Protokó³. z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniach maja 2008 r. w Urzêdzie Stanu

Transkrypt

1 Protokó³ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniach maja 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Be³chatowie w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania dokumentów przez Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego Kontrolê przeprowadzi³a: Lucyna Kosmulska -starszy inspektor wojewódzki w Referacie Paszportowym, w Delegaturze ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Piotrkowie Tryb na podstawie upowa nienia Nr 82/08 z dnia 27 maja 2008 r. Jednostka Kontrolowana: Urz¹d Miasta w Be³chatowie ul. Koœciuszki I Urz¹d Stanu Cywilnego w Be³chatowie ul. Hellwiga Be³chatów Regon Prezydent Miasta Be³chatowa -Pan Marek Chrzanowski Kierownikiem Urzêdu Stanu Cywilnego w Be³chatowie jest Pan Marek Jasiñski powo³any uchwa³¹ Nr XVII/35/07 Rady Miejskiej w Be³chatowie z dnia 28 grudnia 2007 r. Z-c¹ Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego jest Pani Gra yna Rogu t powo³ana uchwa³¹ Nr XVIII/36/07 Rady Miejskiej w Be³chatowie z dnia 28 grudnia 2007 r. Kontrolê przeprowadzono metod¹ reprezentatywn¹ w obecnoœci Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrol¹ objêto okres od stycznia 2007 r. do dnia kontroli. Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów prawa dotycz¹cych rejestracji stanu cywilnego (urodzeñ, ma³ eñstw, zgonów), transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g, wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, miêdzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego, zagadnieñ zwi¹zanych ze stosowaniem ustawy z dnia 5 listopada 956 f. o zmianie imion i nazwisk, 6. prowadzenia postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci przestrzegania tenninów 7'- J spraw. ~ ~ /'

2 AL Wykaz aktów prawnych dotycz¹cych tematyki kontroli: Ustawa z dnia 4 czerwca 960 r. Kodeks postêpowania admjnistracyjnego (t. Dz. U. z 2000 r. N 98, poz. 07 z póÿn. zm.), 2. Ustawa z dnia 29 wrzeœnia 986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t. Dz. U. z 2004 r. Nr 6, poz. 688 z póÿn. zm. ) oraz przepisy wykonawcze do ustawy: Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. u. Z 998 r., 3, 4. Nr 36, poz. 884 z póÿn. zm.), Ustawa z dnia 5 listopada 956 r. o zmianie imion i nazwisk (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 233 poz.992 z póÿn. zm. ), Konwencja Nr 6 dotycz¹ca wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzeœnia 976 r. (Dz. U. z 2004r. Nr 66, poz. 735), 5 Konwencja Nr 3 dotycz¹ca miêdzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Stambulew dniu 4 wrzeœnia 958 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 72, poz. 667). l. Rejestracja stanu cywilnego Szczegó³owe ustalenia kontroli w tym' W okresie objêtym kontrol¹ zarejestrowano ogó³em aktów stanu cywilnego, 2008 urodzeñ ma³ eñstw 530 zgonów Wytypowano do kontroli ni ej wymienione akty: -urodzeñ: w 2008 r. od nr 48 do nr 490 i od nr 55 do nr 59, ma³ eñstw: w 2007 f. od nr do nr 5, od nr 400 do nr 40, w 2008 f. od nr 8 do nr 00 zgonów: w 2007 f. od nr 884- do nr 907, w 2008 f. od nr 32 do nr 330. Stwierdzono co nastêpuje: Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w systemie komputerowym, na luÿnych drukach które ³¹czone s¹ w ksiêgi. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ bardzo starannie, zgodnie z ~)¹zuj¹cymi w tym zakresie przepisami -,i wytycznymi 2 Wolne miejsca w treœci aktów

3 i w rubryce "UW AGI" -powykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzeniu aktu stanu cywilnego wykreœlane s¹ lini¹ ci¹g³¹, a prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisywane jest w rubryce "uwagi" Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony wart. 2 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego sporz¹dzane s¹ z zachowanie terminu przewidzianego wart. 6 a ust. 2 Prawa o a.s.c. Jednak e w kilku przypadkach sporz¹dzono akty ma³ eñstw z naruszeniem tego art. 6 a ust. 2 Prawa o a. s. c. W trakcie kontroli stwierdzono równie, i w aktach zgonu dokonano wpisów godzin pomimo e godzina nie zosta³a okreœlona w wystawionej karcie zgonu. Ponadto stwierdzono, i w jednym przypadku w akcie zgonu dokonano wpisu daty zgonu innej ni zosta³a okreœlona w wystawionej karcie zgonu. Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu ma³ eñstwa, czy zgonie nanoszone s¹ na bie ¹co. Powy sze zosta³o stwierdzone na podstawie wyrywkowej kontroli aktów: PRZYPISKI Przypiski pod aktami ma³ eñstw. o urodzeniach mê a ( ony):285/967; 22/972; 42/987; 57/970 73/987; 39/977; 66/987; 80/974; 2/ /975; 58/978 Przypiski pod aktami zgonu o urodzeniach: 34/940; 28/95; 8/955; 267/955; 4/934; 229/940; 2 946/Gr o ma³ eñstwach: 2/956; 36/969. 4/969; 24/969; 33/957 2/956; 66/979; 5/956; 8/953 Dokumentacja zbiorowa do wy ej wymienionych aktów zawiera wszystkie niezbêdne dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu (przyjmowane s¹ aktualne odpisy aktów urodzeñ nupturientów), b¹dÿ nameslerna wzmianki marginesowej. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w ksiêgach -oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów. Akty stanu cywilnego oprawiane s¹ na bie ¹co. Na bie ¹co przesy³ane s¹ stosowne zawiadomienia o ka dej zmianie stanu cywilnego do innych urzêdów i organów ewidencji ludnoœci Po zakoñczeniu rokl kalendarzowego dokonuje siê prawid³owego zamkniêcia ksi¹g poprzez wpisanie po ostatnim sporz¹dzonym akcie stanu cywilnego stosownej adnotacji. 2. Wydane decyzje administracyjne w okresie objêtym kontrol¹ wydano ³¹cznie 323 decyzje administracyjne z zakresu re~i f{;)l stanu cywilnego z czego fi 3 ~l

4 art. 28 pr. o a.s.c. art. 36 pr. o a.s.c art. 70 pr. o a.s.c. art. 73 pr. o a.s.c Podczas kontroli zbadano nastêpuj¹ce decyzje administracyjne wydane w kontrolowanym okresie -wydane na podstawie art. 28 pr. o a.s.c. 5/08; 6/08; 40/08; 42/08; 50/08; 5/08 -wydane na podstawie art. 36 pr. o a.s.c. 29/08; 44/08 -wydane na podstawie art. 70 pr. o a.s.c. /07 -wydane na podstawie art. 73 pr. o a.s.c. 20/08; 30/08; 32/08; 33/08; 34/08 Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart 35 K.p.a., za³atwiane bez zbêdnej zw³oki. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c, dotycz¹cy wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g. Zgodnie z zasad¹ zupe³noœci, akty stanu cywilnego nie zawieraj¹ce wszystkich wymaganych prawem danych s¹ uzupe³niane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. W myœl ogólnej zasady prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy wystêpuj¹ce w aktach s¹ prostowane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. Jednak e w kontrolowanych stwierdzono nieliczne uchybienia w sprawach zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego i prawa materialnego a ffilanowlcle' w dwóch przypadkach w prowadzonych sprawach brak jest dokumentów œwiadcz¹cych o zapewnieniu stronom czynnego udzia³u w prowadzonym postêpowaniu i pouczeniu o przys³uguj¹cym stronie prawie zapoznania siê z aktami i z³o enia koñcowego oœwiadczenia, zgodnie z art. 0 K.p.a., w jednej sprawie brak jest dokumentów œwiadcz¹cych o udziale w tocz¹cym siê postêpowaniu drugiej strony oraz skierowaniu do niej decyzji, w jednym przypadku zastosowano art K.p.a. gdzie postêpowanie prowadzone by³o z urzêdu, w jednym przypadku po dokonaniu transkrypcji pozostawiono nie uzupe³niony akt, w transkrybowanym akcie ma³ eñstwa wpisano dane, których nie przewiduje Prawo o a.s.c. W badanym okresie wydano 45 zaœwiadczeñ w trybie art. 7 Prawo o a.s.c. e zgodnie z prawem polskim nie ma przeszkód aby osoba, 4-4 ~l

5 zaœwiadczenie dotyczy zawar³a ma³ eñstwo za granic¹ (w 2007 r. -3, w 2008 r. -4). Wydano 553 zaœwiadczenia w trybie art. 4 k.r.i.o. (w tym w 2007 r. -382, w 2008r. -7). Wp³yw zaœwiadczeñ do Urzêdu Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art. 4 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego -od osób duchownych potwierdzany jest pieczêci¹ urzêdu stanu cywilnego z dat¹ i podpisem, w zakresie spraw konsularnych w okresie od stycznia 2007r. do dnia 30 maja 2008 r za³atwiono 24 sprawy. Wydawane s¹ wielojêzyczne odpisy aktów stanu cywilnego, zgodnie z konwencj¹ nr 6. Ksiêgi stanu cywilnego oraz akty zbiorowe przechowywane s¹ w pomieszczeniu biurowym urzêdu stanu cywilnego, w piêciu szafach. Pomieszczenie to wyposa one jest w sprzêt przeciwpo arowy oraz urz¹dzenia kontroluj¹ce temperaturê i wilgotnoœæ powietrza Budynek monitorowany. Prawid³owoœæ stosowania przepisów ustawy z dnia 5 listopada 956 f. O zmianie imion i nazwisk Ustalono, e w kontrolowanym okresie wydano 5 decyzji, na podstawie ustawy z dnia 5 listopada 956 r.-o zmianie imion i nazwisk. W tym: decyzji o zmianie imienia (imion) 40 decyzji o zmianie nazwiska -nie wydano decyzji o ustaleniu pisowni nazwiska (imienia). Losowo skontrolowano nastêpuj¹ce decyzje: 45/07; 50/07; /08; 4/08; 8/08; 9/08; W skontrolowanych sprawach stwierdzono : Nie naruszono przepisów okreœlaj¹cych w³aœciwoœæ miejscow¹ organu Wszystkie sprawy rozpatrywane by³y na wniosek obywatela polskiego Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart. 35 K. p. a. Wydane decyzje zawieraj¹ uzasadnieni faktyczne i prawne. Jednak e zauwa yæ nale y, i uzasadnienia decyzji sformu³owano zazwyczaj w sposób ogólnikowy, czêsto ograniczaj¹c siê jedynie do powtórzenia treœci podania wnioskodawcy. Nie zgromadzono równie w sposób wyczerpuj¹cy materia³u dowodowego i nie przeprowadzono postêpowania wyjaœniaj¹cego co do wskazanych przez stronê przyczyn i okolicznoœci zmiany imienia czy nazwiska. N a ogó³ rozstrzygniêcie nastêpowa³o wy³¹cznie w oparciu o zamieszczone we wnioskach informacje nie poparte dowodami. W czterech sprawach brak jest dokumentów œwiadcz¹cych o zapewnieniu stronom czynnego

6 zapoznania siê z aktami i z³o enia koñcowego oœwiadczenia, zgodnie z art. 0 K.p.a., W paru sprawach stwierdzono równie brak informacji pozwalaj¹cych na ustalenie, czy wnioskodawca posiada ma³oletnie dzieci. Ka dorazowo dorêczenie decyzji zosta³o potwierdzone podpisem strony, ze wskazaniem daty dorêczenia, w aktach wszystkich spraw znajduj¹ siê dokumenty œwiadcz¹ce o zawiadomieniu odnoœnie zmiany nazwiska lub imienia instytucji i organów, wymienionych wart. II ust. I u.z.i.n. Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urzêdu Stanu Cywilnego w Be³chatowie instrukta u oraz wskazówek w zakresie œcis³ego stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawy o zmianie imion i nazwisk oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyjnego. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. Nr 4/2008 Kierownikowi kontrolowanej jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli, prawo zg³aszania umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 4 dni od otrzymania protoko³u kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy. DElEGA TURA ÓDZKIEGO URZÊDU WOJEWÓDZKIEGO W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM Piotrków Tryb. ul. Sienkiewicza 6 A Podpis osoby kontroluj¹cej STARSZYINSP~R ~;E~::~!, ~ ::" {)6.:).At) 9 I'."r v 6