Strona 1
Spis treści Spis treści... 2 Wstęp, czyli dlaczego stworzyliśmy przewodnik inwestora?... 4 Dlaczego właśnie ERP?... 4 Dla kogo ten przewodnik?... 4 Mapa Drogowa Inwestora, czyli jak przygotować inwestycję z sukcesem... 5 Quiz, czyli czy powinieneś rozważyć inwestycję w system ERP... 6 Podsumowanie quizu... 9 Fundamenty, czyli pytania do własnej organizacji... 10 Systemy ERP, czyli o czym w ogóle mówimy?... 11 Wstęp... 11 Charakterystyka systemów leżących u podstaw ERP... 11 Wymagania sprzętowe ERP... 12 Środowisko systemowe dla ERP... 12 Architektura ERP... 13 Różnorodne technologie... 15 Podsumowanie... 15 Małe i średnie przedsiębiorstwa, czyli jeden z celów producentów systemów ERP... 16 Cele inwestycji, czyli czego można oczekiwać od systemu ERP... 18 Pozyskiwanie danych, czyli pierwsze kontakty z dostawcami systemów ERP... 20 Zapytanie o Informacje... 20 Wybór oprogramowania... 21 Analiza korzyści i kosztów, czyli czy to się opłaca... 23 Analiza przykładu procesu inwestycyjnego... 26 Szczegółowe założenia... 26 Koszty inwestycji... 27 Analiza korzyści... 29 Podsumowanie... 32 Finansowanie ERP... 35 Dotacje unijne... 35 Leasing, kredyt i pożyczka... 36 Alternatywne metody dostępu do systemów ERP... 37 Outsourcing... 37 Software as a Service... 38 Strona 2
Fakty i Mity związane z systemami ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw... 39 Proces wyboru... 42 Metodyka wyboru, czyli jak to zrobić... 42 Wybór systemu ERP... 42 Wybór dostawcy systemu ERP... 43 Wdrożenie systemu, czyli o czym warto pamiętać, aby ustrzec się problemów... 44 Strefa dostawców ERP... 47 BPSC: Impuls 5 jedno rozwiązanie nieograniczone możliwości realne korzyści... 48 Epicor: Czy wdrożenie ERP dostarcza wymiernych korzyści?... 50 IFS i IFS Applications... 52 QAD: Siła branżowych rozwiązań... 54 Spis tabel... 56 Spis rysunków... 56 Spis wykresów... 56 Spis wzorów... 56 Strona 3
Wstęp, czyli dlaczego stworzyliśmy przewodnik inwestora? ALDEA IT Consulting i portal decyzje-it.pl realizują spójne cele związane ze wspieraniem inwestorów i decydentów w podejmowaniu decyzji związanych z inwestowaniem w technologię informatyczną wspierającą zarządzanie przedsiębiorstwem. Nasza wieloletnia obserwacja i analiza rynku systemów informatycznych wspomagających zarządzanie mówi, że spośród wielu obszarów związanych z informatyką w biznesie, to wciąż właśnie aplikacje klasy ERP (Zarządzania Zasobami Przedsiębiorstwa) dla małych i średnich przedsiębiorstw cieszą się szczególnym zainteresowaniem. Dlaczego właśnie ERP? Ponieważ nasi klienci, użytkownicy portalu i czytelnicy serwisu od lat wykazują największe zainteresowanie tymi właśnie produktami. To z kolei ma miejsce dlatego, że systemy ERP pokrywają swym działaniem zdecydowaną większość procesów biznesowych przedsiębiorstwa, a tym samym posiadają potencjał niezbędny dla rozwiązania największej ilości nieefektywności przedsiębiorstw. Tym samym, zwrot z inwestycji w taki system powinien być najszybszy. Założenie to nieustannie konfrontujemy z rzeczywistością obserwowaną na rynku. Doświadczenia te próbujemy przekuć w sugestie konkretnych działań przed, w trakcie i po przeprowadzeniu wdrożenia systemu ERP, aby móc zdyskontować najwięcej wymiernych korzyści, z nie małej bądź co bądź inwestycji. Dla kogo ten przewodnik? Głównymi adresatami naszego przewodnika są menedżerowie przedsiębiorstw w Polsce, którzy zdecydowanie najliczniej reprezentują naszych klientów, użytkowników i czytelników serwisu. Dostępne dziś na rynku systemy klasy ERP mają różne pochodzenie i różne drogi rozwoju. Mamy możliwość korzystania z produktów polskich i zagranicznych. Produktów dostępnych na całym świecie i jedynie lokalnie. Są produkty o bardzo dobrze rozwiniętych funkcjach w jednym, bądź innym obszarze. Różni je technologia, sposób sprzedaży, wdrażania i ilość związanych z nimi doświadczeń. Z biegiem lat ich rozwoju te różnice zacierają się, jednak nadal pozostają wyraźne. Wszystkie jednak mają jedną wspólną cechę. Po tym, jak menedżerowie firm produkujących systemy ERP uświadomili sobie dokąd zmierza rynek natychmiast ogłosili, że ich produkt ma swoje dedykowane funkcje i zastosowania właśnie w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. I mimo, że definicja produktu różni się u poszczególnych producentów systemów ERP, to zdecydowana większość z nich wyraźnie mówi o swojej sprawdzonej ofercie dla tego sektora. Na koniec podkreślmy jeszcze wyraźnie jedną kwestię. Kurczy się dzisiaj, poza szeroko pojętym sektorem MSP, rynek dla producentów systemów ERP. Wielkie koncerny mają już za sobą pierwsze, a może i kolejne wdrożenia takich rozwiązań. Prawdopodobieństwo zmiany jest zatem niewielkie. A mikroprzedsiębiorstwa są jeszcze zbyt małe by wykorzystać złożone systemy ERP, chociaż i tu inwencja producentów może nas jeszcze zaskoczyć. Zatem w chwili obecnej średnie i małe przedsiębiorstwa stanowią realny cel dla firm dostarczających systemy ERP. Cel o dość dużych rozmiarach, ale bardzo trudno uchwytny i nieprzewidywalny. Dynamicznie się zmieniający, generujący mnóstwo nowych wymagań, łamiący standardy. Nic zatem bardziej trafnego jak zająć się analizą tego czym dysponujemy dziś na polskim rynku ERP w ofercie dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Mamy nadzieję, że zamieszczone w przewodniku treści okażą się przydatne w podejmowaniu decyzji inwestycyjnych. Zapraszamy do lektury, Redakcja decyzje-it.pl Strona 4
Mapa Drogowa Inwestora, czyli jak przygotować inwestycję z sukcesem Proces podejmowania decyzji, tym bardziej związanych z zaangażowaniem środków finansowych powinien mieć swoją strukturę, czyli dobrze przemyślany schemat działania. Specyfika podejmowania decyzji w zakresie systemów informatycznych dla biznesu, w szczególności dla osób, które nie mają doświadczeń związanych z tą materią, jest na tyle złożona, że dla zorientowania się co do obecnego miejsca w procesie decyzyjnym lub wskazania kolejnych kroków w tym procesie, opracowaliśmy pomocne narzędzie o nazwie Mapa Drogowa Inwestora. Strona 5
Quiz, czyli czy powinieneś rozważyć inwestycję w system ERP Zanim zaczniesz wykorzystywać nasz Przewodnik, sprawdź czy Twoje przedsiębiorstwo wykazuje symptomy zapotrzebowania na system ERP. Poprzez udzielenie odpowiedzi na kilka prostych pytań w poniższym quizie dowiesz się, na ile Twoje przedsiębiorstwo może być beneficjentem korzyści wynikających z wdrożenia nowego systemu tej klasy. 1. Czy aktualnie w Twoim przedsiębiorstwie wykorzystywane są struktury materiałowe (BOM Bill Of Material) dla wytwarzanych produktów? Większość przedsiębiorstw produkcyjnych wykorzystuje struktury materiałowe dla planowania potrzeb materiałowych MRP (Material Requirement Planing). Jeśli odpowiedź brzmiała NIE, prawdopodobnie Twoje przedsiębiorstwo nie wymaga narzędzi do zarządzania produkcją w ramach systemu ERP. Być może specyfika działalności Twojego przedsiębiorstwa determinuje potrzebę wykorzystania zintegrowanego systemu do zarządzania zleceniami roboczymi (zarządzanie roboczogodzinami i kolejnością działań) lub działa w branży usługowej / dystrybucyjnej. Skontaktuj się z konsultantem, aby pozyskać więcej informacji na temat systemów zarządzających zleceniami roboczymi lub działalnością usługową / dystrybucyjną. 2. Czy wymagania prawne bądź regulacje branżowe utrudniają lub uniemożliwiają wykorzystywanie obecnego oprogramowania w Twoim przedsiębiorstwie? 3. Czy jesteś zadowolony z obecnego sposobu wsparcia serwisowego i efektu aktualizowania systemu do wyższych wersji przez dostawcę Twojego systemu? Strona 6
4. Czy obecne oprogramowanie biznesowe wykorzystywane przez Twoje przedsiębiorstwo zostało stworzone przez własnych programistów / pracowników działu informatyki? Jeśli odpowiedziałeś twierdząco to Twoje przedsiębiorstwo jest idealnym kandydatem, aby nabyć nowy system do zarządzania klasy ERP. Prawdopodobnie obecne oprogramowanie powstało wiele lat temu, zanim pojawiły się na rynku dedykowane systemy wspomagające zarządzanie klasy ERP, a wiedza o eksploatowanym przez Twoje przedsiębiorstwo to wyłączna tajemnica jego twórców.uzależnienie wsparcia krytycznych procesów gospodarczych i danych całego przedsiębiorstwa od wąskiego grona osób w przeciwieństwie do powierzenia opieki nad nimi profesjonalnie przygotowanej do tego typu wsparcia organizacji niesie ze sobą poważne ryzyko, którego powinieneś uniknąć. 5. Czy do wsparcia kluczowych procesów gospodarczych Twoje przedsiębiorstwo wykorzystuje więcej niż jeden system informatyczny (oprogramowanie)? Wykorzystywanie dużej ilości aplikacji powoduje, że znacznie trudniej zarządzać całą infrastrukturą. Im więcej systemów wykorzystujesz, tym mniej elastycznie możesz reagować na zmiany w otaczającym Cię środowisku biznesowym, tym większe są Twoje nakłady na utrzymanie IT i tym większe ryzyko wystąpienia nieprawidłowości (utrata danych, błędy w danych, zatrzymanie systemu) wskutek zwiększonej ilości i większej złożoności interfejsów, czyli połączeń pomiędzy systemami i na koniec oczywiście tym większe koszty związane z rozwojem i utrzymaniem systemów. 6. Z ilu źródeł danych musisz oddzielnie skorzystać, aby ocenić stan funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa, zweryfikować stopień zaawansowania poszczególnych procesów czy też podjąć decyzję? Strona 7
Podobnie jak w poprzednim pytaniu naszego quizu tak i w tym - tempo podejmowania decyzji ma ogromne znaczenie. Przy bardzo konkurencyjnym rynku musimy zwracać ogromną uwagę na jakość i dostępność danych, na podstawie których opieramy nasze decyzje. Im więcej źródeł informacji, tym dłuższy czas jaki jest niezbędny do ich zgromadzenia, sprawdzenia i zestawienia w sposób jaki decydenci tego oczekują. Powoduje to oprócz zwiększania ryzyka błędu również dociążanie dodatkową pracą współpracowników, a to z kolei uniemożliwia im zajęcie się produktywnymi działaniami w ramach swoich obowiązków. 7.W jaki sposób wymieniają informację Twoi współpracownicy do planowania i wykonania codziennych działań? Poprawna i szybka wymiana informacji jest niezbędna do efektywnego prowadzenia działalności przedsiębiorstwa. Zarządzanie informacją w przypadku jednego spójnego systemu jest łatwe i bardzo efektywne. Umożliwia jednokrotne jej wprowadzanie, delegację uprawnień do jej tworzenia, wykorzystywania i modyfikowania, śledzenie jej historii i bezpieczne przechowywanie. Wszelkie rozproszone formy komunikacji powodują zmniejszenie efektywności działań, ryzyko zakłóceń w komunikacji i w konsekwencji negatywnych skutków dla działalności przedsiębiorstwa. 8. W jak krótkim czasie jesteś w stanie uzyskać informację na temat stanu magazynu, statusu zamówień klientów, zleceń produkcyjnych i planowanej produkcji? Te właśnie zagadnienia z reguły zawierają w sobie bardzo wiele informacji i parametrów. To od nich zależy często odpowiedź na pytanie, w jakiej kondycji jest Twoje przedsiębiorstwo i jaki ma potencjał. Zatem waga tych informacji jest niebagatelna. Co więcej, informacja ta obrazuje skutki działań zespołów współpracowników, czyli pozyskanie jej jest potencjalnie skomplikowane. W przypadku wykorzystania zintegrowanego systemu możesz liczyć na to, że informacje te uzyskasz natychmiast. Strona 8
Podsumowanie quizu Powinieneś bardzo poważnie rozważyć inwestycję w ERP. Twoje kluczowe procesy gospodarcze wspierane są wieloma narzędziami, co powoduje zwiększone ryzyko utraty danych, obniżenia jakości tych danych i automatycznie skutkuje mniejszą efektywnością działań. Prawdopodobnie w skutek złożoności działań Twojego przedsiębiorstwa i niedoskonałości wykorzystywanych narzędzi nie masz aktualnej informacji na temat kondycji i potencjału Twojego biznesu. Bardzo szybko możesz odnieść korzyści z wdrożenia ERP. Do zaplanowania i przeprowadzenia inwestycji wykorzystaj nasz Przewodnik Inwestora. Całkiem nieźle dajesz sobie radę w oparciu o niedoskonały system zbudowany z kilku aplikacji. O ile nawet korzystasz ze zintegrowanych ze sobą systemów, to znaleźć można całkiem spore pole do usprawnień, które w głównej mierze polegać może na reorganizacji procesów i zaprojektowania nowych mechanizmów wsparcia tychże procesów przez obecne lub nowe narzędzia informatyczne. Tak czy inaczej nasz Przewodnik może być pomocny w dalszym rozwoju infrastruktury systemowej w Twoim przedsiębiorstwie i jeżeli nie całość, to z pewnością niektóre kluczowe procesy zyskałyby na jakości w przypadku wsparcia ich systemem klasy ERP. Z dużym prawdopodobieństwem korzystasz ze zintegrowanego systemu wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem. W naszym Przewodniku znaleźć możesz informacje, które zainspirują Cię do dalszego rozwoju wykorzystywanej przez Twoje przedsiębiorstwo infrastruktury systemowej lub do wprowadzenia kilku usprawnień pozwalających w jeszcze pełniejszym stopniu zarządzać informacją w realizowanym biznesie. Jeśli stwierdziłeś już, że Twoje przedsiębiorstwo jest idealnym kandydatem, aby nabyć nowy system ERP wróć do Mapy Drogowej Inwestora i ustal aktualne miejsce w Twoim procesie decyzyjnym/inwestycyjnym. Strona 9
Spis tabel Tabela 1. Kryteria podziału przedsiębiorstw... 17 Tabela 2. Koszty zakupu... 28 Tabela 3. Koszty eksploatacji... 29 Tabela 4. Efekty wdrożenia - wariant pesymistyczny... 30 Spis rysunków Rysunek 1. Dwu- i trzywarstwowe podejście do architektury klient/serwer Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. Rysunek 2. Która korzyść z wdrożenia systemu daje najlepszy zwrot?... 24 Spis wykresów Wykres 1. Koszty, korzyści i bilans w poszczególnych latach dla wariantu pesymistycznego... 31 Wykres 2.Koszty, korzyści i bilans w poszczególnych latach dla wariantu optymistycznego... 32 Spis wzorów Wzór 1. Wartość bieżąca netto (NPV)... 33 Wzór 2. Wewnętrzna stopa zwrotu (IRR)... 33 Wzór 3. Wskaźnik rentowności (ROI)... 34 Strona 56
Treść Przewodnika Inwestora. Przygotuj się do wdrożenia ERP (dalej Przewodnik ) została sporządzona z zachowaniem należytej staranności i zgodnie z najlepszą wiedzą jego autorów, jednakże podmiot prowadzący serwis internetowy decyzje-it.pl zwraca uwagę, że: (i) Przewodnik ma charakter wyłącznie informacyjny (ii) autorzy Przewodnika nie ponoszą odpowiedzialności za sposób lub skutki jego wykorzystania (w tym skutki wykorzystania niezgodnie z przeznaczeniem Przewodnika) (iii) autorzy Przewodnika nie ponoszą odpowiedzialności za przydatność Przewodnika dla określonego celu, (iv) autorzy Przewodnika nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne wady, braki lub nieścisłości Przewodnika. Treść Przewodnika Inwestora. Przygotuj się do wdrożenia ERP podlega ochronie zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych i nie może być kopiowana, wykorzystywana, rozpowszechniana ani publikowana (w tym zamieszczane w Internecie) bez uprzedniej pisemnej zgody twórcy, tj. podmiotu prowadzącego serwis internetowy decyzje-it.pl. Strona 57
Strona 58