Protokó³ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 29 wrzeœnia 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Rozprzy w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania dokumentów zwi¹zanych z rejestracj¹ stanu cywilnego. Kontrolê przeprowadzi³a: Lucyna Kosmulska -starszy inspektor wojewódzki w Referacie Paszportowym, w Delegaturze ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Piotrkowie Tryb., na podstawie upowa nienia Nr 128/08 z dnia 23 wrzeœnia 2008 r. Jednostka Kontrolowana Urz¹d Gminy w Rozprzy Jrz¹d Stanu Cywilnego w Rozprzy Aleja 900-1ecia 3 97-340 Rozprza Regon 000549252 Wójt Gnñny -Pan Ryszard Witek Kierownikiem Urzêdu Stanu Cywilnego w Rozprzy jest Pan Ryszard Witek. Z-c¹ Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w Rozprzy jest Pani Urszula Wiœniewska, powo³ana na stanowisko uchwa³¹ Nr VI(34 )97 Rady Glniny w Rozprzy z dnia 28 listopada 1997 r. Kontrolê przeprowadzono metod¹ reprezentatywn¹ w obecnoœci Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego Kontrol¹ objêto okres od stycznia 2007 r. do dwa kontroli Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów prawa dotycz¹cych: 1., 3 rejestracji stanu cywilnego (urodzeñ, ma³ eñstw, zgonów), transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g, wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, 4 miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, 5 zagadnieñ zwi¹zanych ze stosowaniem ustawy z dnia 15 listopada 1956 f. o zmianie imion i nazwisk, 6. prowadzenia postêpowañ administracyjnych. a w szczególnoœci przestrzegania tenninów rozpatrywania spraw 1
Wykaz aktów prawnych dotycz¹cych tematyki kontroli Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postêpowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r Nr 98, paz. 1071 z póÿn. zm.), 2 Ustawa z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. Z 2004 r. Nr 161 poz. 1688 z póÿn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do ustawy Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych i Adlninistracji z dnia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorówaktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 1998 r. Nr 36, paz. 884 z póÿn. z m Ustawa z dnia 15 listopada 1956 r. o zlruanie imion i nazwisk (t.j. Oz. U. z 2005 r. Nr 233, paz. 1992 z póÿn. z m 4 Konwencja Nr 16 dotycz¹ca wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzeœnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 735). 5 Konwencja Nr 3 dotycz¹ca lniêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Stambule w dniu 4 wrzeœnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 172, poz. 1667). Szczegó³owe ustalenia kontroli Rejestracja stanu cywilnego W okresie objêtym kontrol¹ zarejestrowano ogó³em 325 aktów stanu cywilnego, w tym 2007 2008 urodzeñ 8 5 ma³ eñstw 89 (w tym 73 konk) 85 ( w tym 74 konk) zgonow 63 Wytypowano do kontroli ni ej wymienione akty!na³ eñstw: w 200' od Nr do Nr 15 oraz w 2008 r. od Nr do Nr 15, zgonówo w 2007 ro od Nr 50 do Nr 60 oraz w 2008 od Nr do Nr 63 Stwierdzono, co nastêpuje Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ pismem rêcznym, w sposób staranny i czytelny, w gotowych ksiêgach, zgodnie z obowi¹zuj¹cymi w tym zakresie przepisami i wytycznymi. Wolne miejsca w treœci aktów i w rubryce "UW AGI". -powykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzeniu aktu sta!lu cywilnego wykreœlane s¹ lini¹ ci¹g³¹, a prawid³owe brzmienie wyrazu M-- ~<. 2
