Załącznik nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie Zapytanie ofertowe nr: OR-KP-III.052.1.3.2018.PR ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej 5000 zł (bez VAT) i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 EURO (bez VAT) 1. Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie zaprasza do złożenia oferty na: 2. Przedmiot zamówienia: Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia pt. Zasady konkurencyjności Ustawa z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014 2020 nowelizacja przepisów dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w ramach Projektów: 1. Szkolenia dla pracowników UMWM wdrażających PROW 2014-2020 2018 rok, 2. Szkolenia pracowników KSOW 2014-2020 2018 rok. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje dotyczące organizacji szkolenia: 2.1 Terminy szkoleń: maj lipiec 2018 r., dni powszednie; 2.2 Harmonogram szkolenia: a) rejestracja: 8 00-8 30 ; b) czas trwania szkolenia: 8 30-15 30 (8 godzin dydaktycznych); c) przerwy podczas szkolenia: dwie przerwy 15-minutowe, jedna przerwa 30-minutowa; d) podsumowanie szkolenia: 15 30-16 00. 2.3 Liczba dni szkoleniowych dla pojedynczej grupy: 1 dzień szkoleniowy; 2.4 Liczba uczestników łącznie: maksymalnie 75 uczestników; 2.5 Liczba grup szkoleniowych: minimalnie 1 grupa, maksymalnie 3 grupy;
2.6 Liczebność pojedynczej grupy: maksymalnie 25 osób; 2.7 Forma szkolenia: Wykład z elementami warsztatu oraz ćwiczenia, praca w grupach, case study i inne formy aktywizujące, analiza konkretnych przypadków w oparciu o doświadczenie zawodowe. 2.8 Uczestnicy szkolenia: Pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie zajmujący się wdrażaniem i rozliczaniem projektów unijnych, weryfikacją wniosków o przyznanie pomocy oraz wniosków o płatność, a także pracownicy zajmujący się weryfikacją postępowań przeprowadzonych w trybie konkurencyjnego wyboru wykonawców. 2.9 Miejsce szkolenia: Sala szkoleniowa zapewniona przez Wykonawcę, która będzie spełniała niżej wymienione wymogi: a) będzie znajdowała się w budynku zlokalizowanym w Warszawie, położonym blisko linii metra, linii tramwajowej lub autobusowej, w odległości nie większej niż 10 kilometrów od Dworca Centralnego w Warszawie (odległość drogowa); b) będzie klimatyzowana, z dostępem do światła dziennego i możliwością pełnego zaciemnienia, odpowiednio wyciszona i przystosowana do wielkości grup szkoleniowych, w sposób zapewniający bezproblemową i komfortową pracę podczas szkoleń; c) będzie zaaranżowana zgodnie z ogólnie przyjętym standardem biznesowym, z dbałością o czystość i funkcjonalność zarówno sali jak i innych pomieszczeń w budynku, udostępnianych uczestnikom szkolenia (korytarze, toalety); d) budynek i sala szkoleniowa będą dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową oraz będą spełniać wymagania przepisów BHP; e) będzie wyposażona w sprzęt niezbędny do właściwej realizacji programów szkoleń (tj. sprzęt do prezentacji multimedialnych, flipchart); f) ustawienie stołów będzie tak zorganizowane, aby prezentacja multimedialna była widoczna oraz czytelna, a przekaz prezentującego słyszalny dla wszystkich uczestników szkolenia (układ w podkowę); g) Wykonawca zapewni 3 przerwy kawowe w każdym dniu szkoleniowym dla wszystkich uczestników (kawa, herbata, butelkowana woda gazowana i woda niegazowana minimum 500 ml na uczestnika, cukier, śmietanka, cytryna do herbaty, ciastka minimum 3 rodzaje, paluszki. Serwis kawowy powinien być dostępny i na bieżąco uzupełniany od godziny 8:00 aż do końca dnia szkoleniowego w ramach każdego szkolenia. 2.10 Materiały szkoleniowe: a) materiały szkoleniowe zostaną przygotowane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz Księgą Wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020; b) Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji materiały szkoleniowe najpóźniej 5 dni roboczych przed terminem pierwszego szkolenia. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna materiałów szkoleniowych nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w ciągu 2 dni roboczych dokonać zasugerowanych zmian i przesłać materiały do wtórnej akceptacji; c) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi na szkoleniu materiały szkoleniowe w wersji drukowanej, które zostaną opatrzone kolorowymi logotypami PROW 2014 2020, KSOW 2014 2020; d) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi szkolenia materiały piśmiennicze tj. notes i długopis; e) Zamawiający otrzyma w dniu szkolenia dodatkowy egzemplarz materiałów szkoleniowych w wersji drukowanej do dokumentacji; f) Wykonawca przekaże Zamawiającemu materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej opatrzone klauzulą: Materiały szkoleniowe wyłącznie do użytku służbowego pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie oraz kolorowymi logotypami PROW 2014 2020, KSOW 2014 20202, w celu ich umieszczenia na stronie intranetowej Urzędu.
