Egzemplarz Nr 2 K-PS.1.DK/0932/13/2010 P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej przeprowadzonej W GMINNYM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W TYCHOWIE w dniu 4 sierpnia 2010 r. Jednostka kontrolowana: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Tychowie Adres: 78-220 Tychowo, ul. Wolności 7 Nr Identyfikacyjny Jednostki: 003801373 Nr Identyfikacji Podatkowej: 672-113-78-15 Podmiot prowadzący: Burmistrz Tychowa Kontrolę przeprowadzili: - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upowaŝnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 74/2010 z dnia 23 lipca 2010 r. [Akta kontroli str. 1] Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań zleconych gminie z zakresu świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego w okresie od dnia 01 stycznia 2009 r. do dnia kontroli. Wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli: - ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), - ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.), - Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późn. zm.),
- ustawa z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późn. zm.), - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lipca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 136, poz. 855). W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono następujące działania, które dotyczyły zbadania: - struktury organizacyjnej, - stanu zatrudnienia, - sposób rejestrowania i przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - prawidłowości wykorzystania dotacji celowej przekazanej gminie, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń (tryb postępowania w sprawach), - ilość wniosków wniesionych ustnie (wymóg sporządzenia przez przyjmującego zgłoszenie protokołu), - terminowości wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń. I. USTALENIA OGÓLNE Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie jest od 01.09.2006 roku Pan Michał Walkusz. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Burmistrz Tychowa. Kontrolę przeprowadzono w obecności specjalisty pracy socjalnej. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Tychowie zlokalizowany jest w budynku przy ul. Wolności 7. Ogólna powierzchnia Ośrodka wynosi ok. 194,4m 2 (9 pomieszczeń biurowych). Dział świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego mieści się w pomieszczeniu o powierzchni ok. 20m 2. Gromadzeniem i przygotowaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego zajmuje się 2 pracowników. Przyznane świadczenia wypłacane są w Banku Spółdzielczym w Białogardzie O/Tychowo. Część świadczeń (głównie świadczeń rodzinnych i z funduszu alimentacyjnego) przelewana jest na konta bankowe klientów. Stanowiska ds. świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego wyposaŝone są w niezbędny sprzęt biurowy i komputerowy: 2 komputery, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne, niszczarka, faks. 2
Ośrodek pracuje z zastosowaniem systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny tego samego autora. Konserwacją systemu oraz wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. Ponadto w razie konieczności Ośrodek korzysta z pomocy informatyka zatrudnionego w Urzędzie Miasta Tychowo. Ośrodek dysponuje samochodem marki Ford Fusion, którym pielęgniarki środowiskowe Stacji Joannitów, świadczące usługi opiekuńcze, dojeŝdŝają do podopiecznych Ośrodka. KADRA GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W TYCHOWIE W Ośrodku zatrudnionych jest łącznie 12 osób na umowę o pracę, w tym 4 pracowników socjalnych, jedna osoba ds. świadczeń rodzinnych i jedna ds. funduszu alimentacyjnego. [Akta kontroli str. 7-12] FUNKCJONOWANIE GOPS W TYCHOWIE Statut Ośrodka wprowadzono Uchwałą Nr XXIV/240/05 Rady Gminy w Tychowie z dnia 4 marca 2005 r. Regulamin Organizacyjny Ośrodka zatwierdzono Zarządzeniem Nr 3/2006 Wójta Gminy Tychowo z dnia 15 lutego 2006 r. [Akta kontroli str. 13-25] Statut oraz Regulamin Organizacyjny jednostki nie zostały dostosowane do nowej, wynikającej ze zmian administracyjnych, sytuacji prawnej Ośrodka. Ponadto nie wspomina się w nich o zadaniach ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). Pan Michał Walkusz - Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie oraz Specjalista pracy socjalnej posiadają szereg upowaŝnień do zadań określonych w Statucie i Regulaminie organizacyjnym Ośrodka. [Akta kontroli str. 26-33] Ogółem w roku 2009 (od 01 stycznia do 31 grudnia 2009 roku) wydano 833 decyzji dot. świadczeń rodzinnych i 122 decyzji dot. świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Sprawozdanie rzeczowo-finansowe o zadaniach zrealizowanych ze środków budŝetu państwa w zakresie świadczeń rodzinnych za okres 01.01.2009 r. 31.12.2009 r. 3
SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń Składki na ubezpieczenia społeczne 23 427 210 Składki na ubezpieczenie zdrowotne 4 716 120 ŚWIADCZENIA RODZINNE Zasiłek rodzinny 765 588 11 960 Dodatki do zasiłku rodzinnego ogółem: w tym z tytułu: urodzenia dziecka 51 000 51 urlopu wychowawczego 129 693 334 samotnego wychowywania dziecka 103 340 590 kształcenia i rehabilitacji 69 840 908 rozpoczęcia roku szkolnego 71 400 714 podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania - zamieszkanie 25 470 283 podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania - dojazd 58 700 1 174 wychowywanie dziecka w rodzinie wielodzietnej 155 360 1 942 Zasiłki pielęgnacyjne 409 734 2 678 Świadczenia pielęgnacyjne 114 640 263 Jednorazowa zapomoga z tyt. urodzenia dziecka 70 000 70 FUNDUSZ ALIMENTACYJNY Wyszczególnienie Kwota wydatków Liczba świadczeń Wypłacone świadczenia z funduszu alimentacyjnego 325 330 1 346 Kwoty zwrócone przez dłuŝników alimentacyjnych z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego 56 527,52 z tego: - przekazane na dochody budŝetu państwa 35 052,06 - przekazane na dochody własne gminy wierzyciela 11 305,36 - przekazane na dochody własne gminy dłuŝnika 10 170,10 Dochody własne gmin z tytułu świadczeń z funduszu alimentacyjnego zwróconych przez dłuŝników alimentacyjnych z tego: 21 003 4
- przekazane przez gminę na dochody własne 15 987 - przekazane przez inne gminy 5 016 Umorzone naleŝności od dłuŝników alimentacyjnych 785 z tego naleŝności, o których mowa w: - art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy 785 - art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy 0 - art. 28 ust. 1 pkt 4 ustawy 0 NaleŜności od dłuŝników alimentacyjnych, które wygasły zgodnie z art. 28 ust 3 ustawy 22 593 II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Na podstawie losowo wybranych nazwisk szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z róŝnych form świadczeń rodzinnych pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych, - terminowości wypłat świadczeń rodzinnych. Sprawdzono dokumentację rodzin otrzymujących świadczenia rodzinne i alimentacyjne przyznane na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 20-3/2009 Decyzja Nr 20-2/2009 Decyzja Nr 20-1/2009 Decyzja Nr 819-4/2009 Decyzja Nr 741-14/2009 Decyzja Nr 741-11/2009 Decyzja Nr 1300-1/2009 Decyzja Nr 70/2009 Decyzja Nr 66/2009 Decyzja Nr 58/2009 Decyzja Nr 50/2009 Decyzja Nr 38/2009 Decyzja Nr 1402-7/2010 Decyzja Nr 1402-6/2009 Decyzja Nr 1402-5/2009 Decyzja Nr 1402-4/2009 Decyzja Nr 1210-8/2010 Decyzja Nr 1210-7/2010 5
Decyzja Nr 1210-6/2010 Decyzja Nr 1554/2010 Decyzja Nr 1455-3/2010 Decyzja Nr 202-9/2009 Decyzja Nr 202-8/2009 Decyzja Nr 273-9/2009 Decyzja Nr 288/FA/2009 Decyzja Nr 30/FA/2010 Decyzja Nr 168/FA/2009 Decyzja Nr 182/FA/2009 Decyzja Nr 33/FA/2010 Decyzja Nr 106/FA/2009 Decyzja Nr 183/FA/2009 Decyzja Nr 6/FA/2010 Decyzja Nr 243/FA/2009 Decyzja Nr 1535/2010 Decyzja Nr 1455-3/2010 Skontrolowane sprawy spełniają warunki ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 105, poz. 881 z późn. zm.), ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lipca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. Nr 136, poz. 855) - niezbędne do przyznania zasiłku rodzinnego, dodatków do zasiłku rodzinnego i świadczeń opiekuńczych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego. III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie losowo zbadanej w czasie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. Na miejscu zgłoszono uwagi w zakresie opracowywania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, a takŝe w zakresie formy decyzji administracyjnych. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie pouczono o przysługującym prawie: 6
zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeŝeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli, składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: - Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej. Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychowie pod pozycją nr 24. Tychowo, dnia...... Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący... Kontrolujący Sporządzono: 16.08.2010 r. 7