Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy lub Wykonawców, którzy będą odpowiedzialni za obsługę szkoleń w Lublinie w następujących terminach: Strona 1 9-10.01.2015, 24-25.01.2015 Szczegółowe warunki realizacji zamówienia: Ostateczne określenie dokładnej liczby osób korzystających z danych usług oferowanych przez Wykonawcę zostanie potwierdzone i przekazane przez Zamawiającego drogą mailową na adres opiekuna szkolenia po stronie Wykonawcy nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia. Zamawiający jest uprawniony do zmniejszenia zamówienia na szkolenie o nie więcej niż 40%. Ww. uprawnienie Zamawiającego oznacza, że Zamawiający może zmniejszyć ilości poszczególnych usług określonych w treści niniejszego zapytania ofertowego (prognozowany zakres usług), a Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielanie zamówień do maksymalnych ilości wskazanych w prognozowanym zakresie usług. Do składania ofert zapraszamy wykonawców oferujących obiekty położonych w mieście Lublin prowadzących działalność zgodną z opisanym zamówieniem. Obiekty muszą spełniać następujące warunki: A. standard minimum 2-gwiazdkowym potwierdzone kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego. Zamawiający rozumie pojęcie standard w oparciu o przepisy 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.); B. znajdować się w miejscu z dojazdem (razem z dojściem) nie dłuższym niż 30 min bez przesiadek od Dworca Głównego PKS w Lublinie Czas dojazdu i liczba przesiadek będą weryfikowane za pomocą strony internetowej jakdojadę.pl dla dojazdu w godzinach 9-10; Oferty z dłuższym dojazdem i przesiadkami będą odrzucone. C. Zapewnić sale szkoleniowe: C1:podczas szkolenia 09-10.01.2015 roku: -2 sale szkoleniowe, które mają pomieścić nie mniej niż 25 osoby każda, przygotowanych przez Wykonawcę w następujący sposób: krzesła ustawione w podkowę, bez stołów. C2:podczas szkolenia 24-25.01.2015-1 sala szkoleniowa, która ma pomieścić nie mniej niż 25 osoby, przygotowana przez Wykonawcę w następujący sposób: krzesła ustawione w podkowę, bez stołów. -1 sali konferencyjnej dla minimum 50 osób, ustawienie krzeseł- teatralne, 1 stolik dla osoby prowadzącej. Każdego dnia, po zakończeniu części wykładowej Wydarzenia, sala konferencyjna zostaje przekształcona w salę szkoleniową. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia zbędnej liczby krzeseł i przygotowania sali dla 25 osób, krzesła ustawione w podkowę, 1 stolik dla osoby prowadzącej.
D. W ramach usług związanych z wyżywieniem uczestników szkolenia, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wyżywienie: D1 podczas szkolenia 9-10 stycznia 2015 roku: 9 stycznia 2015 r. serwis kawowy całodzienny, obiad 2-daniowy, kolacja dla 44 osób, śniadanie dla osób nocujących zgodnie z liczbą podaną w punkcie E. Strona 2 10 stycznia 2015 r. serwis kawowy całodzienny, obiad 2-daniowy dla 44 osób, śniadanie dla osób nocujących zgodnie z liczbą podaną w punkcie E. D2 podczas szkolenia 24-25 stycznia 2015 roku: 24 stycznia 2015 r. serwis kawowy całodzienny, obiad 2-daniowy, kolacja dla 46 osób, śniadanie dla osób nocujących zgodnie z liczbą podaną w punkcie E. 25 stycznia 2015 r. serwis kawowy całodzienny, obiad 2-daniowy dla 46 osób, śniadanie dla osób nocujących zgodnie z liczbą podaną w punkcie E. E. Podczas szkolenia zapewnić uczestnikom szkolenia nocleg (wraz ze śniadaniem) w tym: E1 podczas szkolenia 9-10 stycznia 2015 roku: 8/9 stycznia 2015 r.: nocleg dla 2 osób w 1 pokoju 2-osobowym z pełnym węzłem sanitarnym 9/10 stycznia 2015 r. : nocleg dla 22 osób w 11 pokojach 2-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym. E2 podczas szkolenia 24-25 stycznia 2015 roku: 23/24 stycznia 2015 r.: nocleg dla 3 osób w 1 pokoju 2-osobowym z pełnym węzłem sanitarnym oraz w 1 pokoju 1-osobowym 24/25 stycznia 2015 r. : nocleg dla 23 osób w 11 pokojach 2-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym oraz w 1 pokoju 1-osobowym Pokoje 2-osobowe muszą mieć powierzchnię minimum 12 m2 zaś pokoje 1-osobowe o powierzchni minimum 9 m2. Nocleg Wykonawca jest zobowiązany zapewnić w tym samym budynku, w którym będzie prowadzone szkolenie oraz serwowane wyżywienie. Umożliwienie uczestnikom wprowadzenia się do pokoju od godziny 10.00 pierwszego dnia szkolenia. Zapewnienie szatni lub miejsca gdzie uczestnicy mogą przechować bagaż po wymeldowaniu z pokoju, a przed zakończeniem szkolenia. Szczegółowy opis usług najmu sali szkoleniowej (wymagania minimalne) dotyczący szkolenia 1. Wykonawca jest zobowiązany udostępnić salę (wydać klucze) szkoleniową Zamawiającemu na co najmniej 1 godzinę przed planowanym terminem rozpoczęcia szkolenia lub konferencji. 2. Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowe podłączenie i rozstawienie sprzętu multimedialnego w każdym dniu trwania wydarzenia: zarówno przed, jak i w trakcie wydarzenia oraz gwarantuje prawidłowość działania tego sprzętu.
3. Wykonawca jest odpowiedzialny za ustawienie krzesłem i stołów zgodnie z zapisami z opisem przedmiotu zamówienia. 4. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić następujące wyposażenie: laptop, rzutnik multimedialny, ekran, flipchart, możliwość podłączenia rzutnika i komputera, właściwe oświetlenie sal (przepisy BHP), oświetlenie naturalne, wentylacja, klimatyzacja. 4. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezawaryjność działania wszystkich urządzeń (opieka techniczna). W przypadku awarii urządzenia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obsługę techniczną, która przystąpi do natychmiastowego usunięcia awarii i niezwłocznie usunie jej skutki, które uniemożliwiają lub utrudniają dalszą realizację wydarzenia (poprzez usunięcie awarii lub wymianę wadliwego sprzętu na sprzęt o co najmniej tożsamych parametrach, sprawny i pozbawiony wad). 5. Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia Zamawiającemu miejsca na rozstawienie 2 banerów informujących o wydarzeniu, w tym jeden- przy wejściu do budynku, drugi przy recepcji oraz umożliwić oznakowanie drogi do recepcji i sali, w której będzie odbywać się wydarzenie. 6. W ramach najmu sali Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu recepcję dla uczestników wydarzenia tzn. udostępnienie 2 stolików i 2 krzeseł oraz miejsca bądź standu do zamieszczenie materiałów takich jak program wydarzenia, lista obecności. Zamawiający potwierdzi potrzebę udostępnienia recepcji. 7. W przypadku szkoleń, konferencji dwudniowych lub dłuższych Wykonawca będzie zobowiązany udostępnić Zamawiającemu miejsce, w którym zostaną zdeponowane materiały szkoleniowe lub konferencyjne po zakończeniu działań przewidzianych w ramach danego dnia szkolenia, konferencji. 8. Wykonawca określi i poinformuje Zamawiającego o salach w których będą odbywać się szkolenia/konferencje tzn. określi nazwę bądź numer sali, na trzy dni przed planowanym Wydarzeniem. Szczegółowy opis usług w zakresie wyżywienia dotyczący szkolenia 1. Wykonawca jest zobowiązany przygotować inne menu każdym dniu trwania wydarzenia. Całodzienny jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka (zasada urozmaicania). 2. Jeśli zaistnieje potrzeba Wykonawca zobowiązany jest przygotować dania wegetariańskie. Liczba wegetarian będzie podana nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia. Przez wegetarianizm rozumiemy wyłączenie z diety mięsa (w tym ryb i owoców morza). 3. Miejsce wydawania i spożywania posiłków oraz serwowania przerw kawowych powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą noclegi oraz w którym będą odbywały się szkolenia lub konferencje, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale szkoleniowe lub konferencyjne, w pobliżu sal szkoleniowych lub konferencyjnych, w których organizowane jest wydarzenie. 4. Sposób realizacji usług żywieniowych: 1) Wykonawca jest zobowiązany: Strona 3
i. przygotować miejsca serwowania posiłków, utrzymać je na bieżąco w czystości w trakcie serwowania wyżywienia i w czasie przerw pomiędzy posiłkami oraz uprzątnąć je po zakończeniu wydarzenia; ii. zapewnić zastawę stołową niezbędną do serwowania posiłków i korzystania z przerwy kawowej w zakresie gwarantującym wszystkim uczestnikom skorzystanie z zastawy w trakcie wydarzenia w tym jej bieżące uzupełnianie; iii. iv. wyposażyć wszystkie stoły wykorzystywane do serwowania wyżywienia w obrusy; terminowo przygotować posiłki zgodnie z ostatecznym zakresem usług; Strona 4 2) gramatura wyżywienia: L.p. Nazwa j.m. minimalna gramatura/na osobę 1. Zupa litr 0,25 2. Porcja mięsa, ryby, dania mięsnego gr. 150 3. Ziemniaki pieczone gr. 200 4. Ryż, ziemniaki, kasza, kluski, makaron gr. 150 5. Przystawki zimne gr. 50 6. Surówki gr. 150 7. Sałatki gr. 150 8. Warzywa gotowane gr. 150 9. Przekąski zimne (każda z przekąsek) gr. 50 10. Przekąski gorące gr. 300 3) menu i. Przerwa kawowa wymóg minimalny: Przerwa kawowa powinna zawierać co najmniej: - kawa rozpuszczalna i sypana + mleko śmietanka do kawy, cukier - herbatę w torebkach, cukier, cytryna pokrojona w plastrach; - wrzątek wg potrzeb uczestników, musi być dostępny do końca wydarzenia; - wodę: niegazowaną i gazowaną - ciastka kruche co najmniej 2 rodzaje. ii. Obiad wymóg minimalny: Obiad z usługą kelnerską (serwowany) w obiekcie, w wydzielonym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenie posiłku w grupie, przy stolikach.
Obiad dwudaniowy: zupa, danie główne, napoje iii. Kolacja i śniadanie: wymóg minimalny: Kolacja i śniadanie serwowane będą w formie bufetu. Kolacja i śniadanie powinny zawierać: Strona 5 - przekąski zimne w tym półmisek serów, wędliny, wędliny pieczone, serki topione, dżemy; - co najmniej 1 przekąskę gorącą (z uwzględnieniem wegetarian) - co najmniej 2 rodzaje sałatek np. mix sałat z pomidorami, ogórkiem, - pieczywo mieszane, masło; - soki (2 rodzaje w dzbanku, co najmniej 0,4 litra na osobę); - kawa rozpuszczalna i sypana + mleko, śmietanka do kawy, cukier - herbatę w torebkach, cukier, cytryna pokrojona w plastrach; - wrzątek wg potrzeb uczestników, musi być dostępny do końca kolacji/śniadania; Pozostałe usługi: W ramach realizacji zamówienia Wykonawca jest zobowiązany zapewnić następujące usługi dodatkowe uczestnikom szkolenia: 1) bezpłatny dostęp do sieci bezprzewodowej (WiFi) ze stałym dostępem do Internetu. Łącze co najmniej 20 Mbit/s. 2) zapewnienie kawiarni lub/i baru gdzie uczestnicy szkolenia będą mogli spotkać się i spędzić czas wieczorem w miłej atmosferze (usługi zamawiane w ww. miejscach płatne przez uczestników szkoleń.) 3) zapewnienie miejsca w częściach wspólnych obiektu na nieformalne spotkania w czasie wolnym (foyer). 4) zapewnienie bezpłatnego parkingu dla wszystkich uczestników przyjeżdżających własnym transportem (szacujemy, że na szkolenie 20%-45% uczestników przyjeżdża samochodami) 5) zapewnienie osoby technicznej, która pomoże w przeniesieniu paczek z materiałami konferencyjnymi, rozstawieniem recepcji oraz banerów.