Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Szkolenie i dokształcanie pracowników Urzędu Miasta Szczecin PN-EN ISO 900:2009 Nr procedury P-II-0 Wydanie 9.0. CEL Celem procedury jest ustalenie zasad organizowania szkoleń i dokształcania pracowników, zgodnie z potrzebami Urzędu Miasta Szczecin. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin. 3.0. TERMINOLOGIA 3.. SZKOLENIE proces, którego celem jest przystosowanie wiedzy i umiejętności pracowników do wymagań wynikających z zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy. 3.2. DOKSZTAŁCANIE proces, którego celem jest uzyskanie wykształcenia niezbędnego do zajmowania danego stanowiska pracy. 3.3. SZKOLENIA realizowane są według bieżącego zapotrzebowania, w ramach zatwierdzonych (posiadanych) środków finansowych. 3.4. ŚWIADCZENIA ZWIĄZANE Z UZYSKANIEM ZGODY NA DOKSZTAŁCANIE urlop szkoleniowy na zasadach i w wymiarze określonych w ustawie z dnia 26 czerwca 974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 998 r. Nr 2, poz. 94 z późn. zm.) i ewentualnie świadczenia dodatkowe (w szczególności pokrycie opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie) fakultatywne, ustalane w umowie określającej prawa i obowiązki stron, o której mowa w pkt 3.6. 3.5. DOKUMENTACJA SZKOLENIOWA ) zgłoszenie uczestnictwa w szkoleniu, które zawiera podstawowe dane o pracowniku, warunki uczestnictwa, formę płatności, numer centralnego rejestru umów, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr do procedury. 2) delegacja służbowa w przypadku szkolenia zamiejscowego, wypełniona zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do procedury, 3) faktura VAT lub rachunek za szkolenie. 3.6. DOKUMENTACJA ZWIĄZANA Z DOKSZTAŁCANIEM ) opinia (na wniosek Sekretarza Miasta) dotycząca pracownika ubiegającego się o uzyskanie zgody na dokształcanie, obejmująca: wiek, staż pracy w Urzędzie Miasta Szczecin, okresowe oceny kwalifikacyjne, uwagi na temat zgodności i celowości nauki w kontekście zakresu czynności na danym stanowisku pracy, 2) pismo do pracownika podejmującego naukę, informujące o przyznanych świadczeniach związanych z uzyskaniem zgody na dokształcanie, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do procedury, 3) umowa określająca prawa i obowiązki stron, przygotowana w oparciu o wzór zatwierdzony przez radcę prawnego, stanowiący załącznik nr 4 do procedury. 3.7. AKCEPTACJA DOKUMENTACJI podpis i pieczątka Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Dyrektora Wydziału Organizacyjnego (WO). 3.8. WO Wydział Organizacyjny 3.9. UM Urząd Miasta Szczecin Imię i Nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Anetta Kieszkowska Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Strona / 9
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej www.szczecin.pl Dokument jest. 4.0. OPIS REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy szkoleniu i dokształcaniu pracowników Urzędu Miasta Szczecin. Grupa I Szkolenie pracowników Grupa II Dokształcanie pracowników Pracownik Urzędu 4.. Zgłasza potrzebę odbycia szkolenia do bezpośredniego przełożonego i dyrektora wydziału/kierownika biura. 2. Kieruje wniosek o dokształcanie do Sekretarza Miasta po uzyskaniu zgody bezpośredniego przełożonego i dyrektora wydziału/kierownika biura. Dyrektor Wydziału Kierownik Biura 4.2. Wyraża zgodę na odbycie szkolenia przez pracownika wydziału/biura i kieruje wniosek do Sekretarza Miasta. 2. Wyraża zgodę na podjęcie nauki przez pracownika wydziału/biura. Sekretarz Miasta. Analizuje wniosek o szkolenie i podejmuje stosowną decyzję. 2. Analizuje wniosek o dokształcenie i podejmuje stosowną decyzję. 3. Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. i 2 do WO. 4.3 Dyrektor WO 4.4 Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt 4.6 do Referatu Kadr i Szkolenia. Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia. Informuje Dyrektora WO o stanie realizacji szkoleń w stosunku do aktualnego stanu posiadanych środków finansowych. 2. Zbiera oferty szkoleń. 3. Przekazuje wybrane oferty do dyrektorów wydziałów/ kierowników biur. 4. Na wniosek Sekretarza Miasta sporządza opinię o pracowniku (dokumentacja szkoleniowa). 5. Na wniosek Sekretarza Miasta sporządza opinie dotycząca pracownika ubiegającego się o wyrażenie zgody na dokształcanie. i przekazuje ją Sekretarzowi Miasta. 6. Przekazuje opinie, o których mowa w pkt 4 i 5 Sekretarzowi Miasta. 4.5 Strona 2 / 7
Dyrektor Wydziału 4.6 Kierownik Biura. Analizuje otrzymaną ofertę szkolenia. 2. Wnioskuje do Sekretarza Miasta o wyrażenie zgody na uczestnictwo wytypowanego pracownika w szkoleniu. Sekretarz Miasta. Akceptuje (opiniuje) wniosek, o którym mowa w pkt. 4.6. 2. Podejmuje decyzję w sprawie dokształcania. 3. Przekazuje dokumenty wymienione w pkt. i 2 do WO. 4.7 Dyrektor WO Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.7. do Referatu Kadr i Szkolenia. 4.8 Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia 4.9. Przygotowuje dokumentację szkoleniową. 2. Przekazuje do akceptacji Dyrektora WO ww. dokumentację. 3. Sporządza pismo do pracownika o wyrażeniu zgody na dokształcanie, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do procedury oraz umowę o dokształcanie, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury. Sekretarz Miasta. Podpisuje pismo i umowę, o których mowa w pkt. 4.9.3. 2. Przekazuje ww. dokumenty do WO. 4.0 Dyrektor WO Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.0 do Referatu Kadr i Szkolenia. 4. Strona 3 / 7
Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia 4.2. Przesyła zgłoszenie do organizatora szkolenia. 2. Kopię zgłoszenia przekazuje do wydziału/ biura, w którym zatrudniony jest pracownik mający odbyć szkolenie. 3. Przekazuje umowę pracownikowi, kopię umowy dyrektorowi wydziału/ kierownikowi biura, do akt osobowych i rejestru umów. 4. Czuwa nad realizacją postanowień umowy, o której mowa w pkt. 3. Pracownik UM 4.3. Rozlicza delegację służbową w przypadku szkolenia zamiejscowego. 2. Dostarcza zaświadczenie (certyfikat) o odbyciu szkolenia. 3. Dostarcza wymagane zaświadczenia z uczelni 4. Dostarcza odpis dyplomu do akt osobowych Strona 4 / 7
4. Pracownik Urzędu 4.. W przypadku zaistnienia zdarzenia z grupy I zgłasza swojemu przełożonemu potrzebę odbycia szkolenia w danym zakresie objętym jego zakresem obowiązków. 4..2 W przypadku zaistnienia zdarzenia z grupy II kieruje do Sekretarza Miasta podanie (wniosek) o wyrażenie zgody na podjęcie nauki i przyznanie świadczeń związanych z dokształcaniem po uprzednim uzyskaniu zgody bezpośredniego przełożonego i dyrektora wydziału/kierownika biura. 4.2 Dyrektor Wydziału/ Kierownik Biura 4.2. Wyraża zgodę w formie pisemnej na udział pracownika w szkoleniu. 4.2.2 Wyraża zgodę (opiniuje) w formie pisemnej na podjęcie nauki (dokształcanie) przez pracownika. 4.3 Sekretarz Miasta 4.3. Analizuje wniosek dyrektora wydziału/kierownika biura o wyrażenie zgody na udział w szkoleniu oraz podejmuje stosowną decyzję. 4.3.2 Analizuje wniosek pracownika o wyrażanie zgody na dokształcanie uprzednio zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego pracownika i dyrektora wydziału/kierownika biura oraz podejmuje stosowną decyzję. 4.3.3 Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.3. i 4.3.2 do Dyrektora WO. 4.4 Dyrektor WO 4.4. Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.3. i 4.3.2 do Referatu Kadr i Szkolenia celem realizacji. 4.5 Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia WO 4.5. Informuje Dyrektora WO o stanie realizacji szkoleń w stosunku do aktualnego stanu posiadanych środków finansowych. 4.5.2 Zbiera oferty szkoleń nadsyłane do UM, które analizuje pod kątem zasadności ich wykorzystania w połączeniu z zakresem merytorycznym wydziału/biura. 4.5.3 Przekazuje wybrane oferty do dyrektorów wydziałów/kierowników biur celem przeanalizowania i ewentualnego wytypowania pracownika(ów) do uczestnictwa w danym szkoleniu. 4.5.4 Sporządza opinię, na wniosek Sekretarza Miasta, dotyczącą pracownika ubiegającego się o wyrażenie zgody na szkolenie obejmującą: celowość udziału w szkoleniu, zgodność zakresu tematycznego z zakresem czynności pracownika, dotychczasową częstotliwość udziału w szkoleniach, całkowity koszt szkolenia, w tym koszty ewentualnej delegacji, w przypadku szkolenia zamiejscowego. 4.5.5 Sporządza opinię, na wniosek Sekretarza Miasta, dotycząca pracownika ubiegającego się o wyrażenie zgody na dokształcanie obejmującą: wiek, staż pracy w UM, oceny okresowe, uwagi na temat zgodności i celowości podjęcia nauki w kontekście zakresu czynności na danym stanowisku pracy. 4.5.6 Przekazuje opinie, o której mowa w pkt. 4.5.4 i 4.5.5 Sekretarzowi Miasta. Opinia ta stanowi podstawę podjęcia decyzji co do zgody na udział w szkoleniu oraz na naukę i udzielenia z tego tytułu świadczenia w postaci urlopu szkoleniowego i ewentualnie świadczeń dodatkowych. 4.6 Dyrektor Wydziału/ Kierownik Biura 4.6. Analizuje przekazaną ofertę pod względem celowości skorzystania z niej przez pracownika(ów) wydziału/ biura. 4.6.2 Wnioskuje do Sekretarza Miasta o wyrażenie zgody na uczestnictwo wytypowanego(ych) pracownika (ów) w danym szkoleniu. 4.7 Sekretarz Miasta Strona 5 / 7
4.7. Akceptuje (opiniuje) wniosek, o którym mowa w pkt. 4.6.2 4.7.2 Podejmuje decyzję w sprawie dokształcania danego pracownika na podstawie wniosku pracownika, o którym mowa w pkt. 4..2 oraz opinii, o której mowa w pkt. 4.5.5 4.7.3 Przekazuje dokumenty wymienione w pkt. 4.7. i 4.7.2 do WO. 4.8 Dyrektor WO Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.7.3 do Referatu Kadr i Szkolenia. 4.9 Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia 4.9. Przygotowuje dokumentację szkoleniową: zgłoszenie uczestnictwa w szkoleniu (załącznik nr do procedury), delegację służbową (załącznik nr 2 do procedury) w przypadku szkolenia zamiejscowego. 4.9.2 Przekazuje ww. dokumentację do akceptacji Dyrektora WO. 4.9.3 Sporządza pismo do pracownika o wyrażeniu zgody na dokształcanie, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do procedury oraz umowę o dokształcanie określającą prawa i obowiązki stron, zgodnie z decyzją Sekretarza Miasta i w oparciu o wzór stanowiący załącznik nr 4 do procedury. 4.0 Sekretarz Miasta 4.0. Podpisuje pismo o wyrażeniu zgody na dokształcanie i umowę o dokształcaniu, o których mowa w pkt. 4.9.3 4.0.2 Przekazuje ww. dokumenty do WO. 4. Dyrektor WO Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt 4.0. do Referatu Kadr i Szkolenia. 4.2 Pracownik ds. szkoleń 4.2. Przesyła za pomocą faxu, e-mail zgłoszenie do organizatora szkolenia, które po potwierdzeniu odbioru traktuje się jako zawarcie umowy. 4.2.2 Kopię ww. zgłoszenia przekazuje do wydziału/ biura, w którym zatrudniony jest pracownik mający odbyć szkolenie. Zgłoszenie to powinno być w wydziale/biurze przekazane pracownikowi. 4.2.3 Podpisane pismo oraz umowę o dokształcanie przekazuje: - egzemplarz (oryginał) pracownikowi, - egzemplarz (kopia) do dyrektora wydziału /kierownika biura, w którym zatrudniony jest pracownik, - egzemplarz (kopia) do akt osobowych pracownika, - egzemplarz (kopia) do zbioru umów prowadzonych przez pracownika ds. szkoleń 4.2.4 Czuwa nad realizacją postanowień umowy, o której mowa w pkt. 4.2.3. Przekazuje pismo informujące dyrektora wydziału/ kierownika biura, w którym zatrudniony jest pracownik, dotyczące przyznanych świadczeń zw. z dokształcaniem. 4.3 Pracownik UM 4.3. Rozlicza delegację służbową (według wzoru, stanowiącego załącznik nr 2 do procedury) w ciągu 4 dni od dnia jej zakończenia w przypadku uczestniczenia w szkoleniu zamiejscowym. 4.3.2 Dostarcza do akt osobowych zaświadczenie (certyfikat) o odbyciu szkolenia. 4.3.3 Dostarcza zaświadczenie z uczelni wymagane do udzielenia świadczeń, określonych w umowie, o której mowa w pkt 4.2.3. 4.3.4 Dostarcza odpis dyplomu do akt osobowych po zakończeniu nauki. Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 6 / 7
5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.. Inne dokumenty: - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin. - ustawa z dnia 26 czerwca 974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 998 r. Nr 2, poz. 94 z późn. zm.). 5.2. Załączniki: 5.2.. Wzór zgłoszenia na szkolenie - zał. nr / P-II-0 5.2.2. Wzór delegacji służbowej - zał. nr 2/ P-II-0 5.2.3. Wzór pisma wyrażającego zgodę na dokształcanie i przyznane świadczenia - zał. nr 3/ P-II-0 5.2.4. Wzór umowy o dokształcanie pracownika - zał. nr 4/ P-II-0 Strona 7 / 7