Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność w ramach VIII Priorytetu PO KL 28 września 2009

Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność w ramach VIII Priorytetu PO KL 28 września 2009 Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

okres za jaki składany jest wniosek musi być zgodny z przyjętym w umowie o dofinansowanie harmonogramem płatności. data od w pierwszym wniosku o płatność musi być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji projektu, wskazaną we wniosku o dofinansowanie. data do we wniosku o płatność końcową musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu, płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu. okresy kolejnych wniosków o płatność NIE MOGĄ się zazębiać, np. pierwszy wniosek o płatność za okres 01/01/2009 do 31/03/2009 2 kolejny wniosek za okres 01/04/2009 do 30/06/2009

3

Punkt 2_ (6) - nr umowy: należy posługiwać się numeracją z umowy, a jeżeli jest podpisany aneks to numerem aneksu. WAŻNE: w przypadku aneksowania umowy należy zwrócić uwagę, by wskazać nr aneksu obowiązującego w dniu przedkładania wniosku o płatność do IP. (7) okres realizacji projektu zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (punkt 1.8 z wniosku o dofinansowanie). (9) wartość wydatków rozliczanych niniejszym wnioskiem. Kwota zgodna z wartością w tabeli z punktu 4_ wniosku o płatność kolumna 3 wiersz 3. 4 (10) planowana kwota wnioskowana zgodna z harmonogramem płatności, będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu.

Nie wolno uzupełniać szarych pól - uzupełnia je pracownik WUP. 5

6

7

Punkt 4_ Kolumna 1 nazwa zadania realizowanego w ramach projektu zgodnego z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Kolumna 2 należy przedstawić dane o wydatkach, jakie zgodnie z umową o dofinansowanie projektu powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań oraz wkładu niepieniężnego, wydatków pośrednich, cross-financingu zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Kolumna 3 kwoty wydatków objętych danym wnioskiem o płatność. W przypadku wydatków bezpośrednich wydatki powinny być zawsze zgodne z załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność. Natomiast w przypadku wydatków pośrednich: rozliczanych ryczałtem - powinna być to odpowiednia wartość wynikająca z przeliczenia procentu (zgodnego z 4 punkt 2 umowy o dofinansowanie) wydatków pośrednich w stosunku do rozliczanych wydatków bezpośrednich; dokumentowanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków zgodne z załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność. 8

Rozliczanie kosztów pośrednich wg rzeczywiście poniesionych wydatków: w GWP należy zaznaczyć w załączniku nr 1 opcję: wydatki uzupełniamy analogicznie jak w przypadku kosztów bezpośrednich. 9

Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem: w GWP należy odznaczyć w załączniku nr 1 opcję: Kwotę wydatków pośrednich obliczamy w następujący sposób: 10 tak obliczoną kwotę uzupełniamy w tabeli w punkcie 2 w kolumnie 3. 4_postępu finansowego UWAGA: % ryczałtu musi być zgodny z zapisami z umowy o dofinansowanie. Nie jest to % wykazany w budżecie wniosku o dofinansowanie w pozycjach kolejne lata.

Punkt 4_ Kolumna 4 należy wykazać kumulatywnie wydatki w ramach projektu w podziale na kategorie określone w kolumnie 1, uznane za kwalifikowalne zgodnie z dotychczas otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność bez wydatków rozliczanych w danym wniosku. Kolumna 5 procentowa relacja zsumowanych wartości z kolumny 3 i 4 w stosunku do wartości z kolumny 2. 11

Aby uniknąć błędów w tej części wniosku należy zwrócić uwagę na: aktualizowanie wydatków w kolumnie nr 2 zgodnie z wprowadzanymi zmianami w budżecie, w kolumnie nr 4 należy uwzględnić kwoty rozliczone w poprzednich wnioskach, należy zwrócić uwagę, aby we wszystkich zadaniach w kolumnie 1 w wierszach w tym wydatki personelu uzupełnić kwoty, które stanowią wynagrodzenie personelu. Ww. kwoty obliczane są na podstawie szczegółowego budżetu wniosku o dofinansowanie. Beneficjenci, którzy realizują projekt zgodnie z Zasadami finansowania z dnia 25 marca 2009 r. pozostawiają powyższe wiersze nie uzupełnione. 12

13 Wyczerpująco i dokładnie opisujemy stan realizacji i przebieg w poszczególnych zadaniach określonych w budżecie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, w odniesieniu do których zostały wykazane wydatki w pkt. 4 wniosku o płatność. Należy zwrócić uwagę na to, aby informacje zawarte w opisie stanu realizacji projektu były zgodne z harmonogramem oraz by odzwierciedlały wydatki ujęte we wniosku o płatność.

