Kurs programu EXCEL 1. Włączenie programu Excel pierwszy sposób: przycisk start > programy > excel (rys 1.); drugi sposób: ikona excel na pulpicie (rys 2.). rys 1. Wybór programu Excel z menu start Microsoft Excel.lnk rys 2. Ikona na pulpicie 2. Przypomnienie ważniejszych parametrów i terminologii arkusza (rys 3.). Skoroszyt - jest rodzajem dokumentu w skład, którego mogą wchodzić: arkusze wykresy Można sobie wyobrazić, że skoroszyt to teczka, do której możemy dodawać lub usuwać kartki (arkusze, wykresy). Arkusz - jest to prostokątny obszar złożony z komórek Cały arkusz składa się z 256 kolumn i 16384 wierszy. Komórka arkusza - jest podstawową i niepodzielną częścią arkusza Czynności, które możemy wykonywać na komórkach: Zmiana ich wymiarów, czyli szerokości i wysokości. Łączenie w grupy. 1
Ukrywanie. Zaznaczanie jako bloki. rys 3. Ważniejsze parametry arkusza. 3. Dodawanie nowego arkusza do skoroszytu wstaw > arkusz (rys 4.). 4. Dodawanie nowego wiersza lub kolumny do arkusza sposób pierwszy: wstaw > wiersz (kolumna); sposób drugi: klikamy prawym przyciskiem myszy w komórkę, poniżej której (lub, obok której) chcemy wstawić nowy wiersz (nową kolumnę), z menu, które się pojawi wybieramy opcję wstaw i z pola, które się ukaże wybieramy wstaw cały wiersz (lub wstaw całą kolumnę). 2
rys 4. Wstawienie nowego arkusza do zeszytu 5. Przykład: wpisać tekst rachunek bieżący do komórki A2. 6. Nie mieszczący się tekst sposób pierwszy: dwukrotnie klikamy w miejsce łączenia się komórki w której nie mieści się tekst z komórką sąsiednią, wtedy szerokość kolumny zostanie dostosowana do długości najdłuższego napisu; sposób drugi: klikamy prawym przyciskiem myszy na komórkę ze zbyt długim napisem i z rozwiniętego menu wybieramy opcję formatuj komórki, następnie zakładkę wyrównanie po czym zaznaczamy opcję zawijaj tekst i klikamy na przycisk OK. (rys 5 i 6). 7. Wprowadzanie różnego rodzaju danych. Do komórki arkusza kalkulacyjnego można wprowadzać różnego rodzaje dane, takie jak: tekst, liczby, formuły. Tekst to dowolna kombinacja liter, cyfr i spacji. Domyślnie wprowadzony tekst jest wyrównywany do lewej strony. Liczby to znaki numeryczne 0-9. Program rozróżnia kropkę oraz przecinek. Wartości liczbowe domyślnie są wyrównywane do prawej strony komórek. Formuły składają się z jednego lub kilku adresów komórek lub wartości oraz operatorów działań matematyczny, takich jak: dodawanie (+) odejmowanie (-) mnożenie (*) dzielenie (/) potęgowanie (^) 3
Aby program zrozumiał, iż do komórki wprowadzane jest działanie matematyczne a nie tekst każdą formułę należy poprzedzić znakiem = Przykład =5+10 =A1*A7 =(A35+A3)/B2^6 Jeśli we wzorze konieczne jest wyszczególnienie obszaru podaje się go poprzez podanie adresu górnej lewej komórki oraz napisane po dwukropku adresu dolnej prawej komórki np. c1:e12, czyli jest to obszar w kształcie prostokąta gdzie lewy górny róg ma adres c1 a dolny prawy ma adres e12. Operatory używane w formułach: Operator arytmetyczny Znaczenie Przykład + (znak plus) Dodawanie 3+3 (znak minus) Odejmowanie 3 1 * (gwiazdka) Mnożenie 3*3 / (kreska ukośna w prawo) Dzielenie 3/3 % (znak procent) Procent 20% ^ (daszek) Potęgowanie 3^2 (to samo co 3*3) rys 5. Wybór opcji Formatuj komórki z menu prawego przycisku myszy 4
