OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) na: Usługi związane z inwentaryzacją dokumentacji oraz audyt i optymalizację procesu obiegu dokumentów w AQUANET S A

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) na: Usługi związane z inwentaryzacją dokumentacji oraz audyt i optymalizację procesu obiegu dokumentów w AQUANET S A

2 OPZ część I - Spis treści 2 I. Spis treści I. Spis treści... 2 II. Definicje... 3 III. Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiot Zamówienia: Audyt i inwentaryzacja dokumentacji Opisanie modelu procesu obiegu dokumentów w Spółce Optymalizacja procesu IV. Warunki realizacji Przedmiotu Zamówienia Komunikacja Język Kanały komunikacji Przekazanie Przedmiotu Zamówienia Forma przekazania Przedmiotu Zamówienia Ocena i przyjmowanie produktów prac wykonanych przez Wykonawcę Kontrola, jakości Współpraca... 8 V. Rozliczenie Przedmiotu Zamówienia Płatności.... 9

3 OPZ część II - Definicje 3 II. Definicje Cyfrowe Archiwum Danych AQUANET S. A. System cyfrowego repozytorium zawierające dokumenty elektroniczne w postaci plików cyfrowych wraz z opisem atrybutowym. Szczegółowe instrukcje wykonania przetworzenia cyfrowego zawierają załączniki Nr 5 i 6. Katalog dokumentów Spółki Lista grup dokumentów i składników tych grup przetwarzanych w Spółce zawierająca informacje o dokumentach takie jak: Nazwa grupy dokumentu/ dokumentu w grupie Sygnatura dokumentu Zakres informacji merytorycznych (opisowych) Nośnik informacji Miejsce występowania/powstawania Miejsce przetwarzania Poziom bezpieczeństwa (dokument chroniony, dokument publiczny) Właścicielstwo biznesowe dokumentu Czas przechowywania Postępowanie po czasie przetwarzania (niszczenie, archiwizacja) Pracownik przydzielony pracownik Zamawiającego oddelegowany do współpracy z Wykonawcą w celu realizacji Przedmiotu Zamówienia. Pracownik wyznaczony pracownik Zamawiającego wyznaczony do przetwarzania wyników prac lub przeprowadzający kontrolę tych prac, po zakończeniu realizacji Przedmiotu Zamówienia. Przedmiot Zamówienia - został określony w cz. III pkt 1. Raport końcowy - dokument podsumowujący i opisujący przeprowadzone przez Wykonawcę prace w ramach realizacji Przedmiotu Zamówienia, mówiący o osiągniętych wynikach,

4 OPZ część II - Definicje 4 potwierdzający realizację celów Przedmiotu Zamówienia, informujący o przeprowadzonych kontrolach weryfikacyjnych. Wykonawca podmiot, z którym, w wyniku przeprowadzonego w trybie ofertowym, zawarta została Umowa. Zamawiający Aquanet SA, z siedzibą w Poznaniu ul. Dolna Wilda 126. Zespół realizujący Przedmiot Zamówienia (Zespół) Grupa współpracujących ze sobą specjalistów zgłoszonych w ofercie Wykonawcy oraz Pracowników Przydzielonych delegowanych przez Zamawiającego celem wykonania przedmiotu zamówienia.

5 OPZ część III - Opis Przedmiotu Zamówienia 5 III. Opis Przedmiotu Zamówienia 1. Przedmiot Zamówienia: 1.1. Audyt i inwentaryzacja dokumentacji. Weryfikacja jakości, zakres (ilość w m.b.) oraz typy dokumentów, którymi obecnie operują poszczególne komórki organizacyjne Spółki; Określenie właściciela dokumentów; Określenie użytkownika dokumentów. Określenie zakresu informacji merytorycznych dla dokumentów (opisowych) na podstawie konsultacji z właścicielem i użytkownikiem dokumentów; Określenie pozostałych informacji wymaganych do opisu dokumentu na podstawie konsultacji z właścicielem i użytkownikiem dokumentów; 1.2. Opisanie modelu procesu obiegu dokumentów w Spółce należy określić model przebiegu działań związanych z obiegiem dokumentów, zidentyfikowanych w ramach działań pkt.1 ppkt 1.1. z uwzględnieniem systemów informatycznych, w tym systemu SZD oraz aktów prawnych Spółki. W modelu uwzględnione będą wszystkie dokumenty wymienione w katalogu dokumentów Spółki wraz z uwzględnieniem takich informacji jak: Forma przechowywania ze wskazaniem systemów IT; Dostęp do dokumentu; Sposób przechowywania w komórce organizacyjnej; Czas przechowywania w komórce organizacyjnej; Postępowanie po czasie przetwarzania (niszczenie, archiwizacja); 1.3. Optymalizacja procesu opisanego w pkt.1 ppkt oraz przygotowanie rekomendacji w celu wdrożenia działań optymalizacyjnych ze wskazaniem zmian aktów prawnych Spółki. 2. Terminy i warunki wykonania Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Przedmiotu Zamówienia w sposób zgodny z wszelkimi odnośnymi normami i przepisami obowiązującymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej Zamawiającemu w ramach usługi zostaną przekazane następujące produkty:

6 OPZ część III - Opis Przedmiotu Zamówienia Katalog dokumentów Spółki wykonany w formie tabeli, zawierającej dane opisane w pkt. III ppkt. 1, zapisanej do pliku xls.; 2.2. Mapa obecnego procesu obiegu dokumentów, wykonanej w standardzie BPMN w wersji elektronicznej; 2.3. Mapa zoptymalizowanego procesu obiegu dokumentów wykonanej w standardzie BPMN w wersji elektronicznej; 2.4. Rekomendacje w celu wdrożenia działań optymalizacyjnych ze wskazaniem zmian aktów prawnych Spółki wykonane w formie dokumentu tekstowego zapisanego do pliku elektronicznego; 2.3. Termin rozpoczęcia Przedmiotu Zamówienia określa podpisanie umowy przez Zamawiającego i Wykonawcę Termin zakończenia Przedmiotu Umowy oznacza datę odbioru wszystkich produktów przez zamawiającego Zamawiający będzie przejmował produkty od Wykonawcy na bieżąco Audyt, inwentaryzacja dokumentacji i konsultacje opisane w pkt. 1.1 wykonane zostaną w formie spotkań w siedzibie Zamawiającego. Spotkania zorganizowane zostaną przez Zamawiającego zgodnie z zaproponowanym przez Wykonawcę harmonogramem. 3. Termin składania ofert: do do godz. 9: 00. Miejsce składania ofert: ul. Dolna Wilda 126 Poznań. Oferty należy składać w zaklejonych kopertach opisanych nazwą oferty oraz z dopiskiem Oferta nie otwierać. Otwarcie ofert w dniu o godz 9:30 w siedzibie Zamawiającego ul. Dolna Wilda 126 Poznań pok Kryterium wyboru: cena 90% oraz termin realizacji 10%. Wybrana zostanie oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów. Zasady punktacji: L.p. Kryteria Waga Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium 1. Cena (C) [PLN] waga 90% 90 punktów 2. Termin realizacji w dniach waga roboczych (G) 10% 10 punktów a. kryterium Cena (C) - oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę 90 punktów, oferty pozostałe otrzymają zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów proporcjonalnie mniejszą, obliczoną na podstawie poniższego wzoru: Pi (C)= Cmin Ci 90pkt

