System Kadry - Płace Moduł Eksport do FKK Dokumentacja Użytkownika
Spis treści Rozdział 1 Podstawowe funkcje modułu 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 Uruchomienie... modułu 1-1 Wpółpraca... systemu z użytkownikiem 1-2 Przegląd... wyświetlanych informacji 1-2 Pojęcia... podstawowe 1-4 Obsługa... okien aplikacji 1-7 Operacje... na tabelach danych 1-8 Licencjonowanie... 1-10 Licencjonowanie... instalacja kluczy 1-11 Instalacja... klucza 1-11 Aktywacja... klucza 1-13 Usunięcie... klucza 1-14 1.4 Licencjonowanie... funkcja serwisowa 1-14 Rozdział 2 I 2.1 2.1.1 2.1.2 Konfiguracja... eksportu. 2-16 Składniki... płacowe. 2-16 Dokumenty.... 2-19 Pozycje... dokumentu 2-20 2.2 2.2.1 2.2.2 Eksport... do FKK. 2-26 Generacja... danych eksportowych. 2-27 Eksport... danych do FKK. 2-30 Przegląd... danych. 2-31 Wysłanie... eksportu. 2-34 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.3.8 2.3.9 Operacje... 2-35 Porządkowanie... opisy błędów 2-35 Konfiguracja... systemu 2-35 Konfiguracja... stacji roboczej 2-37 Zmiana... numeru stacji roboczej 2-38 Zmiana... hasła 2-39 Licencjonowanie... informacje 2-40 Licencjonowanie... funkcje administracyjne 2-41 O programie...... 2-42 Koniec.... 2-43
Podstawowe funkcje modułu Rozdział 1 Podstawowe funkcje modułu Moduł ten ma za zadanie przekazać dane do programu finansowo-księgowego dostarczanego przez ABG S.A. i wprowadzenia do niego dokumentów księgowych dla listy płac. Moduł tworzy te dokumenty na podstawie: danych wprowadzonych w module Słowniki w słowniku składników płacowych danych wprowadzonych w module Eksport do FKK dodatkowe definicje dla składników płacowych danych uzyskanych po generacji list płac w module Płace informacje o składnikach płacowych wprowadzonych na listy płac oraz wartościach dla nich wyliczonych. Dane eksportowane są do systemu finansowo-księgowego w postaci plików *.DBF lub w postaci paczek XSP w formacie wymaganych przez system finansowo-księgowy. 1.1 Uruchomienie modułu Uruchomienie programu będzie możliwe po dwukrotnym kliknięciu ikony symbolizującej moduł Eksport do FKK. Następnie w pojawiającym się oknie należy w odpowiednie pola wpisać użytkownika i hasło. Po prawidłowym wypełnieniu i zatwierdzeniu pól przechodzimy do głównego okna aplikacji. 1-1
Podstawowe funkcje modułu 1.2 Wpółpraca systemu z użytkownikiem 1.2.1 Przegląd wyświetlanych informacji Wszelkie informacje jakie użytkownik uzyskuje na ekranie monitora, wyświetlane są w formie tabel danych lub okien dialogowych. Tabele służą z reguły do przeglądu dużej ilości danych o małym stopniu szczegółowości. Z poziomu okna zawierającego tabelę danych wywołać można opcję przeglądu bardziej szczegółowych danych, dopisania bądź usunięcia informacji zawartych w tabeli. Wygląd przykładowej tabeli przedstawiono na rysunku. Opis elementów formatki przedstawionej na: 1 tytuł formatki 2 opcje menu 3 opis pola 4 lista dostępnych warunków selekcji 5 lista dostępnych wariantów uporządkowania danych 6 dane zawarte w tabeli 7 pola, w których wyszukiwane mogą być dane 8 zadany do wyszukiwania tekst O ile dane wyświetlane w tabelach często zawierają jedynie skrócone informacje na temat przeglądanych 1-2
Podstawowe funkcje modułu danych to okna dialogowe zapewniają dostęp do szczegółowych informacji. Dlatego często stosuje się kombinację tych dwóch formatek. Po wejściu do opcji w pierwszej kolejności wyświetlana jest tabela zawierająca listę dostępnych z tej opcji informacji. Dopiero po wybraniu jednej z pozycji tabelki i uruchomieniu ognia dialogowego wyświetlane są pełne informacje. Z poziomu okien dialogowych dokonuje się również wprowadzania nowych oraz edycji już istniejących danych. Opis elementów formatki przedstawionej na rysunku: 1 tytuł formatki 2 nazwa pola 3 pole danych służące do przeglądu i edycji danych 4 przycisk wyboru z listy słownikowej 1-3
Podstawowe funkcje modułu 1.2.2 Pojęcia podstawowe Aktywne obecnie używane lub wybrane okno albo ikona. W danej chwili może być aktywne tylko jedno okno lub ikona co zaznaczone jest odmiennym kolorem linii nagłówka. Wszelkie operacje odnoszą się tylko do aktywnego okna lub ikony. Aplikacja lub inaczej program, to system komputerowy stosowany do wprowadzania i przetwarzania danych. Dokument wszystko co zostało utworzone przy pomocy aplikacji. Zawiera on informacje zapisane, zredagowane, wyświetlone lub zachowane na dysku w formie pliku (np. sprawozdanie). Dokumenty mogą być tworzone zarówno za pomocą systemu Kadry-Płace jak i np. programów MS Office ( MS Word lub MS Excel) lub Open Office ( Writer lub Calc ). Formuła wyrażenie matematyczne. Ikona graficzna prezentacja obiektu, typu stacja dysków, katalog, aplikacja, dokument lub innego obiektu, który można zaznaczyć i otworzyć. Np.: Komunikat tekst pojawiający się na ekranie, informujący o tym, że nie wprowadzono wszystkich wymaganych informacji lub o innym napotkanym problemie. Kursor znak zachęty do wpisania jakiegoś wyrażenia migający w polu tekstu. Kliknięcie szybkie naciśnięcie i zwolnienie lewego przycisku myszy. Dwukrotne kliknięcie dwukrotne szybkie naciśnięcie i zwolnienie lewego przycisku myszy. Kopiowanie tabeli do schowka umożliwia przeniesienie danych z aplikacji np. do programu MS Excel lub OpenOffice Calc. Można to uzyskać na dwa sposoby: - klikając w lewy górny róg tabeli (szary, nieopisany nagłówek pustej pierwszej kolumny): i w wywołanym tak oknie wybrać "Kopiowanie tabeli do schowka". - korzystając z opcji "Kopiowanie tabeli do schowka" uzyskanej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w tabeli. Tak skopiowane dane można wkleić w arkuszu MS Excel, arkuszu OpenOffice Calc lub innej aplikacji. Uwaga! Kopiowanie do schowka ma ograniczone możliwości i w przypadku bardzo dużych tabel może się zdarzyć, że nie zostaną skopiowane wszystkie dane. W takiej sytuacji lepiej skorzystać z kopiowania danych do pliku. 1-4
Podstawowe funkcje modułu Kopiowanie danych do pliku kopiowanie zawartości tabeli do pliku na dysk w celu wykorzystania go poza programem np. przepisania do arkusza MS Excel lub OpenOffice Calc. Można to uzyskać na dwa sposoby: - klikając w lewy górny róg tabeli (szary, nieopisany nagłówek pustej pierwszej kolumny): i w wywołanym tak oknie wybierając "Kopiowanie tabeli do pliku". - korzystając z opcji "Kopiowanie danych do pliku" uzyskanej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w tabeli. Menu pola, w których można dokonać wyboru. Główne menu znajduje się w pierwszym (tytułowym) oknie aplikacji zaraz pod jej nazwą. Umożliwia użytkownikowi wybór opcji, w której będzie pracował. Odświeżenie danych operacja, którą użytkownik musi wykonać jeśli dane nie są wyświetlone zgodnie z podanymi przez niego kryteriami. W tym celu należy nacisnąć klawisz [F3]. Uwaga! W celu przyspieszenia pracy w niektórych opcjach dane nie są wyświetlane od razu, a dopiero po ustawieniu warunków i odświeżeniu tabeli. Unika się tak oczekiwania na wyświetlenie tabeli o niepotrzebnej zawartości. Podświetlenie, wybranie, inaczej też zaznaczenie pozycji tabeli (danej) do przetwarzania. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy, gdy jej wskaźnik jest skierowany na wybraną pozycję tabeli, spowoduje zmianę jej koloru (podświetlenie). Następne polecenie odnosić się będzie do tak wyróżnionej pozycji. Pole dialogu umożliwia porozumiewanie się użytkownika z systemem. Dzięki niemu można np. określić sposób uporządkowania danych w tabeli, czy wpisać tekst do szukania. W programie używane są dwa typy pól dialogu: Jeśli z prawej strony pola dialogu widnieje przycisk strzałki, to po jego kliknięciu rozwinie się pole listy: zawierające menu opcji, z którego posługując się paskiem przewijania można wybrać właściwą. Jeśli z prawej strony pola dialogu nie ma przycisku strzałki, to jest to pole tekstu: 1-5
Podstawowe funkcje modułu w którym użytkownik wpisuje tekst. Jest ono wykorzystywane m.in. przy wprowadzaniu i edycji danych, czy też podczas wyszukiwania informacji. Pole wyboru mała, kwadratowa kratka w polu dialogu, którą można wybrać (zaznaczyć) lub wyczyścić. oznacza, że warunek opisujący to pole ma zostać spełniony. Przycisk wyboru z listy słownikowej umożliwia szybkie wyszukanie odpowiedniej danej z dostępnej listy. Przycisk opcji pozwala wybrać tylko jedną z możliwości Przycisk wykorzystywany jest przy określaniu kryterium wyświetlania danych (np. ich kolejności). Jest też nazywany przyciskiem radiowym. Przycisk polecenia Pozwala na wykonanie wypisanej na nim czynności. W nawiasach znajduje się klawisz jakim można tę opcję uruchomić z klawiatury. Schowek miejsce w pamięci komputera przeznaczone do tymczasowego przechowywania informacji. Zawartość schowka można wkleić do dowolnego pola tekstu, czy też np. do plików systemu MS Excel, MS Word, OpenOffice Calc, OpenOffice Calc itp. Wklejanie operacja polegająca na wstawieniu w pole tekstu lub np. do dokumentu MS Excel wyciętego bądź skopiowanego wcześniej tekstu zapamiętanego w schowku. Wskaźnik myszy sterowany myszką znak pojawiający się na ekranie. Najczęściej ma kształt strzałki jak poniżej: 1-6
Podstawowe funkcje modułu Wybierz i wróć uruchomienie tej funkcji spowoduje, że wybór pozycji ze słownika zostanie od razu zatwierdzony (bez konieczności wciśnięcia przycisku Zatwierdź). Zakładki są stosowane dla tematycznego podziału danych. Uaktywnia się je kliknięciem myszki lub wciśnięciem litery podkreślonej w tytule zakładki. 1.2.3 Obsługa okien aplikacji Okno aplikacji inaczej: okno, okienko wydzielony ramką na ekranie obszar przeznaczony dla określonego programu, danych lub funkcji. Obsługa okienek w programie wykorzystuje większość zalet systemu WINDOWS. Przyciski: znajdujące się w prawym górnym rogu okienka, które kolejno pozwolą: - zmniejszyć okno (nie będzie wyświetlane na ekranie), - zwiększyć okno lub w przeciwnym przypadku zmniejszyć, - wyjść z otwartej właśnie opcji. Można zmienić wielkość większości aktywnych okien. Należy w tym celu najechać wskaźnikiem myszki na róg lub bok okna, nacisnąć lewy przycisk mysz i trzymając go wciśnięty zmieniać położenia okna. Aby to było możliwe, wskaźnik myszy powinien wyglądać następująco: Można też zmieniać położenie okna na ekranie. Należy w tym celu najechać wskaźnikiem myszki na górną linię okna (w której wpisana jest jego nazwa), nacisnąć lewy przycisk mysz i trzymając go wciśnięty przesunąć okno we właściwe miejsce. Aby zmiana rozmiaru była możliwa, wskaźnik myszy powinien wyglądać następująco: Prawym przyciskiem myszy można uruchamiać pewne pomocne funkcje zależne od aktualnie wykonywanych 1-7
Podstawowe funkcje modułu operacji. I tak: - w polach tekstu (przy wprowadzaniu danych) uruchomione zostaną funkcje typu: Cofnij, Wytnij, Kopiuj, Wklej, Zaznacz wszystko pomagające w edycji. - przy przeglądaniu tabeli danych można skorzystać operacji: Wybierz i wróć, Nowy [F7], Edycja [F8], Kopiowanie danych do schowka,...do pliku. Uporządkowanie oraz kryteria, Odśwież dane, Wyjście. Lista tych możliwości jest zmienna i zależy od aktywnej opcji. 1.2.4 Operacje na tabelach danych Wyszukiwanie danych w tabelach Wyszukiwanie danych w tabelach możliwe jest po naciśnięciu klawisza funkcyjnego F3. Przenoszony jest wówczas kursor do pola tekstu, w którym należy wpisać klucz wg którego wyszukiwane mają być informacje. Po wpisaniu tekstu i ponownym naciśnięciu klawisza F3 w tabeli wyświetlone zostają pozycje spełniające zadany warunek. Warto zauważyć że po drugim naciśnięciu klawisza F3 wprowadzony tekst jest uzupełniany znakiem %, który zastępuje dowolny ciąg znaków np. wpisanie tekstu PRAC% powoduje wyszukanie wszystkich pozycji zaczynających się od tekstu PRAC np.: - PRACOWNIA RTG - PRACOWNIA USG - PRACOWNIA EKG W większości tabel możliwe jest wybranie pola, w którym wyszukiwane mają być informacje. Lista pól w których możliwe jest wyszukiwanie wyświetlana jest nad polem tekstu, w którym wpisuje się poszukiwaną informację. Zmiany wyglądu tabeli: Po kliknięciu w lewy górny róg tabeli szary, nieopisany nagłówek pustej pierwszej kolumny jak poniżej: będzie można zmienić kolejność wierszy czy warunków selekcji. Zmiana szerokości kolumn tabeli należy skierować wskaźnik myszy na linię opisu kolumny, na linię rozdzielającą dwie kolumny tak, by zmienił kształt na: 1-8
Podstawowe funkcje modułu a następnie przytrzymując lewy klawisz myszy zmienić szerokość kolumny. Zmiana kolejności kolumn należy skierować wskaźnik myszy na linię opisu kolumny, która ma zostać przeniesiona, tak by zmienił kształt na: a następnie przytrzymując lewym klawiszem myszy "przeciągnąć" tą kolumnę we właściwe miejsce (między inne kolumny). Jeśli na kolumnie nie pojawi się powyższa ikonka to znaczy, że nie można jej przenieść. Pasek przewijania znajduje się zawsze po prawej stronie każdej tabeli i umożliwia jej przeglądanie: Zmiana szerokości wierszy należy skierować wskaźnik myszy na linię rozdzielającą dwa wiersze (na szarej pustej kolumnie umieszczonej na początku tabeli) tak, by zmienił kształt na: i przytrzymując lewym klawiszem myszy "rozciągnąć" ją lub "zwęzić". Operacja ta zmienia szerokość wszystkich wierszy tabeli. Okno informacyjne znajduje się nad tabelą i służy do wyświetlania różnych informacji w zależności od obsługiwanego właśnie okna. W słownikach wyświetlane są w nim zagłębienia hierarchiczne. Przechodzenie między polami jest możliwe za pomocą myszki i klawiatury. Wciśnięcie klawisza [Tab] powoduje przejście do następnego aktywnego pola, a [Shift-Tab] powrót do poprzedniej pozycji. Aktywne obecnie używane lub wybrane opcja, okno albo ikona. W danej chwili może być aktywne tylko jedno okno lub ikona co zaznaczone jest odmiennym kolorem linii nagłówka. Wszelkie operacje odnoszą się tylko do aktywnego okna lub ikony. 1-9
Podstawowe funkcje modułu 1.3 Licencjonowanie Poszczególne moduły systemu InfoMedica są produktami licencjonowanymi, a do ich używania potrzebne są klucze licencyjne. W ramach licencji na produkt użytkownik ma prawo do używania i uruchamiania wszystkich zakupionych modułów licencjonowanych oraz wszystkich modułów wspólnych wchodzących w skład produktu. Liczba nadanych praw do uruchamiania modułu w ramach produktu nie może przekroczyć liczby licencji zakupionych na produkt, a dla modułów licencjonowanych liczby licencji zakupionych na moduł. Zasada ta obowiązuje dla wszystkich modułów w ramach produktu dla każdego z modułów można nadać tyle praw do uruchamiania, ile zakupiono licencji na produkt. Jednocześnie liczba nazwanych użytkowników z prawem do uruchamiania któregokolwiek z modułów wchodzących w skład produktu nie może przekroczyć liczby licencji na dany produkt. Wyróżnić można trzy główne grupy kluczy licencyjnych: klucze STANDARD klucze TRIAL/DEMO klucze SERWIS. Klucz STANDARD jest kluczem służącym do codziennej pracy programu. Dotyczy on jednego systemu (FK, Koszty, Rejestr Sprzedaży). Zawiera w sobie informację o sumarycznej liczbie licencji w ramach całego systemu, którego dotyczy, jak również o liczbie licencji przydzielonej dla każdego z modułów. Klucz TRIAL/DEMO jest kluczem służącym do uruchamianie programu w trybie demonstracyjnym. Dotyczy on jednego systemu (FK, Koszty, Rejestr Sprzedaży). Program uruchomiony w tym trybie może mieć zablokowaną lub ograniczoną pewną funkcjonalność. Jednocześnie w trybie demonstracyjnym nie ma możliwości wykonania uaktualnienia programu do następnej wersji klucz TRIAL jest związany z konkretną wersją systemu. Standardowo działanie wersji demonstracyjnej ograniczone jest do 30 dni. Okres wymaganej aktywacji w tym przypadku wynosi 7 dni. Klucz SERWIS jest kluczem służącym do uruchamiania programu podczas przeprowadzania operacji serwisowych (np.: w siedzibie klienta). Po wgraniu klucza serwisowego program może pracować w jednym z dwóch trybów: trybie zwykłym (na kluczach innych niż serwisowy, jeżeli takie są wgrane) trybie serwisowym (na kluczu serwisowym). W trybie serwisowym program przypomina co jakiś czas o tym, że jest to tryb serwisowy. Jednocześnie klucz ten pozwala na wykonywanie operacji serwisowych bez potrzeby zajmowania (blokowania) licencji klientów. Domyślnie klucz serwisowy ograniczony jest do 2 użytkowników i ma czas działania określony na 1 jeden dzień. Nie wymaga aktywacji. Klucz serwisowy nie jest związany bezpośrednio z żadnym systemem ani modułem jest jednym kluczem dla wszystkich systemów i modułów. Klucz serwisowy jest kluczem spersonalizowanym, tzn. wydawany jest dla konkretnej osoby i zawiera w sobie imię i nazwisko tej osoby. Istnieje kilka sposobów licencjonowania: Standardowym sposobem licencjonowania stosowanym przy sprzedaży aplikacji InfoMedica jest licencjonowania aplikacji na nazwanego użytkownika. Ten sposób licencjonowania charakteryzuje się tym, że następuje sprawdzanie uruchomionych kopii programu (podłączonych to tej samej bazy danych) z dokładnością do stacji roboczej i użytkownika (uruchomienie tego samego modułu na tej samej stacji 1-10
