III Kongres Akademickich Biur Karier podsumowanie dyskusji nt. standardów jakości polskich biur karier Dyskusja odbyła się podczas III Kongresu Akademickich Biur Karier 3 grudnia 2014 r. Z raportu Akademickie Biura Karier w Polsce. Bieżąca działalność i możliwości rozwoju wynikło bowiem, że usługi realizowane przez biura karier oraz inne jednostki wspomagające studentów we wchodzeniu na rynek pracy wymagają wsparcia oraz lepszego usytuowania w systemie zapewniania jakości kształcenia. Dyskusja nawiązywała również do wniosków z ekspertyzy Funkcjonowanie systemu aktywizacji zawodowej studentów i absolwentów oraz szeroko pojętego poradnictwa w uczelniach zagranicznych autorstwa Moniki Domańskiej z Centrum Karier Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie, która pokazała przykłady skutecznych mechanizmów zapewniania jakości biur karier stosowanych na zagranicznych uczelniach, w tym standardów jakości. Dyskusja była przeprowadzona w 10 grupach. Każda z grup pracowała nad innym zagadnieniem. Ta formuła miała zapewnić, iż zostaną uwzględnione najważniejsze obszary działalności biur karier, a ewentualne wnioski powinny służyć biurom karier w realizacji najważniejszego zadania, tj. skutecznego wspierania studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy. Pytania częściowo nawiązywały też do wniosków z Okrągłego Stołu Wysokiej Jakości Praktyk Studenckich (Warszawa, 6 listopada 2014 r.), który zainaugurował kampanię Studiujesz? Praktykuj!. Uczestnicy grup dyskusyjnych, w odpowiedzi na poszczególne pytania, wypracowali następujące wnioski: 1. Jak tworzyć, udoskonalać i w jaki sposób wykorzystywać standardy jakości biur karier, aby stanowiły dla biur karier użyteczne narzędzie służące skutecznemu wspieraniu studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy? Procedury związane ze standardami jakości biur karier nie mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami, a obciążenia natury biurokratycznej należy zminimalizować. Dlatego też uczestnicy debaty nie popierają pomysłu, by, wzorem brytyjskich biur karier, wprowadzić procedury zewnętrznej certyfikacji przeprowadzanej przez firmę audytorską. Biura karier są częścią uczelni i powinny takimi pozostać. Wskazane jest wykorzystanie dostępnych instrumentów zapewniania jakości kształcenia, przede wszystkim zewnętrznej oceny jakości dokonywanej przez Polską Komisję Akredytacyjną, uczelnie czują bowiem respekt do PKA i jej kryteriów. PKA powinna jednak określić kryteria oceny biur karier. Mimo tego, że PKA odwiedza biura karier podczas wizytacji, brak jest jasnych zasad oceny przekłada się to na brak spójnego podejścia do oceny biur karier. Ww. kryteria oceny zewnętrznej dotyczące biur karier powinny być dosyć generalne, by uwzględnić różnorodność struktur takich jak ABK, misji uczelni itd. Wśród podstawowych kryteriów powinny znaleźć się zarówno osobny budżet, jak i wyodrębnienie organizacyjne biura z etatowym(i) pracownikiem/ami realizującym(i) tylko zadania ABK. Uczelnia musi rozumieć, że powierzanie zadań biura karier jednej osobie, która jednocześnie zajmuje się innymi zadaniami np. promocją, rekrutacją, wydawaniem dyplomów itp. jest złą praktyką.
Raport Rzecznika Praw Absolwenta nt. biur karier powinien być publikacją cykliczną, najlepiej publikowaną co roku. Powinien on być oparty na średnich/medianach, pokazywać, w którym miejscu biura karier się znajdują. MNiSW lub Rzecznik Praw Absolwenta powinni zainicjować organizację spotkań z udziałem wybranych biur karier oraz instytucji sektora szkolnictwa wyższego, zwłaszcza Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Biura karier i uczelnie powinny rozważyć powrót do projektu mającego na celu pracę nad standardami jakości biur karier, realizowanego w poprzedniej dekadzie. Efektem tych działań, uwzględniających także wnioski z III Kongresu, powinno być opracowanie szczegółowych standardów oceny jakości PKA. Ewentualne szczegółowe standardy powinny być wykorzystywane przez uczelnie w wewnętrznym systemie zapewniania jakości, natomiast rolą PKA powinno sprawdzenie w jakim stopniu wewnętrzny system zapewniania jakości sprzyja doskonaleniu funkcjonowania biura. 2. Jakie zadania powinno realizować każde biuro karier, aby skutecznie wspierać studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy? Akademickie biuro karier powinno realizować następujące zadania: Badanie potrzeb grup docelowych, analiza rynku pracy, analiza działań biur karier w renomowanych uczelniach zagranicznych; Tworzenie oferty (z uwzględnieniem wyników powyższych badań i analiz), Tworzenie baz klientów i potencjalnych partnerów; Opracowanie i wdrożenie procesu komunikacji i promocji oferty; Realizacja następujących usług: o zdobywanie i skuteczne udostępnianie studentom i absolwentom ofert pracy, praktyk, staży; o doradztwo zawodowe (standardowe konsultacje z doradcą zawodowym, symulacje rozmów kwalifikacyjnych, testy kompetencyjne, testy psychologiczne, coaching); o doradztwo specjalistów (prawnik, psycholog, doradca ds. przedsiębiorczości); o organizacja warsztatów i szkoleń (zakres: wprowadzenie na rynek pracy, umiejętności miękkie wartościowe z punktu widzenia pracodawców); o organizacja wydarzeń z pracodawcami (zakres współpracy: HR, Employer Branding, wydarzenia skierowane do studentów i absolwentów); o organizacja (lub współorganizacja, koordynacja) obowiązkowych praktyk studenckich zakres zadań powinien wynikać z wielkości uczelni i jej struktury; o realizacja badań losów zawodowych absolwentów (zakres zależy od posiadanych kwalifikacji pracowników BK, może wiązać się z jednostkami uczelni realizującymi profesjonalne badania); o realizacja projektów tematycznych związanych z rynkiem pracy i z profilem uczelni (wydziału, kierunku studiów). Analiza efektów pracy biura karier;. Wdrożenie zmian (w efekcie: zmiana komunikowanej oferty); Współpraca z instytucjami i organizacjami funkcjonującymi na rynku pracy; Współpraca z organizacjami studenckimi i absolwenckimi; Komunikacja z decydentami, władzami uczelni (raportowanie, konsultacje). Uwagi grupy dyskusyjnej o charakterze ogólnym: Biura karier mają zajmować się WSPIERANIEM studentów i absolwentów w wejściu na rynek pracy. Efektywność pracy ABK nie może być mierzona liczbą skutecznie zrekrutowanych studentów biura karier nie odpowiadają za efekty procesu rekrutacji, w jakim bierze udział kandydat to on jest główną stroną tego procesu.
W standardach funkcjonowania ABK warto użyć mocniejszego słowa niż rekomendacje dla władz uczelni potrzebne są podstawy prawne w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym, dzięki którym w uczelni będzie obowiązek ujęcia w strukturze szkoły wyższej jednostki o konkretnej nazwie Biuro Karier i określenia jej zadań. Kwestia dofinansowania działalności ABK ważna kwestia, która (głównie w małych uczelniach) jest ogromną blokadą dla rozwoju ABK (a nawet wydzielenia w strukturze szkoły). Sama standaryzacja i wyznaczenie ram prawnych dla funkcjonowania biur karier nie oznacza, że uczelnia znajdzie fundusze na realizację wytycznych. Widzimy potrzebę wsparcia finansowego ze strony władz centralnych dla uczelni, które ze względów budżetowych nie będą w stanie wywiązać się z nowych oczekiwań. 3. Jakie kwalifikacje powinni mieć pracownicy biur karier, aby ABK skutecznie wspierało studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy? Pracownicy biur karier powinni mieć wiedzę, umiejętności i kompetencje dostosowane do zmieniających się zadań akademickich biur karier, zdobyte w ramach studiów wyższych, doskonalenia zawodowego lub dzięki doświadczeniu zawodowemu: o przygotowanie z zakresu doradztwa zawodowego, coachingu, także psychologii, socjologii, o kompetencje z zakresu komunikacji, w tym z zakresu IT i mediów społecznościowych, o znajomość zagadnień prawnych związanych z rynkiem pracy, o kompetencje językowe, z uwagi na zwiększającą się liczbę studentów z zagranicy, o wiedza i umiejętności potrzebne przy prowadzeniu badań losów absolwentów (statystyka, umiejętności analityczne). Kluczowe jest poszerzanie przez pracowników swoich umiejętności i kompetencji poprzez angażowanie się w różne formy uczenia się przez całe życie, z istotnym wsparciem ze strony uczelni. Pracownicy biur karier powinni mieć co do zasady wykształcenie wyższe, z uwagi na fakt, że pracują na uczelni. 4. Nie tylko CV: Co powinno obejmować poradnictwo zawodowe oferowane przez biuro karier, aby skutecznie wspierało studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy? W ramach szeroko pojętego poradnictwa zawodowego, biura karier powinny zajmować się przede wszystkim badaniem predyspozycji zawodowych. Obejmuje to: o korzystanie z narzędzi testowania kompetencji, o przygotowanie studenta do procesu rekrutacji poprzez analizę CV, ale także w odniesieniu do innych dokumentów aplikacyjnych, m.in. coraz częściej pojawiających się formularzy rekrutacyjnych on-line, rozmów kwalifikacyjnych, sesji assessment center, autoprezentacji (tj. tego, jak prezentować siebie na rynku pracy), o w kontekście biur karier działających na uczelniach artystycznych, ważna jest pomoc studentom w zakresie przygotowania portfolia. Forma: indywidualne poradnictwo lub kursy/szkolenia jako formy standardowe, ale także coaching oraz coraz częściej stosowany mentoring. Poradnictwo powinno być dostosowane do branży. Biuro karier powinno prowadzić warsztaty rozwijające kluczowe kompetencje. Poradnictwo powinno być wspomagane umiejętnym gromadzeniem informacji o rynku pracy, w tym rynkach branżowych. Bardzo istotne w skutecznym prowadzeniu poradnictwa zawodowego jest wsparcie finansowe. Uczelnie powinny zapewnić biuru karier osobny budżet, np. na warsztaty z udziałem specjalistów z
zewnątrz. Potrzebne jest też wsparcie finansowe ze strony instytucji takich, jak MNiSW i MPiPS, zwłaszcza w odniesieniu do tworzenia dobrych narzędzi do badania predyspozycji zawodowych. 5. Nie tylko targi pracy: W jaki sposób biura karier powinny pozyskiwać oferty pracy, staży i praktyk zawodowych, aby studenci i absolwenci mieli większe szanse na znalezienie atrakcyjnego zatrudnienia? Targi pracy organizowane przez biura karier są ważne, ale nie powinny służyć tylko temu, by studenci zapoznali się z ofertami poszczególnych pracodawców. Ważne jest, by pracownicy biur karier zapoznali się szczegółowo z ofertami pracy i wykorzystali tę wiedzę w poradnictwie zawodowym. Oferty prezentowane przez biuro karier studentom powinny być weryfikowane. Na mniejszych uczelniach lepsze efekty niż targi dają bezpośrednie spotkania z pracodawcami, organizowane przez ABK, podczas których pracodawcy mogą przedstawić swoje oferty i oczekiwania zarówno studentom jak i władzom uczelni. Takie spotkania należy organizować pod kątem branży, wielkości firm, stażu firm na rynku pracy. Ważny jest networking polegający na spotkaniach lokalnego biznesu, lokalnych inwestorów, z udziałem przedstawicieli akademickich biur karier. Dobrą praktyką jest wspieranie takich inicjatyw przez władze samorządowe. Kontrowersyjną kwestią jest współpraca z agencjami zatrudnienia. Pojawiają się bowiem dylematy, czy należy pomagać bezpłatnie agencjom zatrudnienia, które otrzymują wynagrodzenie od pracodawców, ale mieć dzięki temu więcej ofert dla studentów, czy też wymagać od pracodawców bezpośrednich ogłoszeń. Krokiem w dobrym kierunku jest wymiana ofert pracy między biurami karier, tworzenie przez ABK wspólnych baz ofert pracy, staży i praktyk. Co prawda, oznacza to większą konkurencję, z drugiej zaś strony oznacza większą liczbę ogłoszeń oraz większą chęć pracodawców do przesyłania biurom karier ofert trafią one bowiem do większej liczby odbiorców. 6. Co powinno robić dobrej jakości biuro karier, aby skutecznie pomagać pracodawcom w pozyskiwaniu odpowiednich kandydatów? Jakie inicjatywy biuro karier powinno w tym kontekście podejmować i w jaki sposób powinno o tym informować pracodawców? Biuro karier powinno być miejscem bezpiecznych spotkań, zarówno dla studentów, jak i pracodawców. o dotyczy to zwłaszcza małych przedsiębiorców i mikroprzedsiębiorstw, które mogą mieć trudności ze sformułowaniem oferty. Biuro karier powinno pomagać w formułowaniu ofert pracy. o odpowiedzialnością biura karier jest ściągnięcie pracodawcy na uczelnie dzięki umiejętnemu przedstawieniu kompetencji i kwalifikacji studentów/absolwentów, informacji w czym student/absolwent może przydać się firmie, dzięki zdiagnozowanym przez biuro kompetencjom. Biuro karier powinno wyjść do pracodawcy przygotowując portfolio z informacjami kogo uczelnia kształci. o odpowiedni dobór formy spotkań z pracodawcami (mniej lub bardziej formalne) o pomoc biura karier w procesach rekrutacyjnych Ważna jest współpraca ABK z tzw. otoczeniem biznesu, tj. regionalnymi izbami gospodarczymi/przemysłowo-handlowymi oraz z centrami przedsiębiorczości umożliwiająca dojście do małych przedsiębiorstw i mikroprzedsiębiorstw Biuro karier powinno zachęcać pracodawców do włączania się w proces kształcenia, np. poprzez przekazywanie informacji nt. problemów pojawiających się w firmie, które wymagają rozwiązania, mogących się przerodzić w projekt pracy dyplomowej.
7. Co może jeszcze zrobić biuro karier, aby skutecznie zachęcić pracodawców do organizacji obowiązkowych praktyk studenckich (będących częścią programu studiów)? W jaki sposób biuro karier powinno brać udział w ocenie jakości tych praktyk? Biura karier, współorganizując praktyki studenckie, powinny się kierować użytecznością praktyki dla wszystkich stron, praktycznością i autentycznym współdziałaniem. Program praktyki powinien uwzględniać nie tylko program kształcenia, ale także potrzeby pracodawcy i powinien być dopasowany do konkretnego studenta oraz tego, co firma potrzebuje. Firma powinna być przekonana co do użyteczności praktykanta. Należy tworzyć fora ułatwiające komunikację między środowiskiem uczelni a pracodawcami, m.in. w zakresie organizacji praktyk, np. rady biznesu. Warto angażować przedstawicieli firm w proces dydaktyczny. To dla firm także szansa do selekcji przyszłych praktykantów/stażystów oraz osób, które dzięki pracy dyplomowej pomogą rozwiązać problem pojawiający się w danej firmie. 8. Nie tylko strona internetowa: W jaki sposób biuro karier powinno informować (studentów, absolwentów, ale także pracodawców) o swoich usługach? Co powinna zawierać taka informacja? Strona internetowa biura karier jest już powszechnym kanałem informacji. Biuro karier powinno zabiegać o widoczność informacji o ABK na stronie głównej uczelni. Biuro karier powinno określić odbiorców i do nich dostosować informację (zawierającą m.in. informację o ofercie biura, oferty pracy/praktyk/staży, promocję ważnych inicjatyw dotyczących rynku pracy). Wśród naturalnych odbiorców są studenci, absolwenci, pracodawcy i partnerzy z otoczenia biznesowego. Ważnym adresatem informacji nt. działalności i oferty biura są również inne jednostki wewnątrz uczelni, dziekanaty. Biura karier powinny budować świadomość na samej uczelni czym jest ABK, co może zaoferować, jak z biurem współpracować. Wśród możliwych kanałów komunikacji ABK: newsletter, mailing, kalendarz z informacją dotyczącą inicjatyw biur karier, bezpośrednie spotkania z pracodawcami. Skutecznym kanałem dotarcia z informacją o działalności biur karier do studentów są zajęcia organizowane przez ABK, m.in. zajęcia kształcące umiejętności poruszania się po rynku pracy, za które można otrzymać punkty ECTS, jednorazowe wykłady dla studentów I roku. Biura karier powinny wychodzić z informacją do studentów w sposób aktywny, m.in. poprzez współpracę z samorządami i organizacjami studenckimi, organizację dni otwartych biur karier, organizację stoisk, punktów konsultacyjnych i spotkań z doradcami w różnych miejscach na uczelni. Biura karier oraz inne jednostki zajmujące się rynkiem pracy (np. wydziałowe rady biznesu, pełnomocnicy ds. praktyk itp.) powinny, ze wsparciem władz uczelni, koordynować przepływ informacji 9. Jak biura karier mogą wykorzystać swoją wiedzę i doświadczenia, by wspierać projektowanie procesu kształcenia tak, aby zwiększał on szanse studentów i absolwentów na rynku pracy? Jak biura karier powinny uczestniczyć w wewnętrznym systemie zapewniania jakości na uczelni? Biura karier powinny prowadzić badania wśród pracodawców w zakresie umiejętności i kompetencji, które są przez nich oczekiwane. Wartościowe są zwłaszcza badania z podziałem na kierunki studiów. Władze uczelni i wydziałów powinny wykorzystywać te informacje przy projektowaniu oferty kształcenia.
Władze uczelni powinny włączać przedstawicieli biur karier do komisji ds. jakości kształcenia oraz innych ciał zajmujących się współpracą z otoczeniem (np. konwentów pracodawców). Rolą przedstawicieli biur karier jest m.in. ocena programów kształcenia pod kątem kompetencji miękkich oraz pomoc w opracowywaniu profili absolwentów. Dobrą praktyką jest, by biuro karier prowadziło badania pracodawców pod kątem oceny kompetencji studentów i absolwentów uczelni, np. przy okazji praktyk i staży, badań losów absolwenta oraz przekazywanie tej informacji do władz uczelni. Władze uczelni i wydziałów powinny wykorzystywać uzyskane w ten sposób informacje w wewnętrznym systemie zapewniania jakości. Organizacja warsztatów z kompetencji miękkich: biuro karier powinno organizować samodzielnie warsztaty mające charakter nieobowiązkowy, natomiast w przypadku włączenia określonych modułów do programów studiów, konieczna byłaby współpraca z wykładowcami z poszczególnych wydziałów. Prawdopodobnie wskazane byłoby wsparcie uczelni dla przeszkolenia z kompetencji miękkich samych wykładowców. Organizacja przez ABK warsztatów wyrównawczych/uzupełniających za punkty ECTS 10. Jak mierzyć efekty działalności biur karier, aby służyło to zwiększaniu ich skuteczności we wspieraniu studentów i absolwentów we wchodzeniu na rynek pracy? Jednoznaczne określenie porównywalnych mierników efektywności poszczególnych biur karier jest trudne z uwagi na bardzo zróżnicowaną liczbę studentów i liczbę pracowników ich obsługujących. Efektywność biura karier trudno jest też zmierzyć z uwagi na charakter zadań biura biuro przede wszystkim wspiera we wchodzeniu na rynek pracy, m.in. przez doradztwo zawodowe. Efekty i korzyści mogą pojawić się po długim czasie. Biuro karier powinno natomiast samo stosować mierniki efektywności np. pozyskując informacje o liczbie studentów/absolwentów uczelni zatrudnionych przez danego pracodawcę, zbierając informację od studentów/absolwentów o efektach procesu rekrutacyjnego.