QAD Enterprise Applications Standard Edition FINANSE PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA Laboratorium 6 WROCŁAW, 2010
WSTĘP Moduły finansowe zawierają pełną gamę narzędzi pozwalających jednostkom gospodarczym zarządzad finansami przedsiębiorstw. Zakres funkcji finansowych w QAD Enterprise Applications ilustruje poniższy rysunek: Moduł Księga Główna (KG) służy do rejestrowania transakcji księgowych, monitorowania salda kont oraz tworzenia sprawozdao i zestawieo. W module tym możliwe jest także sporządzanie szczegółowych i ogólnych raportów Księgi Głównej, zawierających dane pojedynczego podmiotu gospodarczego lub obejmujących dane wielu firm. Moduł Generator Raportów Księgi Głównej umożliwia tworzenie pełnych sprawozdao finansowych spełniających ustawowe wymagania dotyczące sprawozdawczości. Sprawozdania oparte są na zdefiniowanych przez użytkownika hierarchiach dowolnych segmentów Księgi Głównej, np. kontach, subkontach, MPK, projektach, firmach, itd. Moduł Wielowalutowośd umożliwia przetwarzanie transakcji w walutach innych niż bazowa. Pozwala na definiowanie walut, obsługę kursów wymiany i definiowanie kodów bankowych. Moduł Należności (RO) umożliwia monitorowanie sald klientów, zarządzanie kredytami, tworzenie sprawozdao i zestawieo zaległych płatności, a także rejestrację zapłat dokonywanych przez klientów. Należności pozwala także na tworzenie weksli do faktur, rejestrowanie potwierdzeo sald, realizację sprzedaży z rabatem oraz zamykanie i anulowanie weksli. Moduł Zobowiązania (RD) pozwala zarządzad kartotekami rozrachunkowymi dostawców, monitorowad zaległe płatności i przetwarzad zapłaty dla dostawców. Faktury dostawców są dopasowywane do przyjęd (PZ) realizowanych na podstawie zleceo zakupów (ZZ) (dopasowanie trójstronne). Strona 1
KSIĘGA GŁÓWNA Powszechnie stosowane zasady rachunkowości nakazują, aby informacje finansowe przedsiębiorstwa były okresowo zestawiane w sprawozdaniach finansowych, na które składają się: bilans i rachunek wyników. Bilans pokazuje wartośd zasobów przedsiębiorstwa, jego pasywów oraz udziałów w danym momencie. Natomiast rachunek wyników pokazuje zyski lub straty poniesione w danym okresie. Poziom szczegółowości sprawozdao zależy od tego, dla kogo są przeznaczone. W sprostaniu wymaganiom raportowania pomaga korzystanie z księgi głównej (KG). Wykres czasowy działao w Księdze Głównej: Strona 2
Definiowanie Księgi Głównej etapy: Strona 3
Kartoteka transakcji zywkłych (25.13.1) Transakcje zwykłe służą do następujących celów: Wprowadzanie sald kont KG z poprzednio używanego systemu podczas wdrożenia (bilans otwarcia kont), Wprowadzanie różnych transakcji KG. Wprowadzanie rozliczeo z pracownikami Korygowanie niezaksięgowanych transakcji. Tworzenie zapisów korygujących dla zaksięgowanych transakcji. Aktualizowanie wartości zapisów na kontach memo i statystycznych. Referenc KG Typ Na dzieo Waluta Kontrol Korekta Linie komentarz 14- znakowy numer referencyjny KG w następującym formacie: <typ transakcji><rr><mm><dd><numer transakcji>. Kod typu transakcji: RV(przeciwstawna), CS (Skonsolidowana), YR (zamknięcie roku), YA (korekta na koniec roku), FX (Konsolidacja KG), XX (Import Transakcji), XY (przeszacowanie importowanych transakcji walutowych). Data, która określa kiedy dana transakcja zostanie zaksięgowana w Księdze Głównej. Domyślnie aktualna data systemowa. Waluta, w której dana transakcja zostanie zaksięgowana Można określid sumę kontrolną, aby móc sprawdzad wprowadzone zapisy. Suma kontrolna jest sumą zapisów po stronie Wn danej transakcji wyrażoną w określonej walucie. Zaznaczenie oznacza storno czerwone. Jeśli dana kwota będzie wartością dodatnią, strona Ma zostanie zaktualizowana przez wartośd dodatnią. Jeśli natomiast jest ona ujemna, po stronie Wn zostanie zaksięgowana kwota ujemna. Kwoty transakcji są rozdzielane na wiele linii. Dla każdego zapisu po stronie Wn lub Ma należy wprowadzid następujące dane: Firma, Kod konta lub przydziału, subkonto, MPK oraz projekt, opis transakcji, kwota, waluta System umożliwia tworzenie różnorodnych raportów finansowych: Strona 4
