Warszawa, 21 lutego 2012 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty na usługę opracowania programu części merytorycznej forum gospodarczego pod nazwą Eastern Poland Business Forum, które odbędzie się w województwie świętokrzyskim, w terminie 24-25 maja 2012 roku., zwanego dalej Forum, dla przedsiębiorców oraz jednostek samorządu terytorialnego z Polski Wschodniej. Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej w ramach realizacji Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej Działania I.4, Komponent Promocja I Priorytetu Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI Warszawa, termin: 29 lutego br. III. WARUNKI PODMIOTOWE O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności: - pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Nazwa zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie programu części merytorycznej forum gospodarczego pod nazwą Eastern Poland Business Forum, dalej zwanego Forum, które odbędzie się w województwie świętokrzyskim, w terminie 24-25 maja 2012 roku. Informacje o Forum: 1. Część merytoryczna Forum będzie trwać minimum półtora dnia, pierwszego dnia od ok. godz. 11:00 do 17:00 z jedną godzinną przerwą na lunch oraz co najmniej dwiema 15- minutowymi przerwami kawowymi; drugiego dnia w godzinach ok. 09:00-14:00 z co najmniej dwiema 15-minutowymi przerwami kawowymi oraz zakończy się lunchem. 2. Forum adresowane jest w pierwszej kolejności do: przedsiębiorców oraz inwestorów polskich i zagranicznych, instytucji otoczenia biznesu, podmiotów zainteresowanych inwestycjami w regionie i nawiązaniem współpracy gospodarczej z regionem oraz 1
jednostek samorządu terytorialnego z Polski Wschodniej. Przez Polskę Wschodnią jest rozumianych 5 województw: lubelskie, podkarpackie, podlaskie, świętokrzyskie i warmińsko-mazurskie. W związku z powyższym Zamawiający poszukuje Wykonawcy, który opracuje autorski, szczegółowy program Forum, zgodnie z wytycznymi podanymi poniżej. Wykonawca powinien mieć na uwadze, iż Forum odbywać się będzie cyklicznie w województwie świętokrzyskim, do 2015 roku włącznie, w maju/czerwcu każdego roku, a także fakt, iż Forum takie odbyło się w 2011 roku, którego program stanowi załącznik nr1. W Forum udział wezmą również przedstawiciele odpowiednich resortów i instytucji o dużym znaczeniu dla realizacji projektu: Ministerstwa Gospodarki i Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, Banku Światowego, jak również przedstawiciele świata nauki oraz media. 3. Celem Forum jest tworzenie pozytywnego klimatu gospodarczego makroregionu Polski Wschodniej. Cel ten będzie realizowany poprzez: prezentację i promocję potencjału gospodarczego Polski Wschodniej ze szczególnym uwzględnieniem charakterystyki ekonomicznej i społecznej 5 województw. Z uwagi na cykliczność Forum, każda edycja będzie odznaczać się zindywidualizowaną tematyką oraz odbywać się pod hasłem przewodnim odwołującym się do specyfiki i atutów makroregionu; prezentację istotnych z punktu widzenia gospodarki makroregionu tematów, takich jak: możliwości wykorzystania potencjału intelektualnego makroregionu, transfer know-how z zagranicy, potencjał innowacyjny uczelni i przedsiębiorców prowadzących działalność w makroregionie, wspieranie rozwoju lokalnej przedsiębiorczości oraz eksportu, znaczenie działalności instytucji otoczenia biznesu dla gospodarki makroregionu, budowa infrastruktury, sposoby poszukiwania partnerów biznesowych i nawiązywanie współpracy z partnerami zagranicznymi, możliwości otwarcia się regionu na współpracę z krajami Bliskiego i Dalekiego Wschodu ze szczególnym uwzględnieniem rynku bliskowschodniego, rozwój regionalny i rozwój miast, marketing miejsc, przyszłość kluczowych dla regionu gałęzi gospodarki, aktywizacja regionów zagrożonych bezrobociem i wykluczeniem społecznym; informowanie o możliwościach inwestowania oraz prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Polski Wschodniej; największy success case inwestycyjny regionu; działania PR o projekcie informowanie przedsiębiorców i przedstawicieli samorządu z Polski Wschodniej o działaniach realizowanych w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej (PPGPW) oraz możliwościach udziału w organizowanych przedsięwzięciach; popularyzację innych programów pomocowych (krajowych i unijnych), z których mogą skorzystać firmy działające/rozważające rozpoczęcie działalności na terenie makroregionu, np. programy kredytów eksportowych prowadzone przez instytucje finansowe np. BGK; Usługa będzie obejmować: 1. Wykonawca jest zobowiązany przedstawić 2 autorskie propozycje programu szczegółowego dla Forum w formie agendy z opisem. Każda propozycja programu Forum musi zawierać: a) plan minimum 8 paneli dyskusyjnych/seminariów/sesji tematycznych wraz z: propozycją ich nazw i tezami tematycznymi na takim poziomie szczegółowości, aby Zamawiający mógł bez wątpliwości ocenić zawartość merytoryczną planu; 2
godzinami trwania; listą minimum 10 uczestników dyskusji ze wskazaniem ich danych (dla każdego z paneli, a Zamawiający dokona wyboru 5 uczestników dla każdego z paneli, prelegenci nie powinni się powtarzać); minimum 10 propozycjami tez do dyskusji do każdego z paneli. Jeden panel nie powinien trwać dłużej niż 90 minut oraz musi uwzględniać czas na pytania od uczestników Forum. 2. Zamawiający wymaga, aby w panelach zależnie od tematyki - znaleźli się prelegenci odpowiadający następującej specyfikacji: a) grupa przedstawicieli samorządu lokalnego z Polski Wschodniej, zajmujący co najmniej kierownicze stanowisko, mający co najmniej 3 lata doświadczenia w danej dziedzinie będącej tematem panelu, z Urzędu Marszałkowskiego, Wojewódzkiego lub Urzędu Miasta; b) grupa przedstawicieli środowiska naukowego, co najmniej w stopniu doktora habilitowanego lub równoważnym, mający co najmniej 5 lat doświadczenia w danej dziedzinie, będącej tematem panelu, aktywni zawodowo; reprezentujący nauki ekonomiczne lub społeczne; c) grupa przedstawicieli środowiska przedsiębiorców, aktywni zawodowo, udzielający się w organizacjach zrzeszających przedsiębiorców (klaster, stowarzyszenie etc.) lub zarządzający przedsiębiorstwami z sektora przedsiębiorstw dużych; d) grupa przedstawicieli środowisk opiniotwórczych, eksperci branżowi, osoby medialnie identyfikowane jako uznani specjaliści, posiadający znaczący dorobek naukowy oraz doświadczenie w biznesie. e) grupa przedstawicieli środowiska mediów, dziennikarze mediów ogólnopolskich przygotowujący artykuły, audycje i programy, które przyczyniają się do podniesienia poziomu wiedzy ekonomicznej w społeczeństwie. f) grupa przedstawicieli zagranicznego środowiska biznesowego, ze szczególnym uwzględnieniem obecności przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu, władz samorządowych oraz praktyków biznesu z Bliskiego Wschodu. 3. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia wstępnej listy dostępnych prelegentów, o której mowa w ust. 1 w dniu złożenia oferty. 4. Wykonawca jest zobowiązany przedstawić dwie koncepcje minimum 3 warsztatów podnoszących wiedzę uczestników na temat prowadzenia biznesu i odnoszących się bezpośrednio do tematyki forum; dla ok. 50 uczestników Forum każdy. Warsztaty będą odbywać się równolegle do części panelowej Forum w osobnych salach. Długość każdego z warsztatów: ok. 2h, nie licząc przerw, każdy. Koncepcja warsztatów musi zawierać: co najmniej: tytuł warsztatu, godziny jego trwania, program, po 2 propozycje osoby prowadzącej dany warsztat wraz z uzasadnieniem ich wyboru (Zamawiający dokona wyboru jednej z nich dla każdego z warsztatów). 