82 Agnieszka Lis Firmowe szkolenie od zera Część 3. Zaplanuj i zacznij. Potem tylko przeprowadź Z ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ M.IN.: jak zacząć szkolenie, by słuchacze zostali z Tobą do końca, jak zaplanować kolejne części szkolenia, jak stosować sprzęt i dlaczego lepiej unikać gadżetów technicznych, poznasz kilka przydatnych przykładów ćwiczeń. Kiedy pojawiają się pytania, na które nie ma odpowiedzi, oznacza to, że nastąpił kryzys, mawiał Ryszard Kapuściński. KRYZYS. Finansowy, polityczny, ekonomiczny, mieszkaniowy, światopoglądowy. Najbardziej dotkliwy jest ten, który dotyczy nas bezpośrednio. Kiełbasa zamiast szynki. Pożyczona płyta DVD zamiast wyjścia do kina. Maleją przychody biur podróży, cięte są wydatki w przedsiębiorstwach. Często, bardzo często w pierwszej kolejności firmy zmniejszają wydatki na szkolenia. W przyszłym roku, gdy odbijemy od dna albo kiedy skończy się kryzys słyszymy. Czy jednak organizacja wyjdzie z kryzysu obronną ręką, jeśli nie będzie szkolić kadry? Kierownictwo na ogół jest świadome, że sukces firmy to ludzie. Zaangażowani i... wykształceni. Ze szkoleń nie można, ot tak, bez konsekwencji zrezygnować.
CYKLE 83 Wyobraź sobie, że przychodzi do Ciebie szef. Dostajesz od niego szansę lub zostajesz obarczony (zależnie od Twojego nastawienia) zadaniem poprowadzenia dla grupy kolegów szkolenia z obszaru, w którym uznany zostałeś za eksperta. Co masz teraz zrobić? W poprzednich częściach cyklu mogłeś przeczytać, jak przygotować profesjonalnie szkolenie, nie będąc profesjonalnym szkoleniowcem. Jak radzić sobie z grupą szkoleniową i jak zainteresować uczestników tym, co masz do przekazania w trakcie szkolenia. POCZĄTEK SZKOLENIA Dobry początek to dobre nastawienie grupy do trenera i szkolenia. Tylko co to znaczy dobry? Nie będziesz mógł zrobić pierwszego wrażenia drugi raz. Kluczowe jest pierwsze 30 minut. W tym mniej więcej czasie kształtuje i utrwala się stosunek uczestników do Ciebie jako trenera. Twoja karta nie jest zupełnie czysta jest zapisana znajomością z uczestnikami, więc najprawdopodobniej Twoja sytuacja będzie prostsza niż zewnętrznego trenera, który przychodzi na takie spotkanie jako tabula rasa. Można otworzyć szkolenie (po przywitaniu się, oczywiście) analizą programu szkolenia. Możesz przekazać cele szkolenia we wcześniej przygotowanych materiałach, wypisać na tablicy lub przekazać ustnie forma ma mniejsze znaczenie. Bez znajomości programu uczestnicy będą mieli opory w zaangażowanie się w proces szkoleniowy. Gdy już przedstawisz harmonogram, zapytaj, czy czegoś by do niego nie dodali. Jeśli przed szkoleniem upewniłeś się, jakie oczekiwania mają uczestnicy i starałeś się je spełnić plan szkolenia powinien zostać przyjęty bez zbędnych dyskusji. Samo zapytanie o niego dobrze wpłynie na Twoje relacje z uczestnikami, zasugeruje Twoją otwartość nie zaniedbaj więc tego punktu. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Źródło: Opracowanie własne Każdy wyraża otwarcie swoje poglądy. I L U S T R A C J A 1. Przykładowe założenia kontraktu Jesteśmy dyskretni to, co zostało upublicznione, nie powinno opuszczać tej sali. Myślimy, mówimy i zachowujemy się otwarcie, szczególnie w trakcie ćwiczeń. Otwartość tak, chamstwo nie. Wszyscy jesteśmy aktywni nie jesteśmy w szkole i nie trzeba nas wzywać do odpowiedzi. Informacje zwrotne przekazujemy kulturalnie, czyli komentujemy zachowania i zdarzenia, a nie osoby. Informacje zwrotne przyjmujemy kulturalnie, czyli nie doszukujemy się w wypowiedziach innych ataku na siebie. Pytamy o wszystko, co związane jest ze szkoleniem. Nie spóźniamy się (w przypadku kilkudniowego szkolenia można wymyślić jakiś system kar dla notorycznie spóźniających się, szczególnie po przerwach; punktualność to wyraz szacunku dla zgromadzonych i dowód na poważne traktowanie sprawy). Jesteśmy tutaj bezpieczni możemy powiedzieć wszystko; pracujemy tutaj w warunkach laboratoryjnych. Dzielimy się swoimi przemyśleniami/wrażeniami. Mów za siebie nie próbuj wypowiadać się za innych. Pozwól wszystkim wypowiedzieć się na dany temat. Bądźmy koleżeńscy. Mówimy zwięźle. Przychodzimy przygotowani na zajęcia. Każdemu przysługuje kilka minut przerwy, jeśli jej potrzebuje (picie, toaleta itd.). Można notować/trzeba notować. Obowiązuje nas kultura dyskusji. POZYTYWNE NASTAWIENIE CZYNI CUDA Bez względu na to, czy powiesz sobie, że Ci się uda, czy nie będziesz miał rację. Dotyczy to zarówno Ciebie, jak i nastawienia uczestników. Ba! Także ich nastawienia do Ciebie jako trenera i do samego szkolenia oraz innych szkolonych osób. Zastanów się jeśli wchodzisz do sali szkoleniowej jako lekko stremowany uczestnik, co otworzy Cię na otoczenie? Czy trener siedzący na katedrze i z daleka kiwający głową na powitanie? Czy też taki, który stoi z drzwiach i wita się z Tobą? Przedstawia, pyta o Twoje imię? Więc stań w drzwiach i przywitaj uczestników, nawet jeśli ich znasz. Przed jednym ze szkoleń ogłoszono, że rozpoczyna się ono o 10., ale catering będzie dostępny od 9.30. Uczestni-
84 I L U S T R A C J A 2. Scenariusz szkolenia 1 2 3 4 cy wchodzili więc do sali, częstowali się herbatą i ciastkami, poznawali się, zaczęli nawiązywać pierwsze relacje. Trener pojawił się dwie minuty przed rozpoczęciem szkolenia. Jak myślisz, nawiązał dobry kontakt z grupą? Ty znasz swoich kolegów dziś jednak musisz wyjść ze swojej roli. Jesteś trenerem, jesteś liderem, jesteś gospodarzem. Poczuj się nim. Nawet jeśli znasz uczestników, to zawsze wypada się przedstawić. Na przykład tak: Wiecie, jak mam na imię i czym zajmuję się w firmie. Jednak nie wiecie, że... tutaj podziel się z innymi tym, co uznasz za istotne, jakąś informacją o sobie, która nie jest powszechnie znana. Na przykład: Nie wiecie, że jestem filatelistą. Kolekcjonuję znaczki od 10 lat i mam sporo osiągnięć na tym polu. I zdałem sobie sprawę, że powiększanie kolekcji znaczków jest jak moje biurko. Kolekcja jest niewiele warta, jeśli nie ma w niej logiki. Moje biurko nie jest mi przydatne, jeśli nie mogę nic na nim znaleźć... porozmawiajmy dzisiaj o organizacji pracy. Niech będzie jak doskonała kolekcja cennych znaczków. Opowiedz uczestnikom o tym, jaka dzisiaj jest Twoja rola. Co sprawiło, że tu teraz stoisz? Co masz im do przekazania? To, w jaki sposób zaczniesz spotkanie, znajdzie odbicie w tym, jak za chwilę przedstawią się inni uczestnicy. Imieniem, nazwiskiem i pełnioną w firmie funkcją? To mało. Przemyśl swoje pierwsze wystąpienie. Postaraj się mówić tak, żeby zaciekawić. Mów o swoich zainteresowaniach, może nawet i marzeniach. Lubię dzielić się z innymi swoją wiedzą, cieszę się, gdy mogę ją komuś przekazać. Może to kwestia genów mam w rodzinie trzech nauczycieli. Lubię też uczyć się od innych. Dzisiaj chciałbym przekazać Wam to, czego nauczyłem się na szkoleniu/kursie/ w moim specyficznym doświadczeniu... i chciałbym dzięki Waszym doświadczeniom dowiedzieć się czegoś nowego. Oczywiście, wyważ swoją wypowiedź. Nawiązanie osobistej więzi z uczestnikami wpłynie na atmosferę całego szkolenia jeśli planujesz tylko godzinny wykład, takie wprowadzenie spowoduje, że uczestnicy będą oczekiwali otwartego szkolenia, opartego na wymianie myśli i doświadczeń. A potem będą zawiedzeni i źle wpłynie to na ich ocenę Twoich warsztatów. Jeśli jednak planujesz dłuższe szkolenie, warto otworzyć się na innych uczestników i zrobić to samo z nimi. Człowiek jest jak Shrek to znaczy jak cebula. Ma warstwy. W pierwszym kontakcie pokazujemy tylko swoje publiczne ja, wewnętrzne warstwy zostawiamy dla bliższych nam osób. Warto spróbować uchylić trochę zasłony. Pomóc mogą pytania, np. takie, na jakie każdy uczestnik musiałby odpowiedzieć. Na przykład: 1. W pracy najbardziej lubię/cenię/nie lubię..., 2. Wiem, że moją mocną stroną jest..., Podziękuj wszystkim za przybycie jeśli było ono motywowane poleceniem szefa, tym lepsze zrobisz wrażenie, dziękując za poświęcony czas. Przygotuj Kontrakt zbiór zasad, które będą obowiązywały wszystkich podczas tego konkretnego szkolenia. Dobrze jest rozluźnić przybyłych na przykład dowcipem, zabawną historyjką (więcej na ten temat znajdziesz w cyklu Praktyka wystąpień publicznych. Bądź mówcą doskonałym Marketer+, nr 4/2012 oraz nr 1/2013). Zaplanuj strukturę spotkania nie zapomnij o podsumowaniach kolejnych etapów. Źródło: Opracowanie własne 3. Chciałbym poprawić w swojej pracy..., 4. Inspiruje mnie.... Dobierz pytania do tematu szkolenia. Pytanie o inspirację podczas instruktażu technicznego może być mało pomocne, ale już na szkoleniu związanym z zachowaniami kreatywnymi jak najbardziej. Zanim przystąpisz do głównej części Twojego szkolenia (nieważne, czy to będzie wykład, czy też inna forma prowadzenia spotkania), ustal z uczestnikami zasady ( Kontrakt ), które będą obowiązywały Was wszystkich podczas szkolenia. To od Was zależy, co wśród nich się znajdzie poniżej przedstawiam kilka haseł, które mogą okazać się pomocne w ich przygotowaniu. Ustalcie własny kodeks, Ty we współpracy z grupą. Moim zdaniem najlepiej będzie, jeśli Ty zaproponujesz kontrakt, a uczestnicy dodadzą własne, istotne dla nich punkty. Warunek wszyscy muszą się na nie zgodzić, bo wszyscy muszą ich potem przestrzegać. Zadbaj o poczucie bezpieczeństwa uczestników zapewnij ich o swojej dyskrecji. Z tego też powodu między innymi lepiej, żeby na szkoleniu nie było Waszego szefa. Zwrot To, czego nie będziecie chcieli przekazać dalej, nie zostanie przeze mnie użyte będzie adekwatny. Nie możesz składać jednak deklaracji że nie opuści tej sali to przecież nie zależy tylko od Ciebie, ale także od pozostałych członków Waszej grupy szkoleniowej. Miej w pamięci, że uczestnicy szkolenia także zadają sobie pytania, niekoniecznie życzliwe. Na przykład: Co ja tutaj robię? Już to znam. W czym on jest ode mnie lepszy? Czy na pewno wie więcej?. Nie wywyższaj się więc. Musisz być skromny, chociaż stanowczy (szczególnie w sytuacjach niesubordynacji szkolonych) i konkretny. Odwołuj się do własnych doświadczeń, także tych spoza Waszej organizacji. Możesz powoływać się na doświadczenie kolegów, ale ostrożnie. To Ty jesteś ekspertem, Ty prowadzisz szkolenie nie daj sobie odebrać koszulki lidera (bo np. chcesz się przypodobać któremuś z uczestników). Pamiętaj też, że masz pełne prawo identyfikować się z grupą. Na co dzień jesteś jej członkiem. Nawiązanie dobrej relacji trenerskiej ułatwiają sformułowania: Też przez to przechodziłem/
CYKLE 85 przechodzę, Mam te same problemy, Jesteśmy a nie Jesteście. ZAPLANUJ PRZEBIEG SZKOLENIA Po przerwie to tylko propozycja możesz zacząć od quizu. Szczególnie po lunchowej przerwie, po której uczestnicy wracają lekko ospali i rozleniwieni. Wciągniesz ich w ten sposób w zajęcia, rozbudzisz umysły, uaktywnisz myślenie. Pytań nie może być zbyt wiele od 3 do 5. Niech dotyczą zagadnień, które omawiałeś przed przerwą. Lepiej, żeby były to pytania otwarte bardziej zmuszają do myślenia. Możesz zadać jedno pytanie żartobliwe, np. nawiązujące do aktualnych zdarzeń w Waszej firmie. Poza funkcją uaktywnienia uczestników będzie także miało rolę integrującą Was jako zespół. Cały quiz, poza rozbudzeniem uwagi uczestników, może także a nawet powinien mieć formę podsumowania poprzedniej części spotkania. Dzięki temu omawiane treści będą miały szansę lepiej się utrwalić w pamięci uczestników. Przygotowując szkolenie, a potem je przeprowadzając, staraj się pamiętać o pewnych regułach związanych z występami publicznymi (więcej na ten temat możesz przeczytać w artykule Praktyka wystąpień publicznych. Bądź mówcą doskonałym z numeru Marketer+ 4/2012 oraz 1/2013). Poniżej skrótowe wypunktowane najistotniejsze zasady obowiązujące prowadzących tego typu spotkania: 1. najważniejsze: MÓW nie czytaj. Kartka papieru, a nawet slajdy, do których będziesz odwrócony plecami, oddzielą Cię od uczestników szkolenia;nawiąż kontakt wzrokowy. Pozwoli Ci to nie tylko zawiązać relacje, ale także reagować w odpowiednim momencie na zmiany nastawienia słuchaczy, np. na sygnały zmęczenia czy znudzenia; dygresja tak, luźna nie. To, co nie jest związane z tematem, rozprasza; na pytania odpowiadaj precyzyjnie, bez meandrowania; ogranicz liczbę zagadnień nawet najlepszego mówcy słucha się ograniczony czas. Taka jest ludzka percepcja. Wybierz najważniejsze zagadnienia i skup się na nich; wiąż informacje nowe ze starymi, już znanymi; 2. mów konkretnie;używaj przykładów i analogii; kontroluj mowę ciała: ręce trzymane blisko twarzy i ust oznaczają niepewność, kłamstwo, podobnie jak wiercenie się czy niekontrolowane ruchy, np. bawienie się włosami; utrzymuj indywidualny kontakt wzrokowy z uczestnikami jeśli to tylko możliwe. Nie czytaj z kartki patrz w oczy!; kontroluj głośność i tembr głosu. Mów wolniej, niż normalnie abyś został zrozumiany;dbaj o dykcję;mów niższym tonem głosu (nie piskliwie);postaraj się zapanować nad przerywnikami typu: eeee..., hm... ; unikaj powtarzania słów wytrychów. Wyrażenia typu po prostu, tak jakby, w ogóle nie wnoszą niczego do treści, a zakłócają przebieg Twojej wypowiedzi;wypowiadaj się zrozumiale i poprawnie; unikaj zbyt wielu szczegółów potrafią zamazać główny sens Twojej wypowiedzi; przyjmij zasadę, żeby wychodzić od rzeczy prostych/ oczywistych/znanych do tych, które są bardziej skomplikowane i dopiero wymagają poznania. Czyli od ogółu do szczegółu (metodę odwrotną polecam ciut bardziej doświadczonym trenerom); unikaj monotonii. Każdej i w sposobie mówienia, i w metodach przekazywania wiedzy; dlatego przeplataj wykład ćwiczeniami, grami, quizami... Moduluj głos, zmieniaj tempo wypowiedzi, akcentuj ważniejsze kwestie. Zadawaj pytania. Szepcz...;szukaj powiązań z doświadczeniami uczestników znacznie łatwiej jest zapamiętać przekazywany materiał, jeśli z czymś jesteśmy go w stanie skojarzyć; porządkuj podany materiał, na przykład krótkim podsumowaniem ćwiczeń czy fragmentu wykładu. Mniejsze porcje materiału lepiej zapamiętujemy;tam, gdzie to możliwe, postaraj się wskazywać praktyczne zastosowania wiedzy. Czy taką metodę możemy wykorzystać w rozmowie z klientem? (tutaj są dwa elementy: otwarcie pytaniem dyskusji i naprowadzenie na praktyczne wykorzystanie zdobywanej właśnie wiedzy);dobrze będzie, jeśli podeprzesz się wiarygodnymi danymi. Raport naszej spółki za rok ubiegły podaje..., W opracowaniu autora XYZ jest wyszczególnienie... ; 3. zadaj sobie pytanie co Twoi słuchacze chcą usłyszeć? Czego potrzebują? Co Ty chciałbyś usłyszeć na ich miejscu? Zbierz doświadczenia swoje i swoich kolegów, zastanów się, czego Wam brakuje jako zespołowi, a czego jego poszczególnym członkom; pomyśl, jak chciałbyś być traktowany jako uczestnik szkolenia. Pewnie Twoi koledzy mają podobne oczekiwania. Zapewne nie przyjmą dobrze mentorskiego tonu, ale z łatwością otworzą się na dyskusję. Myśl o tym, układając plan szkolenia. UWAGI TECHNICZNE Szkolenie jest w pewnym sensie prezentacją, a na pewno jest występem publicznym. Dlatego warto poczytać o wystąpieniach publicznych i różnych jego aspektach. Taka wiedza przyda się nie tylko podczas szkolenia, które masz poprowadzić, ale także w innych sytuacjach, które spotykają Cię w życiu, zawodowym i nie tylko. Nie ma znaczenia, czy korzystamy z Power Pointa, Prezi, innego programu... czy też ze zwyczajnych folii. Jeśli chcemy (a warto!) przekaz uatrakcyjnić graficznie, każde narzędzie jest dobre. Pamiętajmy jednak, że to jest tylko narzędzie i nie może zastąpić Ciebie. Na slajdach umieszczaj tylko hasła. Ty masz je omówić. Jedni twierdzą, że na jednym slajdzie nie powinno być więcej niż 6 haseł. Inni mówią, że może ich być nawet 8 wszyscy zaś twierdzą, że slajdy muszą być przejrzyste. Formatuj zatem tekst ostrożnie. Czcionka musi być wyraźna, nie może mieć zawijasów, będzie wtedy nieczytelna. Musi mieć odpowiedni rozmiar sprawdź, jak prezentuje się Twój slajd z końca sali, dopiero wtedy będziesz mógł ocenić, czy wyświetlany tekst będą mogli przeczytać wszyscy uczestnicy szkolenia. Nie zmieniaj czcionek trzymaj się jednego, prostego kształtu liter. Możesz (ale nie musisz!) oczywiście użyć innego kroju ale tylko po to, aby podkreślić coś szczególnie istotnego, i nie nadużywaj tego rodzaju ekspresji, a w szczególności nie stosuj jej kilkukrotnie na jednym slajdzie. Zachowaj jedną wielkość czcionki oraz spójną kolorystykę. Tytuł slajdu może być inny (każdy zapisany innym krojem, w innym kolorze) od pozostałych haseł, jednak w takim przypadku niech wszystkie tytuły na każdym slajdzie będą takie same. Kolorystyka i tło slajdu bądź ostrożny, zbyt dużo grafiki i elementów kolorystycznych spowoduje, że uczestnicy będą znużeni Twoją prezentacją. Powściągliwość jest zaletą.
86 Generalnie lepiej jest umieszczać grafikę po lewej stronie tekstu. Istnieje teoria (autorstwa Chrisa Janiszewskiego), zgodnie z którą prawa półkula mózgu lepiej przetwarza obrazy, a lewa przekaz słowny. Ponieważ nerwy wzrokowe się krzyżują, nasz przekaz będzie bardziej efektywny, jeśli słowa będą po prawej stronie, a obrazek po lewej. Co do grafik dbaj o to, żeby ich przekaz był związany z zawartością tekstu. Lepiej zrezygnować z obrazka, który nie ma związku z omawianym tematem przecież nie każdy slajd musi być nim okraszony. A nawet nie powinien! Zbyt dużo grafik rozprasza. Nie umieszczaj też żadnego tekstu na obrazku będzie nieczytelny. Oszczędnie stosuj animacje wjazdy tekstu, zanikanie, rozwijanie się itp. To ciekawe efekty, jednak dbaj o to, by nie przyćmiły treści, które chcesz przekazać. Dobrze jest wykorzystać animację jako element wspomagający Twój wykład na przykład opisujesz kolejne czynności istotnej dla Twojej firmy procedury. Na slajdzie pojawia się jedno hasło. Omawiasz je, a gdy wyczerpiesz temat za jednym kliknięciem myszki pojawia się następne (lub też następny slajd to zależy od tego, jak przygotujesz prezentację). Znowu omawiasz... W ten sposób prowadzisz uczestników swoim tokiem myślenia, niejako zmuszasz ich do tego, by słuchali Ciebie tu i teraz, a nie zgadywali to, co powiesz za chwilę. Stosuj flipcharta tylko wtedy, gdy grupa jest mniejsza niż 30 osób. Pisz po nim dużymi literami, drukowanymi. Muszą być wyraźne i dobrze widoczne. Używaj raczej dwóch kolorów niż jednego bardziej przykuwają wzrok. Stosuj wypunktowania, numerowanie, symbole, rysunki, grafy... Generalnie obraz zapamiętywany jest łatwiej. Jeśli przygotowujesz zapiski na flipcharcie wcześniej, przed szkoleniem, to pozostaw między nimi po pustej kartce na wypadek, gdybyś chciał/miał potrzebę zanotowania czegoś jeszcze. Lub zapewnij sobie drugą tablicę. Zaznacz ważne strony, np. samoprzylepną kartką jest to istotne wtedy, gdy przewidujesz, że będziesz do tego ważnego miejsca wracał podczas szkolenia. Przygotowując notatki na flipcharcie, pomyśl o tym, jak uczestnicy mają je czytać. Zapisuj na jednej kartce tylko tyle tekstu, ile da się przytoczyć na raz. Niektórzy prezentujący stosują paski papieru, którymi zasłaniają część tekstu, a potem odkrywają go w momencie, kiedy chcą go pokazać uczestnikom. Ja uważam, że jeśli przygotowujemy zapiski wcześniej, to zróbmy to porządnie. Niech kolejna część będzie zapisana na następnej kartce. I jeszcze kolejnej. A jeśli jest potrzeba, by w pewnym momencie wszystkie były naraz dostępne, spisz je na kolejnej kartce, którą odsłonisz na końcu. Folie mało kto dzisiaj ich już używa, to raczej anachronizm... ale jeżeli masz pod ręką takie narzędzie, to zapewniam Cię z jego pomocą też da się przeprowadzić skuteczne szkolenie. Zarówno na foliach, jaki i w Power Poincie czy na flipcharcie, czy w najbardziej zaawansowanych, nowoczesnych elektronicznych narzędziach służących do prezentacji pamiętaj tylko o jednym: na jednym slajdzie powinna być opisana tylko jedna koncepcja. Pokazuj raczej mniej niż więcej szczegóły omawiaj, zapisuj hasła. Można czasem spotkać zasadę 6 na 6 czyli maks. 6 wierszy po maks. 6 słów w każdym z nich. Ja uważam, że to i tak za dużo. Nie pokazuj palcem używaj wskaźnika może być laserowy, może być wyciągany, może to być zwykły ołówek, jeśli inny wskaźnik nie jest dostępny ale nie pokazuj palcem! Materiały drukowane przemyśl, czy i jakie dać uczestnikom, a przede wszystkim w którym momencie. Raczej nie na początku szkolenia, bo rozproszą uwagę. Najlepiej dawać je sukcesywnie przekazywać wyłącznie tę część, która jest w danej chwili potrzebna (np. opis ćwiczenia, instrukcja). Dopiero na końcu przekaż zebrane najważniejsze informacje w formie podsumowania. Może to być wydruk, pendrive, link do strony Umysł ludzki to nie naczynie, które należy napełnić, ale ogień, który trzeba rozniecić. Plutarch www albo intranetowej... Forma ma być użyteczna wszystko zależy od tego, czym Ty dysponujesz jako trener i jakie panują zwyczaje w Waszej organizacji. Pomyśl o ustawieniu sali. Masz wiele możliwości, a to, która będzie najlepsza, zależy w dużej mierze od tego, co i jak chcesz robić na szkoleniu. Inaczej jest przy małej grupie, która będzie pracować razem, a inaczej przy dużej, którą często będziesz dzielił na mniejsze. Oto kilka klasycznych ustawień: jak w szkole układ dość nużący i utrudniający pracę w grupach większych iż dwuosobowe. Dobry do zastosowania klasycznego wykładu;jak przy stole konferencyjnym ustawienie dość oficjalne, szczególnie jeśli zajmiesz miejsce na szczycie stołu; w literę U uczestnicy są blisko, łatwo zaaranżować pracę w parach, ale relatywnie trudno się przemieszczać (jeśli chciałbyś przy którymś ćwiczeniu pomieszać uczestników); 1. zespoły stoły ustawione oddzielnie, w różnych częściach sali, tworzą już gotowe zespoły. Ustawienie wygodne w sytuacji, gdy na względnie krótkim szkoleniu masz zamiar korzystać z pracy zespołowej, ale nie zamierzasz tych
CYKLE 87 grup mieszać. Pamiętaj jednak, że przy takim ustawieniu może się zdarzyć, że niektórzy uczestnicy nie będą dobrze widzieli ekranu, ani co gorsza Ciebie; 2. koło ciekawe ustawienie. Uczestnicy siedzą wewnątrz koła utworzonego przez stoły. Gdy zaczyna się dyskusja, odwracają krzesła i siedzą twarzami do siebie. Przy takim ustawieniu może być jednak problem przy tworzeniu grup większych niż dwu-, trzyosobowe. Obszar wewnątrz koła może być zbyt mały na wygodne przemieszczanie się; 3. dwa koła uczestnicy siedzą twarzami do siebie, w dwóch kręgach. Układ dość rzadko spotykany i chociażby z tego względu ciekawy; 4. laboratorium oddzielnie ustawione stoły, przy których siedzi jeden uczestnik (lub maksimum dwóch); bardzo wygodne ustawienie w pracy, która wymaga jednoosobowej obsługi jakiegoś urządzenia. Można także wykorzystać to ustawienie do współpracy parami zakładając, że w ten sposób uczestnicy będą przekazywać sobie nawzajem wiedzę i doświadczenie. Aha, i jeszcze jedno dowcip jest dobry. Jeśli jest dobry. Zabawna grafika tak. Polityczny kawał nie. Jak w prezentacji: dobrze dobrana anegdota, grafika czy komiks rozluźniają atmosferę i wzbudzają zainteresowanie. Dopilnuj szczegółów organizacyjnych odpowiednio wcześniej przekaż informacje o dacie i godzinie szkolenia, przypomnij o nich na kilka dni przed spotkaniem, dopilnuj potwierdzenia uczestnictwa przez gości, zapewnij odpowiednią liczbę krzeseł, wodę dla uczestników, lunch, pilnuj przerw, wietrz salę, przygotuj materiały dla uczestników w odpowiedniej ilości. To drobiazgi, na które nie zwracamy uwagi jeśli są przygotowane dobrze. Potrafią jednak zepsuć nawet najlepiej przygotowany występ, jeśli któraś ze spraw organizacyjnych nie zadziała prawidłowo. Zadaj więc sobie kilka podstawowych, ale ważnych pytań dotyczących organizacji spotkania. 1. Jakie materiały musisz dostarczyć uczestnikom? 2. Jaki sprzęt będzie Ci potrzebny? (np. kamera); sprawdź, czy działa tak, jak powinien (np. rzutnik, jego współpraca z Twoim laptopem, możliwość połączenia z internetem itp.). 3. Czy sala/otoczenie wymagają jakichś szczególnych przygotowań (ustawienia krzeseł, przyniesienia tablicy, rzutnika itp.)? 4. Czy przygotowałeś szczegółowe instrukcje dla uczestników? 5. Jak zachęcisz uczestników do aktywności? 6....i wszelkie inne kwestie, jakie tylko przyjdą Ci do głowy. FORMY AKTYWNYCH METOD PROWADZENIA SZKOLEŃ PRZYKŁADY I ĆWICZENIA Metody aktywizowania pozwalają uatrakcyjnić szkolenie i uczynić je bardziej efektywnym. Znacznie. Praca w grupach, aby była efektywna, musi się rozpocząć integracją grupy. Możesz oczywiście zastosować różne metody, od najprostszych po skomplikowane. Jeśli uczestnicy siedzą w ławkach, a zaplanowałeś ćwiczenie w parach najbardziej naturalnym rozwiązaniem będzie stworzenie grup z par siedzących razem. Jednak przy kolejnym takim ćwiczeniu dobrze byłoby te pary stworzyć inaczej. Poniżej kilka przedstawiam przykładów na to, jak można tworzyć grupy szkoleniowe. Lista oczywiście nie jest zamknięta, możesz zaproponować własne pomysły. Z czasem wypracujesz pewnie swoje metody działania lub przynajmniej zmodyfikujesz te znane z podręczników. W tym zakresie kreatywność jest mile widziana. Karty. Przygotuj karty, kartki papieru niewielkiego rozmiaru, każdą oznacz w wybrany przez Ciebie sposób. Kart musi być tyle, ilu jest uczestników, znaków graficznych zaś tyle, ile ma powstać grup. Potasuj i rozlosuj je. Albo daj któremuś z uczestników do rozdania. Teraz szkoleni muszą dobrać się w grupy, odnajdując właścicieli kart z takim samym kolorowym znakiem. Puzzle. Rozdaj uczestnikom po jednym elemencie puzzli. Takich prostych, dużych. Puzzli musi być tyle, ilu jest uczestników, zaś obrazków tyle, ile ma powstać grup. Grupy dobierają się, dopasowując elementy tego samego obrazka. Postaci literackie. Na kartach mogą być narysowane postaci z bajek (Bolek i Lolek oraz Tosia; Alicja z Krainy Czarów, Szalony Kapelusznik i Biały Królik itd.). Mogą to być także członkowie rodziny właściciele kart z postaciami chłopców szukają innych chłopców, właściciele kart w dziewczynkami dziewczynek. Albo mają się dobrać rodziny w każdej ma być mama, tata, syn i córka... Tylko Twoja wyobraźnia jest tutaj ograniczeniem. Czym śmieszniejsze dobierzesz postaci, tym sympatyczniejsza atmosfera się wytworzy i tym łatwiej będzie Ci prowadzić zajęcia. Możesz też po prostu rozlosować uczestników grup lub nawet ich wskazać. Metoda skuteczna, ale pozbawiona wdzięku i elementu integracji. Szkolone osoby mogą się dobierać według dat urodzin lub też losów z kolejnymi numerami. Możesz także rozlosować cukierki o różnych smakach. Smaków ma być tyle, ile planujesz stworzyć grup. A cukierków tyle, ilu masz uczestników. Czasami trzeba przydzielić funkcje w grupie. Możesz rozdzielić je alfabetycznie, po imieniu lub nazwisku, losując, wg dat urodzin, głosowaniem, na ochotnika... Ale najpierw określ, czy i jakie funkcje będą Ci potrzebne: przywódca, pomocnik, sekretarz, rzecznik, koordynator, magazynier... Jeśli dzielisz grupę na podgrupy, zrób to przed opisaniem ćwiczenia. Inaczej uczestnicy mogą zapomnieć, po co zostali podzieleni. Prezentując ćwiczenie, mów wolno, szczególnie kiedy wydajesz polecenia. Upewnij się, że wszyscy je zrozumieli. Tak, tak, to banał doświadczenie uczy jednak, że niezbędne jest jego dopilnowanie. Musisz mieć jasne, wcześniej przygotowane instrukcje, jeśli ćwiczenie wymaga, aby rozdać je uczestnikom na piśmie. Jeśli jest to niezbędne zademonstruj uczestnikom, o co Ci chodzi. W zależności od ćwiczenia czasem, podając instrukcje, należy wyjaśnić, jakie cele chcemy dzięki temu osiągnąć. Czasem jest wręcz przeciwnie aby ćwiczenie miało rzeczywistą wartość poznawczą, jego cel musi pozostać ukryty. W końcu jednak nadchodzi moment, kiedy wyjaśnisz, jaki jest cel ćwiczenia nawet jeśli nastąpi to już po jego przeprowadzeniu. Wyjaw też
88 korzyści płynące z jego wykonania. Tylko nie rób tego bezrefleksyjnie po prostu zastanów się, kiedy i w jaki sposób to zrobić oraz co będzie najlepsze dla uczestników. Zawsze określaj czas przeznaczony na ćwiczenie i kontroluj go. Oczywiście zawsze omawiaj wyniki ćwiczenia w momencie przez Ciebie uznanym za najdogodniejszy. Zastanów się wcześniej, jak chcesz zamknąć daną aktywność? Dyskusją? Sesją pytań? Jak doprowadzisz grupę do pożądanych wniosków? Wcale nie chodzi o to, żebyś opracowywał wiele ćwiczeń. Są trenerzy, którzy korzystają tylko z kilku, jednak modyfikują je w odpowiedni sposób, dopasowując do problematyki i potrzeb szkoleniowych organizacji i grupy. Ty także możesz wymyślić własne ćwiczenia, możesz też skorzystać z tych opisanych w literaturze przedmiotu. Nie ilość stanowi o kreatywności trenera. Dobrego szkoleniowca poznasz po umiejętności dopasowania ćwiczeń do potrzeb uczestników. Przy projektowaniu ćwiczeń zwróć uwagę na: cel, który chcesz osiągnąć (i w jakim obszarze); metodę, którą chcesz zastosować; formę pracy. Na przykład: obszar i cel: relacje pracowników z zarządem w nowej strukturze organizacyjnej porównanie stanu obecnego z poprzednim; metoda: zespół badawczy (opis poniżej); forma: praca w zespołach trzyosobowych. Lub: obszar i cel: analiza standardowej rozmowy telefonicznej; wybór typowych zachowań telemarketerów, określenie cech idealnej rozmowy; metoda: puzzle (opis poniżej); forma: w parach. 4. Zastanów się też nad niezbędnymi materiałami czy założone metody są adekwatne do możliwości uczestników? 5. Czy dysponujesz odpowiednimi materiałami? Stosuj w miarę możliwości niekonwencjonalne materiały: szary papier pakowy, sznurki, farby, gazety a także wszelkie inne materiały to wzmaga kreatywność i pomaga odnaleźć nowy punkt widzenia. PODSUMOWYWANIE ĆWICZEŃ Superważna sprawa. Dopiero po podsumowaniu ćwiczenia uczestnicy odniosą z niego pełne korzyści. Zrozumieją mechanizmy, swoje zachowania, być może odnajdą powody, dla których warto poznane rozwiązania stosować w praktyce. Nie zadowalaj się więc ogólnym pytaniem typu: Jak wam się podobało?. Bardzo usłyszysz. Może i bardzo, ale nie za bardzo to rozwija. Lepiej spróbuj znaleźć pytania, które zmuszą uczestników do zastanowienia się nad wykonanym ćwiczeniem. Mogą to na przykład być: 1. Kto z was miał już podobne doświadczenia? ; 2. Jak oceniacie siebie w tym ćwiczeniu w skali od 1 do 10? ; 3. Co was zastanowiło podczas wykonywania tego ćwiczenia? ; 4. Czy macie jakieś zastrzeżenia do tego ćwiczenia?. Pytania wymyśl sam, ale miej na uwadze, że mają pobudzić kreatywność uczestników szkolenia i powinny mieć otwarty charakter. Czasem jest tak, że trener musi pomóc szkolonym osobom w analizie. Chodź po sali i zadawaj im pytania. Niech to będzie nawet krótka odpowiedź, ale uzyskana od każdej z nich. Eksperymentuj, myśl. Zmieniaj jeśli będziesz prowadził kolejne szkolenia. No i pamiętaj, że najlepszym doradcą jest doświadczenie. AGNIESZKA LIS przez wiele lat dyrektor handlowy, dyrektor sprzedaży lub prezes zarządu w międzynarodowych korporacjach, głównie w branży AGD-RTV Philips, Aiwa, Sony, Avans, Whirlpool, obecnie niezależny specjalista. NAPISZ DO AUTORKI: kontakt@agnieszkalis.com Przygotowując ćwiczenie, odpowiedz sobie na takie oto pytania: czy ćwiczenie pozwoli osiągnąć zamierzony cel? 1. Jakiego poziomu wiedzy/umiejętności wymaga ono od uczestnika? 2. Ile zajmie czasu? 3. Czy pasuje do wielkości grupy?