Raporty transakcji (25.13) Przykładowy raport niedopasowanych transakcji (25.13.23.13) Sprawozdania Finansowe i inne raporty standardowe (25.15), B.Aktywa obrotowe I.Zapasy 1.Materiały Roz. zak.mat.niefaktur. (18.627,35) Materiały na składzie 346.121,97 Odch.od cen ewiden.mat. (322.053,42) -------------------- RAZEM 1.Materiały 5.441,20 2.Półprod i prod w toku Produkcja w toku (6.777,65) Bilans10/09/21 15:00:33 strona:3 Raport w walucie: Kurs wymiany: PLN Saldo na 10/08/31 -------------------- Strona 5
Produkcja w toku (42.043,00) Prod.podst.materiały 52.994,63 Prod.podst.robocizna (31,68) Prod.podst.koszty wydziałowe (4.365,36) Prod.podst.koszty pozostałe (2.194,68) Prod.podst.usługi obce (2.389,84) Prod.podst.inne (90,12) Prod.podst. (12.419,46) Prod.podst. (6.243,92) Prod.podst. (6.799,18) Półprodukty-detale 585.598,67 Odch.od cen ew.półprodu. (97.545,56) Odch.od cen ew.półprodu. (405.952,10) -------------------- RAZEM 2.Półprod i prod w toku 51.740,75 3.Produkty gotowe Wyroby gotowe 104.851,73 -------------------- RAZEM 3.Produkty gotowe 104.851,73 4.Towary 0,00 5.Zaliczki na dostawy 0,00 -------------------- RAZEM I.Zapasy 162.033,68 Trzecia strona przykładowego bilansu (25.15.8) Raporty użytkownika (25.17) Programy z menu Raporty Użytkownika (25.17) pozwalają utworzyd nieograniczoną liczbę raportów użytkownika. Raporty użytkownika są tworzone poprzez zdefiniowanie pozycji formatu, a następnie przypisanie do nich kont, subkont, miejsc powstawania kosztów i projektów. Strona 6
Przykładowy raport użytkownika Raporty związane z transakcjami importu/eksportu (25.19) Raporty mogą byd drukowane jako zbiorcze lub szczegółowe. Uwzględniane są wszystkie czynności związane z daną transakcją. Raporty można uruchamiad dla wielu firm, subkont lub miejsc powstawania kosztów. Można także drukowad raporty porównawcze, które pokazują, na ile dane rzeczywiste odpowiadają założeniom w budżetach, porównują dwa budżety albo wartości rzeczywiste na przestrzeni podobnych lub różnych okresów. Generator Raportów KG (25.21) Raport Kopiuj kod Opis Status grupy zabezpieczenia kartoteki Grupy zabezpieczeo raportu Należy wpisad niepowtarzalną nazwę raportu Opcjonalnie można wpisad nazwę istniejącego raportu, który będzie stanowił podstawę dla nowego raportu. W takim przypadku system kopiuje całą definicję tego raportu. Można ją później modyfikowad w zależności od potrzeby. Krótki opis zawartości raportu (testuj/życie). Początkowo można wpisad Testuj, a po zadowalającym wygenerowaniu raportu można zmienid ten zapis na Życie. Zaznaczyd pole, aby dodad notatki Aby wszyscy użytkownicy mogli modyfikowad definicję raportu, należy to pole pozostawid puste. Aby ograniczyd dostęp, należy dodadgrupy zabezpieczeo. Aby użytkownicy mogli korzystad z raportu, należy to pole zostawid puste. Aby ograniczyd dostęp, należy dodad grupy zabezpieczeo. Strona 7
Jedynymi polami wymagającymi wypełnienia na tym ekranie są pola: Grupa wiersza i Grupa kolumn. Pozostałe pola umożliwiają ustawienie hierarchii sterującej dla raportu i kontrolę formatu raportu. Sterowanie raportu wg Typ kodu KG. To pole aktywizuje funkcje hierarchii sterującej i określa typ kodu analizy, który można wybrad w polu Użycie kodu analiz. Użycie kodu analiz Kod analizy służący do definiowania hierarchii sterującej Ciągła numeracja stron Aby numerowad strony od początku w obrębie każdej grupy hierarchii sterującej, należy wpisad NIE Grupa wiersza Kod, który w sposób jednoznaczny identyfikuje grupę wierszy Grupa kolumn Kod, który w sposób jednoznaczny identyfikuje grupę kolumn Etykiety wierszy przed Aby określid, w którym miejscu mają byd drukowane etykiety wierszy, należy kolumnami wpisad aktualną liczbę z wybranej grupy kolumn Format Nalezy wpisad format ogólny dla komórek, w których jest dopuszczalna zmiana formatu. System przyjmuje wartośd domyślną z formatu określonego w menu Parametry Generatora Raportów KG Pominąd zera To pole steruje drukowaniem wierszy, gdy wartośd każdej kolumny w wierszu wynosi zero i kiedy ustawienie supresji zerowej w wierszu pozwala na przejęcie sterowania przez raport. Zaokrąglanie Metoda zaokrąglania dla tego raportu Górny, dolny margines Należy wpisad liczbę pustych linii u góry i u dołu każdej strony Prawy, lewy margines Liczba pustych linii po prawej i po lewej stronie każdej strony Zmiana ogólnych Aby wyświetlid opcjonalny ekran Ogólnych Secyfikacji Zapytao, należy specyfikacji zapytao zaznaczyd pole. Edytuj tytuł/stopki Aby wyświetlid ekran tytułu raportu i ekrany stopek, należy zaznaczyd pole raportu Strona 8
Edytuj stopki strony Szablon drukarki Aby wyświetlid ekran strony i ekrany stopek, należy zaznaczyd pole Definicja drukarki stosowana do zatwierdzenia parametrów raportu. Należy wpisad parametry określonej drukarki Strona 9
WIELOWALUTOWOŚD Moduł Wielowalutowośd umożliwia przetwarzanie transakcji w walutach innych niż podstawowa. Moduł ten jest używany do definiowania walut, obsługi kursów wymiany i zdefiniowania kodów bankowych. Waluty obce mogą byd używane w zleceniach zakupu, ofertach sprzedaży, zleceniach sprzedaży, cennikach, należnościach, zobowiązaniach oraz w usługach oferowanych klientowi. W Księdze Głównej waluty obce mogą byd używane przy wprowadzaniu transakcji lub definiowaniu kont bilansu dla aktywów i pasywów. Kod waluty można powiązad z klientami i dostawcami. Jest to kod używany zazwyczaj dla zawieranych transakcji, ustawiany jako domyślna wartośd w nowych zleceniach wprowadzonych do systemu. Przebieg definiowania wielowalutowości: Kartoteka Walut (26.1) Strona 10
Waluta Opis Metoda zaokrąglania Kod określający walutę Opis kodu tej waluty (max 24 znaki) Wskazuje, której metody system powinien użyd do zaokrąglania kwot obliczanych w danej walucie. Dostępne są trzy metody zdefiniowane w systemie: Kod metody Opis 0 Jedności, jednostka zaokrąglenia 1,00; próg zaokrąglenia 0,5 1 Dziesiętne, jednostka zaokrąglenia 0,10; próg zakrąglenia 0,05 2 Setne, jednostka zaokrąglenia 0,01, próg zaokrąglenia 0,005 Aktywne Należy zaznaczyd pole, jeżeli waluta jest aktywna. Kartoteka Walut Kont (26.7) Statystyczne różnice kursowe dodatnie Statystyczne róznice kursowe ujemne Zrealizowane różnice kursowe dodatnie Zrealizowane różnice Kody konta KG, subkonta i MPK, na których zostaną zarejestrowane niezrealizowane dodatnie róznice kursowe dla tej waluty Kody konta KG, subkonta i MPK, na których zostaną zarejestrowane niezrealizowane ujemne dodatnie róznice kursowe dla tej waluty Kody konta KG, subkonta i MPK, na których zostaną zarejestrowane zrealizowane dodatnie róznice kursowe dla tej waluty Kody konta KG, subkonta i MPK, na których zostaną zarejestrowane Strona 11
kursowe ujemne Konto zaokrągleo wymiany zrealizowane ujemne dodatnie róznice kursowe dla tej waluty Kody konta KG, subkonta i MPK, na których zostaną zarejestrowane zaokrąglenia różnic kursowych dla tej waluty Kartoteka Kursów Wymiany (26.4) Waluta 1 Waluta 2 Start Do dnia PLN JM, EUR JM Identyfikator pierwszej waluty, dla której będzie określany kurs wymiany Identyfikator drugiej waluty (jedna z tych walut musi byd walutą podstawową) Data od której dany kurs wymiany będzie obowiązywad Data do której dany kurs wymiany będzie obowiązywad Określenie kursu wymiany Strona 12
NALEŻNOŚCI W księgowości należnośd to dowolne roszczenie finansowe firmy wobec osoby lub innej organizacji. Należności są roszczeniami finansowymi wynikającymi z transakcji sprzedaży. Kiedy przedsiębiorstwo sprzedaje towary lub usługi, rości sobie z tego tytułu prawo do zapłaty przez klienta. Zwykle roszczenie to jest przedstawiane klientowi w postaci faktury, która jest dokumentem stwierdzającym, co zostało sprzedane i za jaką kwotę. Klient najczęściej przysyła odpowiednią kwotę płatności, która zostaje uznana bezpośrednio na poczet faktury. Czasami jednak zdarza się, że klient płaci za dużo lub za mało z uwagi na rabaty lub odsetki finansowe związane z przeterminowaniem. Moduł Należności pozwala tworzyd noty uznaniowe/obciążeniowe (Wn/Ma), przetwarzad zapłaty, wyliczad opłaty finansowe, śledzid salda klientów, wystawiad weksle i wysyład wezwania do zapłaty w związku z saldami przeterminowanymi. Proces obsługi rozrachunków z odbiorcami obejmuje: Zatwierdzanie faktur sprzedaży wystawionych w module dystrybucyjnym Wystawianie faktur sprzedaży pozostałej (niemagazynowej) w module sprzedaży. Wprowadzanie wewnętrznych dokumentów sprzedaży i korekt do faktur sprzedaży z równoczesnym zapisem do odpowiedniego rejestru VAT Korekty błędnie wystawionych faktur (błędna data, błędny kontrahent) Analizę należności od poszczególnych odbiorców Kojarzenie faktury korygującej z fakturą pierwotną Przypisywanie płatności nieskojarzonych w momencie wprowadzania wyciągu bankowego do konkretnej faktury Strona 13
