POMOCE EWIDENCYJNO-INFORMACYJNE W ARCHIWACH POLSKICH. Rodowód pomocy archiwalnych

Regina Czarnecka POMOCE EWIDENCYJNO-INFORMACYJNE W ARCHIWACH POLSKICH Rodowód pomocy archiwalnych Współczesne pomoce archiwalne wywodzą się z kancelarii staropolskiej. Podstawową formą ewidencji stosowaną w kancelariach i archiwach od XVI wieku był inwentarz. Pierwszą pomocą z zakresu ewidencji i informacji z tego okresu jest inwentarz Archiwum Koronnego sporządzony przez Marcina Kromera. Drugi inwentarz Archiwum Koronnego, który objął całą zawartość archiwum sporządził w latach 1569 1571 kanclerz Jan Zamoyski. W wiekach XVII i XVIII upowszechniają się w kancelariach Rzeczypospolitej regesty wpisów dokonywanych do ksiąg oraz indeksy do tych regestów, stosowane głównie w kancelariach sądowych. Inną formą pomocy archiwalnej był sumariusz. Pojawił się w XVII wieku i zdobył szerokie zastosowanie w kancelariach magnackich Wielkiego Księstwa Litewskiego. Był wówczas szczegółowym spisem zawartości zbiorów. Wśród innych pomocy informacyjno-ewidencyjnych występujących w kancelariach staropolskich wymienić należy różnego rodzaju skorowidze i repertoria. Były to księgi zawierające numer dziennika korespondencyjnego i sygnatury poszczególnych spraw, co ułatwiało poszukiwanie dokumentów. Wiek XIX nie różnił się od poprzednich. W kancelariach i archiwach państw zaborczych opracowywano te same pomoce archiwalne co dawniej, z tym, że akta urzędowe były niedostępne dla polskiej nauki. Na uwagę zasługuje

szerokie zastosowanie w kancelarii zaboru austriackiego indeksów rzeczowych i topograficznych. Po odzyskaniu niepodległości przez Polskę w 1918 roku przed archiwami państwowymi 1 stanęło poważne zadanie usystematyzowania nagromadzonych pomocy archiwalnych. Wychodząc naprzeciw potrzebom nauki archiwiści wezwali na V Zjeździe Historyków Polskich w Warszawie do intensywnego inwentaryzowania dokumentów oraz do publikacji inwentarzy rękopiśmiennych i katalogów archiwalnych. Materiały źródłowe do określonych tematów prezentowane były na łamach czasopisma archiwalnego Archeion 2. Wysiłki archiwistów zniweczył wybuch wojny we wrześniu 1939 roku. Straty jakie poniosła polska archiwistyka w latach 1939 1945 były ogromne i objęły najcenniejsze zabytki kultury rękopiśmiennej przechowywane w archiwach w Warszawie 3. Ucierpiały również zbiory archiwalne i biblioteczne Wojska Polskiego 4. Po zakończeniu drugiej wojny światowej archiwiści bardzo szybko przystąpili do zabezpieczenia ocalałych zbiorów i do ich udostępnienia do badań naukowych oraz potrzeb bieżących. Przed państwową służbą archiwalną 5 stanął problem wypracowania takiego systemu informacyjnego, za pośrednictwem którego można byłoby szybko dotrzeć do źródeł. Presja środowisk naukowych i pośpiech towarzyszący porządkowaniu archiwaliów spowodowały, że powstawały prowizoryczne pomoce archiwalne, głównie spisy akt zespołów. W końcu lat 50-tych archiwa zaleciły sumaryzowanie akt. Polegało ono na rejestracji poszczególnych dokumentów w jednostkach archiwalnych. Bardzo szybko zaniechano 1 Podstawę prawną do organizacji sieci archiwów państwowych w niepodległej Polsce stanowił reskrypt Rady Regencyjnej z 31 lipca 1918 roku oraz dekret O organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwami wydany 7 lutego 1919 roku przez Naczelnika Państwa Józefa Piłsudskiego. (Dziennik Praw Państwa Polskiego nr 14, poz. 182, 1919). 2 Czasopismo naukowe założone przez Stanisława P t a s z y c k i eg o w 1926 roku w Warszawie. Pierwszy tom Archeionu ukazał się w 1927 roku pod redakcją Witolda S u c h o d o l s k i e g o i Wincentego Ł o p a c i ń s k i e g o. Archeion został wznowiony w 1948 roku (t. XVII ) nakładem Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (dalej: NDAP) w Warszawie pod redakcją Rafała G e r b e r a. 3 We wrześniu 1939 roku i w czasie Powstania Warszawskiego zostały zniszczone doszczętnie Archiwum Skarbowe, Archiwum Akt Nowych, Archiwum Akt Dawnych, Archiwum Główne Akt Dawnych oraz Archiwum Miejskie w warszawskim Arsenale. Szerzej por. Straty bibliotek i archiwów warszawskich w zakresie rękopiśmiennych źródeł historycznych t. I, Warszawa 1955; t. II, Warszawa 1956. 4 J. S e m k o w i c z o w a, Polskie Archiwum Wojenne. (Dzieje instytucji), Archeion t. XLV, 1966, s. 63 75; I. C i e s i e l s k i, Archiwalia wojskowe po 1939 roku, Wojskowy Przegląd Historyczny (dalej: WPH) nr 1, 1992, s. 55 63; A. S u c h c i t z, Sprawa odtworzenia Archiwum Wojskowego we Francji 1939 1940, Teki Historyczne t. XXI, Londyn 1994 1995, s. 219 235. 5 Funkcjonowanie archiwów polskich w Polsce Ludowej regulował dekret z 29 marca 1951 roku o archiwach państwowych, Archeion t. XIX/XX, 1951, s. 4 5.

pracochłonnego sporządzania sumariuszy, ograniczając ich opracowanie jedynie dla dokumentów staropolskich. Archiwa gromadzące zasób najnowszy z XX wieku zaczęły coraz więcej uwagi poświęcać podstawowej pomocy ewidencyjnoinformacyjnej jaką jest inwentarz zespołu, nazwany przez prof. Kazimierza Konarskiego przewodnikiem po labiryncie akt 6. Przed polską archiwistyką wyłoniła się pilna potrzeba ścisłego zdefiniowania wielu pojęć i terminów archiwalnych, w tym odnoszących się do pomocy archiwalnych. Terminy te znalazły się w Polskim Słowniku Archiwalnym z 1952 roku, a następnie zostały udoskonalone w Polskim Słowniku Archiwalnym z 1974 roku 7. Współcześnie terminem pomoce archiwalne określa się: różne postacie opracowań dotyczących głownie treści i formy materiałów archiwalnych, sporządzane według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostępniania 8. Stan pomocy archiwalnych i ich charakterystyka Obecnie w polskich archiwach wyodrębnić można, biorąc pod uwagę rodzaj i przeznaczenie, a także zakres i głębokość informacji, trzy zasadnicze grupy pomocy archiwalnych. Pierwsza grupa pomoce sygnalne kieruje badacza do konkretnych archiwów. Informuje ogólnie o przechowywanych w archiwach zbiorach. Należą do niej przewodniki archiwalne oraz spisy i kartoteki zespołów (zbiorów). Druga grupa to podstawowe pomoce archiwalne z pogłębioną informacją odnoszące się nie tylko do całych zespołów i zbiorów, ale do poszczególnych jednostek. Są zarazem pomocami typu ewidencyjnego i informacyjnego. To w pierwszym rzędzie inwentarze archiwalne i spisy zdawczo-odbiorcze akt. Kwalifikują się tu ponadto przewodniki po zespole, o ile odsyłają do poszczególnych pozycji w inwentarzu. Do drugiej, jak również i do trzeciej grupy, zależnie od przeznaczenia, zalicza się katalogi archiwalne (inwentarze tematyczne) oraz informatory o 6 K. K o n a r s k i, Nowożytna archiwistyka polska, Warszawa 1929. 7 Polski Słownik Archiwalny pod redakcją Wandy M a c i e j e w s k i e j, Warszawa 1974. 8 Tamże, s. 63.

materiałach źródłowych do wybranych zagadnień. Trzecią grupę stanowią niesystematyczne pomoce archiwalne wyższego rzędu odnoszące się już nie tylko do jednostek archiwalnych, ale do poszczególnych dokumentów. Są to już dawniej stosowane regesty, sumariusze i repertoria, a także różnego rodzaju skorowidze (indeksy) i kartoteki. A to bliższa charakterystyka poszczególnych pomocy archiwalnych. Wśród pomocy archiwalnych wyróżniające miejsce zajmują niewątpliwie przewodniki po zasobach archiwalnych. Od innych pomocy różni je to, że opracowywane są głównie z przeznaczeniem do publikacji oraz to, że nie opisują treści poszczególnych jednostek archiwalnych, lecz obejmują archiwalia grupowo. Mogą to być przewodniki po zasobie jednego lub kilku archiwów, o zasięgu ogólnopolskim, a nawet międzynarodowym. Spośród dotychczas znanych przewodników po zasobach archiwów polskich pierwszym tego rodzaju opracowaniem był wydany w 1933 roku Przewodnik po archiwach polskich prof. Józefa Siemieńskiego 9. Po wojnie popularyzacji zbiorów archiwów miały służyć praca Stanisławy Pańków Archiwa 10 i informator Eugenii Brańskiej Archiwa Państwowe 11, a także aktualnie wydany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych przewodnik po archiwach 12. Wśród przewodników po zasobie jednego archiwum zarysowują się dwa rodzaje. Pierwszy rodzaj za punkt wyjścia bierze cały zasób archiwum lub tylko jego część np. określoną chronologicznie. Drugi rodzaj wybiera materiały do pewnej grupy tematów ze sobą spokrewnionych i wtedy jest to przewodnik tematyczny. Przewodnik po zasobie archiwum to szczególnie cenna pomoc naukowa. Omawia historię i strukturę organizacyjną archiwum, charakteryzuje jego zasób, a w szczególności informuje o zawartości zespołów i zbiorów bez względu na stan ich opracowania i miejsce przechowywania, a także o historii ustrojowej ich twórców. Informuje ponadto o trybie udostępniania materiałów archiwalnych i podaje bibliografię 9 J. S i e m i e ń s k i, Przewodnik po archiwach polskich. Archiwa dawnej Rzeczypospolitej t. I, Warszawa 1933. Jego kontynuacją jest przewodnik K. K o n a r s k i e g o, Archiwa porozbiorowe i najnowsze, t. II. Warszawa 1956. 10 S. P a ń k ó w, Archiwa, wyd. I, Warszawa 1969, wyd. II, Warszawa 1975. 11 E. B r a ń s k a, Archiwa Państwowe. Informator, Warszawa 1968. 12 Archiwa państwowe w Polsce, Przewodnik po zasobach. Warszawa 1998.

tematu 13. Walor przewodników po zasobie archiwum wynika z faktu ich opublikowania. W Polsce wiele archiwów podjęło wysiłek opracowania przewodnika po własnym zasobie. Należą do nich: Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Archiwum Polskiej Akademii Nauk oraz archiwa państwowe w Gdańsku, Poznaniu, Radomiu, Szczecinie i Wrocławiu. Niektóre archiwa ułatwiły sobie zadanie publikując informatory o własnym zasobie lub spisy zespołów. Spis zespołów jest prostym wykazem nazw zespołów i zbiorów znajdujących się w danym archiwum. Obok nazwy zespołu podaje jego sygnaturę, daty skrajne, dane o objętości w liczbach jednostek lub w metrach bieżących oraz oznaczenie stanu uporządkowania. Kartoteka zespołów składa się ze znormalizowanych kart zespołów (zbiorów) znajdujących się w danym archiwum 14. Zwykle prowadzi się kartoteki dla kart A i B, czyli oddzielnie dla zespołów opracowanych i nie opracowanych archiwalnie. Karta A zawiera 14 rubryk z podstawowymi informacjami o zespole i jego twórcy. Podstawowe dane o opracowanym zespole (zbiorze) to: nazwa zespołu, sygnatura, daty skrajne, stopień uporządkowania i zachowania akt, układ akt w zespole, stan fizyczny, język dokumentów, pomoce archiwalne i bibliografia. Karta B posiada skrócony i uboższy zapis informacyjny, ograniczając się do podania nazwy, sygnatury, cezury chronologicznej i objętości zespołu. Właściwie opracowana i prowadzona na bieżąco kartoteka zespołów jest nadzwyczaj cenną pomocą informacyjno-ewidencyjną zarówno dla użytkowników jak i dla samych archiwistów. Druga grupa pomocy archiwalnych umożliwia bardzo dokładne zapoznanie się ze zbiorami wybranego archiwum i dotarcie do konkretnych dokumentów. W obrębie tej grupy niewątpliwie podstawowe znaczenie ma inwentarz archiwalny. Spełniał on pierwotnie (jeszcze w XIX wieku) głównie funkcję ewidencyjnoskarbową. Był czynnikiem zabezpieczenia zasobu, a ponadto informował o jego rozmieszczeniu w magazynie. Przy dziedziczeniu akt inwentarz stanowił zawsze 13 Przy opracowywaniu przewodników po zasobie archiwum należy korzystać ze wskazówek metodycznych wprowadzonych przez NDAP 12.06.1982 roku. 14 Zostały wprowadzone na mocy zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 25.05.1961 roku, w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych oraz zarządzenia nr 19 z dnia 2.06.1972 roku, w sprawie prowadzenia kartotek i zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych. Wtórniki kart zespołów przesyłane przez archiwa do NDAP w Warszawie pozwoliły sformować centralną kartotekę zespołów.

najcenniejszą i najistotniejszą część sukcesji. Współcześnie zachowując funkcję ewidencyjną systematycznego ciągu jednostek archiwalnych zgodnego z układem zespołu, w pierwszym rzędzie spełnia funkcję informacyjną. Inwentarz zespołu uporządkowanego nazywamy systematycznym. Inwentarze archiwalne pod względem formy i sposobu sporządzania dzielą się na: kartkowe i książkowe. Inwentarz kartkowy jest z reguły pierwszym efektem opracowania i stanowi podstawę do sporządzenia inwentarza ciągłego książkowego. Może być następnie wykorzystany do opracowania katalogów archiwalnych, kartotek i indeksów. Jego dodatnią cechą jest elastyczność dopasowania układu do wszystkich stadiów rekonstrukcyjnych prowadzonych nad zespołem. Zasadne jest zastosowanie inwentarza kartkowego przy inwentaryzacji zespołów otwartych. Inwentarz książkowy sporządza się wyłącznie do zespołów zamkniętych i scalonych. Ma on przewagę nad inwentarzem kartkowym ze względu na swą przejrzystość oraz bezpieczeństwo zawartości (ciągłość). Inwentarz książkowy stanowi wraz ze wstępem i ewentualnie innymi pomocami końcowy etap opracowania przez archiwistę zespołu. Zawiera kartę tytułową (umieszczona jest tu nazwa zespołu ze skrótem tej nazwy, sygnatura, daty skrajne, pełną nazwę archiwum, nazwisko autora oraz data sporządzenia inwentarza), spis treści, wstęp do inwentarza zespołu 15, układ zespołu oraz właściwy tekst inwentarza. Sama karta inwentarza ma układ znormalizowany i zawiera 5 rubryk z następującymi danymi: aktualna sygnatura, tytuł (treść) jednostki, daty skrajne, ewentualnie dawne sygnatury i uwagi (adnotacje o aneksach, o językach obcych i wykonanym mikrofilmie oraz opis zewnętrzny dokumentów) 16. Zasadnicze znaczenie ma notka dotycząca treści, gdyż informuje użytkownika o zawartości jednostki archiwalnej. Wysoki walor informacyjny inwentarza książkowego zespołu jest tylko wówczas spełniony, kiedy jest on prawidłowo i solidnie opracowany. Dlatego inwentarze książkowe często zaopatrzone w różnego rodzaju skorowidze i w załączniki oraz bibliografię, a w przypadku zespołów ponownie opracowanych również w konkordancję sygnatur. Stare inwentarze książkowe, wycofane już z użycia i zastąpione przez inne pełniejsze 15 Wstęp do inwentarza zespołu (zbioru) powinien zawierać informację ustrojowo-historyczną o twórcy akt, dzieje samego zespołu, charakterystykę archiwalna i stan zachowania, omówienie zawartości materiałów oraz metod ich opracowania. 16 Zasady opracowania inwentarzy ciągłych (książkowych) zostały ustalone przez NDAP w 1961 roku.

nazywamy martwymi. Inwentarze archiwalne pod względem merytorycznym dzielą się na inwentarze realne obejmujące wszystkie zachowane akta zespołu (zbioru) w zasobie danego archiwum i inwentarze idealne uwzględniające wszystkie zachowane materiały archiwalne bez względu na miejsce ich obecnego przechowywania tudzież materiały, które uległy zaginięciu lub zniszczeniu. Krańcowym przykładem inwentarza idealnego byłby inwentarz zespołu (zbioru) już nie istniejącego odtworzony na podstawie rekonstrukcji źródeł ubocznych. Inwentarze zespołów o donośnym znaczeniu ze względu na twórcę dokumentów lub na unikalną wartość źródłową opracowuje się z myślą o ich publikacji 17. Rolę zbliżoną do inwentarza zespołu, choć zastępczą, pełni w archiwach opis akt. Mogą to być spisy zdawczo-odbiorcze przygotowane przez jednostkę zdającą akta do archiwum lub usystematyzowane spisy akt sporządzone przez pracowników w archiwum. Choć powszechnie uważa się je za podstawową pomoc ewidencyjną, prawidłowo sporządzone i usystematyzowane spisy pozwalają łatwo dotrzeć do interesujących badacza materiałów. Istotne znaczenie spisów zdawczo-odbiorczych wynika choćby z faktu ich powszechności w archiwach, szczególnie w zakładowych. Do drugiej grupy kwalifikują się również przewodniki po zespołach, ale tylko wtedy, kiedy odsyłają do określonej jednostki archiwalnej, a nawet do konkretnego dokumentu. Ich opracowanie wymaga od archiwisty wielostronnej znajomości zawartości materiałów w zespole i dużego nakładu pracy. Mimo wielu zalet, ich publikowanie jest uzasadnione tylko dla zespołów o bardzo złożonej strukturze organizacyjnej oraz cieszących się dużym zainteresowaniem badaczy. Nieco inny charakter mają katalogi archiwalne (inwentarze tematyczne), opracowywane wyłącznie do wybranych tematów lub dotyczące określonego regionu. W odróżnieniu od inwentarza książkowego nie muszą zawierać całego materiału zgromadzonego w zespole (zbiorze), nie zachowują również kolejności opisów zgodnej z kolejnością sygnatur. O ile inwentarz jest wartością stałą i pełni rolę stróża akt, o tyle katalog jest przewodnikiem po nich, ułatwiającym użytkownikowi poszukiwanie materiałów do określonego tematu. Katalogów do jednego zespołu 17 Do takich należy niewątpliwie Inwentarz akt gen. Władysława Sikorskiego, 1894 1940, Warszawa 1983.

może być kilka, tyle pod iloma kątami widzenia będziemy ujmowali materiał aktowy. Katalog może obejmować materiały z jednego lub z wielu zespołów, uszeregowanych następnie według ustalonych kryteriów, najczęściej rzeczowych. Możliwy jest również układ alfabetyczny, geograficzny lub chronologiczny. Częściej spotykaną formą inwentarzy tematycznych są publikowane informatory o materiałach archiwalnych. Odsyłają one badaczy do określonych zespołów i do jednostek archiwalnych, wskazują na różne archiwa, a także na biblioteki i muzea, w kraju i zagranicą, w których znajdują się materiały do wybranego tematu. Funkcję informacyjną spełniają, nie będąc typowymi pomocami archiwalnymi, wydawnictwa źródłowe oraz artykuły materiałowe publikowane na lamach Archeionu i innych czasopism naukowych. Trzecia grupa pomocy to niesystematyczne pomoce archiwalne wyższego rzędu. Terminem tym określa się dawne regesty i sumariusze oraz repertoria, a także współcześnie opracowywane wszelkiego typu skorowidze i kartoteki. Regest obecnie pełni funkcji prostego streszczenia oddzielnych pism i dokumentów. Sumariusz natomiast stanowi niejako zestawienie owych streszczeń w określonym układzie rzeczowym, a także osobowym i geograficznym. Sporządza się go zwykle dla szczególnie ważnych dla nauki tudzież zniszczonych fizycznie zbiorów. Składnikami sumariusza są: data, treść i sygnatura. W ostatnich latach archiwa owe poświęcały sporo uwagi opracowaniu różnego rodzaju skorowidzów i kartotek. Skorowidz według prof. Kazimierza Konarskiego jest uzupełnieniem poszukiwań prowadzonych przez inwentarz 18. Jest to księga zawierająca hasła i sygnatury służąca do wyszukiwania danych o archiwaliach. Skala typów skorowidza jest niezwykle rozległa i można ujmować je pod różnymi punktami widzenia. Na gruncie archiwów prawie wszystkie skorowidze są alfabetyczne i selektywne. Do skorowidzów zalicza się przede wszystkim indeksy archiwalne. Można je opracowywać do całego inwentarza zespołu lub do jego części. Głównymi składnikami indeksu są: hasło i sygnatura. Istnieją trzy podstawowe rodzaje indeksów: osobowe, geograficzne i rzeczowe. Mogą być przy tym proste i złożone, tj. z bardziej rozwiniętymi hasłami 19. Najłatwiej 19 104. NDAP. 18 K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki, Archeion t. XIX/XX, Warszawa 1951, s. 19 Instrukcja w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych z 26.01.1974 roku,

opracować indeks osobowy, a najbardziej pracochłonne i skomplikowane jest opracowanie indeksu rzeczowego. Repertorium stanowi bardziej od indeksu rozwiniętą formę skorowidza, gdyż zawiera nie tylko samo hasło, ale szeroką informację o treści akt. Wysokie walory informacyjne posiadają znajdujące się w archiwach kartoteki tematyczne i osobowe. Usystematyzowane alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo oddają duże usługi nie tylko użytkownikom, ale i pracownikom archiwum przy opracowywaniu odpowiedzi na kwerendy. Mogą być również wykorzystywane przy opracowywaniu komputerowych baz danych. Stroną ujemną tego typu pomocy, jest ich dezaktualizacja w przypadku zmiany sygnatur archiwalnych. Celowość sporządzania niesystematycznych pomocy informacyjnych w dużej mierze zależy od zainteresowań użytkowników oraz od jakości opracowania inwentarzy. Przedstawiona charakterystyka pomocy archiwalnych ogranicza się wyłącznie do dokumentacji aktowej. Przy opracowaniu pomocy archiwalnych dla dokumentacji obrazowej i dźwiękowej oraz dokumentacji technicznej i kartograficznej stosuje się nieco inne rozwiązania. Stan pomocy archiwalnych w Centralnym Archiwum Wojskowym Ogólna charakterystyka pomocy w archiwach polskich została przedstawiona w oparciu o literaturę tematu, która wyszła głównie spod pióra archiwistów związanych z państwową służbą archiwalną 20. Niewiele wiadomo o pomocach archiwalnych w archiwach wyodrębnionych z państwowej służby archiwalnej i w archiwach niepaństwowych 21. Wśród archiwów resortowych Centralne Archiwum 20 Najpełniejszy przegląd pomocy ewidencyjno-informacyjne w literaturze archiwalnej przedstawili: K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady...; tenże, Wstęp do inwentarza zespołu archiwalnego, Archeion t. XXI, 1952; I. R a d k e, L. S u ł k o w s k a - K u r a s i o w a, Pomoce ewidencyjno-informacyjne w archiwach państwowych, (w:) Archiwa warsztatem pracy historyka, Toruń 1971; H. B a r c z a k, S. N a w r o c k i, C. W ł o d a r s k a, Zagadnienie informacji naukowej w archiwach państwowych, Archeion t. LVI, 1971; R. P i e c h o t a, Pomoce archiwalne Stan obecny i perspektywy, Archeion t. LXVII, 1979; C. W ł o d a r s k a, Pomoce informacyjne w archiwach, Stan obecny i perspektywy na przyszłość, Archeion t. LXVIII, 1979; B. K r o l l, Sporządzanie podstawowych systematycznych archiwalnych pomocy informacyjnych, Archeion t. LXXVIII, 1984; H. R o b ó t k a, B. R y s z e w s k i, A. T o m c z a k, Archiwistyka, Warszawa 1989. 21 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dziennik Ustaw

Wojskowe może poszczycić się bardzo dużym dorobkiem w zakresie opracowania pomocy archiwalnych 22 oraz popularyzacji własnych zbiorów. Przebieg prac nad opracowaniem zasobu archiwalnego i sporządzaniem pomocy archiwalnych w CAW został zaprezentowany na konferencji metodycznej, która obradowała w Toruniu w czerwcu 1971 roku pod hasłem Archiwa warsztatem pracy historyka 23. Pracownicy Centralnego Archiwum Wojskowego po zabezpieczeniu ocalałych po drugiej wojnie światowej archiwaliów Wojska Polskiego 24 przystąpili do ich porządkowania i udostępniania dla celów badawczych. Ważnym wydarzeniem dla wojskowej służby archiwalnej było opracowanie w 1957 roku pierwszej instrukcji o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi. Do jej opracowania wykorzystane zostały doświadczenia archiwów cywilnych. Również przy opracowywaniu podstawowych pomocy archiwalnych uwzględniano wytyczne metodyczne obowiązujące w archiwach państwowych 25, przystosowując je do specyfiki dokumentów proweniencji wojskowej. Pierwszą pomocą archiwalną o charakterze sygnalnym informującą o zespołach akt Wojska Polskiego z okresu II Rzeczypospolitej był opublikowany w 1959 roku Archiwalny Biuletyn Informacyjny 26. Sprawą fundamentalną było wydanie w 1996 roku pierwszego informatora o zasobie archiwum 27. Informator w odróżnieniu od planowanego wcześniej przewodnika nie zawiera wyczerpujących informacji o wszystkich zespołach i kolekcjach zgromadzonych w CAW 28. Obecnie zostały zakończone prace nr 38, poz. 173. 22 L e w a n d o w i c z, B. W o s z c z y ń s k i, Przebieg prac nad pomocami archiwalnymi w Centralnym Archiwum Wojskowym w latach 1960 1964, Archeion t. XLV, 1966, s. 108 118; T. Z a l e w s k i, Skorowidzowanie akt, (w:) Wybrane zagadnienia z archiwistyki wojskowej, Warszawa 1954, s. 95 100; H. F a b j a ń s k i, Pomoce ewidencyjne stosowane w pracy archiwalnej, (w:) Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s. 74 88. 23 B. W o s z c z y ń s k i, Udostępnianie akt w Centralnym Archiwum Wojskowym, (w:) Archiwa warsztatem przy historyków, cz. II, Toruń 1972, s. 25 36. 24 W dniu 5.08.1945 roku ukazał się rozkaz Naczelnego Dowództwa WP powołujący do życia Centralne Archiwum Wojskowe w Gdańsku Oliwie, gdzie Niemcy w czasie okupacji przechowywali dokumenty instytucji i jednostek Wojska Polskiego. Do zadań CAW należało przejęcie i zabezpieczenie tych archiwaliów. Kolejny problem dotyczył zabezpieczenia wytworu kancelaryjnego jednostek bojowych WP z lat 1943 1945. Od 1951 roku Centralne Archiwum Wojskowe rozpoczęto funkcjonowanie w nowej siedzibie w Warszawie. 25 Wskazówki metodyczne sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw XIX i XX w., oprac. dr I. R a d k e, BWSA nr 13 14, 1985, s. 23 41. 26 Archiwalny Biuletyn Informacyjny (wydany w formie powielonej), Warszawa 1959. 27 Centralne Archiwum Wojskowe. Informator o zasobie, oprac. A. B a r t n i k, J. C i e s i e l s k i, W. R o m a n, T. W a w r z y ń s k i. 28 J. C i e s i e l s k i, Koncepcja informatora o zasobie Centralnego Archiwum Wojskowego, BWSA

nad informatorem o zasobie aktowym instytucji MON i zasobach archiwów dawnych okręgów wojskowych 29. Dla akt z okresu 1914 1939 i kampanii wrześniowej został opracowany na użytek wewnętrzny spis zespołów 30, zawierający następujące dane: nazwę zespołu (grupy zespołów, zbioru, kolekcji), sygnaturę archiwalną, ramy chronologiczne, rozmiary, rodzaj opracowanych pomocy archiwalnych oraz miejsce przechowywania. Spis zespołów opracowany z myślą o użytkownikach i poszerzony o materiały archiwalne wytworzone po 1939 roku stanowiłby bardzo cenną pomoc archiwalną nie tylko o charakterze ewidencyjnym, ale przede wszystkim o charakterze informacyjnym 31. Inna bardzo użyteczną pomocą archiwalną o charakterze sygnalnym jest kartoteka zespołów (zbiorów) dla całego zasobu aktowego prowadzona na bieżąco w Pracowni Naukowej CAW, na wzór istniejącej w NDAP centralnej kartoteki zespołów. Złożona z kart A stanowi bardzo ważną pomoc informującą o zespołach i kolekcjach przechowywanych w Centralnym Archiwum Wojskowym i w archiwach okręgów wojskowych, a także o twórcach akt instytucjach i jednostkach Wojska Polskiego. Cały zasób archiwalny Centralnego Archiwum Wojskowego jest zewidencjonowany. Podstawową pomoc ewidencyjną dla zasobu aktowego stanowi rejestr spisów akt przekazywanych, który pełni rolę księgi inwentarzowej 32. W CAW prowadzi się również ewidencję zespołów, zawierającą następujące dane: nazwę twórców zespołów akt, numery spisów akt przekazanych, daty skrajne zespołów oraz ilość przejętych dopływów akt 33. Z obawy o stan fizyczny ocalałych zbiorów przedwojennego Archiwum Wojskowego pracownicy CAW przystąpili w pierwszej kolejności do porządkowania zespołów akt instytucji i formacji Wojska Polskiego z lat 1918 1939 i opracowywania podstawowych pomocy ewidencyjno-informacyjnych. W nr 17, 1994, s. 23 26. 29 K. B a n a s z e k, Informator o Archiwum Instytucji Ministerstwa Obrony Narodowej i archiwach rodzajów sil zbrojnych, Warszawa 2000. 30 Spis zespołów akt z lat 1914 1939, oprac. od kierunkiem ppłk. K. B a r a, Warszawa 1980. 31 Szerzej: H. F a b i a ń s k i, Pomoce ewidencyjne stosowane w pracy archiwalnej, (w:) Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1997. 32 J. M i c e w i c z, Praktyka tworzenia i obiegu informacji archiwalnej w archiwach wojskowych propozycje usprawnienia, BWSA nr 11, 1981. 33 Ibidem.

początkowym okresie ze względu na przemieszanie akt i niekompletność zespołów ograniczono się do sporządzania prowizorycznych pomocy informacyjnoewidencyjnych tj. spisów akt i inwentarzy kartkowych. Obecnie cały zasób aktowy z lat 1914 1939 jest uporządkowany. Większość opracowanych zespołów i kolekcji posiada inwentarze książkowe zaopatrzone we wstępy oraz skorowidze. Do niektórych inwentarzy zespołów akt Naczelnego Dowództwa WP, wytworzonych systemem kancelarii austriackiej opracowano repertoria 34. Część zespołów i kolekcji z lat 1914 1921 udostępnia się nadal na podstawie starych inwentarzy sporządzonych jeszcze w Archiwum Wojskowym 35. W 1964 roku CAW otrzymało w ramach rewindykacji z archiwów b. ZSRR 164 mb archiwaliów Wojska Polskiego z lata 1918 1939 36 Włączenie tak dużej ilości nabytków do macierzystych zespołów i zbiorów łączyło się często z ich ponownym opracowaniem. Kierując są pilną potrzebę historyków wojskowych zwrócono szczególną uwagę na akta Wojska Polskiego z lat wojny 1943 1945 37. Opracowane inwentarze książkowe ze względu na duże zapotrzebowanie ze strony użytkowników wydano drukiem 38. Ukazały się w czterech częściach i zawierały 525 zespoły akt. Dalsze prace nad opracowaniem materiałów archiwalnych z okresu drugiej wojny światowej byty związane z kolekcja Kampania wrześniowa oraz zespołem akt Oddział VI Naczelnego Wodza w Londynie. Cały zasób aktowy Wojska Polskiego lat 1945 1968 zinwentaryzowano. Z kart inwentarza kartkowego został utworzony katalog, który usystematyzowany według twórców akt pełni rolę podstawowej pomocy informacyjno-ewidencyjnej. W ostatnich latach dużym przedsięwzięciem były prace związane z uporządkowaniem zbioru archiwaliów Oddziału II Sztabu Generalnego (Głównego) i Samodzielnych Referatów Informacyjnych DOK I X z lat 1918 1939, otrzymanych w 1989 roku z Archiwum MSW. Po opracowaniu inwentarza książkowego dla zespołu akt Oddziale II Sztabu Głównego i attaches wojskowych z inwentarza kartkowego zostanie utworzony 34 L. L e w a n d o w i c z, B. W o s z c z y ń s k i, Przebieg prac... 35 Dotyczy to takich zespołów jak: Legiony Polskie, Komisja Wojskowa Tymczasowej Rady Stanu, Departament Wojskowy NKN, Polska Siła Zbrojna, Polski Korpus Posiłkowy, Formacje Wschodnie, Armia gen. Hallera, Powstania Śląskie. 36 B. W o s z c z y ń s k i, Materiały archiwalne przekazane Centralnemu Archiwum Wojskowemu ze Związku Radzieckiego, WPH nr 4, 1964, s. 281 297. 37 R. P o l k o w s k i, Tworzenie akt i działalność praktyczna kancelarii ludowego Wojska Polskiego. Wybrane zagadnienia op. cit., s. 14 15. 38 Inwentarz akt ludowego Wojska Polskiego, Jednostki bojowe cz. 1. Warszawa 1961.

katalog rzeczowy. Będzie pełnił on rolę przewodnika w poszukiwaniu dokumentów do określonego tematu po tym liczącym kilka tysięcy jednostek archiwalnych i bardzo złożonym pod względem strukturalnym zespole. Obecnie działalność Wydziału Naukowego Archiwalnego CAW jest skoncentrowana nad opracowaniem akt Wojska Polskiego z okresu powojennego do 1968 roku. Inwentarze książkowe posiadają tak ważne zespoły akt, jak m.in. Sztab Generalny WP i Dowództwa Okręgów Wojskowych. W ramach działalności naukowo-informacyjnej pracownicy Centralnego Archiwum Wojskowego opracowywali referaty materiałowe 39, prezentując je na sesjach i konferencjach naukowych, a także publikowali artykuły informacyjne m.in. w Archeionie i Wojskowym Przeglądzie Historycznym oraz wielu innych czasopismach naukowych. Są to przeważnie skrócone inwentarze charakterystyki materiałów archiwalnych dobranych do różnych zagadnień z dziedziny historii wojskowości oraz najnowszej historii Polski. Ważnym wydarzeniem dla Archiwum było wydanie w 1969 roku pierwszego numeru własnego Biuletynu Wojskowej Służby Archiwalnej (dotychczas ukazały się 22 numery). Publikuje się tu artykuły poruszające problemy metodyczne archiwistyki wojskowej, ale przede wszystkim artykuły informujące o dziejach i organizacji wojskowych twórców zespołów akt oraz o źródłach archiwalnych. Mając na uwadze szeroką popularyzacje materiałów proweniencji wojskowej bezpośrednio w środowiskach użytkowników biuletyn rozsyłany jest do bibliotek i instytutów naukowo-badawczych o profilu historycznym oraz wszystkich placówek archiwalnych. Centralne Archiwum Wojskowe zawsze przywiązywało duże znaczenie do publikacji wydawnictw dokumentów z bogatych zbiorów archiwum. We współpracy z Wojskowym Instytutem Historycznym ukazały się źródła do działalności Wojska Polskiego w latach 1943 1945 40, materiały dotyczące wojny obronnej Polski w roku 1939 41 oraz materiały obrazujące obronę Warszawy w 1939 roku 42. Dokumenty Centralnego Archiwum Wojskowego znalazły 39 W. R o m a n, Wykorzystanie zasobu archiwalnego CAW w latach 1945 1998, BWSA nr 21, w. 142. 40 Organizacja i działania bojowe ludowego Wojska Polskiego w latach 1943 1945, t. I, 1958; t. II, 1964; t. III, 1965. 41 Wojna obronna Polski 1939, Warszawa 1968. 42 Obrona Warszawy w 1939, Warszawa 1968.

się w znanym wydawnictwie Źródła do dziejów Powstań Śląskich 43. W ostatnich latach pracownicy CAW uczestniczyli w przygotowaniu do druku niezwykle ważnych dla dziejów najnowszych Polski wydawnictw źródłowych zawierających unikalne dokumenty przechowywane w zasobie archiwum. Mowa o wydawnictwach Bitwa Warszawska 1920 44 i Bitwa Niemeńska 1920 45. We współpracy z Ośrodkiem Karta został opracowany Indeks Represjonowanych, zawierający alfabetyczne wykazy jeńców wojennych z 1939 roku oraz internowanych obywateli polskich, a następnie więzionych w sowieckich łagrach 46. Ważną funkcję informacyjną spełnią w Centralnym Archiwum Wojskowym kartoteki osobowe i tematyczne. Oddają one usługi nie tylko użytkownikom, ale i pracownikom archiwum w odpowiedzi na liczne kwerendy. W ciągu wielu lat funkcjonowania archiwum dzięki żmudnej pracy pracowników Wydziału Informacji Archiwalnej powstała specjalna kartoteka kwerend załatwionych pozytywnie. Kartoteki osobowe zgromadzone w Pracowni Naukowej stanowią bezcenne źródło nie tylko dla badaczy, ale również dla żołnierzy i ich rodzin. Wymienić tu należy: kartotekę akt personalnych i odznaczeniowych oficerów WP; kartotekę żołnierzy wcielonych do WP w 1943 roku na terenie ZSRR; kartotekę uczestników szturmu na Berlin; kartotekę żołnierzy leczonych w batalionach sanitarnych; kartotekę żołnierzy rannych i chorych, leczonych i zmarłych w szpitalach WP w latach 1944 1945; kartotekę ewidencyjną pułków zapasowych (1944 1945); kartotekę sądzonych przez sądy wojskowe po 1945 roku oraz skorowidz żołnierzy Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie. W latach 1991 1995 zasób Centralne Archiwum Wojskowe wzbogacił się o niezwykle ważne dla losów Polaków kartoteki osobowe, utworzone z materiałów pozyskanych w archiwach rosyjskich, litewskich i białoruskich przez Wojskową Komisję Archiwalną 47. Są to: kartoteka polskich jeńców wojennych z 1939 43 Źródła do dziejów powstań śląskich, Wrocław Warszawa Kraków t. I, 1963; t. II, 1970. Z Centralnego Archiwum Wojskowego pochodzi 115 przekazów źródłowych; B. W o s z c z y ń s k i, Udostępnianie akt... s. 33. 44 Bitwa Warszawska 1920, oprac. A. B a r t n i k, J. C i s e k, H. M a l c z e w s k a, T. R a w s k i, S. S o k ó ł, W. S t r z a ł k o w s k i, M. T a r c z y ń s k i, T. W a w r z y ń s k i, t. 1, Warszawa 1995; t. 2, Warszawa 1996. 45 Bitwa Niemeńska 1920, t. I, Warszawa 1999; t. II, Warszawa 2000. 46 T. V, Jeńcy w Griazowniku i Suzdalu, Warszawa 1998; t. VI, Aresztowani w rejonie Lwowa i Drohobycza, Warszawa 1998; t. VII, Uwięzieni w Stalinogorsku, Warszawa 1999; t. XI, Jeńcy w Juży, Warszawa 2000. 47 Informacja o wynikach pracy Wojskowej Komisji Archiwalnej w archiwach Federacji Rosyjskiej w

roku i więzionych w obozach na terenie ZSRR 48 kartoteka internowanych w latach 1939 1945; kartoteka polskich przedwojennych akt personalnych z Białorusi oraz kartoteka rodzin deportowanych z Litwy w latach 1941 1951. Pracownicy Wydziału Naukowego przystąpili natychmiast do ich opracowania, co dało wymierne efekty. Do Centralnego Archiwum Wojskowego zgłaszają się rodziny wziętych do niewoli żołnierzy WP, Straży Granicznej i Korpusu Ochrony Pogranicza, a także innych internowanych obywateli polskich z terenów wschodnich II Rzeczypospolitej, po wkroczeniu tam 17 września 1939 roku Armii Czerwonej. Wszystkie kartoteki osobowe i tematyczne zgromadzone w CAW stanowią obecnie podstawę materiałową do opracowania programów komputerowych. Perspektywy Archiwa polskie aby sprostać wyzwaniom jakie niesie z sobą XXI wieku zmuszone będą przystosować system informacji naukowej oparty nadal na tradycyjnych pomocach archiwalnych do skomputeryzowanych systemów informacyjnych. Wprowadzenie całego zasobu archiwalnego do pamięci komputera wymaga usprawnienia dotychczas funkcjonującego w archiwach aparatu informacyjno-ewidencyjnego. Różnorodność zgromadzonej dokumentacji, jej niejednolitość i wieloaspektowość stwarzają trudności przy opracowaniu wykazu słów kluczowych używanych w terminologii archiwalnej 49. Przed polskimi archiwistami stoi trudne zadanie, aby ją precyzyjnie określić i ujednolicić oraz przystosować do światowego standardu opisu archiwaliów 50. Problematyce tej poświęcony był Międzynarodowy Kongres Archiwów w Montrealu w 1993 roku. Aktualny pogląd na stosowanie techniki komputerowej w archiwach na świecie oddają uchwały ostatniego okresie wrzesień 1992 czerwiec 1993, BWSA nr 16, 1993, s. 5 59. 48 H.W. H i l l e r, Kartoteka polskich jeńców wojennych z 1939 roku, BWSA nr 19, 1996, s. 97 101. 49 M. P o l e t y ł o, Zasady budowy tezaurusa, Warszawa 1968; S. N a w r o c k i, Tezaurus archiwalny. Warszawa 1981. 50 S. N a w r o c k i, Problem wykorzystywania techniki komputerowej w archiwach zagranicznych ze szczególnym uwzględnieniem postępowania z nowoczesnymi nośnikami informacji, (w:) Archiwa polskie wobec wyzwań XXI wieku. Pamiętnik III Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich, Toruń, 2 4 września 1997, t. I, Radom 1998.

XIII Międzynarodowego Kongresu Archiwów, który obradował we wrześniu 1996 roku w Pekinie, pod hasłem Archiwa pod koniec stulecia. Bilans i perspektywy 51. Biorąc pod uwagę fakt, że stosowanie techniki komputerowego przetwarzania danych upowszechniło się w: bibliotekach i archiwach większości krajów świata, archiwa polskie bez jej szerokiego zastosowania niewiele będą liczyły się w dyskusji nad rozwiązywaniem współczesnych problemów archiwalnych na forum Międzynarodowej Rady Archiwalnej przy UNESCO. Sięgając do historii, praktyczne zastosowanie techniki komputerowej w zakresie informacji naukowej pojawiło się już latach 60-tych w USA, początkowo w bibliotekach, a następnie w archiwach. Dla zbiorów bibliotecznych opracowano standard opisu, który otrzymał nazwę MARC. W 1984 roku archiwa amerykańskie przygotowały wersję standardu opisu materiałów archiwalnych o nazwie MAEC AMC. Dla potrzeb archiwów brytyjskich przekształcono go w wersję o nazwie MAD. W Centralnym Archiwum Public Records Orfice w Londynie skomputeryzowano obsługę pracowni naukowych oraz pomoce archiwalne. W Niemczech wiodącym archiwum w zakresie komputeryzacji jest od wielu lat Bundesarchiv, gdzie przy pomocy komputerów opracowuje się nie tylko akta, ale materiały audiowizualne i dokumentacje elektroniczną. Początki komputeryzacji w polskiej archiwistyce, to przede wszystkim działalność od 1970 roku zespołu poznańskiego Informatyka i archiwa, kierowanego przez prof. Stanisława Nawrockiego. Jest on autorem pionierskiego opracowania Komputer w służbie archiwalnej 52. Na początku lat 90-tych na Uniwersytecie w Toruniu powstał drugi ośrodek naukowy działający pod kierunkiem prof. Bogdana Ryszewskiego, zajmujący się wykorzystaniem komputera do opisu archiwaliów. Efektem pracy zespołu toruńskiego stal się model standardu opisu archiwaliów polskich, pracującego na dziewięciu poziomach informacyjnych, o nazwie POPAR (Format Opisu Archiwaliów Polskich) 53. Jego mankamentem jest niestety brak kartoteki haseł wzorcowych. Kiedy w latach 90-tych trafiły do wszystkich polskich archiwów komputery realna stała się możliwość ich wykorzystania opracowaniu baz danych. 51 Tamże. 52 Tenże, Komputer w służbie archiwalnej, Poznań 1985. 53 B. R y s z e w s k i, Problemy komputeryzacji archiwaliów, Toruń 1994; W. N o w o s a d, Dokumentacja komputerowa w strukturze zasobu archiwalnego, (w:) Archiwa polskie...; W. C h o r a ż y c z e w s k i, Polski standard opisu archiwaliów FOPAR na tle standardów obcych, tamże.

Według Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej ciągu ostatnich kilku lat powstało w archiwach państwowych ponad 400 komputerowych baz danych, różnorodnych pod względem tematyki i wielkości. Zawierają często informacje trudne do odszukania przy pomocy tradycyjnych pomocy archiwalnych. Przykładem bazy danych opracowanej na podstawie systematycznych pomocy archiwalnych jest inwentarz Ambasady RP w Rzymie i Ambasady RP w Moskwie, Poselstwa Polskiego w Teheranie oraz Ministerstwa Spraw Zagranicznych ze zbiorów Archiwum Akt Nowych. Wyjątkowy charakter ma baza danych powstała w 1995 roku w Archiwum Dokumentacji Mechanicznej przy współpracy z firmą Kodak, zawierająca skanowane fotografie oraz ich opis. Najdłuższą historię ma skomputeryzowana Ewidencja Zasobów Archiwalnych SEZAM, opracowana przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych 54. Pomyślana jako pierwsza ogólnopolska baza danych rejestrująca zasób na poziomie zespołu (zbioru) stanowi rozwinięcie centralnej kartoteki zespołów. Początki programom zawierającym standardy opisu dla określonych rodzajów dokumentacji dały prace zespołu powołanego do opisu dokumentów wytworzonych do końca XVIII w. SCRINIUM. Natomiast w Archiwum Głównym Akt Dawnych przygotowano założenia programu Walezy zaplanowanego jako baza danych łącząca wszystkie regesty i indeksy. Wykorzystanie techniki komputerowej znalazło szerokie zastosowanie również w Centralnym Archiwum Wojskowym. Już od 1993 roku we współpracy z Wojskową Komisją Archiwalną przystąpiono do opracowywania komputerowych baz danych Kolekcji dokumentów z archiwów rosyjskich oraz kartoteki akt personalnych żołnierzy polskich i innych osób internowanych w ZSRR 55. Centralne Archiwum Wojskowe systematycznie realizuje program wprowadzania całego zasobu archiwalnego do pamięci komputerów. Powstały nowe bazy danych specyficzne dla dokumentacji wojskowej 56. Centralna Baza Danych Wojskowych Twórców Akt (WTA) zawiera informacje o organizacji jednostek i instytucji wojskowych oraz o 54 Skomputeryzowana Ewidencja Zasobów Archiwalnych (SEZAM), wersja 1.3. Instrukcja wprowadzenia i wyszukiwania danych, Warszawa 1996, NDAP. 55 A. W y s o c k i, Kartoteka akt personalnych pozyskanych z archiwów rosyjskich, BWSA nr 19, s. 101 107. 56 E. K o n r a d M ł y n a r s k a, Centralna baza danych wojskowych twórców akt. Cel powstania i zasady funkcjonowania, BWSA nr 20, 1997, s. 5 15.

wytworzonych przez nie aktach. Będzie ona obejmowała jednostki i instytucje wojskowe działające zarówno w okresie międzywojennym, jak i powojennym, a zatem cały zasób aktowy CAW. Funkcję pomocy archiwalnych spełniają również Centralna Baza Danych Sądowych Temida, która powstała na podstawie akt sądowych i związanych z nimi kart ewidencyjnych 57 oraz Centralna Baza Danych Personalnych CEBA. Program CEBA zapewnia obsługę kartotek akt personalnych i odznaczeniowych z okresu 1918 1939 oraz kartotek powstańców śląskich i wielkopolskich. W oparciu o opracowaną przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej przy NDAP ogólnopolską bazę danych o zasobach archiwalnych SEZAM została opracowana Centralna Bazą Danych Opracowanych Zespołów Archiwalnych OZA 58. Jest ona podstawowym elementem tworzonego w Centralnym Archiwum Wojskowym komputerowego Systemu Informacyjno-Wyszukiwawczego o nazwie Archiwum. Zapewnia on korzystanie ze wszystkich baz wchodzących w skład systemu. Reasumując, mimo tak szybkiego rozwoju techniki komputerowej, w archiwach polskich w najbliższych latach funkcjonować będzie tradycyjny system wyszukiwania informacji oparty głównie o inwentarze zespołów akt. Dlatego działania archiwistów powinny iść w kierunku podwyższenia jakości ich opracowania. Stanowią one bowiem podstawową pomoc informacyjno-ewidencyjną we wszystkich archiwach i służą do opracowywania innych wysoce użytecznych pomocy informacyjnych, jak przewodniki archiwalne, a także komputerowych baz danych. Krokiem w przyszłość winno być tworzenie nowych baz danych, obejmujących coraz to większe obszary zasobów archiwalnych oraz ich powszechna dostępność, a także możliwość swobodnej wymiany informacji o własnych zbiorach pomiędzy archiwami w kraju i zagranicą. 57 E. K o n r a d M ł y n a r s k a, Centralna baza danych sądowych. Cel powstania i zasady funkcjonowania, BWSA nr 21, 1998, s. 169 175. 58 J. G z y l, Z.G. K o w a l s k i, OZA Centralna Baza Danych Opracowanych Zespołów Archiwalnych, BWSA nr 21, 1998, s. 153 168.