ZASADY ROZLICZANIA PROJ O E J KTU

Transkrypt

1 ZASADY ROZLICZANIA PROJEKTU Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu

2 ŹRÓDŁA INFORMACJI (zakładka System sprawozdawczości PO KL) 2

3 Projekt przyjęty do realizacji w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki rozliczany jest na podstawie Wniosku Beneficjenta o Płatność, który: obrazuje postęp finansowy i rzeczowy projektu, składany jest do Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Opolu - pełniącego funkcję Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej 2 stopnia, sporządzany jest w Generatorze Wniosków Płatniczych (GWP), który dostępny jest na stronach internetowych instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie projektu, przedkładany jest w wersji elektronicznej oraz papierowej (wydruk z GWP) wraz z niezbędnymi załącznikami. 3

4 Załączniki do wniosku o płatność: Załącznik 1: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem lub wydruk z ewidencji księgowej Beneficjenta wybór formy w/w Załącznika następuje przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, Załącznik 2: Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, wypełniany przez Beneficjenta realizującego wsparcie na rzecz osób lub instytucji, Formularz PEFS dostarczony na płycie CD lub innym nośniku danych elektromagnetycznych do właściwej instytucji osobiście lub przesłany pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru. Przekazywane dane powinny zostać uprzednio skompresowane do jednego z formatów: ZIP, TAR, GZ lub RAR oraz zabezpieczone hasłem, Potwierdzony za zgodność z oryginałem wyciąg bankowy przedstawiający stan konta projektowego na koniec okresu rozliczeniowego, w przypadku rozbieżności salda końcowego w stosunku do kwoty pozostającej do rozliczenia w kolejnym wniosku o płatność (GWP tabela 9), należy dołączyć wyjaśnienie zaistniałej rozbieżności z dniem r. Beneficjenci zostali zwolnieni z obowiązku przedkładania wyciągów bankowych przedstawiających wykonanie wszystkich operacji bankowych w danym okresie rozliczeniowym, jednakże w przypadku wątpliwości osoby weryfikującej wniosek co do wydatkowania dofinansowania IW/IP 2 może wezwać Beneficjenta do przedłożenia w/w wyciągów. UWAGA! Brak poniesienia wydatków w danym okresie rozliczeniowym nie zwalnia Beneficjenta z obowiązku przedłożenia kompletnego wniosku o płatność.

5 Weryfikacja wniosku o płatność: wniosek weryfikowany jest przez opiekuna projektu, okres weryfikacji wynosi 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia, okres ten dotyczy każdej przedłożonej wersji wniosku. W sytuacji gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność lub IW (IP2) zleciła kontrolę doraźną w związku ze złożonym wnioskiem o płatność, termin weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania do instytucji weryfikującej wniosek informacji o wykonaniu/zaniechaniu wykonania przez Beneficjenta zaleceń pokontrolnych. po zatwierdzeniu przez IW/IP2 wniosku Beneficjent otrzymuje Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność zawierającą m. in.: informację na temat wysokości zatwierdzonych wydatków w ramach wniosku o płatność z podziałem na wkład własny, prywatny, płatność ze środków europejskich oraz dotację celową z budżetu krajowego, uzasadnienie dla uznania wydatków za niekwalifikowalne, wysokość zatwierdzonej Beneficjenta, do wypłaty transzy dofinansowania wnioskowanej przez uzasadnienie dla uznania wydatków za niekwalifikowalne, w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w projekcie ponownego wykorzystania ww.środków w ramach projektu, informacja o możliwości w przypadku konieczności naliczenia odsetek zgodnie z art. 189 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, wysokość przedmiotowych odsetek.