Obsługa kartoteki Not Wn/MA 1. Wprowadzenie wewnętrznych dokumentów i faktur poza modułem sprzedaży opcja 27.1 Dokumenty, korekty, noty wystawiane są w walucie klienta w zależności od potrzeb. Dane podstawowe Paczka Kod dokumentów nadawany automatycznie lub manulanie przez użytkownika pozwalający zidentyfikowad zaksięgowane dokumenty w KG. System pozwala na wprowadzenie w jednej paczce dowolnej liczby dokumentów (not). Sposób księgowania dokumentów (w KG) wprowadzonych w paczce jest uzależniony od ustawieo parametrów należności (27.24): 1: Utworzyd szczegółowe transakcje Należności wg firmy, konta, subkonta, MPK i kodu projektu, z jedną linią dystrybucji KG dla każdej transakcji Należności. Kontrola 2: Utworzyd transakcje należności podsumowane wg paczki, konta, subkonta, MPK i projektu 3: Utworzyd szczegółowe indywidualne transakcje Należności z oddzielnymi referencjami KG dla każdego dokumentu Suma kwot brutto wprowadzanych w tej paczce dokumentów (pozostawiamy puste pole) Razem Wyliczona przez system suma wszystkich kwot brutto pochodzących z wprowadzonych w tej paczce dokumentów źródłowych. Kwota w polu Razem porównywana jest z kwotą w polu Kontrola i w przypadku niezgodności wyświetlany jest komunikat o błędzie. Ref. Płatnik Numer nadawany automatycznie na podstawie sekwencji numeracyjnej użytego rejestru VAT lub numer nadawany ręcznie według potrzeb Numer klienta z kartoteki odbiorców Strona 14
Typ Data Na dzieo Data VAT Rejestr VAT Suma kontr. Razem Waluta Warunki Termin Uwaga Konto Nabywca Wysyłka Podpowiadany domyślnie typ M*Memo+- nie powiązane z gospodarką magazynową. Dodatkowo w module rozrachunków z odbiorcami występują następujące kody: *I+faktury, *M+noty Wn/Ma, Opłaty *F+inansowe. W raportach mogą pojawid się jeszcze typy związane z płatnościami *D+rafty, *P+łatności, i Nie rozliczone *A+przyjęcia Płatności. Data wystawienia faktury (noty) Data z jaką zapis księgowy dotyczący danego dokumentu zostanie odnotowany w Księdze Głównej (data księgowania). W zależności od dokumentu może byd to różna data, ale najczęściej data na dzieo jest zgodna z datą faktury Data podatkowa - decyduje o tym kiedy dokument trafi do rejestru VAT. W przypadku gdy data podatkowa jest zgodna z datą księgowania ( Na dzieo ) pole to pozostawiamy puste Rejestr sprzedaży VAT Odpowiada kwocie brutto wprowadzanego dokumentu Wyliczona przez system kwota brutto jednej faktury. Kwota w polu Razem porównywana jest z kwotą w polu Suma kontr i w przypadku niezgodności wyświetlany jest komunikat o błędzie. Waluta, w której prowadzony jest rozrachunek z odbiorcą Kod terminu zapłaty (np. 14- dni od daty faktury) Data zapłaty za fakturę Dowolny komentarz dotyczący wprowadzanej faktury, Konto rozrachunków z odbiorcami, pobierane automatycznie z kartoteki klientów, możliwośd zmiany konta w zależności od wystawianego dokumentu, Numer klienta z kartoteki odbiorców Podpowiadane domyślnie, zgodnie z kodem firmy Rejestr VAT Kod operacji Opis Nadawany przez użytkownika zgodnie z wprowadzanym dokumentem Podpowiadane domyślnie :0: - nie podlega zmianie Strona 15
Użycie podatku VAT System podatkowy Opis Zgodne z wcześniej nadanym rejestrem VAT dla dokumentu. może byd zmienione tylko w określonych przypadkach jeśli jest potrzeba księgowania podatku VAT na inne konta podatkowe dla dokumentów zawartych w tym samym rejestrze VAT. Podpowiadane domyślnie zgodnie z klientem. System podatkowy jest uzależniony od kodu kraju kontrahenta: Kod VAT-PL VAT-UE VAT-UC Opis Klienci poscy Klienci unijni klienci poza unią europejską Klasa podatkowa W zależności od potrzeb: 22,7,3,0,N,Zw DEKRETACJA NA KONTACH Konto, subkonto, MPK, projekt W kolejnych polach należy podad w kolejności konto syntetyczne (zawsze 3- znakowe), konto analityczne, MPK, projekt Podatek Tak- oznacza naliczenie podatku VAT, podanie odpowiedniej stawki podatkowej; Strona 16
Podatek NIE-oznacza, że podatek VAT dla tego dokumentu nie będzie naliczony i nie zostanie zapisany w rejestrze VAT TAK- oznacza, że podatek będzie naliczony Kwota W polu należy wpisad wartośd netto PO ZAKOOCZENIU DEKRETACJI NALEŻY NACISNĄD KLAWISZ WSTECZ Wówczas pojawią się automatycznie zaksięgowane i wyliczone dane podatku VAT Jeśli dane podatkowe są prawidłowe na pojawiający się komunikat Czy edytowad dane podatkowe należy odpowiedzied NIE. Jeśli w wyliczonych danych podatkowych wartośd podatku jest mniejsza/większa od żądanej należy poprawiad ją w polu: Kwota podatku i potwierdzid klawiszem Następny i Wstecz Strona 17
Jeśli kursor pojawi się w polu referencja należy nacisnąd klawisz WSTECZ aby móc wprowadzid kolejny dokument. Realizacja Zapłat Rejestrowanie płatności od klienta Płatności od klienta mogą byd rejestrowane w opcji 31.13 (kartoteka wyciągów bankowych) bądź w opcji 27.6.5.1 w kartotece płatności, czeków wystawianych ręcznie. O ile kartoteka wyciągów bankowych służy rejestracji zapłat od kleinta, o tyle w kartotece płatności ręcznych (27.6.5.1) mogą byd wykonywane inne czynności związane z rozliczeniem z klientem. Są to m.in. kojarzenia faktur korygujących i niekorygującychwykonywane w celu prawidłowego uzgodnienia salda z klientem, wzajemne kompensaty, rozliczenia drobnych nadpłat. a) Kartoteka płatności, czeków wystawinych ręcznie opcja 27.6.5.1 Strona 18
Paczka Kontrola Razem Czek Płatnik Suma kontrolna Data Na dzieo Waluta Bank Uwaga Konto autoprzydział Numer nadawany automatycznie Kwota sumaryczna rejestrowanych płatności w obrębie danej paczki. Kwota kontrolna wyliczona przez system odpowiadająca sumie wprowadzanych w tym wsadzie płatności. W przypadku niezgodności z kwotą określoną w polu Kontrola system wyświetla komunikat o błędzie. Numer rejestrowanej płatności, nadawany automatycznie poprzez naciśnięcie klawisza ENTER Numer klienta z kartoteki odbiorców Kwota rejestrowanej płatności. Data płatności. Data księgowania w KG(zgodna z datą wprowadzenia). Waluta w jakiej prowadzone są rozrachunki z odbiorcami Bank do którego wpłynęła płatnośd dotyczący rejestrowanej płatności. Konto księgowe przypisane do rachunku bankowego - system podpowiada je z kartoteki banków NIE. Automatyczne rozliczanie zapłat (system przydzieli płatnośd według najstarszych terminów) Ref. Typ Numer faktury. Pod klawiszem podpowiedzi wyświetlą się wszystkie faktury tego klienta. w systemie QAD płatności mogą byd zapisywane jako: - przyporządkowane (jeżeli w polu Ref powołujemy się na konkretne faktury) - typ płatności nadaje się taki jak typ faktury, - nieprzydzielone (płatnośd nie przyporządkowana do faktury, pole Ref pozostawiamy Strona 19
Do przydziel. Gotówka puste) - typ U - nie-ro (płatnośd nie dotycząca faktur sprzedaży, pole Ref pozostawimy puste) - typ N System podpowiada otwartą kwotę dokumentu na podtswie danych z pola ref Kwota faktury. Wprowadzone w Kartotece płatności (27.6.5.1 ) czeki można przeglądad lub raportowad w opcjach: 27.6.5.2 - Przegląd płatności - umożliwia przegląd zarejestrowanej płatności. 27.6.5.3 - Rejestr płatności - umożliwia raportowanie zarejestrowanych płatności wraz z powstałymi księgowaniami w oparciu o zdefiniowane kryteria wyboru np. wg płatnika REALIZACJA PRZYDZIAŁU PŁATNOŚCI DO FAKTUR Rozliczenie nieprzydzielonych płatności Niezastosowany rejestr faktur - opcja 27.6.5.14 Płatności wprowadzone w 31.13 (wyciąg bankowy) jako U nieprzydzielone można przyporządkowad odpowiednim fakturom sprzedaży wystawionym dla danego klienta w opcji 27.6.5.14 Paczka Referencja Płatnik Nadawana automatycznie Nadawana automatycznie Kod klienta pobierany z podpowiedzi Strona 20
Czek Data i data na dzieo Numer czeku wprowadzony wcześniej w 31.13 jako płatnośd typu U. Numer czeku pobierany z podpowiedzi Zgodna z datą faktury Pozostałe pola wypełniane domyślnie Ref Do przydziel Numer faktury do której przypisana ma byd płatnośd typu U. Faktura pobierana z podpowiedzi. Wartośd nieprzydzielonej płatności lub wartośd faktur w przypadku rozliczenia do większej ilości dokumentów Po zakooczeniu przydziałów należy nacisnąd klawisz WSTECZ Rozliczone płatności można przeglądad lub raportowad w opcjach: 27.6.5.15 - Rejestr przyjęd płatności - umożliwia przegląd zarejestrowanej płatności. KONTROLA SALDA ODBIORCÓW Należności można analizowad poprzez: 27.13 - Przegląd kont klientów - moduł ten umożliwia przegląd kartoteki rozrachunkowej wybranego odbiorcy (faktury rozliczone, nierozliczone, płatności oraz stan należności) dla tylko jednego wybranego kodu klienta według waluty dokumentów. Parametr tylko Otwarte: TAK oznacza faktury niezapłacone. 27.16 Raport należności wg terminów płatności 27.18 Należności wg daty na dzieo raport wykorzystywany do uzgodnieo modułu należności z KG na koniec każdego miesiąca 27.22.19- Raport obrotów z klientem wykorzystywany do drukowania obrotów na danym kontrahencie w układzie okresowym według daty na dzieo od do. Raport ten może byd wykonywany dla określonego konta, subkonta, kodu klienta lub typu. Strona 21
Raporty w module należności umożliwiają wykonywanie zestawieo dotyczących wiekowania należności w różnych przekrojach (terminy płatności, daty faktur itp.) oraz w wybranych przez użytkownika okresach czasu. PŁATNOŚCI FAKTUR DOSTAWCÓW Czeki wystawiane ręcznie opcja 28.9.10 komentarz Strona 22
Paczka Kontrola Bank Metoda płatności Czek Waluta Dostawca Data Na dzieo Dziennik Konto rabatu Faktura Typ Konto Numery paczki są używane do identyfikacji grupy transakcji, które zostały wprowadzone w tym samym czasie. Na przykład partia faktur, rachunków, lub płatności. Suma kontrolna dla tej paczki. Liczba ta określa sumę bez rozróznienia na waluty. Przykładowo paczka zawierająca dwa przedmioty, jeden o wartości 100 USD, a drugi 25PLN to suma kontorlna wyniesie 125. Kod określający bank, w którym płatnośd będzie zrealizowana. Kod determinujący metode płatności. Można ją zmodyfikowad w dniu płatności. Prawidłowe wartości to 1,2,3,4,5,6, lub 7. Numer czeku dla tej płatności. Kombinacja numeru czeku z kodem banku musi byd unikatowa. Nie można zarejestrowad np. nr 100 dwa razy w tym samym banku, ale jest to mozliwe dla róznych banków. Kod waluty, w której określana jest płatnośd. Identyfikator dostawcy, z którym związana jest dana płatnośd. Data wystawienia ręcznego czeku, zazwyczaj data, w której został on napisany. Domyślnie data systemowa. Dzieo w którym czek zostaje zaksięgowany w Księdze Głównej. Identyfikator dziennika, do którego ta transakcja powinna byd przydzielona. Kody konta (subkonta i mpk) Księgi Głównej używanych do śledzenia rabatów za wcześniejsze płatności Identyfikator faktury, do której przydzielona będzie dana płatnośd Określenie typu płatnośdi: Puste - Przydzielone. Używane do rejestrowania płatności dokonywanych przez klienta za konkretne faktury, noty lub z tytułu odsetek. U - Nieprzydzielone. Używane do rejestrowania gotówki otrzymanej od klienta, nie związanej z konkretną fakturą, notą ani z odsetkami na przykład przedpłaty z tytułu przyszłej faktury lub nadpłaty. N - Nie-RO. Ten typ oznacza płatności niezwiązane z należnościami i jest używany do rejestrowania płatności, która nie jest zapłatą za fakturę, notę ani z tytułu odsetek na przykład zwrotów podatku lub rabatów. Kody konta, subkonta i MPK służących do śledzenia danej płatności Strona 23
Przydzielenie płatności nieprzydzielonych AP opcja 28.9.20 Paczka Kontrola Referencja Dostawca Bank Czek komentarz Numery paczki są używane do identyfikacji grupy transakcji, które zostały wprowadzone w tym samym czasie. Na przykład partia faktur, rachunków, lub płatności. Suma kontrolna dla tej paczki. Liczba ta określa sumę bez rozróznienia na waluty. Przykładowo paczka zawierająca dwa przedmioty, jeden o wartości 100 USD, a drugi 25PLN to suma kontorlna wyniesie 125. Numer referencji, który musi byd unikalny w obrębie modułu. Identyfikator dostawcy związanego z daną płatnością nieprzydzieloną Identyfikator banku, do którego przypisana jest dana płatnośd Numer czeku dla tej płatności. Kombinacja numeru czeku z kodem banku musi byd unikatowa Strona 24
ZOBOWIĄZANIA Kiedy przedsiębiorstwo kupuje towary lub usługi, to zaciąga zobowiązanie wobec dostawcy. Dostawca wysyła fakturę oznaczającą zobowiązanie odbiorcy do zapłaty. Dokument ten zawiera opis sprzedanych wyrobów oraz należną kwotę. Faktura zawiera także warunki płatności, takie jak termin płatności i rabat, jaki dostawca oferuje za wcześniejszą zapłatę. Moduł Zobowiązania można wykorzystad do przetwarzania zobowiązao dotyczących pozycji magazynowych oraz innych typów zobowiązao. KONTROLA SALDA DOSTAWCY Przegląd konta dostawcy- opcja 28.13 Przegląd konta klienta daje możliwośd obserwacji bieżącego salda dostawcy oraz wszystkich rozliczeo realizowanych na jego koncie. Dotyczyły faktur, faktur oczekujących not, płatności, zaliczek i ich przydziałów. Przegląd może byd wykonywany w zarówno w walucie dostawcy (EUR, USD, inne) jak i w przeliczeniu na PLN po kursie transakcji. Raport wiekowania zobowiązao według terminu zapłaty opcja 28.17.5 Raport wiekowania zobowiązao daje możliwośd raportowania zobowiązao dla wielu dostawców ustawiając parametry od...do. Ponadto w parametrach raportu istnieje możliwośd ustawienia w dowolny sposób dni przeterminowania, np. 0, 30,60,90.. itp, oraz terminów płatności od...do. Raport można drukowad według waluty dostawcy (EURO, USD, inne) lub w przeliczeniu na PLN po kursie transakcji. Obrotówka z dostawcą opcja 28.17.18 Pozwala na analizę obrotów w danym okresie czasu z danym dostawcą lub dostawcami według parametru kod dostawcy od...do. Strona 25
Na dzieo Kod dostawcy Tylko otwarte Zbiorczo Okres od...do w ramach którego będą analizowane transakcje z dostawca lub grupą dostawców. Numery dostawców od..do. Czy na wydruku mają się pojawid tylko pozycje otwarte, Np. faktury, zaliczki do dostawców nierozliczone z fakturami TAK- tylko podsumowanie sald według dostawców. NIE- szczegółowe transakcje realizowane na koncie dostawcy, faktury, płatności Strona 26
RACHUNEK KOSZTÓW Kluczowym czynnikiem decydującym o tym, czy firma wytwarza produkt, jest koszt jego wytworzenia. Determinuje on także poziom produkcji. Koszt produkcji z określoną wydajnością zależy nie tylko od ceny koniecznych do tego zasobów - materiałów, robocizny, paliwa, transportu itd.- lecz także od ich ilości koniecznych do osiągnięcia planowanej wydajności. Zależy on także od sposobu wykorzystania przez firmę zasobów stałych, takich jak wielkośd zakładu, w połączeniu z zasobami zmiennymi, takimi jak robocizna, materiał lub wyposażenie. Ważna jest znajomośd kosztów ogółem oraz kosztu jednostkowego produkcji dla różnych poziomów wytwarzania. Koszty bezpośrednie to wszystkie koszty, które można prześledzid aż do pojedynczego produktu. Obejmują one koszty wszystkich materiałów oraz robocizny bezpośredniej dla produktu, a także wszystkie koszty przetwarzania zewnętrznego. Wszystkie koszty produkcji inne niż koszty bezpośrednie są traktowane jako koszty pośrednie, czyli koszty ogólne. Koszty te są klasyfikowane jako stałe lub zmienne: Stałe koszty ogólne nie zmieniają się wraz ze zmianami poziomu produkcji i nie można ich uniknąd w krótkim czasie. Są one ponoszone nawet w przypadku produkcji zerowej. Przykładowe koszty tego typu to koszty administracyjne związane z utrzymaniem budynku (nadzór mienia, sprzątanie, księgowośd, sekretariat, itd.), opłaty ubezpieczeniowe, inne. Zmienne koszty ogólne, nazywane także kosztami wydziałowymi, zmieniają się wraz z poziomem produkcji. Możne je kontrolowad i zmieniad w krótkim czasie poprzez zmianę poziomu produkcji. Przykładowe koszty tego typu to zaopatrzenie, energia, paliwo i koszty transportu. Śledzenie tych kosztów jest ważne przy określaniu kosztów produktu, kosztu ogółem produkcji, wartości zapasów oraz produkcyjności. Po zdefiniowaniu danych indeksu, technologii i struktur produktu można zakooczyd proces rachunku kosztów produktu. Wyliczenie jednostkowego kosztu produktu polega na zsumowaniu kosztów materiałowych zawartych w strukturze produktu oraz kosztów technologicznych tj. kosztów robocizny na gnieździe produkcyjnym (stawka *czas pracy na operacji technologicznej) oraz kosztów wydziałowych określonych jako narzut procentowy w stosunku do robocizny (w zależności od wielkości przedsiębiorstwa narzuty mogą się kształowad od kilkunastu do kilkuset procent). W systemie QAD proces ten odbywa się w dwóch krokach poprzez wykorzystanie opcji : - Zwijanie Kosztów Technologii (14.13.13)- omówione w LAB-4 - Zwijanie Kosztów struktur (13.12.13) - omówione w LAB-4 Zakład Zestaw kosztów Numer indeksu komentarz Identyfikator zakładu z którego pochodzą indeksy, dla których zostaną zwinięte koszty Można zwinąd koszty bieżące lub KG. Domyślnie zwijane są koszty bieżące Określenie indeksu (lub indeksów),dla których zostaną obliczone koszty produkcji, czasu realizacji oraz wydajności ogólem Strona 27
KONTA KOSZTÓW Transakcje wielu modułów powodują utworzenie transakcji KG dla kont związanych z rachunkiem kosztów indeksu. Podstawowe konta na które księgowane są operacje gospodarcze zachodzące w przedsiębiorstwie definiowane są w kartotece kategorii produktów, co zostało omówione na LAB-1 oraz w kartotece wydziałów LAB-4. Pozostałe kartoteki tj. kartoteka kont zapasów, kartoteka kont sprzedaży, kartoteka kodów ruchów zapasów pozwalają na uszczegółowienie kont oraz sposobu księgowania operacji w KG. Kartoteka KONT ZAPASÓW - opcja 1.2.13 Konta zdefiniowane w podstawowej kartotece kategorii produktów można uszczegółowid w kartotece kont zapasów poprzez użycie kombinacji kategorii produktów, zakładu i magazynu. Domyślne subkonta i MPK występują wtedy jeśli takie same subkonta i MPK można zastosowad dla wszystkich występujących kont syntetycznych Konto zapasów Konto, na którym księgowane są zapasy. W zależności od rodzaju zdefiniowanej kategorii produktów mogą to byd zapasy materiałowe, towarów, wyrobów gotowych znajdujących się w magazynie. Na tym koncie odnoszone są również wszelkie ruchy magazynowe tj. wysyłki na zlecenia sprzedaży, przyjęcia na zlecenia zakupu, zwroty wysyłek, wydania i przyjęcia na zlecenia produkcji, wydania i przyjęcia pozaplanowe oraz zmiany zarejestrowane podczas inwentaryzacji. Każdy w wymienionych ruchów wpływa na wartośd stanu zapasów magazynowych poprzez Strona 28
tworzenie transakcji KG Konto braków Konto niezgodn. Zapasów Konto przeszacowania kosztów Konto na którym ujmowane są braki w procesie produkcji. Innym sposobem ewidencji braków produkcyjnych jest przyjęcie zabrakowanych elementów (półproduktów, detali, wyrobów gotowych) do wydzielonego magazynu braków Konto na którym ujmowane są różnice inwentaryzacyjne wynikające z procesu aktualizacji zapasów po inwentaryzacji oraz różnice wynikające z zaokrągleo podczas realizacji sprzedaży w walutach obcych Konto odzwierciedlające przeszacowanie wartości zapasów danego indeksu (transakcje związane z przeszacowaniem wartości indeksu, kopiowanie zestawu kosztów na inny zestaw, kopiowanie kosztu bieżącego na koszt Księgi Głównej). Taka zmiana powoduje wygenerowanie transakcji CST-ADJ, której rozksięgowanie przedstawia się następująco: Strona Wn Konto zapasów Strona Ma Konto przeszacowao (Na przykład: Wn 310.../ Ma 340... lub Wn 601../, Ma 620...) Konto to również jest pobierane podczas zmiany ceny ewidencyjnej indeksu magazynowego w sposób manualny w opcji 1.4.1 lub 1.4.9. Kartoteka KONT SPRZEDAŻY (1.2.17) Konta zdefiniowane w podstawowej kartotece kategorii produktów mogą byd uszczegółowione w kartotece kont sprzedaży poprzez kombinację kategorii produktów, zakładu, typu klienta i kanału sprzedaży. Strona 29
Konto sprzedaży Konto rabatu ze sprzedaży KWS materiałów KWS n.wydziałowych KWS robocizny KWS ogólnozakłądowe KWS podwykon. Konto, na które księgowane są przychody ze sprzedaży danego indeksu. Księgowanie następuje podczas zatwierdzenia faktury sprzedaży (opcja 7.13.4). Konto, na które księgowana jest (po stronie WN) kwota rabatu udzielonego odbiorcy przy sprzedaży danego indeksu. Księgowanie następuje podczas zatwierdzenia faktury sprzedaży (opcja 7.13.4) Konto na które księgowany jest koszt własny sprzedaży w zakresie kosztu materiałowego Konto na które księgowany są koszty wydziałowe obciążające koszt własny sprzedaży Konto na które księgowane są koszty robocizny obciążające koszt własny sprzedaży Konto na które księgowane są koszty pozostałe obciążające koszt własny sprzedaży Konto na które księgowany są nakłady na podwykonawstwo obciążające koszt własny sprzedaży Strona 30
Kartoteka KODÓW RUCHÓW ZAPASÓW- opcja 1.1.9 Kartoteka kodów ruchów zapasów pozwala na zdefiniowanie ruchów zapasów wykorzystywanych przy wydaniach i przyjęciach pozaplanowych. Przesunięcie magazynowe Opis Typ transakcji Konto Kod ruchu zapasów, który będzie się pojawiał w kartotece wydao i przyjęd poza planowych. Kod można zdefiniowad max na 8 znakach, pole alfanumeryczne Opis kodu ruchu zapasów Typ transakcji dla której będzie stosowany kod ruchu zapasów. Należy podad typ transakcji: ISS-UNP dla wydad poza planowych, RCT-UNP- dla przyjęd poza planowych Konto przeciwstawne do konta zapasów, na które będzie wartośd wydania bądź przyjęcia pozaplanowego Strona 31