WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV.1611.2.2015 Łódź, 20 stycznia 2016 r. Pan Adam S. Lepa Łódzki Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, 1 w okresie 28 października 6 listopada 2015 r. w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Łodzi, 2 ul. Łagiewnicka 54/56, 91-463 Łódź, przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym w zakresie przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w okresie od 1 września 2014 r. do 31 sierpnia 2015 r. Kontrolę, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 21 października 2015 r., wydanymi na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej, 3 przeprowadzili niżej wymienieni pracownicy Oddziału Kontroli i Skarg w Wydziale Prawnym, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: 1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 70/2015); 2) Krzysztof Strychalski Starszy Inspektor Wojewódzki, Członek Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 71/2015). Mając na uwadze przedstawione poniżej ustalenia, działalność jednostki kontrolowanej w przedmiocie kontroli należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. 1 Dz. U. z 2015 r., poz. 525 j.t., dalej ustawa o wojewodzie 2 dalej również "Inspektorat" 3 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, dalej ustawa o kontroli
Przygotowanie organizacyjne 1. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Adam Stefan Lepa Łódzki Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego. 4 Zgodnie z 15 ust. 1 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego Inspektoratu do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych w ramach ich właściwości rzeczowej należy rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków. Prowadzenie i obsługa spraw z zakresu skarg i wniosków należy w szczególności do zakresu działania Wydziału Prawnego, którym kieruje Pani Danuta Winkler Naczelnik. Nadzór i kontrolę nad prawidłowym i terminowym załatwianiem skarg i wniosków w Inspektoracie sprawuje ŁWITD, który także bezpośrednio nadzoruje Wydział Prawny. Kierownik jednostki kontrolowanej w drodze zarządzenia 5 uregulował wewnętrzne kwestie dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Inspektoracie. Zgodnie z postanowieniami ww. aktu ŁWITD dokonuje dekretacji wpływających do Inspektoratu skarg i wniosków ( 1 ust. 2). Przyjmowanie i ewidencjonowanie skarg i wniosków jest zadaniem Wydziału Prawnego ( 2 ust. 1). Zarejestrowane skargi i wnioski przekazywane są do realizacji wyznaczonemu pracownikowi ( 4 ust. 1). Po rozpatrzeniu sprawy ŁWITD podpisuje odpowiedź na skargę lub wniosek ( 4 ust. 3). Omawiany akt wewnętrzny określa również wzór rejestru skarg i wniosków (Załącznik nr 1) oraz zasady postępowania ( 2 ust. 3-4) i wzór protokołu w przypadku zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie (Załącznik nr 2). Dodać należy, że ŁWITD upoważnił Pana Konrada Stajudę Naczelnika Wydziału Inspekcji do podpisywania odpowiedzi na skargi i wnioski składane do Inspektoratu. 2. Informacje dotyczące przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz pracowników przyjmujących skargi i wnioski są wywieszone w Inspektoracie w widocznym miejscu. W ich treści wskazano, iż interesanci w sprawach skarg i wniosków przyjmowani są przez ŁWITD w każdy wtorek w godz. 15:00 16:00. Powyższe świadczy, że zostały spełnione wymogi określone w art. 253 1-2 oraz 4 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 6. Inspektorat pracuje w godzinach: od października do kwietnia od poniedziałku do piątku 08:00 16:00, a od maja do września poniedziałek, środa, czwartek, piątek 7:00 15:00, wtorek 9:00 17:00. Z powyższego wynika, że nie w pełni zrealizowane zostały wymogi określone w art. 253 3 Kpa, bowiem przyjęcia 4 dalej również "ŁWITD" 5 Zarządzenie Nr 10/2014 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 31 marca 2014 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Łodzi. 6 j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 267, dalej Kpa
w okresie od maja do września odbywały się we wtorki jedynie do 16.00, co stanowi nieprawidłowość. W jednostce kontrolowanej wywieszono również informację zatytułowaną Przyjmowanie skarg i wniosków, która zawiera opis stanu prawnego dotyczącego kontrolowanych zadań oraz wskazanie komórki organizacyjnej zajmującej się w Inspektoracie koordynacją rozpatrywania skarg i wniosków. Na podstawie ww. informacji stwierdzono, że został zrealizowany obowiązek wynikający z 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków 7. 3. W Inspektoracie prowadzony jest rejestr skarg i wniosków, odpowiadający wzorowi określonemu w zarządzeniu, o którym mowa w pkt 1 niniejszego dokumentu. Załatwianie skarg W okresie objętym kontrolą w rejestrze skarg i wniosków zaewidencjonowano 5 spraw, tj. 4 skargi (w tym 1 anonimową) i 1 wniosek. Po zbadaniu powyższych spraw ustalono, co następuje. 1. Zgodnie z 8 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów skargę anonimową w aspekcie proceduralnym pozostawiono bez rozpoznania. Jak wynika z materiałów dołączonych do tej sprawy, w bieżącej działalności Inspektoratu wykorzystano jednak zawarte w skardze informacje celem sprawdzenia prawidłowego wykonywania zadań. 2. Odnośnie sprawy zarejestrowanej pod poz. 2 ustalono, że skarga przekazana pocztą elektroniczną do ŁWITD przez pracownika Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego nie spełniała wymagań formalnych, bowiem protokół z jej przyjęcia nie został podpisany przez skarżącego. 8 ŁWITD realizując wskazania GITD udzielił zainteresowanemu w uzgodnionym zakresie odpowiedzi. 3. W sprawie zarejestrowanej pod poz. 5 zastosowano zasadę pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym. Natomiast w sprawie zarejestrowanej pod poz. 1 skarga została rozpatrzona przez ŁWITD, bowiem jak wyjaśnił Pan Waldemar Olczyk - Zastępca ŁWITD przedmiotowa skarga dotyczyła nieprawidłowego zachowania inspektorów Transportu Drogowego podczas kontroli drogowej ( ) zakończonej protokołem kontroli ( ). Podczas kontroli inspektorzy stwierdzili naruszenia przepisów ustawy o transporcie drogowym, a w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego została wydana 7 Dz. U z 2002 r., Nr 5, poz. 46. 8 Akta kontroli str. 116-135.
decyzja o nałożeniu kary pieniężnej odnośnie stwierdzonego naruszenia. Jednocześnie co do przebiegu tej kontroli oraz zachowania inspektorów kontrolowany przewoźnik złożył skargę, która została rozpatrzona w trybie postępowania skargowego, a jej przedmiotem było odniesienie się do zarzutów stawianych inspektorom podczas wykonywania czynności kontrolnych. Przedmiotowa skarga nie była rozpatrywana w postępowaniu wyjaśniającym odnośnie stwierdzonego naruszenia. 9 Jak wynika z ustaleń kontroli oraz powyższych wyjaśnień zarzuty podniesione w skardze dotyczyły także wyników czynności kontrolnych, które stanowiły przyczynę wszczęcia postępowania administracyjnego, w którym skarżący był stroną. 10 Należy stwierdzić, że w odniesieniu do omawianej sprawy niewystarczające było rozpatrzenie wyłącznie zarzutów na zachowanie inspektorów. Zgodnie z zasadą pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, wynikającą z art. 234 Kpa, skarga winna zostać włączona także do akt sprawy administracyjnej, a odniesienie do zarzutów winno nastąpić w uzasadnieniu do decyzji. Zgodnie bowiem z art. 234 Kpa w sprawie w której toczy się postępowanie administracyjne, skarga złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania, zgodnie z przepisami kodeksu. Biorąc pod uwagę okoliczności opisane powyżej zaznaczyć należy, że w trybie skargowo-wnioskowym rozpatrzono 2 skargi. 4. Właściwość do rozpatrzenia tych skarg była przestrzegana. 5. Terminowość w 1 przypadku została zachowana, natomiast procedowanie drugiej skargi trwało ponad miesiąc. 11 Jak wyjaśnił ŁWITD w związku z dużą ilością skarg dotyczących łamania przepisów ustawy o transporcie drogowym przez firmę ( ) rozpatrzenie skargi na prowadzących kontrolę inspektorów wymagało szczegółowego i starannego rozpatrzenia. W związku z powyższym przekroczono termin rozpatrzenia przedmiotowej skargi, o którym przez przeoczenie nie poinformowano autora skargi. 12 W ten sposób nie wypełniono obowiązku wynikającego z art. 36 w związku z art. 237 4 Kpa, co stanowi nieprawidłowość. O każdym bowiem przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. 6. W odpowiedziach na obie skargi, w których uznano zarzuty za bezzasadne, nie zawarto pouczenia o treści art. 239 Kpa, co stanowi nieprawidłowość. 13 Do powyższych okoliczności 9 Akta kontroli str. 164-165. 10 Akta kontroli str. 110-115. Z treści odpowiedzi na skargę podpisanej przez ŁWITD wynika, że wystąpienie skarżącego dotyczyło prowadzonego postępowania administracyjnego. 11 Akta kontroli str. 112-115. 12 Akta kontroli str. 161-163. 13 Akta kontroli str. 112-115, 140-148.
ŁWITD nie odniósł się w złożonych wyjaśnieniach. Zgodnie z art. 238 1 zd. 2 Kpa zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto pouczenie o treści art. 239 Kpa. Pozostałe elementy wymagane prawem w odpowiedziach na skargi zostały zamieszczone. 7. W 1 sprawie odpowiedzi na skargę nadano błędny symbol klasyfikacyjny. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) pełne realizowanie obowiązku wynikającego z art. 253 3 Kpa, z uwzględnieniem okresowo zmieniających się godzin pracy Inspektoratu, 2) poszanowanie zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, 3) przestrzeganie terminowości załatwiania spraw skargowych, 4) zapewnienie formalnej poprawności zawiadomień o sposobie załatwienia skargi, 5) stosowanie właściwych symboli klasyfikacyjnych w odniesieniu do prowadzonych spraw skargowo-wnioskowych. Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Od przedmiotowego wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Ewa Wardęga Zastępca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli