Nadanie online Zarządzanie przesyłkami Innowacyjne rozwiązania DHL Emailship Instrukcja obsługi DHL EMAILSHIP SZYBKO I ŁATWO DHL emailship jest prostym i łatwym w obsłudze narzędziem elektronicznym służącym do nadania przesyłki międzynarodowej. Za jego pomocą użytkownicy mogą przygotować i wydrukować listy przewozowe, formularze przesyłki, dokumenty celne i formularze odbioru oraz przesłać je pocztą elektroniczną co skraca czas poświęcany na te czynności! DHL emailship stanowi idealne rozwiązanie dla firm mających wielu użytkowników oraz rozproszone lokalizacje. Korzyści: Formularz w formacie PDF do pobrania ze strony www.dhl.com.pl Czytelne i łatwe do wypełnienia pola Możliwość otrzymywania powiadomień o doręczeniu na wiele adresów e-mail Przesyłanie e-mailem informacji o kosztach wysyłki dla Klientów płacących gotówką Zapisywanie do 50 adresów odbiorców Dostęp do pełnej oferty produktów DHL Express
PIERWSZE KROKI DHL emailship nie wymaga rejestracji, a raz pobrany formularz PDF można używać wielokrotnie i całkowicie bezpłatnie. Aby zacząć korzystać z DHL emailship potrzebujesz: komputer PC z dostępem do Internetu, drukarkę laserową, aktywne konto e-mail, numer konta DHL z dostępnym kredytem lub możliwością płatności gotówkowej przy odbiorze. Wymagania dotyczące oprogramowania: Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows NT 4.0 Microsoft Windows XP Adobe Acrobat Reader 8 POBIERANIE DHL EMAILSHIP Wejdê na polskà stron DHL Krok 1: Pobierz aplikację DHL emailship ze strony www.dhl.com.pl. Otwórz menu Express i wybierz Centrum informacji. Kliknij na link Zaawansowane programy, a następnie wybierz zakładkę DHL emailship. Krok 2: Kliknij na link Przygotuj swoją przesyłkę teraz, aby go rozwinąć. Żeby rozpocząć pobieranie, kliknij na link DHL emailship - formularz. Zakładka DHL emailship Link do pobrania formularza
WYPEŁNIANIE FORMULARZA PRZESYŁKI Formularz przesyłki Po pobraniu formularza PDF dostępne są trzy formularze DHL emailship: Formularz wysyłki Dokument celny (opcjonalny) Formularz odbioru (opcjonalny) DHL emailship pomaga sprawdzić wprowadzone dane oraz wskazuje, gdzie jest wymagana korekta. Krok 1: Informacje dotyczàce płatnika, ubezpieczenia i nadawcy (Sekcje 1 i 2) Dane odbiorcy: Przycisk Lista (Sekcja 3) Wskaż, kto będzie ponosić koszty przesyłki oraz wprowadź numer konta płatnika, o ile wymaga tego wybrany sposób płatności. Kliknij na pole Tak, aby ubezpieczyć przesyłkę, wprowadź wartość ubezpieczenia i walutę. Wszystkie wymagane pola w Formularzu przesyłki zaznaczone są gwiazdką (*). W przypadku zaznaczenia opcji Przesyłka pobraniowa, pola Numer rachunku płatnika oraz Numer rachunku nadawcy można pozostawić niewypełnione. Krok 2: Wprowadź wszystkie wymagane dane dotyczące nadawcy. Krok 3: Wprowadź wszystkie wymagane dane dotyczące odbiorcy. Klikając na żółty przycisk Lista, można wyszukać zapisane wcześniej adresy. Wskazówka Dzięki narzędziu DHL emailship możesz zapisać do 50 adresów.
