Strategia. wsparcia informatycznego działalności OPZZ

Strategia wsparcia informatycznego działalności OPZZ Wersja 1.3 18 08 2010 r.

Metryka dokumentu Autorzy: dr inż. Michał Frelek Tytuł: Strategia wsparcia informatycznego działalności OPZZ Data utworzenia: 20 12 2009 Data ostatniej wersji: 18 08 2010 Wersja: 1.3 Historia zmian Data Autor Wersja Opis 2009 12 20 Michał Frelek 1.0 Pierwsza struktura dokumentu 2010 03 26 Michał Frelek 1.1 Dokument przekazany do zespołu 2010 07 26 Michał Frelek 1.2 Dokument przekazany do recenzji 2010 08 18 Michał Frelek 1.3 Dokument z korektą wg recenzji. Dokument przyjęty przez zespół. Dokument powstał w ramach projektu Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ, realizowanego na podstawie umowy podpisanej przez Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską, ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego KAPITAŁ LUDZKI Priorytet V, Działanie 5.5, Poddziałanie 5.5.2, Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego. Liderem Projektu jest Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych, a jego Partnerem Instytut Audytu i Ewaluacji. Dokument powstał na bazie materiałów źródłowych dyskutowanych oraz wypracowanych przez członków Zespołu Merytorycznego projektu Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ. Strona 2

Spis treści 1. Wprowadzenie...4 2. Streszczenie... 5 3. Materiały źródłowe... 6 4. Definicje... 7 5. Analiza stanu aktualnego wsparcia informatycznego działalności OPZZ... 11 5.1 System informatyczny OPZZ stan aktualny... 11 5.2 System komunikacji oraz zarządzania informacjami i dokumentami... 15 6. Strategia... 30 6.1 Cele...30 6.2 Efekty... 32 6.3 Działania... 34 6.4 Ewaluacja... 37 7. Podsumowanie... 38 Załączniki 1: Definicje rozwinięcie... 39 2: Propozycja projektowanego systemu informatycznego... 44 3: Analiza problematyki dotyczącej wdrażania systemów e learning w organizacji.... 49 Strona 3

1. Wprowadzenie Niniejszy dokument zawiera opis strategii wsparcia informatycznego działalności Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych (OPZZ). Dokument ten powstał w ramach projektu Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ, realizowanego na podstawie umowy podpisanej przez Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską, ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego KAPITAŁ LUDZKI Priorytet V, Działanie 5.5, Poddziałanie 5.5.2, Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego. Zapewnienie sprawnej informacji i komunikacji wewnątrz struktur związkowych staje się niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania OPZZ, a pozostające obecnie w dyspozycji narzędzia internetowe tylko w niewielkim stopniu zaspakajają potrzeby związkowców. Problem braku nowoczesnego systemu wsparcia w tych obszarach jest coraz bardziej dostrzegany przez wiele organizacji związkowych. Lepsza i aktualna wiedza, kompetencje członków i członkiń OPZZ na każdym jego szczeblu, przyczynią się do wyższej efektywności działalności związkowej, a działacze i działaczki związkowi postrzegani będą jako sprawni, nowocześni i kompetentni partnerzy dialogu społecznego. Zadaniem niniejszego dokumentu jest sformułowanie strategii wsparcia informatycznego działalności OPZZ, która ma wskazywać cele, niezbędne działania oraz oczekiwane efekty zastosowania w OPZZ wsparcia informatycznego oraz sposób i zakres wykorzystania technologii i usług informatycznych, niezbędnych do modernizacji zarządzania i komunikacji społecznej, wymiany informacji, prowadzenia konsultacji, doradztwa, szkoleń kadr, a w szczególności organizacji takich procesów zarządczych jak: system obiegu dokumentów i informacji, system komunikacji wewnątrz struktury związkowej oraz z podmiotami zewnętrznymi będącymi partnerami dialogu społecznego, organizacja baz danych, tworzenie zbiorów oraz ich przetwarzanie, organizowanie dla potrzeb struktury związkowej form szkolenia w systemie e learningu na bazie nowoczesnych technologii informatycznych. Niniejszy dokument będzie również podstawą do sformułowania Specyfikacji istotnych warunków zamówienia w celu zrealizowania, z zachowaniem zasady konkurencji, systemu informatycznego wspierającego działalność OPZZ. Strona 4

2. Streszczenie Dokument niniejszy składa się z trzech części: Analiza rozdziały 3, 4 i 5, zawierające definicje oraz analizę stanu aktualnego systemu zarządzania, komunikacji i informacji w OPZZ, stanowiące bazę teoretyczną oraz analityczną do sformułowania Strategii: - Definicje podstawowy słownik interpretacyjny (objaśnienia) użytych terminów w treści dokumentu; Rozwinięcie definicji umieszczone zostało w Załączniku nr 1. - Analiza stanu aktualnego wsparcia informatycznego działalności OPZZ na podstawie przeprowadzonych badań oraz udostępnionych opracowań wnioski z analizy są podstawą do sformułowania celów Strategii, określenia oczekiwanych efektów oraz ustalenia niezbędnych działań i innych elementów Strategii. Strategia rozdział 6, zawierający opis Strategii: - Przedstawienie podstawowych celów przyjętej Strategii ich rolą jest określenie stanu docelowego zmodernizowanego systemu komunikacji oraz zarządzania informacjami i dokumentami w OPZZ (system: tutaj w znaczeniu zbioru zasad i organizacji komunikowania się w OPZZ) w powiązaniu ze zwiększeniem efektywności realizacji zadań statutowych OPZZ, przy wsparciu projektowanego systemu informatycznego OPZZ (system: tutaj w znaczeniu narzędzia informatycznego). - Określenie oczekiwanych efektów przy zastosowaniu przyjętej Strategii określenie, które elementy systemu komunikacji oraz zarządzania informacjami i dokumentami w OPZZ i w jaki sposób zostaną zmodernizowane lub wprowadzone (jeżeli wcześniej nie występowały). - Ustalenie działań, niezbędnych do uzyskania określonych efektów zalecenia odnośnie struktury i funkcjonalności planowanego systemu informatycznego. Uzupełnienia załączniki 1, 2 i 3, zawierające uzupełnienia treści dokumentu, mogące służyć do wspomożenia dalszych analiz oraz decyzji, wynikających ze Strategii. Strona 5

3. Materiały źródłowe Podstawą do opracowania niniejszego dokumentu są: [1] Statut OPZZ, [2] Program OPZZ na lata 2010 2014, [3] Sprawozdanie Rady OPZZ VI kadencji VII Kongres OPZZ (28 30 maja 2010), [4] Wniosek o dofinansowanie projektu Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ, [5] Raport z analizy merytorycznych i statystycznych ankiet badawczych, powstały w ramach projektu, [6] Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych w ocenie liderów organizacji związkowych należących do OPZZ Wstępny raport na podstawie badań, przeprowadzonych w pierwszych miesiącach 2007 roku, prof. dr hab. Juliusz Gardawski, [7] Vademecum uczestnika dialogu społecznego www.kuds.pl [8] Sprawozdania z posiedzeń Zespołu Merytorycznego projektu, [9] inne materiały powstałe w ramach prac i przez członków Zespołu Merytorycznego. Podstawową wiedzę z zakresu strategii informatyzacji czerpano z następujących źródeł: [10] Program Operacyjny KAPITAŁ LUDZKI Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007 2013 Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, 7 września 2007 r. [11] Strategia kierunkowa rozwoju informatyzacji Polski do roku 2013 dokument przyjęty przez Radę Ministrów 29 czerwca 2005 r. [12] Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do roku 2013 [13] Strategie informatyzacji i zarządzania wiedzą Polskie Towarzystwo Informatyczne Wydawnictwo Naukowo Techniczne 2004, ISBN 83 204 3014 3 [14] Zarządzanie projektami informatycznymi Zdzisław Szyjewski Agencja Wydawnicza PLACET 2001, ISBN 83 85428 64 X Strona 6

4. Definicje Słownik interpretacyjny (objaśnienia) użytych terminów. Zaznajomienie się z definicjami użytych w dokumencie terminów jest bardzo ważne dla lepszego zrozumienia jego treści. Definicje zawężono do treści niezbędnej na potrzeby tego dokumentu. Wiele z użytych terminów ma szersze znaczenie, niż to przedstawiono poniżej, dlatego ich rozwinięcie umieszczone zostało w Załączniku nr 1 Definicje rozwinięcie. 1. Strategia Strategia to zbiór zasad postępowania przy realizacji zaplanowanych działań niezbędnych do uzyskania postawionych celów w określonym środowisku prawnym, organizacyjnym i technologicznym. Niniejszy dokument opisuje Strategię wsparcia informatycznego działalności OPZZ. Nazwa Strategia używana jest w niniejszy dokumencie również jako synonim do treści samego dokumentu. 2. Projekt Projekt realizowany na podstawie umowy podpisanej przez Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, współfinansowany przez Unię Europejską, ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego KAPITAŁ LUDZKI Priorytet V, Działanie 5.5, Poddziałanie 5.5.2, Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego, pod nazwą Pierwszy etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ, w ramach którego powstał niniejszy dokument. 3. Wniosek Wniosek o dofinansowanie Projektu [4]. 4. Analiza badawcza Działanie w ramach realizacji Projektu, mające na celu wypracowanie przesłanek strategii usprawnienia funkcjonowania OPZZ, w tym zwiększenie efektywności zarządzania, systemu komunikacji społecznej, wymiany informacji i prowadzenia konsultacji, doradztwa i szkolenia kadr z wykorzystaniem technologii informatycznych. Wynikiem Analizy badawczej jest Raport z analizy. 5. Raport z Analizy badawczej Dokument zawierający wyniki Analizy badawczej [5]. 6. System Wyodrębniony z otoczenia zbiór elementów materialnych lub abstrakcyjnych mających wzajemne, logiczne powiązania wewnętrzne i rozważanych jako całość. Strona 7

7. System informatyczny (informacyjny, komunikacyjny) Wg prof. Jerzego Kisielnickiego ( Zarządzanie organizacją, str. 294 i inne) nie ma jednej obowiązującej nazwy: system informatyczny, informacyjny lub komunikacyjny. Są one używane w zależności od potrzeb ich użytkowników. Należy wszakże wyróżnić trzy wymiary: czasowy, przestrzenny i problemowy. Przyjmuje się obecnie, że wszystkie wersje użytkowe zakładają (niezupełnie słusznie) używanie sieci komputerowych. Wydaje się wskazane rozróżnienie systemów informacyjnych od systemów komunikacyjnych. Te pierwsze zakładają z zasady działania (przekazy) jednokierunkowe. Te drugie zaś dwustronne (wzajemne) lub wielostronne lub co najmniej stworzenie środowiska wzajemnej wymiany poglądów, idei 8. Informacja Informacja (łac. informatio przedstawienie, wizerunek; informare kształtować, przedstawiać) termin interdyscyplinarny, definiowany różnie w różnych dziedzinach nauki; najogólniej właściwość pewnych obiektów, relacja między elementami zbiorów pewnych obiektów, której istotą jest zmniejszanie niepewności (nieokreśloności). Informacja i wiedza są obecnie uważane za nowy towar na rynku, podobny do dóbr materialnych czy energii. Ze względu na ten fakt, Internet i inne masowe źródła informacji, obecne społeczeństwo globalne nazywane jest społeczeństwem informacyjnym (Information Society). 9. Dokument Dokument w uogólnionej definicji rzeczowe świadectwo jakiegoś zjawiska sporządzone w formie właściwej dla danego czasu i miejsca. 10. Komunikacja Komunikacja to proces wymiany informacji między jej uczestnikami. 11. Zarządzanie procesowe Podejście procesowe do zarządzania organizacjami (określane także zarządzaniem procesowym) wydaje się dziś najbardziej dominującym paradygmatem (wzorcowym przykładem) w zarządzaniu. 12. Role (społeczne) Każde funkcjonowanie w społeczeństwie wymaga odgrywania pewnych ról. Piastowane stanowisk również. Role społeczne podlegają zmianom i zróżnicowaniom w zależności od modelu zarządzania. Role utożsamia się czasem z realizowanymi kompetencjami. 13. Skuteczność Skuteczność to takie działanie lub sposoby działania, które w jakimś stopniu prowadzą do skutku zamierzonego jako cel. Skuteczność to celowość działań. Strona 8

Skuteczność należy odróżnić od dokładności działań. Skuteczność działań jest stopniowalna. Miarą skuteczności jest stopień zbliżenia się do osiągnięcia wszystkich końcowych celów działania, czyli celu głównego i ewentualnych celów ubocznych. 14. Kierowanie / zarządzanie W literaturze naukowej nie ma jednoznacznego rozróżnienia między treścią (zawartością) kierowania i zarządzania. Spotyka się nawet twierdzenia wręcz przeciwne. Spośród wielu opcji można wybrać taką, iż zarówno kierowanie i zarządzanie jest oddziaływaniem określonej jednostki lub grup decydenckich w stosunku do innych osób / grup mających za zadanie osiągnięcie określonego (założonego) celu przez decydenta. Zarządzanie zakłada oddziaływanie na ludzi i procesy zachodzące między nimi oraz oddziaływanie na wszelkie inne procesy; organizacyjne, techniczne, technologiczne, finansowe Język zarządzania przypomina w swojej treści język wojskowy typu: zarządzam, istnieje instrukcja, polecam, należy wykonać itp. Kierowanie sprowadza się do oddziaływania na ludzi (zespoły) i stosunki między nimi panujące: konfliktowość, negocjowanie, kulturę organizacyjną i subkultury, relacje interpersonalne itd. Język używany w relacjach kierowniczych przypomina porozumiewanie się w warunkach idealnej demokracji. Przykłady: rozpatrzmy, należy podjąć decyzję, rozwiążmy problem, naszym zadaniem jest, dyskusja pokazała iż,,wydaje się, iż najlepszym wyjściem będzie Można zaryzykować robocze stwierdzenie, iż zarządzanie jest bardziej stawianiem zadań, a kierowanie wspólnym ich wykonywaniem. 15. Ocena Ocena jest ukazaniem obszarów zalet i słabości; jest przeglądem potencjału ludzi i organizacji. Istnieją różne systemy ocen. Każdy z nich musi być dostosowany do specyfiki danej organizacji (wielkości, celów strategicznych, rodzaju działalności, specyfiki i kompetencji stanowisk). Pamiętać należy przy konstrukcji systemów ocen, iż są one przede wszystkim po to, aby wyciągać z nich wnioski na przyszłość. 16. Metoda Sposób postępowania świadomie i konsekwentnie stosowany. Zespół czynności i środków służących do wykonywania zadań. Zespół założeń ogólnych służących do rozwiązywania problemu. 17. Model Model to narzędzie pojęciowe. Dostarcza ram odniesienia dla założeń, identyfikuje istotę, postuluje pewne relacje, które istnieją w badanych zjawiskach. Określa rodzaj danych i sposób ich interpretacji. Modele odnoszą się do rzeczywistości organizacyjnej i społecznej; uogólniają je, ale nie uwzględniają wszystkich zjawisk, procesów i sytuacji. Model to wyobrażenie (czasem zmaterializowane), hipoteza zbliżona do rzeczywistości. Strona 9

18. Konsultacje Rolą konsultacji jest przygotowanie do wprowadzenia zmian w pierwszej fazie szczególnie w umyśle ludzkim. Pozytywny wydźwięk konsultacji (sugerowanych zmian) nastąpi jedynie wówczas, gdy istnieje określone niezadowolenie z istniejącego stanu rzeczy i gdy nowe propozycje gwarantują, przynajmniej teoretycznie, poprawę status quo. Należy pamiętać, że konsultanci są tylko ciałem doradczym i ich opinie nie są dla decydentów obowiązujące; są poradami, które winny mieć swoje znaczenie. Konsultacje są częścią kultury organizacyjnej (korporacyjnej). Strona 10

5. Analiza stanu aktualnego wsparcia informatycznego działalności OPZZ 5.1 System informatyczny OPZZ stan aktualny W chwili obecnej nie istnieje jednolity system informatyczny OPZZ. Z dwojakiego punktu widzenia: po pierwsze, braku odpowiedniej infrastruktury informatycznej zapewniającej określone zintegrowane usługi informatyczne dedykowane dla użytkowników systemu; po drugie, ze względu na skomplikowaną (niejednorodną) strukturę organizacyjną samego OPZZ. Struktura organizacyjna OPZZ, która powinna zostać objęta systemem informatycznym to: centrala OPZZ mieszcząca się przy ul. Kopernika 36/40 w Warszawie i jej pracownicy, Rady Wojewódzkie OPZZ (16 struktur terenowych) i ich pracownicy oraz członkowie, ogólnokrajowe organizacje członkowskie OPZZ (82 struktury zgrupowane w 9 branżach) i ich członkowie; Rady Powiatowe OPZZ (290 struktur na 379 powiatów w Polsce). Każda z wymienionych struktur posiada większy lub mniejszy zakres autonomii i niezależności w swoich działaniach, w tym także w podejmowaniu decyzji o tworzeniu i prowadzeniu własnych systemów informatycznych bądź przystępowania do tworzonych systemów wspólnych takich jak np. projektowany system informatyczny OPZZ. W zasobach OPZZ istnieją następujące systemy: Poczta E Mail Podstawowe narzędzie szybkiego przepływu informacji oraz obiegu dokumentów w OPZZ. Baza adresowa funkcjonuje jedynie w programach pocztowych takich jak Outlook Express i nie jest w żaden sposób scalona ze stroną internetową OPZZ oraz poszczególnymi skrzynkami pocztowymi pracowników (przegrywanie danych odbywa się poprzez ręczne kopiowanie). OPZZ, za pośrednictwem zewnętrznej firmy neo.pl, udostępnia skrzynki pocztowe (e mail) swoim pracownikom oraz swoim strukturom terenowym Radom Wojewódzkim. W domenie opzz.org.pl skrzynkę e mail posiadają prawie wszyscy Strona 11

pracownicy OPZZ (i wspomagającej OPZZ administracyjnie Fundacji Wsparcie ) wszyscy pracownicy merytoryczni. Wiadomości e mail są jedną z podstawowych narzędzi obiegu dokumentów i kontaktu między pracownikami (obok dokumentów w formie papierowej i telefonu). Strona internetowa OPZZ Na stronie zamieszczane są bieżące informacje o działalności OPZZ i jej poszczególnych struktur (RW OPZZ, ogólnokrajowe organizacje członkowskie, Rady Powiatowe). Ilość informacji jest dość skąpa, co wynika z braku lub słabego stanu przepływu informacji pomiędzy OPZZ a jego strukturami. Strona internetowa OPZZ prowadzona jest przez 2 osoby z Zespołu Prasowego OPZZ, niededykowane specjalnie do pracy ze stroną internetową (prowadzenie strony jest jednym z wielu ich zajęć). Strona nie umożliwia rejestracji indywidualnego konta użytkownika, co powoduje, że nie ma możliwości przekazywania nowych treści na stronę internetową wedle posiadanych uprawnień, tylko wszystko musi być wykonywane przez bezpośrednio nadzorujących stroną. Technicznie strona administrowana jest przez webmastera, z którym kontakt jest możliwy jedynie za pomocą poczty e mail lub komunikatora skype. W jej skład wchodzą publikacje merytoryczne: a. Kronika Związkowa Kronika związkowa OPZZ to biuletyn informacyjny OPZZ, który zawiera wszystkie materiały i dokumenty przyjęte przez władze OPZZ Kongres, Radę, Prezydium, kierownictwo, komisje, a także dokumenty struktur terytorialnych OPZZ i związków zawodowych zrzeszonych w OPZZ. W Kronice publikowane są materiały dotyczące spraw pracowniczych dokumenty i uchwały Rady Ochrony Pracy przy Sejmie RP, Państwowej Inspekcji Pracy, Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno Gospodarczych, dane Głównego Urzędu Statystycznego, wyniki raporty ośrodków badania opinii publicznej. Kronika publikuje również materiały organizacji, do których należy OPZZ Europejskiej Konfederacji Związków Zawodowych, Międzynarodowej Konfederacji Związków Zawodowych. Kronika jest wydawana w kolorze w formacie jednej kartki A 4 (tylko w wyjątkowych sytuacjach w większej objętości), tak aby mogła być wywieszana na tablicach związkowych w zakładach pracy. Kronika jest rozsyłana na ok. 3500 adresów pocztą elektroniczną, jest również publikowana na stronie internetowej OPZZ, do pobrania w formacie Strona 12

pdf. Na stronie internetowej OPZZ jest dostępne archiwum Kroniki od 1997 roku. b. Newsletter Wysyłany codziennie organizacjom zakładowym, federacjom i zrzeszeniom wybór wiadomości prasowych: artykułów, informacji, programów wiążących się tematycznie z działalnością związków zawodowych. Newsletter podzielony jest na sekcje poświęcone artykułom na temat działalności związków zawodowych w tym szczególnie zrzeszonych w OPZZ. Inne działy to gospodarka, konflikty (spory zbiorowe, protesty i pikiety), przemysł i prawo pracy. Od połowy roku 2009 OPZZ korzysta ze stałego elektronicznego monitoringu prasy i mediów TV, które rejestrują wszystkie doniesienia medialne na temat działalności konfederacji i jej członków. Materiały te są nagrywane i drukowane, a następnie archiwizowane w zasobach organizacji. c. OPZZ w mediach Raz w tygodniu (w piątek lub w poniedziałek od czerwca 2005 r.) ukazuje się Przegląd tygodniowy OPZZ w mediach. W przeciwieństwie do Newslettera zawiera tylko i wyłącznie przedruki artykułów i materiałów (lub informacje o emisji w wypadku mediów elektronicznych) dotyczących OPZZ (brak odniesień do związków zrzeszonych w OPZZ), nawet jeżeli OPZZ jest wymieniany tylko w kontekście historycznym. OPZZ w mediach jest rozsyłany na te same adresy elektroniczne co Newsletter i Kronika związkowa, archiwalne numery są również dostępne na stronie internetowej OPZZ. d. Związkowiec OPZZ (nowe pismo) Dwutygodnik OPZZ, posiadający własną witrynę internetową: http://www.zwiazkowiec.info/, do której odnośnik znajduje się na stronie internetowej OPZZ. e. Konferencje prasowe Informacje na ich temat są dostępne w widocznym miejscu n stronie internetowej OPZZ w zakładce Biuro Prasowe. f. Działania promocyjne i inicjatywy OPZZ Są zamieszczane w bocznych kolumnach strony internetowej OPZZ, wzbogacone o element graficzny np. plakat. Prawa i lewa kolumna strony internetowej OPZZ służą głównie promocji projektów i przedsięwzięć organizacji. g. Sonda problemowa Zamieszczana na stronie, cieszy się dużą popularnością, bada nastroje i opinie środowiska związkowego. Strona 13

