1 z 25
Słowo wstępu Z myślą o firmach korzystających z Saldeo przygotowaliśmy bezpłatny raport Wykorzystanie zestawień Excel z Saldeo w codziennej pracy. To kompendium wiedzy przydatnej dla każdego przedsiębiorcy. Zainspirowani pytaniami, opracowaliśmy najczęściej wykorzystywane przykłady data analytics (analizy danych) na podstawie zestawień Excel generowanych z Saldeo i dostępnych dla każdego Użytkownika aplikacji. Mamy nadzieję, że przedstawione możliwości analityki firmowych danych zaowocują pogłębieniem wiedzy na temat Państwa firmy oraz jej skutecznym wykorzystaniem na korzyść prowadzonej działalności. Zapraszamy do lektury raportu. Zespół Saldeo Zawartość Analiza danych do czego jest mi potrzebna?...3 Co analizujemy?...3 Dane dotyczące dokumentów w archiwum...4 Poznaj swoją sprzedaż...15 Podsumowanie...25 2 z 25
Analiza danych do czego jest mi potrzebna? Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jaka ilość cennych informacji na temat ich działalności, specyfiki branży czy danych o kontrahentach jest ukryta w danych z faktur. To niedoceniana baza wiedzy, do której łatwo i szybko można sięgnąć. Jednocześnie coraz więcej firm zaczyna rozumieć, że jeśli chcą wyznaczać na rynku trendy w swojej branży, muszą zacząć wykorzystywać jak najwięcej dostępnych informacji. Dane firmowe są bezcenne, warto więc z nich korzystać. Wg raportu KPMG aż 95% przedsiębiorstw potwierdza, że analiza danych może przynieść firmie korzyści*. *Raport Driving performance while managing risk. Embedding data and analytics in the business model" z 2014 r. Co analizujemy? Aplikacja Saldeo pozwala pobierać do Excel zestawienia dotyczące wystawianych faktur sprzedażowych oraz opisanych skanów dokumentów (zazwyczaj zawierających faktury kosztowe lub towarowe). Funkcja Pobierz do Excel jest dostępna w dwóch miejscach: 1. Na liście faktur / dokumentów (wg filtrów dostępnych na liście) 2. W wyszukiwarkach (z zastosowaniem parametrów wyszukiwania) Dzięki temu każde wyniki wyszukiwania można szybko i łatwo zapisać na dysku komputera. To wstęp do dalszej analizy, w której przydatne jest wykorzystanie tabel przestawnych. 3 z 25
Dane dotyczące dokumentów w archiwum W archiwum dokumentów Saldeo znajdują się skany dokumentów. Zazwyczaj dodawane są tutaj faktury kosztowe, które mogą być bardzo szczegółowo opisywane przez księgowość poprzez nadawanie kategorii księgowych (informacja jak dany dokument został zaksięgowany) czy wymiarów. Wymiary tworzone są indywidualnie na potrzeby każdej firmy i mogą odzwierciedlać np. miejsce powstania kosztu, projekt, którego dotyczy dany wydatek, pracownika, który dokonał wydatku itp. Kategoryzowanie dokumentów oraz nadawanie im cech poprzez system wymiarów pozwala na bardzo dokładny opis dokumentów, przydatny nie tylko do poprawnego księgowania, ale również do analizy i kontroli wydatków w firmie. Zestawienie Excel pobrane dla dokumentów z Archiwum Dokumentów zawiera szczegółowe informacje o fakturach: daty, dane kontrahenta, podsumowanie faktury z podziałem na poszczególne stawki VAT a także informacje nadawane przez księgowość. Nasza rada: Podczas pobierania pliku z listą dokumentów warto ograniczyć ją tylko do określonego przedziału czasu, np. konkretnego miesiąca, a dalszą analitykę robić już w pliku. W ten sposób będzie można łatwo porównywać między sobą dane z różnych okresów czasu. Podczas analiz wykorzystywane są tabele przestawne. LibreOffice Calc: w menu głównym arkusza: Dane Tabela przestawna Utwórz Microsoft Excel 2010: w menu głównym arkusza: Wstawianie Tabele: Tabela przestawna (nowy arkusz) OK 4 z 25
Na potrzeby raportu z Saldeo pobraliśmy przykładowy plik Excel z fakturami kosztowymi, dla których zostały nadane kategorie księgowe oraz następujące wymiary: Dział firmy, Opis wydatku, Pracownik oraz Projekt. Przykładowy Excel dla dokumentów wygląda tak: Zestawienie zostało przygotowane dla dokumentów kosztowych, jednak dla faktur sprzedaży wystawianych w Saldeo tworzy się je analogicznie. Excel jest pobierany wg zastosowanych filtrów na liście lub kryteriów w w wyszukiwarce Można także pobrać go dla pozycji, które spełniają zadane kryteria (przykładowo zapłacone lub niezapłacone, dla wybranego kontrahenta, po zadanych kwotach lub wg kategorii). Jakie informacje są ukryte w takim zestawieniu? Zachęcamy do sprawdzenia. 5 z 25
1. Suma wydatków wg kontrahentów W naszym zestawieniu Excel zaznaczamy przestrzeń z danymi i tworzymy tabelę przestawną, wg następujących kryteriów: Pola wierszy: Kontrahent, Pola kolumn: Dane, Pola danych: Kwota netto (suma). Wynikiem takiego działania jest utworzenie nowego arkusza z tabelą jak na poniższym przykładzie: Kontrahent STACJA PALIW SKLEP WIELOBRANŻOWY HOTEL "WENUS" MAX WYSYŁKI NEWS DOSTAWCA WODY HOTEL SATORIA POCZTA PAPIERNICZY Suma Wynik Suma - Kwota netto 1 198,04 PLN 592,50 PLN 439,44 PLN 302,30 PLN 220,00 PLN 140,00 PLN 100,00 PLN 75,20 PLN 75,00 PLN 3 142,48 PLN 6 z 25
W tabeli widać, u którego kontrahenta najwięcej, a u którego najmniej kupujemy. Nasza rada: tabelę można sortować (Dane Sortuj), dzięki czemu łatwiej określić rozkład wydatków wg ich wysokości. Sortowanie tabeli przestawnej układa listę wg kontrahentów (alfabetycznie). Dla ułatwienia analizy lub zobrazowania wyników można przygotować wykres kołowy, słupkowy lub kolumnowy, jak na przykładzie poniżej. 1 200,00 PLN Wydatki wg kontrahentów 1 050,00 PLN Suma - kwota netto [PLN] 900,00 PLN 750,00 PLN 600,00 PLN 450,00 PLN 300,00 PLN 150,00 PLN 0,00 PLN 2. Suma wydatków wg kategorii księgowej Przedstawimy przykład, jak przygotować takie zestawienie wg kategorii, które są nadawane przez księgowych. Po zaznaczeniu danymi tworzymy tabelę przestawną, wg następujących kryteriów: Pola wierszy: Kontrahent, Pola kolumn: Dane oraz Kategoria, Pola danych: Kwota netto (suma). 7 z 25
Wynikiem tego jest utworzenie nowego arkusza z tabelą jak na poniższym przykładzie: DODATKI USŁUGI USŁUGI PRACOWNI DELEGACJ POZOSTAŁ MAT POCZTOW Kontrahent PALIWO CZE E SPRZĘT E BIUROWE E Suma Wynik DOSTAWCA WODY 140,00 PLN 140,00 PLN HOTEL "WENUS" 439,44 PLN 439,44 PLN HOTEL SATORIA 100,00 PLN 100,00 PLN MAX 221,00 PLN 81,30 PLN 302,30 PLN PAPIERNICZY 75,00 PLN 75,00 PLN POCZTA 75,20 PLN 75,20 PLN SKLEP WIELOBRANŻ OWY 421,85 PLN 170,65 PLN 592,50 PLN STACJA 1 198,04 PALIW PLN 1 198,04 PLN WYSYŁKI NEWS 220,00 PLN 220,00 PLN 1 198,04 Suma Wynik PLN 561,85 PLN 539,44 PLN 391,65 PLN 220,00 PLN 156,30 PLN 75,20 PLN 3 142,48 PLN 8 z 25
Cel: zestawienie ma pokazać jakiego typu wydatki (kategorie) występują w firmie oraz u jakich kontrahentów. W powstałej tabeli oprócz szczegółowych informacji na temat sumy wydatków na poszczególne kategorie księgowe (suma wartości w kolumnach) widać także podział na kontrahentów (suma wartości w wierszach). W ten sposób otrzymujemy także dodatkową informację jacy jacy kontrahenci składają się na te wydatki. W uproszczonej wersji można utworzyć tabelę tylko z podziałem na kategorie oraz wartością netto (czyli w miejscu Pola Wierszy nie dodajemy Kontrahenta). PALIWO DODATKI PRACOWNICZE DELEGACJE SPRZĘT USŁUGI POZOSTAŁE MAT BIUROWE USŁUGI POCZTOWE Suma Wynik 1 198,04 PLN 561,85 PLN 539,44 PLN 391,65 PLN 220,00 PLN 156,30 PLN 75,20 PLN 3 142,48 PLN Dla sumy wydatków w poszczególnych kategoriach warto przygotować wykres, który pokaże graficznie jak się one rozkładają. Wydatki wg kategorii [PLN] USŁUGI POCZTOWE MAT BIUROWE USŁUGI POZOSTAŁE 75,20 PLN 156,30 PLN 220,00 PLN SPRZĘT DELEGACJE DODATKI PRACOWNICZE 391,65 PLN 539,44 PLN 561,85 PLN PALIWO 1 198,04 PLN 9 z 25
3. Suma wydatków wg działów firmy z podziałem na pracowników Często zadajesz sobie pytanie, który dział firmy generuje najwięcej kosztów? Teraz łatwo i szybko możesz to sprawdzić. Wprowadzając dla dokumentów dwa wymiary: Dział firmy oraz Pracownik, możesz opisywać swoje dokumenty, a następnie analizować te dane. Zestawienie działów firmy z podziałem na pracowników pokazuje sumaryczną wartość wydatków w poszczególnych działach i dodatkowo z podziałem na pracowników. Po zaznaczeniu danych tworzymy tabelę przestawną, wg następujących kryteriów: Pola wierszy: Dział Firmy, Pola kolumn: Dane oraz Pracownik, Pola danych: Kwota netto (suma). W taki sposób powstaje arkusz z tabelą jak na poniższym przykładzie: 10 z 25
Suma - Kwota netto Pracownik Dział firmy Anna Ewa Jan Michał Prezes (pusty) Suma Wynik Handlowy 986,93 PLN 986,93 PLN Ogólne biuro 55,20 PLN 81,30 PLN 636,85 PLN 773,35 PLN Zarząd 449,82 PLN 169,44 PLN 619,26 PLN BOK 391,65 PLN 391,65 PLN Marketing 220,00 PLN 220,00 PLN Wdrożenia 151,29 PLN 151,29 PLN 1 068,23 1 026,29 Suma Wynik 55,20 PLN 391,65 PLN PLN 151,29 PLN 449,82 PLN PLN 3 142,48 PLN Dla takiego zestawienia watro przygotować wykres kołowy, który pokaże procentowy udział wydatków w poszczególnych działach. Wydatki w działach firmy [%] 5% 7% 31% 12% Handlowy Ogólne biuro Zarząd BOK Marketing Wdrożenia 20% 25% Widok wydatków w działach firmy z podziałem na pracowników daje bardzo szczegółowy wgląd w sytuację firmy. Jeśli jednak jest to niepotrzebne może utworzyć tabelę tylko z podziałem na działy firmy oraz wartością netto (czyli w miejscu Pola Kolumn nie dodajemy Pracownika). 11 z 25
4. Wydatki na realizowane projekty z podziałem na działy firmy Szczególnie ważne zestawienie dla tych firm, które w ramach swojej działalności prowadzą różne projekty. Wiedza jakie koszty i w jakim dziale są ponoszone na ich realizację jest bezcenna i zdecydowanie warto takie dane systematycznie analizować. Projekt oraz Dział Firmy to wartości, które mogą być nadawane jako tzw. wymiar, co służy bardziej szczegółowemu opisywaniu dokumentów w archiwum. Po zaznaczeniu danych tworzymy tabelę przestawną, wg następujących kryteriów: Pola wierszy: Projekt, Pola kolumn: Dane oraz Dział Firmy, Pola danych: Kwota netto (suma). Wynikiem tego jest utworzenie nowego arkusza z tabelą jak na poniższym przykładzie: 12 z 25
Suma - Kwota netto Dział firmy Projekt BOK Handlowy Marketing Ogólne biuro Wdrożenia Zarząd Suma Wynik Projekt X45 986,93 PLN 220,00 PLN 75,00 PLN 151,29 PLN 1 433,22 PLN nie dotyczy 391,65 PLN 561,85 PLN 953,50 PLN Projekt 10 136,50 PLN 619,26 PLN 755,76 PLN Suma Wynik 391,65 PLN 986,93 PLN 220,00 PLN 773,35 PLN 151,29 PLN 619,26 PLN 3 142,48 PLN Cel: kontroluj wydatki w efektywny sposób. Na tym zestawieniu szybko zobaczysz jakie projekty generują najwięcej kosztów i w jakich działach one powstają. Warto dla takiego zestawienia przygotować także wykres (może być kołowy), który w prosty sposób pokaże jak wydatki na poszczególne projekty mają się do ich sumy. Rozkład wydatków na projekty [%] 24% Projekt X45 46% nie dotyczy Projekt 10 30% 13 z 25
5. Suma wydatków wg rodzaju zakupu To proste zestawienie, w który otrzymujemy informacje o tym, jakiego rodzaju zakupy występują w naszej firmie. Po zaznaczeniu danych tworzymy tabelę przestawną, wg następujących kryteriów: Pola wierszy: Rodzaj zakupy, Pola kolumn: Dane, Pola danych: Kwota netto (suma). Tak powstaje tabela jak na poniższym przykładzie: Rodzaj zakupu PALIWO DELEGACJE DODATKI_PRACOWNICZE SPRZĘT_DO_BIURA MARKETING PALIWO_ZARZAD MATERIALY_BIUROWE WYPOSAZENIE_BIURA USLUGI_POCZTOWE Suma Wynik Suma - Kwota netto 1 018,22 PLN 539,44 PLN 421,85 PLN 391,65 PLN 220,00 PLN 179,82 PLN 156,30 PLN 140,00 PLN 75,20 PLN 3 142,48 PLN Te dane warto zobrazować wykresem kolumnowym, przez co łatwiej będzie je analizować. 1 050,00 PLN 900,00 PLN 750,00 PLN 600,00 PLN Suma netto [PLN] 450,00 PLN 300,00 PLN 150,00 PLN 0,00 PLN 14 z 25
Poznaj swoją sprzedaż Zestawienie utworzone dla wystawianych w Saldeo faktur sprzedażowych zawiera szczegółowe informacje o fakturach: z datami, danymi kontrahenta oraz podsumowaniem faktury z podziałem na poszczególne stawki VAT. Excel jest pobierany wg zastosowanych filtrów lub parametrów, np. dla określonego przedziału czasu. Można także pobrać go dla pozycji, które spełniają zadane kryteria (przykładowo zapłacone lub niezapłacone, dla wybranego kontrahenta, po zadanych kwotach). Nasza rada: Podczas pobierania pliku z listą faktur warto ograniczyć ją tylko do określonego przedziału czasu, np. konkretnego miesiąca, a dalszą analitykę robić już w pliku. W ten sposób będzie można łatwo porównywać między sobą dane z różnych okresów czasu. Przykładowy Excel dla faktur sprzedażowych wygląda tak: Co można wnioskować na podstawie takiego zestawienia? Zobaczcie przykłady. 15 z 25
1. Suma sprzedaży brutto wg kontrahentów W naszym zestawieniu Excel zaznaczamy przestrzeń z danymi (wystarczy od kontrahenta do wartości brutto) i tworzymy tabelę przestawną, wg następujących kryteriów: Pola wierszy: Kontrahent, Pola kolumn: Dane, Pola danych: Suma netto, Suma VAT oraz Wartość brutto (suma). Wynikiem takiego działania jest utworzenie nowego arkusza z tabelą jak na poniższym przykładzie: Dane Kontrahent Suma - Suma netto Suma - Suma VAT Suma - Wartość brutto PUPH Technologie Nowoczesne 2 829,47 PLN 650,78 PLN 3 480,25 PLN Firma handlowa ABC Kancelaria Doradcza Pomoc24 Suma Wynik 1 250,00 PLN 280,00 PLN 1 530,00 PLN 910,00 PLN 200,30 PLN 1 110,30 PLN 4 989,47 PLN 1 131,08 PLN 6 120,55 PLN 16 z 25
Cel: w ten sposób, zwłaszcza przy wielu kontrahentach, można szybko zobaczyć jaka była sprzedaż dla każdego z nich. W uproszczonej wersji można przygotować takie zestawienie tylko dla jednej wartości, np. Sumy sprzedaży netto. Pomocne w analizie czy porównywaniu tych danych jest przygotowanie wykresu jak na przykładzie poniżej. 3 000,00 PLN 2 829,47 PLN Suma sprzedaży netto [PLN] 2 500,00 PLN 2 000,00 PLN 1 500,00 PLN 1 000,00 PLN 1 250,00 PLN 910,00 PLN 500,00 PLN 0,00 PLN Firma handlowa ABC PUPH Technologie Nowoczesne Kancelaria Doradcza Pomoc24 2. Analiza sprzedaży wg stawek VAT Jeśli nasza sprzedaż ma różne stawki VAT możemy utworzyć tabelę, w której obok sumy wartości netto sprzedaży będą także kolumny z sumą wartości dla poszczególnych stawek VAT. W tym celu należy zaznaczyć odpowiedni zakres danych w zestawieniu z Saldeo i utworzyć tabelę przestawną. W kolumnach obok sumy sprzedaży netto będą sumy sprzedaży wg pozostałych stawek (Pola danych tu dodajemy z dostępnych pól: suma netto, wartość netto 23%, 8% itd.). 17 z 25
Kontrahent Suma - Suma netto Suma - Wartość netto 23% Suma - Wartość netto 8% Firma handlowa ABC Kancelaria Doradcza Pomoc24 Suma Wynik 1 250,00 PLN 1 200,00 PLN 50,00 PLN 910,00 PLN 850,00 PLN 60,00 PLN PUPH Technologie Nowoczesne 2 829,47 PLN 2 829,47 PLN 4 989,47 PLN 4 879,47 PLN 110,00 PLN Nasza rada: mając te dane można łatwo analizować jak zmienia się sprzedaż w czasie, np. z podziałem na miesiące. 3. Analizy związane z płatnościami fakturach Wiedza na temat stanu płatności faktur na pewno jest ważna. Warto więc się pokusić o analizę jak się to ma do poszczególnych kontrahentów oraz sumy całej sprzedaży. Aby szczegółowo zanalizować kwestię płatności dla faktur sprzedażowych najpierw wyświetlamy faktury z interesującego nas okresu. 18 z 25
3.1. Suma faktur zapłaconych i niezapłaconych z podziałem na kontrahentów Wiedza na temat stosunku faktur zapłaconych do niezapłaconych na pewno jest ważna. Warto więc się pokusić o analizę jak się to ma do poszczególnych kontrahentów oraz sumy całej sprzedaży. Tworzymy więc tabelę w której: Pola wierszy: Kontrahent, Pola kolumn: Dane oraz Zapłacono, Pola danych: Suma netto (można także wybrać opcję z Wartością brutto). W ten sposób otrzymujemy tabelę, w której kolumnach znajduje się status płatności (nie niezapłacone, tak zapłacone): Takie zestawienie nie bierze pod uwagę terminu płatności. Jest to wstępna informacja na temat wiarygodności kontrahenta jako partnera biznesowego. 19 z 25
Suma - Suma netto Dane Kontrahent nie tak Suma Wynik PUPH Technologie Nowoczesne 10 275,00 PLN 90,00 PLN 10 365,00 PLN Grafika Sp. J. 5 050,00 PLN 5 050,00 PLN Administracja stron 2 404,47 PLN 211,74 PLN 2 616,21 PLN Firma handlowa ABC 1 000,00 PLN 1 000,00 PLN 2 000,00 PLN Jan Kowalski 425,00 PLN 1 512,20 PLN 1 937,20 PLN Kancelaria Doradcza Pomoc24 243,90 PLN 1 064,00 PLN 1 307,90 PLN FHU TECH 425,00 PLN 425,00 PLN Kwiaciarnia 50,00 PLN 50,00 PLN Suma Wynik 19 823,37 PLN 3 927,94 PLN 23 751,31 PLN Widać, w niej jaka jest suma faktur niezapłaconych i zapłaconych. Żeby łatwiej było wyciągać wnioski można na podstawie takiego zestawienie zrobić wykres kołowy stosunku wszystkich faktur niezapłaconych do wszystkich faktur zapłaconych. Rozład płatności faktur 17% nie tak 83% Dla tak przygotowanego zestawieni można również przygotować wykresy kołowe z rozkładem faktur zapłaconych/ niezapłaconych wśród kontrahentów. Poniżej przykład dla faktur niezapłaconych. 20 z 25
Rozład faktur niezapłaconych 2%1% 2% 5% 52% 12% PUPH Technologie Nowoczesne Grafika Sp. J. Administracja stron Firma handlowa ABC Jan Kowalski Kancelaria Doradcza Pomoc24 FHU TECH Kwiaciarnia 25% Idąc dalej można opracować takie wykresy dla wybranych kontrahentów, np. tych o największej sprzedaży i porównać dla nich wielkość faktur niezapłaconych i zapłaconych. 10 500,00 PLN Sosunek faktur niezapłaconych do zapłaconych 9 000,00 PLN 7 500,00 PLN 6 000,00 PLN 4 500,00 PLN 3 000,00 PLN 1 500,00 PLN nie tak 0,00 PLN 21 z 25
3.2. Wiekowanie należności faktur W przypadku analizy sprzedaży w firmie, jedną z najważniejszych informacji jest struktura wiekowa faktur, czyli tzw. wiekowanie. To niezwykle istotna informacja mówiąca o tym, którzy kontrahenci są wiarygodni, a którzy niestety nie. Uwaga! Według firm windykacyjnych w przypadku braku zapłaty faktury przez naszego klienta w terminie 60 dni od upłynięcia terminu płatności, szansa na ściągnięcia należności wynosi zaledwie kilka procent! Spośród wszystkich wystawionych faktur pobieramy listę z filtrem faktury niezapłacone z zadanego przedziały czasu i dla nich tworzymy plik Excel (wynik dla przykładowych faktur poniżej). Tu można także wprowadzić dodatkowy wymiar analizy wiek przeterminowania. Numer Termin Wartość LP Kontrahent Suma netto Suma VAT faktury płatności brutto Wiek Przeterminowania 1 1/05/2015 Grafika Sp. J. 2015.05.27 5 054,00 PLN 5 050,00 PLN 4,00 PLN Powyżej 2 miesięcy 9 1/10/2015 Administracja stron 2015.10.12 2 957,50 PLN 2 404,47 PLN 553,03 PLN Do 2 miesięcy 10 2/11/2015 PUPH Technologie 2015.11.13 5 535,00 PLN 4 500,00 PLN 1 035,00 PLN Do 2 miesięcy 11 6/11/2015 PUPH Technologie 2015.11.20 5 535,00 PLN 4 500,00 PLN 1 035,00 PLN Do 2 miesięcy 3 3/11/2015 Jan Kowalski 2015.12.01 522,75 PLN 425,00 PLN 97,75 PLN Do 7 dni 4 4/11/2015 PUPH Technologie 2015.12.01 522,75 PLN 425,00 PLN 97,75 PLN Do 7 dni 5 7/11/2015 FHU TECH 2015.12.04 522,75 PLN 425,00 PLN 97,75 PLN Do 7 dni 6 8/11/2015 PUPH Technologie 2015.12.04 522,75 PLN 425,00 PLN 97,75 PLN Do 7 dni 7 10/11/2015 PUPH Technologie 2015.12.04 522,75 PLN 425,00 PLN 97,75 PLN Do 7 dni 2 12/11/2015 Kancelaria Doradcz 2015.12.24 300,00 PLN 243,90 PLN 56,10 PLN Nieprzeterminowane 8 13/11/2015 Firma handlowa AB 2015.12.24 1 230,00 PLN 1 000,00 PLN 230,00 PLN Nieprzeterminowane Dobra rada: Po utworzeniu pliku należy posortować go wg kolumny z terminem płatności (rosnąco). Wtedy widać jak rozkłada się przeterminowanie faktur i łatwo sprawdzić ile jest tych, w których przekracza np. 2 miesiące. 22 z 25
Te dane najlepiej przedstawić na wykresie kołowym. Dla ułatwienia można najpierw utworzyć tabelę przestawną, w której: Pola kolumn: Dane oraz Wiek przeterminowania, Pola danych: Suma netto. Do 7 dni Do 2 miesięcy Powyżej 2 miesięcy Nieprzeterminowane Suma Wynik 2 125,00 PLN 11 404,47 PLN 5 050,00 PLN 1 243,90 PLN 19 823,37 PLN Wiek przeterminowania faktur 11% 6% 25% Do 7 dni Do 2 miesięcy Powyżej 2 miesięcy Nieprzeterminowane 58% Takie zestawienie odpowiada na pytanie jaka jest duża skala problemu braku płatności. Czy faktury niezapłacone to w większości faktury, których termin jeszcze nie minął (więc nie ma co się przejmować) lub dopiero co minął, więc kontrahenci nie spóźniają się zbyt dużo, czy może mamy duży problem, bo faktury są niezapłacone od wielu dni (miesięcy). 3.3. Zestawienie niezapłaconych faktur wg kontrahentów Przedstawia tych kontrahentów, którzy mają najwięcej niezapłaconych faktur i największe zaległości terminowe. Chodzi o wyłapanie tych firm, które powinny być na naszej czarnej liście i z którymi dalsza współpraca stoi pod znakiem zapytania. Tworzymy więc tabelę w której: Pola wierszy: Kontrahent oraz Numer faktury, Pola kolumn: Dane oraz Wiek przeterminowania, Pola danych: Suma netto. 23 z 25
Dla tak zadanych wartości powstaje tabela: Suma - Suma netto Dane Nieprzetermino Powyżej 2 Kontrahent Numer faktury Do 2 miesięcy Do 7 dni wane miesięcy Suma Wynik Administracja stron 1/10/2015 FHU TECH 7/11/2015 425,00 PLN 425,00 PLN Firma handlowa ABC 13/11/2015 Grafika Sp. J. 1/05/2015 Jan Kowalski 3/11/2015 425,00 PLN 425,00 PLN Kancelaria Doradcza Pomoc24 PUPH Technologie Nowoczesne Suma Wynik 12/11/2015 243,90 PLN 243,90 PLN 10/11/2015 425,00 PLN 425,00 PLN 2/11/2015 4/11/2015 425,00 PLN 425,00 PLN 6/11/2015 2 404,47 PLN 2 404,47 PLN 1 000,00 PLN 1 000,00 PLN 5 050,00 PLN 5 050,00 PLN 4 500,00 PLN 4 500,00 PLN 4 500,00 PLN 4 500,00 PLN 8/11/2015 425,00 PLN 425,00 PLN 11 404,47 PLN 2 125,00 PLN 1 243,90 PLN 5 050,00 PLN 19 823,37 PLN Widać w niej, np. którzy kontrahenci nie mają przeterminowanych faktur, a którzy mają terminy przekroczone ponad 2 miesiące. 24 z 25
Podsumowanie Zaprezentowane powyżej analizy na podstawienie danych pochodzących z Saldeo są najczęściej stosowanymi przykładami. Powyższy zestaw nie wyczerpuje możliwości, które daje tak utworzone zestawienie. Zachęcamy, aby firmy szukały dla siebie takich konfiguracji tabel, które dają im najbardziej kluczowe dla prowadzonej działalności informacje. Mamy nadzieję, że przygotowany raport zainspiruje do tych działań i liczba polskich firm, które praktykują data analytics znacznie wzrośnie. Uwaga: Prezentowane przykłady zostały przedstawione na fikcyjnych danych. Screeny tabeli przestawnych, tabele i wykresy pochodzą z programu LibreOffice Calc. 25 z 25