PROTOKÓ. z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 26 czerwca 2008 r. w Urzêdzie Stanu

Transkrypt

1 PROTOKÓ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 26 czerwca 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w êczycy, w zakresie prowadzenia postêpowañ administracyjnych w sprawach dotycz¹cych rejestracji aktów stanu cywilnego. Kontrolê przeprowadzili: -El bieta Stêpczyñska-Gortat -kierownik Oddzia³u Spraw Obywatelskich ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia Nr 102/2008 z dnia 24 czerwca 2008 r. Mariusz Koœcio³ek -starszy inspektor w Oddziale Spraw Obywatelskich ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia Nr 103/2008 z dnia 24 czerwca 2008 r. Jednostka kontrolowana: Urz¹d Stanu Cywilnego w êczycy Plac Koœciuszki êczyca Regon Burmistrz Miasta êczycy -Andrzej Olszewski Kierownik U8C w êczycy -Monika Kilar-B³aszczyk, powo³ana uchwa³¹ Rady Miasta w êczycy z dnia 23 paÿdziernika 2003 r., m XIII/128/03. Zastêpca Kierownika USC w êczycy -Agnieszka Kubies, powo³ana uchwa³¹ Rady Miasta w êczycy z dnia 30 wrzeœnia 2004 r., m XXII/283/04. Kontrol¹ objêto okres od dnia 2 stycznia 2008 r. do dnia kontroli. Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów: -ustawy z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekstjedn. Dz. u. z 2004 r., Nr 161, poz ze zm.); rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu n ~. ~, /

2 odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuñczy (Dz. U. z 1964 r. Nr 9, poz. 59 ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1960 f. Kodeks postêpowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm.); konwencji nr 3 dotycz¹cej miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisanej w Stambule 4 wrzeœnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r., Nr 172, poz. 1667); konwencji nr 16 dotycz¹cej wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8 wrzeœnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r., Nr 166, poz., 1735). Kontrol¹ objêto nastêpuj¹ce zagadnienia: rejestracjê stanu cywilnego; prawid³owoœæ sporz¹dzania aktów stanu cywilnego; transkrypcjê zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g; wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego; miêdzynarodow¹ wymianê informacji z zakresu stanu cywilnego; prowadzenie postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci przestrzeganie tenninów rozpatrywania spraw; prowadzenie i przechowywanie ksi¹g stanu cywilnego. I. Rejestracja stanu cywilnego. W badanym okresie sporz¹dzono nastêpuj¹ce iloœci aktów stanu cywilnego: akty urodzeñ: 317; akty ma³ eñstw: 57; akty zgonów: 235 Drog¹ losow¹ wytypowano do kontroli ni ej wymienione akty: -urodzeñ nr: 90,91,92,93,94,95,96,97,98,99, 190, 191, 192, 193, 194, 195, , 198,199,290,291,292,293,294,295,296,297,298,299; 0",---,-;; / <fr

3 -ma³ eñstw nr: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,21,22,23,24,25,26,27,2829,30, 40,41,42,43, 44,45,46,47,48,49; -zgonów nr: 90,91,92,93,94,95,96,97,98, 99, 140, 141, 142, 143, 144, 145, 146, 147, 148,149,190,191, 192,193,194,195,197,198,199. w badanych sprawach stwierdzono, co nastêpuje: 1. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ pismem maszynowym na luÿnych drukach, które ³¹czone s¹ w ksiêgi i oznaczane kolejnym numerem oddzielnie dla ka dego rodzaju aktu. 2. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ zgodnie z przyjêtymi zasadami. 3. Akta zbiorowe prowadzone s¹ prawid³owo, znajduj¹ siê w nich wszystkie dokumenty przed³o one do sporz¹dzenia danego aktu, b¹dÿ naniesienia wzmianki dodatkowej. 4. Z wyj¹tkiem kilku przypadków wolne miejsca w poszczególnych rubrykach, jak równie w rubryce "uwagi" wykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. 5 Przypiski pod aktami s¹ nanoszone na bie ¹co. z obowi¹zuj¹cymi normami ortograficznymi 7. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzaniu aktu wykreœlane s¹ lini¹ ci¹g³¹ w sposób umo liwiaj¹cy odczytanie wyrazu wykreœlonego, a prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisane jest w rubryce "uwagi". 8. Znaczna iloœæ pomy³ek powsta³ych przy sporz¹dzaniu aktów zabia³kowana zosta³a przy pomocy korektora lub poprawiona w inny, niezgodny z przepisami sposób -dopisano brakuj¹ce litery d³ugopisem. 9. W przypadku aktów stanu cywilnego sporz¹dzonych na podstawie decyzji Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego, dokonane w rubryce "uwagi" adnotacje nie wskazuj¹ przepisu prawa, na mocy którego dany akt powsta³. 1 D. W aktach zgonów bezpodstawnie wpisywane s¹ godziny zgonów. 11. Na zaœwiadczeniach okreœlonych wart. 8 2 K.r.o., bêd¹cych podstaw¹ sporz¹dzenia aktu ma³ eñstwa, brak oznaczenia daty wp³ywu zaœwiadczenia do Urzêdu Stanu Cywilnego, jednak daty sporz¹dzenia aktów wskazuj¹, e w adnym przypadku nie zosta³ przekroczony tennin wskazany wart. 8 3 K.r.o. 12. Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony wart. I 2 i 3 K.r.o., sporz¹dzono z zachowaniem tenninu przewidzianego wart. 61a ust. 2 Prawa o a.s.c. --- "' / --<1