Produkty i usługi, dane dotyczàce przesyłki i jej zawartoêci (Sekcje 4-6) Informacje celne oraz zgoda z nadawcà (Sekcje 7 i 8) Krok 4: Wybierz odpowiedni rodzaj przesyłki z rozwijanego menu Typ. Wybierz preferowany produkt DHL z rozwijanego menu Produkt. Aby powiadomienie o doręczeniu zostało przesłane określonym osobom, zaznacz pole Informacja o doręczeniu i wprowadź do pięciu adresów e-mail rozdzielonych znakiem ;. Dostępne produkty mogą obejmować usługę Express z opcją dostawy porannej oraz usługę Economy Select. Jeśli wybrany produkt nie jest dostępny w kraju docelowym, wówczas otrzymasz e-mail z informacją o konieczności wybrania innego produktu. Krok 5: Wprowadź liczbę paczek, wagę oraz wymiary. Kliknij na niebieski link Więcej, jeśli chcesz dodać dodatkowe linie w tabeli. Dla każdej paczki zostanie wygenerowany list przewozowy do wydrukowania. Krok 6: Wprowadź opis zawartości oraz ilość. WyÊlij do DHL Krok 7: Zaznacz rodzaj eksportu. Wskaż, kto opłaca podatki i opłaty. Wskazówka Wskazówka Po wypełnieniu formularzy niezbędnych do wysyłki, kliknij na pole Przygotuj przesyłkę. Jeśli klient posiada stałe zlecenie odbioru przesyłek i płatność dokonywana jest poprzez konto DHL, wówczas nie ma potrzeby zaznaczania pola Zleć odbiór. Jeśli płatność dokonywana jest gotówką, wówczas należy zaznaczyć pole Zleć odbiór. Informacje w Sekcji 7 wymagane są jedynie w przypadku przesyłek niezawierających dokumentów. Krok 8: Przeczytaj Umowę z nadawcą. Kliknij na link Zasady i warunki, aby zapoznać się z zasadami i warunkami przewozów DHL Express. Zaznacz pole Akceptuję. Kliknij Wyślij do DHL, aby przekazać DHL informacje o przesyłce.
WYPEŁNIANIE DOKUMENTU CELNEGO (OPCJONALNE) Dokumenty celne Dokumenty celne należy wypełnić w przypadku nadania niedokumentowych przesyłek międzynarodowych, wymagających dokumentacji celnej. Krok 1 i 2: Narzędzie DHL emailship automatycznie uzupełni dane adresowe nadawcy i odbiorcy w sekcjach 1 i 2, wykorzystując informacje wprowadzone w Formularzu przesyłki. Krok 3: Wprowadzenie informacji dotyczących osoby trzeciej jest niezbędne w przypadku, gdy na fakturze zaznaczono, iż opłaty ponosi osoba trzecia. Krok 4: Otwórz rozwijane menu Rodzaj faktury i wybierz jej rodzaj. Data zostanie uzupełniona automatycznie. Wprowadź numer faktury i ewentualnie znak referencyjny przesyłki. Krok 5: Część z pól Warunki wysyłki zostanie uzupełniona automatycznie przy wykorzystaniu danych wprowadzonych w Formularzu przesyłki. Uzupełnij pozostałe pola. Krok 6: Klikając na pole możesz wprowadzić komentarz. Otwórz rozwijane menu i wybierz wymagane warunki przewozu. Opis przedmiotu (Sekcja 7) Krok 7: Wprowadź wymagane informacje dotyczące przedmiotu. Aby dodać dodatkowe rzędy dla wielu paczek, kliknij przycisk Dodaj następny element. Maksymalnie można dodać 10 rzędów. Aby usunąć rząd, kliknij przycisk X z lewej strony rzędu, który ma zostać usunięty.
WYPEŁNIANIE FORMULARZA ODBIORU PRZESYŁKI (OPCJONALNE) Formularz odbioru przesyłki Formularz odbioru przesyłki może zostać użyty w przypadku, gdy Klient nie posiada stałego zlecenia odbioru przesyłek DHL. Wypełnienie Formularza odbioru jest wymagane w przypadku dokonywania płatności gotówką przy odbiorze przesyłki. Krok 1: Jeśli dane dotyczące adresu odbioru przesyłki są zgodne z danymi adresowymi nadawcy wprowadzonymi w Formularzu przesyłki, wówczas kliknij na przycisk Kopiuj dane nadawcy w celu automatycznego wypełnienia pól. W przeciwnym wypadku, kliknij na pole, aby wpisać adres odbioru. Szczegóły odbioru, szczegóły dotyczàce lokalizacji, instrukcje specjalne (Sekcje 2-4) W przypadku dokonywania płatności gotówką przy odbiorze przesyłki, informacje wprowadzone w Formularzu przesyłki zostaną automatycznie uzupełnione w odpowiednich polach Formularza odbioru przesyłki. Krok 2: Wprowadź obowiązkowe dane dotyczące odbioru. Krok 3: Zaznacz typ lokalizacji jako Firma albo Adres zamieszkania. Kliknij pole, aby przekazać precyzyjny opis lokalizacji przesyłki. Krok 4: Dodatkowe instrukcje dla kuriera odbierającego przesyłkę wprowadź w polu Instrukcje specjalne. WyÊlij do DHL Po wypełnieniu niezbędnych formularzy należy zaznaczyć pole Przygotuj przesyłkę u góry Formularza przesyłki lub Formularza odbioru przesyłki. W przypadku posiadania rachunku ze stałym zleceniem odbioru przesyłek DHL nie ma potrzeby zaznaczania pola Zleć odbiór. Kliknij na przycisk Wyślij do DHL, aby przekazać DHL informacje o przesyłce.
