REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W NADLEŚNICTWIE BIRCZA zwolnionych ze stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 73 Nadleśniczego Nadleśnictwa Bircza w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych w Nadleśnictwie Bircza REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W NADLEŚNICTWIE BIRCZA zwolnionych ze stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 1 Zakres regulaminu Niniejszy regulamin określa: 1. Sposób postępowania w procesie udzielania zamówień, gdzie postępowanie o udzielenia zamówienia prowadzone jest stosownie do art. 4 punkt 3 lub punkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2010r. nr 113, poz.759.), zwanej w dalszej treści Ustawą, bez stosowania jej przepisów. 2. Obowiązki pracowników merytorycznych w procesie udzielania zamówień wymienionych w punkcie Postanowienia ogólne 1. Poprzez zamówienia zwolnione ze stosowania przepisów Ustawy rozumie się: zamówienia o szacunkowej wartości nie przekraczającej równowartości euro wymienione w art. 4 punkt 8 Ustawy zwane zamówieniami podprogowymi. Zamówienia zwolnione ze stosowania przepisów Ustawy na podstawie art. 4 punkt 3 Ustawy- zwane zamówieniami pozaustawowymi. 2. Za prawidłowe udzielanie zamówień zwolnionych ze stosowania przepisów Ustawy odpowiadają pracownicy merytoryczni i osoby biorące udział w postępowaniu. 3. Udzielanie zamówień podprogowych i pozaustawowych odbywa się na ogólnych zasadach Kodeksu Cywilnego, ze szczególnym przestrzeganiem zasad celowości, legalności i gospodarności. 4. Koordynator Zamówień Publicznych, o którym mowa w 2 punkt 1 załącznika nr 1 do niniejszego Zarządzenia, stanowi organ opiniodawczy, natomiast Stała Komisja Przetargowa, o której mowa w 2 punkt 3 załącznika nr 1 do niniejszego Zarządzenia stanowi organ pomocniczy przy udzielaniu tego typu zamówień. 5. Przy realizowaniu zamówień pozaustawowych nie stosuje się 3 niniejszego regulaminu, natomiast 4-6 niniejszego regulaminu stosuje się, w stopniu mającym uzasadnienie faktyczne, po otrzymaniu polecenia Nadleśniczego. 6. W sytuacjach uzasadnionych rodzajem zamówienia, dużą konkurencyjnością na rynku do wyboru wykonawców zamówień podprogowych można stosować Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zamówienia takie są udzielane zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 7. Zamówienia podprogowe dzielą się na: - zamówienia polegające na realizacji robót budowlanych - zamówienia polegające na realizacji usług - zamówienia polegające na realizacji dostaw. 3. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia 1. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia należy stosować zasady wynikające z art. od 32 do 35 Ustawy. 2. Do ustalenia szacunkowej wartości zamówienia każdorazowo należy stosować Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro wydanego na podstawie art. 35 punkt. 3 Ustawy. Zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 23.XII.2009 /Dz Nr 224 Poz. 1796/. przelicznik wynosi 3,8390 zł/euro. Strona 1 z 6

2 Zmiana wartości przelicznika wymaga o pisemnej informacji sporządzonej w oparciu o zmianę stosownego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów 3. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonuje pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizacje danego zamówienia.. 4 Sposoby postępowania przy udzielaniu zamówień podprogowych realizowanych ze środków własnych Nadleśnictwa. 1. Dla zamówień podprogowych o wartości zamówienia do zł nie jest wymagane dokumentowanie postępowania o udzielenie zamówienia. Zamówień takich udziela pracownik merytoryczny kierując się w szczególności zasadami wymienionymi w 2 punkt Potwierdzeniem dostaw zakupów i usług, o wartości poniżej złotych powinna być faktura wystawiona zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług i potwierdzona przez upoważnionych przedstawicieli sprzedawcy i kupującego. Dopuszcza się realizację zamówień o wartości do 500 zł (w szczególności opłaty, zakupy artykułów żywnościowych, zakup paliw, materiałów i usług niezbędnych do kontynuacji podróży w pojazdach służbowych nadleśnictwa itp.) na podstawie innego potwierdzenia. 3. Udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej powyżej kwoty zł, a także zamówień na usługi leśne niezależnie od ich wartości wymaga udokumentowania poprzez: a) pisemny wniosek sporządzony, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia, zaakceptowanego przez Nadleśniczego. Pracownik merytoryczny, sporządzający wniosek o udzielenie zamówienia zobowiązany jest sprawdzić, czy zsumowana wartość netto podobnych zamówień w ciągu roku nie przekroczy wartości euro. b) pisemną umowa, która winna zawierać co najmniej: określenie stron umowy datę i miejsce zawarcia umowy określenie przedmiotu umowy termin i miejsce wykonania umowy wynagrodzenie wykonawcy lub dostawcy podpisy stron umowy Umowę przygotowuje pracownik merytoryczny we współpracy z członkami Stałej Komisji. 