Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Żłobku Miejskim w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...
Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do użytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.1712.25.2012.2.3 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Żłobku Miejskim w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 04 października do 12 października przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 42/2012 z dnia 02 października. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. 3. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Renata Rucińska zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony od 16 lipca 2012 r. do 15 lipca 2013 r. Główną Księgową w Żłobku Miejskim w Stargardzie Szczecińskim jest Krystyna Michałek zatrudniona od 01 stycznia 2011 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała: 1. Krystyna Michałek - Główna Księgowa. 2
Podstawy formalno-prawne funkcjonowania jednostki. 1. Ustawa z dnia 04 lutego 2011 r. o opiece nad dziecmi w wieku do lat 3 (Dz.U. Nr 45, poz. 235). 2. Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z pózn. zm.). 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z pózn. zm.). 4. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 233, poz. 1458 z pózn. zm.). 5. Statut placówki. 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach. Na podstawie Zarządzenia Nr 09/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 10 stycznia w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2012 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Żłobka Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim na 2012 rok. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2012 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za okres od 01.04.2012 r. do 30.06.2012 r. Plan na 2012 rok Wydatki za II kwartał Rozdział 85305 2.400.000,00 567.801,15 23,66 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4140 wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosorawnych 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4220 zakup produktów żywnościowych 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4440 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 4520 opłaty na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego 13.442,00 1.495.724,00 110.000,00 240.000,00 33.000,00 43.471,00 75.212,00 168.780,00 3.000,00 114.416,00 11.708,00 2.200,00 34.286,00 1.178,00 3.000,00 49.339,00 1.244,00 3.943,55 404.069,27-65.005,80 6.447,62 5.994,00 11.971,78 32.293,10-23.612,16 6.857,73 215,00 6.396,49 291,51 521,14 182,00-29,34 27,01-27,09 19,54 13,79 15,92 19,13-20,64 58,57 9,77 18,66 24,75 17,37 0,37 - Ogółem 2.400.000,00 567.801,15 23,66 % 3
Powyższa tabela została opracowana w oparciu o sprawozdanie Rb-28S z wykonania planów wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego. Sprawozdanie sporządzone zostało zgodnie z zasadami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103). Podstawą sporządzonego sprawozdania są rzetelnie prowadzone księgi rachunkowe. Szczegółowej analizie poddano dokumenty księgowe za kwiecień, maj i czerwiec. Plan dochodów budżetowych na 2012 rok i wykonanie. Wyszczególnienie Plan na 2012 rok Wykonanie za II kwartał % Rozdział 85305 654.654,00 161.084,83 24,61 0830 0870 0920 0970 Wpływy z usług Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów 654.289,00 365,00 160.893,47 31,20 47,16 113,00 24,59 30,96 Ogółem 654.654,00 161.084,83 24,61 1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.04.2012 r. (WB nr 66/2012) 92.562,28 zł Wpływy w II kwartale wynosiły: 1) otrzymane środki z Urzędu Miejskiego: WB nr 82/2012 z dnia 25.04. WB nr 101/2012 za okres od 24-25.05. WB nr 123/2012 za okres od 23-25.06. 200.000,00 zł 200.000,00 zł 240.000,00 zł Razem: 640.000,00 zł 2) odsetki bankowe 2,91 zł 3) wpłaty rodziców za żłobek 155.431,32 zł 4) wpłaty z kasy żłobka 6.099,72 zł 5) spłata pożyczki mieszkaniowej (mylna wpłata) 800,00 zł 6) dofinansowanie do urlopu wypoczynkowego (mylna wpłata) 2.940,00 zł 7) podatek od dofinansowania świadczeń z ZFŚS (mylna wpłata) 2.733,00 zł Ogółem przychody: 900.569,23 zł Rozchody w II kwartale wynosiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 397,38 zł 2) zwrot nadpłaty za żłobek 562,12 zł 3) wypłata gotówki kartą z bankomatu 34.000,00 zł 3) składki na ubezpieczenia społeczne 137.897,72 zł 4
4) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych 37.370,00 zł 5) przekazanie dochodów do budżetu 213.559,79 zł 6) wynagrodzenia pracowników 232.382,16 zł 7) nagrody 32.576,58 zł 8) potrącenia z list płac, w tym: - składki PZU 8.695,70 zł - spłata pożyczki KZP 25.370,00 zł - pożyczka mieszkaniowa 7.616,75 zł - składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 5.994,00 zł - składka na Szczecińską Izbę Pielęgniarek i Położnych 362,64 zł 9) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 182,00 zł 10) zapłacone faktury,w tym: - zakup produktów żywnościowych 7.190,36 zł - za energię elektryczną 6.649,36 zł - za energię cieplną 10.106,57 zł - za gaz 5.549,58 zł - wywóz odpadów 1.797,93 zł - za dostarczenie wody 1.306,65 zł - za odprowadzenie ścieków 2.461,78 zł - badania lekarskie pracowników 215,00 zł - dostęp do sieci Internet 291,51 zł - rozmowy ze stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 556,03 zł - środki czystości 6.396,26 zł - środki do dezynfekcji 334,31zł - naprawa dźwigu towarowego 315,00 zł - konserwacja kserokopiarki 98,40 zł - koszty dojazdu 44,28 zł - zakup oprogramowania komputerowego 79,00zł - monitoring obiektu 738,00 zł - usługa kominiarska 191,88 zł - wymiana piasku w piaskownicy 549,99 zł - remont piaskownicy 5.000,00 zł - remont basenu kuchennego 250,00 zł - serwis kotła gazowego 1.194,33 zł Ogółem rozchody: 788.283,06 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 30.06.2012 r. (WB nr 127/2012) 112.286,17 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.04.2012 r. (RK nr 13/2012 za okres od 01-09.04.2012 r.) Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: 573,43 zł RK nr 13/2012 za okres od 01-09.04., RK nr 14/2012 za okres od 10-15.04., 5
RK nr 15/2012 z dnia 16.04., RK nr 16/2012 za okres od 17-22.04., RK nr 17/2012 za okres od 23-30.04., RK nr 18/2012 za okres od 01-13.05., RK nr 19/2012 za okres od 14-15.05., RK nr 20/2012 za okres od 16-20.05., RK nr 21/2012 za okres od 21-27.05., RK nr 22/2012 za okres od 28-31.05., RK nr 23/2012 za okres od 01-10.06., RK nr 24/2012 za okres od 11-17.06., RK nr 25/2012 za okres od 18-24.06., RK nr 26/2012 za okres od 25-30.06.. Na przychody składały się: - zrealizowane czeki 15.842,00 zł - wpłata gotówki kartą z bankomatu 34.000,00 zł - wpłaty za żłobek 16.928,99 zł - odsetki od nieterminowych wpłat za żłobek 12,85 zł - składki na KZP 405,75 zł - składka na PZU 18,00 zł - wpłata ze sprzedaży złomu 31,20 zł - zwrot zaliczki 1.000,00 zł Razem: 68.238,79 zł Na rozchody składały się: - zakup produktów żywnościowych 24.510,55 zł - zakup środków czystości 554,25 zł - obuwie i odzież profilaktyczna 3.296,24 zł - odzież dla niemowląt 1.716,00 zł - naczynia kuchenne 1.368,45 zł - artykuły gospodarstwa domowego do kuchni 261,01 zł - środki chemiczne 84,99 zł - regeneracja gaśnic 779,82 zł - materiały dla konserwatora 520,03 zł - deska podłogowa 74,01 zł - wycieraczka do holu 116,10 zł - wykładzina dywanowa 48,45 zł - artykuły ogrodnicze 98,27 zł - woda mineralna 388,56 zł - odprowadzona gotówka na konto bankowe 16.973,04 zł - wypłata świadczeń socjalnych 15.842,00 zł Razem: 66.631,77 zł Stan środków w kasie na dzień 30.06.2012 r. ( RK nr 6/2012 za okres 22-28.02.2011 r. ) 2.433,60 zł 6
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, bankowe dowody wpłat, potwierdzenia wypłat z bankomatu kartą płatniczą. Sposób korzystania kartą płatniczą określa zarządzenie Dyrektora jednostki. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy Żłobka Miejskiego w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223). 6. Dowody Kasa Przyjmie opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Terminowość odprowadzania składek ZUS za kwiecień, maj i czerwiec. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania kwiecień -2012 83/2012 26.04.2012 r. maj -2012 104/2012 31.05.2012 r. czerwiec -2012 125/2012 27.06.2012 r. 8. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych za kwiecień, maj i czerwiec. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania kwiecień -2012 83/2012 26.04.2012 r. maj -2012 104/2012 31.05.2012 r. czerwiec -2012 125/2012 27.06.2012 r. 1.3. Ewidencję syntetyczną wybranych kont księgi głównej przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 2.180,45 zł 30.06. 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 68.238,79 66.631,77 105.598,31 103.417,86 2.180,45 - Saldo jest zgodne z RK nr 26/2012 za okres od 25-30.06.. 7
