Konfiguracja Konfiguracja kasy fiskalnej z poziomu 01systemu jest dostępna w opcji Gospodarka magazynowa Funkcje dodatkowe Kasy fiskalne.

Transkrypt

1 nazwa dokumentu data dotyczy 01 system wersja autor Paweł Marciniak skrócony opis Opis modułu współpracy z kasami firmy OPTIMUS-IC z rodziny Tango (System, Tango, Rumba, Bonita, Fiesta, Frigo, Bravo). Program pozwala na zaprogramowanie kasy fiskalnej kartotekami magazynowymi 01system, oraz odbiór sprzedaży z kasy w formie paragonu do 01systemu. Obsługa kas fiskalnych dostępna jest w ramach standardowego modułu obsługi urządzeń fiskalnych 01system. Wymagania W celu umożliwienia współpracy 01SYSTEM z kasą fiskalną firmy Optimus-IC należy zaopatrzyć się w kabel połączeniowy PC-Kasa, którego specyfikacja określona jest przez producenta kasy w instrukcji urządzenia. Następnie należy skonfigurować kasę wg poniższych zasad: 1. zdefiniować tabelę stawek PTU, 2. określić prędkość transmisji, 3. zaznaczyć, iż kasa jest połączona z komputerem (a nie np. wagą) jeśli jest to wymagane 4. nadać unikalny numer (różny od numerów pozostałych kas w firmie), 5. w ramach 01systemu: ustawić parametry kas, dodać kasę (lub kasy) do systemu, przeprowadzić konfigurację kasy, zdefiniować i przesłać do kasy działy towarowe. Szczegółowy opis konfiguracji fizycznej kasy jest zamieszczony w instrukcji producenta, zaleca się aby konfigurację przeprowadził uprawniony serwisant. Założenia W trakcie realizacji współpracy z kasami fiskalnymi OPTIMUS-IC przyjęto następujące założenia co do wymienianej informacji: 1. importowana sprzedaż zostaje zaewidencjonowana w systemie jako pojedynczy paragon, 2. każda kasa podłączona do komputera posiada unikalny numer, 3. poprawnemu odczytowi sprzedaży musi zawsze towarzyszyć kasowanie sprzedaży w kasie. Po odczycie sprzedaży na koniec dnia, należy oprócz kasowania wykonać raport dobowy fiskalny. Konfiguracja Konfiguracja kasy fiskalnej z poziomu 01systemu jest dostępna w opcji Gospodarka magazynowa Funkcje dodatkowe Kasy fiskalne.

2 W pierwszej kolejności należy określić z jakimi kasami system powinien współpracować. Wykonujemy to przez dodanie nowej kasy, F3:nowy, pojawi się karta definicji kasy (poniżej). W trakcie zakładania nowej kasy w systemie należy kolejno określić: 1. numer unikalny numer kasy zgodny z numerem zdefiniowanym w samej kasie, 2. opis dowolny opis kasy czytelny dla użytkowników systemu, 3. producent np. OPTIMUS-IC (w momencie pisania tego dokumentu jedyny możliwy), 4. typ należy wybrać model kasy ma znaczenie tylko informacyjne, 5. szybkość prędkość transmisji zgodna ze zdefiniowaną w kasie, 6. port numer portu COM do którego urządzenie jest podłączone, 7. time-out czas oczekiwania na odpowiedź kasy w sekundach (można zwiększyć przy kłopotach z transmisją). W każdej chwili definicję kasy możemy zmienić za pomocą klawisza F4 lub usunąć klawiszem DEL. Konfiguracja to kolejny krok, niezbędny aby rozpocząć współpracę 01systemu z kasą. Opcja konfiguracji jest podzielona na dwie grupy: ustawienia ogólne dotyczące wszystkich kas w 01systemie oraz ustawienia szczegółowe dotyczące konkretnej kasy. Ustawienia ogólne dostępne są pod klawiszem F6:parametry. Definiujemy tutaj kolejno: 1. symbol cennika rodzaj ceny która będzie zapisywana do kasy przy definiowaniu PLU, czyli pozycji towarowych w urządzeniu, 2. nazwa PLU określenie zawartości nazwy PLU w kasie: N nazwa z kartoteki, K kod + nazwa z kartoteki; w drugim przypadku nazwa PLU będzie się składała z wycinka kodu z kartoteki (patrz: pkt 4.) i nazwy, 3. numer PLU określenie sposobu identyfikacji PLU w kasie; jest to bardzo ważna funkcja, która określa powiązanie PLU z kasy z kartoteką towaru w 01systemie; kasa fiskalna wymaga aby każdy PLU miał nadany numer, który jest jednocześnie identyfikatorem; w opisywanej funkcji musimy zdefiniować z jakiego pola w kartotece 01systemu ma być pobierany powyższy numer; do dyspozycji mamy następujące opcje: a) numer KF wyodrębnione pole w kartotece towaru niezależne od innych symboli i kodów używanych w systemie na oznaczanie towarów, zalety: nie ma potrzeby ingerencji w dotychczasowe dane kartoteki 01systemu; numer może być nadany tylko na wybrane kartoteki; ma to niebagatelne znaczenie gdyż kasa

3 posiada ograniczenie co do ilości PLU i przy dużej bazie 01systemu, bardzo szybko można przekroczyć dozwoloną, maksymalną liczbę; wady: konieczność stosowania dodatkowej identyfikacji kartotek, b) identyfikator numeryczny kod identyfikujący kartotekę w magazynie; zalety: nie ma potrzeby generowania dodatkowego numeru dla kartotek; wady: możliwość szybkiego przekroczenia maksymalnej ilości PLU; możliwość wystąpienia dwóch takich samych kodów w różnych magazynach, co spowoduje konflikt lub pokrycie pozycji przy próbie zapisu kartoteki o powielonym kodzie (nie ma znaczenia gdy kasa jest wykorzystywana w pracy z jednym magazynem), c) identyfikator+magazyn numeryczny kod identyfikujący kartotekę w magazynie + identyfikator magazynu; zalety: nie ma potrzeby generowania dodatkowego numeru dla kartotek, nie wystąpi konflikt numeru z kartoteką z innego magazynu; wady: możliwość szybkiego przekroczenia maksymalnej ilości PLU, d) kod kod kartoteki, wymaga się aby kod ten był wartością numeryczną; zalety: nie ma potrzeby generowania dodatkowego numeru dla kartotek; wady: możliwość szybkiego przekroczenia maksymalnej ilości PLU, ograniczenie kodu do wartości numerycznych, e) inne wyszukiwanie (kod kreskowy) możliwość zapisu kartotek identyfikowanych przez kod kreskowy; zalety: możliwość zastosowania czytnika kodów kreskowych w kasie; określenie identyfikacji PLU, jest kluczowe dla dalszej pracy w 01systemie, ponieważ narzuca pewne ograniczenia co do definiowania kartotek magazynowych; zaleca się aby decyzja ta była podjęta przy konsultacji z wdrożeniowcem 01systemu, 4. wycinek kodu określa jaki fragment pola kod z kartoteki towaru powinien być brany pod uwagę przy współpracy z kasą fiskalną; wartość ta ma wpływ na nazwę PLU, jeżeli opcja nazwa jest ustawiona na K oraz numer PLU jest ustawiony na 3-kod; w pozostałych przypadkach nie ma znaczenia, 5. aktualny numer KF ma znaczenie tylko gdy numer PLU jest ustawiony na: 0-numer KF; pozwala użytkownikowi określić jaki kolejny numer KF ma zostać nadany kartotece magazynowej, jeśli wystąpi taka potrzeba; ponieważ przy definiowaniu kartotek, numer KF jest nadawany automatycznie, tylko w tym miejscu mamy wpływ na jego wartość; należy zachować szczególną ostrożność przy zmianie tego parametru, gdyż błędne podanie wartości, może spowodować powielenie jednego numeru KF na różnych kartotekach towarowych; jest to sytuacja niedopuszczalna, mogąca powodować błędy lub pokrycie definicji PLU w kasie fiskalnej; opcję tę można modyfikować w szczególnych warunkach, np. gdy pamięć kasy fiskalnej została całkowicie skasowana przez serwisanta i jest na nowo oprogramowywana; Konfiguracja szczegółowa klawisz F5:konfiguracja, dotyczy tylko kasy aktualnie podświetlonej. Konfigurację szczegółową należy przeprowadzić dla każdej kasy niezależnie. W konfiguracji szczegółowej definiujemy kolejno:

4 1. ilość znaków WACK nie zaleca się zmiany tego parametru, określa on liczbę generowanych sygnałów WACK w trakcie transmisji, 2. liczba prób ponowienia transmisji określa ile razy komputer ma próbować nawiązać łączność z kasą, 3. kanał multipleksera ma znaczenie tylko w przypadku korzystania z multipleksera, 4. nazwa multipleksera j.w., 5. bufor FIFO określa czy stosować FIFO przy komunikacji przez port COM, należy ustawić na T tylko gdy mamy problemy przy komunikacji pod systemem z rodziny Windows. Numeracja kartotek Opcja automatycznego wyznaczania numeru KF klawisz F8:AutNum, pozwala na operacje porządkujące numer KF, który nie jest dostępny do edycji. Ma ona oczywiście znaczenie tylko gdy w konfiguracji kas ustaliliśmy, iż identyfikacja PLU odbywa się przez numer KF. Dzięki tej opcji możemy automatycznie przenumerować od nowa, wyzerować lub uzupełnić numery KF w kartotekach towarów. Wymagane jest, aby przed wykonaniem opisywanych funkcji odebrać ewentualną sprzedaż z kas. W przeciwnym przypadku, sprzedaż może zostać przekłamana w wyniku zmiany identyfikacji kartotek. Funkcji tej nie należy wykonywać pochopnie, jest ona adresowana dla serwisantów lub wdrożeniowców i nie ma potrzeby jej wykonywania w czasie normalnej pracy z kasą. Log transmisji Opcja F8:log pozwala na obejrzenie historii transmisji z kasą. Komunikacja i transmisja danych Kolejne funkcje są już realizacją wymiany informacji z kasą. Dotyczą one zawsze wszystkich wybranych kas. Kasy wybieramy przez klawisz INS lub ENTER. Do dyspozycji są następujące funkcje:

5 VAT i Działy Opcja ta powinna być wykonana przed pierwszym zapisem pozycji do kasy. Jeżeli nie ulegną zmianie stawki VAT, nie ma potrzeby ponownego uruchamiania tej opcji. Po wyświetleniu okna z opisem działów towarowych kasy, możemy dokonać ich edycji klawisz F2. Podajemy kolejno symbol stawki VAT w kasie czyli PTU, numer działu do którego dopisujemy stawkę oraz dowolną nazwę działu. Wymaga się aby każda stawka VAT miała odpowiadający sobie, wyłączny dział towarowy. Po zdefiniowaniu działów możemy je wysłać do kasy, służy do tego klawisz F3. Czytaj PLU Odczyt pozycji towarowych z kasy, wybranych lub wszystkich. Zapisz PLU Zapis pozycji do kasy: wszystkich, wybranych lub zmienionych/dodanych (tzn. dodanych oraz takich których data zmiany ceny jest większa niż data wykonania ostatniej transmisji do kasy). Usuń PLU Usunięcie pozycji z kasy możliwość wyboru jak przy zapisie. Czytaj sprzedaż Odczyt sprzedaży z kasy - powinien być wykonywany co najmniej raz na dobę. Jeżeli w trakcie odczytu wystąpią braki towarowe, program to zasygnalizuje i umożliwi zaniechanie odbioru, lub odbiór z przekroczeniem stanów na minus. W przypadku wystąpienia braków mamy również możliwość ich wydrukowania. Po poprawnym wykonaniu odczytu program zapyta, czy kasować sprzedaż. Sprzedaż należy kasować zawsze gdy nie wystąpił żaden błąd odczytu, w przeciwnym przypadku sprzedaż zostanie powielona przy następnym odczycie. Kasuj sprzedaż Wykasowanie sprzedaży - sprzedaż nieodwracalnie zostanie usunięta z kasy, jeżeli nie została wcześniej odczytana to nie będzie uwzględniona w 01systemie.

6 Możliwe błędy Spis błędów jakie może generować kasa jest zamieszczony w instrukcji producenta kasy. Należy zwrócić uwagę, iż niektóre funkcje typu kasowanie sprzedaży, mogą się odbywać tylko w trybie programowania kasy. Z tego też powodu zaleca się w trakcie transmisji ustawienie kasy w tryb programowania (chociaż nie zawsze jest to konieczne). Informujemy również, iż zgodnie z przepisami w kasie nie mogą istnieć dwie różne pozycje o tej samej nazwie. Ponieważ długość nazwy pozycji w kasie OPTIMUS-IC wynosi 18 znaków, należy zadbać o to aby transmitowane kartoteki posiadały nazwy różniące się na pierwszych 18 znakach. W innym przypadku w trakcie transmisji wystąpi błąd nie-unikalności nazwy zapisywanej pozycji. Istnieje również ograniczenie co do zmiany informacji o towarze. Zmiany dotyczące nazwy, stawki VAT lub usunięcie pozycji, mogą być dokonywane tylko na kartotekach o zerowej sprzedaży, czyli takich które nie były sprzedawane od ostatniego fiskalnego raportu dobowego. Jeżeli wystąpiła sprzedaż na tych pozycjach, można dokonać zmiany tylko po odczycie sprzedaży i wykonaniu raportu dobowego fiskalnego. Zmiany ceny nie podlegają powyższym ograniczeniom.