Związkowe Forum Dyskusyjne Forum dedykowane jest dla związkowców zrzeszonych w strukturach OPZZ wedle schematu: organizacje członkowskie, struktury terenowe (Rady Wojewódzkie), struktury branżowe. 2 lata funkcjonowania forum wykazało nikłe zainteresowanie wobec tej formy aktywności, mimo wielokrotnych rozsyłanych informacji o istnieniu takowego forum do ogólnokrajowych organizacji członkowskich i Rad Wojewódzkich. Na forum może zapisać się każdy (także osoby niezwiązane w żaden sposób z OPZZ) obowiązuje indywidualna rejestracja konta użytkownika, uprawniająca do korzystania z forum. Forum w obecnej chwili nie posiada moderatora/administratora. OPZZ w obiektywie kamery Strona, działająca w serwisach Vimeo i YouTube, na której umieszczane są filmy wideo (w 99%) przeniesione ze stacji telewizyjnych, poświęcone działalności OPZZ i jej struktur (głównie ogólnokrajowe organizacje członkowskie i Rady Wojewódzkie). Wszyscy pracownicy merytoryczni biura centralnego OPZZ są wyposażeni w komputery i drukarki; Sekretariat Przewodniczącego OPZZ, Biuro Organizacyjne i Zespół Prasowy dysponuje także skanerami płaskimi. Tylko nieliczni pracownicy posiadają kamery internetowe; także urządzenia i oprogramowanie komunikacji głosowej (np. skype) jest nieużywane (mimo pewnej próby podjętej przed laty utworzenia pracownikom OPZZ kont na skype, celem obniżenia kosztów korzystania z telefonu do komunikacji między pracownikami). Nie jest stosowane oprogramowanie do komunikacji tekstowej (protokoły komunikacyjne np. jabber). Nie są również stosowane systemy kontrolowanej pracy nad dokumentem czy komputerowej kontroli obiegu dokumentów. OPZZ nie prowadził dotychczas szkoleń swoich pracowników pod kątem korzystania z komputera praca przy komputerze i jej jakość uzależniona jest od indywidualnych zdolności każdego z pracowników. O strukturach OPZZ Radach Wojewódzkich, Radach Powiatowych i ogólnokrajowych organizacjach członkowskich i stopniu ich informatyzacji można mówić tylko w oparciu o obserwacje i doświadczenia, bowiem nigdy wcześniej nie były robione żadne badania pod tym kątem. Dopiero przeprowadzona w ramach Projektu Ankieta badawcza daje pogląd na stan zaawansowania informatycznego struktur OPZZ. Każda Rada Wojewódzka OPZZ jest wyposażona w 2 adresy poczty e mail ogólny i osobowy przewodniczącego. Tylko jedna Rada Wojewódzka OPZZ Rada OPZZ Województwa Dolnośląskiego posiada własną stronę internetową, niezintegrowaną ze Strona 14

stroną internetową OPZZ, umieszczoną na zewnętrznym serwerze komercyjnym, powstałą w wyniku realizacji projektu unijnego. Można założyć, że ponad 75% Rad Powiatowych OPZZ posiada adres e mail. Jest to związane z tym, że Rady Powiatowe OPZZ często działają przy regionalnych oddziałach danej ogólnokrajowej organizacji członkowskiej (np. ZNP) i z tego tytułu dysponują podstawową infrastrukturą techniczną. Często również Internet i e mail w danej Radzie Powiatowej jest realizowany poprzez prywatne zasoby jej przewodniczącego. Żadna z Rad Powiatowych OPZZ nie posiada swojej strony internetowej. Na 82 ogólnokrajowe organizacje członkowskie OPZZ skrzynki e mail posiada 77 organizacji, przy czym połowa z nich to prywatne skrzynki przewodniczących tychże organizacji. Własne strony internetowe posiadają już tylko 32 organizacje. W znakomitej większości przypadków skrzynki e mail ogólnokrajowych organizacji członkowskich jak również Rad Wojewódzkich i Rad Powiatowych obsługiwane są przez ich sekretariaty (obok innej pracy sekretarskiej) i/lub samych przewodniczących tychże struktur. Poza nielicznymi przypadkami (m.in. Związku Zawodowego Górników w Polsce), osoby obsługujące strony internetowe, komputer czy pocztę e mail nie przeszły specjalistycznego kursu obsługi komputera i ich praca z komputerem bazuje na indywidualnych zdolnościach i posiadanej wiedzy. Największa baza adresów e mail, która istnieje w OPZZ, liczy około 3500 rekordów, z tego na organizacje członkowskie OPZZ, jego organy i osoby prywatne należące do związków zawodowych zrzeszonych w OPZZ, przypada około 2350 rekordów. (Wg opracowań: Piotr Strębski (strebski@o2.pl) System informatyczny OPZZ stan obecny na dzień 22 lipca 2010 r., Emilia Walczuk (walczuk@opzz.org.pl)) Informacja o stanie aktualnym informatyzacji w OPZZ i organizacjach zrzeszonych ) 5.2 System komunikacji oraz zarządzania informacjami i dokumentami Na podstawie Raportu z analizy statystycznych i merytorycznych ankiet badawczych [5] dokonano analizy aktualnego stanu systemu komunikacji oraz zarządzania informacjami i dokumentami w OPZZ. Wiele odpowiedzi respondentów przeprowadzonego badania wyraźnie wskazuje na istniejące problemy w tym zakresie, a jednocześnie pokazuje istniejącą świadomość konieczności naprawy tego stanu rzeczy. Wnioski z analizy posłużą do sformułowania celów, oczekiwanych efektów oraz niezbędnych działań elementów opracowywanej Strategii. Strona 15

Problem nr 1: Niewłaściwa i nieregularna wymiana informacji W pytaniu Przyczyny wywołujące niezadowolenie we współpracy pomiędzy centralą OPZZ a strukturami związkowymi (Tabela 11) na pozycji 3 z 8,5 % wskazań (przy maksymalnym wskazaniu w wysokości 12,0 % odpowiedzi na pozycji 1) była odpowiedź: Niewłaściwy przepływ informacji. Diagram 7 pokazuje rozkład opinii dotyczących wymiany informacji pomiędzy centralą OPZZ a strukturami związkowymi. Tabela 11. Przyczyny wywołujące niezadowolenie we współpracy pomiędzy centralą OPZZ a strukturami związkowymi Lp. Odpowiedzi Liczba wskazań %*) 1. Niedosyt kontaktów interpersonalnych z władzami OPZZ 44 12,0 2. Skomplikowane i zbyt rozbudowane struktury OPZZ 36 9,8 3. Niewłaściwy przepływ informacji 31 8,5 4. Niedostateczna współpraca centrali OPZZ z dużymi 25 6,8 ogólnokrajowymi związkami 5. Za mała skuteczność zabiegów w walce o prawa pracownicze 24 6,5 6. Brak wsparcia prawnego 20 5,5 7. Dominacja dużych ogólnokrajowych struktur związkowych 18 4,9 8. Pasywność struktur związkowych OPZZ 18 4,9 9. Brak młodych kadr związkowych w strukturach OPZZ 11 3,0 10. Trudno powiedzieć (nie ma takich, nie wiem) 9 2,5 11 Niedostateczna obsada kadrowa w centrali OPZZ 6 1,6 12. Zbyt duże kompetencje struktur branżowych w terenie 3 0,8 13. Inne wypowiedzi 26 7,1 *) Procenty nie sumują się do 100%, gdyż można było na to pytanie wskazać więcej niż jedną odpowiedź Diagram 7. Czy pomiędzy Pana(i) związkiem zawodowym a centralą OPZZ występuje regularna wymiana informacji? Strona 16

Z diagramu wynika, że aż 32% odpowiedzi wskazuje, że wymiana informacji nie jest regularna. Tabela 13. Zagadnienia, w których występuje nieregularna wymiana informacji Lp. Odpowiedzi Liczba wskazań % 1. O bieżącej pracy OPZZ 22 6,0 2. O zagadnieniach prawnych 14 3,8 3. O podjętych decyzjach przez OPZZ 9 2,5 4. O potrzebach struktur terenowych 9 2,5 5. Wszystkie informacje w OPZZ są przekazywane nieregularnie 7 1,9 6. O szkoleniach w OPZZ 5 1,4 7. Inne wypowiedzi 9 2,5 *) Procenty nie sumują się do 100%, gdyż można było na to pytanie wskazać więcej niż jedną odpowiedź Wskazano następujące zagadnienia, w których występuje nieregularna wymiana informacji (Tabela 13): 1. O bieżącej pracy OPZZ 6,0% 2. O zagadnieniach prawnych 3,8% 3. O podjętych decyzjach przez OPZZ 2,5% Niewłaściwa oraz nieregularna wymiana informacji tworzy poważne bariery w codziennej działalności każdej organizacji, powoduje dezinformację, może powodować chaos decyzyjny oraz spadek wiarygodności organizacji. Wniosek: Zdefiniowanie i normalizacja typów informacji (dokumentów) wraz z ich jednorodną zawartością oraz procedurami obiegu. Problem nr 2: Centralistyczny model wymiany informacji Odpowiedzi na pytanie Dominujący kierunek przepływu informacji pomiędzy centralą OPZZ a ogólnokrajowymi zrzeszeniami i organizacjami związków zawodowych (Tabela 14) wskazują, że w 54% jest to kierunek centrala > struktury, a tylko w 12,0% struktury > centrala. Ta wyraźna nierównowaga wskazuje na jakiś istniejący problem w tym zakresie i wymaga zdecydowanej modernizacji. Z uwagi na partnerski charakter OPZZ wymiana informacji pomiędzy centralą a strukturami winna odbywać się w sposób symetryczny. Strona 17

Tabela 14. Dominujący kierunek przepływu informacji pomiędzy centralą OPZZ, a ogólnokrajowymi zrzeszeniami i organizacjami związków zawodowych Lp. Odpowiedzi Liczba wskazań % 1. 2. 3. Informacje przeważnie są przesyłane z centrali OPZZ do ogólnokrajowych organizacji związków związkowych Kierunek i ilość przesyłanych informacji w obie strony jest mniej więcej jednakowa Informacje przeważnie przesyłane są z ogólnokrajowych organizacji związkowych do centrali OPZZ 198 54,0 100 27,3 44 12,0 4. Mam inne zdanie na ten temat 13 3,5 5. Brak danych 12 3,2 Razem: 367 100,0 *) Procenty nie sumują się do 100%, gdyż można było na to pytanie wskazać więcej niż jedną odpowiedź Wniosek: Zdefiniowanie wszelkich niezbędnych procedur obiegu informacji z naciskiem na ich symetrię wymiany. Problem nr 3: Ocena Internetu jako medium komunikacji Jednym z istotnych mediów komunikacji powinna być strona internetowa OPZZ. Jednak wynik pytania Jak często zazwyczaj przegląda Pan(i) stronę internetową OPZZ? (Tabela 16) pokazuje, że ten kanał informacyjny wykorzystywany jest w niezadowalającym stopniu. Tylko 25,1% badanych odwiedza stronę internetową OPZZ raz lub kilka razy dziennie. Tabela 16. Jak często zazwyczaj przegląda Pan (i) stronę internetową OPZZ? Lp. Odpowiedzi Liczba wskazań % 1. Codziennie kilka razy 34 9,3 2. Raz dziennie 58 15,8 3. Kilka razy w tygodniu 78 21,3 4. Raz w tygodniu 53 14,4 5. Kilka razy w miesiącu 65 17,7 6. Nie przeglądam tej strony nie mam dostępu do Internetu 11 3,0 7. Nie przeglądam tej strony nie mam dostępu do komputera 11 3,0 8. Nie przeglądam tej strony wystarczy mi strona naszego związku 8 2,2 9. Mamy inne zdanie na ten temat 22 6,0 10. Brak danych 27 7,4 Razem: 367 100,0 Strona 18

Niskie zainteresowanie stroną internetową OPZZ jako kanału informacyjnego może wynikać z kilku przyczyn: - niski poziom edukacji informatycznej (Diagram 21), - struktura wiekowa (Diagram 22), ale również - niewystarczająca jakość informacji (Diagram 9), - niewystarczający poziom popularyzacji narzędzi internetowych (Tabela 21). To wszystko razem może być przyczyną takiej a nie innej postawy działaczy wobec chęci korzystania z nowoczesnych technologii informacyjnych i stanowić barierę psychologiczną. Diagram 21. Jak Pan(i) sądzi, jak dużo Waszych działaczy i etatowych pracowników związkowych jest przygotowanych do korzystania z takich narzędzi internetowych jak: Skype, czaty, fora dyskusyjne, Facebook itp. Diagram 22. Jeżeli nie wszyscy są przygotowanych do korzystania z takich narzędzi internetowych, to na czym polegają bariery w ich korzystania (w %)*) Strona 19

Diagram 9. Czy działacze związkowi OPZZZ znajdują na stronie internetowej OPZZ potrzebne im informacje Tabela 21. Co powoduje, że ludzie rzadko odwiedzają forum dyskusyjne, które znajdują się na stronie internetowej OPZZ: Lp. Odpowiedzi Liczba wskazań % 1. Ludzie nie mają nawyku, aby uczestniczyć w tego typu forach 222 60,5 dyskusyjnych, 2. Mało kto wie, że takie forum istnieje 179 48,8 3. Ludzie nie mają czasu na dyskusje w Internecie 158 43,1 4. Związkowcy nie mają umiejętności w tym zakresie 123 33,5 5. Problemy tam poruszane są mało istotne 33 9,0 6. Mam inny pogląd na tego typu konsultacje społeczne 28 7,6 *) Procenty nie sumują się do 100%, gdyż można było na to pytanie wskazać więcej niż jedną odpowiedź Niewątpliwie struktura wiekowa 42% osób jest w wieku 46 55 lat, a 37,6% powyżej 55 lat jest najpoważniejszą barierą w korzystaniu z narzędzi internetowych (46,6%). Wpływa ona z pewnością również w głównej mierze na wykazany poziom bariery kwalifikacyjnej (40,9%). Te niekorzystne wyniki będą zanikać w miarę upływu czasu, raz wskutek działań miejących na celu zwiększenie udziału osób młodych w strukturach związkowych, dwa wskutek ogólnego przyrostu poziomu edukacji informatycznej w społeczeństwie. Drugim, wydającym się bardziej istotnym powodem niskiej oceny strony internetowej OPZZ jest jej niezadowalający poziom informacyjny. Jeżeli tylko 27% badanych twierdzi, że zawsze znajduje na stronie poszukiwane tam informacje, może to powodować niechęć do dalszego z niej korzystania. Strona 20