6 Zasady przekazywania transz na realizację projektu w ramach PO KL: 1. Pierwsza transza dofinansowania. Płatność pierwszej transzy dokonywana jest na podstawie Umowy i załączonego do niej harmonogramu płatności. W związku z czym Beneficjent nie składa wniosku o płatność w celu otrzymania pierwszej płatności. 2. Kolejne transze dofinansowania. Podstawą do przekazania kolejnej transzy środków na dofinansowanie projektu jest wniosek o płatność rozliczający co najmniej 70% środków otrzymanych w ramach dofinansowania na dzień sporządzenia wniosku. Limit 70% rozpatrywany jest kumulatywnie, tzn. uwzględnia się wszystkie rozliczone w ramach projektu wydatki (łącznie z zatwierdzanym wnioskiem o płatność) w stosunku do kumulatywnej kwoty otrzymanych przez Beneficjenta środków na realizację projektu (pomniejszonej o środki zwrócone przez Beneficjenta w trakcie realizacji projektu). Płatność kolejnej transzy dofinansowania dla dokonywana jest w dwóch strumieniach: płatności przekazywanej zgodnie z kalendarzem zleceń na stronie Banku Gospodarstwa Krajowego (w części dotyczącej współfinansowania z EFS - wypłacone przez BGK), dotacji celowej przekazywanej co do zasady w tym samym terminie, pod warunkiem dostępności środków (w części dotyczącej współfinansowania krajowego - wypłaconej przez Bank Millenium).

7 Terminy przedkładania wniosków o płatność: Wniosek o płatność jest składany w terminach określonych w Umowie o dofinansowanie projektu zgodnie z harmonogram płatności, jednak nie rzadziej niż raz na trzy miesiące i nie później niż 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego. Termin złożenia końcowego wniosku o płatność nie później niż 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji Projektu, dodatkowo jeżeli z końcowego wniosku o płatność będzie wynikać kwota do zwrotu przez beneficjenta, jest on zobowiązany do ww. zwrotu przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu. W przypadku braku zwrotu środków, od nierozliczonej kwoty naliczane są Beneficjentowi odsetki w wysokości jak dla zaległości podatkowych za każdy dzień zwłoki w zwrocie środków. UWAGA! Zgodnie z art.189 ust. 3 UFP, w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez Beneficjenta w zaakceptowanych harmonogramie płatności naliczane są odsetki jak dla zaległości podatkowych. 7

8 Zasady naliczania odsetek: Niezłożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym w zaakceptowanym przez IW/IP 2 harmonogramie płatności, zgodnie z art.189 ust. 3 UFP skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych od środków pozostałych do rozliczenia. W/w odsetki liczone są od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek, przy czym zgodnie z Zasadami Finansowania PO KL z dnia 30 grudnia 2009r, za dzień: przekazania środków uznaje się termin faktycznego wpływu środków na rachunek bankowy beneficjenta, złożenia wniosku o płatność uznaje się termin wpływu przedmiotowego dokumentu do WUP. UWAGA! Odsetki naliczane są od dnia wypływu środków odpowiednio z konta BGK i Banku Millenium. Zapis w Zasadach finansowania PO KL dotyczący dnia przekazania środków zostanie zaktualizowany. 8

9 Zasady naliczania odsetek: Za złożenie wniosku o płatność zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP uznaje się złożenie wniosku o płatność wnioskującego o kolejną transzę zaliczki lub wniosku o płatność końcową (tj. każdego wniosku o płatność poza wnioskiem tzw.,,cząstkowym ): na kwotę pozwalającą na kumulatywne rozliczenie co najmniej 70% dotychczas otrzymanych zaliczek, oraz w terminie wynikającym z zaakceptowanego harmonogramu płatności. Możliwe jest składanie przez beneficjenta wniosków,,cząstkowych nie rozliczających 70% środków i nie wnioskujących o przekazanie kolejnej transzy, przy czym ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla beneficjenta i nie powoduje naliczania odsetek.

10 Zasady naliczania odsetek: Przy weryfikacji spełnienia obowiązku beneficjenta w zakresie złożenia wniosku o płatność na określoną kwotę co do zasady bierze się pod uwagę wartość wydatków kwalifikowalnych wykazanych przez beneficjenta we wniosku o płatność. Niemniej jednak, w szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. uwzględnienia przez beneficjenta we wniosku o płatność wydatku nie poniesionego w ramach otrzymanych środków i nie związanego z realizowanym projektem), IW/IP2 może uwzględnić tylko wartość wydatków uznanych za kwalifikowalne.