4 13. Nie we wszystkich transkrybowanych do polskich ksi¹g aktach stanu cywilnego uzupe³niono w trybie art. 36 Prawa o a.s.c. brakuj¹ce dane. II. Wydane decyzje administracyjne. W badanym okresie wydano nastêpuj¹ce iloœci decyzji administracyjnych: -w trybie art. 28 Prawa o a.s.c w trybie art. 36 Prawa o a.s.c w trybie art. 73 Prawa o a.s.c. -11 Badaniu poddano losowo wybrane, nastêpuj¹ce decyzje administracyjne: -wydawane w trybie art. 28 Prawa o a.s.c.: USC.5135/1, 2,3,4,5,6,7, 8,9, 10, 11/2008; wydawane w trybie art. 36 Prawa o a.s.c: USC.5135/14/2008; wydawane w trybie art. 73 Prawa o a.s.c.: USC.5150/1, 2,3,4,5,6,7/2008 w kontrolowanych decyzjach stwierdzono, co nastêpuje: 1. Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart. 35 K.p.a. 2. w jednym przypadku niemo liwe by³o dokonanie kontroli w powy szym zakresie, poniewa na podaniu nie by³o adnych dat, w tym daty wp³ywu wniosku do Urzêdu Stanu Cywilnego Wydane rozstrzygniêcia zawieraj¹ uzasadnienie prawne i faktyczne. Decyzje w trybie art. 73 Prawa a.s.c., o wpisaniu zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksi¹g stanu cywilnego, wydane zosta³y w oparciu o prawid³owo zgromadzone dokumenty. 5. Nie wszystkie sprawy o sprostowanie oczywistego b³êdu pisarskiego w akcie stanu cywilnego, zosta³y rozstrzygniête w oparciu o dostateczny materia³ dowodowy. 6. W sentencji pozostawionej w aktach sprawy decyzji o sprostowaniu oczywistego b³êdu pisarskiego w akcie stanu cywilnego, dokonano zmiany zapisu okreœlaj¹cego rodzaj aktu, przy u yciu korektora. 7. W niektórych przypadkach wydano decyzjê o wpisaniu treœci zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksi¹g ³¹cznie z danymi, których zgodnie z polskim prawem nie wpisuje siê do aktu stanu cywilnego lub pominiêto dane wymagane przez polskie prawo, i figuruj¹ce w akcie zagranicznym. ~ -³--

5 8. Wydano decyzjê o transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia z zapisem imienia osoby, której akt dotyczy, niezgodnym z brzmieniem podanym w oryginalnym akcie i jego urzêdowym t³umaczeniu na jêzyk polski. 9. W niektórych sprawach nie ustalajilo wszystkich stron postêpowania. Ponadto W wiêkszoœci wydanych decyzji nie oznaczano stron postêpowania, a w niektórych wymieniono zamiast stron pe³nomocników. 10. Jedna z decyzji zosta³a odebrana przez osobê nie bêd¹c¹ stron¹ postêpowania i nie maj¹c¹ pe³nomocnictwa w tym zakresie. Wydawanie i przyjmowanie zaœwiadczeñ: 1. Osobom zarnierzaj¹cym zawrzeæ ma³ eñstwo przed duchownym wydawane s¹ zaœwiadczenia z zachowaniem 7 dniowego terminu. 2. Prowadzony jest rejestr zaœwiadczeñ wydawanych w trybie art. 4 1 K.r.o. oraz zaœwiadczeñ okreœlonych wart. 8 2 K.r.o., przyjmowanych od duchownych. Przestrzeganie przepisów konwencji nr 3 i nr 16: -nie przes³ano do zagranicznego urzêdu stanu cywilnego informacji wymaganej przepisem art. 1 konwencji nr 3, rue stwierdzono uchybieñ dotycz¹cych wydania skróconych odpisów wielojêzycznych aktów stanu cywilnego. v. Inne: w jednym przypadku skrócono miesiêczny termin oczekiwania na zawarcie ma³ eñstwa, okreœlony w art. 4 K.r.o. 2. Skrócenie ww. terminu nast¹pi³o w niew³aœciwej formie -decyzji administracyjnej VI. Przechowywanie i zabezpieczanie ksi¹g: Ksiêgi stanu cywilnego przechowywane s¹ w metalowych szafach, w pomieszczeniu, przeznaczonym równie do prowadzenia spraw z zakresu ewidencji ludnoœci i dowodów osobistych, 2. Akta zbiorowe przechowywane s¹ w wydzielonym archiwum w archiwum brak gaœnicy, termometru i higrometru. Zgodnie z 28 ust. 1 rozporz¹dzenia wykonawczego, ksiêgi od zamkniêcia których minê³o 100 lat przekazane zosta³y do Archiwum Pañstwowego. ~ \ --!!f;' J1l n f /

6 ~ oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyjnego. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. 2/2008 kontroli, prawo zg³oszenia umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy. Podpisy kontroluj¹cych: ~Ÿ/ MariU &, Œ io³ k r Podpis kierownika jednostki kontrolowanej: