Dokumentacja techniczna Narzędzia Informatycznego

Dokumentacja techniczna Narzędzia Informatycznego Instrukcja użytkownika Instrukcja administratora

Spis treści 1 INFORMACJE PODSTAWOWE... 3 1.1 WYMAGANIA SYSTEMOWE... 3 1.2 URUCHOMIENIE SYSTEMU... 3 2 ADMINISTRACYJNA DROGA WNIOSKU... 5 3 PRACA Z APLIKACJĄ... 6 3.1 PRACOWNIK URZĘDU PRACY... 6 3.1.1 Zakładka Wnioski... 6 3.1.1.1 Rozliczanie wniosków... 10 3.1.2 Zakładka Struktura SI... 13 3.1.3 Zakładka Ewidencja SI... 14 3.1.3.1 Podstawowe warunki przeszukiwania Ewidencji SI... 15 3.1.3.2 Zaawansowane warunki przeszukiwania Ewidencji SI... 17 3.1.4 Edycja danych użytkownika... 20 3.1.5 Komunikator... 21 3.2 PRACOWNIK MPIPS - KIEROWNIK... 22 3.2.1 Zakładka Wnioski... 22 3.2.2 Zakładka Struktura SI... 24 3.2.3 Zakładka Ewidencja SI... 27 3.2.3.1 Podstawowe warunki przeszukiwania Ewidencji SI... 28 3.2.3.2 Zaawansowane warunki przeszukiwania Ewidencji SI... 30 3.2.4 Zakładka Sprawozdania... 33 3.2.5 Zakładka Użytkownicy... 33 3.2.6 Edycja danych użytkownika... 34 3.2.7 Komunikator... 34 3.3 PRACOWNIK MPIPS - KONTROLER... 34 3.4 PRACOWNIK MPIPS - ADMINISTRATOR... 34 4 PODPIS ELEKTRONICZNY... 35 5 METRYKA... 38

1 INFORMACJE PODSTAWOWE 1.1 WYMAGANIA SYSTEMOWE Do prawidłowej pracy systemu wymagany jest WINDOWS XP, JAVA w wersji nie niższej niż 6.1. Javę można pobrać ze strony producenta http://www.java.com/pl/download/index.jsp lub ze strony firmy Quicksoft. 1.2 URUCHOMIENIE SYSTEMU Do uruchomienia systemu potrzebny będzie plik quicksoft_nossl.jnlp, który znajdą Państwo pod adresem: http://quicksoft.pl/pup/quicksoft_nossl.jnlp lub na stronie http://www.quicksoft.pl/pup/ (Uruchomienie aplikacji: 6.0). Po otwarciu pliku pojawi się okno pobierania, w którym należy zaznaczyć opcję: Otwórz za pomocą i wybrać przycisk OK. Rysunek 1 Okno otwierania aplikacji Po wykonaniu w/w czynności rozpocznie się automatyczne pobieranie aktualnego pakietu potrzebnego do działania aplikacji. Uwaga: w zależności od szybkości łącza z Internetem, pobieranie pakietu może trwać nawet kilka minut. Rysunek 2 Następnie pojawi się okno logowania, w którym w polach: Login i Hasło należy wpisać poprawne dane i wybrać przycisk Zaloguj. Rysunek 3 Okno logowania do aplikacji PWI Strona 3

W przypadku, gdy użytkownik 3 - krotnie wpisze niepoprawny login i hasło, pojawi się ukazany niżej komunikat: Rysunek 4 Komunikat informujący o zablokowaniu hasła W takiej sytuacji należy postępować zgodnie z treścią podaną w komunikacie, czyli odczekać 30 minut i spróbować zalogować się ponownie. Jeśli użytkownik zapomni hasła i nie jest możliwe zalogowanie się do aplikacji, konieczny jest kontakt z administratorem. Strona 4

2 ADMINISTRACYJNA DROGA WNIOSKU W tym rozdziale zostanie przedstawiona administracyjna droga wniosku, czyli jego możliwe ścieżki od momentu wprowadzenia przez wnioskodawcę, aż do czasu zatwierdzenia przez kontrolera. Pierwszym etapem jest wprowadzenie wniosku przez wnioskodawcę do systemu, wypełnienie potrzebnych danych, a następnie przesłanie do kierownika. Jeśli zdarzy się, że wniosek został niepoprawnie wypełniony, to jest możliwość jego usunięcia, co opisane jest w dalszej części instrukcji. Jeżeli wnioskodawca stwierdzi, że wniosek jest poprawnie wypełniony, przekazuje go kierownikowi. Kierownik po weryfikacji wniosku zatwierdza go, odrzuca, lub w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, cofa do wnioskodawcy. W sytuacji, gdy kierownik uzna, że wniosek jest prawidłowy, zatwierdza go i przekazuje kontrolerowi. Kontroler po dokonaniu weryfikacji może wniosek odrzucić, co powoduje powrót wniosku do kierownika, bądź też zatwierdzić. Wnioskodawca Usunięcie Wysłanie Cofnięcie Zatwierdzenie Kierownik Odrzucenie Przekazanie Odrzucenie, Zatwierdzenie Kontroler Strona 5

3 PRACA Z APLIKACJĄ 3.1 PRACOWNIK URZĘDU PRACY 3.1.1 Zakładka Wnioski W zakładce Wnioski użytkownik wykonuje czynności związane z rejestracją i przekazaniem wniosku do rozpatrzenia przez osobę upoważnioną. Do dyspozycji użytkownika są następujące przyciski znajdujące się na dole ekranu: Dodaj wniosek (spowoduje pojawienie się nowego wniosku do wypełnienia), Wyświetl (pokazuje wybrany wniosek z listy), Opcje dodatkowe (m.in. możliwość zmiany statusu wniosku), Usuń (usuwa wybrany wniosek z listy) Rysunek 5 Widok na zakładkę Wnioski W celu dodania nowego wniosku, użytkownik wybiera przycisk Dodaj wniosek, który spowoduje pojawienie się okna przedstawionego poniżej (użytkownik ma możliwość rozszerzania i zwężania kolumn znajdujących się w niżej przedstawionej tabeli). W oknie tym należy wprowadzić wszystkie elementy wniosku potrzebne do jego rejestracji i dalszego przekazania. Strona 6

Rysunek 6 Zakładka nowo tworzonego wniosku Wniosek podzielony jest na PRIORYTETY, w których znajdują się kategorie podzielone na odpowiednie pozycje. W celu dodania pozycji, użytkownik musi wybrać przycisk Dodaj pozycje do listy. Po wykonaniu w/w czynności pojawi się okno przedstawione poniżej, w którym należy wypełnić wymagane pola. Rysunek 7 Okno Pozycja wniosku Po wprowadzeniu wszystkich danych użytkownik wybiera przycisk Zapisz, a następnie wraca do okna Formularz wniosku, wybierając przycisk Zamknij. W oknie Formularz wniosku użytkownik ma możliwość zaznaczenia pola Ukryj niewypełnione priorytety, co spowoduje, że będzie widział tylko pozycje wypełnione we wniosku. Strona 7

Rysunek 8 Widok na wypełnione pozycje wniosku Po zakończeniu wypełniania wniosku użytkownik zapisuje wprowadzone dane przy pomocy przycisku Zapisz, co spowoduje pojawienie się ukazanego niżej komunikatu. Rysunek 9 Następnie użytkownik wraca do okna z listą wniosków. Tutaj zmienia status na Wysłany (kolor pomarańczowy), wybierając przycisk Opcje dodatkowe - Zmień status, Rysunek 10 Okno zmiany statusu wniosku a następnie zapisuje zmiany, poprzez wybór przycisku Zapisz. Rysunek 11 Strona 8

Użytkownik ma również możliwość kopiowania wprowadzonych wniosków (o dowolnym statusie) i tworzenia na ich podstawie nowych wniosków. Do nowoutworzonych w ten sposób wniosków jest możliwość dodania nowych pozycji, bądź usunięcia starych. Kopiowanie rozpoczyna się od zaznaczenia na liście wybranego wniosku, a następnie wybrania przycisku Opcje dodatkowe Dodaj nowy na podstawie wybranego. Spowoduje to pojawienie się nowego wniosku, który zawiera takie same pozycje jak kopiowany. W celu wyświetlenia wniosku, użytkownik wybiera interesujący go wniosek, a następnie przycisk Wyświetl znajdujący się na dole ekranu. Jeśli pojawi się komunikat ukazany na poniższym zrzucie, oznacza to, że użytkownik nie wybrał żadnego wniosku, a jedynie zaznaczył pozycję grupującą wnioski (rok). Rysunek 12 Rysunek 13 Widok na zakładkę Wnioski Usunięcie wybranego wniosku z listy, odbywa się po naciśnięciu przycisku Usuń, znajdującego się w prawej, dolnej części ekranu. W momencie zaznaczenia danego wniosku na liście i następnie wybraniu przycisku Usuń, pojawi się komunikat z potwierdzeniem wykonania czynności. Po wybraniu pozycji TAK, wniosek zniknie z listy wniosków. Rysunek 14 Strona 9

3.1.1.1 Rozliczanie wniosków Celem wprowadzanie rozliczenia wniosku jest dodanie do ewidencji informacji o nowo zakupionym sprzęcie, oprogramowaniu lub innych wydatkach związanych z IT. Należy pamiętać, iż rozliczenie może zostać wprowadzone tylko dla: wniosków, dla których nie zablokowano możliwości wprowadzenia rozliczenia, kolumna Można rozliczyć na liście wniosków; wniosków o statusie zatwierdzony; dla pozycji wniosku, które zostały oznaczone do realizacji, kolor zielony. Aby dokonać rozliczenia należy wybrać wniosek, wyświetlić jego szczegóły, wybrać pozycję do rozliczenia, a następnie przycisk Wyświetl pozycje. Rysunek 15 Szczegóły wniosku Wyświetlone zostanie okno przedstawione, poniżej, które domyślnie przełączone jest na zakładkę Rozliczenie. Uwaga:, jeżeli dla wniosku zablokowano możliwość wprowadzania rozliczeń zakładka Rozliczenia jest niedostępna. Strona 10

Rysunek 16 Pozycja wniosku Użytkownik ma do wyboru dwa typy rozliczenia: Ogólne rozliczenie oraz Szczegółowe rozliczenie. W ogólnym rozliczeniu wprowadzane są informacje niezwiązane ze sprzętem i oprogramowaniem (przykładowo: środki przeznaczone na szkolenie pracowników). W trakcie wprowadzania rozliczenia ogólnego użytkownik określa Typ rozliczenia, wprowadza kwotę rozliczenia następnie zaznacza pole Pozycja rozliczona. W celu potwierdzenia zmian wybiera przycisk Zapisz. Okno Pozycja wniosku zostaje zamknięte, a użytkownik powraca do okna Podgląd wniosku. Dla pozycji, dla której wprowadzono rozliczenie następuje zmiana statusu w kolumnie Rozliczone z NIE na TAK oraz zmiana koloru na zielony. Należy pamiętać, aby po zakończeniu wprowadzania rozliczeń dokonać zapisu wszystkich wprowadzonych zmian. W tym celu należy użyć przycisku Zapisz w Podglądzie wniosku. Poprzez szczegółowe rozliczenie wprowadzamy informacje o środkach związane z sprzętem oraz oprogramowaniem. Po określeniu Typ rozliczenia: Szczegółowe rozliczenie ukazuje się lista, do której to użytkownik dodaje pozycje zawierające szczegółowe informacje. Rysunek 17 Rozliczenie szczegółowe Strona 11

Aby dodać pozycję do listy użytkownik wybiera przycisk Dodaj pozycje do listy. Spowoduje to pojawienie się okna Dodanie (rysunek poniżej), w którym to użytkownik dokładnie określa, do jakiego elementu Struktury SI należy przypisać rozliczenie. Rysunek 18 Określenie pozycji rozliczenia Struktura SI została podzielona na dwie grupy Sprzęt i Oprogramowanie (rysunek poniżej). Rysunek 19 Lista pozycji Po określeniu odpowiedniej przynależności użytkownikowi ponownie ukazuje się formularz Dodanie, w którym konieczne jest uzupełnienie szczegółowych informacji. Formularze różnią się w zależności od wybranej przynależności. Poniżej przedstawiono przykładowy wygląd formularza. Rysunek 20 Dodanie pozycji Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pozycji użytkownik zapisuje wprowadzone informacje za pomocą przycisku Zapisz. Następuje zapis informacji i powrót użytkownika do okna Pozycje wniosku, rysunek poniżej. Dla dodanej pozycji użytkownik uzupełnia pozostałe dane. (Numer dokumentu, ilość oraz cenę. Wartość oraz kwota rozliczenia uzupełniane są automatycznie) Strona 12

Rysunek 21 Pozycje wniosku - pozycje na liście Pole Pozycja rozliczona zaznaczana jest automatycznie po dodaniu pierwszej pozycji do listy. Po zakończeniu użytkownik zapisuje informacje przy pomocy przycisku Zapisz. Następuje zapis informacji i powrót do okna Podgląd wniosku. Dla pozycji, dla której wprowadzono rozliczenie następuje zmiana statusu w kolumnie Rozliczone z NIE na TAK oraz zmiana koloru na zielony. Należy pamiętać, aby po zakończeniu wprowadzania rozliczeń dokonać zapisu wszystkich wprowadzonych zmian. W tym celu należy użyć przycisku Zapisz w Podglądzie wniosku. 3.1.2 Zakładka Struktura SI Użytkownik z poziomu urzędu pracy ma dostęp jedynie do przeglądania danych, które znajdują się w tej zakładce. Dodawanie, usuwanie i modyfikacja elementów znajdujących się w tym oknie, jest dostępne tylko dla użytkowników na wyższym poziomie. Strona 13

3.1.3 Zakładka Ewidencja SI Rysunek 22 Widok na zakładkę Struktura SI W zakładce Ewidencja SI, użytkownik ma możliwość przeglądania i weryfikacji informacji dotyczących infrastruktury posiadanej przez własny urząd. Rysunek 23 Widok na zakładkę Ewidencja SI Strona 14

3.1.3.1 Podstawowe warunki przeszukiwania Ewidencji SI Wyszukiwarka posiada Podstawowe i Zaawansowane opcje wyszukiwania. W opcji Podstawowe użytkownik wskazuje obszar wyszukiwania, strukturę danego sprzętu i warunek. Rysunek 24 W zależności od złożoności struktury organizacyjnej urzędu (filie, punkty obsługi, itd.), drzewo ukazane na rysunku powyżej przyjmuje bardziej lub mniej rozbudowaną strukturę. W przypadku braku jakichkolwiek filii itp. zawiera jedynie nazwę województwa i powiatu, do którego jest przypisany użytkownik. Po wybraniu kryteriów, użytkownik wybiera przycisk Generuj. Rysunek 25 W oknie pojawi się lista urzędów, które spełniają dany warunek lub grupę warunków. Strona 15

Rysunek 26 Widok na listę wyszukanych pozycji Po naciśnięciu na danej jednostce prawym przyciskiem myszy, pojawi się funkcja Szczegóły. Wybranie funkcji powoduje wyświetlenie szczegółów wybranej jednostki. Rysunek 27 Widok na szczegóły wybranej pozycji Strona 16

Aby opuścić okno szczegółów jednostki użytkownik klika prawym przyciskiem myszy w dowolnym obszarze Struktury, aby wywołać menu z opcją Powrót. 3.1.3.2 Zaawansowane warunki przeszukiwania Ewidencji SI Aby utworzyć zaawansowane zapytanie umożliwiające uzyskanie bardziej szczegółowych informacji użytkownik może skorzystać z kreatora znajdującego się pod przyciskiem Dodaj warunek (przycisk w dolnej części aplikacji) lub wybierając przycisk Zaawansowane (przycisk w górnej części aplikacji). Rysunek 28 Widok na zaawansowane warunki przeszukiwania Ewidencji SI Dodanie warunku poprzez przycisk Dodaj warunek powoduje pojawienie się okna kreator, w którym użytkownik określa kryteria. Po określeniu warunku użytkownik ma możliwość określenia dokładnego parametru. Klikając prawym przyciskiem myszy w tabeli parametr wywołuje menu, które umożliwia dodanie parametru. Rysunek 29 Okno dodawania warunku Strona 17

W wywołanym oknie użytkownik ma możliwość wybrania dowolnego dostępnego parametru oraz dodatkowo określenie warunku na parametr. Rysunek 30 Okno nowego warunku na parametr Po dodaniu parametru użytkownik ma możliwość modyfikacji oraz usunięcia dodanego przez siebie parametru. W tym celu wywołuje menu dostępne pod prawym przyciskiem myszy. Rysunek 31 Okno dodawania warunku Po określeniu warunków oraz ich parametrów w celu wygenerowania żądanych danych użytkownik wybiera przycisk Generuj znajdujący się w dolnej części aplikacji. Innym sposobem dodania warunku jest wywołanie prawym przyciskiem myszy menu na pozycji Zbiór warunków. Strona 18

Rysunek 32 Widok na zakładkę Ewidencja SI Powoduje to wyświetlenie okna, w którym użytkownik określa parametry warunku. Ma również możliwość określenia dokładnych warunków parametrów. Rysunek 33 Okno nowego warunku Dodawanie parametrów działa w analogiczny sposób jak w kreatorze. Użytkownik posiada również możliwość bardziej złożonych zapytań, w których możliwe jest dokładne sprecyzowanie struktury zapytań odmiennych dla typu informacji, jakie chce uzyskać. Dla pracowników ministerstwa jest możliwe jest również określenie zapytań odmiennych dla poszczególnych jednostek. W celu tworzenia tego typu zapytań użytkownik dodaje kolejne zbiory warunków, w których określa, jakie informacje chcę uzyskać. Uzupełnianie dodatkowych zbiorów warunków odpowiednimi warunkami przebiega w analogiczny sposób jak to zostało opisane powyżej. Strona 19

3.1.4 Edycja danych użytkownika Rysunek 34 Widok na listę wyszukanych pozycji W oknie Profil użytkownika (druga ikonka w prawej górnej części ekranu) znajdują się podstawowe dane użytkownika, które w razie zaistnienia potrzeby można aktualizować. Okno to służy również do zmiany hasła. Rysunek 35 Okno Profil użytkownika Po wprowadzeniu wymaganych zmian, użytkownik wybiera przycisk Zapisz, co spowoduje pojawienie się komunikatu ukazanego niżej. Rysunek 36 Strona 20

3.1.5 Komunikator Po wybraniu ikony dostępnej w prawym górnym rogu ekranu, użytkownikowi otworzy się moduł umożliwiający realizację zadań związanych z przesyłaniem krótkich komunikatów tekstowych. Pracownicy posiadający uprawnienia Ministerstwa mogą kontaktować się bezpośrednio z każdym poziomem. Opisany powyżej model pozwala na komunikację jedynie w pionie i funkcjonuje analogicznie do prostego programu pocztowego. W górnej części można wybrać pomiędzy skrzynkami: Odebrane, Wysłane, Kosz. Dostępny jest także szybki filtr, który w przypadku użytkownika o wysokich uprawnieniach w systemie (np. użytkownik na poziomie Ministerstwa), umożliwi ograniczenie listy wiadomości do określonej grupy użytkowników. Każda wiadomość na liście może zostać zaznaczona w celu przeprowadzenia operacji na grupie zaznaczonych wiadomości. Funkcja może być wykorzystana w przypadku konieczności usunięcia części wiadomości z listy. Aby wysłać wiadomość należy wybrać przycisk Nowa wiadomość. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające określenie parametrów wiadomości. Przykładowe okno dla użytkownika na poziomie urzędu pracy zaprezentowano poniżej. Rysunek 37 Okno nowej wiadomości Wybranie przycisku Powiaty spowoduje pojawienie się nowego okna, w którym użytkownik wybiera adresatów wiadomości. Użytkownik ma do wyboru: powiaty województw (zrzut niżej), powiaty danego województwa (zrzut niżej), Rysunek 38 Strona 21

Rysunek 39 a także możliwość wyszukania danego adresata (zrzut niżej) Rysunek 40 Po wypełnieniu treści komunikatu należy wybrać przycisk Wyślij. System dostarczy wiadomość do adresata tylko w przypadku, gdy ten będzie zalogowany w systemie. Jeżeli nie będzie zalogowany, wiadomość będzie dostarczona po pierwszym zalogowaniu się adresata do aplikacji. Z tego też względu użytkownicy powinni się często logować do aplikacji w celu sprawdzenia, czy w komunikatorze nie znajduje się wiadomość, którą należy przeczytać. Przyjęto zasadę, że wszystkie nieodczytane wiadomości są wyświetlane na liście pogrubioną czcionką. Dopiero kliknięcie na wiadomości i wyświetlenie jej treści zmieni status wiadomości na przeczytaną, co powoduje zmianę jej wyświetlania na liście na czcionkę normalną. Wszystkie wiadomości wysłane można podejrzeć w folderze Wysłane. Zmianę folderu wykonujemy poprzez wybranie odpowiedniej opcji znajdującej się w górnej części ekranu komunikatora. 3.2 PRACOWNIK MPIPS - KIEROWNIK Kierownik oprócz podstawowych funkcji, które dostępne są również dla pracownika powiatu, posiada dodatkowe, którymi są: Zarządzanie użytkownikami oraz Sprawozdania. Drzewo jednostek w porównaniu z oknem pracownika powiatu jest obszerniejsze, ponieważ obejmuje wszystkie jednostki. 3.2.1 Zakładka Wnioski Użytkownik o uprawnieniach kierownika nie ma możliwości wprowadzania wniosków, ponieważ jego możliwości ograniczają się jedynie do: zatwierdzenia kwoty (w całości lub w części), o którą wnioskuje urząd, dodania uwag oraz do zmiany statusu wniosku. Strona 22

Rysunek 41 Widok na zakładkę Wnioski Kierownik może zmienić status wniosku na: Odrzucenie, Przekazanie, Cofnięcie. - Odrzucenie wniosku odbiera pracownikowi wprowadzającemu wniosek możliwość poprawy danych w nim zawartych oraz usunięcia odrzuconego przez kierownika wniosku, - Przekazanie oznacza skierowanie wniosku do kontrolera w celu jego weryfikacji, - Cofnięcie powoduje zwrot wniosku do pracownika, który go wprowadzał. Po otrzymaniu cofniętego wniosku, pracownik wprowadzający ma możliwość jego usunięcia i wprowadzenia nowego wniosku, który będzie zawierał prawidłową wartość wnioskowanej kwoty. Po zakończeniu wprowadzania wniosku użytkownik kieruje go do ponownego rozpatrzenia. Dodawanie uwag do wniosku i zatwierdzanie wnioskowanych kwot (w całości lub w części) odbywa się w tym samym oknie aplikacji. Aby użytkownik mógł to wykonać, wybiera wniosek z listy, a następnie przycisk Popraw. Zatwierdzenie w całości wnioskowanej kwoty odbywa się poprzez wstawienie znaku potwierdzenia w wymaganym polu. Po wykonaniu tej czynności pole potwierdzenia przybiera kolor zielony. Pojawi się okno szczegółowe wniosku, w którym, w celu zatwierdzenia części kwoty i dodania uwag do poszczególnego elementu wniosku, należy wybrać odpowiednią pozycję i przycisk Szczegóły. Spowoduje to pojawienie się ukazanego niżej okna, w którym użytkownik wprowadza wymagane dane. Strona 23

Rysunek 42 Po wprowadzeniu uwag i kwoty, użytkownik odznacza pole Pozycja zatwierdzona do realizacji i zapisuje wprowadzone zmiany wybierając przycisk Zapisz. W oknie szczegółów wniosków, po zakończeniu potwierdzania lub odrzuceniu wszystkich elementów wniosku, zapisuje zmiany wybierając przycisk Zapisz. Użytkownik oprócz opisanych wyżej uprawnień, ma także możliwość przeglądania historii danego wniosku, po wybraniu w zakładce Podgląd wniosku, przycisku Historia. Wtedy pojawi się ukazane niżej okno. 3.2.2 Zakładka Struktura SI Rysunek 43 Struktura SI powiązana jest z Ewidencją. Pozwala ona usystematyzować wszystkie informacje znajdujące się we wnioskach grupując je podczas rozliczania wniosków. Zakładka Struktura SI dostępna jest dla wszystkich użytkowników (pracownika urzędu pracy, kierownika, kontrolera oraz administratora). Jednak tylko administrator ma możliwość modyfikowania oraz wprowadzania pozycji znajdujących się w tej zakładce. Strona 24

Rysunek 44 Widok na zakładkę Struktura SI Rysunek 45 Widok na zakładkę Struktura SI dla administratora Strona 25

Rysunek 46 Widok na zakładkę Struktura SI Pola oznaczone, jako Tylko informacje (czerwone pozycje) nie są rozliczane. Administrator wprowadzając pozycje oraz grupuje je w odpowiednie kategorie. Dla każdej pozycji administrator ma możliwość wprowadzenia parametrów. Aby dodać odpowiedni parametr administrator klika prawym przyciskiem myszy w prawej części okna aplikacji. Wywołuje to menu z funkcją Dodaj parametr. Strona 26

Rysunek 47 Widok na zakładkę Struktura SI Dla nowego parametru konieczne jest określenie pozycji przedstawionych na rysunku powyżej. Pole Widoczny oznacza, że pole jest dostępne w rozliczaniu wniosków. Pole Dziedziczenie oznacza, że wszystkie podległe pozycje zostaną powiązane z tym parametrem. 3.2.3 Zakładka Ewidencja SI Użytkownik z poziomu kontroler, kierownik posiada dostęp do zakładki Ewidencja SI, w której ma możliwość przeglądania i weryfikacji informacji dotyczących infrastruktury posiadanej przez wszystkie jednostki. Strona 27

Rysunek 48 Widok na zakładkę Ewidencja SI 3.2.3.1 Podstawowe warunki przeszukiwania Ewidencji SI Wyszukiwarka posiada Podstawowe i Zaawansowane opcje wyszukiwania. W opcji Podstawowe użytkownik wskazuje obszar wyszukiwania, strukturę danego sprzętu i warunek. Rysunek 49 W zależności od złożoności struktury organizacyjnej urzędu (filie, punkty obsługi, itd.), drzewo ukazane na rysunku powyżej przyjmuje bardziej lub mniej rozbudowaną strukturę. W przypadku braku jakichkolwiek filii itp. zawiera jedynie nazwę województwa i powiatu, do którego jest przypisany użytkownik. Po wybraniu kryteriów, użytkownik wybiera przycisk Generuj. W oknie pojawi się lista urzędów, które spełniają dany warunek lub grupę warunków Strona 28

Rysunek 50 Widok na zakładkę Ewidencja SI Po naciśnięciu na danej jednostce prawym przyciskiem myszy, pojawi się funkcja Szczegóły. Wybranie funkcji powoduje wyświetlenie szczegółów wybranej jednostki. Rysunek 51 Widok na szczegóły wybranej pozycji Strona 29

Aby opuścić okno szczegółów jednostki użytkownik klika prawym przyciskiem myszy w dowolnym obszarze Struktury, aby wywołać menu z opcją Powrót. 3.2.3.2 Zaawansowane warunki przeszukiwania Ewidencji SI Aby utworzyć zaawansowane zapytanie umożliwiające uzyskanie bardziej szczegółowych informacji użytkownik może skorzystać z kreatora znajdującego się pod przyciskiem Dodaj warunek (przycisk w dolnej części aplikacji) lub wybierając przycisk Zaawansowane (przycisk w górnej części aplikacji). Rysunek 52 Widok na zakładkę Ewidencja SI Dodanie warunku poprzez przycisk Dodaj warunek powoduje pojawienie się okna kreator, w którym użytkownik określa kryteria. Po określeniu warunku użytkownik ma możliwość określenia dokładnego parametru. Klikając prawym przyciskiem myszy w tabeli parametr wywołuje menu, które umożliwia dodanie parametru. Rysunek 53 Okno dodawania warunku Strona 30

W wywołanym oknie użytkownik ma możliwość wybrania dowolnego dostępnego parametru oraz dodatkowo określenie warunku na parametr. Rysunek 54 Okno dodawania nowego warunku na parametr Po dodaniu parametru użytkownik ma możliwość modyfikacji oraz usunięcia dodanego przez siebie parametru. W tym celu wywołuje menu dostępne pod prawym przyciskiem myszy. Rysunek 55 Okno dodawania warunku Po określeniu warunków oraz ich parametrów w celu wygenerowania żądanych danych użytkownik wybiera przycisk Generuj znajdujący się w dolnej części aplikacji. Innym sposobem dodania warunku jest wywołanie prawym przyciskiem myszy menu na pozycji Zbiór warunków. Strona 31

Rysunek 56 Widok na zakładkę Ewidencja SI Powoduje to wyświetlenie okna, w którym użytkownik określa parametry warunku. Ma również możliwość określenia dokładnych warunków parametrów. Rysunek 57 Okno dodawania nowego warunku Dodawanie parametrów działa w analogiczny sposób jak w kreatorze. Użytkownik posiada również możliwość bardziej złożonych zapytań, w których możliwe jest dokładne sprecyzowanie struktury zapytań odmiennych dla typu informacji, jakie chce uzyskać. Dla pracowników ministerstwa jest możliwe jest również określenie zapytań odmiennych dla poszczególnych jednostek. W celu tworzenia tego typu zapytań użytkownik dodaje kolejne zbiory warunków, w których określa, jakie informacje chcę uzyskać. Uzupełnianie dodatkowych zbiorów warunków odpowiednimi warunkami przebiega w analogiczny sposób jak to zostało opisane powyżej. Strona 32

3.2.4 Zakładka Sprawozdania Funkcja ta umożliwia użytkownikowi generowanie z aplikacji własnoręcznie utworzonych sprawozdań. Rysunek 58 Widok na zakładkę Sprawozdania Aby wykonać nowe sprawozdanie, należy wybrać przycisk Dodaj, który znajduje się w dolnej części ekranu. Po wykonaniu opisanej wyżej czynności pojawi się okno Dodanie sprawozdania. Rysunek 59 Okno Dodanie sprawozdania W polu Nazwa sprawozdania użytkownik umieszcza nazwę sprawozdania, a w polu Opis szczegółowy opis dodawanego sprawozdania. Pole Plik służy do określenia ścieżki pliku, który ma zostać zaimportowany do bazy, a pole Wybierz do jej zaakceptowania. Następnie wybiera przycisk Zapisz lub Zamknij. 3.2.5 Zakładka Użytkownicy Kierownik ma możliwość dodawania, usuwania użytkowników, jak również modyfikacji ich danych, np. zmiany hasła. W zakładce Użytkownicy kierownik wprowadza dane użytkownika takie jak: login, hasło, nazwisko i imię oraz adres e-mail. Następnie przy pomocy Strona 33

przycisku Uprawnienia wybiera obszary, do których będzie miał dostęp nowo dodany użytkownik. Rysunek 60 Okno uprawnień Kierownik może stworzyć własną grupę użytkowników, a tym samym dopasować indywidualnie wygląd aplikacji do danego użytkownika. 3.2.6 Edycja danych użytkownika Edycja danych użytkownika na poziomie MPIPS, przebiega w analogiczny sposób do edycji danych użytkownika na poziomie urzędu pracy. 3.2.7 Komunikator Po wybraniu ikony dostępnej w prawym górnym rogu ekranu, użytkownikowi otworzy się moduł umożliwiający realizację zadań związanych z przesyłaniem krótkich komunikatów tekstowych. Obsługa komunikatora dla pracownika MPIPS, przebiega w analogiczny sposób jak dla użytkownika z poziomu urzędu pracy. 3.3 PRACOWNIK MPIPS - KONTROLER Kontroler posiada podobne uprawnienia do kierownika, ale ma również możliwość dodawania uwag do poszczególnych elementów wniosku, czy też zatwierdzania w całości lub w części wnioskowanych kwot. 3.4 PRACOWNIK MPIPS - ADMINISTRATOR Administrator oprócz uprawnień, jakie posiadają wszyscy wymienieni wcześniej użytkownicy (pracownik urzędu pracy, kierownik, kontroler), posiada także uprawnienia do dodawania, usuwania i modyfikacji danych użytkownika (np. zmiany hasła), przypisania użytkownikowi wybranego zestawu ról, odebrania użytkownikowi uprawnienia do wykonywania wskazanej akcji, jak również nadania uprawnienia do wykonywania wskazanej akcji. Administrator ma także uprawnienie do modyfikacji oraz wprowadzania pozycji znajdujących się w zakładce Struktura SI. Strona 34

