Program do projektowania i drukowania etykiet na własne potrzeby Podręcznik użytkownika (wersja próbna)
Tworzenie projektu etykiety Głównym przeznaczeniem programu jest ułatwienie projektowania i drukowania etykiet dla roślin przechowywanych w bazie danych. Dla początkujących jednak łatwiejsze będzie dla zapoznania się z programem, a później do spostrzeżenia korzyści wynikających z korzystania z baz danych, utworzenie projektu etykiety zawierającej stałe elementy. Prosty projekt etykiety zawierającej tylko tekst Zaprojektujemy popularną etykietę pętelkową o wymiarach 210x12 mm o symbolu TF17 w katalogu produktów. Ta etykieta jest tak wąska, że zamieszczanie dodatkowych elementów graficznych może nie mieć większego sensu. Da się wprawdzie zmieścić małe logo lub kod kreskowy lecz będą mało widoczne. Wybierzmy zatem z paska menu Projekt/Nowy (skrót Ctrl+N). Zostanie wyświetlone okno z katalogiem szablonów etykiet. Do wyboru mamy kategorie szablonów: DisplayPrint, OfficePrint, SemiPrint, PepPrint, ChromoPrint i TagPrint.
Wybieramy kategorię PepPrint etykiety pętelkowe i szablon TF17 (TF_17_r8_210x12). Wybrany szablon etykiety pojawi się w oknie projektowym programu.
Dalej korzystać będziemy z paska narzędziowego. Pasek ten podzielony jest na dwie części. Przyciski po lewej stronie służą do wstawiania stałych obiektów drukowanych na wszystkich etykietach. Najczęstsze zastosowanie to: nazwa i adres producenta, telefon, logo itp. stałe elementy, które chcemy, aby drukowane były na wszystkich etykietach. W prawej części paska narzędzi znajdują się przyciski do wstawiania obiektów, których źródłem jest baza danych. Będą to zwykle: nazwa rośliny, opis, cena kod kreskowy, fotografia. Na każdej etykiecie mogą być inne. Na naszej projektowanej etykiecie będzie tylko nazwa rośliny i nazwa producenta. Wstawmy zatem obiekt tekstowy, naciskając przycisk W oknie projektu etykiety pojawiło się zaznaczenie z tekstem Wpisz swój tekst. Właściwy tekst wpisujemy w polu Tekst znajdującym się w lewej części okna.
Aby powiększyć pole wpisywania naciśnij przycisk z trzema kropkami: Zostanie wyświetlone okno z linijką tekstu do wpisania: Wpiszmy Świerk kłujący 'Hoopsii'. Po zatwierdzeniu przez naciśnięcie przycisku OK w oknie projektu pojawi się w wprowadzony tekst: Teraz pozostaje ten obiekt powiększyć i umieścić we właściwym miejscu etykiety: Zwiększymy teraz wielkość czcionki. W lewej części okna widoczny jest formularz z właściwościami obiektów wstawionych w projekcie etykiety. Rozmiar czcionki można
zmienić na 3 sposoby: 1. wpisując żądaną wartość, 2. naciskając znajdujące się obok przyciski z małymi strzałkami lub 3. wywołując okno systemowe z właściwościami czcionki przez naciśnięcie przycisku z trzema kropkami znajdującego się obok pola: Oto wynik po wprowadzonych zmianach: zmianie wielkości i samej czcionki z domyślnej Arial na Arial Black. Następnie dodamy pole z nazwą i adresem producenta. Zamieszczanie tych danych na etykietach stanowi dodatkową reklamę. Mimo to jest wciąż niedoceniane przez producentów roślin. Specjalnie dla zademonstrowania możliwości dodawania koloru zmieniono tło ramki tekstowej na kolor żółty. Można uznać, że projekt etykiety został już zakończony. Pozostaje jeszcze sprawdzenie na podglądzie wydruku, czy wszystko jest tak, jak zaplanowane. W tym celu z paska menu programu należy wybrać Projekt/Podgląd lub przycisk Zostało wyświetlono okno Podgląd wydruku z widokiem arkusza zaprojektowanych etykiet.
Okno można powiększyć do rozmiarów pulpitu i/lub zmienić skalę podglądu korzystając z przycisków:
Jeśli projekt etykiety jest zgodny z naszymi oczekiwaniami można go zapisać do późniejszego wykorzystania lub modyfikacji. Z paska menu programu wybieramy Projekt/Zapisz. Zostanie wyświetlone okno Zapisz jako... z polami do podania nazwy i opisu projektu. Następnie zatwierdzamy naciskając przycisk OK i projekt etykiety zostaje zapisany na dysku komputera.
Bazy danych Program umożliwia korzystanie z baz danych wielu formatów: Dbase, Paradox, Access, Excel, CSV. Dzięki tej uniwersalności do programu można podłączyć zewnętrzne bazy danych dostępne na rynku. Wraz z programem dostarczana jest także Osobista baza danych. Jest to właściwie tylko zalążek bazy danych. Nie zawiera w ogóle danych tylko niezbędne pola do samodzielnego uzupełniania we własnym zakresie. Dodatkowe pola danych można jednak łatwo dodać w razie potrzeby. Omawianie baz danych zacznę właśnie od tej bazy. Z paska menu programu wybierz Bazy danych, a następnie opcję Zarządzanie bazami danych. Zostanie wyświetlone okno Zarządzanie połączeniami z bazami danych. W wyświetlonym oknie widoczna jest lista baz danych połączonych z programem. W dopiero co zainstalowanym programie jest widoczna tylko jedna baza danych: Osobista baza danych. W prawej części okna widoczny jest pasek z przyciskami Otwórz, Zmień, Usuń, Utwórz, Wyjście. Naciśnięcie przycisku Otwórz spowoduje otwarcie zaznaczonej bazy danych. Dwa kolejne przyciski Zmień i Usuń są nieaktywne, ponieważ tej właśnie jednej wbudowanej bazy danych nie można usunąć ani zmienić właściwości istniejącego z nią połączenia. Naciśnięcie przycisku Utwórz spowoduje przejście do etapu tworzenia połączenia z zewnętrzną bazą danych ale o tym w dalszej części podręcznika.
Naciśnięcie przycisku Wyjście spowoduje zamknięcie tego okna i powrót do widoku okna programu. Naciśnij przycisk Otwórz, aby otworzyć Osobistą bazę danych. Wyświetlone zostało okno Baza danych. Normalnie ta baza danych jest pusta. Dla potrzeb tego podręcznika wprowadziłem dwa rekordy. U góry w lewej części okna znajduje się arkusz danych z rekordami. Tutaj można dodawać rekordy (przycisk Nowy w prawej części okna) lub je zmieniać bezpośrednio edytując wiersze w tabeli. Można także usunąć zbędne lub błędnie wpisane rekordy (przycisk Usuń). Widoczne są tutaj cztery pola: pole filtru Zaznaczenie do zaznaczania TAK/NIE, pole Licznik, w którym podaje się liczbę etykiet każdego rodzaju, które chce się wydrukować, pole Kategoria służące do grupowania rekordów i filtrowania oraz pole Nazwa, które chyba nie wymaga objaśnień. Ostatnie pole Opis widoczne jest tylko w dolnej części okna Baza danych, ponieważ jest to pole o dużej pojemności, a zamieszczanie oraz edytowanie dłuższego tekstu w tabeli rekordów nie byłoby wygodne. W tej części okna widoczne są także jeszcze dwie zakładki: Pola główne i Pola własne. Pola główne to właśnie te kilka
pól, które zawiera wbudowana Osobista baza danych. Pola własne to dodatkowe pola, które mogą zostać zdefiniowane przez użytkownika programu. Definiowanie tych pól odbywa się w oknie, które zostanie wyświetlone po naciśnięciu przycisku Konfiguracja widocznym w prawej części okna Baza danych. Konfigurowanie Osobistej bazy danych zostanie omówione w dalszej części podręcznika. Ważną cechą tej bazy danych jest możliwość dodawania zdjęć lub rysunków. W tym celu należy nacisnąć przycisk Obraz w dolnej części okna. Zostanie otwarte okno Otwieranie, w którym należy wskazać plik z fotografią lub rysunkiem do wstawienia do bazy danych.
Po zatwierdzeniu plik z fotografią zostanie wstawiony do bazy danych i wyświetlony jak na poniższym rysunku: Dla każdego rekordu można wstawić jeden lub kilka obrazków Rekordy zostały wstawione i można już zakończyć pracę z Osobistą bazą danych. Co jednak zrobić, jeśli chcielibyśmy dodać dodatkowe pola do bazy danych, np. cenę, nazwę łacińską, kod kreskowy? Do tego służy wspomniany wyżej przycisk Konfiguracja. Po jego naciśnięciu zostanie wyświetlone okno Ustaw. W tym oknie można dodawać lub usuwać potrzebne pola lub kategorie
Na rysunku widoczne jest już dodane wcześniej pole Nazwa łacińska. Oto poszczególne etapy tego procesu. W polu Nazwa pola wpisujemy nazwę najlepiej opisującą treść danych, które będą umieszczane w tym polu, w tym przypadku będzie to Nazwa łacińska. Po przejściu do kolejnego pola formularza zostanie rozwinięta lista wyboru określająca typ danych, jakie to pole będzie zawierać. Jest to bardzo ważny etap, ponieważ błędne podanie typu pola danych, np. Waluta, może skutkować tym, że w polu Nazwa łacińska nie będzie można zamieścić nazwy i zostaniemy zmuszeni do usunięcia tego pola i utworzenia od początku (istniejącego pola danych nie można już zmieniać!). Najwłaściwszym typem danych dla tego pola jest typ Krótki tekst, który w bazach danych może mieć długość do 255 znaków. Aby jednak objętość bazy danych nie rozrastała się niepotrzebnie warto podać największą liczbę znaków, która może znaleźć się w naszym polu, o co zostaniemy poproszeni zaraz po wybraniu tego typu danych. Dla nazwy łacińskiej powinno wystarczyć 50 znaków. Po naciśnięciu przycisku Dodaj, nowe pole zostanie dodane do bazy danych i jego nazwa zostanie wyświetlona w części okna służącej do usuwania pól. Podobnie postępujemy przy dodawaniu innych pól. Oprócz dodawania pól można dodawać również kategorie pozwalające na grupowanie i filtrowanie rekordów. W tym przykładzie dodamy kategorie: Krzewy liściaste, Drzewa liściaste, Pnącza, Wrzosowate, Krzewy iglaste oraz Drzewa iglaste, do których przypisywać będziemy wszystkie krzewy w naszej bazie danych. Kategorie dodawane są w kolejności alfabetycznej ale możemy dowolnie zmienić ich kolejność korzystając z czerwonych strzałek znajdujących się obok listy. Jeśli się rozmyślimy, kategorie można także usunąć. Nazwy kategorii nie można już
edytować. Aby zmienić nazwę kategorii trzeba usunąć jej nazwę z listy i ponownie dodać z poprawioną nazwą. Po zaakceptowaniu zmian w konfiguracji bazy danych zamykamy okno naciskając przycisk Zamknij. Powrócimy do okna Baza danych, gdzie na zakładce Pola główne po naciśnięciu przycisku wyboru w polu Kategoria zostanie wyświetlona lista dostępnych kategorii, które zostały przed chwilą wprowadzone. Na zakładce Pola własne jest także widoczne nowe pole, które dodaliśmy Nazwa łacińska.
Warto jeszcze omówić część okna Baza danych służącą do wyszukiwania i filtrowania danych. Zawiera ona trzy pola: pole Szukaj, gdzie można podać dowolny tekst do wyszukania w naszej bazie danych; pole Kolejność sortowania, gdzie można sortować rekordy ale tylko według z góry określonych kryteriów (pól głównych): Kategoria i nazwa bądź tylko Nazwa; pole Filtruj, gdzie można wybrać jedno z pól głównych lub własnych i ograniczyć w ten sposób liczbę wyświetlanych rekordów. Wśród opcji filtrowania dostępna
jest także nie omówiona jeszcze opcja Zaznaczenie. Pierwszy raz pojawiła się ona jako nienazwane pole w arkuszu danych. Pole to służy do zaznaczania rekordów przeznaczonych do drukowania i odfiltrowania ich od pozostałych. Są dwie metody zaznaczania rekordów, które chcemy wydrukować: 1. Podanie w polu Licznik liczby etykiet do wydrukowania. Uwaga: jeśli wpiszemy 0, etykieta nie zostanie wydrukowana. 2. Wstawienie znacznika w polu Zaznaczenie w odpowiednim wierszu i przełączenie pola Filtruj na Zaznaczenie. Jeśli w polu Filtruj nie wybierzemy opcji Zaznaczenie, przy drukowaniu będzie brana pod uwagę tylko wartość pola Licznik i zostaną wydrukowane etykiety dla wszystkich rekordów z liczbą w polu Licznik większą od 0. Można oczywiście wpisać liczbę 0 w wierszach, dla których nie chcemy drukować etykiet ale nie jest to dobre rozwiązanie, ponieważ za każdym razem trzeba by zmieniać liczbę etykiet dla wszystkich rekordów w bazie danych. Pole Zaznaczenie w połączeniu z polem Filtruj jest znacznie wygodniejszym rozwiązaniem. Wystarczy tylko zmiana pola Licznik w zaznaczonych rekordach. Teraz jest właściwy moment do omówienia zastosowania przycisków Odznacz i Wyzeruj licznik. Naciśnięcie przycisku Odznacz spowoduje usunięcie wszystkich znaczników z pola Zaznaczenie w arkuszu danych. Naciśnięcie przycisku Wyzeruj licznik usunie zaś wszystkie wartości wpisane w polu Licznik. Należy zachować ostrożność te operacje są nieodwracalne! Pracę z Osobistą bazą danych kończymy przez naciśnięcie przycisku Zakończ.