Podstawowe funkcje modułu roboczej przez dwóch różnych użytkowników pochłania 2 licencje); zgoda na uruchomienie tego samego modułu przez tego samego użytkownika na różnych stanowiskach zależy od ustawienia parametru MultiRun w kluczu licencyjnym. Jeżeli nie ma zgody to użytkownik nie może uruchomić tego samego modułu z dwóch różnych stanowisk, jeżeli natomiast ma zgodę, to każde uruchomienie na innym stanowisku jest liczone jako wykorzystanie kolejnej licencji. Licencjonowanie na stanowiska - ten sposób licencjonowania charakteryzuje się tym, że następuje sprawdzanie z dokładnością do stacji roboczej (uruchomienie tego samego modułu na tej samej stacji roboczej przez kilku różnych użytkowników pochłania 1 licencje). Uruchomienie tego samego programu na kilku stacjach roboczych pochłania 1 licencję dla każdej stacji roboczej na której jest uruchomiony program bez względu na to ilu użytkowników używa programu na każdej stacji. Trzecim sposobem licencjonowania jest licencjonowanie poszczególnych funkcji systemu. Nie posiadanie klucza dla wybranej funkcji powoduje że funkcja taka będzie niedostępna. Wygenerowane na podstawie umowy z klientem klucze licencyjne są dostępne na witrynie www.infopartner.abg.com.pl lub www.infoklient.abg.com.pl; mogą też zostać wysłane na życzenie klienta pocztą elektroniczną. 1.3.1 Licencjonowanie instalacja kluczy W kluczu przechowywana jest informacja o sposobie licencjonowania, liczbie licencji, właścicielu klucza, a także o ograniczeniach nałożonych na aplikacje. Typowymi ograniczeniami są między innymi: ograniczenie czasu działania aplikacji (wersje trial, demo), ograniczenie możliwości wykonania uaktualnień (okres obowiązywania nadzoru autorskiego) itp. Menu umożliwia wyświetlenie okna służącego do instalacji/przeglądu kluczy dla wybranego wcześniej systemu. Na kluczach licencyjnych dopuszcza się operacje instalacji oraz usunięcia klucza. Przedłużenie działania programu lub prawa do wykonania uaktualnienia realizowane jest poprzez wgranie (instalację) nowego klucza w miejsce poprzedniego. 1.3.1.1 Instalacja klucza Chcąc zainstalować nowy klucz z okna Licencjonowanie Rejestracja (Menu Główne/Pomoc/Licencja) należy kliknąć na klawisz Po kliknięciu na klawisz następnie wybrać Otwórz. pojawi się okno wyboru klucza licencyjnego. Należy wskazać właściwy klucz a 1-11
Podstawowe funkcje modułu Po wybraniu klucza zostanie wypełniona część informacyjna okna Licencjonowanie Rejestracja. Po wstępnej weryfikacji można zaakceptować instalację klucza w systemie (przycisk Zatwierdź ). Klucz zostanie zarejestrowany w systemie. 1-12
Podstawowe funkcje modułu Po tak przeprowadzonej instalacji programy uruchamiają się w ramach zarejestrowanej licencji. 1.3.1.2 Aktywacja klucza Klucze STANDARD domyślnie wymagają aktywacji. Czas na aktywację ustawiony jest na 45 dni, ostrzeżenie o zbliżającym się zakończeniu okresu aktywacji ustawione jest na 15 dni przed końcem czasu na aktywację. Aktywacja jest procesem polegającym na przekazaniu do firmy ABG numeru licencji i 10-znakowego numeru aktywacyjnego, generowanego podczas procesu rejestracji klucza. W odpowiedzi na ten kod udostępniony zostaje numer odpowiedzi aktywacyjnej (10-znakowy kod w formacie XXXXX-XXXXX). Kod aktywacyjny związany jest z numerem licencji, a odpowiedź zależy, rzecz jasna, od kodu aktywacyjnego. Numer odpowiedzi aktywacyjnej można uzyskać poprzez witrynę www.infopartner.abg.com.pl lub www.infoklient.abg.com.pl oraz telefonicznie (na żądanie). Przed końcem okresu aktywacji użytkownik będzie informowany o zbliżającym się terminie zakończenia aktywacji. Po przekroczeniu czasu aktywacji i nieaktywowaniu klucza program przestanie działać i przy uruchomieniu będzie żądał podania nowego klucza lub aktywowania istniejącego. 1-13
Podstawowe funkcje modułu 1.3.1.3 Usunięcie klucza Usunięcie klucza licencyjnego możliwe jest tylko wtedy, gdy program pracuje w trybie serwisowym. Dla uruchomionego w trybie standardowym programu należy najpierw zainstalować klucz serwisowy. Po zainstalowaniu klucza serwisowego i zamknięciu okna rejestracji program pozwala przejść w tryb serwisowy. Po przejściu w ten tryb w oknie rejestracji dostępny jest przycisk Usuń. W tym miejscu można usunąć klucze. 1.4 Licencjonowanie funkcja serwisowa Jest to opcja systemu, która umożliwia zarządzanie tzw. wpisami identyfikacyjnymi. Aby wywołać tą funkcję użytkownik musi mieć prawa administratora systemu. Jest to funkcja użyteczna w przypadku wystąpienia błędów związanych np.: z pozostaniem wpisu identyfikacyjnego ( sytuacja spowodowana np.: zawieszeniem się zarejestrowanego wcześniej komputera ) i niemożliwością automatycznej aktualizacji wpisów. Opcja ta umożliwia w takim przypadku ręczne usunięcie poszczególnych wpisów identyfikacyjnych. Licencjonowanie funkcje administracyjne Po jej wybraniu wyświetlane jest okno zawierające listę stacji roboczych pracujących pod kontrolą systemu licencjonowania. Użytkownik za pomocą operacji Odłącz stacje może ręcznie odłączyć zaznaczone wcześniej stacje. Uwaga usunięcie wpisu identyfikacyjnego w trakcie działania systemu powoduje natychmiastowe przerwanie działania systemu. 1-14
Rozdział 2 Menu główne modułu zapewnia szybkie dotarcie do żądanych danych oraz operacji jakie można wykonać. Korzystanie z menu polega na ustawieniu wskaźnika myszki na wybranej opcji i zatwierdzeniu wyboru lewym klawiszem myszy. Po zatwierdzeniu wyboru program przechodzi do wybranej opcji. Menu główne modułu Eksport do FKK zostało podzielone na trzy grupy z następującymi opcjami do wyboru: Konfiguracja eksportu umożliwia wprowadzanie danych niezbędnych do wykonania eksportu do systemu FKK. Eksport do FKK umożliwia wykonanie eksportu do systemu FKK. Składniki płacowe umożliwia definicję dodatkowych danych dla składników płacowych Dokumenty umożliwia definicję dokumentów przekazywanych do systemu FKK Generacja danych eksportowych umożliwia przygotowanie danych do wykonania eksportu Eksport danych do FKK umożliwia wykonanie eksportu danych do systemu FKK Operacje umożliwia wyświetlenie informacji dotyczącej aktualnej wersji modułu oraz zakończenie 2-15
pracy z modułem. 2.1 Porządkowanie opisy błędów usuwanie danych o błędach zarejestrowanych w systemie Konfiguracja systemu przegląd globalnych parametrów systemu Konfiguracja stacji roboczej definicja parametrów stacji roboczej Zmiana numeru stacji roboczej zmiana stacji roboczej w trakcie działania systemu Zmiana hasła zmiana hasła użytkownika Licencjonowanie informacje informacje o zarejestrowanych licencjach Licencjonowanie funkcje administracyjne funkcje administracyjne systemu licencjonowania O programie... wyświetla informację o aktualnej wersji modułu Koniec zakończenie pracy z modułem Konfiguracja eksportu. Opcja Konfiguracja eksportu ma za zadanie ustawienie niezbędnych danych dla umożliwienia wykonania eksportu. Dotyczy to danych wprowadzanych dla składników płacowych oraz definicji dokumentów. 2.1.1 Składniki płacowe. Opcja Składniki płacowe służy do definicji dodatkowych danych dla składników płacowych, które są wykorzystywane przy eksporcie danych dotyczących tych składników do systemu FKK. Ponieważ dane dotyczące poszczególnych składników mogą być inne w różnych okresach, w jakich są wykonywane eksporty informacje te są wprowadzane w podziale na okresy ważności danych. W związku z wprowadzoną chronologią danych podobnie jak w innych modułach lista danych dotyczących składników płacowych wyświetlana w oknie zawiera dane ważne na podaną datę przeglądania według pozostałych ustawionych warunków wyszukiwania danych. Okno Dane eksportowe składników płacowych zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki, jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. 2-16
Pola informacyjne z górnej części okna: Dane na dzień pole informacyjne pozwalające określić datę, na jaką mają być wyświetlane dane spełniające pozostałe warunki wyszukiwania. Data aktualna przycisk pozwalający zmienić datę wprowadzoną w polu dane na dzień na bieżącą datę systemową. Warunek selekcji pozwala zawęzić listę składników do składników określonego typu. Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności w jakiej wyświetlane są dane. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę składników do spełniających podane kryterium wyszukiwania. Dane mogą być wyszukiwane wg kodu lub nazwy składnika. W przypadku wyszukiwania wg kodu można przy wprowadzaniu kryterium skorzystać ze słownika składników płacowych. W oknie Dane eksportowe składników płacowych dostępne są następujące operacje które można wybrać naciskając odpowiedni przycisk lub klawisz z klawiatury: Nowy (F7) wprowadzenie nowej wersji danych dla składnika Dane (F6) modyfikacja wersji danych dla składnika Wyjście (Esc) zakończenie operacji przeglądania danych Po wybraniu operacji wprowadzania lub modyfikacji danych zostaje na ekranie wyświetlone okno umożliwiające przegląd oraz modyfikację szczegółowych danych dotyczących sposobu eksportu danych składnika płacowego do systemu finansowo księgowego. Wejście do okna Dane eksportowe składnika płacowego umożliwia przegląd wersji danych dla składnika. Przyciski znajdujące się u dołu okna umożliwiają wykonanie następujących operacji: Kasowanie (F8) usunięcie wersji danych dla składnika Tryb edycji (F4) modyfikacja wersji danych dla składnika Zatwierdź (F10) zatwierdzenie wprowadzonych danych Wyjście (Esc) zamknięcie okna Z każdym ze składników płacowym mogą być związane inne dane dotyczące eksportu. Dlatego dla składnika należy podać tylko niezbędne informacje wykorzystywane przy jego eksporcie. Pozostałe dane powinny pozostać nie wypełnione. Dla składnika płacowego można wprowadzić następujące dane dotyczące eksportu do systemu FKK: Kod kod składnika płacowego, dla którego są wprowadzane dane. Jest wybierany ze słownika składników płacowych. Data od data, od której obowiązuje w systemie Kadry-Płace wersja danych eksportowych dla składnika. Należy ją podać podczas wprowadzenia nowej wersji danych. Od tej pory data ta nie podlega już modyfikacjom. Data do data, do której obowiązuje w systemie Kadry-Płace wersja danych eksportowych dla 2-17
składnika. Data ta nigdy nie jest wprowadzana przez użytkownika. Jest automatycznie wypełniana na podstawie kolejno wprowadzanych wersji danych i dat od kiedy mają one obowiązywać. Data ta jest ustalana na o 1 mniejszą niż data od kolejnej wersji danych. Dla aktualnej wersji danych eksportowych data ta jest zawsze pusta. Podział wartości określa sposób podziału wartości składnika pobranej z listy płac w trakcie wykonywania eksportu danych do systemu finansowo księgowego: Bez podziału kwota składnika pobrana z pozycji listy płac nie jest dzielona. Oznacza to, iż w całości jest przypisana do miejsca zatrudnienia i placówki wprowadzonych dla tego składnika do pozycji listy płac. Jest to standardowo podpowiadana wartość. Według godzin kwota składnika pobrana z pozycji listy płac jest w trakcie eksportu dzielona na miejsca zatrudnienia według ilości godzin. Ilość godzin jest w takim przypadku pobierana z modułu Ewidencja czasu pracy z rozliczenia godzin dla miesiąca, dla którego jest wykonywany eksport danych do systemu finansowo księgowego. Ilość godzin jest pobierana dla podanego typu rozliczanych godzin z pozycji rozliczenia, dla którego rok i miesiąc grafika jest zgodny z rokiem i miesiącem listy płac. Według podziału kosztów kwota składnika pobrana z pozycji listy jest w trakcie eksportu dzielona na miejsca zatrudnienia według podziału kosztów wprowadzonego do etatu w module Kadry w miesiącu, dla którego jest wykonywany eksport danych do systemu finansowo księgowego. Typ godzin - typ rozliczanych godzin, według którego ma być wykonywany podział kwoty składnika płacowego w eksporcie. Pole to jest dostępne tylko dla składników dzielonych według ilości godzin. Paragraf paragraf budżetowy wprowadzany ze słownika paragrafów budżetowych. Jest to wartość jaka może być wykorzystana przy budowie składowej konta lub transakcji dla pozycji dokumentu przesyłanego do systemu finansowo księgowego. Źródło finansowania FKK wprowadzany ze słownika źródeł finansowania FKK. Jest to wartość jaka może być wykorzystana przy budowie składowej konta lub transakcji dla pozycji dokumentu przesyłanego do systemu finansowo księgowego. Rodzaj kosztów 4 analityka kosztów konta grupy 4 wprowadzane są 4 dowolne znaki. Jest to wartość jaka może być wykorzystana przy budowie składowej konta lub transakcji dla pozycji dokumentu przesyłanego do systemu finansowo księgowego. Rodzaj kosztów 5 analityka kosztów konta grup 5 wprowadzane są 4 dowolne znaki. Jest to wartość jaka może być wykorzystana przy budowie składowej konta lub transakcji dla pozycji dokumentu przesyłanego do systemu finansowo księgowego. 2-18
2.1.2 Dokumenty. Opcja Dokumenty służy do zdefiniowania dokumentów, jakie mogą być tworzone podczas eksportu do systemu finansowo księgowego. Można zdefiniować dowolnie wiele dokumentów. Każdy z nich może służyć do eksportu innego rodzaju danych. Po wybraniu opcji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd wszystkich definicji dokumentów które dotychczas zostały wprowadzone do systemu. W oknie Dokumenty eksportowe nagłówki dostępne są następujące operacje, które można wybrać naciskając odpowiedni przycisk lub klawisz z klawiatury: Nowy (F7) wprowadzenie informacji o nowym dokumencie Dane (F6) modyfikacja informacji o dokumencie Pozycje (F9) przegląd i modyfikacja pozycji dokumentu Wyjście (Esc) zakończenie operacji przeglądania danych Dodatkowo można zawęzić listę wyświetlanych dokumentów wyszukując dane według kodu lub nazwy dokumentu. Po wybraniu operacji wprowadzania lub modyfikacji danych zostaje na ekranie wyświetlone okno umożliwiające przegląd oraz modyfikację szczegółowych danych nagłówka definicji dokumentu. 2-19