7 OPZ część IV - Warunki realizacji Przedmiotu Zamówienia 7 gdzie: Pi(C) liczba punktów jakie otrzyma oferta "i" za kryterium "Cena" Cmin najniższa cena brutto spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert Ci cena brutto oferty badanej "i" b. kryterium Termin realizacji (G) - maksymalną liczbę 10 punktów otrzyma oferta z najkrótszym terminem realizacji, pozostałe oferty otrzymają zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów proporcjonalnie mniejszą, obliczoną na podstawie poniższego wzoru: Pi(G) = ( Gmax Gi Gmax Gmin Pi(G) liczba punktów jakie otrzyma oferta "i" za kryterium "Termin realizacji" Gi wyrażony w dniach termin realizacji badanej oferty i Gmin najkrótszy termin realizacji spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert wyrażony w dniach Gmax najdłuższy termin realizacji wyrażony w dniach c. Zamawiający wybierze, jako najkorzystniejszą ofertę, która uzyska największą liczbę punktów za oba kryteria, obliczoną według wzoru: Pi = Pi(C) + Pi(G) gdzie: Pi całkowita liczba punktów jakie otrzyma oferta "i" Pi (C) liczba punktów przyznana ofercie i za kryterium Cena Pi (G) liczba punktów przyznana ofercie i za kryterium Termin realizacji d. Zamawiający przyzna punkty w oparciu o wypełniony załącznik nr 3 Kalkulacja szacunkowa zamówienia i dołączony do oferty zamówienia. e. Zamawiający wybierze ofertę, która otrzyma najwyższą liczbę punktów. f. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. IV. Warunki realizacji Przedmiotu Zamówienia 1. Komunikacja 1.1. Język Obowiązującym w trakcie realizacji Przedmiotu Zamówienia jest język polski. W przypadku Przedstawicieli Wykonawcy nieposługujących się biegle językiem polskim Wykonawca

8 OPZ część IV - Warunki realizacji Przedmiotu Zamówienia 8 powinien zapewnić pełne tłumaczenie podczas wszystkich spotkań z pracownikami Zamawiającego (obcojęzycznym członkom personelu Wykonawcy w trakcie spotkań z pracownikami Zamawiającego winni towarzyszyć tłumacze branżowi). Dokumenty będą udostępniane przez Zamawiającego jedynie w polskiej wersji językowej. Koszty wszelkich tłumaczeń, których celem będzie zrozumienie przekazanych materiałów, zostaną poniesione przez Wykonawcę Kanały komunikacji Komunikacja w trakcie realizacji Przedmiotu Zamówienia odbywała się będzie zgodnie z opracowaną przez Wykonawcę w formie pisemnej drogą elektroniczną. 2. Przekazanie Przedmiotu Zamówienia 2.1. Forma przekazania Przedmiotu Zamówienia Wynik wykonanych prac, w postaci produktów, przekazywany będzie na bieżąco po zakończeniu prac przez Wykonawcę w ramach danego zadania Ocena i przyjmowanie produktów prac wykonanych przez Wykonawcę Odbiór poszczególnych produktów Przedmiotu Zamówienia przez Zamawiającego dokonany zostanie po pozytywnym zaopiniowaniu ich przez Zakładowy Zespół Oceny Programów, co potwierdzone zostanie podpisaniem przez Zamawiającego protokołu odbioru Kontrola, jakości Zamawiający naliczy Wykonawcy kary umowne z tytułu nienależytego wykonania zamówienia zgodnie z zapisami we wzorze umowy Współpraca Wykonawca i Zamawiający będą współpracować w trakcie realizacji Przedmiotu Zamówienia, a stroną odpowiedzialną za realizację Przedmiotu Zamówienia zgodnie z założeniami oferty

9 OPZ część V - Rozliczenie Przedmiotu Zamówienia 9 złożonej przez Wykonawcę będzie Wykonawca. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania, konsultowania i uzgadniania proponowanych rozwiązań z Zamawiającym. Proponowane rozwiązania oraz sposoby realizacji zadań powinny być prezentowane przez Wykonawcę i uzgadniane podczas spotkań. Spotkania organizowane będą przez Zamawiającego. Ze strony Wykonawcy w każdym spotkaniu będzie brał udział Kierownik zespołu lub jego zastępca oraz osoby właściwe w omawianym zakresie. V. Rozliczenie Przedmiotu Zamówienia 1. Płatności Wykonawca wystawi fakturę Zamawiającemu za odebrany protokołem odbioru produkt Zamawiający dopuszcza odebranie jednym protokołem wszystkich produktów Zamawiający dopuszcza wystawienie jednej faktury przez Wykonawcę pod warunkiem odebrania wszystkich produktów przez Zamawiającego Szczegółowe kwestie wystawienia faktur określa Umowa. Załączniki: - załączniki nr 1 Wzór umowy - załącznik nr 2 kalkulacja szacunkowa - załącznik nr 3 protokół odbioru