4 PODPIS ELEKTRONICZNY Do podpisu elektronicznego została użyta zewnętrzna aplikacja procentrum SmartSign firmy Unizeto. Format podpisu XAdES. Podpis elektroniczny w formacie XAdES jest zgodny z wymaganiami ustawy z dnia 18.09.2001 roku o podpisie elektronicznym oraz z najnowszymi standardami opartymi o język XML. Typ podpisu podpis wewnętrzny oznacza to, że plik podpisu będzie również zawierał dokument. Wszystkie czynności związane z czynnościami wykonywanymi w wyżej wspomnianej aplikacji znajdują się w instrukcji użytkownika dołączonej do aplikacji procentrum SmartSign. Użytkownik może wykonać podpisu elektronicznego tylko na zatwierdzonych wnioskach (żadne inne wnioski nie zostaną podpisane elektronicznie). Podpis użytkownik rozpoczyna od zaznaczenia zatwierdzonego wniosku na liście, a następnie wybrania przycisku Opcje dodatkowe - Podpis elektroniczny. Spowoduje to wyświetlenie się okna przedstawionego poniżej. Następnym krokiem jest wybranie przycisku Zapisz XML, który służy do zapisania wniosku na komputerze. Rysunek 61. Okno podpisu elektronicznego Spowoduje to pojawienie się okna, w którym użytkownik określa lokalizację pliku, a następnie wybiera przycisk Zapisz. Rysunek 62. Okno do zapisania pliku na komputerze Po zakończeniu zapisu wniosku pojawi się komunikat przedstawiony, poniżej, który należy zamknąć wybierając przycisk OK Rysunek 63. Potwierdzenie zapisania pliku Strona 35

Po zakończeniu zapisu pliku na komputerze rozpoczynamy podpis elektroniczny, do którego używamy zewnętrznej aplikacji wspomnianej na wstępie rozdziału. Na wysokości podpisanego elektronicznie wniosku, w pierwszej kolumnie pojawi się znaczek informujący o wygenerowaniu pliku do podpisu (drogowy znak zakaz wjazdu). Po podpisaniu wniosku przez zewnętrzną aplikację należy dołączyć go do wniosku znajdującego się w aplikacji. Użytkownik rozpoczyna wykonanie tej czynności od zaznaczenia na liście wniosków, wniosku, do którego zostanie dołączony plik zawierający podpis. Następnie wybiera przycisk Podpis elektroniczny, który spowoduje wyświetlenie okna przedstawionego poniżej. W oknie tym użytkownik wybiera przycisk Wyślij podpisany dokument. Rysunek 64. Okno podpisu elektronicznego W nowo otwartym oknie użytkownik wybiera plik, który zostanie podłączony do wniosku. Po odnalezieniu właściwego pliku użytkownik wybiera przycisk Otwórz, który spowoduje rozpoczęcie procesu przesyłu pliku do bazy wniosków. Rysunek 65. Formatka informującą o procesie wysyłki wniosku do bazy Strona 36

Po zakończeniu procesu wysyłki ikonka w pierwszej kolumnie zmienia się na ikonkę czerwonego długopisu. Aby pobrać dokument, który jest w prawidłowy sposób podpisany elektronicznie, należy z listy wniosków wybrać wniosek (ikona długopisu), następnie przycisk Podpis elektroniczny, który spowoduje pojawienie się ukazanego niżej okna. W oknie tym użytkownik wybiera przycisk Pobierz podpisany dokument, a następnie określić lokalizację gdzie plik ma zostać zapisany. Rysunek 66. Okno podpisu elektronicznego Strona 37

5 METRYKA Autor: Tytuł: Data utworzenia: Jolanta Wieczorek Dokumentacja techniczna Narzędzia Informatycznego Instrukcja użytkownika, Instrukcja Administratora. 18.09.2009 Historia zmian: L.p. Data Autor Wersja Opis 1. 18.09.2009 Jolanta Wieczorek 1.0 Utworzenie dokumentu 2. 26.10.2009 Jolanta Wieczorek, Krystian Przybyłek 1.0 Aktualizacja dokumentu 3. 27.01.2010 Jolanta Wieczorek 1.0 Aktualizacja dokumentu 4. 28.04.2010 Krystian Przybyłek 1.0 Dopisanie punktu 3.1.1.1 Strona 38