PROTOKÓŁ NR 03 Z POSIEDZENIA RADY NADZORCZEJ W.S.M. JASIEŃ W GDAŃSKU W DNIU 08.04.2013R. W zebraniu udział wzięli: - Członkowie Rady Nadzorczej 5 osób zgodnie z listą obecności - Prezes Zarządu Wojciech Sochacki - Główny Księgowy Elżbieta Plewińska - Chmura - Radca Prawny Joanna Gibas Kobierecka - Specjalista ds. Gospodarki Cieplnej i Eksploatacji Kotłowni Sławomir Kopiejć Proponowany porządek obrad: 1. Otwarcie posiedzenia Rady Nadzorczej. 2. Przyjęcie porządku obrad posiedzenia Rady Nadzorczej. 3. Przyjęcie protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej w dniu 06.03.2013 r. 4. Analiza wykonania Planu rzeczowo finansowego w 2012 roku. 5. Omówienie bezpieczeństwa i problemów z tym związanych na terenie W.S.M. Jasień z zaproszonymi przedstawicielami Policji, Straży Miejskiej, ZDiZ oraz firmy STOLEM. 6. Omówienie przeglądów gwarancyjnych przypadających w 2013 roku na wykonane roboty remontowe. 7. Analiza kosztów produkcji ciepła za 2011 i 2012 rok w przedszkolu i pawilonie handlowym Damroki 1. 8. Analiza rozliczenia ciepła w Spółdzielni za 2012 rok w porównaniu do 2011 roku. 9. Informacja Zarządu z przebiegu windykacji w lutym i marcu 2013 r. 10.Dostosowanie do obowiązującego Statutu W.S.M. Jasień : Regulaminu określającego zasady uczestnictwa w wydatkach związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości oraz ustalania opłat za lokale w W.S.M. Jasień, Regulaminu Rady Nadzorczej W.S.M. Jasień, Regulaminu Zarządu W.S.M. Jasień. 11.Stan środków na rachunkach bankowych. 12.Informacja Zarządu z przebiegu akcji zima w lutym i marcu 2013. 13.Podjęcie uchwał w sprawie skreśleń i przyjęć w poczet członków W.S.M. Jasień. 14.Informacja z dyżuru członka Rady Nadzorczej. 15.Wolne głosy i wnioski. 16.Wnioski członków RN do porządku obrad następnego posiedzenia RN. 17.Zakończenie obrad. Ad. 1 Otwarcie posiedzenia Rady Nadzorczej. 1
Posiedzenie Rady Nadzorczej otworzył Przewodniczący Rady Nadzorczej Pan Karol Surmak. Ad. 2 Przyjęcie porządku posiedzenia Rady Nadzorczej. Przewodniczący Rady Nadzorczej wniósł do porządku obrad rozszerzenie punktu 3 o przyjęcie protokołu z dnia 25.03.2013 r. Poprawka została przyjęta jednogłośnie. Rozszerzony porządek obrad został przyjęty jednomyślnie i przedstawia się następująco: 1. Otwarcie posiedzenia Rady Nadzorczej. 2. Przyjęcie porządku obrad posiedzenia Rady Nadzorczej. 3. Przyjęcie protokołów z posiedzeń Rady Nadzorczej w dniach 06.03.2013 r. i 25.03.2013 r. 4. Analiza wykonania Planu rzeczowo finansowego w 2012 roku. 5. Omówienie bezpieczeństwa i problemów z tym związanych na terenie W.S.M. Jasień z zaproszonymi przedstawicielami Policji, Straży Miejskiej, ZDiZ oraz firmy STOLEM. 6. Omówienie przeglądów gwarancyjnych przypadających w 2013 roku na wykonane roboty remontowe. 7. Analiza kosztów produkcji ciepła za 2011 i 2012 rok w przedszkolu i pawilonie handlowym Damroki 1. 8. Analiza rozliczenia ciepła w Spółdzielni za 2012 rok w porównaniu do 2011 roku. 9. Informacja Zarządu z przebiegu windykacji w lutym i marcu 2013 r. 10. Dostosowanie do obowiązującego Statutu W.S.M. Jasień : Regulaminu określającego zasady uczestnictwa w wydatkach związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości oraz ustalania opłat za lokale w W.S.M. Jasień, Regulaminu Rady Nadzorczej W.S.M. Jasień, Regulaminu Zarządu W.S.M. Jasień. 11. Stan środków na rachunkach bankowych. 12. Informacja Zarządu z przebiegu akcji zima w lutym i marcu 2013. 13.Podjęcie uchwał w sprawie skreśleń i przyjęć w poczet członków W.S.M. Jasień. 14. Informacja z dyżuru członka Rady Nadzorczej. 15. Wolne głosy i wnioski. 16. Wnioski członków RN do porządku obrad następnego posiedzenia RN. 17. Zakończenie obrad. Ad. 3 Przyjęcie protokołów z posiedzeń Rady Nadzorczej w dniu 06.03.2013 r. i 25,03.2013 r. Protokół nr 01 z posiedzenia Rady Nadzorczej w dniu 06.03.2013 r. został przyjęty jednogłośnie. Protokół nr 02 z posiedzenia Rady Nadzorczej w dniu 25.03.2013 r. został przyjęty jednogłośnie. 2
Ad. 4 Analiza wykonania Planu rzeczowo finansowego w 2012 roku. Szczegółowa analiza porównawcza z wykonania poszczególnych pozycji planu rzeczowo finansowego w 2012 roku została przekazana Członkom Rady Nadzorczej w materiałach. Główna Księgowa udzieliła odpowiedzi i wyjaśnień na zadawane pytania. Ad. 5 Omówienie bezpieczeństwa i problemów z tym związanych na terenie W.S.M. Jasień z zaproszonymi przedstawicielami Policji, Straży Miejskiej, ZDiZ oraz firmy STOLEM. Na posiedzenie Rady Nadzorczej celem omówienia bezpieczeństwa na osiedlu przybyli zaproszeni goście: przedstawiciele Staży Miejskiej w Gdańsku, Policji i ZDiZ. Członkowie Rady Nadzorczej skierowali szczególną prośbę do służb porządkowych o systematyczne przypilnowanie przestrzegania ciszy nocnej w nadchodzącym okresie wiosenno letnim na terenie Osiedle ze szczególnym uwzględnieniem parku osiedlowego. Przedstawiciel ZDiZ poinformował, że na bieżący rok zaplanowane jest wprowadzenie na osiedlu Jasień strefy ograniczenia prędkości do 30 km/godz. i skrzyżowań równorzędnych oraz likwidacja oznakowania ścieżek rowerowych na terenie Osiedla, co umożliwi parkowanie samochodów. Przedstawiciele Straży Miejskiej od miesiąca maja br. będą przeprowadzać kontrole przestrzegania sprzątania odchodów psich przez ich właścicieli. W przypadku pozostawiania zanieczyszczeń po swoich pupilach ich właściciele będą karani mandatami. Dzielnicowy Jasienia omówił wykroczenia przeciwko prawu, jakie w ostatnim czasie miały miejsce na Jasieniu, głównie są to kradzieże samochodów, a także uszkodzenia samochodów. Bardzo mało jest zgłoszeń o napadach i wybrykach chuligańskich. Dzielnicowy zwrócił się z prośbą o nie pozostawianie wartościowych rzeczy takich jak telefony komórkowe, czy nawigacje w samochodach, a na klatkach schodowych takich jak wózki czy rowery. Prezes Zarządu poprosił Dzielnicowego o zwiększenie, w miarę możliwości, patroli policyjnych na terenie Spółdzielni. Ad. 6 Omówienie przeglądów gwarancyjnych przypadających w 2013 roku na wykonane roboty remontowe. Informacji udzielił Prezes Zarządu. W tym roku zostanie wykonanych 5 przeglądów gwarancyjnych na wykonane w minionym czasie roboty remontowe /PHU Labar 2, FRB Kaszuby 2, BONITERM 1/. W dalszej kolejności podał terminy, po jakich stosowne przeglądy zostaną wykonane. Ad. 7 Analiza kosztów produkcji ciepła za 2011 i 2012 rok w przedszkolu i pawilonie handlowym Damroki 1. 3
Zestawienie kosztów produkcji ciepła za 2011 i 2012 rok przedłożone w materiałach omówił Specjalista ds. gospodarki cieplnej, następnie udzielał wyjaśnień na zadawane pytania. Ad. 8 Analiza rozliczenia ciepła w Spółdzielni za 2012 rok w porównaniu do 2011 roku. Po przeanalizowaniu przedłożonych informacji Rada Nadzorcza zobowiązała Zarząd do przygotowania analizy: jak kształtuje się koszt 1GJ wyprodukowanego w naszej Spółdzielni w porównaniu do cen 1GJ innych producentów ciepła. Ad. 9 Informacja Zarządu z przebiegu windykacji w lutym i marcu 2013 r. Główna Księgowa przedłożyła Radzie Nadzorczej zestawienie zaległości na 28.02.2013 r. i 31.03.2013 r. Zaległości czynszowe na koniec marca br. w porównaniu do danych z końca lutego br. zmalały o 39 806,15 zł. Kancelaria prawna w lutym wysłała 9 nakazów zapłaty, 1 wniosek o klauzulę wykonalności i 1 wniosek o wszczęcie egzekucji, w marcu 2013 wysłała 62 wezwania ostateczne do zapłaty, 1 nakaz, 9 wniosków o klauzulę wykonalności i 5 wniosków o wszczęcie egzekucji. Pan Piotr Cichowski opuścił salę obrad. Ad. 10 Dostosowanie do obowiązującego Statutu W.S.M. Jasień : Regulaminu określającego zasady uczestnictwa w wydatkach związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości oraz ustalania opłat za lokale w W.S.M. Jasień, Regulaminu Rady Nadzorczej W.S.M. Jasień, Regulaminu Zarządu W.S.M. Jasień. W związku z zarejestrowaniem zmian do Statutu Radca Prawny dokonuje przeglądu obowiązujących w W.S.M. Jasień regulaminów. W dniu dzisiejszym Radca prawny omówiła regulaminy: Regulamin określający zasady uczestnictwa w wydatkach związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości oraz ustalania opłat za lokale w W.S.M. Jasień, Regulamin Rady Nadzorczej W.S.M. Jasień, Regulamin Zarządu W.S.M. Jasień. Rada Nadzorcza zatwierdziła zmiany do Regulaminu określającego zasady uczestnictwa w wydatkach związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości oraz ustalania opłat za lokale w W.S.M. Jasień Za 4, przeciw 0. Uchwała Nr 15/2013 W dalszej kolejności Radca prawny poinformowała, że zmian dostosowujących do Statutu wymaga Regulamin Rady Nadzorczej. Propozycje zmian przedłożone Radzie Nadzorczej zostaną przedstawione Walnemu Zgromadzeniu, jako organowi zatwierdzającemu powyższy regulamin. 4
Regulamin Zarządu nie wymaga zmian dostosowujących do nowego Statutu. Ad. 11 Stan środków na rachunkach bankowych. Główna księgowa przedstawiła stan środków finansowych na kontach bankowych. Ad. 12 Informacja Zarządu z przebiegu akcji zima w lutym i marcu 2013. Prezes Zarządu omówił przebieg akcji zima w bieżącym roku. W lutym br. koszt akcji zima wyniósł 33187,13 zł, w marcu - 32643,60 zł. Łącznie w okresie 01.01.2013 31.03.2013 na akcję zima wydano 102 864,78 zł. Ad. 13 Podjęcie uchwał w sprawie skreśleń i przyjęć w poczet członków W.S.M. Jasień. (...)Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych Ad. 14 Informacja z dyżuru członka Rady Nadzorczej. Na dyżur pełniony w dniu 04.03.2013 r. nikt się nie zgłosił. Ad. 15 Wolne głosy i wnioski. Prezes Zarządu poinformował o otrzymanym od Stowarzyszenia Jasień piśmie z prośbą o wyrażenie zgody na nieodpłatne użyczenie terenu Parku Osiedlowego i podłączenie pod zasilanie oświetlenia parkowego dmuchanych zabawek, z których będą mogły korzystać bezpłatnie dzieci w dniu 01.06.2013 r. w godz. 10.00 19.00. Rada Nadzorcza na powyższe wyraziła zgodę. Następnie Prezes poinformował, że prace związane z przeprowadzaniem przetargów przebiegają prawidłowo. W wyniku przeprowadzonych już przetargów zostały podpisane umowy na sprzątanie po zimie, wymianę piasku w piaskownicach i na pielęgnację zieleni. Członek Rady Nadzorczej postawił wniosek o przeprowadzenie przetargu na obsługę informatyczną Spółdzielni. Główna księgowa przedstawiła koszty składające się na ww. obsługę: Opłata za dozór autorski nad pakietem systemów komputerowych DOM-IV. Autorem programów jest firma SACER (...)Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych Nadzór techniczny nad siecią komputerową i sprzętem (komputery, drukarki) w Sp-ni wykonuje Firma ADMIN Usługi Komputerowe. (...)Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych 5
W ramach nadzoru wykonywane są następujące czynności : comiesięczny, kompleksowy przegląd i konserwacja sieci oraz poszczególnych stacji roboczych wraz z drukarkami, usuwanie zauważonych lub zgłoszonych usterek, modyfikacja konfiguracji stacji już zainstalowanych wg potrzeb firmy, aktualizacja programów antywirusowych, opieka serwisowa pakietu DOM IV comiesięczne archiwizowanie danych wskazanych przez użytkownika, pomoc techniczna na każde żądanie przez telefon lub przyjazd do firmy, gdy awarii nie można usunąć telefonicznie Certyfikaty kwalifikowane ZUS (podpis elektroniczny) Współpraca Zarządu z ww. firmami układa się dobrze Zarząd nie wnosi żadnych uwag. Wniosek członka Rady został poddany pod głosowanie. Głosowało 4 Członków. Za przeprowadzeniem przetargu oddano 1 głos, 2 głosy przeciw, 1 wstrzymał się. Wniosek nie został przyjęty. W dniu 27.04.2013 r. odbędzie się organizowany przez Szkołę Podstawową nr 85 i UKS Jasieniak Rodzinny Festyn Sportowy. W trakcie festynu, na prośbę Zarządu Spółdzielni, odbędą się dodatkowo konkursy uczące segregacji śmieci zgodnie z obowiązującą od 01.07.2013 r. Ustawą o odpadach. Prezes Zarządu zaproponował, by Spółdzielnia dofinansowała planowany festyn kwotą 500 zł z przeznaczeniem na zakup nagród dla zwycięzców konkursów. Rada Nadzorcza poparła propozycję. Członkowie Rady Nadzorczej zwrócili się do Zarządu z prośbą o zastanowienie się nad przygotowaniem na Walne Zgromadzenie skróconego sprawozdania Zarządu. Ad. 16 Wnioski członków RN do porządku obrad następnego posiedzenia RN. Brak wniosków. Ad. 17 Zakończenie obrad. Przewodniczący Rady Nadzorczej podziękowała Zebranym za przybycie i zamknął obrady. PRZEWODNICZĄCY RADY NADZORCZEJ KAROL SURMAK 6