Warszawa, 06 kwietnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-P.431.2.2017.AG Pan Edmund Zieliński Wójt Gminy Gostynin ul. Rynek 26 09-500 Gostynin WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525 z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), w dniach 9-10 lutego 2017 r., pracownicy Oddziału Polityki Społecznej w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Płocku Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: pani Anna Gościniak starszy inspektor i pan Krzysztof Ogieniewski inspektor wojewódzki, przeprowadzili kontrolę problemową w trybie zwykłym w Urzędzie Gminy w Gostyninie. Tematem kontroli była organizacja i sposób realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny, w przedmiocie przyznawania uprawnień do Karty. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. Niniejszym przekazuję panu wystąpienie pokontrolne. Wojewoda mazowiecki pozytywnie ocenił realizację zadań będących przedmiotem kontroli. 1
1. Organizacja realizacji zadania: W okresie objętym kontrolą realizacją zadań wynikających z ustawy o Karty Dużej Rodziny (Dz. U. z 2016 r. poz. 785 i 1579) zajmowała się jedna osoba zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy - pani Urszula Wilińska specjalista w Referacie Organizacyjnym, zatrudniona w Urzędzie Gminy w Gostyninie. Zadanie dotyczące Karty Dużej Rodziny realizowała od 3 grudnia 2015 r. W analizowanym okresie podstawę prawną działania gminy stanowił statut przyjęty uchwałą Nr 338/XLIII/2014 Rady Gminy Gostynin z 30 kwietnia 2014 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Gostynin. Statut nie zawierał zapisów dotyczących zadań wynikających z ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny (Dz. U. z 2016 r. poz. 785 i 1579). Szczegółowe uregulowania dotyczące struktury i organizacji jednostki określał regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Gostynin wprowadzony w życie zarządzeniem Wójta Gminy Gostynin nr 5/2016 z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Gostynin. Regulamin zawierał zapis dotyczący wykonywania przez gminę zadania z zakresu administracji rządowej polegającego na obsłudze Karty Dużej Rodziny przez Referat Organizacyjny Urzędu Gminy Gostynin ( 17 ust. 1 pkt 36 ww. zarządzenia). Na podstawie analizy zawartości segregatora pn. Karta Dużej Rodziny ustalono, że w 2016 r. złożono 26 wniosków o przyznanie Kart Dużej Rodziny. W sprawozdaniach z realizacji zadań określonych w ustawie o Karcie Dużej Rodziny za I i II półrocze 2016 r. sporządzonych przez ww. jednostkę i przekazanych do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Departament Polityki Rodzinnej w systemie informatycznym SI KDR wskazano taką samą liczbę przyjętych wniosków o przyznanie Karty Dużej Rodziny. Według sprawozdań w 2016 r. Karty Dużej Rodziny przyznano 122 osobom, z czego 44 wydano rodzicom a 77 Kart wydano dzieciom. W wyniku kontroli stwierdzono, że upoważnieniem do realizacji zadań wynikających z ustawy o Karcie Dużej Rodziny legitymowała się pani XXXX XXXXXX specjalista w Referacie Organizacyjnym w Urzędzie Gminy. 2
Ponadto pani Urszula Wilińska została upoważniona przez Wójt Gminy Gostynin (upoważnienie nr 1/2016 z dnia 4 stycznia 2016 r.) do przetwarzania danych osobowych znajdujących się w zbiorze danych: Karta Dużej Rodziny w Urzędzie Gminy Gostynin. Z zakresu czynności służbowych, uprawnień i odpowiedzialności pani XXXX XXXXX z dnia 3 grudnia 2015 r. wynika, że do obowiązków ww. m.in. należy obsługa Karty Dużej Rodziny. 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do Karty Dużej Rodziny: W okresie objętym kontrolą przyjęto ogółem 26 wniosków o przyznanie Karty Dużej Rodziny. Kontroli poddano wszystkie wnioski. We wszystkich skontrolowanych przypadkach, dotyczących ustalenia prawa do Karty Dużej Rodziny do wniosków załączono odpowiednie dokumenty: - w 7 przypadkach załączono niezbędne zaświadczenia potwierdzające termin ukończenia nauki w danej placówce oświatowej, - w 22 przypadkach do złożonych wniosków załączono oświadczenia obojga rodziców dzieci potwierdzające, że rodzice nie są pozbawieni władzy rodzicielskiej ani nie są ograniczeni we władzy rodzicielskiej, - w 3 przypadkach oświadczenia dotyczące władzy rodzicielskiej do wniosku dołączyła wyłącznie wnioskodawczyni. Osoba realizująca zadanie tj. pani XXX XXXXX przyjmując wnioski nie wymagała od osób ubiegających się o wydanie Karty Dużej Rodziny, kserokopii dowodów osobistych małżonków/opiekunów oraz odpisów skróconych aktów urodzenia dzieci, ponieważ zgodnie z art. 10 ust. 9 ustawy o Karcie Dużej Rodziny (Dz. U. z 2016 r. poz. 785 i 1579) przedstawienie dokumentów, o których mowa w ust. 4, 5 i 7, nie jest wymagane, w przypadku gdy wójt może bezpłatnie uzyskać dostęp do danych niezbędnych do ustalenia prawa do posiadania Karty, dane te są mu znane z urzędu lub możliwe do uzyskania na podstawie danych, którymi rozporządza. Potwierdzenie danych zamieszczone we wszystkich złożonych w 2016 r. wnioskach dokonał na podstawie danych w rejestrze mieszkańców gminy Gostynin, inspektor ds. ewidencji ludności i działalności gospodarczej zatrudniony w Urzędzie Gminy Gostynin. Badaniu poddano dokumentację 26 postępowań administracyjnych wszczętych na podstawie wniosków złożonych przez osoby ubiegające się o ustalenie prawa do Karty Dużej Rodziny i zakończonych wydaniem Karty Dużej Rodziny tj. 24 wnioski o przyznanie Karty Dużej Rodziny 3
złożono po raz pierwszy przez rodzinę wielodzietną, jeden wniosek został złożony dla członka rodziny wielodzietnej, który był już jej posiadaczem oraz jeden wniosek złożono w celu wydania duplikatu Karty Dużej Rodziny. Wszystkie poddane kontroli wnioski o przyznanie Karty Dużej Rodziny opatrzone były pieczęcią z datą wpływu oraz numerem z dziennika korespondencyjnego. Według sprawozdania za 2016 r., w okresie od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. przyznano ogółem 128 Kart Dużej Rodziny, natomiast wydano 122 Karty. W związku z różnicą pomiędzy liczbą przyznanych Kart, a liczbą wydanych Kart Dużej Rodziny, pani XXX XXXXX wyjaśniła, że: W roku 2016 wydano 122 Karty Dużej Rodziny oraz 12 stycznia 2017 r. wydano 6 Kart Dużej Rodziny zamówionych w PWPW jeszcze w roku 2016. Łącznie zamówiono w 2016 roku 128 Kart Dużej Rodziny. Od złożenia wniosku KDR termin oczekiwania na wydanie KDR wynosi od 1 m-ca do 2 m-cy, w zależności od ilości zamówionych KDR w PWPW. W okresie objętym kontrolą rodzicom/opiekunom w I półroczu 2016 r. wydano 29 Kart, natomiast w II półroczu 15 Kart. Dzieci w 2016 r. otrzymały 77 Karty, z czego 32 Karty wydano w II półroczu 2016 r. We wszystkich poddanych kontroli przypadkach Kartę Dużej Rodziny przyznano osobom spełniającym wymogi określone w art. 4, art. 5 oraz art. 11 ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny (Dz. U. z 2016 r. poz. 785 i 1579). Kartę w 72 przypadkach przyznano dzieciom do 18 roku życia, a 6 w przypadku dzieciom w wieku od 18 do 25 roku życia, z czego jedną Kartę anulowano. W okresie objętym kontrolą w gminie Gostynin nie ubiegano się o Kartę Dużej Rodziny dla dziecka niepełnosprawnego. Wszystkim rodzicom przyznano Karty Dużej Rodziny bezterminowo, natomiast dzieciom karty zostały wydane do ukończenia osiemnastego roku życia bądź do czasu ukończenia nauki. Stwierdzono, że ww. Karty przyznano zgodnie z postanowieniami zawartymi w art. 4 ust. 1 pkt 1,2 ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny (Dz. U. z 2016 r., poz. 785 i 1579). Odbiór przyznanych Kart Dużej Rodziny potwierdzony został własnoręcznym podpisem wnioskodawcy oraz datą odbioru na Wykazie kart dokumencie wygenerowanym w systemie informatyczny SI KDR. Każdy Wykaz kart zawierał: liczbę porządkową, nazwisko i imię posiadacza Karty, PESEL, numer Karty, datę ważności Karty, datę wydania Karty, liczbę wydanych Kart oraz czytelny podpis 4
odbiorcy Karty. W jednym postępowaniu (nr wniosku 8976/2016 z dnia 4 sierpnia 2016 r.) do odbioru trzech Kart Dużej Rodziny została pisemnie upoważniona matka wnioskodawczyni. Na podstawie analizy przedłożonej dokumentacji dotyczącej Karty Dużej Rodziny ustalono, że w okresie od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. nie wydano żadnej decyzji odmawiającej przyznania Karty Dużej Rodziny. Wobec przedstawionej oceny dotyczącej realizacji zadań w zakresie objętym kontrolą, zalecenia pokontrolne nie zostaną wydane. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński p.o. Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej 5