Protokó³. z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 20 lutego 2009 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego

Transkrypt

1 Protokó³ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 20 lutego 2009 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Drzewicy w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania dokumentów zwi¹zanych z rejestracj¹ stanu cywilnego Kontrolê przeprowadzi³a: Lucyna Kosmulska -starszy inspektor wojewódzki w Referacie Paszportowym, w Delegaturze ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Piotrkowie Tryb., na podstawie upowa nienia Nr 18/09 z dnia 28 stycznia 2009 r. J ednostka Kontrolowana Urz¹d Gminy i Miasta Drzewica Urz¹d Stanu Cywilnego w Drzewicy ul. Staszica nr Drzewica Regon Burmistrz Gminy i Miasta Drzewica -Janusz Reszelewski. Z-c¹ Kierownika Urzêdu Stan Cywilnego w Drzewicy jest Pani Dorota Jedliñska, powo³ana na stanowisko uchwa³¹ Nr IV /37/96 Rady Gminy i Miasta w Drzewicy z dnia 17 sierpnia 1996 roku. Kontrolê przeprowadzono metod¹ reprezentatywn¹ w obecnoœci Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrol¹ objêto okres od stycznia 2008 r. do dnia kontroli Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów prawa dotycz¹cych: rejestracji stanu cywilnego (urodzeñ, ma³ eñstw, zgonów); 2. spraw rozstrzyganych decyzj¹ administracyjn¹: (sprawdzenie procedur administracyjnych stosowanych przy wydawaniu decyzji dot. sprostowania oczywistych b³êdów pisarskich, oraz przy wpisywaniu do polskich ksi¹g zagranicznych aktów stanu cywilnego i uzupe³nianie aktów stanu cywilnego ); 3 wydawania wielojêzycznych odpisów aktów stanu cywilnego; 4. miêdzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego; 5. prowadzenia postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci przestrzegania terminów rozpatrywania spraw; 6 prowadzenie i przechowywanie ksi¹g stanu cywilnego.

2 Wykaz aktów prawnych dotycz¹cych tematyki kontroli: 1 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postêpowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, paz z póÿn. zm.): 2. Ustawa z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. Z 2004 r. Nr 161, paz z póÿn. zm. I oraz przepisy wykonawcze do ustawy: Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 z póÿn. zm.); 3 4 Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuñczy (Dz. U. z 1964 r. Nr 9, poz. 59 z póÿn. zrn.); Konwencja Nr 16 dotycz¹ca wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzeœnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735), 5 Konwencja Nr 3 dotycz¹ca miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Stambule w dniu 4 wrzeœnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 172, poz. 1667). Szczegó³owe ustalenia kontroli 1 Rejestracja stanu cywilnego. w okresie objêtym kontrol¹ zarejestrowano ogó³em 171 aktów stanu cywilnego, w tym: urodzeñ 1 ma³ eñstw zgonów 6 Wytypowano do kontroli ni ej wymienione akty: -ma³ eñstw: w 2008 r. od Nr 40 do Nr 60 oraz w 2009 r. od Nr I do Nr 10, zgonów: w 2009 od Nr 1 do Nr 6 2 jttm v ~

3 Stwierdzono, co nastêpuje Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ pismem rêcznym, w gotowych ksiêgach, oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w sposób staranny i czytelny, zgodnie z obowi¹zuj¹cymi w tym zakresie przepisami i wytycznymi. Jednak e w trakcie kontroli stwierdzono, i w aktach stanu cywilnego w dacie sporz¹dzenia aktu -miesi¹c wpisywano cyframi arabskimi. Wolne miejsca w treœci aktów i w rubryce "uwagi -powykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzeniu aktu stanu cywilnego wykreœlane s¹ lini¹ ci¹g³¹, a prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisywane jest w rubryce "uwagi", jednak e w jednym przypadku powsta³¹ pomy³kê przy sporz¹dzeniu aktu poprawiono w sposób niezgodny z przepisami tj. przy u yciu korektora, co jest niedopuszczalne. Dla poszczególnych rodzajów aktów prowadzone s¹ oddzielne skorowidze alfabetyczne. Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony wart. 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego, sporz¹dzane s¹ z zachowaniem terminu przewidzianego w art. 61a ust. 2 Prawa o a.s.c. w trakcie kontroli stwierdzono, i w jednym z aktów ma³ eñstw nie wpisano drugiego imienia nupturienta, natomiast w odpisie aktu urodzenia oraz w innych dokumentach z³o onych do zawarcia ma³ eñstwa widniej¹ dwa imiona Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu ma³ eñstwa, czy zgonie nanoszone s¹ na bie ¹co. Dokumentacja zbiorowa do wy ej wymienionych aktów prowadzona jest prawid³owo, zawiera wszystkie niezbêdne dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu (przyjmowane s¹ aktualne odpisy aktów urodzeñ nupturientów), b¹dÿ naniesienia wzmianki margmesowej Na bie ¹co przesy³ane s¹ stosowne zawiadomienia cywilnego do innych urzêdów i organów ewidencji ludnoœci o ka dej zmianie stanu Po zakoñczeniu roku kalendarzowego dokonuje siê prawid³owego zamkniêcia ksi¹g poprzez wpisanie po ostatnim sporz¹dzonym akcie stanu cywilnego stosownej adnotacji. Ksiêga urodzeñ obejmuje akty urodzeñ sporz¹dzone w latach , czym naruszono przepis 12 ust. 2 rozporz¹dzenia wykonawczego. Zauwa ono równie, i ksiêga ma³ eñstw za lata rozesz³a siê na zszyciu. 2. Wydane decyzje administracyjne w okresie objêtym kontrol¹ wydano ³¹cznie 18 decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji 3 ht( I cj

4 stanu cywilnego z czego art. 28 Prawa o a.s.c 8 art. 36 Prawa o a.s.c 4 art. 73 Prawa o a s. c 4 Podczas kontroli zbadano nastêpuj¹ce decyzje administracyjne: -wydane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. 4/08; 10;08; 12/08; -wydane na podstawie art. 73 Prawa o a.s.c. 1/09; 3/08 -wydane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. 11/08; 1/09 Zgodnie z ogóln¹ zasad¹ prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy wystêpuj¹ce w aktach stanu cywilnego prostowane s¹ na podstawie art. 28 Prawa o aktach stanu cywilnego. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz¹cy wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g. Zgodnie z obowi¹zuj¹c¹ zasad¹ zupe³noœci, akty wpisane do polskich ksi¹g w trybie art. 13 Prawo o a.s.c zostaj¹ uzupe³niane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c Na podaniach widniej¹ piecz¹tki potwierdzaj¹ce datê ich wp³ywu do Urzêdu Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart 35 K.p.a., za³atwiane bez zbêdnej zw³oki. Zgodnie z art K.p.a o wszczêciu postêpowania zawiadamiano wszystkie osoby bêd¹ce stronami w sprawie. Wydane decyzje zawieraj¹ wszystkie elementy okreœlone wart. 107 Kopoa Zarówno informacjê o wszczêciu postêpowania jak i decyzje administracyjne s¹ dorêczane za poœrednictwem poczty listem poleconym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub te odbierane osobiœcie przez strony, co jest potwierdzone podpisem wraz z dat¹ odbioru w kontrolowanym okresie wydano cztery zaœwiadczenia w trybie art. 71 Prawo o a.s.c stwierdzaj¹ce, e zgodnie z prawem polskim nie ma przeszkód aby osoba, której zaœwiadczenie dotyczy zawar³a ma³ eñstwo za granic¹. Wydano ³¹cznie 73 zaœwiadczenia w trybie art. 41 k.r.i.o. (w tym w 2008 f. -65, w 2009 f. -8). Wp³yw zaœwiadczeñ do Urzêdu Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego -od osób duchownych potwierdzany jest pieczêci¹ Urzêdu Miasta i Gminy Drzewica z dat¹ wp³ywu i podpisem. Wydawane s¹ wielojêzyczne odpisy aktów stanu cywilnego, zgodnie z konwencj¹ nr 16 w kontrolowanym okresie nie sporz¹dzono adnego aktu stanu cywilnego wymagaj¹cego 4 )fu l

5 y INSPEKTC JEWÓDZKI powiadomienia okreœlonego wart. I konwencji nr 3. Nie ma wydzielonego archiwum do przechowywania ksi¹g stanu cywilnego. Ksiêgi stanu cywilnego przechowywane s¹ w pomieszczeniu biurowym Z-cy Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w jednej drewnianej szafie, zamykanej na zamki Pomieszczenie to wyposa one jest w sprzêt przeciwpo arowy. Brak jest natomiast urz¹dzeñ kontroluj¹cych temperaturê i wilgotnoœæ powietrza. Akty zbiorowe do ksi¹g stanu cywilnego znajduj¹ siê w odrêbnym pomieszczeniu (archiwum dowodowym), nie jest ono wyposa one w sprzêt kontroluj¹cy temperaturê i wilgotnoœæ powietrza Podczas kontroli udzielono Z -cy Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w Drzewicy instrukta u oraz wskazówek w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyjnego. Wyniki kontroli omówione zosta³y z Burmistrzem Gminy i Miasta w Drzewicy. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. Nr 1/2009. Protokó³ sporz¹dzono w dwóch jednobrzmi¹cych egzemplarzach. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli, prawo zg³aszania umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. wyjaœnienia tej odmowy. D!LEOATUR..t6D WF r.3t( Podpis Kierownika Jednostki 8~JRMIST~Z Podpis osoby kontroluj¹cej ~ v ST~ RS ",)³³ll{(j[c., ~l ucyna Kosmulsktl Miejscowoœæ, dnia 5