Pan Jarosław Filek Prokurator Okręgowy w Świdnicy

- 1 - P/08/012 Wrocław, dnia 20 kwietnia 2009 r. LWR-410-09-1/2009 Pan Jarosław Filek Prokurator Okręgowy w Świdnicy WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 roku o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura we Wrocławiu skontrolowała Prokuraturę Okręgową w Świdnicy (zwaną dalej Prokuraturą ) w zakresie wykonania budŝetu państwa w 2008 r. w części 37. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 6 kwietnia 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Prokuratowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie, ze stwierdzeniem jedynie uchybień nie mających zasadniczego wpływu na kontrolowaną działalność, wykonanie budŝetu państwa w 2008 r. przez Prokuraturę. 1. Wysokość planowanych dochodów i wydatków budŝetowych Prokuratury na 2008 r. określono na podstawie wskaźników układu wykonawczego do ustawy budŝetowej, przekazanej przez Ministra Sprawiedliwości dysponenta części 37 w trybie art. 128 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, po stronie dochodów w kwocie 23,0 tys. zł, a po stronie wydatków w wysokości 23.476,0 tys. zł. Określone w planie finansowym kwoty dochodów nie uległy zmianie, natomiast planowane kwoty wydatków wzrosły do 24.288,6 tys. zł, tj. o 812,6 tys. zł (3,5%). W 2008 r. dochody budŝetowe zrealizowano w kwocie 38,4 tys. zł i były one wyŝsze od planowanych o 15,4 tys. zł (66,9%) oraz od uzyskanych w 2007 r. o 4,2 tys. zł (12,3%). Głównym źródłem dochodów były wpływy z tytułu opłat za wydanie kserokopii dokumentów

- 2 - z akt spraw wynoszące 31,4 tys. zł (81,8%). Realizacja dochodów przebiegała prawidłowo. Badanie dochodów (naleŝności) wykazało, Ŝe naleŝności wymierzono w prawidłowej wysokości, a pobrane dochody budŝetowe przekazywano na rachunek budŝetu państwa w terminach określonych w 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonania budŝetu państwa. Prokurator Okręgowy nie podejmował decyzji w sprawie umorzenia, zaniechania poboru lub odroczenia naleŝności. Nie stwierdzono teŝ przedawnienia naleŝności. Na koniec 2008 r. nie wystąpiły naleŝności. Wykazana w Rb-N kwartalnym sprawozdaniu o stanie naleŝności na koniec IV kwartału 2008 r. kwota 114,36 zł wynikała z korekty nadesłanej w styczniu 2009 r. przez Telekomunikację Polską S.A. w Warszawie. 2. W 2008 r. wydatki wyniosły 24.174,9 tys. zł (99,5% planu po zmianach) i w stosunku do 2007 r. były wyŝsze o 5,1%. Dokonywane w ciągu roku zmniejszenia i zwiększenia planu wydatków słuŝyły realizacji zadań Prokuratury. W 2008 r. w Prokuraturze nie zwiększono planu finansowego wydatkami przeniesionymi z rezerwy ogólnej oraz rezerw celowych, jak równieŝ nie realizowano zadań ujętych w wykazie wydatków budŝetu państwa, które nie wygasły z upływem roku budŝetowego 2007. Główną pozycję wydatków w 2008 r. stanowiły wynagrodzenia dla 229 pracowników, wraz z pochodnymi od wynagrodzeń (składkami na ubezpieczenia społeczne, fundusz pracy oraz wpłatami na PFRON), które wynosiły 14.734,4 tys. zł i stanowiły 61% ogółu wydatków. W 2008 r. limit zatrudnienia określony na 235 osób nie został zrealizowany, bowiem przeciętne zatrudnienie było niŝsze od planowanego o 6 osób. Było ono natomiast wyŝsze od zatrudnienia w 2007 r. o 3 osoby. Planowane wydatki na wynagrodzenia wraz z pochodnymi zrealizowane zostały w 100%, z wyjątkiem wynagrodzeń osobowych sędziów i prokuratorów oraz asesorów i aplikantów, które zrealizowano w 99%. W 2008 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie wyniosło 4.754 zł i zwiększyło się o 160 zł w stosunku do roku poprzedniego. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy odprowadzano terminowo i w prawidłowej wysokości. Jedynie w kwietniu 2008 r. dokonano wpłaty 994 zł na PFRON z dwudniowym opóźnieniem. Nie rodziło to jednak skutków finansowych w postaci naliczenia karnych odsetek. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701,

- 3 - Znaczną pozycję w wydatkach miał zakup usług remontowych. W 2008 r. z kwotą 2.717,7 tys. zł usługi remontowe stanowiły 11,2% ogółu wydatków i w porównaniu do roku 2007 zanotowano ich wzrost o 70%. Wzrost usług remontowych był uzasadniony remontem budynku przeznaczonego na nową siedzibę Prokuratury (planowane zakończenie prac remontowych w III IV kwartale 2009 r.) oraz koniecznością przeprowadzenia remontu kotłowni w budynku Prokuratury Rejonowej w Wałbrzychu. Z innych wydatków zwrócono uwagę na wykorzystywanie słuŝbowych telefonów komórkowych do rozmów prywatnych. Prokuratura miała na wyposaŝeniu 34 słuŝbowe telefony komórkowe, których uŝytkownikami byli głównie prokuratorzy i zastępcy prokuratora oraz kierowcy. W badanym okresie roczny koszt utrzymania tych telefonów zamknął się kwotą 38,2 tys. zł, a wartość rozmów prywatnych (według deklaracji samych uŝytkowników telefonów) wyniosła 6,8 tys. zł. Wprawdzie uŝytkownicy telefonów komórkowych deklarowali potrącenie z wynagrodzeń kosztów rozmów prywatnych (zaznaczając na rachunkach szczegółowych rozmowy prywatne), nie mniej jednak w jednym przypadku w październiku, a w 5 przypadkach w listopadzie 2008 r. nie potrącono pracownikom za prywatne rozmowy. Dopiero w toku kontroli zadeklarowano, Ŝe koszty rozmów prywatnych zostaną potrącone pracownikom z wynagrodzeń w marcu i kwietniu 2009 r. 3. Szczegółowym badaniem objęto wydatki związane z 421 Zakup materiałów i wyposaŝenia (trzy umowy), 427 Zakup usług remontowych (jedna umowa), 430 Zakup usług pozostałych (jedna umowa), 606 Wydatki na zakupy inwestycyjne (jedna umowa). Kontrola 5 transakcji (6 zamówień publicznych) związanych z dostawą materiałów eksploatacyjnych, artykułów biurowych, zestawów komputerowych, urządzeń peryferyjnych, laptopów, urządzeń dodatkowych, oprogramowania oraz akcesoriów dodatkowych dla potrzeb Prokuratury oraz przebudową kotłowni w budynku Prokuratury Rejonowej w Wałbrzychu i kompleksowym wykonywaniem usług porządkowo-czystościowych o łącznej wartości 328,0 tys. zł. Kontrola wykazała, Ŝe wydatki były realizowane zgodnie z zasadami gospodarki finansowej określonymi w art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, tj. w sposób oszczędny i celowy. W jednym przypadku, wskutek błędu pracowniczego i obarczenia postępowania przetargowego wadą (w kosztorysie ofertowym wadliwie określono jednostkę miary - zamiast szt. podano kg) stwierdzono uniewaŝnienie przetargu. Zwrócić uwagę przy tym naleŝy, iŝ w

- 4 - Prokuraturze nie ma wyodrębnionej organizacyjnie komórki uprawnionej do przeprowadzania postępowań przetargowych. Zamówieniami publicznymi, zgodnie z zakresem obowiązków, zajmuje się Dyrektor Finansowo-Administracyjny i Inspektor III Wydziału BudŜetowo- Administracyjnego. KaŜdorazowo do przeprowadzenia przetargów powoływana jest komisja przetargowa. W Prokuraturze sporządzano roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, dokonywano oceny tych zamówień, opracowywano plan rzeczowo-finansowy, a komisja przetargowa powoływana była zgodnie z art. 19-21 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 2. Pozytywnie naleŝy ocenić brak na dzień 31 grudnia 2008 r. przez Prokuraturę zobowiązań wymagalnych. 4. Prokuratura posiadała dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 3, określającą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykazu ksiąg rachunkowych, systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów. Dokumentacja ta spełniała wymogi ustalone w art. 4 w zakresie rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej, ujmowania zdarzeń, w tym operacji gospodarczych, w księgach rachunkowych i wykazywania ich w sprawozdawczości. Zatwierdzona do stosowania w Prokuraturze 15 lipca 2008 r., a wprowadzona z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2008 r., jednolita polityka rachunkowości, nie spełniała jednak ustawowych wymagań określonych w ustawie o rachunkowości: w art. 23 ust 2 pkt 1 - data operacji gospodarczej w systemie komputerowym utoŝsamiana była z datą dowodu), w art. 12 ustawy - księgi rachunkowe w systemie komputerowym były częściowo otwarte cały rok ze względu na wdraŝanie systemu komputerowego, 2 Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655

- 5 - w art. 26 ust. 1 pkt 3 - w Instrukcji przeprowadzania inwentaryzacji nie określono sposobu inwentaryzacji w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników wymienionych w tym przepisie aktywów, a w szczególności wartości niematerialnych i prawnych. Skuteczność funkcjonowania systemu rachunkowości i kontroli finansowej, poprawność formalną dowodów oceniono pozytywnie. Poprawność zapisów księgowych oraz wiarygodność ksiąg rachunkowych mającą wpływ na bieŝące i roczne sprawozdania budŝetowe zaopiniowano pozytywnie, z niewielkimi uchybieniami. Ocenę sformułowano na podstawie przeglądu analitycznego 10 dowodów księgowych (133 zapisów) na kwotę 93.619,60 zł z ogólnej liczby 12.232 zapisów księgowych o łącznej wartości 24.834.450 zł. Przeprowadzone badania wykazały: na księgowaniach czterech raportów kasowych stwierdzono opóźnioną datę zaksięgowania w stosunku do daty wystawienia dowodu (od dwóch do pięciu miesięcy), w jednym przypadku księgowanie (listy płac prokuratorów) było opóźnione w stosunku do daty dowodu o 3 miesiące, w dwóch przypadkach (księgowania dowodów zakupu) stwierdzono, Ŝe ujęta w księgach rachunkowych data operacji błędnie zapisana była jako 2006 r. zamiast 2008 r., w trzech przypadkach data księgowania dowodów zakupu była wcześniejsza o jeden dzień niŝ data wystawienia dowodu. Błędne zapisy wynikały z oczywistych omyłek pracowników księgowości oraz nanoszenia poprawek w otwartym systemie komputerowym (z uwagi na jego wdraŝanie), który automatycznie zmieniał datę księgowania na datę wejścia do systemu komputerowego. Błędy te nie miały jednak wpływu na sprawozdawczość finansową. Badanie poprawności formalnej dowodów i zapisów księgowych, doboru próby dokonano metodą monetarną. Badanie 130 dowodów księgowych (zapisów) na kwotę 3.584,6 tys. zł (45,9%) wykazało w trzech dokumentach nieprawidłowości formalne. W zakresie poprawności dowodów ujawniono w dwóch dokumentach nieprawidłowe poprawienie w nich błędów (poprawiano bez przekreśleń całej liczby, poprawki nie zawierały dat, na delegacji słuŝbowej brak było daty wystawienia dokumentu). Naruszało to przepisy art. 22 ust. 2 i 3 oraz art. 21 3 Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.

- 6 - ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W zakresie kompletności i poprawności kontroli bieŝącej i dekretacji ujawniono w jednym przypadku brak akceptacji głównego księgowego pod względem formalno-rachunkowym, do czego zobowiązywał art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości i art. 45 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 4. NajwyŜsza Izba Kontroli nie wnosi uwag do sposobu i terminu inwentaryzowania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów Prokuratury. Inwentaryzację przeprowadzono zgodnie z postanowieniami art. 26 ustawy o rachunkowości. Roczne sprawozdania z wykonania planów dochodów budŝetowych Rb-27, z wykonania planu wydatków Rb-28, o stanie środków na rachunkach bankowych Rb-23 oraz o stanie naleŝności i zobowiązań Rb-N i Rb-Z zostały sporządzone na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej, rzetelnie i w obowiązujących terminach. NIK nie wnosi zastrzeŝeń w tym zakresie. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Dostosowanie polityki rachunkowości oraz programu finansowo-księgowego do ustawowych wymagań ustawy o rachunkowości, w szczególności określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1, art. 12 i art. 26 ust. 1 pkt 3. 2. Ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych z uwzględnieniem kolejności dat, tj. rzeczywistej daty operacji gospodarczej, daty dowodu i daty księgowania, na podstawie zatwierdzonych dowodów i dokonywanie poprawek w dowodach księgowych zgodnie z przepisami art. 22 ust. 2 i 3 oraz art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. 3. Przestrzeganie terminów dokonywania wpłat na PFRON. 4. WzmoŜenie kontroli nad prawidłowym i terminowym rozliczaniem się pracowników z prywatnych rozmów telefonicznych oraz wyegzekwowanie pokrycia zaległych kosztów rozmów prywatnych z października i listopada 2008 r. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura we Wrocławiu na podstawie art. 62 ust.1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Prokuratora w terminie miesiąca od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i 4 DZ. U. Nr 249,poz.2104 ze zm.

- 7 - wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust.1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienie pokontrolnego przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK we Wrocławiu umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.