PROTOKÓ. z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 10 grudnia 2008 r. w Urzêdzie Stanu

Transkrypt

1 PROTOKÓ,1 \ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 10 grudnia 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w D³utowie, w zakresie prowadzenia postêpowañ administracyjnych w sprawach dotycz¹cych rejestracji aktów stanu cywilnego. Kontrolê przeprowadzili: El bieta Stêpczyñska-Gortat -kierownik Oddzia³u Spraw Obywatelskich ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia nr 174/2008 z dnia 9 grudnia 2008 r. Mateusz Ciszewski -sekretarz w Oddziale Spraw Obywatelskich ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia nr 175/2008 z dnia 9 grudnia 2008 r. Jednostka kontrolowana: Urz¹d stanu Cywilnego w D³utowie ul. Pabianicka D³utów Regon Wójt Gminy D³utów -Gra yna Maœlanka-Olczyk Zastêpca Kierownika USC w D³utowie -Teresa Irena Œnieg, powo³ana uchwa³¹ Rady Gminy w D³utowie m 111/ z dnia 22 czerwca 1990 r. Kontrol¹ objêto rok 2008 (do dnia kontroli). Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów: ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postêpowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuñczy (tekst jedn. Dz. U. z 1964 r. Nr 9, poz. 59 ze zm.); ustawy z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekstjedn. Dz. U. z 2004 r., Nr 161, poz ze zm.); q;/ / C~ ~.S(Q...,

2 rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dliia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 ze zm.); konwencji nr 3, dotycz¹cej miêdzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego, podpisanej w Stambule 4 wrzeœnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r., Nr 172, poz. 1667). Kontrol¹ objêto nastêpuj¹ce zagadnienia: rejestracjê stanu cywilnego; zawieranie ma³ eñstw; prawid³owoœæ sporz¹dzania aktów stanu cywilnego; sprostowania, odtworzenia i uzupe³nienia aktów stanu cywilnego; miêdzynarodow¹ wymianê infonnacji z zakresu stanu cywilnego; prowadzenie postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci przestrzeganie.,. termmow rozpatrywama spraw; prowadzenie i przechowywanie ksi¹g stanu cywilnego. I Rejestracja stanu cywilnego: W badanym okresie sporz¹dzono nastêpuj¹ce iloœci aktów stanu cywilnego: akty urodzeñ- 1 ; akty ma³ eñstw -31 ; akty zgonów -36. Kontroli poddano wszystkie akty stanu cywilnego, sporz¹dzone w 2008 r. (do dnia kontroli) i stwierdzono, co nastêpuje: 1 Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ starannie pismem rêcznym, w gotowych ksiêgach, oddzielnie dla ka dego rodzaju aktów. 2. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ zgodnie z przyjêtymi zasadami. 3. Dla poszczególnych rodzajów aktów prowadzone s¹ oddzielne skorowidze alfabetyczne. 4. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów, wykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów.!?(:i: C~~7~

3 5. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzaniu aktu wykreœlane s¹ lini¹ ci¹g³¹ w sposób umo liwiaj¹cy odczytanie wyrazu wykreœlonego. Prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisywane jest w rubryce "uwagi". 6. Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony w art. 1 2 i 3 K.r.o., sporz¹dzono.z zachowaniem terminu przewidzianego w art. 61a ust. 2 Prawa o a.s.c. 7. W jednym z aktów ma³ eñstwa bezpodstawnie wpisano nazwisko rodowe matki mê czyzny. Odpis aktu urodzenia nupturienta, ani aden inny dokument, z³o ony do zawarcia ma³ eñstwa, nie zawiera informacji w tym zakresie. 8. We wpisanym do polskich ksi¹g stanu cywilnego zagranicznym akcie urodzenia, pominiêto jedno imiê ojca, co potwierdza treœæ wielojêzycznego odpisu skróconego, wydanego przez niemiecki urz¹d stanu cywilnego. 9. Wbrew obowi¹zuj¹cej zasadzie zupe³noœci rejestracji stanu cywilnego, akt opisany w punkcie 8 nie zosta³ uzupe³niony o dane dotycz¹ce rodziców dziecka, pomimo, i ich akt ma³ eñstwa sporz¹dzony jest w ksiêgach Urzêdzie Stanu Cywilnego w D³utowie. 10. Akta zbiorowe prowadzone s¹ prawid³owo, znajduj¹ siê w nich wszystkie dokumenty przed³o one do sporz¹dzenia danego aktu, b¹dÿ naniesienia wzmianki dodatkowej. 11. W jednym przypadku, w czêœci karty zgonu dla celów USC, pozosta³ej w aktach zbiorowych, brak jest informacji o dacie zgonu (w odnoœnej rubryce powtórzono datê urodzenia osoby zmar³ej). W chwili sporz¹dzania aktu, data zgonu przyjêta zosta³a zgodnie z zapisem figuruj¹cym w czêœci egzemplarza A -s³u ¹cego do celów statystycznych oraz czêœci egzemplarza B -dla celów pochowania zw³ok. 12. Wzmianki marginesowe i przypiski pod aktami nanoszone s¹ na bie ¹co. II. Wydane decyzje administracyjne: W badanym okresie wydano nastêpuj¹ce iloœci decyzji administracyjnych: w trybie art. 28 Prawa o a.s.c. -1 w trybie art. 73 Prawa o a.s.c. Kontroli poddano obie rozpatrzone sprawy i stwierdzono, co nastêpuje: 1. Na podaniach widniej¹ piecz¹tki potwierdzaj¹ce datê ich wp³ywu do Urzêdu. 2. Zgodnie z art K.p.a., o wszczêciu postêpowania zawiadamiano wszystkie osoby bêd¹ce stronami w sprawie. 3. Postêpowania administracyjne prowadzone by³y z zachowaniem terminów okreœlonych wart. 35 K.p.a. "ir/3

4 Wydane decyzje zawieraj¹ wszystkie elementy okreœlone wart. 107 K.p.a. W sprawach zebrano materia³ dowodowy niezbêdny do rozstrzygniêcia. W aktach znajduj¹ siê dowody potwierdzaj¹ce dorêczenie stronom decyzji. III. Zawieranie ma³ eñstw: 1 Do zawarcia ma³ eñstwa lub wydania zaœwiadczenia okreœlonego wart K.r.o., zgromadzono wszystkie dokumenty wymagane przepisem art. 54 Prawa o a.s.c. 2. Ma³ eñstwa przed Kierownikiem Urzêdu Stanu Cywilnego zosta³y zawarte z zachowaniem wymogów okreœlonych wart. 4 K.r.o. IV. Przestrzeganie przepisów konwencji nr 3 : W kontrolowanym okresie nie sporz¹dzono adnego aktu stanu cywilnego wymagaj¹cego powiadomienia okreœlonego wart. 1 konwencji nr 3 v. Wydawanie i przyjmowanie zaœwiadczeñ: 1. Osobom zamierzaj¹cym zawrzeæ ma³ eñstwo przed duchownym wystawiano zaœwiadczenia okreœlone wart K.r.o., z zachowaniem 7 dniowego terminu. 2. Zaœwiadczenia okreœlone wart. 8 2 K.r.o. wraz z zaœwiadczeniami sporz¹dzonymi na podstawie art K.r.o., ka dorazowo przekazywane by³y do Urzêdu Stanu Cywilnego przed up³ywem piêciu dni od zawarcia ma³ eñstwa. 3. Prowadzony jest rejestr zaœwiadczeñ przyjmowanych od duchownych. VI. Przechowywanie i zabezpieczanie ksi¹g: 1. Ksiêgi stanu cywilnego przechowywane s¹ w metalowej szafie, w pokoju Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego, przeznaczonym równie do prowadzenia spraw z zakresu ewidencji ludnoœci i dowodów osobistych. 2. Zgodnie z 28 ust. 1 rozporz¹dzenia wykonawczego, ksiêgi od zamkniêcia których minê³o 100 lat przekazane zosta³y do Archiwum Pañstwowego. 3. Pomieszczenie, w którym przechowywane s¹ ksiêgi stanu cywilnego nie zosta³o wyposa one w gaœnicê, termometr i higrometr. Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urzêdu Stanu Cywilnego w D³utowie wskazówek w zakresie œcis³ego stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyjnego. ~ C~?.IZ-..;~Ic:

5 Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. 5/2008 Protokó³ sporz¹dzono w dwóch jednobrzmi¹cych egzemplarzach. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli, prawo zg³oszenia umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy. Podpify kontroluj¹cych: Mateusz Ciszewski.g~~~~ Miejscowoœæ, data 1:- ( ~.l.~.«³..~:':?'./..r:o/. 1(,009...; ~