakres zmówienia 2.1. Analiza w zakresie określenia sposobu zapewnienia finansowania utrzymania systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi priorytetowej PO IG obejmować będzie: ul. Królewska 27, Warszawa Strona 1 z 5

2 a. studium przypadków zapewnienia finansowania utrzymania systemów teleinformatycznych na etapie ich projektowania (opis modelu utrzymania w Studium Wykonalności) w projektach realizowanych w tramach 7 osi priorytetowej. Analiza powinna objąć w szczególności zakres poniższych kategorii: - podmiot realizujący utrzymanie produktów projektu, - koszt przewidywany na utrzymanie produktów projektu, - metodyka stanowiąca podstawę szacowania kosztów utrzymania, - podstawę formalno-prawną deklaracji dot. ponoszenia kosztów utrzymania. b. studium aktualnych modeli zapewnienia finansowania utrzymania systemów teleinformatycznych, w szczególności w zakresie poniższych kategorii: - czy zadania związane z utrzymaniem systemów teleinformatycznych zostało powierzone wytwórcy systemu czy właścicielowi systemu wraz ze wskazaniem wad i zalet wybranego modelu, - jaką podstawę przyjęto do szacowania aktualnych kosztów utrzymania, czy wybrana metoda jest zasadna i wiarygodna. c. studium metodyki wykorzystania gwarancji wytwórców produktów w modelu utrzymania systemów teleinformatycznych (wpływ gwarancji wytwórców produktów systemu na model jego utrzymania); d. analiza zapewnienia finansowania utrzymania systemu przez głównego odbiorcę/właściciela systemu, w szczególności: - czy zapewnione zostało finansowanie utrzymania produktów projektu m.in. włączenie pozycji utrzymania systemu w planach budżetowych właściciela systemu lub inne zobowiązania pomiędzy instytucją realizującą projekt a głównym użytkownikiem, itp.; 2.2. Analiza opisu struktur, podziału ról zespołów utrzymaniowych oraz modeli utrzymania systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi priorytetowej PO IG obejmować będzie: a. Studium przyjętych modeli utrzymania, w szczególności: - czy dla systemu został opracowany model utrzymania (jeśli nie czy i kiedy zostanie opracowany), - jaki jest status dokumentu (czy i kiedy został zatwierdzony), - jaki jest zakres dokumentu (czy obejmuje wszystkie niezbędne aspekty). a. Opracowanie wzorca/przykładu modelu utrzymania dla systemów wytworzonych w ramach projektów 7 osi POIG; b. Studium modelu utrzymania systemu teleinformatycznego (utrzymanie własne, outsourcing, mieszane wraz ze wskazaniem wad i zalet wybranego modelu); c. Studium zespołów utrzymaniowych systemu (we wszystkich modelach - własne, outsourcing, mieszane oraz adekwatność zespołu do wdrażanego lub ul. Królewska 27, Warszawa Strona 2 z 5

3 wdrożonego systemu teleinformatycznego); d. Studium opisu ról i odpowiedzialności w przyjętym modelu utrzymania; Powyższe analizy powinny zostać przeprowadzone oddzielnie dla wszystkich projektów 7 osi POIG oraz powinny zawierać podsumowanie zawierające ogólne wnioski i rekomendacje dot. ww. zakresów analiz w odniesieniu do poszczególnych projektów (m.in. rekomendacje dot. opisu struktur, podziału ról zespołów utrzymaniowych oraz modeli utrzymania systemów teleinformatycznych). 3. Kryteria formalne dla przedmiotu zamówienia: 3.1. Dokumenty będą zawierać przywołania zamiast cytowania (przepisywania) tekstów powszechnie dostępnych Zamawiający zakazuje kopiowania treści ogólnodostępnych w formie nieprzetworzonej (w tym aktów prawnych, informacji dostępnych w Internecie) Dokumenty będą zawierać wyłącznie autorskie treści powstałe w wyniku realizacji Umowy oraz inne autorskie treści Wykonawcy, które nie są publicznie dostępne Analiza będzie opracowana w formie pisemnej oraz elektronicznej w wersji edytowalnej, w ściśle określonym formacie: b. Czcionka Arial lub równoważna, 10 pkt, c. Odstęp 1,0, d. Marginesy 2,5, e. Numeracja 1 z 12, f. Średnia ilość znaków na stronie Lista materiałów źródłowych, na podstawie których Wykonawca zrealizował przedmiot zamówienia, wraz ze zbiorem tych materiałów w wersji elektronicznej, zostanie dostarczona do Zamawiającego na nośniku CD-ROM Wykonawca ma obowiązek umieszczania na wszystkich dokumentach wytworzonych w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia odpowiednich logotypów i haseł POIG, UE z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zgodnie z Przewodnikiem w zakresie Promocji Projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, z grudnia 2008 r. Wzór wymaganych logotypów i haseł stanowi załącznik nr 3 do wzoru Umowy. 4. Materiały udostępniane przez Zamawiającego W dniu podpisania Umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy następujące dokumenty: a) Studia wykonalności dla projektów objętych analizą, b) Wnioski o dofinansowanie projektu dla projektów objętych analizą, ul. Królewska 27, Warszawa Strona 3 z 5

4 c) Umowy o dofinansowanie dla projektów objętych analizą, d) Dokumenty dotyczące modeli utrzymania systemów dla projektów objętych analizą. Wykonawca, w przypadku braku w ww. dokumentach informacji niezbędnych do realizacji umowy zgodnie z jej zakresem, wskaże brakujące zakresy informacji i przekaże Zamawiającemu w formie pytań i próśb o uzupełnienie dokumentacji. Zamawiający udostępni Wykonawcy uzyskane od Beneficjentów na podstawie przygotowanych pytań dokumenty i informacje. 5. Terminy i odbiory 5.1. W terminie do 3 dni kalendarzowych od podpisania Umowy Wykonawca dostarczy do Zamawiającego w formie elektronicznej na adresy marcin.ziolkowski@mac.gov.pl, robert.babik@mac.gov.pl, harmonogram prac i opis metody przeprowadzania analizy, o których mowa w Rozdziale III pkt 1, ppkt. 1.1 i ppkt W terminie do 5 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy Wykonawca weźmie udział w spotkaniu początkowym z udziałem przedstawicieli Beneficjentów Analizy. Celem spotkania będzie omówienie zakresu i oczekiwań odnośnie przedmiotu zamówienia, w tym ewentualne doprecyzowanie poszczególnych wymagań, oraz omówienie zaproponowanych przez Wykonawcę: harmonogramu prac oraz metody przeprowadzenia analizy. Wykonawca będzie moderatorem spotkania. Warunki dla organizacji spotkań, tj. salę w Warszawie, zapewnia Zamawiający. Osobami do kontaktu w przedmiotowej sprawie są Pan Marcin Ziółkowski, tel.: , marcin.ziolkowski@mac.gov.pl, Pan Robert Bąbik, tel.: , robert.babik@mac.gov.pl W terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej na adresy marcin.ziolkowski@mac.gov.pl, robert.babik@mac.gov.pl, oraz w 2 egz. oryginalnych i wersji elektronicznej (na płycie CD-ROM) dokumenty Analiza w zakresie określenia sposobu zapewnienia finansowania utrzymania systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi priorytetowej PO IG oraz Analiza opisu struktur, podziału ról zespołów utrzymaniowych oraz modeli utrzymania systemów teleinformatycznych realizowanych w ramach 7 osi priorytetowej PO IG. Po przekazaniu Zamawiającemu dokumentów, Wykonawca w terminie do 5 dni kalendarzowych od dnia przekazania, weźmie udział w seminarium roboczym z udziałem przedstawicieli Beneficjentów projektów 7 osi POIG, na którym zaprezentuje i przedyskutuje ich zawartość. Wykonawca będzie moderatorem seminarium roboczego. Warunki dla organizacji spotkań, tj. salę w Warszawie, zapewnia Zamawiający. Osobami do kontaktu w przedmiotowej sprawie są: Pan Marcin Ziółkowski, tel.: , marcin.ziolkowski@mac.gov.pl, Pan Robert Babik, tel.: , robert.babik@mac.gov.pl W przypadku uwag do treści dokumentów, Wykonawca dokona ich weryfikacji (nanoszenie poprawek w trybie rejestruj zmiany ) na bieżąco podczas seminarium roboczego, o którym mowa w pkt W przypadku uwag ul. Królewska 27, Warszawa Strona 4 z 5

5 niemożliwych do wprowadzenia podczas seminarium roboczego, Wykonawca uwzględni je w terminie nie dłuższym niż 3 dni kalendarzowych i przekaże ponownie poprawiony dokument do weryfikacji i akceptacji przez Zamawiającego. Zamawiający w terminie do 5 dni kalendarzowych poinformuje Wykonawcę czy przekazany dokument został zaakceptowany W przypadku uwag do treści poprawionych dokumentów będących przedmiotem umowy, procedura odbioru (o której mowa w pkt 5.4.) zostanie powtórzona W przypadku nieuwzględnienia przez Wykonawcę wszystkich uwag, o których mowa w lit. 5.4, Zamawiający może według swojego wyboru albo od Umowy odstąpić albo wyznaczyć Wykonawcy 3-dniowy termin do ich uwzględnienia, po bezskutecznym upływie którego, Zamawiający uprawniony jest do odstąpienia od niniejszej Umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu. 6. Wymagania dotyczące Wykonawcy: wykształcenie wyższe w dziedzinie ICT lub pokrewnych bardzo dobra znajomość zagadnień dotyczących tematyki związanej z utrzymaniem systemów teleinformatycznych bardzo dobra znajomość metodyk projektowych ( zwłaszcza PRINCE2) wymagane potwierdzenie kompetencji w tym zakresie aktualny certyfikat PRINCE 2 Practitioner; dopuszczalne również przedstawienie równoważnych dokumentów potwierdzających kompetencje w obszarze innych uznanych metodyk projektowych (np. PMI); bardzo dobra znajomość narzędzi dotyczących zarządzania projektami IT i ICT (np. ITIL); wymagane kompetencje w obszarze zarzadzania ryzykiem (np. MoR); znajomość procedur dofinansowywania inwestycji realizowanych ze wsparciem UE (ze szczególnym uwzględnieniem projektów IT i ICT realizowanych przez administrację); polityki bezpieczeństwa teleinformatycznego ( zarówno w aspekcie zapewnienia efektywnego zarządzania bezpieczeństwem w danej instytucji, jak i znajomości specyfiki systemów wspomagających bieżącą aktualizację polityki bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych instytucji). ul. Królewska 27, Warszawa Strona 5 z 5