11 Możliwość aktualizacji harmonogramu płatności: We wniosku o płatność Beneficjent ma prawo do zmiany harmonogramu płatności stanowiącego Załącznik do Umowy o dofinansowanie projektu. Informację czy zmiany zostały zaakceptowane lub nie Beneficjent otrzymuje w Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność. W uzasadnionych przypadkach Beneficjent może aktualizować harmonogram płatności poza wnioskiem o płatność. Dotyczy to w szczególności przypadku otrzymania z opóźnieniem transz dofinansowania, uniemożliwiającym rozliczanie wydatków w projekcie w terminie lub na określone kwoty, w celu uniknięcia konieczności naliczenia odsetek. Należy jednak pamiętać, iż zamiar aktualizacji harmonogramu płatności Beneficjent powinien oficjalnie zgłosić do IW/IP 2 najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego (decyduje data wpływu pisma do IW/IP 2) wynikającego z zaakceptowanego harmonogramu płatności. UWAGA! Każdorazowa zamiana harmonogramu płatności wymaga zgody Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia.

12 Wniosek beneficjenta o płatność: Część formalna: - okres za który składany jest wniosek o płatność pkt 1 - informacje o projekcie - pkt 2 - informacje o beneficjencie - pkt 3 - oświadczenie beneficjenta - pkt 14 - załączniki pkt 15

13 WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od do -powinien być zgodny z harmonogramem dołączonym do Umowy ( w przypadku wprowadzenia przez Beneficjenta zmian w harmonogramie, które zostały zaakceptowane przez IW/IP 2 okres rozliczeniowy powinien być zgodny z aktualną wersją harmonogramu płatności). 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: (3) Działanie: (4) Poddziałanie:.. - proszę o staranne wskazywanie Priorytetu/Działania/Poddziałania w ramach którego składany jest wniosek o płatność. (5) Nazwa projektu:.. - należy umieścić tytuł zgodny z podpisaną Umową. (6) Nr umowy/decyzji:.. - zgodny z KSI, w przypadku zawarcia aneksu zgodny z aneksem obowiązującym na dzień przedkładania wniosku o płatność. (7) Okres realizacji projektu od. do.. zgodny z zatwierdzonym na dzień składania wniosku o płatność wnioskiem o dofinansowanie. (8) Płatność:... w przypadku otrzymywania dofinansowania w formie zaliczki zaliczkowa, w pozostałych przypadkach (projekty systemowe PUP) nie dotyczy. (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN):.. -wydatki rozliczane danym wnioskiem, wartość powinna być zgodna kwotą w tabeli 4, kolumnie 3 w wierszu wydatki ogółem. (10) Wnioskowana kwota (PLN):.. - kwota zgodna z pkt 10 (harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe), 1 wiersz kolumny Planowana kwota wnioskowana (PLN).

14 3_NAZWA BENEFICJENTA: - należy umieścić dane Beneficjenta zgodne z podpisaną Umową. Adres siedziby: Ulica: Nr domu:.. Nr lokalu:.. Miejscowość:. Kod pocztowy:.. Osoba przygotowująca wniosek beneficjenta o płatność: - dane osób uprawnionych przez Beneficjenta do sporządzania wniosku o płatność. Dane osób odpowiedzialnych za sporządzenie wniosku powinny być aktualne. A) w części dot. postępu finansowego Imię i nazwisko:.. telefon:. faks:. .. B) w części dot. postępu rzeczowego Imię i nazwisko:.. telefon:. faks: ..

15 14_Oświadczenie beneficjenta: Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku są zgodne z zatwierdzonym budżetem projektu oraz zostały zapłacone oraz nie są współfinansowane z innych wspólnotowych instrumentów finansowych. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. 15_Załaczniki: - należy zaznaczyć odpowiednie dokumenty przedkładane wraz w wnioskiem. 1. Zgodny z pkt 4 (kolumna 3) wniosku wydruk z komputerowego systemu księgowego projektu potwierdzony przez osoby upoważnione lub poświadczona za zgodność z oryginałem kopia ewidencji księgowej projektu/tabela Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem do wyboru w zależności od przyjętego w umowie sposobu rozliczania wydatków. 2. Wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku projektu. 3. Załącznik 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia. Miejscowość: Data: Podpis (imię i nazwisko):.

16 Wniosek beneficjenta o płatność: Część finansowa: - postęp finansowy realizacji projektu pkt 4 - uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem pkt 6 - korekty finansowe pkt 7 - źródła sfinansowania wydatków pkt 8 - rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego pkt 9 - harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe pkt 10, - Załącznik 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

17 4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU Lp. Zadania/cele założone we wniosku o dofinansowanie Wydatki określone we wniosku o dofinansowanie projektu (PLN) Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu bez wydatków w obecnym okresie rozliczeniowym (PLN) % realizacji =(3+4)/ Zadanie1: (nazwa) w tym wydatki personelu 1.2. Zadanie 2: (nazwa) w tym wydatki personelu 1.3 Zadanie 3: (nazwa) W tym wydatki personelu 2. wydatki pośrednie 3. wydatki ogółem 3.1. w tym VAT 3.2. w tym cross-financing 3.3. w tym wkład niepieniężny 3.4. w tym objęte pomocą publiczną

18 Tabela 4 Postęp finansowy realizacji projektu przedstawia wszystkie wydatki kwalifikowalne (łącznie z wkładem własnym) poniesione w ramach projektu w danym okresie rozliczeniowym oraz narastająco od początku realizacji projektu: - kolumna 1 i kolumna 2 zadania/wydatki zgodne z zatwierdzonym na dzień składania wniosku wnioskiem o dofinansowanie projektu, W przypadku projektów systemowych (6.1.3, i 7.1.2) w kolumnie 2 w pierwszym roku realizacji projekty należy wykazać dane z wniosku o dofinansowanie, natomiast w kolejnych latach realizacji do wydatków z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie na kolejny rok budżetowy dodawane są wydatki zatwierdzone (kumulatywnie) przez IW/IP 2 w Rocznym bilansie realizacji projektu systemowego. - kolumna 3: - koszty bezpośrednie oraz pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków zgodnie z Załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność, - koszty pośrednie rozliczane ryczałtem odpowiednia wartość wydatków bezpośrednich pomniejszonych o crossfinancing pomnożona przez % wydatków pośrednich określony w umowie. - kolumna 4 - należy przedstawić kumulatywnie wydatki zatwierdzone w ramach projektu w podziale na Zadania, uznane za kwalifikowalne zgodnie z dotychczas otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność. W przypadku kiedy Beneficjent nie otrzymał Informacji o wyniku weryfikacji wniosku o płatność, a zgodnie z harmonogramem płatności Beneficjent powinien złożyć kolejny wniosek dane zawarte w w/w kolumnie nie powinny zawierać nie zatwierdzonych wydatków.

19 6_UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem W tabeli należy wskazać każdy przychód uzyskany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem. Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL z dnia r. (obowiązującymi od r.): Odsetki bankowe nie stanowią przychodu tylko dochód Beneficjenta Lp. Rodzaj przychodu Kwota (PLN) suma:

20 7_KOREKTY FINANSOWE Tabela wypełniana w przypadku dostrzeżenia wydatków niekwalifikowalnych w złożonych wcześniej i rozliczonych (zatwierdzonych) wnioskach o płatność. Lp. Nr wniosku o płatność, w ramach którego wydatek został rozliczony nr dokumentu, którego dotyczy korekta rodzaj wydatku niekwalifikowalnego data wykrycia korekty wyjaśnienie korekty Wysokość korekty (PLN) źródło finansowania 1. suma:

21 8_ ŹRÓDŁA SFINANSOWANIA WYDATKÓW W tabeli wykazywane są wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym oraz narastająco (dane z Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność ) w podziale na źródła finansowania wydatków. W przypadku gdy Beneficjent otrzymuje dofinansowanie w wysokości 100% wartości projektu wówczas wszystkie wydatki wykazywane są w wierszu budżet państwa. W przypadku projektów systemowych PUP realizowanych w ramach Poddziałania finansowanych w całości z funduszy celowych wydatki wykazywane są w wierszu Fundusz Pracy. Lp. Źródło 1 Krajowe środki publiczne: 2 - budżet państwa 3 - budżet jednostek samorządu terytorialnego 4 - inne krajowe środki publiczne Fundusz Pracy Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 5 Pozostałe źródla prywatne suma: W okresie rozliczeniowym (PLN) od początku realizacji projektu (PLN)**

22 9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO Tabela wypełniana w przypadku gdy Beneficjent otrzymuję środki na realizację projektu w formie zaliczki. UWAGA! Zgodnie z ustaleniami IW/IP 2, Powiatowe Urzędy Pracy (Poddziałanie 6.1.3) we wniosku za okres rozliczeniowy maj lipiec będą zobowiązane do wypełniania przedmiotowej tabeli. Tabela 9, wiersz: 1. Całkowita wartość projektu zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie. 2. Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki łączna kwota otrzymanych transz dotacji rozwojowej wraz z ostatnią transzą. Kwota ta powinna zostać pomniejszona o zwrócone niewykorzystane środki w trakcie realizacji projektu jaki i ewentualne zwróconeśrodki w związku z nieprawidłowościami. 3. Kwota dotychczas rozliczonych środków łączna kwota rozliczonych środków (narastająco) w zatwierdzonych wnioskach o płatność, bez kwoty rozliczanej niniejszym wnioskiem. 4. Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem zgodna z sumą wydatków pkt 8 wniosku o płatność. Wkład własny (PLN) kwota dofinansowania (PLN) budżet państwa budżet jednostek samorządu terytorialnego inne krajowe środki publiczne wkład prywatny Ogółem (PLN) 1 Całkowita wartość projektu Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki Kwota dotychczas rozliczonych środków Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem 5 Procent rozliczenia 6 Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku

23 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE Okres rozliczeniowy okresy rozliczeniowe wskazane w harmonogramie płatności załączonym do umowy o dofinansowanie projektu, Planowane wydatki całkowite wydatki kwalifikowalne planowane do wykazania we wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych, aż do zakończenia realizacji projektu proszę o weryfikację czy suma planowanych wydatków stanowi kwotę Pozostającą do rozliczenia w kolejnym wniosku z kolumny Ogółem (Tabela 9). Planowana kwota wnioskowana zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy o dofinansowanie suma planowanych Kwot wnioskowanych i Środków przekazanych dotychczas Beneficjentowi w formie zaliczki nie może przekraczać Całkowitej wartości projektu. Beneficjent może dokonać aktualizacji harmonogramu płatności, przy czym IW/IP 2 może te zmiany odrzucić. Okres rozliczeniowy od.. do. od.. do od.. do. Planowane wydatki (PLN) Planowana kwota wnioskowana (PLN)

24 Wniosek beneficjenta o płatność: Część rzeczowa: - postęp rzeczowy realizacji projektu - pkt 5 - postęp rzeczowy realizacji projektu - pkt 5 - planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku - pkt 11 - problemy i trudności związane z realizacją projektu - pkt 12 - zgodność realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych - pkt 13

25 5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU W tabeli należy w kilku zdaniach opisać stan realizacji poszczególnych zadań określonych w pkt zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, w odniesieniu do których zostały poniesione wydatki wykazane w pkt 4 wniosku o płatność. W przypadku zadań rozliczanych etapami na bieżąco należy przedstawić informacje dotyczące postępu rzeczowego w odniesieniu do prezentowanego postępu finansowego, w tym wydatków rozliczanych na podstawie zapłaconych faktur. Jeżeli w bieżącym wniosku o płatność beneficjent nie rozlicza zadania, na realizację którego uprzednio otrzymał zaliczkę, zobowiązany jest przedstawić informację o stanie zaawansowania realizacji zadania. Proszę o analizę przedstawianego postępu rzeczowego z wydatkami wykazywanymi w Załączniku 1 oraz danymi przedstawionymi w Załączniku 2. Zadania/cele założone we wniosku o dofinansowanie Stan realizacji Zadanie 1 (nazwa) Zadanie 2 (nazwa) Zadanie 3 (nazwa) 1 2

26 11_PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU DO CZASU ZŁOŻENIA KOLEJNEGO WNIOSKU Należy zwięźle opisać planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność., w szczególności uwzględniając informacje o planowanym terminie rozliczenia kosztów związanych z realizacją zadania /zadań rozliczanego/ych etapami oraz zadania/zadań którego/ych realizacja opóźnia się. 12_INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW / TRUDNOŚCI ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PROJEKTU W przypadku wystąpienia trudności w realizacji projektu, należy opisać istotę problemu oraz podjęte środki naprawcze. W miejscu tym powinny zostać również wyjaśnione odstępstwa od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie. 13_INFORMACJA O ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z ZASADAMI POLITYK WSPÓLNOTOWYCH Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityk wspólnoty Tak Nie W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze.

27 Przy wypełnianiu Załącznika nr 1 proszę pamiętać: - w Załączniku nie mogą zostać żadne puste pola, - w kolumnie 1 nr dokumentu nie należy podawać nazwy dokumentu jedynie jego numer, - iż w kolumnie nr 5 Nazwa towaru lub usługi Beneficjent określa przedmiot poniesionego wydatku, w przypadku, gdy wydatek został poniesiony z innego niż wyodrębniony na cele projektu rachunek, wówczas należy określić datę refundacji z konta projektu, ponadto proszę o umieszczanie czytelnego/szczegółowego opisu w kolumnie 5 oraz ujednoliconego w stosunku do całego Załącznika, - w kolumnach 7 i 8 dot. kwot dokumentu netto i brutto, w przypadku nie kwalifikowania wartości całego dokumentu należy umieścić kwoty netto/brutto dokumentu przedstawionego w kolumnie 1 (nr dokumentu), - w kolumnie 10 w tym VAT należy podać VAT od kwoty kwalifikowalnej, ponadto w przypadku różnych stawek podatku w kolumnie 5 należy umieścić % podatku VAT odnoszący się do wartości kwlaifikowalnej (kolumna 9), - o wskazaniu prawidłowego źródła sfinansowania wydatku.

28 ZAŁĄCZNIK 2: Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Tabela 1 Przepływ uczestników projektu Pomiar wskaźnika dokonywany jest w momencie przystąpienie uczestnika do projektu, czyli z chwilą podpisania przez niego deklaracji uczestnictwa. Jeżeli uczestnik podpisze deklarację, ale nie dojdzie do rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia w ramach projektu i nie zostaną poniesione wydatki w związku z jego uczestnictwem w projekcie, osobę taką należy wycofać z udziału w projekcie. Dane tego uczestnika nie będą wykazywane w ramach sprawozdawczości. Liczba osób, które: Okres rozpoczęły udział w projekcie po zakończonym udziale w projekcie powróciły do projektu po przerwanym udziale w projekcie zakończyły udział w projekcie przerwały udział w projekcie kontynuują udział w projekcie na koniec okresu rozliczeniowego K M K M K M K M Ogółem K M K M Ogółem Ogółem Ogółem Ogółem Ogółem Mr Mp Komen -tarz

29 Tabela 2 Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projekcie W w/w tabeli następuje uszczegółowienie informacji przedstawionych w tabeli 1. Jedna osoba może być wykazana tylko w ramach jednej z kategorii głównych. Jeżeli nie można przypisać uczestnika do zdefiniowanej podkategorii, należy wykazać go w kategorii głównej. Tabela 3 Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się w dwóch grupach wiekowych i lata. Wiek osoby objętej wsparciem należy określić w chwili rozpoczęcia jej udziału w projekcie: - Osoby młode lata to uczestnicy, którzy w dniu rozpoczęcia udziału w projekcie mieli skończone 15 lat i jednocześnie nie ukończyli 24 lat. - Osoby/Pracownicy w wieku starszym lata to uczestnicy, którzy w dniu rozpoczęcia udziału w projekcie mieli skończone 55 lat i jednocześnie nie ukończyli 64 lat.

30 Tabela 4. Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu na wykształcenie. Wykształcenie uczestników projektu należy określić w chwili rozpoczęcia ich udziału w projekcie, biorąc pod uwagę ostatni zakończony formalnie etap edukacji. Tabela 5. Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w projekcie. Pomiar wskaźnika jest mierzony z chwilą przystąpienia przedsiębiorstwa do projektu. Należy wyszczególnić liczbę przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w danym okresie rozliczeniowym oraz narastająco. W tabeli ujmowane są przedsiębiorstwa, które otrzymały wsparcie w formie doposażenia i wyposażenia stanowisk pracy dla skierowanych bezrobotnych w ramach Poddziałania 6.1.3, natomiast nie ujmuję się tu liczby osób, które otrzymały środki na podjęcie działalności gospodarczej (jako mikroprzedsiębiorstw) w ramach Poddziałania oraz Działania 6.2.

31 Tabela 6. Wartość udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis na rzecz mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w ramach projektu. W tabeli należy podać całkowitą kwotę środków stanowiących pomoc publiczną oraz pomoc de minimis wypłaconych na rzecz MŚP w ramach projektu na podstawie zatwierdzonych wniosków o płatność w poszczególnych kategoriach wielkości przedsiębiorstwa (tj. mikro, małych i średnich) od początku realizacji projektu. Ponadto, należy uwzględnić wartość środków odzyskanych oraz korekt finansowych. W przypadku projektów systemowych realizowanych w ramach Poddziałania w tabeli należy uwzględniać wartości narastająco od początku realizacji projektu. Tabela 7. Osiągnięte wartości wskaźników. W niniejszej tabeli należy monitorować wszystkie wskaźniki, które beneficjent określił we wniosku o dofinansowanie oraz wskaźniki określone dla Działania, w ramach którego realizowany jest projekt. Dotyczy to również sytuacji, w których Beneficjent nie określił we wniosku o dofinansowanie wartości docelowych dla wszystkich wskaźników przypisanych dla danego Działania. UWAGA! Rozbieżności w Załączniku nr 2 dotyczące przepływu osób w stosunku do poprzedniego zatwierdzonego wniosku o płatność należy szczegółowo opisać w komentarzu.

32 OBOWIĄZEK SKŁADANIA INFORMACJI O DANYCH OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW BIORĄCYCH UDZIAŁ W PROJEKACH PEFS Formularz PEFS 2007 (obowiązująca wersja 2.0). Uczestnik projektu zostaje zarejestrowany w Formularzu PEFS 2007 z chwilą przystąpienia do projektu. Beneficjent wraz z każdym wnioskiem o płatność składa wypełniony formularz zawierający dane osób, które: - rozpoczęły, - kontynuują, - zakończyły, - przerwały udział we wsparciu od początku realizacji projektu. Jedynie w przypadku, jeśli w danym okresie rozliczeniowym objętym wnioskiem o płatność, nie będzie istniała żadna osoba, ani instytucja, która rozpoczęła, zakończyła, kontynuuje, czy też przerwała udział w projekcie, beneficjent nie ma obowiązku przesyłania do IP2 pustego Formularza PEFS Sytuacja taka musi zostać jednak zaznaczona w piśmie przewodnim przekazującym wniosek o płatność wraz ze szczegółowym wyjaśnieniem zaistniałej sytuacji oraz musi znaleźć odzwierciedlenie w danych zawartych w załączniku nr 2 do wniosku o płatność.

33 W formularzu PEFS 2007 podczas logowania należy wprowadzić identyfikator wraz z hasłem: Identyfikator:.. Hasło:

34 Przypadki szczególne: Jeżeli dany uczestnik wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jest to równoznaczne z przerwaniem przez niego udziału w projekcie oraz wykreśleniem jego danych z Formularza PEFS Jeżeli jednak Formularz uwzględniający dane takiego uczestnika został już przekazany do IW/IP2 wraz z wnioskiem o płatność, Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie przesłać informację o tym fakcie. W przypadku, gdy przesłany Formularz PEFS 2007 przez Beneficjenta do odpowiedniej IW/IP2 będzie wymagał korekty, Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji poinformować o tym fakcie IW/IP2 i podać wyjaśnienie powstania niezgodności oraz informację, w którym miejscu Formularza została dokonana korekta. W sytuacji, w której okaże się, że w wyniku np. kontroli dany uczestnik projektu został uznany za niekwalifikującego się do otrzymania pomocy, dane tej osoby powinny zostać usunięte z Formularza PEFS W przypadku, gdy Formularz z danymi tego uczestnika już został przesłany do IW/IP2, należy przesłać go ponownie bez osoby niekwalifikującej się.

35 Beneficjent ma obowiązek prowadzenia Rejestru osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Formularzu PEFS 2007 (załącznik nr 5 w Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL dostępnej na stronie zakładka System sprawozdawczości).

36 Proszę pamiętać: wniosek o płatność sporządzany jest zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność stanowiącą Załącznik nr 4 do Zasad finansowania PO KL z r. obowiązujących od r. w przypadku zgłoszenia zmian do projektu, beneficjent składając wniosek o płatność odnosi go do obowiązującej na dzień jego złożenia wersji wniosku o dofinansowanie projektu, o załączaniu do wniosku o płatność wyjaśnień w przypadku rozbieżności pomiędzy saldem końcowym projektu a kwotą pozostającą do rozliczenia w kolejnym wniosku o płatność wykazaną w tab. 9, o stosowaniu aktualnie obowiązującej wersji Generatora Wniosków Płatniczych (wersja zamieszczana na stronie w składanym wniosku o płatność wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem powinna wynikać z limitu kosztów pośrednich określonego w umowie o dofinansowanie w stosunku do wydatków bezpośrednich (pomniejszonych o cross-financing) wykazywanych za dany okres rozliczeniowy,

37 Proszę pamiętać: dane projektu oraz Beneficjenta powinny być zgodne z Umową o dofinansowanie, o podaniu poprawnych i aktualnych danych osób odpowiedzialnych za sporządzenie wniosku, Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu (kumulatywne) wykazywane we wniosku o płatność w tabelach 4, 8 i 9 muszą być zgodne z zatwierdzonymi wydatkami ujętymi w Informacji o wyniku weryfikacji wniosku o płatność (tj. pomniejszone odpowiednio o np.. Korekty lub wydatki niekwalifikowalne), o potwierdzaniu za zgodność z oryginałem wsztstkich dołączanych do wniosku dokumentów, odpowiednim zaznaczaniu składanych wraz z wnioskiem dokumentów (pkt 15 wniosku),

38 Proszę pamiętać: w kolumnie nr 4 Data zapłaty wpisanie faktycznej daty zapłaty a nie daty refundacji poniesionego wydatku, kolumnia nr 5 Nazwa towaru lub usługi Beneficjent określa przedmiot poniesionego wydatku, w przypadku, gdy wydatek został poniesiony z innego niż wyodrębniony na cele projektu rachunek, wówczas należy określić datę refundacji z konta projektu, w przypadku rozbieżności dotyczącej daty zapłaty wcześniejszej niż data wystawienia dokumentu (np. ZUS, faktura pro-forma, opłaty bankowe itp.) należy załączać do wniosku o płatność wyjaśnienia, iż, wniosek o płatność przedstawia również postęp rzeczowy realizacji projektu, który powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami w ramach postępu finansowego, niemniej jednak jeżeli w danym wniosku o płatność Beneficjent nie rozlicza wydatków w ramach zadania na realizację którego uprzednio otrzymał dofinansowanie, zobowiązany jest przedstawić informację o stanie zaawansowania realizacji zadania w punkcie dotyczącym postępu rzeczowego realizacji projektu, rozbieżności w Załączniku nr 2 dotyczące przepływu osób w stosunku do poprzedniego zatwierdzonego wniosku o płatność należy szczegółowo opisać w komentarzu, w sytuacji, gdy stan uczestników projektu nie uległ zmianie w stosunku do poprzedniego zatwierdzonego wniosku o płatność, Beneficjent nie ma obowiązku składania formularza PEFS z danym wnioskiem o płatność, umieszczając odpowiednią informację w piśmie przewodnim.

39 Proszę pamiętać: iż, ocena kwalifikowalności wydatku dokonywana jest zarówno na poziomie wyboru wniosku o dofinansowanie projektu jak i w trakcie jego realizacji. Na etapie wyboru wniosków weryfikacji podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie Umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki rozliczane przez Beneficjenta zgodnie z przyjętym budżetem będą kwalifikować się do współfinansowania. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest również w trakcie realizacji projektu, kiedy Beneficjent przedkłada kolejne wnioski o płatność oraz w trakcie kontroli projektu na miejscu. Wydatek kwalifikujący się do współfinansowania musi między innymi być: zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, niezbędny do realizacji projektu i zostać poniesiony w związku z realizacją projektu, poniesiony w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku, dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.

40 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