nazwa dokumentu 44001201 data 2004-11-23 dotyczy 01 system wersja 4.40.012 autor Paweł Marciniak skrócony opis Dodanie do programu współpracy z systemem sprzedaży mobilnej Psion, wyposażonym w oprogramowanie firmy AXED (testowano z wersją 5.56). Dzięki nowej funkcji zyskujemy mechanizm do wymiany informacji między przenośnym systemem sprzedaży a programem 01SYSTEM. W prosty sposób importujemy dokumenty sprzedaży, zamówienia, aktualizujemy stany magazynowe, kontrahentów i płatności w centrali firmy. UWAGA: opisywana opcja programu dostępna jest dla użytkowników, którzy zakupili moduł obsługi urządzeń mobilnych. Program 01SYSTEM został przystosowany do wymiany informacji z systemem sprzedaży mobilnej Psion, wyposażonym w oprogramowanie AXED. Psion jest minikomputerem, zapewniającym kompleksową obsługę pracy akwizytora lub też przedstawiciela handlowego. Pozwala na wystawianie dokumentów sprzedaży, zamówień oraz dokumentów kasowych na podstawie danych przesłanych z centrali firmy wyposażonej w 01SYSTEM. Schemat pracy z urządzeniem polega na wykonaniu następujących czynności: - załadunek Psiona danymi z 01SYSTEMU - wyjazd w trasę, praca z Psionem - powrót do firmy, import danych z Psiona do 01SYSTEM Każdy Psion musi posiadać swój własny, zewnętrzny magazyn w 01SYSTEM, wymóg ten jest związany z zapewnieniem sprawnej, bezkolizyjnej obsługi numeracji importowanych dokumentów. Obsługa Psiona jest dostępna w opcji: Gospodarka magazynowa Dodatkowe funkcje Urządzenia mobilne. Możemy tutaj dokonać konfiguracji, załadować Psiona, zaimportować dane z Psiona lub przejrzeć dziennik pracy użytkownika Psiona. Sama konfiguracja jest również dostępna w opcji Administrator Urządzenia mobilne. Rozpoczęcie pracy W pierwszej kolejności należy zainstalować program realizujący fizyczną komunikację z Psionem. Program ten dostarczany jest wraz z 01SYSTEM-em (gdy nabyliśmy moduł obsługi urządzeń mobilnych). Katalog, w którym znajdują się pliki związane z obsługą Psiona, będziemy w dalszej części nazywać katalogiem wymiany. Domyślnie jest to podkatalog AXED znajdujący się w głównym katalogu programu 01SYSTEM. Kolejny krok to ustalenie konfiguracji Psiona poprzez program config.exe. Program ten znajduje się w katalogu wymiany. Opis tego programu oraz znaczenie poszczególnych opcji można znaleźć w dokumentacji Psiona. Opisywana konfiguracja wykonywana jest tylko jednorazowo, chyba że ulegną zmianie ustalone w niej informacje, np. dane teleadresowe firmy. Oczywiście nie mają tutaj znaczenia dane dotyczące obowiązujących, aktualnych numerów dokumentów, są one generowane automatycznie bez potrzeby ingerencji ze strony użytkownika. Dalszy krok to konfiguracja komunikatora RCOM z katalogu wymiany. Opis konfiguracji znajduje się w dokumentacji Psiona. Następnie należy utworzyć magazyn zewnętrzny dla Psiona. Wymaga się aby w parametrach magazynu ustawić wspólną numerację dla dokumentów sprzedaży typu FV i FF. Współpraca z Psionem została zorganizowana w ten sposób, iż mamy możliwość załadunku (eksportu) do urządzenia kartotek, stanów magazynowych, odbiorców, oraz płatności, importujemy z kolei dokumenty sprzedaży typu FV, FF oraz wydanie WZ, dowody zapłat za faktury: KP, zamówienia odbiorcy oraz dane adresowe nowych kontrahentów.
Konfiguracja Konfiguracja Psiona z poziomu 01SYSTEMU jest dostępna w opcji Gospodarka magazynowa Funkcje dodatkowe Urządzenia mobilne oraz również w Administrator Urządzenia mobile. Musimy tutaj wskazać ścieżkę do katalogu wymiany z Psionem, określić standard polski liter w urządzeniu: L:Latin lub M:Mazovia oraz wybrać cennik z którego mają być przesyłane ceny sprzedaży pozycji, obowiązujące w Psionie. Mimo, że w Psionie mamy tylko jedną cenę sprzedaży, można ją w trakcie prowadzenia sprzedaży dowolnie zmieniać, o ile oczywiście jest to zaznaczone w konfiguracji samego urządzenia. Należy również pamiętać o tym aby wybrany standard polskich liter był identyczny z ustawieniem w pliku konfiguracji Psiona (plik konfiguracji jest tworzony/edytowany za pomocą config.exe). Załadunek Psiona Załadunek Psiona, czyli eksport danych powinien odbywać się przed wyjazdem Psiona w trasę. W trakcie eksportu, system oprócz wybranych przez nas danych, przesyła aktualną konfigurację Psiona z katalogu wymiany. W konfiguracji tej są zawarte min. aktualne numery dokumentów. Należy zwrócić uwagę na to, że aż do wykonania importu z Psiona, nie można wystawiać w magazynie żadnych dokumentów sprzedaży FV i FF oraz dokumentów kasowych KP. Wynika to z tego, iż dokumenty z Psiona są importowane z oryginalnymi numerami nadanymi w trakcie pracy na Psionie. Numery te pokryłyby się z numerami nadanymi dokumentom wystawionym przed importem z urządzenia. Pozostałe dokumenty typu WZ oraz zamówienia są importowane bez swoich oryginalnych numerów, więc tutaj nie ma takiej konieczności. Eksport danych do Psiona jest dostępny w opcji Gospodarka magazynowa Funkcje dodatkowe Urządzenia mobile Eksport. W wywołanym oknie wyboru mamy możliwość ustalenia zakresu eksportowanych danych. Okno zostało podzielone na trzy grupy. Pierwsza grupa określa sposób eksportu kartotek magazynowych, mamy do wyboru: 1. kartoteki i stany magazynowe - czyli informacja o kartotekach i aktualne stany magazynowe, 2. kartoteki magazynowe - informacja o samych kartotekach bez stanów magazynowych, 3. bez kartotek - brak informacji o kartotekach i ich stanach. Jeżeli za pomocą Psiona chcemy prowadzić pełną ewidencję sprzedaży oraz kontrolować stan magazynowy posiadanego przez nas asortymentu, najbardziej odpowiednia wydaję się opcja pierwsza. Jeśli z kolei nie interesuje nas kontrola stanu magazynowego lub Psion służy tylko do rejestracji zamówień możemy wybrać opcję drugą. Należy jednak wówczas w konfiguracji
samego Psiona (konkretnie: programu AXED) wyłączyć kontrolę stanów magazynowych, gdyż w przeciwnym przypadku Psion będzie blokował możliwość wystawiania zamówień na pozycje o zerowym stanie. Ostatnia trzecia opcja ma swoje zastosowanie gdy Psion nie służy ani do prowadzenia sprzedaży, ani zbierania zamówień, tylko do zbierania informacji o klientach, lub rozliczania zaległości płatniczych. Wydaje się oczywistym iż najczęstszym zastosowaniem będzie się cieszyła opcja pierwsza. Druga grupa opcji określa sposób eksportu kartotek odbiorców i ich płatności, mamy do wyboru: 4. kontrahenci i płatności - informacja o kartotekach kontrahentów oraz ich nierozliczonych dokumentach, 5. kontrahenci - tylko kartoteki, bez płatności, 6. bez kontrahentów - brak informacji o kontrahenta i ich płatnościach. Pierwsza opcja powoduje, że przesyłane są pełne dane o kontrahencie wraz z jego nierozliczonymi dokumentami. Dzięki płatnościom możemy później w czasie pracy z Psionem generować dokumenty wpłat KP, rozliczające przesłane, nierozliczone faktury. Jeśli użytkownik Psiona jest tylko sprzedawcą, który zbiera zamówienia i nie zajmuje się płatnościami, wówczas korzystniejszą formą eksportu wydaje się opcja druga. Opcja trzecia może być z kolei pomocna tym użytkownikom Psiona, którzy wyszukują tylko nowych klientów, lub nie jest dla nich istotny odbiorca. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że istnieje oczywiście zawsze możliwość dopisania nowego kontrahenta w samym Psionie podczas wyjazdu (trasy). Kontrahent taki zostanie później zaimportowany do 01SYSTEM-u. Jeżeli w trakcie pracy z Psionem okaże się, że dane kontrahenta są nieaktualne, można je poprawić, a zmiany zostaną również uwzględnione przy imporcie w 01SYSTEM-ie. Trzecia, ostatnia grupa opcji służy do zawężenia zakresu eksportowanych danych: 7. towary - czy eksport kartotek magazynowych ma obejmować towary, 8. opakowania - czy eksport kartotek magazynowych ma obejmować opakowania, 9. usługi - czy eksport kartotek magazynowych ma obejmować usługi, 10. wybrane kartoteki magazynowe, czy eksport ma dotyczyć wszystkich kartotek czy też wybranych, 11. wybrani kontrahenci, czy eksport ma dotyczyć wszystkich odbiorców czy też wybranych. Nie wybranie opcji 10 i 11 spowoduje wygenerowanie wszystkich kartotek w systemie. Jeśli posiadamy rozbudowaną bazę kontrahentów lub kartotek magazynowych, lepiej dokonać wyboru i wyeksportować tylko te kartoteki, które będą obsługiwane w trasie. Rozpoczęcie faktycznego eksportu następuje po wybraniu KONTYNUACJA. Oczywiście przed wybraniem kontynuacji należy podłączyć Psiona do komputera i ustawić w trybie komunikacji z komputerem (patrz dokumentacja Psiona). Program przygotuje teraz eksportowaną informację, dokona konwersji do formatu Psiona i prześle do urządzenia. Przed rozpoczęciem pracy w terenie, należy jeszcze w opcjach urządzenia (patrz dokumentacja Psiona) wybrać opcję odczytu nowej konfiguracji, w celu aktualizacji danych w urządzeniu. Dopiero teraz jesteśmy gotowi do wyjazdu i pracy z Psionem. Rozładunek Psiona Rozładunek Psiona, czyli import danych powinien odbywać się po powrocie Psiona do firmy. Ważne jest aby dokonać importu przed kolejnym załadunkiem Psiona, w przeciwnym przypadku utracimy informację z Psiona. Nie jest wymagane aby import był wykonywany codziennie, jedyny wymóg to poprzedzenie go eksportem do Psiona (przed wyjazdem w trasę). W trakcie importu oprócz dokumentów sprzedaży typu FF i FV, dokumentów wydania
WZ, zamówień odbiorcy i dowodów KP, wgrywany jest również dziennik pracy użytkownika Psiona. Praca z dziennikiem została opisana w punkcie Dziennik kierowcy. Import danych do Psiona jest dostępny w opcji Gospodarka magazynowa Funkcje pozostałe Urządzenia mobile Import. Przed wybraniem opcji importu, należy podłączyć i przygotować Psiona do komunikacji z komputerem. Podczas importu dokumentów w pierwszej fazie następuje komunikacja z Psionem, wgranie plików do katalogu wymiany, konwersja na standard 01SYSTEM-u, sprawdzenie poprawności danych i wreszcie zapis informacji do baz. Sprawdzana jest poprawność importowanych dokumentów pod względem składni, zdublowania numeracji, oraz przekroczenia stanów magazynowych. Jeśli program wykryje konflikt numerów dokumentów, przerwie dalszy import i nie wprowadzi żadnej informacji do 01SYSTEM-u. Jeśli natomiast napotka kartotekę, w której odbiór dalszej sprzedaży przekroczyłby stan magazynowy, przerwie działanie odpowiednim komunikatem. Możemy wtedy albo przerwać import albo zgodzić się na dalsze działanie, co będzie skutkowało wystąpieniem stanów ujemnych w 01SYSTEM-ie. Jeśli nie chcemy aby program zatrzymywał się przy każdej pozycji, której stan będzie przekroczony, możemy wybrać przycisk Wszystkie, wówczas program poprowadzi import bez dalszych komunikatów. Należy jeszcze zaznaczyć to, że po poprawnie wykonanym imporcie należy dokonać fiskalizacji dokumentów FF z poziomu 01SYSTEM-u. Import kończy się ekranem podsumowującym: Widzimy tutaj liczbę zaimportowanych dokumentów każdego typu oraz listę ewentualnych