Opisując poszczególne zadania i wykazując kwotę wydatków poniesionych na zadanie proszę zwrócić uwagę, aby nie było rozbieżności z kwotą wykazaną w załączniku nr 1. Należy również ujmować działania, do których Beneficjent został zobowiązany umową oraz aneksami. W opisie ujmujemy ponadto rzeczową realizację projektu pod kątem wykonania poszczególnych działań, nawet wtedy, gdy wydatki nie zostały ujęte w załączniku nr 1, ponieważ nie zostały zapłacone w całości, np.: wynagrodzenia. 14

W punkcie 6_ wykazywany jest każdy przychód zarówno ten uwzględniony jak i niezaplanowany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem (przychodem będą np.: opłaty wpisowe, opłaty za udostępnianie kserokopiarki, sprzedaż określonych usług/towarów wytworzonych w ramach realizowanego projektu, itp.). Przychodem nie będą odsetki bankowe na rachunku wyodrębnionym na potrzeby projektu. Odsetki bankowe nie są wykazywane we wniosku, należy je wykazać w piśmie przewodnim lub osobnym zestawieniu oraz zwrócić na konto IP. 15 UWAGA: w pkt. 6 nie ujmujemy wpływów z częściowej odpłatności uczestników, do momentu złożenia tabeli dotyczącej monitoringu opłat wpisowych uczestników wraz z końcowym wnioskiem o płatność.

16 Tabela uzupełniana w przypadku, gdy Beneficjent dostrzegł niekwalifikowalność wydatków (np. korekta ZUS) wykazanych w złożonych już wcześniej i rozliczonych wnioskach o płatność lub niekwalifikowalność wynika z przeprowadzonej kontroli. Wówczas w punkcie 7_należy wykazać nr wniosku o płatność w ramach którego rozliczony został wydatek będący przedmiotem korekty, nr dokumentu księgowego, którego korekta dotyczy (w przypadku gdy jest to możliwe należy podać również liczbę porządkową w zestawieniu załączonym do wniosku), rodzaj wydatku niekwalifikowalnego, datę wykrycia korekty, wyjaśnienie powodu zaistnienia korekty, wysokość korekty oraz źródło, z którego zostały sfinansowane wydatki w ramach korekty uznane następnie przez beneficjenta lub w ramach kontroli za niekwalifikowalne. Wykazując korektę należy mieć na uwadze, że transza kwoty wnioskowanej zostanie pomniejszona o kwotę wykazanej korekty. W związku z powyższym w kolejnym wniosku należy uaktualnić harmonogram płatności.

W punkcie 8_ wskazuje się źródła finansowania wydatków w podziale na kwoty źródeł w okresie rozliczeniowym oraz narastająco, tj. od początku realizacji projektu, przy czym wartości narastające powinny wynikać z otrzymanych przez beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność. 17 W ostatniej kolumnie od początku realizacji projektu, należy uwzględnić tylko i wyłącznie wydatki rozliczone w poprzednich wnioskach o płatność (bez bieżącego wniosku).

W przypadku, gdy wartość projektu stanowi 100% dofinansowania wszystkie wydatki należy wykazać w wierszu budżet państwa. W przypadku, gdy wartość projektu stanowi dofinansowanie oraz wkład własny lub wkład własny pochodzący z częściowej odpłatności uczestników projektu za udział w szkoleniu należy w wierszu budżet państwa wpisać kwotę wydatków finansowaną z dotacji, natomiast w wierszu prywatne wskazać odpowiednią wysokość wydatków sfinansowanych ze środków własnych. UWAGA: w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem należy zwrócić uwagę, aby suma wydatków rozliczanych w kolumnie w okresie rozliczeniowym zawierała również koszty pośrednie. 18

19

Punkt 9_ Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego Tabelę wypełnia się w podziale na kwotę dofinansowania oraz jeśli dotyczy na poszczególne źródła wkładu własnego. Ponadto w kolumnie ogółem zsumowane są wszystkie wartości wykazane we wcześniejszych kolumnach. (1) Całkowita wartość projektu należy uzupełnić zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu; w przypadku gdy w ramach projektu przewidziany jest wkład własny należy wskazać wartości tego wkładu w kolumnie wkład prywatny zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie. (2) Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki łączna kwota otrzymanych przez beneficjenta transz dotacji rozwojowej od początku realizacji projektu do ostatniego dnia zamykającego okres za jaki złożony jest wniosek (punkt 1_ wniosek za okres do ). W przypadku wkładu własnego pola nie są wypełniane. 20

(3) Kwota dotychczas rozliczonych środków łączna kwota rozliczonych środków (narastająco) wykazanych w złożonych i zatwierdzonych wnioskach o płatność w ramach projektu (w pozycji tej nie uwzględnia się kwoty, która rozliczana jest danym wnioskiem). (4) Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem należy wypełnić zgodnie z sumą wydatków w pkt. (8_) wniosku w podziale na kwotę dofinansowania i wkład własny. (5) Procent rozliczenia pole wyliczane automatycznie przez GWP. (6) Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku - pole wyliczane automatycznie przez GWP. UWAGA: w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem należy zwrócić uwagę, aby suma wydatków rozliczanych w wierszu 4 zawierała również koszty pośrednie. 21

Jako okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy wskazany w harmonogramie płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu. W kolumnie Planowane wydatki przedstawia się informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach, aż do zakończenia realizacji projektu. 22 Kolumnę Planowana kwota wnioskowana beneficjent wypełnia zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu. Beneficjent może jednocześnie dokonać aktualizacji ww. harmonogramu podając nowe, przy czym instytucja dokonująca weryfikacji wniosku może zmiany te odrzucić.

UWAGA: Uzupełniając harmonogram płatności proszę zwrócić uwagę, aby: Suma planowanych wydatków oraz kwot do tej pory rozliczonych informacją o weryfikacji wniosku była równa całkowitej wartości projektu. Suma planowanych kwot do wypłaty wraz z kwotą wnioskowaną z punktu 2_(10) oraz otrzymanymi do tej pory transzami była równa kwocie dofinansowania. Uzupełniając planowane wydatki należy mieć na uwadze, że powinny być one zgodne z założonym harmonogramem realizacji projektu oraz zaplanowanym budżetem na lata. Przeliczając planowane wydatki proszę zwrócić uwagę na to, że otrzymanie kolejnej transzy uzależnione jest od wcześniejszego wydatkowania co najmniej 70% kwoty dotychczas otrzymanej. 23

24

25

W punkcie tym opisuje się planowany przebieg realizacji projektu pod kątem planowanych do poniesienia wydatków do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Ważnym jest, aby ująć informację, czy zrealizowano plan działań założony w poprzednim wniosku o płatność. 26

Punkt ten wypełnia się w przypadku problemów w realizacji projektu. Należy tu opisać istotę problemów i podjęte środki naprawcze. W punkcie tym beneficjent wyjaśnia również przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie projektu. Należy również pamiętać, że Beneficjent zgodnie z 16 punkt 1 Umowy o dofinansowanie projektu zobowiązany jest do niezwłocznego informowania w formie pisemnej IP o problemach w realizacji projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji. 27 Najczęściej pojawiającym się błędem w w/w punktach wniosku o płatność, to brak ich uzupełnienia. Jeśli nie wystąpiły problemy należy umieścić odpowiedni zapis.

28 W punkcie 13_ wskazuje się, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. Dotyczy to zatem zagadnień: rozwoju lokalnego, rozwoju społeczeństwa informacyjnego, zrównoważonego rozwoju, innowacyjności, partnerstwa i współpracy ponadnarodowej, równości szans. W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola Nie) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli wskazujących na naruszenie zasad polityk UE.

Osobą uprawnioną do podpisu wniosku o płatność jest osoba upoważniona do podejmowania decyzji wiążących w imieniu pracodawcy. Co do zasady jest to ta sama osobą, która podpisała umowę o dofinansowanie. W przeciwnym wypadku należy do IP złożyć stosowne pełnomocnictwo upoważniające inną osobę do podpisywania wniosku o płatność. 29

30 W GWP Beneficjent zaznacza odpowiednie załączniki dotyczące składanego wniosku o płatność.

Sporządzając wniosek o płatność należy pamiętać, aby: Wniosek o płatność był trwale spięty (np. wpięty w skoroszyt lub zszyty, proszę nie bindować). Kopie wyciągów bankowych powinny być czytelne, ułożone chronologicznie (po kolei). Zaznaczenie na wyciągach bankowych przy kwotach przelewów pozycji tożsamej z załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność znacznie przyspieszy proces weryfikacji wniosku o płatność. Pozostałe załączniki do wniosku o płatność powinny być czytelne i ułożone w kolejności. 31

Art. 21 Ustawy o Rachunkowości określa wymagania w zakresie dowodu księgowego. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 32

Poniżej wymienione zostały dokumenty księgowe, które możemy ująć w zestawieniu będącym załącznikiem do wniosku o płatność. Faktury VAT Faktury VAT korygujące Faktura wewnętrzna VAT gdy musimy naliczyć podatek np. zakup książek za granicą Rachunki wystawiane przez podmioty gospodarcze Rachunki wystawiane przez osoby fizyczne Listy płac Paragon, ale pod warunkiem, że spełnia warunki określone w art. 21 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości 33

Nota księgowa w ramach PO KL zawiera wyłącznie operacje wewnętrzne podmiotu np. wynagrodzenie osoby, która jednocześnie jest właścicielem firmy, prowadzącym działalność gospodarczą jako osoba fizyczna i równocześnie pełni funkcję personelu zaangażowanego w realizację projektu. Delegacje personelu zatrudnionego u beneficjenta: Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) osoba zatrudniona na umowę o pracę, Rachunki za przejazdy osoby zatrudnione na umowę cywilno-prawną, Faktury VAT za paliwo współwłaściciele, przejazd samochodem służbowym (należy pamiętać o kwocie VAT w kolumnie 10 zestawienia wydatków). UWAGA: rozliczając FV za paliwo zarówno w przypadku współwłaścicieli jak i samochodów służbowych należy posiadać informację o zużyciu paliwa potwierdzoną przez stację diagnostyczną oraz kartę przebiegu pojazdu. 34

Amortyzacja dokumentem potwierdzającym wysokość odpisów jest tabela amortyzacyjna środków trwałych lub nota księgowa/obciążeniowa wraz z poleceniem księgowania. Inne (polisy, zestawienia dojazdu BO, WB...), ale pod warunkiem, że spełniają warunki określone w art. 21 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości. UWAGA: wyciąg bankowy umieszczamy w zestawieniu nr 1 jako dokument tylko i wyłącznie wtedy, gdy zaksięgowany jest jako koszt i wydatek (opłata za prowadzenie rachunku i opłata za przelewy). 35 Faktura pro forma wystawiana jest jako podstawa do wpłaty zaliczki przez kontrahenta czyli wystawiana nie jako dowód wykonania transakcji, lecz przed jej zawarciem, więc nie oddaje istoty rzeczywistych operacji gospodarczych.

Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków z kasy lub rachunku bankowego, powodujący faktyczny przepływ środków pieniężnych od Beneficjenta (lub partnera) do innego podmiotu. Wyjątki od powyższej reguły stanowią: wkład w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecia na rzecz uczestników danego projektu (pomoc publiczna), koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, koszty amortyzacji, odpisy na ZFŚS, rozliczenia dokonywane na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej. 36

Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. Będą to: 1.Wyciągi bankowe (dodatkowo przelewy, gdy na WB brakuje opisu operacji). Należy zachować ciągłość numeracji oraz okresów, które obejmują wyciągi. Jeżeli wyciągi z konta nie są wydawane przez bank, należy elektroniczne wyciągi z rachunku projektu opatrzyć pieczątką firmową. Wydruk musi być podpisany przez osobę upoważnioną. 37

W przypadku wyciągów bankowych z rachunku podstawowego Beneficjenta (np. zapłata ZUS, podatek dochodowy, koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków), można załączyć tylko część potwierdzonych za zgodność z oryginałem stron zawierających: datę i numer wyciągu bankowego, saldo początkowe, operacje dotyczące rozliczanego projektu, saldo końcowe. Pozostałe elementy na WB można zasłonić. Wówczas na WB powinno znaleźć się oświadczenie głównego księgowego lub kierownika jednostki, iż pozostałe operacje zawarte na wyciągu nie dotyczą rozliczanego projektu. 2.Raporty kasowe (tylko w przypadku pełnej księgowości) lub zestawienia operacji gotówkowych zawierające m.in. okres za jaki jest sporządzone, podpis osoby sporządzającej, datę, podsumowanie, a także wyszczególnienie operacji tzn. data, numer dokumentu, kwota. 38

WAŻNE: WSZYSTKIE WYDATKI WYKAZYWANE WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ MUSZĄ BYĆ OPŁACONE W CAŁOŚCI. Wydatki należy ponosić z wyodrębnionego na potrzeby projektu rachunku bankowego. Wyjątek stanowią np. składki ZUS, podatek dochodowy, koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, które mogą być opłacane z rachunku podstawowego Beneficjenta, a następnie refundowane z konta projektu. W przypadku braku środków na rachunku projektu Beneficjent powinien uzupełnić ww. rachunek środkami własnymi, a następnie po otrzymaniu środków od Instytucji Pośredniczącej uzupełnić swój rachunek bieżący o kwotę wcześniej przelaną na rachunek projektu. 39

Data zapłaty, którą należy umieścić w zestawieniu nr 1 do wniosku o płatność w kolumnie 4, to data faktycznej zapłaty dokumentu, a nie moment refundacji wydatku. Jeżeli na WB znajdują się dwie daty : "data księgowania" i "data operacji" to jako datę zapłaty wpisujemy datę operacji. Realizując przelew lub ujmując wydatek w RK należy pamiętać, aby podać pełny i prawidłowy numer dokumentu. W przypadku wynagrodzeń oprócz numeru listy płac należy wpisać również stanowisko oraz miesiąc lub okres, którego wynagrodzenie dotyczy. Ważnym jest, aby opis wydatku był zgodny z nazwą podkategorii szczegółowego budżetu projektu. W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków opis przelewu powinien być tożsamy z nazwami wykazanymi w metodologii wyliczenia kosztów pośrednich. 40

41

42

43

44

45

46

47

Wkład własny wnoszony jest jako: 1. wpłaty pochodzące z częściowej odpłatności uczestników projektu za udział w szkoleniu lub 2. wkład prywatny przedsiębiorcy(ów) w formie gotówkowej (pieniężnej). 3. wkład prywatny w formie wynagrodzeń uczestników. W przypadku punktów 1 i 2 należy pamiętać, że aby wydatek mógł być poniesiony z wkładu prywatnego należy odpowiednio wcześniej kwotę wkładu prywatnego (gotówkowego/opłat uczestników) wpłacić na rachunek bankowy projektu. 48

Przykład: Wpłata środków z wkładu własnego w dniu 15-09-2009 r. 49

Wkład prywatny wniesiony jako częściowa odpłatność uczestników projektu za udział w szkoleniu Na rachunek bankowy projektu uczestnicy powinni wnieść opłaty stanowiące minimum 10% rynkowej wartości szkolenia w regionie lub 10% faktycznych kosztów organizacji szkolenia, z których będą realizowane wydatki związane z przeprowadzeniem szkoleń. Beneficjent sam decyduje, które wydatki dotyczące szkoleń są finansowane ze źródeł prywatnych (wpłat uczestników), a które z dotacji. Beneficjent do każdego wniosku o płatność zobowiązany jest dołączyć tabelę dotyczącą monitoringu opłat wpisowych. 50

51 Wkład prywatny wniesiony jako częściowa odpłatność uczestników projektu za udział w szkoleniu

Wkład prywatny wniesiony jako częściowa odpłatność uczestników projektu za udział w szkoleniu Jeżeli w końcowym wniosku o płatność w tabeli dotyczącej monitoringu opłat wpisowych uczestników saldo będzie na + wówczas kwotę salda należy: ująć w punkcie 6_ wniosku o płatność (uzyskany przychód), niezwłocznie zwrócić na rachunek bankowy IP. 52

Wkład prywatny wniesiony jako wkład pieniężny (gotówkowy) Na rachunek bankowy projektu Beneficjent pomocy (odbiorca pomocy publicznej) powinien wnieść wkład prywatny w wysokości odpowiadającej wydatkom, które będą zrealizowane zgodnie z harmonogramem w danym miesiącu. Sytuacja 1 wszystkie wydatki we wniosku o dofinansowanie są objęte regułami pomocy publicznej. w przypadku gdy Beneficjent jest równocześnie odbiorcą pomocy. w przypadku gdy Beneficjent realizuje projekt dla jednego wskazanego przedsiębiorcy. Sytuacja 2 niektóre wydatki we wniosku o dofinansowanie są objęte regułami pomocy publicznej. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy Beneficjent realizuje projekt dla wielu przedsiębiorców nie powiązanych ze sobą kapitałowo. 53

54 Wkład prywatny wniesiony jako wkład pieniężny (gotówkowy) Sytuacja 1: Beneficjent sam decyduje, które wydatki są finansowane ze źródeł własnych, a które z dotacji. We wniosku o płatność musi być zachowany podział na źródła własne i dotację, zgodnie z % przewidzianym w 2 Umowy o dofinansowanie projektu. Przykład : Jeżeli w umowie określono, że kwota dotacji stanowi nie więcej niż 80% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu, a suma wydatków we wniosku o płatność wynosi 10.000 PLN oznacza to, że Beneficjent powinien wykazać wydatki sfinansowane z wkładu prywatnego na kwotę 2.000 PLN. W załączniku nr 1 do wniosku o płatność wydatki na kwotę 2.000 PLN umieszczone są z podaniem w kolumnie 11 jako źródło finansowania wkład prywatny.

Wkład prywatny wniesiony jako wkład pieniężny (gotówkowy) Sytuacja 1: 55

Wkład prywatny wniesiony jako wkład pieniężny (gotówkowy) Sytuacja 2: Beneficjent sam decyduje, które wydatki objęte pomocą publiczną we wniosku o dofinansowanie są finansowane ze źródeł własnych, a które z dotacji. We wniosku o płatność musi być zachowany podział wydatków objętych pomocą publiczną na źródła własne i dotację, zgodnie z % wynikającym z metodologii wyliczenia wkładu własnego we wniosku o dofinansowanie. Najprostszą metodą wyliczenia % jest podzielenie wartości wkładu własnego z punktu 4.3 wniosku o dofinansowanie przez sumę wszystkich wydatków objętych pomocą publiczną wykazanych w szczegółowym budżecie wniosku o dofinansowanie. 56

Wkład prywatny wniesiony jako wkład pieniężny (gotówkowy) Sytuacja 2: Przykład: Jeżeli wyliczony % wkładu własnego stanowi np. 23% całkowitych wydatków kwalifikowalnych objętych pomocą publiczną, a suma wydatków objętych pomocą publiczną we wniosku o płatność wynosi 10.000 PLN oznacza to, że Beneficjent powinien wykazać wydatki sfinansowane z wkładu prywatnego na kwotę 2.300 PLN. W załączniku nr 1 do wniosku o płatność wydatki na kwotę 2.300 PLN umieszczone są z podaniem w kolumnie 11 jako źródło finansowania wkład prywatny. 57

Wkład prywatny wniesiony jako wkład pieniężny (gotówkowy) Sytuacja 2: 58

Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Do projektu można kwalifikować wynagrodzenia osób: zatrudnionych na umowę o pracę zatrudnionych w ramach umowy cywilno-prawnej o ile istnieje możliwość oszacowania (chociażby na podstawie zapisów umowy) wartości godzinowej przepracowanego przez pracownika czasu pracy, które można potwierdzić odpowiednimi dokumentami, tzn. można jednoznacznie wykazać związek pomiędzy wymiarem godzin zatrudnionego pracownika a wysokością wypłaconego mu wynagrodzenia. 59 WAŻNE: Przedsiębiorcy (w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) zostali wyłączeni z możliwości wniesienia wkładu prywatnego w postaci wynagrodzeń, ponieważ wynagrodzenie uzależnione jest od przychodów firmy uzyskiwanych w danym miesiącu, a czas ich pracy jest nienormowany.

Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń UWAGA: zgodnie z art. 22 1 Kodeksu Pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. 1 1. Zatrudnienie w warunkach określonych w 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. 1 2. (18) Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w 1. 60

Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Beneficjent umieszcza wkład prywatny w postaci wynagrodzeń we wniosku o płatność w momencie jego wystąpienia (udziału uczestników w projekcie). Przypadek 1 w przypadku, gdy uczestnicy projektu są równocześnie pracownikami Beneficjenta (wynagrodzenie wypłacane jest przez Beneficjenta), Przypadek 2 w przypadku, gdy uczestnicy projektu są pracownikami strony trzeciej, której udzielane jest wsparcie (wynagrodzenie wypłacane jest przez stronę trzecią - przedsiębiorcę). WAŻNE: kwalifikowalna jest tylko kwota składek na ubezpieczenie społeczne, tzn. składaka emerytalne, rentowa, wypadkowa i chorobowa (FP i FGŚP niekwalifikowalny). 61

Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Przypadek 1 Wynagrodzenia uczestników w załączniku nr 1 do wniosku o płatność dokumentujemy Listą płac oraz deklaracją DRA. Kwotę kwalifikowalną, umieszczaną w kolumnie 9 wyliczamy za pomocą załącznika nr 2 do LP, który archiwizowany jest w siedzibie Beneficjenta i udostępniany w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez IP. Dokumentem potwierdzającym wypłatę jest wyciąg bankowy/raport kasowy lub oświadczenie Beneficjenta, którego wiarygodność sprawdzana jest przez kontrolę na miejscu. 62

63

Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Przypadek 1 64

65 Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Przypadek 1

Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Przypadek 2 Wynagrodzenia uczestników w załączniku nr 1 do wniosku o płatność dokumentujemy oświadczeniem składanym przez stronę trzecią (przedsiębiorców) do Beneficjenta - które archiwizowane są w siedzibie Beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez IP. Oświadczenia powinny być składane w każdym miesiącu, w którym uczestnicy zostaną objęci wsparciem. 66

Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń 67 Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL oraz Zasadami finansowania PO KL, wysokość wkładu własnego wynikającego z wypłaconych wynagrodzeń przez stronę trzecią na rzecz uczestników projektu musi wynikać z dokumentacji księgowej podmiotu wypłacającego i może podlegać kontroli. W związku z powyższym, Beneficjent, który jest zarazem podmiotem udzielającym pomocy publicznej (tzw. operator) powinien na mocy umów z przedsiębiorcami weryfikować prawdziwość przedstawianych przez nich informacji zawartych w oświadczeniach składanych przez przedsiębiorcę, a także zastrzec w umowie możliwość kontroli dokumentów potwierdzających informacje zawarte w oświadczeniach w trakcie kontroli projektu przez WUP w Rzeszowie. W przypadku umów, które nie zawierają ww. zapisów należy dokonać ich aneksowania.

Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Przypadek 2 68

69 Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci wynagrodzeń Przypadek 2

Wkład prywatny wniesiony jako wkład w postaci tzw. mieszanej W przypadku wkładu mieszanego, składającego się z wkładu w postaci wynagrodzeń oraz wkładu gotówkowego (pieniężnego), należy zastosować jednocześnie obie metody rozliczenia: Należy wykazać wkład w postaci wynagrodzeń w momencie jego wystąpienia oraz zachować podział wydatków na źródła finansowania zgodnie z danym %. 70

WAŻNE: Przedstawiając ostatnie z wydatków, które są objęte pomocą publiczną we wniosku o płatność należy tak podzielić źródła finansowania na prywatne i BP, aby suma wkładu własnego rozliczonego wnioskami o płatność była zgodna z kwotą wkładu własnego z punktu 4.3 Wniosku o dofinansowanie. W przypadku niewniesienia wkładu własnego IP może kwotę przyznanego dofinansowania proporcjonalnie obniżyć, z zachowaniem udziału procentowego określonego w 2 Umowy. Należy pamiętać przy podziale na źródła finansowania, aby dofinansowanie stanowiło nie więcej niż założony %. Przykład: 71 326,59 X 81% = 264,5379 PLN czyli kwota dotacji to 264,53 PLN

72

73

74

Podpisana Umowa o dofinansowanie projektu Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zasady finansowania PO KL Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL Inne dokumenty regulujące przepisy krajowe i unijne 75

Dziękujemy za uwagę! Beata Przepióra Sabina Solarska-Przywara Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego