Urz8c.d Miasta w Bialej Rawskiej Urz8c.d Stanu Cywilnego w Bialej Rawskiej ul. lana Pawla II Biala Rawska Regon

Transkrypt

1 Wojew6dzki w todzi w Skierniewicach, PROTOKOL przeprowadzonej w dniu 22 maja 2006r. Stanu Cywilnego w Bialej Rawskiej, w zakresie przestrzegania prawa i zasad sporz8c.dzania dokument6w przez Kierownika Urz~du Kontrol~ przeprowadzila Monika Panasiuk -starszy inspektor w Referacie ds. Paszportowych, w Delegaturze w Skierniewicach L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi, na podstawie upowaznienia do kontroli Nr 24/06 z dnia 10 maja 2006r. lednostka kontrolowana: Urz8c.d Miasta w Bialej Rawskiej Urz8c.d Stanu Cywilnego w Bialej Rawskiej ul. lana Pawla II Biala Rawska Regon Burmistrz Miasta Biala Rawska -Bogdan Pietrzak Kierownik Urz~du Stanu Cywilnego -Alicja Chmielewska Zast~pca Kierownika USC -Jolanta Karpinska Fakt kontroli odnotowano w ksi'\.zce kontroli pod poz. 3/06. Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepis6w: ustawy z dnia r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004r.nr 161, poz.1688 ), ustawy z dnia 25 lutego 1964r. Kodeks rodzinny i opiekunczy (Dz.U. z 1964r. Nr 9, poz.59 z p6zn. zm.), ustawy z dnia r. Kodeks post~powania administracyjnego (Dz.U.z 2000r., Nr 98, poz z p6zn. zm.), ustawy z dnia z dnia r. o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005r. Nr 233, poz.1992) rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia r. w sprawie szczeg61owych zasad sporz~dzania akt6w stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi :\g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywaniu i zabezpieczenia orazcwzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczen i protokol6w (Dz.U. z 1998r. Nr 136, poz.884 z p6zn.zm. ),

2 2 Nr 16 dotycz~cej wydawania wieloj~zycznych odpisow! aktow stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu r..z 2004r. Nr 166, poz.1735), Kontrol~ przeprowadzono metod~ reprezentatywn~ p. Alicji Chmielewskiej Kierownika USC w Bialej Rawskiej. w obecnosci Kontrol~ obj~to nast~puj~ce zagadnienia: 1. Prawidlowosc sporz8c.dzania akt6w stanu cywilnego. 2. Kompletowanie akt zbiorowych do akt6w stanu cywilnego. 3. Nanoszenie przypisk6w pod aktami stanu cywilnego. 4. Wydawanie wieloj~zycznych odpis6w akt6w stanu cywilnego oraz mi~dzynarodow8c.wymian~ infomlacji w zakresie stanu cywilnego. 5. Prawidlowosc wydawanych akt6w prawnych a w szczeg61nosci prowadzenie post~powall administracyjnych i przestrzeganie temlinowosci rozpatrywanych spraw. Rejestracja stand cywilnego W okresie kontrolowanym sporz8c.dzono nast~puj8c.ce ilosci akt6w: 200Sr. 2006r. I. akty urodzenia -transkrypcja akty malzedstwa -w formie wyznaniowej -cywilnych -transkrypcji 3. akty zgonow -transkrypcji

3 3 aktach stanu cywilnego stwierdzono co nast~puje: 1. akty sporz3c.dzane S3c. komputerowo na luznych drukach, a po zakonczeniu roku kalendarzowego poszczeg61ne akty zszywane S3c. w ksi~gi, 2. data zdarzenia (urodzenia, malzenstwa, zgonu) wpisywana jest do aktu slownie, a nast~pnie cyframi umieszczonymi w nawiasie, w kolejnosci: dzien, miesi3c.c, rok, 3. wolne miejsca w poszczeg61nych rubrykach, jak r6wniez w rubryce "uwagi" zakreslane S3c. w spos6b uniemozliwiaj3c.cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpis6w, 4. Wzmianki marginesowe nanoszone S3c. do akt6w w spos6b opisowy i zawieraj3c. wszystkie niezb~dne elementy takie jak podstaw~ prawnq, dat~ i podpis, 5. Akta zbiorowe do kontrolowanych akt6w stanu cywilnego prowadzone S3c. zgodnie z obowi3c.zuj3c.cymi przepisami, dokumenty nie budz3c. w3c.tpliwosci, na biez3c.co wl3c.czane S3c. dokumenty stanowi3c.ce podstaw~ naniesienia zmian w aktach ( decyzje, wyroki itp. ). Odpisy akt6w urodzen skladane do aktu malzenstwa w wi~kszosci przypadk6w S3c. nowo wydane, natomiast te, kt6re zostaly wydane duzo wczesniej- S3c. czytelne. Wszystkie zawieraj3c. oplat~ skarbow3c.. 6. Do wszystkich ksiqg stanu cywilnego prowadzone S3c. skorowidze alfabetyczne (komputerowo ). 7. Przypiski pod aktami zawieraj3c. wszystkie informacje odnosnie akt6w sporz3c.dzonych w USC w Bialej Rawskiej, natomiast informacje z innych urz~d6w nanoszone S3c. na biez3c.co, w miar~ ich naplywu. W kontrolowanych aktach stwierdzono, ze pomylki powstale podczas sporz3c.dzania akt6w S3c. zamalowywane korektorem, co nie jest zgodne z rozporz3c.dzeniem Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia r. w sprawie szczeg61owych zasad sporz3c.dzania akt6w stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiqg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywaniu i zabezpieczenia oraz wzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczen i protokol6w. w kontrolowanym okresie nie odnotowano przypadku sporz8c.dzenia b8c.dz transkrypcji aktu zagranicznego zgodnie z postanowieniami Konwencji Nr 3 dotycz8c.cej mi~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego.

4 4 zadnego wieloj~zycznego odpisu aktu stanu cywilnego zgodnie Nr 16 dotycz~c~ wydawania wieloj~zycznych odpis6w skr6conych W okresie obj~tym kontrol~ wydano: -21 decyzji z art.28 pr. o a.s.c. (sprostowanie oczywistego bl~du pisarskiego) 1 decyzj~ z art. 36 pr. o a.s.c. (uzupelnienie tresci aktu stanu cywilnego ) 3 decyzje z art. 73 ust. 1 pr. o a.s.c. (wpisanie do ksi~ polskich aktu stanu cywilnego sporz~dzonego za granicv -62 zaswiadczenia z art. 4 1 k.r.i op. (stwierdzaj~cych brak okolicznosci wyl~czaj~cych zawarcie malzenstwa wyznaniowego ze skutkami cywilnymi ) 1. Post~powania administracyjne prowadzone s::t z zachowaniem termin6w okreslonych w KP A, sprawy zalatwiane s::t bez zb~dnej zwloki. 2. Przepis art.73 pr.0 a.s.c. dotycz::tcy wpisywania zagranicznych akt6w stanu cywilnego jest stosowany wlasciwie. Dokumenty przedkladane do transkrypcji nie budz::tw::ttpliwosci co do swojej autentycznosci. 3. Zgodnie z obowi::tzuj::tc::t zasad::t zupelnosci, akty kt6re nie zawieraj::t wszystkich danych s::tuzupelniane na podstawie przepisu art.36 pr.o a.s.c. 4. Wszystkie decyzje zostaly dor~czone stronom, co zostalo potwierdzone podpisem na decyzji b::tdz na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. 5. W szystkie decyzje wydane w kontrolowanym okresie s::t pozytywne i od zadnej z nich nie wniesiono odwolania W kontrolowanych aktach spraw w wielu przypadkach stwierdzono brak zawiadomien stron o wszcz~ciu post~powania administracyjnego. Podczas kontroli udzielono instruktazu w zakresie kontrolowanych spraw, ze szczeg61nym uwzgl~dnieniem procedur dotycz8c.cych stosowania przepis6w Kodeksu post~powania administracyjnego. Protokol sporz'ldzono w dwoch jednobrzmi'lcych egzemplarzach, z ktorych jeden przekazano kierownikowi podmiotu kontrolowanego. Kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysluguje, przed podpisaniem protokolu kontroli, prawo zgloszenia umotywowanych zastrzezen, co do ustalen w nim zawartych. Zastrzezenia nalezy zglosi6 na pismie organowi zarz'ldzaj'lcemu kontrol~ w terminie 14 dni od otrzymania protokolu kontroli.

5 Podpis osoby kontrolujqcej:.w..~(?)k<)h Monika Panasiuk -st. inspektor 1~.:Qf?;.~.~ ~9!.~ ~.. Data i miejsce podpisania protokolu