KARTA PROCESU KP/02/03 Przegląd umowy (obsługa a) OPRACOWAŁ: ZATWIERDZIŁ: Sylwia Kusz - Byszewska Jerzy Dobrowolski Obowiązuje od: 01.05.2015 r. Wersja: 3 Stron 6 Egzemplarz: 2 1. Cel procesu Data, podpis Data, podpis Celem procesu jest wdrażanie, realizacja i rejestracja umów długoterminowych, umów na Program VIP, Program dla Tarnogórzan na sprzedaż usług w AIG S.A. dla a Instytucjonalnego oraz dla a Indywidualnego. 2. Właściciel procesu 3. Dane wejściowe dla realizacji procesu - zapytanie ofertowe a Dział Rekreacji, Sportu i Marketingu Marketingu 4. Dane wyjściowe z procesu 5. - umowa długoterminowa z klientem instytucjonalnym - umowa Program VIP - deklaracja dla Tarnogórzan Wykorzystywana dokumentacja i zapisy w procesie Dokumenty: - Norma PN-EN ISO 9001:2009 - Księga SZJ - Przepisy prawne - Oferta handlowa - Zapytanie ofertowe - - Program VIP - Deklaracja * - Regulamin i warunki umowy VIP - Zatwierdzony cennik i warunki rabatowe - Program dla Tarnogórzan 6. Metody monitorowania - Audit wewnętrzny - Wskaźnik procesu 7. Wskaźniki procesu Cel Zapisy: Książka kancelaryjna Centralny Rejestr Umów Protokół przekazania biletów Wewnętrzny rejestr w Dziale Rekreacji, Sportu i Marketingu Voucher Ilość pozyskanych umów w danym roku/ ilość pozyskanych umów w poprzednim roku Wzrost o 2 % 8. Zasoby procesu (personel, infrastruktura, środowisko pracy) - Pracownicy - Dokumenty - Telefon, fax., komputery, oprogramowanie - Zapisy KP/02/03 Wyd: 3 Zmiana: 2 Data: 01.05.2015 r. Strona 1 z 6
9. Odpowiedzialność i uprawnienia Prezes D jest odpowiedzialny za: Członek Zarządu DD jest odpowiedzialny za : Nadzór nad funkcjonowaniem Działu Rekreacji, Sportu i Marketingu Dział Rekreacji, Sportu i Marketingu jest odpowiedzialny za: Przedstawienie informacji do a Rejestracja zapytania ofertowego Przedstawienie oferty handlowej (telefon, mail, pisma, rozmowa indywidualna z em) Negocjacje i ustalenie warunków (telefon, mail, pisma, rozmowa indywidualna z em) Przygotowanie umowy Nadzór nad realizacją postanowień umowy i opieka nad em Radca Prawny DP jest odpowiedzialny za: Weryfikacja umowy Specjalista ds. obsługi sekretariatu Asystent Zarządu DK jest odpowiedzialny za: Rejestracja umowy i przekazanie do podpisania przez Prezesa Asystent ds. obsługi a jest odpowiedzialny za: Wystawienie protokołu przekazania biletów (przy umowach na zakup biletów papierowych), wydanie biletów i wystawienie faktury VAT Wystawienie faktury VAT Przedstawienie warunków umowy uczestnictwa w programie VIP ustnie z em i nadanie numeru zgodnie z ewidencją Aktywacja umowy w systemie informatycznym po dokonanej opłacie przez a Przechowywanie i nadzór umów Przedstawienie warunków udziału w Programie dla Tarnogórzan Przedstawienie Deklaracji do podpisania Rejestracja Deklaracji jest odpowiedzialny za: Analiza oferty Przedłożenie stosowanych dokumentów w celu potwierdzenia wiarygodności Złożenie indywidualnie zapytania ofertowego Przedstawienie dowodu osobistego i paragonu w celu potwierdzenia możliwości udziału w programie Odbiór biletów 10. Wykres przebiegu procesu Zał. nr 1 - Przegląd umów Formularze stosowane w procesie KP/02/03 Wyd: 3 Zmiana: 2 Data: 01.05.2015 r. Strona 2 z 6
Załącznik nr 1 Przegląd umowy - instytucjonalny Dział Rekreacji, Sportu i Marketingu Dział Rekreacji, Sportu i Marketingu Informacje do a Czy zbieżne z działalnością firmy lub jej możliwościami? Dział Rekreacji, Sportu i Marketingu Rejestracja zapytania ofertowego Książka kancelaryjna Dział Rekreacji, Sportu i Marketingu Przedstawienie oferty handlowej (telefon, mail, pisma, rozmowa indywidualna z em) Oferta handlowa Książka kancelaryjna Oferta handlowa Analiza oferty Czy akceptacja? Cennik Warunki rabatowe Dział Rekreacji, Sportu i Marketingu Negocjacje i ustalenie warunków (telefon, mail, pisma, rozmowa indywidualna z em) Czy zmiana oferty? KRS, NIP, REGON lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej a Przedłożenie stosowanych dokumentów w celu potwierdzenia wiarygodności A KP/02/03 Wyd: 3 Zmiana: 2 Data: 01.05.2015 r. Strona 3 z 6
A Dział Rekreacji, Sportu i Marketingu Przygotowanie umowy DP Weryfikacja umowy DK Rejestracja umowy i przekazanie do podpisania przez Prezesa Centralny Rejestr Umów D / DD Dział Rekreacji, Sportu i Marketingu Nadzór nad realizacją postanowień umowy i opieka nad em Czy umowa na zakup biletów papierowych? Wystawienie faktury VAT Wystawienie protokołu przekazania biletów (przy umowach na zakup biletów papierowych), wydanie biletów i wystawienie faktury VAT Protokół przekazania biletów Odbiór biletów KP/02/03 Wyd: 3 Zmiana: 2 Data: 01.05.2015 r. Strona 4 z 6
Przegląd umowy - indywidualny Program VIP Regulamin Warunki umowy Złożenie indywidualnie zapytania ofertowego Przedstawienie warunków umowy uczestnictwa w programie VIP ustnie Dane osobowe a z em i nadanie numeru zgodnie z ewidencją Wewnętrzny rejestr w Aktywacja umowy w systemie informatycznym po dokonanej opłacie przez a Przechowywanie i nadzór umów KP/02/03 Wyd: 3 Zmiana: 2 Data: 01.05.2015 r. Strona 5 z 6
Przegląd umowy - indywidualny Program dla Tarnogórzan Program dla Tarnogórzan Przedstawienie warunków udziału w Programie dla Tarnogórzan Przedstawienie dowodu osobistego i paragonu w celu potwierdzenia możliwości udziału w programie Deklaracja Przedstawienie Deklaracji do podpisania Rejestracja Deklaracji Voucher KP/02/03 Wyd: 3 Zmiana: 2 Data: 01.05.2015 r. Strona 6 z 6