2.11 Zaświadczenia: a) zostaną przygotowane na podstawie przesłanych przez Zamawiającego list uczestników; b) zostaną przygotowane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego; c) zostaną opatrzone kolorowymi logo PROW 2014 2020, KSOW 2014 2020; d) zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od zakończenia szkolenia; e) Zamawiający otrzyma kolorowe kopie wszystkich zaświadczeń. 2.12 Testy: a) zostaną przygotowane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego; b) Wykonawca przygotuje po 15 różnych pytań testowych jednokrotnego wyboru dla każdej grupy szkoleniowej; c) Wykonawca prześle Zamawiającemu pytania testowe w wersji elektronicznej do akceptacji najpóźniej 5 dni roboczych przed terminem pierwszego szkolenia. 2.13 Cena: a) koszt przeprowadzenia szkolenia należy wykazać w formularzu oferty Część IV; b) szkolenie stanowi element kształcenia zawodowego pracowników i będzie finansowane w 100 procentach ze środków publicznych; c) w przypadku zastosowania zwolnienia z VAT w formularzu oferty należy podać cenę ze stawką zwolnioną z VAT. 2.14 Płatność: a) Zamawiający wypłaci Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie nie wyższej niż wskazana w nadesłanej przez wybranego Wykonawcę ofercie; b) Cena szkolenia nie ulegnie zmianie do końca czerwca 2018 r.; c) Płatność będzie dokonywana na podstawie Faktur dostarczonych przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego; d) Wykonawca jest uprawniony do dostarczenia Faktur do siedziby Zamawiającego nie wcześniej niż po dostarczeniu do siedziby Zamawiającego zaświadczeń, o których mowa w punkcie 2.11; e) Wynagrodzenie będzie wypłacone Wykonawcy w terminie do 14 dni od wykonania przedmiotu umowy i dostarczeniu prawidłowo wystawionych Faktur przez Wykonawcę. Każda z Faktur obejmowała będzie kwotę obliczoną proporcjonalnie do liczby osób uczestniczących w ww. szkoleniu tj. osób finansowanych w ramach projektów o tytułach: Szkolenia dla pracowników UMWM wdrażających PROW 2014-2020 2018 rok, Szkolenia pracowników KSOW 2014-2020 2018 rok oraz osób finansowanych ze środków Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 2.15 Realizacja przedmiotu zamówienia będzie obejmowała następujące etapy: a) konsultacje i dostosowanie zaproponowanego w ofercie programu szkolenia do potrzeb Zamawiającego oraz spotkanie z trenerem; b) przygotowanie materiałów szkoleniowych oraz testów sprawdzających wiedzę i przekazanie ich Zamawiającemu do akceptacji co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem warsztatów; c) przeprowadzenie szkolenia zgodnie z przyjętym programem; d) przygotowanie zaświadczeń o ukończeniu szkolenia dla jego uczestników oraz przekazanie ich Zamawiającemu najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od zakończenia szkolenia; e) przekazanie Zamawiającemu faktur. 2.16 Zakres merytoryczny szkolenia: a) Główny cel szkolenia: Zapewnienie prawidłowego wywiązania się z obowiązku oceny wyboru ofert w trybie konkurencyjnym poprzez przybliżenie zagadnień dotyczących sposobu ponoszenia przez beneficjentów wszystkich kosztów kwalifikowalnych operacji zgodnie z obowiązującymi przepisami regulującymi konkurencyjny tryb wyboru wykonawców, w tym zasad stosowania zmniejszeń kwoty pomocy (taryfikatory).
b) Szczegółowe cele szkolenia: Pracownicy po szkoleniu będą: 3. Termin realizacji zamówienia: maj lipiec 2018 r. 1. posiadali wiedzę związaną ze zobowiązaniami beneficjentów dotyczącą ponoszenia wszystkich kosztów kwalifikowalnych operacji z zachowaniem zasad równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości wyboru ofert; 2. posiadali aktualną wiedzę w kontekście zmian wchodzących w 2018 r. dotyczących zasad konkurencyjności (Ustawa z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 oraz Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi w sprawie szczegółowych warunków i trybu konkurencyjnego wyboru wykonawców zadań ujętych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji i warunków dokonywania zmniejszeń kwot pomocy oraz pomocy technicznej); w szczególności w zakresie niezgodności i wskaźników stosowanych do zmniejszeń kwoty pomocy; 3. posiadali aktualną wiedzę w zakresie wymagań dotyczących zapytania ofertowego w zakresie warunków udziału, kryteriów wyboru wykonawcy, prawidłowego podziału zadań (niedozwolone omijanie stosowania zasad konkurencyjności); 4. posiadali wiedzę dotyczącą możliwości niestosowania zasad konkurencyjności wskazanych w art. 43a ust. 5, Ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014 2020. 4. Miejsce lub sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej szczegółowe wymogi dotyczące przedmiotu zamówienia: sprawy organizacyjne: Katarzyna Batogowska tel. 22 59 79 575; Patrycja Rukat tel. 22 59 79 651, sprawy merytoryczne z zakresu przedmiotu zapytania ofertowego: Bronisław Pietrala tel. 22 59 79 337, Magdalena Zbyszyńska tel. 22 59 79 145. 5. Kryteria oceny ofert: Zamawiający informuje, że oferty będą oceniane według następujących kryteriów: 5.1 Program szkolenia (P) 50 punktów (0-50 pkt) a) 38-50 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Wykonawca zaproponował adekwatne rozwinięcie przedmiotowych zagadnień. b) 25-37 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Brak propozycji dotyczących rozwinięcia przedmiotowych zagadnień. c) 12-24 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych nie jest w pełni dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia nie zostaną w pełni zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Brak propozycji dotyczących rozwinięcia przedmiotowych zagadnień. d) 0-11 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest nie jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym Program szkolenia nie jest spójny z oczekiwaniami Zamawiającego
i wytycznymi zawartymi w zapytaniu ofertowym. Poprzez program nie zostaną zrealizowane wyznaczone cele szkolenia. 5.2 Harmonogram szkolenia (H) 5 punktów (0 lub 5 pkt) a) 5 pkt Harmonogram szkolenia rozplanowany zgodnie z pkt. 2.2 zapytania ofertowego; b) 0 pkt Harmonogram szkolenia nie jest rozplanowany zgodnie z pkt. 2.2. zapytania ofertowego. 5.3 Cena szkolenia (C) maksymalnie 40 punktów Najtańsza oferta uzyskuje 40 punktów, pozostałe oferty uzyskują proporcjonalnie mniej punktów przyznanych według wzoru: C = (C. min. / C. oferty) x 40 C = liczba punktów za kryterium cena C. min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert C. oferty = cena oferty badanej 5.4 Klauzula społeczna (K) - 5 punktów (0 lub 5 pkt) a) Klauzulę społeczną uznaje się za spełnioną, jeśli oferent do realizacji przedmiotu zamówienia zatrudni min. 2 osoby: bezrobotne lub młodociane w celu przygotowania zawodowego, o których mowa w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy lub osoby niepełnosprawne, o których mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub osoby o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W celu udokumentowania klauzuli społecznej, oferent powinien dołączyć do oferty stosowne oświadczenie o spełnieniu wymogów klauzuli społecznej (według wzoru oświadczenia załączonego do Zapytania ofertowego). b) W przypadku wyboru Wykonawcy, który złożył ww. dokument, Zamawiający wymaga od Wykonawcy przygotowania oświadczenia potwierdzającego zatrudnienie wskazanych osób, o którym mowa w projekcie umowy stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. W przypadku nieprzedstawienia ww. dokumentu Umowa nie zostanie zawarta. 5.5 Liczba punktów możliwych do uzyskania (O) wynosi 100 Sumaryczna liczba punktów (O) możliwych do uzyskania przez każdą z nadesłanych ofert zostanie obliczona wg następującego wzoru: O = P + H + C + K P - Program szkolenia 50 punktów H - Harmonogram szkolenia 5 punktów C - Cena szkolenia 40 punktów K - Klauzula społeczna 5 punktów 6. Oferta powinna zawierać: 6.1 Wymagania formalne dotyczące trenera: Szkolenie zostanie przeprowadzone przez trenera, który: a) będzie posiadał wiedzę z zakresu przedmiotu zapytania ofertowego tj.: zasad konkurencyjności w kontekście funduszy unijnych, Programu Rozwoju Obszarów wiejskich na lata 2014-2020, Ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020,
Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi w sprawie szczegółowych warunków i trybu konkurencyjnego wyboru wykonawców zadań ujętych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji i warunków dokonywania zmniejszeń kwot pomocy oraz pomocy technicznej, wykształcenie i doświadczenie należy wykazać w formularzu oferty w części II pkt b); b) będzie posiadał udokumentowane wykształcenie wyższe do oferty należy załączyć skan dokumentu potwierdzającego powyższe należy wykazać w formularzu oferty w części II pkt b); c) w ciągu ostatnich 3 lat (2015-2018) przeprowadził minimum 15 szkoleń z zakresu zasad konkurencyjności w kontekście funduszy unijnych należy wykazać w formularzu oferty w części II pkt a). Zamawiający dokona weryfikacji przesłanych informacji, poprzez rozmowę telefoniczną z wybranymi osobami wskazanymi do kontaktu w formularzu oferty. Za osobę kontaktową uznaje się pracownika instytucji/firmy, której pracownicy uczestniczyli w wykazanym szkoleniu. Osobą kontaktową nie jest pracownik/właściciel firmy organizującej szkolenie lub pośredniczący w jego organizacji. W przypadku wykazania w formularzu oferty pracownika/właściciela firmy organizującej szkolenie lub pośredniczącej w jego organizacji, w przypadku braku imienia i nazwiska osoby kontaktowej oraz numeru kontaktowego, wykazane szkolenie nie będzie brane pod uwagę w ocenie oferty. Ponadto zaleca się, aby osoby wykazane w formularzu oferty, jako osoby kontaktowe zostały o tym uprzednio poinformowane. Zamawiający zastrzega, że podanie nieaktualnego lub nieaktywnego numeru kontaktowego spowoduje, że wykazane szkolenie nie będzie brane pod uwagę w ocenie oferty, jeśli Wykonawca na prośbę Zamawiającego nie uzupełni oferty poprzez przesłanie aktualnych danych kontaktowych w określonym terminie. 6.2 Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą: a) Wypełniony elektronicznie i podpisany formularz oferty wraz z dokumentami potwierdzającymi wykształcenie trenera; b) Wypełnione i podpisane oświadczenie dla trenera. Oświadczenie powinno być podpisane wyłącznie przez trenera wskazanego w formularzu Oferty. Oferty złożone bez ww. oświadczenia będą niszczone; c) Aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej w formie wydruku ze strony internetowej CEIDG (w odniesieniu do przedsiębiorców będących osobami fizycznymi) lub z Krajowego Rejestru Sądowego (w odniesieniu do podmiotów, na które przepisy nakładają obowiązek uzyskania wpisu do tego rejestru); d) Oświadczenie o klauzuli społecznej jeśli została spełniona. 6.3 Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które: a) będą spełniały wszystkie wymogi określone w punkcie 6.1 i 6.2; b) będą zawierały dokumenty wykazane w punkcie 6.2; c) wpłyną w terminie składania ofert wskazanym w niniejszym zapytaniu ofertowym - decyduje data i godzina wpływu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Po upływie terminu nadsyłania ofert ich uzupełnienie nie jest możliwe, z wyjątkiem sytuacji, gdy Zamawiający prosi o złożenie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień. Niespełnienie ww. wymogów formalnych oraz brak wymaganych dokumentów, będzie skutkowało nierozpatrzeniem oferty. 6.4 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę; 6.5 Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści niniejszego Zapytania ofertowego; 6.6 Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i załącznikach oraz przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tych dokumentach; 6.7 W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną, największą liczbę punktów.
7. W załączeniu wzór umowy: Umowa zostanie zawarta na podstawie wzoru umowy, który stanowi załącznik do zapytania ofertowego. W przypadku, gdy Wykonawcą zamówienia będzie osoba fizyczna, jedyną możliwą formą umowy jest umowa zlecenie. 8. Sposób przygotowania oferty: Ofertę z podaniem ceny w PLN (z VAT) oraz elementami zawartymi w pkt 6 należy sporządzić w języku polskim, w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres dostawcy, z adnotacją: Zapytanie ofertowe nr sprawy: OR-KP-III.052.1.3.2018.PR do zamówienia na: Przygotowanie i przeprowadzenie minimalnie 1 a maksymalnie 3 szkoleń pt. Zasady konkurencyjności Ustawa z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014 2020 nowelizacja przepisów dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w ramach Projektów: 1. Szkolenia dla pracowników UMWM wdrażających PROW 2014-2020 2018 rok; 2. Szkolenia pracowników KSOW 2014-2020 2018 rok. 9. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia: 29 maja 2018 r. do godz. 14:00 drogą elektroniczną na adres email: oferty-szkolenia@mazovia.pl Waldemar Kuliński Sekretarz Województwa Dyrektor Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie 17.05.2018 r.