WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Opole, dnia 16 listopada 2015 roku WOJEWODA OPOLSKI NK.IV EK NK.IV EK Pan Bogusław Krasowski Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii ul. Wrocławska OPOLE WYSTĄPIENIE POKONTROLNE 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Opolu, ul. Wrocławska 170, Opole. 2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego: Bogusław Krasowski Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii; funkcję tę pełni od dnia 1 lutego 2013 roku; 3. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolerów: Estera Kołodziej Inspektor w Oddziale Kontroli i Skarg, Sebastian Judycki Kierownik Oddziału Kontroli i Skarg - pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu. 4. Miejsce kontroli: Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Opolu. 5. Termin kontroli: 23 października 2015 roku. 6. Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii 1. b) okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2011 roku do 31 sierpnia 2015 roku Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: I. W okresie objętym kontrolą do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu nie wpłynął żaden wniosek, wpłynęło natomiast 9 skarg 3. Rozpatrując skargi: 5 uznano za bezzasadne, 2 za zasadne, 1 przekazano do załatwienia według właściwości do innego organu a jedną załatwiono informacyjnie. Spośród wszystkich załatwionych skarg, 6 wpłynęło bezpośrednio od skarżących, natomiast 3 otrzymano za pośrednictwem innych organów. Jedna z nich została przekazana do rozpatrzenia przez Wojewodę Opolskiego 4. 1 Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu w okresie objętym kontrolą regulowały zapisy zawarte w Regulaminie Organizacyjnym, stanowiącym: 1) Załącznik do Zarządzenia Nr WIW.D.0111/31/2010 Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii w Opolu z dnia 21 września 2010 roku w sprawie nadania Wojewódzkiemu Inspektoratowi Weterynarii w Opolu Regulaminu Organizacyjnego. Aktualnie przedmiotową organizację regulują zapisy Załącznika do Zarządzenia Nr D Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii w Opolu z dnia 31 grudnia 2014 roku w sprawie nadania Wojewódzkiemu Inspektoratowi Weterynarii w Opolu Regulaminu Organizacyjnego, zwanego w dalszej części Regulaminem Organizacyjnym. W/w Regulaminy stanowią część akt kontroli i zostały zamieszczone systemie EZD i oznaczone jako: 1 Regulamin Organizacyjny r. i 2 Regulamin Organizacyjny r. oraz Zarządzenie w sprawie Regulaminu Organizacyjnego 2014 r. 2 Ostatnią kontrolę (sprawdzającą) w temacie organizacji przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Opolu za okres od 1 stycznia 2003 r. do 31 lipca 2005 r. przeprowadzono w dniu 30 sierpnia 2005 r. protokół z kontroli został zamieszczony w systemie EZD jako część akt kontroli i oznaczony jako: Protokół z kontroli sprawdzającej r. Kontrolujący ocenił przedmiotową organizację za prawidłową nie formułując żadnych wniosków czy zaleceń pokontrolnych. 3 Znaki spraw skontrolowanych skarg: D , D , D , D , D , D , D , D oraz D Skargę dotyczącą działań Powiatowego Lekarza Weterynarii w Opolu przekazano według właściwości do Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii pismem z dnia roku, Nr NK.IV AW. 1

2 II. W ramach uzyskanej odpowiedzi na analizę przedkontrolną 5 ustalono, że w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu nie przeprowadzano kontroli wewnętrznych, dotyczących organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Pracownicy zajmujący się załatwianiem skarg nie uczestniczyli w żadnym typowym szkoleniu z powyższego zakresu. Corocznie sporządzano zgodnie z poleceniem Wojewody Opolskiego analizę skarg i wniosków za rok ubiegły. III. Na podstawie informacji wywieszonej w siedzibie Inspektoratu ustalono, że Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek będący dniem pracy, w godz. od do W razie niemożliwości