rys 6. Zakładka wyrównanie 8. Zaznaczanie komórek i zakresów. zaznacz zakres komórek: F4:H9 (kliknij wewnątrz komórki F4, przy wciśniętym lewym klawiszu myszy przeciągnij biały krzyż na komórkę H9), zaznacz zakres komórek: A10:C14 i E2:F6 (kliknij wewnątrz komórki A10, przy wciśniętym klawiszu Shift przemieść za pomocą strzałek wskaźnik aktywnej komórki do C14 inny sposób zaznaczania komórek), drugi zakres komórek zaznacz przy wciśniętym klawiszu Ctrl przeciągając myszą biały krzyż (rys 7.), zaznacz kolumnę B i C (kliknij na nagłówku kolumny B i przeciągając biały krzyż na nagłówek kolumny C, w ten sam sposób zaznaczmy wiersze), zaznacz cały arkusz (kliknij puste pole w lewym górnym rogu siatki arkusza). 5
rys 7. Zaznaczanie różnych obszarów 9. Adresowanie komórek. Każda komórka w arkuszu kalkulacyjnym na swój jedyny niepowtarzalny adres. Adres ten składa się z dwóch elementów: litery określającej pozycje komórki w danej kolumnie oraz cyfry określającej jej pozycje w danym wierszu. Adres komórki: D3 informuje, że jest to komórka znajdująca się na przecięciu kolumny D i trzeciego wiersza. Adresowanie względne: Adresowanie to jest stosowane przez program jako domyślne. Przy tym sposobie adresowania adres komórki podczas kopiowania zmienia się. Przykład. W kolumnie B są dane dotyczące ilości sztuk zakupionych materiałów biurowych, a w kolumnie C jest ich cena jednostkowa, w kolumnie D chcemy otrzymać cenę zakupu danej partii materiałów biurowych. Aby tego dokonać do komórki D1 należy wpisać =B1*C1, tak wpisaną formułę można skopiować na pozostałe komórki w kolumnie D. Jest to możliwe właśnie dzięki temu, że program przy takim adresowaniu sprawdza tylko relatywne położenie komórek z formuły względem siebie, dlatego po skopiowaniu formuły w dół w kolejnej komórce zastosuje zmodyfikowaną wersje formuły w postaci =B2*C2 itd., Nazwa produktu Ilość sztuk Cena jednostkowa Cena zakupu Ołówek 30 1,40 =B2*C2 Gumka 10 1,00 =B3*C3 Zeszyt 20 1,60 =B4*C4 Długopis 15 3,00 =B5*C5 Segregator 5 15,00 =B6*C6 6
Adresowanie bezwzględne: W adresowaniu tym istotny jest konkretny adres komórki a nie jej położenie względem innych danych. Aby komórkę oznaczyć adresem bezwzględnym należy do adresu komórki wprowadzić dodatkowe oznaczenia w postaci symbolu $ np. $A$1. Takie adresowanie ma zastosowanie np. wtedy, gdy wartość jednej komórki odnosi się do kilku danych. W tym sposobie adresowania adres komórki podczas kopiowania nie zmienia się. Przykład. W kolumnie B ceny netto danych produktów chcemy otrzymać ich wartości brutto mnożąc przez wartość podatku znajdującego się komórce B10 (7%). Aby wszystkie wartości z kolumn B pomnożyć przez tę jedną konkretną komórkę należy zaadresować ją w postaci adresu bezwzględnego: formuła przyjmie postać: =B1*$B$8. Taką postać bez żadnych zmian można kopiować w dół aby policzyć pozostałe wartości dla kolumny B. Nazwa produktu Cena netto Podatek Gazeta Wyborcza 1,04 =B2*$B$10 Rzeczpospolita 1,24 =B3*$B$10 CHIP 15,51 =B4*$B$10 Przyjaciółka 2,07 =B5*$B$10 PC Format 15,78 =B6*$B$10 Adresowanie komórek z różnych arkuszy lub skoroszytów =[Nazwa skoroszytu]nazwa_arkusza!adres_komórki np. =[dzien5.xls]arkusz2!$d$10 10. Funkcje. W programie Excel występuje kilkaset funkcji. Aby się w nich nie pogubić dzieli się ja na kategorie, np. matematyczne, statystyczne, logiczne, finansowe, tekstowe, itp. Funkcję można wprowadzić do arkusza przy pomocy przycisku kreatora funkcji lub wybrać z menu wstaw opcję funkcję. Zajmowaliśmy się funkcjami najczęściej przydającymi się w codziennej pracy biurowej. Są to funkcje: SUMA, ŚREDNIA, MIN, MAX, JEŻELI, SUMA.JEŻELI oraz SUMY.POŚREDNIE. każdy arkusz ma swoją nazwę, domyślnie jest to Arkusz1, lecz można ją zmienić, klikamy na zakładce arkusza i usuwamy starą nazwę, a następnie wpisujemy na jej miejsce nową, taką jak na będzie odpowiadała dla danego arkusz, np. bilans roczny, lista płac, itp., przy wciśniętym klawiszu ctrl zaznaczamy dwa pierwsze arkusze dzięki czemu dane wpisywane na pierwszym będą jednocześnie wpisywane na drugim, bez konieczności ręcznego kopiowania, zamiast żmudnie sumować komórki od A1 do H1, można zastosować funkcję =SUMA(A1:H1) funkcję do arkusz wprowadzamy ustawiając kursor w komórce do której chcemy ją wprowadzić i zaczynamy pisać od znaku =, następnie wpisujemy nazwę funkcji oraz w nawiasach jej argumenty, każda z funkcji jest zbudowana z następujących elementów: znaku "=" który sygnalizuje wprowadzanie formuły (także funkcji); nazwy funkcji, np. SUMA, wskazującej, jaka operacja będzie wykonana; listy argumentów są to wartości liczbowe lub adresy komórek ujęte w nawiasy np. (A1:H1), Najpopularniejsze funkcje programu Excel: 7
Funkcja Przykład Charakterystyka SUMA =SUMA(B1:B8) Oblicza sumę zakresu ŚREDNIA =ŚREDNIA(B1:B8) Oblicza średnią z zakresu LICZY PUSTE =LICZY PUSTE(B1:B8) Zlicza wszystkie puste komórki z zakresu MAX =MAX(B1:B8) Zwraca największą wartość z zakresu MIN =MIN(B1:B8) Zwraca najmniejszą wartość z zakresu ILE LICZB =ILE LICZB(B1:B8) Zlicza ilość liczb w zakresie ODCH.STANDA =ODCH.STANDARDO RDOWE WE(B1:B8) Oblicza odchylenie standardowe zakresu SUMA.JEŻELI =SUMA.JEŻELI(B1:B8; >A1;A8) Oblicza sumę dla tych wartości zakresu, które spełniają określony warunek Funkcja jeżeli ma następującą budowę: =jeżeli(test_logiczny;wartość_jeżeli_prawda;wartość_jeżeli_fałsz) Na Argumenty funkcji składają się nią trzy elementy: test logiczny: w tej części funkcji sprawdza się czy spełniony jest założony warunek np. czy w komórce A1 jest wartość większa niż 10 (A1>10). Posługujemy się następujący operatorami: =, >, <, =>, =<. Jeżeli warunek odnosi się do wartości tekstowej wartość tę należy ująć w cudzysłów np. sprawdzenie czy w komórce A1 jest wyrażenie "informatyk" zapisuje się następująco: A1="informatyk" wartość_jeżeli_prawda: ta część funkcji jest wykonywana jeżeli spełniony jest warunek testu logicznego. Np. jeżeli warunek A1>10 będzie spełniony to funkcja ma od wartości z komórki A1 odjąć 1: A1-1 lub np. przyjąć wartość tekstową "prawda" albo przyjąć określoną wartość liczbową np. 23. wartość_jeżeli_fałsz: ta część funkcji jest wykonywana jeżeli nie jest spełniony warunek testu logicznego. Np. jeżeli warunek A1>10 nie będzie spełniony to funkcja ma do wartości z komórki A1 dodać 16: A1+16 lub np. przyjąć wartość tekstową "fałsz" albo przyjąć określoną wartość liczbową np. 56. czyli funkcję jeżeli zapiszemy np. jeżeli(a1>10; prawda ;A1+10) suma.jeżeli(zakres;kryterium;zakres_sumy) zakres jest to zakresem komórek, które należy sprawdzić pod kątem kryterium, np. komórki od A1 do A10, kryteria są to kryteria w postaci liczby, wyrażenia lub tekstu określające, które komórki będą dodane, Np, kryterium można wyrazić jako 32, "32", ">32", "jabłka", zakres_sumy to komórki wyznaczone do zsumowania, komórki są sumowane tylko wtedy, jeśli odpowiadające im komórki w zakresie spełniają kryterium, np. mamy zsumować zarobki brutto (komórki od C11 do C21) pracowników których pensja netto (komórki od B11 do B21) jest mniejsza niż 700 zł, czyli musimy użyć funkcji suma.jeżeli w następujący sposób: suma.jeżeli(b11:b21; <700 ;C11:C21), SUMY.POŚREDNIE(funkcja_liczba ; adres ) Funkcja_liczba jest to liczba od 1 do 11 określającą, która funkcja ma być wykorzystana przy obliczaniu sum pośrednich wewnątrz listy. Adres jest to zakres, dla którego ma być obliczona suma pośrednia. Funkcja_liczba Funkcja 1 ŚREDNIA 2 ILE.LICZB 3 ILE.NIEPUSTYCH 4 MAX 8
5 MIN 6 ILOCZYN 7 ODCH.STANDARDOWE 8 ODCH.STANDARD.POPUL 9 SUMA 10 WARIANCJA 11 WARIANCJA.POPUL funkcja sumy.pośrednie ignoruje wszystkie ukryte wiersze, które powstają na filtrowanej liście, jest to istotne, gdy chcemy zsumować tylko widoczne dane, powstające na filtrowanej liście, np. sumy.pośrednie(9;c3:c5) stworzy sumę pośrednią komórek C3:C5 przy użyciu funkcji suma, 11. Listy. Jednym z zadań najczęściej wykonywanych za pomocą arkusz jest zarządzanie listą. Przy tworzeniu listy należy spełnić kilka warunków: każda kolumna powinna zawierać dane tego samego typu, np. na liście płac jedna kolumna zawiera tylko imiona i nazwiska, druga zajmowane stanowisko, itd., pierwszy wiersz listy powinien zawierać nagłówki kolumn opisujące ich zawartość, lista nie może zwierać pustych wierszy ani kolumn, w arkuszu nie powinno znajdować się nic poza listą. Nowe dane do listy można dodawać do listy, przesuwając aktywną komórkę do pierwszego pustego wiersz i wpisując ją ręcznie, ale dane można także wprowadzać poprzez formularz (rys 8.), który wywołujemy klikając na wierszu z nagłówkiem tabeli a następnie wybierając menu dane a z niego opcję formularz, do formularza wpisujemy dane a po zakończeniu wprowadzania danych wciskamy na formularzu przycisk zamknij. Program Excel umożliwia sortowanie danych w komórkach. Dane można sortować wierszami lub kolumnami, w kolejności rosnącej lub malejącej, uwzględniając wielkość liter lub nie. Sortowanie wierszami polega na zmianie porządku wierszy listy i pozostawieniu nienaruszonych kolumn, a sortowanie kolumnami na zmianie porządku kolumn i pozostawieniu nienaruszonych wierszy. Aby posortować listę należy zaznaczyć jedną jej komórkę i wybrać polecenie Sortuj z menu Dane. Pojawi się Formatka na której będziemy mogli wybrać jaką kolumnę i w jaki sposób chcemy posortować (rys 9.). Przykładowo wybieramy kolumnę Nazwisko i Imię i sortujemy ją Rosnąco. Ważne jest by zaznaczyć opcję Lista ma wiersz nagłówka, dzięki temu nagłówki kolumn nie zostaną posortowane i nadal będą na początku listy. Sortowanie można przeprowadzić także pod katem kilku kolumn, jest to bardzo korzystne jeśli w jednej z kolumn są powtarzające się dane. Wtedy możemy sortować kilka kolumn jednocześnie. W arkuszu kalkulacyjnym możliwe jest wyświetlenie wszystkich wierszy które spełniają założone przez nas kryterium, osiąga się to przez nałożenie na listę autofiltru (rys 10.). Aby nałożyć autofiltru należy ustawić się na dowolniej komórce filtrowanej tabeli i wybrać z menu opcję Dane->Filtr->Autofiltr. Gdy chcemy wyznaczyć własne kryteria filtrowania (np. wyświetlić kwoty mniejsze niż wartość i większe niż inna_wartość, z rozwiniętej listy wybieramy słowo (Inne...). Pojawi się okno Autofiltr niestandardowy, w którym wyznaczamy nasze kryteria wyboru. 9
rys 8. Formularz do wprowadzania danych. rys 9. Formatka sortowania. 10
Filtrowane dane Strzałki autofiltru Wybieramy wartość aby wyświetlić tylko te wiersze zawierające tę wartość w kolumnie rys 10. Nałożony autofiltr na listę płac. rys 11. Formatka Autofiltru niestandardowego. Niebieski kolor Strzałki autofiltru mówi o tym, że dane z tej kolumny są poddane filtrowaniu. Jeżeli chcemy założyć autofiltr tylko na 1 kolumnę, musimy wcześniej zaznaczyć tę kolumnę. Do liczenia wartości w filtrowanych kolumnach stosujemy funkcję SUMY.POŚREDNIE, np. zamiast SUMA(A5:A37) stosujemy SUMY.POŚREDNIE(9;A4:A37). 12. Wykresy W programie Excel można tworzyć na podstawie istniejących danych wykresy. Mamy do wyboru szeroki wachlarz typów wykresów standardowych, profesjonalnych i technicznych, z których każdy ma kilka podtypów. Chcąc utworzyć wykres należy zacząć od zaznaczenia danych które chcemy przedstawić na wykresie, np. chcemy narysować wykres kołowy średniej ceny bananów, ziemniaków i jabłek w skali roku (rys12.). Następnie wybieramy polecenie Wykres z menu Wstaw lub przycisk Kreatora wykresów. Pojawi się kreator który poprowadzi nas przez cały proces tworzenia wykresu. W kroku 1 wybierzemy typ oraz podtyp wykresu (w naszym wypadku kołowy rozwinięty z wizualnym efektem 3D, rys 13.). 11
rys 12. Zaznaczenie obszaru danych, które mają być użyte do narysowania wykresu rys 13. Krok 1 Wybranie typu wykresu 12
rys 14. Krok 2 Określenie danych dla wykresu rys 15. Krok 3 Określenie opcji wykresu 13
rys 16. Krok 4 Umiejscowienie wykresu W kroku 2 określimy źródło danych (określamy min. czy dane są w wierszach czy w kolumnach, w naszym przypadku w wierszach, rys 14.). W kroku 3 określamy opcje wykresu ( nadajemy tytuł wykresu i osi, możemy dodać linie siatki, legendę, etykiety danych oraz tabelę danych, w naszym wypadku nadajemy tytuł i pozostawiamy legendę, rys 15.). W kroku 4 dokonujemy wyboru umiejscowienia wykresu ( możemy go umiejscowić jako nowy arkusz albo jako obiekt w aktywnym arkuszu, my wybieramy tę pierwszą opcję, rys.16.). Wciskamy przycisk zakończ i otrzymujemy gotowy wykres na osobnym arkuszu (rys 17.). rys 17. Gotowy wykres 14
13. Szablony Plik szablonu jest modelem arkusza, mogącego pełnić funkcję formularza, który wypełnia się danymi. Szablon może zawierać dane, formuły i formatowanie. Pliki szablonów pozwalają zaoszczędzić czas jeśli musimy wielokrotnie tworzyć identycznie wyglądające raporty, faktury, itp. różniące się tylko danymi. Gdy chcemy utworzyć szablon musimy: utworzyć skoroszyt zawierający wszystkie dane i elementy formatowania wspólne dla dokumentów, które będą na jego podstawie powstawały, z menu Plik wybrać opcję Zapisz jako i podać nazwę pliku, kliknąć strzałkę z prawej strony pola Zapisz jako i wybrać opcję Szablon, po czym kliknąć Zapisz. rys 18. Przykładowe dane do szablonu dotyczącego budżetu domowego Aby używać pliku szablonu, wybieramy opcję Nowy z menu Plik. Zostaną wyświetlone wszystkie pliki szablonów na karcie Ogólne okna dialogowego Nowy. Wybieramy stworzony przez nas szablon i wciskamy OK. Program otworzy kopię roboczą pliku, a oryginał pozostanie nietknięty. Kopia otrzyma tymczasową nazwę, utworzoną z nazwy oryginału oraz kolejnego numeru dokumentu (np. jeśli stworzymy szablon o nazwie budżet.xlt, wówczas w wyniku jego otwarcia powstanie kopia o nazwie budżet1.xls). Gdy będziemy plik zapisywać otworzy się okno i będziemy mogli zmienić nazwę budżet1.xls na dowolną wybraną przez nas. 15
14. Zadanie Stwórz tabelę: miesiąc cena ziemniaków cena jabłek cena bananów styczeń 2,30 2,30 3,20 luty 2,30 2,40 3,20 marzec 2,10 2,20 3,40 kwiecień 2,00 2,00 3,00 maj 1,80 2,00 2,80 czerwiec 1,80 1,80 2,80 lipiec 1,40 1,80 2,80 sierpień 1,40 1,80 3,00 wrzesień 1,40 1,80 2,80 październik 1,80 2,20 3,20 listopad 2,30 2,40 3,50 grudzień 2,50 2,40 3,50 suma średnia suma.jeżeli < suma.jeżeli > Gdzie dane są na arkuszu dane a obliczenia na arkuszu obliczenia. Oblicz sumę i średnią cen dla poszczególnych owoców i warzyw oraz sumę.jeżeli (jeżeli cena ziemniaków jest mniejsza od 2 zł, cena bananów jest poniżej 3 zł, a cena jabłek poniżej 2,10) oraz sumę.jeżeli gdy ceny tych produktów są powyżej tych wartości. Narysuj wykres kolumnowy cen jabłek w skali roku. Narysuj wykres liniowy cen wszystkich produktów w skali roku. Narysuj wykres kołowy średnich wszystkich produktów w skali roku. 16