Krzysztof Bartecki 2006 1 Ćwiczenie 4 Modelowanie procesów biznesowych z zastosowaniem środowiska Business Process Model pakietu PowerDesigner 9.5 Celem ćwiczenia jest wstępne zapoznanie się z moŝliwościami zastosowania środowiska Business Process Model (BPM) w zagadnieniu modelowania procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Notacja wykorzystywana w środowisku BPM wykorzystuje uproszczoną notację diagramu aktywności UML, z rozszerzeniami specyficznymi dla procesów biznesowych. Model procesów biznesowych moŝe być traktowany jako odpowiednik diagramu przepływu danych (Data Flow Diagram, DFD), znanego z analizy strukturalnej. Definicje procesu biznesowego: Zbiór działań wewnątrz firmy, wykonywanych w celu dostarczenia klientowi konkretnej usługi lub towaru. Specyficzne uporządkowanie działań w czasie i przestrzeni, z dobrze określonymi danymi i wynikami oraz jasno zdefiniowanym wejściem i wyjściem. Cele modelowania procesów biznesowych: Modelowanie procesów biznesowych, wchodząc w skład fazy analizy, ma za zadanie dostarczyć istotnych, z punktu widzenia informatyzacji systemu, odpowiedzi na następujące pytania: Jak działa nasza organizacja? Jakie procesy są realizowane przez naszą firmę? Czy realizowane procesy są wystarczająco efektywne i wydajne? Czy moŝliwe jest usprawnienie realizowanych procesów? Czy procesy realizowane przez naszą firmę są zgodne z załoŝeniami strategicznymi? 1. Modyfikacja i rozwijanie przykładowego modelu procesów biznesowych 1.1. Otwieranie przykładowego BPM Uruchomić program Power Designer (menu Start/Programy/Sybase/PowerDesigner9). Pobrać ze strony http://bartecki.po.opole.pl/projektowanie/bpmbeforpol.bpm plik z przykładowym modelem, który będziemy modyfikować. Zapisać go w katalogu roboczym pod nową nazwą, np. tutorial.bpm i otworzyć (File/Open). Wcisnąć klawisz F8 (lub wybrać opcję View/Global View z górnego menu) cały model zostanie wyświetlony w oknie diagramu. Wybierając opcję View/Scale moŝemy dobrać odpowiednią dla nas skalę wyświetlania. Zapoznać się z dokładnie z diagramem i jego elementami, przeanalizować strukturę modelu oraz działanie modelowanego systemu. Wybrać polecenie Model/Processes aby zobaczyć listę procesów modelu. W podobny sposób zobaczyć moŝemy wszystkie przepływy (Model/Flows), zasoby (Model/Resources), formaty wiadomości (Model/Message Formats), bloki decyzyjne (Model/Decisions), bloki synchronizacyjne (Model/Synchronizations), wejścia i wyjścia (Model/Starts, Model/Ends), a takŝe jednostki organizacyjne firmy (Model/Organization Units).
Krzysztof Bartecki 2006 2 Model procesu obsługi zamówień elektronicznych ZłoŜenie zamówienia przez klienta Sprawdzenie karty kredytowej [kwota >5000 PLN] Bank Opis zamówienia Dział magazynowy Dział sprzedaŝy Dział księgowości Magazyn Brak środków Stan karty kredytowej [brak środków] [w porządku] W ysłanie emaila do klienta Rejestracja zamówienia Sprawdzenie czy towar dostępny [dostępny] Towar dostępny? W ysłanie emaila z potwierdzeniem zamówienia [niedostępny] Email z informacją o braku towaru W ysłanie zamówienia na towar Formularz dostawy Towar niedostępny Dostawa towaru Zamówienie zrealizowane 1.2. Definiowanie preferencji wyświetlania modelu Zanim rozpoczniemy właściwą pracę z modelem, ustalimy pewne właściwości modelu związane z preferencjami jego wyświetlania. W tym celu naleŝy: Wybrać opcję Tools/Display Preferences z paska menu, sprawdzić czy wciśnięty jest przełącznik radiowy Horizontal w menu Organization unit swimlane, Wybrać podgałąź Flow w gałęzi Object View, sprawdzić czy zaznaczona jest opcja wyboru Show message format symbol, usunąć zaznaczenie wszystkich pozostałych opcji. Kliknąć przycisk Set As Default wybrane ustawienia wyświetlania będą dotyczyły całego bieŝącego diagramu, w tym takŝe procesów złoŝonych. Wybrać podgałąź Resource Flow w gałęzi Object View, sprawdzić czy zaznaczona jest opcja wyboru Show message format symbol, wszystkie pozostałe opcje odznaczyć, następnie kliknąć przycisk Set As Default. Wybrać podgałąź Start & End w gałęzi Object View, sprawdzić czy zaznaczona jest opcja Show Name, wszystkie pozostałe opcje powinny pozostać wyłączone. Następnie kliknąć przycisk Set As Default. Wybrać gałąź Format, a następnie przycisk Modify w prawej dolnej części strony. Sprawdzić, czy zaznaczona jest opcja wyboru Auto-adjust to text. Kliknąć Anuluj, a następnie OK wracamy do głównego okna programu. 1.3. Definiowanie opcji modelu Message Format (format wiadomości) jest właściwością dotyczącą zarówno przepływów (flows), jak i przepływów magazynowych (resource flows) właściwość ta określa typ danych wymienianych pomiędzy obiektami. Domyślnie po utworzeniu przepływu przyjmuje ona wartość Undefined, jednak w przypadku przepływów nie przenoszących Ŝadnych informacji moŝemy ją zmodyfikować poprzez ustawienie jej wartości na None.
Krzysztof Bartecki 2006 3 Wybrać opcję Tools/Model Options z górnego menu, sprawdzić czy w polu Default Message Format zaznaczona jest opcja Undefined. Wybrać gałąź Naming Convention, sprawdzić, czy w polu Display wybrana jest opcja Name wewnątrz symboli obiektów wyświetlane będą ich nazwy. Kliknąć OK. 1.4. Definiowanie właściwości modelu Z górnego menu wybrać polecenie Model/Model Properties pojawi się arkusz właściwości modelu. W polu Name wpisać Tutorial to będzie nazwa naszego modelu. Kliknąć OK. Wybrać opcję View/Diagram/Properties. W polu Name wpisać Model procesu obsługi zamówień elektronicznych. Kliknąć OK. Ponownie zapisać model w pliku tutorial.bpm (polecenie File/Save) 1.5. Dekompozycja procesu Diagram BPM obrazuje sposób obsługi zamówień składanych drogą elektroniczną przez klientów firmy. Model składa się z procesów, przepływów i innych obiektów. Jednak niektóre z procesów wchodzące w skład modelu są na tyle złoŝone, Ŝe powinny zostać zdekomponowane (rozłoŝone) na podprocesy, bardziej szczegółowo opisujące ich działanie. Naszym celem będzie dekompozycja procesu Dostawa towaru. Dział księgowości wystawia rachunek odpowiadający zamówionemu towarowi. Rachunek ten jest przekazywany następnie do działu magazynowego, gdzie jest zapakowywany wraz z towarem, następnie towar jest przygotowywany do wysyłki. Jeśli towar jest przeznaczony dla odbiorcy krajowego, firma korzysta z własnego transportu, zaś w przypadku odbiorcy zagranicznego, transport zlecany jest zewnętrznej firmie przewozowej. W celu dekompozycji procesu naleŝy: Rozwinąć kategorię Processes w oknie przeglądarki po lewej stronie (Browser), kliknąć prawym przyciskiem myszy proces Dostawa towaru i wybrać z menu kontekstowego pozycję Find in Diagram odpowiedni proces zostanie odszukany w oknie diagramu. Kliknąć prawym przyciskiem myszy na symbolu procesu Dostawa towaru i wybrać opcję Change to Composite (zamiana na proces złoŝony) z menu kontekstowego. Trzymając wciśnięty klawisz CTRL kliknąć podwójnie proces Dostawa towaru (lub wybrać opcję Open Diagram z menu kontekstowego) otworzy się nowe okno w którym będziemy definiować składniki procesu nadrzędnego. 1.6. Wyświetlanie torów (ang. swimlanes) Z kaŝdym procesem biznesowym związana jest pewna jednostka organizacyjna firmy. Na diagramie jednostki te reprezentowane mogą być w postaci ikon lub torów (swimlanes). Tory te dzielą diagram na części - grupy czynności, za które dana jednostka jest odpowiedzialna. Zamierzamy wyświetlić w diagramie procesu złoŝonego tory reprezentujące dział księgowości oraz dział magazynowy, aby pokazać ich role w diagramie podprocesu. Kliknąć element Dział księgowości znajdujący się w gałęzi Organization Units w oknie przeglądarki (Browser) po lewej stronie i przeciągnąć go do okna diagramu. W podobny sposób umieścić na diagramie element reprezentujący Dział magazynowy (jak na rysunku poniŝej).
Krzysztof Bartecki 2006 4 Umieścić kursor po lewej stronie nazwy Działu księgowości, tak, aby przyjął on kształt strzałki skierowanej w lewą stronę. Kliknąć lewym przyciskiem myszy i przeciągnąć element reprezentujący Dział księgowości, tak aby znalazł się powyŝej elementu reprezentującego Dział magazynowy. Zaznaczyć dolną linię elementu reprezentującego Dział magazynowy i przeciągnąć ją w dół tak, aby zwiększyć jego obszar (jak na rysunku poniŝej) Dział magazynowy Dział księgowości Dział księgowości Dział magazynowy 1.7. Tworzenie obiektów w diagramie procesu złoŝonego W kolejnym kroku utworzymy obiekty wchodzące w skład procesu złoŝonego Dostawa Towaru, umieszczając je wewnątrz torów reprezentujących odpowiednie działy firmy. W tym celu naleŝy: Wybrać element Start znajdujący się na palecie narzędzi, a następnie klikając myszką umieścić go w górnej części toru reprezentującego Dział księgowości. Wybrać element End znajdujący się na palecie narzędzi, a następnie klikając myszką umieścić go w dolnej części toru reprezentującego Dział magazynowy. Kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby zwolnić symbol. Kliknąć podwójnie symbol Start znajdujący się na diagramie w celu otwarcia jego arkusza właściwości, w polu Name wpisać Zlecenie dostarczenia towaru, następnie kliknąć OK. W podobny sposób w polu Name elementu End wpisać Zlecenie zrealizowane. W podobny sposób umieścić na diagramie elementy reprezentujące procesy, blok decyzyjny oraz przepływy. W polach Name procesów wpisać ich nazwy: Wystawienie rachunku, Pakowanie towaru, Przygotowanie do wysyłki, Transport firmowy, Transport zewnętrzny. W przypadku bloku decyzyjnego zarówno w polu Name, jak i w polu Alias zakładki Condition wpisać Odbiorca krajowy. Diagram powinien wyglądać jak na poniŝszym rysunku.
Krzysztof Bartecki 2006 5 Zlecenie dostarczenia towaru Dział magazynowy Dział księgowości Wystawienie rachunku Pakowanie towaru Przygotowanie do wysyłki Odbiorca krajowy Transport firmowy Transport zewnętrzny Zlecenie zrealizowane Nawigacja pomiędzy hierarchią procesów i podprocesów moŝliwa jest m.in. z wykorzystaniem opcji View/Diagram/Select Diagram oraz View/Diagram/Go Up One Level. 1.8. Tworzenie formatu wiadomości W następnym kroku rozszerzymy diagram o kolejne elementy, a takŝe sprawdzimy poprawność składniową całego modelu. Pierwszym zadaniem będzie utworzenie tzw. formatu wiadomości (message format) i powiązanie go z przepływem łączącym proces Przygotowanie do wysyłki z blokiem decyzyjnym Odbiorca krajowy. Utworzony format powiązany zostanie takŝe z przepływami wychodzącymi z tego bloku decyzyjnego, gdyŝ przenoszą one te same dane. Kliknąć podwójnie symbol przepływu łączący proces Przygotowanie do wysyłki z blokiem decyzyjnym Odbiorca krajowy. Kliknąć ikonę elementu Create znajdującą się obok listy rozwijalnej Message Format znajdującej się w dolnej części arkusza właściwości przepływu. Zostaniemy poproszeni o potwierdzenie utworzenia obiektu kliknąć Tak. W polu Name wpisać List przewozowy, następnie kliknąć OK. Skojarzyć formularz List przewozowy z przepływami łączącymi blok decyzyjny Odbiorca krajowy z procesami Transport firmowy oraz Transport zewnętrzny. W tym celu kliknąć podwójnie na symbolu przepływu, a następnie z listy rozwijalnej Message Format wybrać pozycję List przewozowy. Diagram powinien wyglądać jak na poniŝszym rysunku.
Krzysztof Bartecki 2006 6 Zlecenie dostarczenia towaru Dział magazynowy Dział księgowości Wystawienie rachunku Pakowanie towaru Przygotowanie do wysyłki List przewozowy Odbiorca krajowy List przewozowy List przewozowy Transport firmowy Transport zewnętrzny Zlecenie zrealizowane 1.9. Definiowanie akcji związanych z procesami Akcja jest właściwością procesu, która definiuje naturę, typ oraz czas trwania czynności realizowanej przez dany proces. Akcja moŝe być zdefiniowana jako ręczna (manual) bądź zautomatyzowana (automated). Kliknąć prawym przyciskiem myszy proces Wystawienie rachunku i wybrać z menu kontekstowego element Action. Z listy rozwijalnej Action Type wybrać Automated, zaś w duŝym oknie edycyjnym wpisać Wykorzystuje ksiąŝkę adresową klientów aby określić w jaki sposób akcja będzie wykonywana. Następnie kliknąć OK. W podobny sposób zdefiniować następujące typy akcji związane z kolejnymi procesami: Pakowanie towaru Manual, Przygotowanie do wysyłki Automated, Transport firmowy Manual, Transport zewnętrzny Manual. 1.10. Definiowanie warunków Kliknąć prawym przyciskiem myszy symbol przepływu pomiędzy blokiem decyzyjnym Odbiorca krajowy a procesem Transport firmowy i wybrać z menu kontekstowego element Condition. W polu Alias wpisać Tak, kliknąć OK. W podobny sposób w polu Alias przepływu łączącego blok decyzyjny Odbiorca krajowy z procesem Transport zewnętrzny wpisać Nie. Odpowiedni tekst pojawi się na symbolach przepływów. 1.11. Wykorzystanie zasobów Pojęcie zasobu (resource) jest zbliŝone do pojęcia zbiornika danych. Dostęp do danych związanych z zasobem jest moŝliwy przy pomocy odpowiedniego rodzaju przepływu (resource flow). W kolejnym kroku skopiujemy z diagramu macierzystego do diagramu podprocesu zasób reprezentujący Magazyn aby pokazać jego rolę w tym diagramie. Kliknąć zasób Magazyn znajdujący się w oknie przeglądarki (Browser), przeciągnąć go i umieścić z lewej strony procesu Pakowanie towaru.
Krzysztof Bartecki 2006 7 Wybrać symbol Flow/Resource Flow znajdujący się na palecie narzędzi. Kliknąć wewnątrz symbolu procesu Pakowanie towaru i przeciągnąć linię do zasobu Magazyn. Zwolnić kursor wciskając prawy przycisk myszy. Kliknąć podwójnie przepływ łączący zasób Magazyn z procesem Pakowanie towaru w celu otwarcia jego arkusza właściwości, a następnie sprawdzić, czy zaznaczona jest opcja Update w grupie Acces Mode. Jej zaznaczenie oznacza, Ŝe jedną z czynności realizowanych przez proces Pakowanie towaru jest aktualizacja stanu Magazynu. Kliknąć OK w celu zamknięcia arkusza właściwości przepływu. Diagram powinien wyglądać następująco: Zlecenie dostarczenia towaru Dział magazynowy Dział księgowości Magazyn Wystawienie rachunku Pakowanie towaru Przygotowanie do wysyłki List Przewozowy Odbiorca krajowy [Tak] [Nie] List Przewozowy List Przewozowy Transport firmowy Transport zewnętrzny Zlecenie zrealizowane 1.12. Sprawdzanie poprawności modelu Aby sprawdzić cały model pod względem spójności i poprawności składniowej, z górnego menu naleŝy wybrać polecenie Tools/Check Model pojawi się okno dialogowe Check Model Parameters. Kliknąć OK, pojawi się lista zawierająca błędy i ostrzeŝenia dotyczące sprawdzanego modelu. Kliknąć prawym przyciskiem myszy komunikat błędu Flow incoherent message format na liście rezultatów i wybrać Help z menu kontekstowego. Odpowiedni opis w pomocy wyjaśnia, Ŝe przyczyną błędu jest brak przyporządkowania formatu wiadomości do jednego z przepływów w diagramie zawierającym zdekomponowany proces Dostawa towaru. Zamknąć okno pomocy, kliknąć podwójnie symbol przepływu łączącego wejście Zlecenie dostarczenia towaru z procesem Wystawienie rachunku w celu otwarcia arkusza właściwości tego przepływu zawierającego błąd. Z listy rozwijalnej Message Format wybrać Formularz dostawy w celu skojarzenia brakującego formatu wiadomości z odpowiednim przepływem. Kliknąć OK. Sprawdzić ponownie poprawność modelu. Lista powinna zawierać jedynie ostrzeŝenia.
Krzysztof Bartecki 2006 8 Zadania do samodzielnego wykonania: 1. Zapoznać się z opcjami umoŝliwiającymi zmianę wyglądu elementów diagramu (m.in. dodawanie zaokrąglonych rogów do linii przepływów, zmianę kolorów elementów, dodawanie do diagramu nagłówka (Title), elementów tekstowych, itp.). 2. Przeczytać zamieszczony w pomocy opis dotyczący macierzy CRUD (CRUD Matrix). Sprawdzić i zinterpretować postać macierzy CRUD dla naszego modelu. 3. Zapoznać się z opcją tworzenia raportów modelu (Model/Reports). Wygenerować raporty w róŝnych formatach (RTF, HTML). 4. Otworzyć przykładowy diagram procesów biznesowych dołączony do pakietu (C:\Sybase\PowerDesigner9\Examples\Orders.bpm). Przeanalizować strukturę modelu, przeczytać komentarze (Comments) dołączone do kaŝdego z jego elementów. Wykonać polecenia: File/Save aby zapisać model tutorial.bpm, następnie File/Close aby zamknąć model i File/Exit aby zamknąć program Power Designer.