POTWIERDZENIE E-MAIL ORAZ DOKUMENTY PRZESYŁKI Zlecenie przesyłki e-mailem Krok 1: Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych formularzy i kliknięciu przycisku Wyślij do DHL pojawi się okno wiadomości e-mail w domyślnym, zainstalowanym w systemie programie pocztowym. Wiadomość ta będzie zawierać wszystkie informacje, które zostały wprowadzone w formularzach DHL emailship, w tym koszty przesyłki za wybrany produkt DHL. Wyślij e-mail ze zleceniem przesyłki do DHL. E-mail potwierdzajàcy zlecenie przesyłki z załàczonym listem przewozowym Krok 2: Po przesłaniu e-mailem zlecenia przesyłki otrzymasz wiadomość potwierdzającą to zlecenie. E-mail ten będzie zawierał wszystkie niezbędne dokumenty dotyczące przesyłki oraz informację, ile razy należy wydrukować każdy z dokumentów.
List przewozowy EXPRESS WORLDWIDE DHL EmailShip 03.10.01 / *90-1310* WPX From : HURTOWNIA Origin: JAN KOWALSKI GDN JAGIELONSKA 89 80-298 GDANSK Poland Contact: 1234567 To : Contact: TORRES 00112123456 JOHN BROWN 571 STR 123 10017 NEW YORK United States Of America. US-ZYP-TS2. C Reference:DZIAL EKSPORTU Day Time Date: Pce/Shpt Weight Piece 2014-04-041.5/4.5 kg 1/2 Krok 3: List przewozowy należy wydrukować i dołączyć do każdej paczki wchodzącej w skład przesyłki. Wskazówka Dokumenty przesyłki w formacie PDF mogą zostać zapisane na komputerze w celu ich wykorzystania w przyszłości. Aby śledzić przesyłkę wejdź na stronę www.dhl.com.pl i wprowadź numer listu przewozowego. Contents:toys s amples WAYBILL 17 9161 4252 (2L)US10017+48000001 (J) JD01 4600 0004 6627 0747 Odbiór przesyłki Faktura handlowa Shipment From HURTOWNIA JAN KOWALSKI JAGIELONSKA 89 Shipment To TORRES JOHN BROWN 571 STR 123 Shipment Receipt GDANSK 80-298 NEW YORK 10017 Poland United States Of America 1234567 00112123456 Shipment Details International Information Date of Shipment : 2014-04-04 Declared Value :PLN 30 Air Waybill Number : 1791614252 Duties and Taxes :Paid by Receiver Service Type : EXPRESS WORLDWIDE NONDOC(WPX) Number of Pieces : 2 Total Weight : 4.5 kg Special Services Insured Amount : PLN 30 Delivery Notification Service Volumetric Weight : 10.4 kg Insurance Service Estimated Charges : RAS : Fuel Surcharge : Shipper: HURTOWNIA JAN KOWALSKI JAGIELONSKA 89 GDANSK 80-298 Poland Phone: 1234567 VAT/GST No: Receiver: TORRES JOHN BROWN 571 STR 123 NEW YORK 10017 United States Of America Phone: 00112123456 VAT/GST No: Bill To Third Party: Date: Comments: Full Description of Goods QTY UOM Commodity Unit Subtotal Code Value Value Proforma Invoice 2014-04-04 Invoice Number: 1/2014 Shipment Reference: 12345 Airway Bill Number: Unit Net Weight 1791614252 Subtotal Weight Country of Origin Billing Information Payment Type : Shipper Account 1 small car 2 fishing rod 1 1 pc pc 10 20 10 20 1 2 1 2 Poland Poland Reference Information Reference : DZIAL EKSPORTU Description of Contents toys samples Piece ID (ISO_LP) JD01 4600 0004 6627 0747 1.5 JD01 4600 0004 6627 0748 3 Piece Weight Total Declared Value: 30 PLN Total Net Weight: 3.0 kg Total Pieces: 2 Total Gross Weight: 4.5 kg Payer of Type of Export: Terms of Receiver (No: ) Permanent bank transfer Currency Code: Incoterm: PLN DAP - Delivered At Place I/We hereby certify that the information of this invoice is true and correct and that the contents of this shipment are as stated above. Signature: * All charges shown are estimate only, subject to change without notice. Position in Company: Shipping Consultant Company Stamp:
Więcej informacji uzyskasz w Help Desk ecom DHL: tel. 22 54 64 240 cahelp@dhl.com