2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 112.286,17 zł 30.06. 130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 808.006,95 788.283,06 1.680.119,92 1.567.833,75 112.286,17 - Saldo jest zgodne z WB nr 127/2012 z dnia 30.06.. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 6.380,02 zł 30.06. 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 21.591,96 18.086,78 38.358,35 44.738,37-6.380,02 Saldo stanowią zobowiązania wobec dostawców: - (ochrona danych) - monitoring obiektu 369,00 zł - (ochrona danych) serwis kotłowni gazowej 135,30 zł - MPGK - wywóz odpadów 411,50 zł - MPGK - woda i ścieki 862,66 zł - (ochrona danych) - wywóz odpadów kuchennych 156,38 zł - PEC - energia cieplna 1.390,56 zł - ENEA SA - energia elektryczna 3.054,62 zł Razem: 6.380,02 zł 4) Saldo 221 Należności z tytułów dochodów budżetowych na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 4.012,78 zł 30.06. 221 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 157.282,49 161.237,24 318.815,41 322.828,19-4.012,78 Saldo stanowią zobowiązania wynikające z nadpłat za żłobek. 5) Saldo 222 Rozliczenie dochodów budżetowych na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 316.484,34 zł 30.06. 222 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 213.559,79-316.484,34-316.484,34 - Saldo stanowią przekazane dochody budżetowe do Urzędu Miejskiego. 8
6) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 1.356.000,00 zł 30.06. 223 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - 640.000,00-1.356.000,00-1.356.000,00 Saldo stanowią otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego. 7) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień 30.06.2012 r. wynosiło: 0,00 zł 30.06. 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 37.483,00 37.483,00 70.116,00 70.116,00 - - 8) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 30.06.2012 r. wynosiło: 0,00 zł 30.06. 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 150.452,02 150.452,02 362.934,81 362.934,81 - - 9) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 34.282,00 zł 30.06. 234 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 27.843,75 7.816,75 46.355.75 12.073,75 34.282,00 - Saldo stanowią: - udzielona zaliczka w wysokości 1.000,00 zł, - należności z tytułu pożyczek z ZFŚS w wysokości 33.282,00 zł. 10) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 30.06. wynosiło po stronie: Wn 139.723,72 zł 401 30.06. Wn Ma Wn Ma Wn Ma 65.130,09-139.723,72-139.723,72 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 23.015,99 zł 9
- 4220 zakup produktów żywnościowych 63.504,29 zł - 4260 zakup energii 53.203,44 zł 11) Saldo 402 Usługi obce na dzień 30.06. wynosiło po stronie: Wn 22.626,92 zł 402 30.06. Wn Ma Wn Ma Wn Ma 14.645,10-22.626,92 22.626,92 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: - 4270 zakup usług remontowych 7.713,93 zł - 4280 zakup usług zdrowotnych 290,00 zł - 4300 zakup usług pozostałych 12.643,61 zł - 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 583,02 zł - 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 1.396,36 zł 12) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień 30.06. wynosiło po stronie: Wn 729.687,82 zł 404 30.06. Wn Ma Wn Ma Wn Ma 404.069,27-729.687,82-729.687,82 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 729.687,82 zł 13) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 30.06. wynosiło po stronie: Wn 194.445,82 zł 405 30.06. Wn Ma Wn Ma Wn Ma 81.575,83-194.445,82-194.445,82 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: - 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4.245,76 zł - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 119.898,73 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 11.403,33 zł - 4140 wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 11.814,00 zł - 4440 odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 47.084,00 zł 10
Poprawność prowadzenia akt osobowych i wynagradzania pracowników. Temat zbadano w oparciu o ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r.w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. Nr 50, poz. 398), ustawę z dnia 04 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. Nr 45, poz. 235), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 180, poz. 1860 ze zm.), Regulamin wynagradzania pracowników Żłobka Miejskiego wprowadzony zarządzeniem nr 19/2011 Dyrektora Żłobka Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim z dnia 04 kwietnia 2011 r. Strukturę zatrudnienia w Żłobku Miejskim przy ulicy Zygmunta Krasińskiego 5 i na osiedlu Zachód A 4 w Stargardzie Szczecińskim na dzień 09 października przedstawia poniższa tabela: Lp. Stanowisko Ilość zatrudnionych 1. 2. 3. 4. 5 1 5 5. 6. 7. 8. Administracja. Intendent-sprzątaczka. Kucharz. Pracownik gospodarczy, palacz, praczka, sprzątaczka, konserwator. Informatyk. Opiekun. Pielęgniarka. Elektryk. 4 1 23 3 1 RAZEM 43 W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe 11 pracowników, tj.: 2 pracowników administracji, 5 opiekunów, 2 pielęgniarek, informatyka i konserwatora, co stanowi 25,58% ogółem zatrudnionych. W wyniku kontroli akt osobowych stwierdzono, że każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych. Dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C), ujmowane w wykazie, numerowane i ułożone w porządku chronologicznym zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), tj.: 1) część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, podania o pracę, 2) część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP; przeciwpożarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, 11
świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach; premiach, 3) część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Skontrolowane ww. akta osobowe prowadzone są bez zastrzeżeń. Zachowane są terminy przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ppoż., aktualne są orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, pracownicy posiadają zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zgodnie z zajmowanym stanowiskiem. Na podstawie sprawozdania Rb-28S za okres od kwietnia do czerwca wydatki poniesione na wynagrodzenia osobowe przedstawiają się w następującej wysokości: Dział 853 - Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej, Rozdział 85305 Żłobki: Paragraf Plan na 2012 rok Wykonanie za II kwartał % 3020 - wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 13.442,00 3.943,55 29,34 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników 1.495.724,00 404.069,27 27,01 4040 - dodatkowe wynagrodzenie roczne 110.000,00 - - 4110 - składki na ubezpieczenia społeczne 240.000,00 65.005,80 27,09 4120 - składki na Fundusz Pracy 33.000,00 6.447,62 19,54 4140 - wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 43.471,00 5.994,00 13,79 Razem: 1.935.737,00 568.986,15 29,39 2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Inwentaryzacja jest jedną z podstawowych dziedzin rachunkowości, obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej. Obowiązek jej okresowego przeprowadzania ciąży na wszystkich jednostkach zobowiązanych do stosowania ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości - w tym we wszystkich jednostkach należących do sektora finansów publicznych. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z informacji ekonomicznych, 12
rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej jednostki. W Żłobku Miejskim obowiązuje Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona przez Dyrektora Zarządzeniem Nr 11/2011 z dnia 03 stycznia 2011 roku, opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.). Instrukcja wewnętrzna reguluje zasady spisu z natury stanu ilościowego wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz zasady inwentaryzacji stanu pozostałych aktywów i pasywów jednostki, wyceny składników oraz ustalenia i wyjaśnienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem składników, a stanem wynikającym z ksiąg. Osobą odpowiedzialną za ewidencję dla wyposażenia, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest Główna Księgowa. Ewidencja prowadzona jest w 15 księgach inwentarzowych założonych 01 stycznia 2011 roku oraz przy użyciu programu komputerowego (Personal Ewidencja wyposażenia). Kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną w 2011 i. Zarządzeniem Nr 44/2011 Dyrektora Żłobka Miejskiego z dnia 21 grudnia 2011 roku w sprawie przeprowadzenia okresowej inwentaryzacji w jednostce, jak również stanu ksiąg pomocniczych przeprowadzono inwentaryzację składników majątkowych na dzień 31 grudnia 2011 roku. W powyższym zarządzeniu określono, które składniki majątku należy objąć inwentaryzacją oraz jaką metodą. Powołany w Zarządzeniu zespół spisowy dokonał spisu wszystkich składników majątku. Załącznikami są następujące dokumenty: arkusz Nr 8/2011 z inwentaryzacji gotówki w kasie przeprowadzonej w dniu 30 grudnia 2011 roku przez Komisję inwentaryzacyjną w obecności Kasjera. Stan gotówki w kasie wynosił 0,00 zł. Stan druków ścisłego zarachowania, tzn.: czeki gotówkowe, KP i KW był zgodny z ewidencją, arkusz Nr 9-10/2011 z inwentaryzacji artykułów żywnościowych w dniu 30 grudnia 2011 roku w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - żywność na kwotę 1.360,63 zł była zgodna z ewidencją, arkusz Nr 6-7/2011 z inwentaryzacji artykułów żywnościowych w dniu 30 grudnia 2011 roku w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - żywność na kwotę 898,96 zł była zgodna z ewidencją, arkusz Nr 5/2011 z inwentaryzacji odzieży w dniu 29 grudnia 2011 roku