kontrahentów, którzy zostali dodani do 01SYSTEM-u (literka N) oraz tych, którzy zostali zaktualizowani w systemie (bez literki N). Konsekwencje importowania informacji z Psiona to 1. Import dokumentów sprzedaży FA, FF i wydań WZ - zaewidencjonowanie dokumentu - aktualizacja stanów magazynowych - ewentualna aktualizacja kartotek kontrahentów 2. Import zamówień - zaewidencjonowanie dokumentu - ewentualna aktualizacja kartotek kontrahentów 3. Import dokumentów KP - zaewidencjonowanie dokumentu - aktualizacja płatności Zamówienia które trafiają z Psiona, nie dokonują rezerwacji pozycji na stanie magazynowym. Jeżeli import zostanie przerwany, wówczas program wraca do niego przy kolejnym wykonaniu, bez komunikacji z Psionem sięga do ostatnich danych znajdujących się w
katalogu wymiany. Dzięki temu możemy bezproblemowo przerwać import w trakcie wystąpienia braków magazynowych, wyjaśnić niezgodności i powrócić ponownie do importu, bez utraty informacji. Dziennik kierowcy Dziennik kierowcy jest to swoisty, chronologiczny zapis pracy użytkownika Psiona. Wystawienie dowolnego dokumentu w Psionie, powoduje wpis do dziennika, zawierający numer dowodu, datę, godzinę wpisu, godzinę wydruku, kwotę płatności oraz stan licznika i nazwisko obsługującego. Dziennik jest automatycznie pobierany podczas importu i usuwany z Psiona. W dowolnym momencie możemy przejrzeć dziennik w opcji Gospodarka magazynowa Funkcje dodatkowa Urządzenia mobilne Dziennik. Oprócz prezentacji na ekranie możemy również wykonać wydruk dziennika - klawisz F12. Pojawi się wówczas okno z możliwością wyboru zakresu wydruku Ponieważ dziennik może w szczególnych przypadkach bardzo szybko się rozrastać, dodano możliwość jego kasowania: opcja Gospodarka magazynowa Funkcje dodatkowe Urządzenia mobilne Kasowanie. Operacja ta jest nieodwracalna i usuwa cały dziennik. Założenia W trakcie realizacji współpracy z Psionem przyjęto następujące założenia co do wymienianej informacji: 1. eksportowane są tylko kartoteki magazynowe z nadanym kodem i kod ten jest identyfikatorem pozycji w Psionie, 2. eksportowani są odbiorcy rodzaju V, R i pusty rodzaj, 3. wystawienie dokumentu sprzedaży odbiorcy o rodzaju V powoduje import dokumentu jako FV, natomiast odbiorcy o rodzaju R lub pustym dokument zostaje zapisany jako FF, 4. w magazynie Psiona numeracja dokumentów FF i FV jest łączna, 5. kartoteki usług są zapisywane ze stanem wypełnionym samymi liczbami 9, aby umożliwić ich sprzedaż za pomocą Psionia, który wszystkie kartoteki traktuje jako posiadające stan magazynowy, 6. do komunikacji z urządzeniem wykorzystuje się program RCOM wraz z plikami typu bat, które realizują fizyczna wymianę plików. Użytkownik może sam dowolnie dokonać modyfikacji tych plików dla swoich celów, lub też wykorzystać dowolny inny komunikator. Należy zapewnić tylko, aby przed wykonaniem importu w katalogu wymiany znalazły się pliki dok.nag, dok.el oraz dziennik.txt. Natomiast eksport do Psiona musi zakończyć się
wgraniem plików cennik.odb, tura.odb, magazyn.odb, axed.cnf oraz niezapla.txt z katalogu wymiany do urządzenia, 7. jeden Psion obsługiwany jest przez dokładnie jeden magazyn zewnętrzny. Możliwe błędy Wystąpienie komunikatu o braku jakiegoś pliku świadczy o tym, że w konfiguracji Psiona wskazaliśmy złą ścieżkę do katalogu wymiany, lub nie wgraliśmy potrzebnych plików. Należy sprawdzić podana ścieżkę Administrator Urządzenia mobilne lub zainstalować wymagane pliki dostarczane wraz z 01SYSTEM-em. Brak komunikacji z urządzeniem może być z kolei powodem złej konfiguracji komunikatora RCOM. Sposób konfiguracji jest opisany w dokumentacji do Psiona. Należy zwrócić przede wszystkim uwagę na numer portu COM, oraz na prędkość transmisji, musi być ona identyczna z prędkością ustawioną w Psionie.