KARTA PROCESU OBSŁUGA TECHNICZNA I ORGANIZACYJNA URZĘDU

Transkrypt

1 URZĄD MIASTA I GMINY ŁASIN DOKUMENT NADZOROWANY W WERSJI ELEKTRONICZNEJ PN-EN ISO 9001:2009 PN-EN ISO 14001:2005 KARTA PROCESU Nr VII.00.00/01 Lider procesu: Sekretarz Data Imię i nazwisko Podpis Opracował: Paweł Żuchowski Sprawdził: Franciszek Kawski Zatwierdził: Franciszek Kawski

2 Strona: 2 z 5 1. Cel. Celem procesu jest zapewnienie odpowiedniej infrastruktury materialno-technicznej w Urzędzie stwarzającej dobre warunki pracy dla pracowników i pozwalającej na wykonywanie wysokiej jakości usług dla Klientów i właściwego działania Urzędu. 2. Zakres stosowania oraz dane wejściowe i wyjściowe. Wejścia Zakres Wyjścia Utrzymywanie i rozwijanie infrastruktury informatycznej, telekomunikacyjnej. Zapotrzebowania na materiały kancelaryjne, biurowe Przeglądy okresowe-przeglądy infrastruktury materialno-technicznej Wymagania dotyczące bezpieczeństwa Zakupy Przeglądy i bieżące remonty pomieszczeń biurowych i Polityka bezpieczeństwa, polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych Dostępne materiały kancelaryjne i eksploatacyjne Sprzęt IT Protokoły z przeglądów pomieszczeń i budynków Odnowione pomieszczenia, odpowiednio dostosowane do pracy Dostępne backupy dla danych Monitoring bezpieczeństwa w urzędzie 3. Definicje. Brak 4. Odpowiedzialności Skarbnik -nadzór nad wydatkowaniem środków finansowych urzędu Informatyk, Podinspektor do spraw kancelaryjnych, Pracownik gospodarczy, stanowisko do spraw obsługi Rady Miejskiej, Sekretarz zakupy, polityka bezpieczeństwa, polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych, remonty pomieszczeń biurowych i Kierownik Referatu Inwestycji, Budownictwa, Rolnictwa i Gospodarki Gruntami- przeglądy i bieżące remonty pomieszczeń biurowych i

3 Strona: 3 z 5 5. Postępowanie 5.1. Zakup Wybór dostawcy wyrobów i usług Zakupy są realizowane przez pracowników Urzędu w uzgodnieniu ze Skarbnikiem. W przypadku zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro (w skali całej jednostki) odbywa się z pominięciem procedur ustawowych, zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości PLN, nie jest wymagane prowadzenie dokumentacji czynności oraz pisemne uzasadnienie wyboru wykonawcy. Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażoną w złotych równowartość euro, opracowano Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej euro w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie. O sposobie przeprowadzenia rozeznania i badania rynku potencjalnych wykonawców decyduje pracownik wnioskujący o zakup, biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia oraz jego wartość; Jeżeli ze względu na szczególny charakter i rodzaj zamówienia uzasadnione jest udzielenie zamówienia konkretnemu wykonawcy, nie przeprowadza się procedury wyboru wykonawcy. Należy wówczas, jeżeli to możliwe, przeprowadzić negocjacje z wykonawcą w celu uzyskania jak najlepszych warunków zamówienia. Pracownik przedstawia ustna informację Burmistrzowi lub Sekretarzowi oraz informuje Skarbnika celem zatwierdzenia wydatku Nadzór nad realizacją dostaw, usług i robót budowlanych. Wnioskodawca nadzoruje realizację zamówienia publicznego i zobowiązany jest do rejestrowania wszelkich uchybień po stronie wykonawcy związanych z realizacją umowy o zamówienie publiczne w formie notatki służbowej, którą należy dołączyć do dokumentacji danego zamówienia publicznego. W przypadku stwierdzenia uchybień, które w myśl postanowień umowy stanowią podstawę do nałożenia kar umownych lub wyciągnięcia innego rodzaju konsekwencji wnioskodawca zobowiązany jest do podjęcia niezbędnych działań Ocena wykonawców zamówień Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro, a przekracza wyrażoną w złotych równowartość PLN, pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia przygotowuje notatkę służbową dotyczącą przebiegu realizacji zamówienia, uwzględniając w nim uwagi pozytywne i uwagi negatywne dotyczące realizacji zamówienia oraz rekomendację dalszej współpracy. Ocena wykonawców zamówień dokonywana jest raz w roku, w miesiącu listopadzie. Wyniki oceny wykonawców są brane pod uwagę w przypadku wyboru wykonawcy dla kolejnych zamówień Przeglądy i bieżące remonty pomieszczeń biurowych i Przeglądy są wykonywane na podstawie obowiązujących wymagań prawnych. Za realizację przeglądów odpowiada Sekretarz Polityka bezpieczeństwa Zasady dotyczące bezpieczeństwa informacji są ustalone w Polityce bezpieczeństwa informacji zawierających dane osobowe Urzędu Miasta i Gminy Łasin powołanej zarządzeniem Burmistrza stanowiąca Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 284/2013 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 8 stycznia 2013 r. 6. Forma dokumentowania procesu - zapisy: ich obieg i archiwizacja. Dokumentacja wykonawcza remontów i napraw bieżących Faktura Polityka Bezpieczeństwa Obieg i archiwizacja dokumentów związanych ze Zintegrowanym Systemem Zarządzania przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i Instrukcją kancelaryjną 7. Zmiany.

4 Strona: 4 z 5 LP OPIS ZMIANY Cel procesu dotychczasowy zapis otrzymuje brzmienie: Celem procesu jest zapewnienie odpowiedniej infrastruktury materialno-technicznej w Urzędzie stwarzającej dobre warunki pracy dla pracowników i pozwalającej na wykonywanie wysokiej jakości usług dla Klientów i właściwego działania Urzędu. Zmieniono zapisy pkt. 4 Odpowiedzialności, który otrzymuje brzmienie: 4.Odpowiedzialności Skarbnik -nadzór nad wydatkowaniem środków finansowych urzędu Informatyk, Podinspektor do spraw kancelaryjnych, Pracownik gospodarczy, stanowisko do spraw obsługi Rady Miejskiej, Sekretarz zakupy, polityka bezpieczeństwa, polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych, remonty pomieszczeń biurowych i Kierownik Referatu Inwestycji, Budownictwa, Rolnictwa i Gospodarki Gruntami- przeglądy i bieżące remonty pomieszczeń biurowych i Zmieniony zapisy pkt. 2 Zakres stosowania oraz dane wejściowe i wyjściowe, który otrzymuje brzmienie: 3 Wejścia Zakres Wyjścia Utrzymywanie i rozwijanie infrastruktury informatycznej, telekomunikacyjnej. Zapotrzebowania na materiały kancelaryjne, biurowe Przeglądy okresoweprzeglądy infrastruktury materialno-technicznej Wymagania dotyczące bezpieczeństwa Zakupy Przeglądy i bieżące remonty pomieszczeń biurowych i Polityka bezpieczeństwa, polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych Dostępne materiały kancelaryjne i eksploatacyjne Sprzęt IT Protokoły z przeglądów pomieszczeń i budynków Odnowione pomieszczenia, odpowiednio dostosowane do pracy Dostępne backupy dla danych Monitoring bezpieczeństwa w urzędzie

5 Strona: 5 z 5 Pkt Wybór dostawcy wyrobów i usług otrzymuje brzmienie: 4 Pkt Wybór dostawcy wyrobów i usług Zakupy są realizowane przez pracowników Urzędu w uzgodnieniu ze Skarbnikiem. W przypadku zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro (w skali całej jednostki) odbywa się z pominięciem procedur ustawowych, zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości PLN, nie jest wymagane prowadzenie dokumentacji czynności oraz pisemne uzasadnienie wyboru wykonawcy. Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażoną w złotych równowartość euro, opracowano Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej euro w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie. O sposobie przeprowadzenia rozeznania i badania rynku potencjalnych wykonawców decyduje pracownik wnioskujący o zakup, biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia oraz jego wartość; Jeżeli ze względu na szczególny charakter i rodzaj zamówienia uzasadnione jest udzielenie zamówienia konkretnemu wykonawcy, nie przeprowadza się procedury wyboru wykonawcy. Należy wówczas, jeżeli to możliwe, przeprowadzić negocjacje z wykonawcą w celu uzyskania jak najlepszych warunków zamówienia. Pracownik przedstawia ustna informację Burmistrzowi lub Sekretarzowi oraz informuje Skarbnika celem zatwierdzenia wydatku. Pkt Ocena wykonawców zamówień otrzymuje brzmienie: Ocena wykonawców zamówień 5 Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro, a przekracza wyrażoną w złotych równowartość PLN, pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia przygotowuje notatkę służbową dotyczącą przebiegu realizacji zamówienia, uwzględniając w nim uwagi pozytywne i uwagi negatywne dotyczące realizacji zamówienia oraz rekomendację dalszej współpracy. Ocena wykonawców zamówień dokonywana jest raz w roku, w miesiącu listopadzie. Wyniki oceny wykonawców są brane pod uwagę w przypadku wyboru wykonawcy dla kolejnych zamówień. 6 Dotychczasowy pkt otrzymuje brzmienie: Zasady dotyczące bezpieczeństwa informacji są ustalone w Polityce bezpieczeństwa informacji zawierających dane osobowe Urzędu Miasta i Gminy Łasin powołanej zarządzeniem Burmistrza stanowiąca Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 284/2013 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 8 stycznia 2013 r.