przyjęcia interesantów przez Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii powinność tę wykonuje osoba wskazana każdorazowo przez niego spośród pracowników zajmujących stanowisko kierownika zespołu. IV. Ustalono, że na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu nie publikowano informacji w sprawie rozpatrywania skarg, zawierających dane osobowe osób skarżących 6. V. W Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu zasady organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków regulują zapisy Regulaminu Organizacyjnego. Zgodnie z 19 ust. 11 powyższego Regulaminu Kancelaria w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu zajmuje się prowadzeniem sekretariatu, a w szczególności prowadzeniem rejestru skarg i wniosków. Zadanie to należy do obowiązków Pani Marii Rybak 7 Sekretarki w Kancelarii Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii. Stosownie do treści 9 ust. 3 pkt 1 powyższego Regulaminu Kancelaria podlega bezpośrednio Opolskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii. Przygotowywanie oraz prowadzenie dokumentacji związanej z postępowaniami skargowymi należy zgodnie z zakresami obowiązków - do zadań: Pani Anny Kwapisz Dolińskiej 8, Pani Kamili Mizery 9, Pana Dominika Tomczaka 10, Pana Piotra Samol 11 oraz Pani Eweliny Piechowiak 12. Zgodnie z 11 ust. 1 pkt 3 powyższego Regulaminu - za merytoryczną i formalno prawną poprawność załatwianych spraw odpowiadają kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych. VI. W trakcie kontroli oceniono procedurę rozpatrywania skarg i wniosków przez Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii oraz czynności kancelaryjno-techniczne pracowników odpowiedzialnych za kontrolowany zakres oraz skuteczność sprawowanego nadzoru. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że na skargach zamieszczano adnotacje o dacie ich wpływu. Ustalono, że skargi oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestrowano i przechowywano w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu zgodnie z treścią art. 254 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 roku, poz. 267 ze zm.). Prawidłowo prowadzono rejestr skarg i wniosków 13. Skargom rozpatrywanym bezpośrednio i przekazywanym według właściwości nadawano znaki spraw odpowiadające symbolom klasyfikacyjnym określonym w instrukcji kancelaryjnej 14. Prawidłowo i szczegółowo przeprowadzono oraz dokumentowano postępowania wyjaśniające. W przypadku uznania skarg za bezzasadne, w udzielanych odpowiedziach pouczano skarżących o treści art k.p.a. Przestrzegano również instrukcji kancelaryjnej w zakresie umieszczania na kopiach pism dat ich ekspedycji. 5 Treść odpowiedzi na analizę przedkontrolną stanowi część akt kontroli; została zamieszczona w systemie EZD jako: Odpowiedź na analizę przedkontrolną. 6 Zgodnie z decyzją Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 23 lipca 2009 r. Nr DOLiS/DEC-698/09 cyt: ( ) Rada Miasta w ramach przysługujących jej kompetencji, uprawniona była do przetwarzania danych osobowych Skarżącego, jednakże opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej w treści podjętej przez nią uchwały jego danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska w ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zdecydowanie wykroczyło poza cel tego przetwarzania ( ). W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla spełnienia celu i obowiązku publikacji z art. 4 ust 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, również w przedmiotowej sprawie, wystarczającym byłaby więc publikacja zatomizowanej uchwały, tj. uchwały w której zawarte dane osobowe poddane zostały procesowi uniemożliwiającemu rozpoznanie osoby, której te dane dotyczą, poprzez ich usunięcie. 7 Zgodnie z zakresem czynności z dnia r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 1 Zakres czynności Pani Marii Rybak. 8 Zgodnie z zakresem czynności z dnia r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 2 Zakres czynności Pani Anny Kwapisz - Dolińskiej. 9 Zgodnie z zakresem czynności z dnia r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 3 Zakres czynności Pani Kamili Mizery. 10 Zgodnie z zakresem czynności z dnia r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 4 Zakres czynności Pana Dominika Tomczaka. 11 Zgodnie z zakresem czynności z dnia r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 5 Zakres czynności Pana Piotra Samol. 12 Zgodnie z zakresem czynności z dnia r., który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony jako: 6 Zakres czynności Pani Eweliny Piechowiak. 13 Prowadzony rejestr skarg i wniosków stanowi akta kontroli; zamieszczono go w systemie EZD i oznaczono jako: Rejestr skarg i wniosków [ Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe)] [ Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości] - Załącznik Nr 5 Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67), zwane w dalszej części instrukcją kancelaryjną; 2

3 VII. Analizując akta skargowe za okres od 1 stycznia 2011 do 31 sierpnia 2015 roku, kontrolujący stwierdzili, że w powyższym okresie skargi załatwiano prawidłowo. Stwierdzono jednak pojedyncze przypadki poniżej opisanych nieprawidłowości: 1. Ustalono, że skargom nadawano podwójne znaki spraw. W rejestrze skarg i wniosków rejestrowano je prawidłowo a właściwe znaki spraw - zgodnie z 52 ust. 4 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej - nanoszono na skargi. Komórki organizacyjne Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu przygotowujące projekty odpowiedzi na skargi i prowadzące w związku z nimi postępowania wyjaśniające, nadawały jednak powyższym pismom własne znaki spraw, niezgodne z oznaczeniami wprowadzonymi w rejestrze skarg i wniosków. Nieprawidłowość tę stwierdzono we wszystkich załatwionych skargach: 1) Skargę, która wpłynęła do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu 8 marca 2011 roku, zarejestrowano pod nr D , a odpowiedź na nią udzielono pismem o nr: DZ SM 17 ; 2) Skargę, która wpłynęła do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu 7 września 2011 roku, zarejestrowano pod nr D , a odpowiedź na nią udzielono pismem o nr: DH ; 3) Skargę, która wpłynęła do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu 13 marca 2012 roku zarejestrowano pod nr D Pismo przedłużające termin jej załatwienia i ostateczną odpowiedź przesłano pismami o nr DH ; 4) Skargę z dnia 28 maja 2012 roku zarejestrowano pod nr D , a odpowiedź na nią udzielono pismem o nr DH ; 5) Skargę z dnia 2 grudnia 2013 roku zarejestrowano pod nr D , a pismo przekazujące ją do rozpatrzenia innemu organowi, uzyskało nr DH ; 6) Skargę z dnia 19 lipca 2013 roku zarejestrowano pod nr D , a odpowiedź na nią przesłano pismem oznaczonym całkowicie innym znakiem sprawy DH-N ; 7) Skargę, która wpłynęła do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu 5 lutego 2014 roku (od Wojewody Opolskiego), zarejestrowano pod nr D , a odpowiedź na nią udzielono pismem o nr D Przedmiotową skargę należało włączyć do akt prowadzonego postępowania administracyjnego i rozpatrzeć zgodnie z art. 234 pkt 1 k.p.a. w ramach tego postępowania, pod jego znakiem sprawy. 8) Skargę z dnia 20 czerwca 2014 roku zarejestrowano pod nr D , a odpowiedź na nią udzielono pismem o nr DH ; 9) Skargę z dnia 20 kwietnia 2015 roku zarejestrowano pod nr D Pismo o wyjaśnienia przedmiotu skargi również oznaczono powyższym znakiem sprawy. Natomiast pismo przedłużające termin jej rozpatrzenia otrzymało nr D , a udzielona odpowiedź - D Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego, symbol literowy D oznacza komórkę organizacyjną Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii. 16 Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego, symbol literowy DZ oznacza komórkę organizacyjną Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu Zespół ds. zdrowia i ochrony zwierząt. 17 zostały oznaczone jako: 1 Skarga D Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego, symbol literowy DH oznacza komórkę organizacyjną Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu Zespół ds. bezpieczeństwa żywności. 19 zostały oznaczone jako: 2 Skarga D zostały oznaczone jako: 3 Skarga D zostały oznaczone jako: 4 Skarga D zostały oznaczone jako: 5 Skarga D zostały oznaczone jako: 6 Skarga D zostały oznaczone jako: 7 Skarga D zostały oznaczone jako: 8 Skarga D zostały oznaczone jako: 9 Skarga D

4 Powyżej opisane postępowanie - zgodnie z zapisami 5 ust. 1-3 w związku z 52 ust. 1 pkt 2 oraz 52 ust. 3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej - jest nieprawidłowe. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy, dlatego też skarga oraz związana z nią dokumentacja powinna otrzymywać jeden, wspólny znak sprawy, składający się z identycznych jego elementów. 2. W toku przeprowadzonej kontroli, stwierdzono jeden przypadek nieterminowego załatwienia skargi o nr D Przedmiotowa skarga wpłynęła do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Opolu w dniu 23 czerwca 2015 roku. Pismem z dnia 30 lipca 2015 roku poinformowano skarżącego o tym, że Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii prowadzi w jej sprawie postępowanie wyjaśniające oraz wskazano przewidywany termin załatwienia niniejszej skargi na dzień 31 sierpnia 2015 roku. W powyższym piśmie nie powołano art k.p.a. w związku z art k.p.a., dlatego też przedmiotowe przedłużenie jest nieprawidłowe. Ponadto, przesłano je po upływie ustawowego terminu na załatwienie skargi. Ostateczną odpowiedź - bez powołania przepisu art k.p.a. - przesłano skarżącemu w dniu 23 września 2015 roku, przekraczając wyznaczony termin na jej udzielenie. Zgodnie z art k.p.a. skargi załatwia się w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli jednak nie jest to możliwe ze względu na konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, należy przed upływem miesiąca zawiadomić skarżącego na podstawie art k.p.a. w związku z art k.p.a. o przyczynach zwłoki i wskazać nowy, dokładny termin załatwienia skargi. To data wysłania odpowiedzi dla skarżącego jest datą jej ostatecznego załatwienia. Podając dokładną datę załatwienia skargi, należy dokonać wszelkich starań aby ten termin dotrzymać. 3. Kontrolujący ustalili, że w piśmie z dnia 24 marca 2011 roku, o nr DZ SM 28 będącym zawiadomieniem o sposobie rozpatrzenia skargi, nieprecyzyjnie powołano art. 237 k.p.a., zamiast art k.p.a. Natomiast w piśmie z dnia 16 grudnia 2013 roku, o nr DH przekazującym skargę do rozpatrzenia przez właściwy organ, nie powołano art. 231 k.p.a. Stosownie do treści art. 6 k.p.a., organy władzy publicznej działają na podstawie przepisów prawa i zgodnie z art. 8 i art. 9 k.p.a. zobowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby budzić zaufanie obywateli do władzy publicznej oraz wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych i prawnych. Prawidłowym działaniem jest więc powoływanie konkretnych przepisów prawa, czy to w postępowaniu administracyjnym, czy też skargowo wnioskowym. 4. Stwierdzono również nieprawidłowość polegającą na nieumieszczaniu na kopiach pism odręcznego podpisu osoby je sporządzającej i daty jego złożenia. Nieprawidłowość tę stwierdzono w dokumentacji większości załatwionych skarg, zarejestrowanych pod numerami: D , D , D , D oraz D , zarówno w udzielonych odpowiedziach, jaki i w pismach o udzielenie wyjaśnień oraz przedłużających termin rozpatrzenia skarg. W dokumentacji części skarg, oznaczonych numerami: D , D , D oraz D , umieszczono przedmiotową parafę (bez daty jej złożenia), ale nie zamieszczono na niej pieczęci z imieniem i nazwiskiem referenta, co nie pozwala na jego zidentyfikowanie, a jest dobrą praktyką kancelaryjną. Konieczność umieszczania parafy wynika z 58 ust. 5 i 6 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej i pozwala określić osobę odpowiedzialną za przygotowany dokument. Obowiązek ten zapisano również w 11 ust. 6 pkt 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego, zgodnie z którym - projekty innych pism i dokumentów powinny być parafowane przez: pracownika zajmującego się sprawą oraz kierownika komórki organizacyjnej, z którego zakresem działania związany jest dokument. 27 zostały oznaczone jako: 9 Skarga D zostały oznaczone jako: 1 Skarga D zostały oznaczone jako: 5 Skarga D zostały oznaczone jako: 5 Skarga D , 6 Skarga D , 7 Skarga D , 8 Skarga D oraz 9 Skarga D zostały oznaczone jako: 1 Skarga D , 2 Skarga D , 3 Skarga D oraz 4 Skarga D

5 8. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości. VIII. Podsumowując powyższe, w wyniku przeprowadzonej kontroli problemowej w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu stwierdzono nieprawidłowości związane z nadawaniem skargom podwójnych znaków spraw, niepowoływaniem lub nieprecyzyjnym powoływaniem przepisów prawnych oraz niezamieszczaniem na kopiach pism pozostawionych w aktach skargowych odręcznego podpisu osoby je sporządzającej oraz daty jego złożenia. W jednym przypadku nie dotrzymano również terminu załatwienia skargi. W celu usprawnienia organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, należy rozważyć uregulowanie w Regulaminie Organizacyjnym kwestii nadzoru nad powyższą organizacją, wskazując w nim konkretne stanowisko/osobę odpowiedzialną za ten proces. Zadanie to należałoby również wpisać w zakres czynności wybranej osoby. W związku z ustaleniami zawartymi w powyższym projekcie wystąpienia pokontrolnego, organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii mimo stwierdzonych w pojedynczych przypadkach nieprawidłowości należy ocenić pozytywnie. Stwierdzone nieprawidłowości są przedmiotem poniższych zaleceń pokontrolnych. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej przez Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Opolu pod pozycją 2/2015. IX. W dniu 2 listopada 2015 roku - na podstawie art. 38 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) przekazano Opolskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii jako kierownikowi jednostki kontrolowanej projekt wystąpienia pokontrolnego wraz z pouczeniem o możliwości złożenia - stosownie do treści art. 40 powyższej ustawy - umotywowanych pisemnych zastrzeżeń co do jego treści 32. X. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń, sporządzono - zgodnie z art. 46 ust. 1 powyższej ustawy wystąpienie pokontrolne uzupełnione o zalecenia pokontrolne. Biorąc pod uwagę wyniki kontroli, zalecam: 1) Nie nadawać skargom podwójnych znaków spraw, stosownie do treści 5 ust. 1-3 w związku z 52 ust. 1 pkt 2 oraz 52 ust. 3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej; 2) Terminowo załatwiać skargi oraz powoływać prawidłowe przepisy prawne w odpowiedziach na skargi, w pismach przedłużających termin ich załatwienia oraz pismach przekazujących je do rozpatrzenia przez właściwe organy, zgodnie z art. 12 k.p.a. i art i 4 k.p.a. w związku z art. 36 k.p.a. oraz stosownie do treści art k.p.a., art k.p.a. w związku z art k.p.a. oraz art. 231 k.p.a. 3) Przestrzegać instrukcji kancelaryjnej w zakresie zamieszczenia na kopiach pism pozostawionych w aktach skargowych, odręcznego podpisu osoby je sporządzającej i daty jego złożenia, zgodnie z 58 ust. 5 i 6 oraz Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej. XI. O sposobie wykonania powyższych zaleceń i o podjętych działaniach w tym zakresie, proszę poinformować Wojewodę Opolskiego na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. z up. Wojewody Opolskiego mgr Barbara Bieluszewska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli 32 Szczegółowe postępowanie w kwestii zastrzeżeń regulują przepisy art ustawy o kontroli w administracji rządowej. 5