wykreœlonego wpisywane jest w rubryce "uwagi". Jednak e zauwa ono, i w kontrolowanych aktach stanu cywilnego w paru przypadkach powsta³e pomy³ki przy sporz¹dzeniu aktu poprawiono w sposób niezgodny z przepisami tj przy u yciu korektora. Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony wart 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego sporz¹dzane s¹ zachowaniem terminu przewidzianego wart. 61a ust. 2 Prawa o a.s.c w trakcie kontroli stwierdzono, i w jednym przypadku w akcie zgonu wpisano datê zgonu, inn¹ ni wynika to z karty zgonu oraz w jednym przypadku wpisano w akcie zgonu godzinê zgonu Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu ma³ eñstwa, czy zgonie nanoszone s¹ na bie ¹co. Powy sze zosta³o stwierdzone na podstawie wyrywkowej kontroli aktów: PRZYPISKI Przypiski pod akt(mli 111(ll (!lls/1v -o urodzeniach: 8/1985; 28/1982; 22/1979; 14/1982: 26/1982; 16/1982; 17/1979; 16/1979; 57/1978; 31/1979. Przypiski pod akt(lmi ZgOIllI: -O urodzeniach: 340/1948; 194/1972; 164/1941; 132/1932; 57/1931; 97/1930; 196/1922, -o ma³ eñstwach. 21/1973; 13/1994; 34/1964; 5/1966; 15/1959; 22/1954; 66/1951. Dokumentacja zbiorowa do wy ej wymienionych aktów zawiera wszystkie niezbêdne dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu (przyjmowane s¹ w zdecydowanej wiêkszoœci aktualne odpisy aktów urodzeñ nupturientów), b¹dÿ narueslenia wzmianki marginesowej. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w ksiêgach -oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów Na bie ¹co przesy³ane s¹ stosowne zawiadomienia o ka dej zmianie stanu cywilnego do innych urzêdów or(~anow o ewidencji ludnoœci Po zakoñczeniu roku kalendarzowego dokonuje siê prawid³owego zamkniêcia ksi¹g poprzez wpisanie po ostatnim sporz¹dzonym akcie stanu cywilnego stosownej adnotacji. 2. Wydane decyzje administracyjne w okresie objêtym kontrol¹ wydano ³¹cznie 34 decyzje administracyjne z zakresu rejestracji stanu cywilnego z czego 2007 2008 art. 28 Prawa o a.s.c 12 6 añ. 36 Prawa o a.s.c 2 al1. 70 Prawa o a.s.c art. 73 Prawa o a s.c. 6 7 3 ~
Podczas kontroli zbadano nastêpuj¹ce decyz.ie administracyjne wydane w kontrolowanym okresie -wydane na podstawie al1. 28 Prawa o a.s.c '07; 8/07; 10/07; 1/08 -wydane na podstawie art. 70 PI-awa o a.s.c 5/08 wydane na podstawie art. 73 Prawa o a.s.c. 4/08; 7/08 Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart. 35 K. p. a., za³atwiane bez zbêdnej zw³oki. Zarówno informacjê o wszczêciu postêpowania jak i decyzje administracyjne dorêczne s¹ stronom za poœrednictwem poczty, listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub te odbierane osobiœcie przez strony, co jest potwierdzone podpisem strony wraz z dat¹ odbioru Zgodnie z ogóln¹ zasad¹ prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy wystêpuj¹ce w aktach stanu cywilnego prostowane s¹ na podstawie art. 28 Prawa o aktach stanu cywilnego W³aœciwie stosowany jest przepis art 73 Prawa o a.s.c., dotycz¹cy wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g Jednak e w kontrolowanych sprawach stwierdzono uchybienia w zakresie przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego i prawa materialnego: powsta³e w wyniku transkrypcji akty stanu cywilnego (przede wszystkim akty urodzeñ), nie zosta³y uzupe³nione na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c -jednym przypadku brak potwierdzenia odbioru decyzji przez stronê. W badanym okresie nie wydano zaœwiadczenia w trybie art. 71 Prawo o a.s.c. stwierdzaj¹cego, e zgodnie z prawem polskim nie ma przeszkód aby osoba, której zaœwiadczenie dotyczy zawar³a ma³ eñstwo za granic¹ Wydano I-, I zaœwiadczeñ w trybie art. 41 k.r.i.o. (w tym w 2007 f. -60, w 2008 f. -71) Wp³yw zaœwiadczeñ do ljrzêdu Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art. 41 1 Kodeksu rodzinnego opiekul1czego -od osób duchownych jest potwierdzany pieczêci¹ urzêdu gminy z dat¹ wp³ywu i podpisem w zakresie spraw konsularnych w okresie od stycznia 2007 r. do dnia 29 wrzeœnia 2008 r nie za³atwiono adnej sprawy Wydawane s¹ wielojêzyczne odpisy aktów stanu cywilnego, zgodnie z konwencj¹ nr 16 Ksiêgi stanu cywilnego oraz akty zbiorowe przechowywane s¹ w piêciu drewnianych szafach, zamykanych na zamki, w ~1omieszczeniu biurowym Z -cy Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. w pomieszczeniu tym zna.jduje siê gaœnica higrometr, brak jest urz¹dzeñ kontroluj¹cych temperaturê powietrza Sala œlubów jest 4 ~
Prawid³owoœæ stosowania przepisów ustawy z dnia 5 listopada 1956 f. o zmianie imion i nazwisk oraz przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego, a w szczególnoœci tenninowoœci rozpatrywania spraw przekazywania okreœlonych prawem informacji o zmianie imion i nazwisk w kontrolowanym okresie wydano 9 decyzji z ustawy z dnia 15 listopada 1956 f. O zmianie imion nazwisk W tym decyzjê o zmianie imienia (imion) 7 decyzji o zmianie nazwiska 1 decyzjê o zmianie imienia nazwiska Losowo skontrolowano nastêpuj¹ce decyzje: 9/07; 1/08; w której stwierdzono w szystkie sprawy rozpatrywane by³y na wniosek obywatela polskiego prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart. 35 K.p.a. Postêpowania administracyjne Zarówno informacjê o wszczêciu postêpowania jak i decyzje administracyjne dorêczne s¹ stronom za poœrednictwem poczty, listem poleconym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru odbioru Wydane decyzje zawieraj¹ uzasadnienia taktyczne i prawne Stwierdzono jednak e. i w kontrolowanych sprawach w sentencjach decyzji wskazano nieaktualne Ÿród³o prawa oraz jako podstawê prawn¹ rozstrzygniêcia wskazano w sposób ogólny przepis añ. 2 u.z.i.n, b¹dÿ przepis art. 7 u.z.i.n. W aktach spraw znajduj¹ siê dokumenty œwiadcz¹ce o zawiadomieniu odnoœnie zmiany nazwiska lub imienia instytucji organów, wymienionych wart ust U.Z.l.n. Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urzêdu Stanu Cywilnego w Rozprzy instrukta u oraz wskazówek w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawy o zmlame Imion nazwisk oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyj nego. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. Nr 3/2008 Kierownikowi kontrolowane.j jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli, prawo zg³aszania umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. 5 ~ ;;³(
Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³ada.j¹c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy URZ D GMINY 9?-340 ROZPRZA. Al. 9O0-lecia 3 ~*'!044) 649-61-08: 649-65-74 fax 615-80-06: NIP 771-17-11-124 h ttp:1/ rozprzagw @@JrOZprza:E!.-.e-bip.pl ':- DELEGA TUP.A lóo7:.(:[gc, 'JI~.7:ÊDU l.".jo::~"~i;,-~ '",,-,;C:c::) W ~'.OT ':.t...',.,,; ",.., ~'f '.. r",f'\."..;-::!\,!",,"'...,f\'". 97.~jQ Piotrkó.~ T,);,...;t. ;),ij(;k;{j..jic~ 10 A Podpis Kierownika Jednostki Podpis osoby kontroluj¹cej ST~ RS y JN~PEKTOR JEWODZf<J \OJ~~ ~ ~.AO. ~.CY.1.l.~.~l?:S:1J:I.l!.~...l! UORro(. 6