wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego,

Transkrypt

1 Protokó³ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 23 listopada 2007 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w arnowie w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania dokumentów przez Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrolê przeprowadzi³a: Lucyna Kosmulska -starszy inspektor wojewódzki w Referacie Paszportowym, w Delegaturze ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Piotrkowie Tryb., na podstawie upowa nienia Nr 149/07 z dnia 20 listopada 2007 r. Jednostka Kontrolowana: Urz¹d Gminy w arnowie Wójt Gminy -Pani Maria Morawska. Urz¹d Stanu Cywilnego w arnowie arnów ul. Opoczyñska nr 5 Regon Kierownikiem Urzêdu Stanu Cywilnego w arnowie jest Pani Maria Morawska Z-c¹ Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w amowie jest Pani Barbara Cel czyñ ska, powo³ana na stanowisko uchwa³¹ Rady Gminy w amowie Nr XIV 145/04 z dnia 25 czerwca 2004 r. Kontrolê przeprowadzono metod¹ reprezentatywn¹ w obecnoœci Z-cy Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrol¹ objêto okres od stycznia 2006r. do dnia kontroli Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów prawa dotycz¹cych: I. rejestracji stanu cywilnego (urodzeñ, ma³ eñstw, zgonów), , transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g, wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, miêdzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego, zagadnieñ zwi¹zanych ze stosowaniem ustawy z dnia 15 listopada 1956 f. o zmianie imion i nazwisk, 6. prowadzenia postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci przestrzegania terminów rozpatrywania spraw. 1 I

2 Nr 98, paz zpóÿn. zm.), 2. Ustawa z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z Nr 161, poz z póÿn. zm. ) oraz przepisy wykonawcze do ustawy: Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 1998r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. Z 1998 r., Nr 136, poz. 884 z póÿn. zm. ), 3, Ustawa z dnia 15 listopada 1956r. o zmianie imion i nazwisk (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz ), Konwencja Nr 16 dotycz¹ca wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzeœnia 1976r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735), 5. Konwencja Nr 3 dotycz¹ca miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Stambule w dniu 4 wrzeœnia 1958r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 172, poz. 1667). Szczee:ó³owe ustalenia kontroli I. Rejestracja stanu cywilnego w okresie objêtym kontrol¹ zarejestrowano ogó³em 162 akty stanu cywilnego, w tym urodzeñ 3 ma³ eñstw 28 (w tym 26 konk.) 37 (w tym 33 kank.) zgonów Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ pismem rêcznym, w sposób staranny i czytelny, zgodnie z obowi¹zuj¹cymi w tym zakresie przepisami i wytycznymi. Wolne miejsca w treœci aktów i w rubryce "UWAGI" -powykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzeniu aktu stanu cywilnego wykreœlane s¹ lini¹ ci¹g³¹, a prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisywane jest w rubryce "uwagi". Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony wart. 1 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego sporz¹dzane s¹ z zachowaniem terminu przewidzianego wart. 61a ust. 2 Prawa o a.s.c. Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu ji 2 /

3 ma³ eñstwa, czy zgonie nanoszone s¹ na bie ¹co. Powy sze zosta³o stwierdzone na podstawie wyrywkowej kontroli aktów: PRZYPISKI Przypiski pod aktami ma³ eñstw: o urodzeniach mê a ( ony): 7/1968; 7/1953/M; 3/1987; 1/1985; 187/1960; 39/1946/M 302/1960; 2/1986. Przypiski pod aktami zgonu: o urodzeniach: 146/1927; 133/1953; 22/1942; 33/1933; 168/1916; 97/1929; 164/1938; 130/1943; 191/1947/M; 156/1923/S; 289/1906/246/1927; 12/1920/S; 145/1926; 74/1939. o ma³ eñstwach: 59/1943; 35/2002; 73/1976; 8/1952; 8/1970; 5/1964; 6/1969; 36/1942/S; 1/1931; 29/1938/S; 11/1948/M; 21/1940/S. Dokumentacja zbiorowa do wy ej wymienionych aktów zawiera wszystkie niezbêdne dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu, b¹dÿ naniesienia wzmianki marginesowej. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w ksiêgach -oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów. Stwierdzono, i ta sama ksiêga urodzeñ prowadzona jest od 2001 r., co narusza przepis 12 pkt 2 rozporz¹dzenia wykonawczego, Na bie ¹co przesy³ane s¹ stosowne zawiadomienia o ka dej zmianie stanu cywilnego do innych urzêdów i organów ewidencji ludnoœci. Po zakoñczeniu roku kalendarzowego dokonuje siê prawid³owego zamkniêcia ksi¹g 2. Wydane decyzje administracyjne w okresie objêtym kontrol¹ wydano ³¹cznie 60 decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego z czego art. 28 pr. o a.s.c art. 36 pr. o a.s.c. art. 73 pr. o a.s.c Podczas kontroli zbadano nastêpuj¹ce decyzje administracyjne wydane w kontrolowanym okresie -wydane na podstawie art. 28 pr. o a.s.c. 32/07; 31/07; 25/07; 22/07 -wydane na podstawie art. 36 pr. o a.s.c 27/07; 30/07 -wydane na podstawie art. 73 pr. o a.s.c. 8/07; 4/07; 1/07 Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych w art. 35 K.p.a., za³atwiane bez zbêdnej zw³oki. Zarówno informacjê o wszczêciu postêpowania jak d,,( 3 /

4 i decyzje administracyjne s¹ dorêczne stronom za poœrednictwem poczty, listem poleconym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub te odbierane osobiœcie przez strony, co jest potwierdzone podpisem wraz z dat¹ odbioru. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c, dotycz¹cy wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g. Zgodnie z zasad¹ zupe³noœci, akty stanu cywilnego nie zawieraj¹ce wszystkich wymaganych prawem danych s¹ uzupe³niane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. W myœl ogólnej zasady prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy wystêpuj¹ce w aktach s¹ prostowane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. W kontrolowanych sprawach stwierdzono nieliczne uchybienia w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego i prawa materialnego, a mianowicie: -w jednym przypadku transkrybowanego aktu brak jest dokumentów œwiadcz¹cych o udziale w tocz¹cym siê postêpowaniu drugiej strony oraz skierowaniu do niej decyzji, -zastosowano przepis art w sytuacji, gdy prowadzone postêpowanie decyzja wydana zosta³a z urzêdu. w jednym przypadku po dokonaniu transkrypcji pozostawiono nie uzupe³niony akt urodzenia. w badanym okresie wydano dwa zaœwiadczenia w trybie art. 71 Prawo o a.s.c stwierdzaj¹cych, e zgodnie z prawem polskim nie ma przeszkód aby osoba, której zaœwiadczenie dotyczy zawar³a ma³ eñstwo za granic¹. Wydano 56 zaœwiadczeñ w trybie art. 41 k.f.i.o. (w tym w 2006 f. -24, w 2007 f. -32). Wp³yw zaœwiadczeñ do Urzêdu Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego -od osób duchownych jest potwierdzane pieczêci¹ urzêdu gminy. Nie prowadzony jest rejestr odbioru od duchownych zaœwiadczeñ w trybie art k.r.i.o. W zakresie spraw konsularnych w okresie od 1 stycznia 2006 r. do dnia 23 listopada 2007 r. -za³atwiono 6 spraw. Wydawane s¹ wielojêzyczne odpisy aktów stanu cywilnego, zgodnie z konwencj¹ nr 16. Ksiêgi stanu cywilnego oraz akty zbiorowe przechowywane s¹ w czterech szafach zamykanych na zamki w pomieszczeniu biurowym Z-cy Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Pomieszczenie to wyposa one jest w sprzêt przeciwpo arowy oraz urz¹dzenia kontroluj¹ce temperaturê i wilgotnoœæ powietrza. W kontrolowanym okresie wydano ponadto jedn¹ decyzjê na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1956r. o zmianie imion i nazwisk. ' 4

5 Podczas kontroli udzielono Z-cy Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w amowie instrukta u oraz wskazówek w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyjnego. o przys³uguj¹cym Przed protoko³u Kierownik Jednostki poinfomlowany zosta³ podpisaniem mu z mocy 26 ust. 1 i 2 Zarz¹dzenia- Nr 7 Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 29 marca 200lr. w sprawie szczegó³owych warunków i trybu przeprowadzania kontroli urzêdu obs³uguj¹cego M S W i A oraz organów i jednostek organizacyjnych podleg³ych i nadzorowanych przez M S W i A, prawie zg³oszenia umotywowany ch zastrze eñ na piœmie w sprawie stanu faktycznego 1 prawnego, ocen, uwag 1 wniosków zawartych w protokole kontroli w terminie 14 dni od dnia otrzymania protoko³u kontroli Protokó³ niniejszy sporz¹dzono w dwóch jednobrzmi¹cych egzemplarzach, jeden egzemplarz protoko³u przekazano Wójtowi Gminy amów. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. Nr 14/2007. DELEGA TURA ÓDZKIEGO URZÊDU WOJEWÓDZKIEGO W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM Piotrków Tryb. ul. SIenkiewicza 16 A Podpis Kierownika Jednostki 6JT Morawska ) J:"..-I-""---,-y 1-'...,'.'. I....i..1'. "-.I 26-::.\3(! ArNÓW u '..'-',,-' """'/".. ) v..1"' I<a 5 "'.,....., J,;! 1 ""' J'.'..,A7k. Podpis osoby kontroluj¹cej ARSZY INS E TOR WO WÓD I - OJ l1-1u }tec.. < CJ': LucY1Hl- Ko.fmuls*ll ;l1.1l,1z(?11'1'. t I 7-:'.". t! ff.' e.., ; I.;J;), e.1 QA f 1..l³: