PROTOKOL I przeprowadzonej w dnid 26 pazdziernika 2006 r. w Urz~dzie StanD Cywilnego w Bedlnie w zakresie przestrzegania przepisow prawa i zasad sporzl!dzania dokumentow zwil!zanych z rejestracjl! stand cywilnego. Kontrol~ przeprowadzily: Elzbieta St~pczyi1ska-Gortat -Kierownik Oddzialu Spraw Obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemc6w L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi na podstawie upowaznienianr 63/06 z dnia 24 pazdziemika 2006 r.; Hanna W~zikowska -inspektor wojew6dzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemc6w L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi na podstawie upowaznienia Nr 62/06 z dnia 24 pazdziemika 2006 r.; Jednostka kontrolowana: Urz'ld Stanu Cywilnego w Bedlnie 99-311 Bedlno Regon -611015543 W 6jt Grniny- Pan Krzysztof Kolach. Kierownik USC -Pani Maria Radzimirska. Zast~pca Kierownika USC -Pani Anna Piestrzeniewicz. Kontrol~ obj~to okres od 1 stycznia 2006 r. do dnia kontroli. Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepjs6w: ustawy z dnia 29 wrzesnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekstjedn. Dz. U. z 2004 r. nr 161, poz. 1688); rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 26 pazdziemika 1998 r. w sprawie szczeg61owych zasad sporz~dzania akt6w stanu cywilnego, ich kontro1i, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczen i protokol6w (Dz. U. z 1998 r. nr 136, poz. 884 z p6zn. zm.);
z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks post~powania administracyjnego (Dz. U..nr 98, poz.1071); ustawy z dnia 25 1utego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekunczy (Dz. U. z 1964 r. nr 9, poz. 59 ze zm.); konwencji nr 3 dotycz~cej mi~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisanej w Stambule 4 wrzesnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r. nr 172, poz. 1667); konwencji nr 16 dotycz~cej wydawania wieloj~zycznych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8 wrzesnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. nr 166, poz., 1735). Kontrol~ obj~to nast~puj~ce zagadnienia: rejestracj~ stanu cywilnego; prowadzenie post~powan administracyjnych, a w szczeg61nosci przestrzeganie termin6w rozpatrywania spraw; wpisywanie zagranicznych akt6w stanu cywilnego do polskich ksi~; wydawanie wieloj~zycznych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego; mi~dzynarodow~ wymian~ informacji z zakresu stanu cywilnego; prowadzenie i przechowywanie ksi~ stanu cywilnego. I. Rejestracja stanu cywilnego: akty urodzenia 2 akty malzenstwa akty zgonu 34 49 W skontrolowanych aktach stwierdzono, co nast~puje: 1. Akty stanu cywilnego sporz'ldzane s~ pismem r~cznym. 2. Wolne miejsca w poszczeg61nych rubrykach, jak r6wniez w rubryce "uwagi" wykreslane s~w spos6b uniemozliwiaj~cy dokonanie w tych miejscachjakichkolwiek wpis6w. 3. Wzmianki marginesowe oraz przypiski w aktach nanoszone s~na biez~co. 4. Akty stanu cywilnego sporz'ldzane s~ zgodnie z przyj~tymi zasadami.
~ konkordatowych sporz'\cdzane s'\c z zachowaniem terminu przewidzianego a ust. 2 Prawa o a.s.c. 6. prowadzone s'\c prawidlowo, znajduj'\c si~ w nich wszystkie dokumenty przedlozone do sporz'\cdzenia danego aktu, b'\cdz naniesienia wzrnianki dodatkowej. 7. W spos6b niezgodny z 2 ust. 5 powolanego rozporz'\cdzenia poprawiane s'\c pomylki powstale przy sporz'\cdzaniu akt6w stanu cywilnego. II. Wydane decyzje administracyjne; Badaniu poddano: 4 decyzje administracyjne o sprostowaniu oczywistych bl~d6w pisarskich w aktach stanu cywilnego (art. 28 Prawa o a.s.c.), 2 decyzje administracyjne dotycz~ce wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksi~ (art. 73 Prawa o a.s.c.), 1 decyzj~ administracyjn~ dotycz~c~ wpisania do ksi~ stanu cywilnego wypisu sporz~dzonego przed dniem 1 stycznia 1946 r. przez osob~ prowadz~c~ wyznaniow~ rejestracj~ stanu cywilnego (art. 87 Prawa o a.s.c.). 1. Post~powania administracyjne prowadzone s~z zachowaniem termin6w okreslonych wart. 35 K.p.a. 2. Wlasciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz~cy wpisywania zagranicznych akt6w stanu cywilnego do polskich ksi(lg. 3. W mysl og61nej zasady prawdy obiektywnej, oczywiste bl~dy wyst~puj~ce w aktach s~ prostowane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. 4. Wszystkie wydane decyzje zawieraj~uzasadnienie. 5. W kontrolowanych sprawach stwierdzono nieliczne uchybienia w zakresie przestrzegania przepis6w Kodeksu post~powania administracyjnego i prawa materialnego: -w aktach spraw brak jest dokument6w swiadcz~cych o zapewnieniu wszystkim stronom czynnego udzialu w prowadzonym post~powaniu i pouczeniu w zakresie przysluguj~cych im uprawnien, wynikaj~cych z art. 10 K.p.a, -w uzasadnieniu niekt6rych decyzji znajduj~ si~ informacje nie maj~ce znaczenia dla merytorycznego rozstrzygni~cia sprawy, -w aktach spraw pozostawiane s~ wyl~cznie kserokopie wydanych decyzji,
I wydanych decyzji wskazano nieaktualne ir6dlo prawa, stanu cywilnego wpisanym na podstawie art. 73 Prawa o a.s.c. zamieszczono figuruj~ w orygina1nym -zagranicznym akcie, -po dokonaniu transkrypcji pozostawiono nie uzupelniony akt urodzenia dziecka, pomimo posiadania aktu malzenstwa rodzic6w, w kt6rym wyst~puj~brakuj~ce dane; -w jednym przypadku wydano decyzj~ o sprostowaniu oczywistego bl~du pisarskiego w oparciu o niewystarczaj~cy material dowodowy. III. Wydawanie i przyjmowanie zaswiadczen 1. Osobom zarnierzaj'l.cym zawrze6 malzenstwo przed duchownym wydawane S'l. zaswiadczenia z zachowaniem 7 dniowego terminu. 2. Wydano jedno zaswiadczenie o zdolnosci prawnej do zawarcia malzenstwa za granic'l. w trybie art. 71 Prawa o a.s.c. 3. Prowadzony jest rejestr odbioru od duchownych zaswiadczen wydawanych w trybie art. 41 1 Kodeksu rodzinnego i opiekunczego. IV. Przestrzeganie przepis6w konwencji nr 3 i nr 16 W badanym okresie: -dokonano jednej transkrypcji zagranicznego aktu malzenstwa, wymagaja..cej powiadomienia urz~dnika stanu cywilnego w miejscu urodzenia jednego z malzonk6w, i nie przeslano zawiadomienia wynikaja..cego z przepis6w konwencji nr 3; -nikt nie wyst~powal o wydanie wieloj~zycznego odpisu aktu stanu cywilnego okreslonego w konwencji nr 16. v. Przechowywanie i zabezpieczenie ksiqg Brak wydzielonego pomieszczenia biurowego do przechowywania ksiqg stanu cywilnego, zapewniaj<:l.cego zabezpieczenie akt6w przed dost~pem os6b trzecich. Pok6j, w kt6ryrn przechowywane S<:l. ksi~gi stanu cywilnego wyposazony jest w gasnic~, brak natomiast higrometru i termometru.
kontroli udzielono Kierownikowi Urz~du Stanu Cywilnego w Bedlnie zakresie stosowania przepis6w ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawy Fakt kontroli zostal wpisany w ksictzce kontroli pod poz. 1/2006. Protok61 sporzc\:.dzono w dw6ch jednobrzmic\:.cych egzemplarzach. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysluguje, przed podpisaniem protokolu kontroli, prawo zgloszenia umotywowanych zastrzezen, co do ustalen zawartych w protokole. Zastrzezenia nalezy zglosic na pismie organowi zarzc\:.dzajc\:.cemu kontrol~ w terminie 14 dni od otrzymania protokolu kontro1i. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pelnic\:.ca jego obowic\:.zki moze odm6wic podpisania protokolu kontroli skladajc\:.c w terminie 7 dni od dnia jego otrzyrnania pisernne wyjasnienia tej odmowy. Podpisy kontrolujqcych: -Gortat.1iJ.f~~~ Podpis kierownika jednostki kontrolowanej: Miejscowosc, data ~ "" ~ I -~'If U~!.~Ip.~ )b-;t;f.c:<jocj6rr, \ \ """ '-.-/ '1)1 y T.", 1-!'.\I.ac"