3.1 Z wykonawcami robót budowlanych, bez względu na ich wartość, zawiera się umowę w formie pisemnej. Z wykonawcami usług i dostaw o wartości zamówienia zł umowy w formie pisemnej zawiera się, jeżeli wymaga tego zabezpieczenie roszczeń z tytułu należytego wykonania umowy, gwarancji, rękojmi. 3.2 W przypadku zamówień polegających na: realizacji dostaw o ograniczonej dostępności i wysokich cenach jednostkowych (w szczególności zakup części zamiennych czy wyposażenia dodatkowego do maszyn i urządzeń), realizacji zamówień dodatkowych i uzupełniających do innych zamówień realizowanych na podstawie pisemnych umów, zamówień gdzie praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (w szczególności dotyczących form podnoszenia kwalifikacji: szkolenia, studia), dopuszcza się udzielenie zamówień o wartości szacunkowej powyżej kwoty zł bez konieczności zawierania umowy w formie pisemnej z zachowaniem konieczności złożenia pisemnego wniosku według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 4. Dla zamówień na dostawy realizowane cykliczne, o wartości szacunkowej nie przekraczającej wartości euro w ciągu roku oraz przekraczającej kwotę zł, decyzję o zawieraniu umowy, bądź cyklicznej realizacji zamówień cząstkowych potwierdzonych fakturą VAT w Strona 2 z 6

3 zależności od potrzeb, podejmuje Nadleśniczy na etapie ustalania planu zamówień o którym mowa w. 4 punkt 3 Załącznika nr 1 do niniejszego Zarządzenia. W przypadku dostaw realizowanych cyklicznie, gdzie potwierdzeniem zamówienia jest faktura VAT, wymagane jest prowadzenie pisemnego rejestru udzielonych zamówień cząstkowych, za wyjątkiem przypadku gdy w planie zamówień, o którym mowa w. 4 punkt 3 Załącznika nr 1 do niniejszego Zarządzenia Nadleśniczy zwolni z tego obowiązku. 5. Obowiązki pracownika merytorycznego w zakresie udzielania zamówień podprogowych o wartości przekraczającej zł: złożenie wniosku, o którym mowa w punkcie 3.1, za wyjątkiem przypadku, gdy dla danego zamówienia wskazano w planie zamówień, o którym mowa w. 4 punkt 3 Załącznika nr 1 do niniejszego Zarządzenia, brak konieczności zawierania umowy (np. dostawy realizowane cyklicznie). niezwłoczne zgłoszenie Sekretarzowi Stałej Komisji Przetargowej zamiaru udzielenia zamówienia, celem wpisania go do rejestru umów zwolnionych ze stosowania przepisów Ustawy na podstawie art. 4 punkt 8, oraz zgłoszenie faktu zawarcia umowy. kontrola zgodności realizowanego zamówienia z zawartą umową w zakresie rzeczowym i finansowym. monitorowanie zsumowanej wartości realizowanych zamówień w stosunku do równowartości 14 tys. euro określonej na podstawie przelicznika o którym mowa w 3. punkt 2. (w szczególności dla dostaw realizowanych cyklicznie bez zawierania umowy). 6. Dla zamówień podprogowych przekraczających kwotę 3500 zł zalecane jest zastosowanie następujących procedur udzielania zamówień. 6.1 Udzielenie zamówienia po negocjacji warunków umowy z jednym wykonawcą. Realizujący zamówienie przedkłada Nadleśniczemu wraz z wnioskiem o udzielenie zamówienia propozycję wykonawcy. Po akceptacji przez Nadleśniczego wniosku o udzielenie zamówienia Komisja (przynajmniej jeden członek Stałej Komisji Przetargowej i pracownik merytoryczny realizujący zamówienie) prowadzi negocjacje warunków umowy ze wskazanym wykonawcą. Protokół z negocjacji z wykonawcą po akceptacji przez Nadleśniczego stanowi załącznik do zawieranej umowy. W przypadkach zawierania umowy w dniu przeprowadzenia negocjacji dopuszczalne jest zachowanie wyłącznie ustnej formy negocjacji. Procedura ta jest szczególnie zalecana do udzielania zamówień na dostawy i usługi o ograniczonej dostępności, udzielania zamówień dodatkowych i uzupełniających do zamówień udzielonych w trybie niniejszego regulaminu w trybach określonych w podpunktach 6.3, 6.4 i 6.5, udzielania zamówień o wartości do 10 tys. zł wykonawcom współpracującym z Nadleśnictwem, jeśli brak jest zastrzeżeń co do dotychczasowej współpracy. 6.2 Udzielenie zamówienia po dokonaniu uproszonego rozeznania cenowego rynku. Po akceptacji przez Nadleśniczego wniosku o udzielenie zamówienia, realizujący zamówienie: sporządza notatkę służbową z rozmów z przynajmniej dwoma potencjalnymi wykonawcami zamówienia bądź sporządza zestawienia ceny realizowanego zamówienia na podstawie otrzymanych informacji (wiadomości , faksów, informacji ze stron internetowych itp.) określając na tej podstawie faktyczną wartość zamówienia oraz wskazuje wykonawcę optymalnego. Sporządzony dokument jest opiniowany przez Koordynatora Zamówień Publicznych i po zatwierdzeniu przez Nadleśniczego stanowi podstawę do zawarcia umowy z Strona 3 z 6

4 wybranym wykonawcą optymalnym bądź zaproszenia Wykonawcy do negocjacji jej warunków. W powyższym trybie jedynym kryterium oceny ofert jest cena zamówienia Procedura ta jest szczególnie zalecana do udzielania zamówień na dostawy i usługi powszechnie dostępne. 6.3 Udzielenie zamówienia w trybie pełnego rozpoznania cenowego rynku. Po akceptacji przez Nadleśniczego wniosku o udzielenie zamówienia, realizujący zamówienie wraz z przedstawicielem Stałej Komisji Przetargowej sporządza protokół z rozpoznania cenowego rynku, zawierający zestawienie porównywanych ofert (minimum 3 wykonawców) oraz wskazanie Wykonawcy optymalnego. Poprzez ofertę Wykonawcy w procedurze pełnego rozpoznania cenowego rynku rozumie się: a) oferty pisemne lub informacje handlowe przesłane przez wykonawców z własnej inicjatywy, w okresie do 3 miesięcy od wszczęcia procedury udzielenia zamówienia. b) wydruki listu elektronicznego zawierające datę (po wszczęciu procedury udzielenia zamówienia) c) wydruki strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierające datę wydruku-po wszczęciu procedury udzielenia zamówienia). Zaopiniowany przez Koordynatora Zamówień Publicznych i zatwierdzony przez Nadleśniczego protokół wraz z ofertami stanowi podstawę do zawarcia umowy, bądź zaproszenia Wykonawcy do negocjacji jej warunków. W powyższym trybie jedynym kryterium oceny ofert jest cena zamówienia. Procedura ta jest szczególnie zalecana do udzielania zamówień na dostawy o wartościach przekraczających 10 tys. zł 6.4 Udzielanie zamówienia w trybie zapytania o cenę. Po akceptacji przez Nadleśniczego wniosku o udzielenie zamówienia, realizujący zamówienie sporządza szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz listę potencjalnych wykonawców. Komisja, w składzie ustalonym przez Nadleśniczego, przygotowuje zaproszenie ofertowe i wysyła do przynajmniej trzech wykonawców, określając w nim: warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny i sposób złożenia (zalecane stosowanie wzoru oferty) ofert oraz termin ich złożenia i otwarcia. Z otwarcia ofert Komisja sporządza protokół zawierający ich ocenę, który po zatwierdzeniu przez Nadleśniczego stanowi podstawę do zawarcia umowy. Oferta wybranego wykonawcy jest załącznikiem do zawieranej umowy. Postępowanie jest jawne dla zaproszonych wykonawców. Procedura ta jest szczególnie zalecana do udzielania zamówień o wartościach przekraczających 10 tys. zł. 6.5 Udzielanie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego. Po akceptacji przez Nadleśniczego wniosku o udzielenie zamówienia realizujący zamówienie sporządza szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, Komisja, w składzie ustalonym przez Nadleśniczego, przygotowuje ogłoszenie o przetargu oraz specyfikację istotnych warunków zamówienia zawierającą: szczegółowy opis zamówienia warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny i sposób złożenia ofert (zalecane stosowanie wzoru oferty), termin ich złożenia i otwarcia oraz umieszcza w/w informacje na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej. Z otwarcia ofert Komisja sporządza protokół zawierający ich ocenę, który po zatwierdzeniu przez Nadleśniczego stanowi podstawę do zawarcia umowy. Strona 4 z 6

5 Zatwierdzony protokół z otwarcia ofert jest upubliczniany (strona internetowa i tablica ogłoszeń) Oferta wybranego wykonawcy jest załącznikiem do zawieranej umowy. Postępowanie jest jawne. 7. Wskazanie potrzeby specjalnego postępowania przy udzielenia zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w punkcie 6 następuje na etapie ustalania planu zamówień o którym mowa w. 4 punkt 3 Załącznika nr 1 do niniejszego Zarządzenia, bądź na wniosku o udzielenie zamówienia.. 5 Sposoby postępowania przy udzielaniu zamówień podprogowych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. 1. Zamówienia podprogowe współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, (realizowane w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata projekty związane z zwiększaniem retencji i utrzymaniem potoków oraz związanej z nimi infrastrukturze w dobrym stanie i inne) realizowane są zgodnie z wytycznymi niniejszego paragrafu. 2. Udokumentowanie zamówień podprogowych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej wymagane jest bez względu na ich wartość. 3. Udokumentowaniem udzielenia zamówienia podprogowego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej jest pisemny wniosek pracownika (z wyłączeniem przypadków o których mowa w punkcie 8), według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia, pisemna umowa oraz inne dokumenty wynikające z trybów jego udzielenia wymienionych w punkcie Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej, a w szczególności umowy dotyczącej form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia, studia) w przypadku, których całkowity wydatek nie przekracza kwoty 5000 zł brutto oraz inne umowy, których wartość nie przekracza 2000 zł bez podatku od towarów i usług ( np. zakup biletów kolejowych i autobusowych). W takim przypadku pracownik realizujący zamówienie jest zobowiązany uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez zachowanie na potwierdzenie zawarcie umowy dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Pracownik merytoryczny zobowiązany do udokumentowania zakresu zamówienia, w szczególności poprzez zachowanie dokumentacji dotyczącej zlecenia zamówienia. W przypadku zamówień dotyczących form podnoszenia kwalifikacji potwierdzeniem zawarcia umowy jest także program szkolenia. 5. W przypadku robót budowlanych umowa w formie pisemnej jest wymagana bez względu na jej wartość. 6. Wyboru wykonawcy do realizacji zamówień podprogowych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej należy dokonywać w procedurach konkurencyjnych przedstawionych w podpunktach 6.3, 6.4 i tzn. w procedurach: pełnego rozpoznania cenowego rynku. w trybie zapytania o cenę. w trybie przetargu nieograniczonego 7. Odstępstwo od stosowania procedur konkurencyjnych w zamówieniach podprogowych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, wymaga pisemnego wniosku wraz z uzasadnieniem, zatwierdzonego przez Nadleśniczego. 8. Dopuszcza się odstąpienie od stosowania procedur konkurencyjnych w zamówieniach podprogowych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej bez pisemnego wniosku, o którym mowa powyżej, przy realizacji zamówień o wartości poniżej 500 zł w przypadkach niezwłocznej konieczności realizacji zamówienia (w szczególności opłaty, zakupy artykułów żywnościowych, zakup paliw, materiałów i usług niezbędnych do kontynuacji podróży w pojazdach służbowych nadleśnictwa itp.).. 6 Strona 5 z 6

6 Dokumentowanie postępowania o udzielenie zamówienia 1. Sekretarz Stałej Komisji Przetargowej po przedstawieniu przez pracownika merytorycznego wniosku o udzielenie zamówienia nadaje kolejny numer zamówieniu oraz umieszcza go w rejestrze umów zwolnionych ze stosowania przepisów PZP na podst. art. 4. ust Za prawidłowe przechowywanie dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada pracownia merytoryczny realizujący zamówienie. W skład dokumentacji wchodzi w szczególności: wniosek o udzielenie zamówienia, umowa, protokoły z negocjacji z wykonawcami, notatki sporządzone z rozmów telefonicznych, zaproszenia i ogłoszenia, oferty wykonawców a także wydruki ze stron WWW i korespondencja prowadzona z Wykonawcami niezależnie od formy jej przesłania. 3. Dokumentację dotycząca zamówień, o których mowa w 4 niniejszego regulaminu prowadzona jest i przechowywana przez okres 5 lat od roku w którym zostało one udzielone. 4. Dokumentacje dotyczącą postępowań, o których mowa w 5 prowadzona jest i przechowywana przez okres 3 lat od daty zakończenia programu, w ramach którego zamówienie zostało zrealizowane, jednak nie krócej niż 5 lat od roku w którym zostało one udzielone.. 7 Obowiązki i prawa osób uczestniczących w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie zwolnionym ze stosowania przepisów Ustawy 1. Postępowanie o udzielenie zamówień zwolnionych ze stosowania przepisów Ustawy prowadzi pracownik merytoryczny lub Komisja w składzie ustalonym przez Nadleśniczego. 2. W przypadku powołania komisji do przeprowadzenia postępowanie o udzielenie zamówienia zwolnionych ze stosowania przepisów Ustawy w skład jej wchodzi pracownik merytoryczny lub kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację zamówienia oraz Członek Stałej Komisji Przetargowej. 3. Osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie zwolnionym ze stosowania przepisów Ustawy zobowiązane są do przestrzegania przepisów wynikających z zapisów niniejszego regulaminu oraz posiadają prawa i obowiązki wynikające z 5. punkt I II Regulamin prac komisji przetargowej Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Nadleśnictwie Bircza stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 4. W przypadku zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy, pracownik ma obowiązek poinformowania o tym Nadleśniczego. Zatwierdzam dnia r.... Strona 6 z 6