5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca poinformował uczestników paneli oraz prowadzących warsztaty, o których mowa w ust. 1 i 4 powyżej, o fakcie wskazania ich kandydatur w ofercie składanej Zamawiającemu i uzyskał Ich zgodę na przekazanie Ich danych osobowych Zamawiającemu. Wykonawca zapewnie aby osoby te zawarły z Zamawiającym stosowne umowy na uczestnictwo w Forum (koszty wynagrodzenia pokryje Zamawiający). 3
Inne informacje: 1) Dokładne godziny przeprowadzenia paneli oraz warsztatów zostaną ustalone w porozumieniu z Zamawiającym; 2) Zamawiający zapewnia pełną infrastrukturę konferencyjną tj. salę konferencyjną oraz sale na warsztaty, rzutnik multimedialny, flipchart itp.; 3) Zamawiający zachowuje prawo dokonywania zmian panelistów oraz tematyki paneli; 4) Zamawiający zachowuje prawo dokonywania zmian osób prowadzących warsztaty oraz tematyki warsztatów; 5) Wykonawca legitymować się musi doświadczeniem w przygotowywaniu podobnych wydarzeń, co powinien udokumentować referencjami; 6) Płatność za usługę nastąpi przelewem w ciągu 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego poprawnie wystawionej faktury; podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany protokół odbioru usługi. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego. Do podpisania protokołu odbioru usługi ze strony Zamawiającego upoważnione są: Pani Monika Gąsiorowska lub Pani Anna Krasoń; 7) Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty; 8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania i niedokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych kosztów sporządzenia oferty. 9) Autorskie prawa majątkowe do dzieła stanowiącego przedmiot ofert przechodzą na Zamawiającego z chwilą zawarcia umowy z Wykonawcą wybranej oferty. Zakres nabywanych od Wykonawcy praw autorskich winien zapewnić Zamawiającemu możliwość swobodnego korzystania i rozporządzania Programem Forum na wszystkich polach eksploatacji przez pełny okres trwania ochrony prawno autorskiej, bez konieczności uzyskiwania jakichkolwiek dodatkowych zezwoleń oraz zapewnić prawo wprowadzania zmian, przeróbek, skrótów w Programie Forum lub jego części V. KRYTERIA OCENY OFERTY 1) Ocenie podlega wyłącznie oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Do oferty należy załączyć: kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert; CV proponowanych trenerów i panelistów. 2) Oferty złożone bez wymienionych załączników nie będą podlegały ocenie. 3) Kryteriami oceny są cena brutto za wykonanie usługi = 40% oraz jakość oferty = 60% 4
lp. kryterium znaczenie procentowe kryterium 1. cena K 1 40% 2. jakość K 2 60% Opis kryterium cena (K 1 ): Punkty za cenę zostaną przyznane według następującego wzoru: najniższa cena przedstawiona w ofertach K 1 = -- -------------------------------------------------------- x 100 pkt x 40% cena badanej oferty Opis kryterium jakość (K 2 ): Punkty za jakość zostaną przyznane indywidualnie przez członków komisji oceniającej z uwzględnieniem poniższych podkryteriów: Lp. 1. 2. podkryterium Trafność zaproponowanej w ofercie tematyki do założeń oraz specyfiki Forum: dostosowanie tematyki paneli do postawionych przed Forum celów 0-10 pkt., dostosowanie tematyki warsztatów do postawionych przed Forum celów 0-10 pkt., Trafność do założeń oraz specyfiki Forum zaproponowanych w ofercie: panelistów 0-25 pkt., trenerów prowadzących warsztaty 0-15 pkt. liczba punktów 0 20 0 40 Punkty przyznane przez poszczególnych członków Komisji Przetargowej w ramach kryterium jakość zostaną zsumowane, a następnie podzielone przez liczbę członków komisji dokonujących oceny (średnia arytmetyczna). 4) Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania Zamawiającego, która uzyskała najwyższą liczbę punktów wg podanych kryteriów. 5) Zamawiający informuje, iż maksymalna kwota jaką planuje przeznaczyć na sfinansowanie niniejszego zamówienia to 20.000 zł brutto (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych). VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Termin złożenia ofert 29 lutego br. (decyduje data wpływu oferty do PAIiIZ). Oferty złożone po terminie zostaną odrzucone. Ofertę należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania pod adresem: krzysztof.sawicki@paiz.gov.pl lub faksem na nr (22) 334 99 12 lub pod adresem: Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa z dopiskiem: Część merytoryczna Forum Polski Wschodniej. Osobą do kontaktu jest: Krzysztof Sawicki, tel. 22 334 99 52, krzysztof.sawicki@paiz.gov.pl. 5
Załącznik nr 1 Dzień 1 PROGRAM I FORUM POLSKI WSCHODNIEJ EASTERN POLAND BUSINESS FORUM W KIELCACH, 8-9 GRUDNIA 2011 R. HOTEL ŁYSOGÓRY 11:00 oficjalne otwarcie Forum 11:30-12:15 I panel: Polska Wschodnia: na skrzyżowaniu interesów. 12:15-13:00 II panel: Polska a kryzys strefy euro. 13:00-14:30 przerwa 13:45-15:15 Warsztat na temat aktualnych trendów we wzornictwie przemysłowym. 14:30-15:15 III panel: Miasta stolice regionów. 15:15-16:00 IV panel: Targi najskuteczniejszym sposobem bezpośredniej promocji. Ok. 16:15 Zakończenie części oficjalnej Forum Dzień 2 10:30-11:15 Jeśli nie klastry to co? Organizacje klastrowe jako oddolne inicjatywy biznesowe. 11:15-12:45 Warsztat otwarty: Różnice kulturowe w negocjacjach. 12:45 Podsumowanie i oficjalne zakończenie I Forum Polski Wschodniej. 6
Załącznik nr 2 Miejsce data Pieczęć Wykonawcy Formularz ofertowy Nazwa i adres Wykonawcy:...... Tel..... Faks... Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na usługę opracowania programu części merytorycznej forum gospodarczego Eastern Poland Business Forum, które odbędzie się w województwie świętokrzyskim, w terminie 24-25 maja 2012 roku oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę brutto w zł:... Lp. Tytuł usługi 1. Opracowanie programu części merytorycznej forum gospodarczego Eastern Poland Business Forum, które odbędzie się w województwie świętokrzyskim, w terminie 24-25 maja 2012 roku. Wartość brutto całej usługi: Wartość netto _, zł Podatek VAT Wartość brutto Wykonawca funkcjonuje na rynku od... (miesiąc/rok). Oświadczamy, że : nie jesteśmy podmiotem powiązanym z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.); zapoznaliśmy się z treścią ogłoszenia i akceptujemy bez zastrzeżeń jego treść; w przypadku wyboru naszej oferty przeniesiemy za Zamawiającego pełnię autorskich praw materialnych do Programu Forum, zawierając stosowną umowę wg wzoru przedstawionego przez Zamawiającego; uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert; Zobowiązujemy się do wykonania usługi zgodnie z wytycznymi wyszczególnionymi w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. 7
Załącznikami do niniejszej oferty są: 1. kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2. referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert; 3. CV proponowanych trenerów i panelistów. czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 8
Załącznik nr 3 PROTOKÓŁ ODBIORU wzór Protokół sporządzono dnia:. Działając na mocy pomiędzy Polską Agencją Informacji i Inwestycji S.A., a. Strony potwierdzają wykonanie i odebranie:.. Uwagi Zamawiającego/Wykonawcy: Brak Odbioru dokonali: 1. W imieniu Zamawiającego: 2. W imieniu Wykonawcy:.. Niniejszy protokół stanowi podstawę wystawienia faktury VAT. Podpisy: Zamawiający Wykonawca 9