w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - odzież na kwotę 9,58 zł była zgodna z ewidencją, arkusz Nr 3-4/2011z inwentaryzacji artykułów chemicznych w dniu 29 grudnia 2011 roku w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - artykuły chemiczne na kwotę 2.165,60 zł były zgodne z ewidencją, zestawienie należności i zobowiązań przeprowadzonej drogą weryfikacji w dniu 31 grudnia 2011 roku aktywów i pasywów na dzień 31 grudnia 2011 roku 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - faktury za energię cieplną i elektryczną, badania profilaktyczne oraz usługi telekomunikacyjne na kwotę 98,55 zł, 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych - opłaty za żłobek na kwotę 6.085,82 zł, 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - składki na 13
ubezpieczenie za wynagrodzenie grudniowe i dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 60.931,78 zł, 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 103.526,56 zł oraz 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami - pożyczki mieszkaniowe udzielone pracownikom na kwotę 16.512,00 zł. Po porównaniu dokumentów źródłowych i obliczeń wymienione salda uznano za prawidłowe, potwierdzenia sald rozrachunków i należności na dzień 31 grudnia 2011 roku. Inwentaryzacja została spisana na arkuszach bądź zestawieniach. Według wewnętrznej instrukcji po dokonanym spisie należało sporządzić protokoły, których brak. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 13/2012 Dyrektora Żłobka Miejskiego z dnia 30 maja w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo - odbiorczej środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów w magazynach i środków pieniężnych w kasie w Żłobku Miejskim w Stargardzie Szczecińskim, w związku z przejściem Dyrektora na emeryturę z dniem 30 czerwca. Inwentaryzację przeprowadzono w dniach od 04 do 29 czerwca według stanu na dzień 29 czerwca. W zarządzeniu znajduje się: imienne powołanie przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej, imienne powołanie członków Komisji inwentaryzacyjnej, wykaz powołanych członków Komisji spisowych, szczegółowy harmonogram inwentaryzacji w. W Żłobku Miejskim spośród członków Komisji Inwentaryzacyjnej tworzy się dwa trzyosobowe zespoły spisowe. Zgodnie z wypracowanymi przez praktykę zasadami nauki o rachunkowości, do zespołów spisowych nie mogą być powoływane osoby nie mające kwalifikacji zawodowych; nie mogą to być również osoby materialnie odpowiedzialne (współodpowiedzialne) za stan składników majątku objętych spisem z natury, pracownicy jednostki prowadzący ich ewidencję w księgach rachunkowych oraz osoby nie zapewniające bezstronności spisu. W ich składzie nie powinien się również znaleźć przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, gdyż jest to osoba, która powinna sprawować nadzór nad pracą zespołów spisowych, któremu powinny one składać sprawozdanie z przeprowadzonego spisu. Załącznikami do przygotowania inwentaryzacji są: instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, plan i harmonogram inwentaryzacji, zarządzenie dyrektora o jej przeprowadzeniu, protokół z przeszkolenia zespołów spisowych z dnia 01 czerwca. Załącznikami przeprowadzonej inwentaryzacji są następujące dokumenty: arkusze spisu z natury, które posiadają: numer, numer strony, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu, nazwę i adres jednostki, rodzaj inwentaryzacji, sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, osobę odpowiedzialną materialnie, skład zespołu spisowego, liczbę porządkową, symbol indeksu, nazwę przedmiotu spisywanego, jednostkę miary, ilość, cenę, wartość, sumę końcową, podpis osoby materialnie odpowiedzialnej, wyceniającej, sprawdzającej, zespołu spisującego. Zapisy prowadzone są w sposób staranny, czytelny, w porządku chronologicznym, brak błędów, sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury w Żłobku z dnia 04 lipca - Komisja inwentaryzacyjna dokonała w dniu 04 lipca podsumowania prac 14
zespołów spisowych przeprowadzonej inwentaryzacji w dniach od 04 do 29 czerwca i stwierdziła, że: a) pobrane arkusze spisowe w dniach: 05 czerwca nr 1-41, 13 czerwca nr 42-60, 14 czerwca nr 61-72, 28 czerwca nr 67A, 29 czerwca nr 68A - 69A zostały wykorzystane w całości, b) wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte na arkuszach spisowych, c) sposób przechowywania i zabezpieczenia majątku Żłobka uznano za prawidłowy, d) w celu rozliczenia finansowego i sporządzenia protokołu końcowego Komisja inwentaryzacyjna przekazała arkusze spisowe do komórki rozliczającej, oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie, oświadczenia osób powołanych do zespołów spisowych. Rozliczenie inwentaryzacji nastąpiło poprzez przygotowanie dokumentacji w postaci protokołu Komisji inwentaryzacyjnej sporządzonego w dniu 29 czerwca w sprawie rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej w dniach od 04 do 29 czerwca składników majątkowych Żłobka spisanych na arkuszach spisowych od nr 1 do nr 72. Wartości niematerialne i prawne zostały zinwentaryzowane metodą spisu z natury. Powyższe jest niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Wartości niematerialne i prawne nie podlegają inwentaryzacji drogą spisu z natury, ale inwentaryzuje się je w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Wynika to stąd, że w cytowanej ustawie o rachunkowości jest katalog zamknięty składników majątkowych podlegających spisowi z natury, w którym nie wymienia się wartości niematerialnych i prawnych. Komisja inwentaryzacyjna nie stwierdziła podczas dokonywania inwentaryzacji niedoborów oraz nadwyżek w składnikach majątkowych. W ocenie Komisji inwentaryzacja została przeprowadzona sprawnie a zabezpieczenie składników majątkowych było prawidłowe. Protokół rozliczenia inwentaryzacji na dzień 29 czerwca zawiera następującą tabelę porównań: Wyszczególnienie Stan księgowy na dzień 29.06.2012 r. Stan faktyczny na dzień 29.06.2012 r. Środki trwałe 011 3.346.749,10 3.346.749,10 Pozostałe środki trwałe 013 225.433,87 225.433,87 Wartości niematerialne i prawne 020 7.094,53 7.094,53 Stan wynikający z ewidencji jest zgodny ze stanem faktycznym. 15
3. Wdrożenie kontroli zarządczej. Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji i zarządzania ryzykiem. Zarządzeniem nr 18/2011 Dyrektora Żłobka Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim z dnia 03 lutego 2011 roku w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej ustalono organizację i zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Żłobku. W następstwie kontroli gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, akt osobowych, obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84). W Żłobku Miejskim zgodnie z cytowanymi standardami elementy kontroli zarządczej zostały przedstawione w pięciu grupach: a) środowisko wewnętrzne, b) cele i zarządzanie ryzykiem, c) mechanizmy kontroli, d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena. Środowisko wewnętrzne Środowisko kontroli stanowi podstawę dla pozostałych elementów kontroli. Standardy dotyczące systemu zarządzania Żłobkiem i jego zorganizowania jako całości obejmują: 1) Przestrzeganie wartości etycznych w oparciu o: Kodeks Etyki Pracowników Żłobka Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, Regulamin Organizacyjny, Ustawę z dnia 04 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. Nr 45, poz. 235), Ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458). 2) Kompetencje zawodowe realizowane w oparciu o: Regulamin wynagradzania pracowników Żłobka, Ustawę o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 i przepisy wykonawcze. 3) Struktura organizacyjna realizowana jest w oparciu o opracowany schemat organizacyjny oraz zakres czynności. 4) Delegowanie uprawnień realizowany jest poprzez powierzenie odpowiedzialności i upoważnień w formie pisemnej, na podstawie aktualnych przepisów prawa. Cele i zarządzanie ryzykiem Standardy zarządzania ryzykiem obejmują: 1) Misję misją Żłobka Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim jest zapewnienie profesjonalnej i przyjaznej obsługi mającej na celu udzielanie świadczeń zdrowotnych 16
dzieciom, które swoim zakresem obejmują działalność profilaktyczną, opiekuńczą i wychowawczą odpowiednią do wieku dzieci. 2) Określenie celów, zadań i ocenę ich realizacji w oparciu o: roczny plan potrzeb i wydatków w celu realizacji zadań statutowych. 3) Identyfikację, analizę i reakcję na ryzyko określa: Procedura zarządzania ryzykiem załącznikiem do procedury jest Arkusz rejestru celów i ryzyk, który za dany rok wypełniają wszystkie komórki organizacyjne Żłobka. Mechanizmy kontroli Standardy dotyczące mechanizmów kontroli obejmują: 1) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej w oparciu o: Zarządzenie Dyrektora, w tym obejmujące procedury postępowania, wytyczne w formie protokołów ze spotkań z pracownikami, zakresy czynności, upoważnienia, pełnomocnictwa, decyzje organizacyjne Dyrektora, raporty identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko. 2) Nadzór, którego celem jest upewnienie się, czy zadania wynikające z przyjętego systemu kontroli zarządczej są należycie realizowane poprzez: zarządzenie dotyczące kontroli wewnętrznej, obieg i kontrolę dokumentów w tym księgowych, ocenę pracy, sprawozdawczość, raport identyfikacyjny. 3) Ciągłość działalności to działania mające na celu utrzymanie w każdym czasie i okolicznościach ciągłości a realizowana jest w oparciu o: Regulamin organizacyjny, decyzje bezpośrednich przełożonych dotyczące zastępstw, Zarządzenie Dyrektora określający system powiązań osób uprawnionych do zatwierdzania operacji finansowych. 4) Ochronę zasobów w ramach, których ochrania się dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych poprzez: Politykę rachunkowości, Politykę bezpieczeństwa, Kontrolę gospodarowania środkami publicznymi, Gospodarowanie mieniem. 5) Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące zatwierdzania operacji finansowych określa instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowych. 6) Mechanizmy kontroli systemów informatycznych realizowane jest w oparciu o: dokumentację techniczną i instrukcje obsługi oprogramowań stosowanych w Żłobku, Politykę bezpieczeństwa, wyznaczenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 17
Informacja i komunikacja Wszystkim pracownikom należy udostępnić informacje niezbędne do wykonywania przez nich obowiązków. Należy zapewnić efektywny system komunikacji gwarantujący przepływ informacji i ich właściwe zrozumienie, również z wykorzystaniem systemów informatycznych. System ten działa w oparciu o: 1) Bieżącą informację. 2) Efektywny system komunikacji wewnętrznej. 3) Komunikacja zewnętrzna. Monitorowanie i ocena 1) Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do stałego monitorowania systemu kontroli zarządczej oraz jego poszczególnych elementów, a także bieżącego rozwiązywania zidentyfikowanych problemów. 2) Osoby przeprowadzające kontrolę zarządczą zobowiązane są do przekazywania według właściwości wszelkich informacji, które mogą wpłynąć na ocenę działania kontroli, w szczególności dotyczących: różnic inwentaryzacyjnych, wykrytych oszustw i manipulacji, uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli, skarg pracowników i klientów Żłobka. 3) Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji (samoocena) w oparciu o odrębne zarządzenie. 4) Wyniki kontroli i oceny służą do: ustalenia czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych aktów prawnych i procedur wynikających z przepisów wewnętrznych, wszczęcie postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, podjęcie działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania ich w przyszłości, doprowadzenie do zgodności postępowania z obowiązującymi przepisami. Dyrektor Żłobka Miejskiego złożyła oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2012 rok stanowiące załącznik nr 1 do protokołu. Polityka rachunkowości. Zarządzeniem nr 5/2012 Dyrektora Żłobka Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim z dnia 20 marca w sprawie zasad rachunkowości oraz wprowadzenia zakładowego planu kont, opracowanych zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi, wprowadzono do stosowania dokumentację opisującą przyjęte w Żłobku zasady (politykę) rachunkowości, która zawiera: 1) miejsce prowadzenia ksiąg, 2) określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych, 3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, 4) metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych, 5) metody wyceny aktywów i pasywów, 18
6) ewidencja kosztów, 7) metody przyjętych uproszczeń, 8) system ochrony danych, w tym: a) zatwierdzonych sprawozdań finansowych, b) dokumentacji płacowej, c) dowodów księgowych i innych umów, d) dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, e) ksiąg rachunkowych i dokumentów inwentaryzacyjnych. Instrukcja kasowa opracowana została w oparciu o: 1) ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), 2) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 07 września 2010 roku w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 roku o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 z późn. zm.), 3) ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), 4) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządów terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861). Osoba, której powierzono obowiązki kasjera, złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej pieniądze i inne wartości. Ponadto złożyła zobowiązanie do przestrzegania obowiązujących przepisów, ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie oraz zachowania tajemnicy służbowej. W Żłobku Miejskim wysokość zapasu gotówki w kasie ustala Dyrektor, uwzględniając potrzeby bieżące oraz możliwości zabezpieczenia przechowywanych wartości. Zarządzeniem Nr 29/2012 z dnia 01 października Dyrektor Żłobka ustaliła zaliczkę stałą w kwocie 1.000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych) na zakupy artykułów spożywczych, chemicznych i przemysłowych. Zarządzeniem Nr 1/2012 z dnia 02 stycznia Dyrektor Żłobka ustaliła pogotowie kasowe w kwocie 20.000,00 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych). Kwota gotówki w kasie przekraczająca ustaloną wysokość pogotowia podlega odprowadzeniu do banku w dniu jej powstania. Wartości pieniężne przechowywane i transportowane są w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. W zakresie ochrony transportu przestrzegane są zasady i warunki określone przepisami ww. rozporządzenia. Przyjmowanie wpłat do kasy odbywa się na podstawie źródłowych dowodów kasowych KP. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, tj. zgodnie z art. 24, ust. 5, pkt 3 ustawy o rachunkowości. 19
Zakładowy plan kont obowiązujący w Żłobku Miejskim obejmuje następujące : 1) bilansowe: zespołu: 0-011, 013, 020, 071, 072, 080 1-101, 130, 135, 139, 141 2-201, 221, 222, 223, 225, 229, 231, 234, 240 3-300, 310 4-400, 401, 402, 403, 404, 405, 409 7-700, 720, 750, 751, 760, 761, 770, 771 8-800, 810, 840, 851, 860, 870 2) pozabilansowe: 975 - wydatki strukturalne, 980 - plan finansowy wydatków budżetowych, 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Samorządowe jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z jednolitymi zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 52, poz. 1223 z późn. zm.), jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych dla tych jednostek w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861). W planie kont jednostek należy uwzględnić obowiązujące ogólne zasady rachunkowości wynikające z ustawy jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad. Zakładowy plan kont musi oprócz wykazu kont syntetycznych zawierać wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do wskazanych kont syntetycznych. Konto 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Przy ustalaniu wielkości zaangażowania pomocne są dokumenty i sposoby określenia jego wysokości. Jest to konieczne dla rzetelnego określenia wielkości zaangażowania i przeprowadzenia ostatecznej analizy wydatków budżetowych poniesionych do końca roku obrotowego. Zarządzeniem nr 11/2011 Dyrektora Żłobka Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim z dnia 03 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych wprowadzono do stosowania opracowaną na podstawie obowiązujących aktów prawnych praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, obiegu i kontroli dokumentów. Między innymi scharakteryzowano temat dotyczący dowodów księgowych, dowodów kasowych oraz dowodów księgowych rozliczeniowych będących dokumentami potwierdzającymi dokonywanie operacji gospodarczych lub finansowych w określonym miejscu i czasie. Wymienione zostały programy komputerowe, na których odbywają się operacje księgowe. Sporządzanie dokumentacji księgowej i płacowej oraz prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia odbywa się na 20
licencjonowanych programach komputerowych zakupionych w firmie PERSONAL 88 ze Stargardu Szczecińskiego: a) program płacowy - PŁACE - KADRY, b) program księgowy - FK - KASA, c) Ewidencja wyposażenia, d) program ZUS - Płatnik, e) PFRON. Instrukcja magazynowa opracowana na podstawie: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). W instrukcji określono, że magazyn to pomieszczenie zamknięte gdzie przechowywane w nim towary w okresie między ich otrzymaniem a zużyciem lub wydaniem jest należycie zabezpieczony przed zniszczeniem lub kradzieżą. W Żłobku znajdują się następujące magazyny: magazyn chemiczny, magazyn żywnościowy, magazyn gospodarczy, magazyn odzieżowy, magazyn materiałów w przerobie. Pracownik pełniący obowiązki magazyniera przyjmuje, bądź wydaje materiały z magazynu na podstawie dowodów obrotu materiałowego. Ewidencję materiałów prowadzi na kartotekach ilościowo wartościowych, a dane ewidencji uzgadnia okresowo z księgowością. W postanowieniu końcowym określono cel i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji materiałów znajdujących się w magazynach. 21
Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 09 października. Dyrektor Żłobka Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim Renata Rucińska została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek:......... Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do:......... które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia.... 22