Wejście do okna Dokument eksportowy nagłówek umożliwia poprzez przyciski znajdujące się u dołu okna wykonanie następujących operacji: Kasowanie (F8) usunięcie informacji o wybranym dokumencie Tryb edycji (F4) modyfikacja danych wybranego dokumentu Zatwierdź (F10) zatwierdzenie wprowadzonych danych Wyjście (Esc) zamknięcie okna Nagłówek dokumentu zawiera następujące informacje: Kod kod dokumentu. Ponieważ dokument jest rozpoznawany w systemie na podstawie wewnętrznego identyfikatora umożliwiono wprowadzanie tego samego kodu dokumentu do różnych dokumentów. Kod dokumentu jest docelowo kodem rejestru w systemie finansowo księgowym i taki sposób definicji dokumentów umożliwia wprowadzenie różnych dokumentów, które w systemie finansowo księgowym zostaną wprowadzone do tego samego rejestru. Nazwa nazwa dokumentu. Jest to dowolna nazwa nadana przez użytkownika. 2.1.2.1 Pozycje dokumentu Dla każdego dokumentu służącego do eksportu danych należy zdefiniować pozycje tego dokumentu. Są to pozycje tworzone następnie dla tego dokumentu w procesie przygotowania danych do eksportu. Są one tworzone na podstawie ich definicji wprowadzonej w opcji Pozycje (F9). Definicja pozycji dokumentu to właściwe określenie, w jaki sposób wartości z listy płac mają być przekazane do systemu finansowo księgowego, czyli przede wszystkim, jakiego konta księgowego ma dotyczyć wprowadzona pozycja dokumentu. Po wybraniu opcji przeglądania i modyfikowania pozycji dokumentu w oknie aplikacji zostanie wyświetlona lista definicji pozycji wprowadzonych dotychczas dla wybranego dokumentu. W oknie Pozycje dokumentu eksportowego dostępne są następujące operacje które można wybrać naciskając odpowiedni przycisk lub klawisz z klawiatury: Nowy (F7) wprowadzenie informacji o nowej pozycji Dane (F6) modyfikacja informacji o pozycji Wyjście (Esc) zakończenie operacji przeglądania danych Dodatkowo można zawęzić listę wyświetlanych pozycji wyszukując dane według operacji księgowej, której dotyczą. Po wybraniu operacji wprowadzania lub modyfikacji danych dla pozycji na ekranie zostaje wyświetlone okno umożliwiające przegląd oraz modyfikację szczegółowych danych dotyczących tej pozycji dokumentu. Przyciski znajdujące się u dołu okna wykonanie następujących operacji: Kasowanie (F8) usunięcie informacji o wybranej pozycji Tryb edycji (F4) modyfikacja danych wybranej pozycji Zatwierdź (F10) zatwierdzenie wprowadzonych danych Wyjście (Esc) zamknięcie okna Okno dotyczące pozycji dokumentu zostało podzielone na dwie zakładki: 2-20
Dane podstawowe służy do wprowadzenia podstawowych informacji dotyczących pozycji dokumentu. Treść pozycji dokumentu FK opis jaki pojawia się przy pozycji dokumentu w systemie finansowo księgowym. Operacja finansowa dla konta operacja księgowa jaka jest wykonywana dla pozycji i konta z nią związanego w systemie finansowo księgowym. Dostępne są cztery operacje księgowe: Wn, Ma, St.Wn, St.Ma. Mnożnik wartość przez jaką ma być pomnożona wartość wyliczona dla pozycji na podstawie list płac. Standardowo jest podpowiadana wartość 1. Dodatkowy warunek selekcji dla wyboru pozycji z listy płac (SQL) w pole to może być wprowadzony w postaci odpowiedniej komendy SQL dodatkowy warunek wyszukiwania dla pozycji dokumentu. Warunek ten jest później dodawany do warunku wyszukiwania pozycji z list płac utworzonego na podstawie definicji konta dla jakiego wprowadzana jest pozycja do systemu finansowo księgowego. Przed dokonaniem zatwierdzenia danych dla pozycji system sprawdza poprawność wprowadzonego warunku selekcji. W dodatkowym warunku selekcji można zastosować następujące aliasy do tabel bazy danych wykorzystywanych podczas tworzenia podstawowego warunku wyszukiwania: KP_POZFKK stosowany alias l tabela zawierająca pozycje list płac dla potrzeb generacji danych do systemu finansowo księgowego. Są to pozycje podzielone według liczby godzin wprowadzonych dla miejsc zatrudnienia o ile zostało to tak zdefiniowane dla wybranych składników płacowych. Pozostałe dane są w tej tabeli wprowadzone w postaci takiej jakiej znajdują się na liście płac. KP_LISTY stosowany alias n tabela zawierająca nagłówki list płac, KP_PRACOWNICY stosowany alias p tabela zawierająca dane osobowe pracowników, Konto zakładka ta służy do definicji sposobu budowy symbolu konta księgowego dla pozycji dokumentu. Symbol konta księgowego może być zbudowany z różnych danych. Ściśle w oparciu o te dane budowany jest później warunek grupowania danych, jaki ma być wykonany dla list płac podczas przygotowania danych do eksportu. W tabeli wyświetlanej w zakładce Konto nie jest, więc zapisany konkretny symbol konta (chyba że akurat tak wynika z potrzeb eksportu) ale sposób budowania konta dla dokumentu w momencie wykonywania eksportu. Dane dotyczące eksportu są grupowane w kolejności wprowadzonych elementów służących do budowy konta. Przyciski Nowy (F7) oraz Dane (F6) służą do wprowadzenia pojedynczego elementu z symbolu konta. 2-21
Po ich wybraniu na ekranie zostaje wyświetlone okno aplikacji, w którym można wprowadzić informacje o elemencie symbolu konta. W związku z wymaganiami dotyczącymi eksportu do systemu finansowo księgowego w postaci tzw. paczek XSP dialog służący do definicji składowej konta pozycji (a właściwie tzw. dekretu dla pozycji) wygląda jak na rysunku. Umożliwia on zdefiniowanie pozycji eksportowanego dokumentu zarówno w postaci plików DBF jak i paczek XSP. Aby definicja składowej konta była pełna oprócz wybrania rodzaju składowej należy także zdefiniować dla niej sposób jej traktowania podczas eksportu danych do systemu finansowo księgowego. Czyli należy określić czy jest to np. faktycznie składowa budowy konta czy też jest to element tzw. kartoteki. Dodatkowo użytkownik może określić także jaka część wybranej składowej jest elementem branym pod uwagę podczas eksportu danych. Definicja składowej konta składa się więc z następujących elementów: Składowa konta rodzaj danych służących do definicji składowej konta. Aktualnie użytkownik ma do wyboru następujące możliwości: 2-22 Wartość stała dowolny ciąg znaków (zawsze jest pobierany w całości) Ośrodek kosztów kod miejsca zatrudnienia pobierany z pozycji listy płac Placówka kod placówki pobierany z pozycji listy płac Paragraf paragraf pobierany z definicji eksportu danych dla składnika do systemu finansowo księgowego Źródło finansowania FKK źródło finansowania FKK pobierane z definicji eksportu danych dla składnika do systemu finansowo księgowego Analityka kosztów 4 (pierwsze 2 znaki) pierwsze 2 znaki z analityki kosztów grupy 4 pobieranych z definicji eksportu danych dla składnika do systemu finansowo księgowego Analityka kosztów 4 (ostatnie 2 znaki) ostanie 2 znaki z analityki kosztów grupy 4 pobieranych z definicji eksportu danych dla składnika do systemu finansowo księgowego Analityka kosztów 5 (pierwsze 2 znaki) pierwsze 2 znaki z analityki kosztów grupy 5 pobieranych z definicji eksportu danych dla składnika do systemu finansowo księgowego Analityka kosztów 5 (ostatnie 2 znaki) ostanie 2 znaki z analityki kosztów grupy 5 pobieranych z definicji eksportu danych dla składnika do systemu finansowo księgowego
Numer ewidencyjny pracownika numer ewidencyjny pracownika dla którego na liście płac została wygenerowana pozycja listy Kod składnika kod składnika pobierany z pozycji listy płac Numer ewidencyjny pracownika w FK numer ewidencyjny pracownika w FK dla którego na liście płac została wygenerowana pozycja listy Kontrahent w FK dowolny ciąg znaków traktowany w systemie FK-Koszty jako symbol kontrahenta (zawsze jest pobierany w całości) Rok płacowy rok, w którym dokonano obliczeń dla listy płac z której jest wykonywany eksport danych. Miesiąc płacowy miesiąc, w którym dokonano obliczeń dla listy płac z której jest wykonywany eksport danych. Rodzaj listy płac symbol rodzaju listy płac z której jest wykonywany eksport danych. Numer listy płac numer listy płac, z której jest wykonywany eksport danych. Rok ZUS rok pobierany z nagłówka listy płac dla której wykonywany eksport danych z pola rok i miesiąc ZUS ( jest to rok i miesiąc za który przesyłane są informacje do programu Płatnik ). Miesiąc ZUS miesiąc pobierany z nagłówka listy płac dla której wykonywany eksport danych z pola rok i miesiąc ZUS ( jest to rok i miesiąc za który przesyłane są informacje do programu Płatnik ). Ogólna kartoteka pracowników jest to dowolny ciąg znaków ( zawsze jest pobierany w całości ) podany przez użytkownika w polu wartość stała. Przesyłany jest on w eksporcie typu XSP w polu dotyczącym kartoteki pracowników. Grupa personalna - grupa personalna. Wartość pobierana jest z etatu dla składników wprowadzonych na liście płac do etatu lub z etatu głównego umowy dla składników wprowadzonych dla umowy. Rok FK - rok FK pobierany z nagłówka listy płac. Miesiąc FK - miesiąc FK pobierany z nagłówka listy płac. Numer pożyczki dla FK - numer pożyczki w systemie finansowo - księgowym wprowadzony w operacji pobrania pożyczki Wartość stała wartość wprowadzana jako element składowy budowy konta w przypadku gdy 2-23
wybrano jako składową konta opcję wartość stała. Element składowy określenie, do jakiego typu danych dla pozycji dokumentu pobierana jest element składowy konta podczas eksportu danych. Jedna składowa pozycji dokumentu może dotyczyć kilku elementów definicji. Użytkownik ma do wyboru następujące możliwości: Sposób pobrania składowej - dla każdego z elementów definicji pozycji dokumentu niezależnie można określić sposób pobrania składowej: Konto DBF jest to element składowy konta, DBF czyli konta tworzonego podczas eksportu danych do plików DBF. Natomiast dla eksportu w postaci paczek XSP określa on między innymi dane według które mają być pozycje eksportu grupowane w czasie jego wykonywania. W przypadku obu rodzajów eksportu dla pozycji konta musi, więc być zdefiniowana co najmniej jedna składowa konta będąca elementem konta DBF aby definicja pozycji dokumentu była poprawna (w zasadzie ze względu na pełną poprawność eksportu konto DBF powinno być zawsze zdefiniowane). Jest to kontrolowane przez system. Konto SQL jest to element określający konto księgowe, na jakim jest księgowana pozycja w wersji graficznej systemu finansowo księgowego. Ta definicja jest wykorzystywana tylko przy eksporcie danych w postaci paczek XSP. Jest to element konieczny do wprowadzenia przynajmniej w jednej składowej pozycji konta aby pozycja dokumentu była wyeksportowana w postaci paczki XSP. Kartoteka jest to element określający, że dana składowa jest tzw. kartoteką w systemie finansowo księgowym. Są to tzw. kartoteki związane w tym systemie w wersji graficznej z kontem księgowym. Ta definicja jest wykorzystywana tylko przy eksporcie danych w postaci paczek XSP. Składowa może być kartoteką tylko wtedy, jeśli jedną z trzech rodzajów składowych konta. Nawet, jeśli jako kartoteka zostanie określona dowolna inna składowa to podczas generacji eksportu dane dotyczące kartoteki nie zostaną wypełnione. Możliwe rodzaje składowych konta, które tworzą kartoteki to: Ośrodek kosztów jest tzw. katalog OPK w systemie finansowo księgowym. Numer ewidencyjny w FK jest tzw. katalog pracowników w systemie finansowo księgowym Kontrahent w FK jest tzw. katalog kontrahentów w systemie finansowo księgowym. Ogólna kartoteka pracowników jest tzw. katalog pracowników w systemie finansowo księgowym Analityka jest to element określający, że dana składowa jest rozszerzeniem dekretacji czyli sposobu księgowania danych w systemie finansowo księgowym w wersji graficznej. Są to tzw. kartoteki związane w tym systemie w wersji graficznej z kontem księgowym. Ta definicja jest wykorzystywana tylko przy eksporcie danych w postaci paczek XSP. W całości pobierana jest cała składowa Znaki z lewej strony ilość pierwszych znaków pobieranych ze składowej Wycinek od znaku i ilość znaków ilość znaków pobieranych oraz określenie od której pozycji w składowej mają one być pobierane Znaki z prawej strony ilość ostatnich znaków pobieranych ze składowej Symbol transakcji Jest to tzw. symbol transakcji związanej z daną pozycją dokumentu. W systemie finansowo księgowym symbol ten może służyć do powiązania pozycji różnych dokumentów w jedną transakcję. Ponieważ nie wszystkie pozycje dokumentu tworzą transakcje w odróżnieniu od symbolu konta symbol transakcji nie musi być wprowadzany dla wszystkich pozycji dokumentu. Jest on jednak uwzględniany przy grupowaniu danych dla eksportu. Oznacza to że jeśli dwie pozycje dokumentu mają jednakową definicję konta, opis pozycji oraz operację księgową a różne symbole transakcji to w wygenerowanych dokumencie w zależności od danych pobranych z listy płac mogą się pojawić dwie pozycje dokumentu dotyczące tego samego konta ale różnych transakcji. Utworzony symbol transakcji jest jednak przesyłany do systemu finansowo księgowego tylko w przypadku, gdy jest to eksport w postaci tzw. paczek XSP. 2-24
Dane dotyczące symbolu transakcji są wprowadzone do systemu w oknie służącym do definicji pozycji dokumentu na nowej zakładce Symbol transakcji. Przyciski Nowy (F7) oraz Dane (F6) służą do wprowadzenia pojedynczego elementu z symbolu konta. Po ich wybraniu na ekranie zostaje wyświetlone okno aplikacji, w którym można wprowadzić informacje o elemencie symbolu transakcji. Symbol transakcji może być podobnie jak symbol konta złożony z konkretnych elementów (lub ich części): Numer ewidencyjny pracownika numer ewidencyjny pracownika, dla którego została wygenerowana pozycja listy płac. Rok płacowy rok płacowy, z którego pochodzi lista płac Miesiąc płacowy miesiąc płacowy, z którego pochodzi lista płac Symbol rodzaju listy płac Kod składnika kod składnika płacowego z listy płac Numer ewidencyjny pracownika w FK numer ewidencyjny pracownika w systemie finansowo księgowym, dla którego na liście płac została wygenerowana pozycja listy Kontrahent w FK dowolny ciąg znaków traktowany w systemie finansowo księgowym jako symbol kontrahenta (zawsze jest pobierany w całości) Wartość stała dowolna wartość stała zdefiniowana przez użytkownika 2-25
Sposób pobrania składowej - dla każdego z elementów definicji pozycji dokumentu niezależnie można określić sposób pobrania składowej: 2.2 Rok ZUS rok pobierany z nagłówka listy płac dla której wykonywany eksport danych z pola rok i miesiąc ZUS ( jest to rok i miesiąc za który przesyłane są informacje do programu Płatnik ). Miesiąc ZUS miesiąc pobierany z nagłówka listy płac dla której wykonywany eksport danych z pola rok i miesiąc ZUS ( jest to rok i miesiąc za który przesyłane są informacje do programu Płatnik ). Ogólna kartoteka pracowników jest to dowolny ciąg znaków ( zawsze jest pobierany w całości ) podany przez użytkownika w polu wartość stała. Przesyłany jest on w eksporcie typu XSP w polu dotyczącym kartoteki pracowników. Grupa personalna - grupa personalna. Wartość pobierana jest z etatu dla składników wprowadzonych na liście płac do etatu lub z etatu głównego umowy dla składników wprowadzonych dla umowy. Tytuł zajęcia - tytuł zajęcia sądowego, które dotyczy pozycja listy płac. Rok FK - rok FK pobierany z nagłówka listy płac. Miesiąc FK - miesiąc FK pobierany z nagłówka listy płac. Numer pożyczki dla FK - numer pożyczki w systemie finansowo - księgowym wprowadzony w operacji pobrania pożyczki W całości pobierana jest cała składowa Znaki z lewej strony ilość pierwszych znaków pobieranych ze składowej Wycinek od znaku i ilość znaków ilość znaków pobieranych oraz określenie od której pozycji w składowej mają one być pobierane Znaki z prawej strony ilość ostatnich znaków pobieranych ze składowej Eksport do FKK. Opcja Eksport do FKK umożliwia wykonanie eksportu danych z wybranych list płac. Przyjęto następujące założenia ogólne dotyczące eksportu danych do systemu finansowo - księgowego: 1) Eksport danych może być wykonany za dowolny okres. Najczęściej jest to eksport z jednego miesiąca płacowego. 2) Eksport wykonywany jest dla wybranych list płac dla wszystkich pozycji z listy płac. 3) Eksport może być wykonany tylko dla list zatwierdzonych. 4) Eksport danych dla jednej listy może być wykonywany wielokrotnie. Eksport danych do systemu finansowo - księgowego wykonywany jest w kilku etapach. 1) Pierwszy etap to wykonanie eksportu dla pojedynczego zdefiniowanego wcześniej dokumentu. 2) Drugi etap umożliwia przegląd na ekranie wykonanych do tej pory eksportów (utworzonych dokumentów finansowo - księgowego). 3) Trzeci etap to właściwy eksport danych do plików DBF lub paczek typu XSP. Wykonanie tych operacji jest możliwe w opcji Eksport do FKK. 2-26
2.2.1 Generacja danych eksportowych. Opcja ta służy do wykonania pierwszego etapu eksportu danych polegającego na wykonaniu eksportu danych dla pojedynczego wybranego dokumentu. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno aplikacji umożliwiające wybór okresu oraz list płac, dla jakich ma być wykonany eksport. Okno to służy do wyboru list płac i dlatego w górnej jego części znajdują się pola informacyjne pozwalające określić grupę list płac, dla których ma być wykonany eksport. Pola informacyjne z górnej części okna: Listy z okresu od / do pola te pozwalają określić okres, czyli miesiące płacowe, dla jakich ma być wykonany eksport danych. Kolejność wierszy pozwala określić kolejność wierszy wyświetlanych w dolnej części okna. Warunek selekcji pozwala zawęzić liczbę wyświetlanych list płac do list określonego rodzaju. Wyszukiwanie pozwala dodatkowo zawęzić grupę wyświetlanych list do list o podanym numerze lub nazwie. Generacja dla pozwala określić, według jakich danych dotyczących miesięcy płacowych mają być pobierane dane w trakcie generacji danych eksportowych. Możliwy jest wybór danych według roku i miesiąca płacowego lub roku i miesiąca ZUS wprowadzanego w nagłówku listy płac. Po wyborze okresu spośród wyświetlonych na ekranie list płac należy zaznaczyć te, dla których ma być wykonany eksport. Po ich wybraniu można rozpocząć przygotowanie danych eksportowych naciskając przycisk Generacja (F6). Po jego wybraniu przed przygotowaniem danych dla eksportu użytkownik musi jeszcze określić dokumenty, dla których ma być wykonana operacja. Dlatego też w oknie aplikacji zostanie wyświetlona lista wcześniej zdefiniowanych dokumentów. 2-27
Można w tym momencie zrezygnować jeszcze z eksportu naciskając przycisk Wyjście (Esc) lub wybrać dokumenty dla których ma być wykonany eksport (można wybrać kilka dokumentów) i naciskając przycisk Generacja (F6) wykonać eksport. W trakcie wykonywania eksportu na ekranie wyświetlana jest informacja o procencie wykonanej operacji. Bezpośrednio przed generacją danych eksportowych wykonywany jest etap przygotowania danych do eksportu. Jest to etap, w którym następuje ewentualnie podział pozycji pobranych z listy płac według sposobu podziału wprowadzonego w definicji w konfiguracji eksportu. Podczas przygotowania danych realizowane są następujące operacje: 1) Pobranie pozycji wybranych list płac. Pozycje te są pobierane na podstawie dokumentu, dla którego ma zostać wykonana generacja danych. Pobierane są pozycje które spełniają warunek służący do budowy konta dla pozycji dokumentów. 2) Sprawdzenie czy dla składnika płacowego dotyczącego pobranej pozycji listy płac ma być wykonany podział wartości: a) Brak podziału są to składniki, dla których nie wprowadzono definicji w konfiguracji eksportu lub wybrano w konfiguracji eksportu wartość bez podziału. Dane składnika są pobierane w postaci wprowadzonej na liście płac. b) Według godzin są to składniki, dla których wprowadzono w definicji konfiguracji eksportu wartość według godzin. Dla składnika wykonywane są następujące operacje: i) Pobranie informacji o podziale godzin z rozliczenia faktycznego czasu pracy w podziale na miejsca zatrudnienia za miesiąc płacowy, dla którego pozycja została wprowadzona na listę płac. Pobierana jest suma ilości godzin oraz godzin rozliczanych w ramach limitu dla wybranego dla składnika typu rozliczanych godzin z pozycji rozliczenia, dla których rok i miesiąc grafika jest zgodny z rokiem i miesiącem płacowym. W przypadku, gdy nie ma rozliczenia faktycznego czasu składnik nie będzie podlegał podziałowi. Dane o umowie, dla której nie było rozliczenia czasu pracy są jednak zapamiętywane. Na zakończenie eksportu na ekranie wyświetlany jest jednak raport z listą umów, dla których nie można było wykonać podziału godzin z powodu braku rozliczenia czasu pracy. ii) Podział kwoty na miejsca zatrudnienia według proporcji godzin wprowadzonych do rozliczenia czasu pracy. Ewentualna różnica wynikająca z zaokrągleń jest wprowadzana do pierwszej pozycji przygotowanej dla składnika podczas podziału danych. Pozostałe dane nie dotyczące miejsca zatrudnienia pobierane są pozycji listy płac. c) Według podziału kosztów są to składniki, dla których wprowadzono w definicji konfiguracji eksportu wartość według podziału kosztów. Dla składnika wykonywane są następujące operacje: 2-28
i) Pobranie informacji o podziale kosztów wprowadzonych dla etatu lub umowy na koniec okresu wprowadzonego dla składnika. Jeśli składnik jest wprowadzony do etatu to podział kosztów pobierany jest tylko z tego etatu. Natomiast, jeśli składnik jest wprowadzony do umowy to podział kosztów jest pobierany z wszystkich obowiązujących dla umowy etatów. Jeśli dla etatu nie został w danym okresie wprowadzony podział kosztów system przyjmuje, iż 100 % kosztów z tego etatu ma zostać przypisane do miejsca zatrudnienia i placówki wprowadzonych do etatu. Może to być inne miejsce zatrudnienia niż to, które zostało wprowadzone dla składnika na liście płac. ii) Podział kwoty na miejsca zatrudnienia i placówki według procentowego podziału kosztów wprowadzonego do etatu / umowy. Ewentualna różnica wynikająca z zaokrągleń jest wprowadzana do pierwszej pozycji przygotowanej dla składnika podczas podziału danych. Pozostałe dane nie dotyczące miejsca zatrudnienia i placówki pobierane są pozycji listy płac. Następnie wykonywany jest eksport tak przygotowanych danych. W trakcie wykonywania eksportu danych są sumowane wartości z przygotowanych pozycji dotyczących dokumentu. Oznacza to, że jeśli symbol konta składa się z elementu dotyczącego miejsca zatrudnienia to do dokumentu po eksporcie dla każdego miejsca zatrudnienia z wybranych list płac wprowadzona zostanie osobna pozycja. Wartości z wybranej pozycji list płac są sumowane jako kwota przygotowana dla pozycji z listy płac * mnożnik, gdzie mnożnik to wartość wprowadzona jako mnożnik przy pozycji dokumentu. Podczas wykonywanej generacji danych eksportowych w tworzonym dokumencie łączone są ze sobą pozycje, które spełniają następujące warunki: Ta sama generacja danych Ten sam dokument To samo konto Taka sama operacja księgowa wykonywana dla konta Taki sam symbol transakcji dla konta Taka sama treść wprowadzana dla pozycji dokumentu Po zakończeniu operacji wyświetlany jest najpierw raport z listą umów, dla których w trakcie przygotowania danych dla eksportu znaleziono błędy ( np. nie było rozliczenia czasu pracy ( jeśli był podział składników według godzin i były umowy bez wprowadzonego podziału godzin ) lub brak etatu głównego umowy ), a następnie wyświetlana jest informacja o poprawnym lub błędnym zakończeniu operacji oraz o numerze wykonanej generacji. Operację generacji dla raz wybranych list płac można wykonywać po kolei dla różnych dokumentów, aż do momentu zamknięcia okna służącego do wyboru dokumentów i wykonywania dla nich eksportu danych. 2-29
2.2.2 Eksport danych do FKK. Opcja ta służy do przeglądu przygotowanych w poprzedniej operacji danych oraz wykonania faktycznego eksportu do plików DBF lub w formacie paczek XSP. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno aplikacji z listą wykonanych eksportów. Okno Lista eksportów zostało podzielone na dwie części. Górna część zawiera pola informacyjne oraz przyciski pozwalające określić warunki, jakie muszą spełnić dane wyświetlane w dolnej części okna. Pola informacyjne z górnej części okna: Warunek selekcji pozwala zawęzić listę eksportów do eksportów oznaczonych podanym statusem: Wszystkie eksporty wszystkie wykonane eksporty Eksporty nie wysłane eksporty, które nie zostały jeszcze przekazane do systemu finansowo księgowego Eksporty wysłane eksporty, które zostały już przekazane do systemu finansowo księgowego Kolejność wierszy umożliwia wybór kolejności, w jakiej wyświetlane są dane. Wyszukiwanie pozwala zawęzić listę eksportów do spełniających podane kryterium wyszukiwania. Dane mogą być wyszukiwane wg numeru eksportu, daty wykonania eksportu lub daty wysłania eksportu W oknie Lista eksportów dostępne są następujące operacje, które można wybrać naciskając odpowiedni przycisk lub klawisz z klawiatury: Eksport (F2) wysłanie danych do systemu finansowo księgowego Dane (F6) przegląd danych przygotowanych do eksportu Wyjście (Esc) zakończenie operacji przeglądania danych 2-30
2.2.2.1 Przegląd danych. Po wybraniu operacji Dane (F6) zostanie na ekranie wyświetlone okno umożliwiające przegląd szczegółowych danych dotyczących eksportu oraz ich ewentualną częściowo modyfikację. Dostępne do przeglądania dane dotyczące zarówno eksportów jeszcze nie wysłanych do systemu finansowo - księgowego jak i takich, które zostały już wysłane. Dane dotyczące eksportów wysłanych są dostępne tylko wtedy, gdy w parametrach globalnych systemu zdefiniowano, iż pozycje eksportu nie ma ją być usuwane z systemu po ich wysłaniu do systemu finansowo - księgowego. W oknie Szczegóły eksportu widoczne są dwie tabelki: Wykaz dokumentów zawiera wykaz dokumentów, dla których wykonano eksport. Dla każdego dokumentu widoczny jest jego kod, nazwa oraz numer wykonanej generacji. Wykaz list płac zawiera wykaz list płac, które wybrano do stworzenia danych dla dokumentu w czasie generacji danych. W oknie Szczegóły eksportu umożliwiono poprzez przyciski wykonanie następujących operacji: Usunięcie dokumentu z eksportu (F5) umożliwia usunięcie z przygotowanych do wysłania danych jednego dokumentu wybranego z tabelki Wykaz dokumentów dokumentu. Operacja ta jest dostępna tylko dla eksportów o statusie nie wysłany. Kasowanie (F8) umożliwia usunięcie całego przygotowanego eksportu (wszystkich dokumentów). Operacja ta jest dostępna tylko dla eksportów o statusie nie wysłany. Pozycje (F9) umożliwia przegląd pozycji z wybranego dokumentu, przygotowanego do eksportu w postaci jak dla plików DBF ( tak pozycje zostaną przekazane za pomocą tej opcji systemu ). Dodatkowo wyświetlany jest bilans pozycji z wybranych do przeglądu dokumentów. Poz.SQL (F10) umożliwia przegląd pozycji dokumentów w postaci takiej jak są one przekazywane w eksporcie w postaci paczek XSP. W opcji tej podczas przeglądania dla pozycji dokumentu zamiast konta wyświetlane są konto SQL, kartoteka związana z kontem oraz analityka konta. Również te pozycje są umieszczane na wydruku pozycji dokumentu. Pozycje list (F12) umożliwia przegląd pozycji lis płac, które były podstawą do wygenerowania pozycji dokumentu Wyjście (Esc) zakończenie przeglądania danych. Po wybraniu opcji Pozycje (F9) na ekranie wyświetlane jest okno z pozycjami dokumentu przygotowanymi do eksportu danych w plikach DBF. 2-31
Po wybraniu opcji Poz.SQL (F10) na ekranie wyświetlane jest okno z pozycjami dokumentu przygotowanymi do eksportu danych w plikach XSP. 2-32
W oknie Dane wygenerowane dla eksportu listę wyświetlanych pozycji można zawęzić wyszukując je wg kodu dokumentu, konta księgowego lub operacji księgowej jaka ma być wykonana dla pozycji. W oknie Dane wygenerowane dla eksportu dostępne są następujące operacje: Usuń - operacja ta umożliwia usunięcie wszystkich pozycji przeglądanego dokumentu. Po wykonaniu tej operacji nie będzie można ich już przeglądać w systemie. Operacja ta jest dostępna tylko dla eksportów o statusie wysłany. Drukuj - operacja ta umożliwia wydruk dokumentu przekazywanego do systemu finansowo-księgowego, jako dokument księgowy formie papierowej. Po wybraniu opcji Pozycje list (F12) na ekranie wyświetlane jest okno z pozycjami list płac. Do wykonania te operacji użytkownik musi mieć prawo jej wykonania lub prawa administratora systemu. Pozycje te są wyświetlane z uwzględnieniem ewentualnych podziałów według godzin lub według podziału kosztów dla etatu. Są więc prezentowane w wersji przygotowanej po przeprowadzeniu pierwszego etapu generacji danych dla eksportu. 2-33
Pozycje list płac dla wybranego eksportu są wyświetlane tylko wtedy, gdy zostały zapamiętane w systemie. Są więc zawsze dostępne dla eksportów jeszcze niewysłanych. Natomiast dla eksportów już wysłanych tylko wtedy, gdy nie zostały usunięte w momencie wysyłania eksportu. 2.2.2.2 Wysłanie eksportu. Wybranie operacji Eksport (F2) powoduje wykonanie trzeciego etapu eksportu danych, czyli wysłania eksportu do systemu finansowo księgowego. Dane są eksportowane do plików DBF lub paczek XSP. Format tych plików został określony przez producenta systemu finansowo księgowego. Pliki te są umieszczane w katalogu określonym przez parametr konfiguracyjny umieszczony w menu Konfiguracja. Przed wykonaniem eksportu użytkownik może zdefiniować następujące parametry wykonywanego eksportu 2-34
Data operacji data operacji dla dokumentu księgowego. Jako parametr podpowiadana jest data bieżąca. Data wystawienia/ wysłania data wystawienia lub wysłania dla dokumentu księgowego. Jako parametr podpowiadana jest data bieżąca. Data płatności data płatności dla dokumentu księgowego. Jako parametr podpowiadana jest data bieżąca. Jej wprowadzenie nie jest obowiązujące Układ bilansowy identyfikator systemu dla eksportu w postaci paczek XSP ( tylko dla tego typu eksportu jest możliwość modyfikacji tej danej ). Podpowiadany jest układ bilansowy zdefiniowany w opcji Konfiguracja Przed wykonaniem operacji użytkownik zostaje ostrzeżony, że dotychczasowa zawartość plików zostanie usunięta. Eksportowane są wszystkie dokumenty aktualnie przygotowane do eksportu. W trakcie wykonywania eksportu danych wyświetlana jest informacja o procencie wykonanej operacji, a po jego zakończeniu informacja o tym gdzie umieszczono pliki DBF lub plik z paczkami XSP. W operacji wysłania przygotowanych danych do systemu finansowo - księgowego systemu uwzględnia ustawienia parametru globalnego systemu: Usuwanie pozycji eksportu do FKK - określa on czy po wykonaniu operacji przesłania danych pozycje przygotowanego eksportu mają być usunięte systemu. Jeśli tak, to pozycje eksportu są automatycznie usuwane i w systemie pozostaje tylko nagłówek dotyczący wykonanego eksportu. W przeciwnym przypadku pozycje eksportu po jego wykonaniu pozostają w systemie, w celu ich ewentualnego późniejszego przeglądania i drukowania. 2.3 Operacje 2.3.1 Porządkowanie opisy błędów Jest to opcja modułu Eksport do FKK umożliwiająca z poziomu programu usunięcie z tabeli roboczej systemu Kadry - Płace opisów błędów, które mogły wystąpić podczas pracy systemu na serwerze bazy danych. Dane te mogą być na życzenie użytkownika (opcja Konfiguracja) rejestrowane w systemie dla celów kontrolnych. 2.3.2 Konfiguracja systemu Jest to opcja systemu umożliwiająca użytkownikowi przegląd globalnych parametrów systemu. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest okno z definicją tych parametrów: 2-35
Czy zaległy urlop przepada po 3 latach parametr ten wykorzystywany jest podczas automatycznego wyliczania wymiaru urlopu dla statystyki nieobecności typu urlop wypoczynkowy. Określa, czy podczas wyliczania wymiaru urlopu wypoczynkowego dla danego roku kalendarzowego przepada niewykorzystany urlop zaległy sprzed 3 lat kalendarzowych. Wyliczanie podstawy nieobecności określa czy podczas wykonywania w module Płace niektórych operacji takich jak zatwierdzanie listy płac, wycofanie zatwierdzenia listy płac, usuwanie umowy z listy automatycznie wykonywane jest wyliczenie podstawy nieobecności dla bieżącego miesiąca płacowego. Usuwanie pozycji eksportu do FKK - określa czy po wykonaniu operacji przesłania do systemu finansowo - księgowego przygotowanego eksportu danych pozycje te mają być usunięte systemu. Sposób wprowadzania wymiaru zatrudnienia parametr ten określa sposób wprowadzania do systemu i wyświetlania danych dotyczących wymiaru czasu pracy i wymiaru zatrudnienia dla etatu. Norma czasu pracy określa sposób wyliczania normy czasu pracy dla umowy. Różnica sposobu wyliczania normy czasu pracy dotyczy występowania w jednym tygodniu dwóch dni świątecznych i pomniejszania czasu pracy z tytułu tych dni. Wyliczanie rejestru czasu pracy określa sposób wyliczania danych w module Kadry w rejestrze czasu pracy wyliczanym dla etatów. Obliczanie współczynnika dla dni nieobecności służy do ustawienia zasad podpowiadania wartości współczynnika dla obliczania dni nieobecności dotyczących 2004 roku. Obliczanie kwoty wolnej od potrąceń określa sposób obliczania dla umowy pracownika kwoty wolnej od potrąceń. Generacja dla umów okresowych określa sposób generacji w module Płace na listach płac składników typu wynagrodzenie podstawowe dla umów zawartych na czas określony. Kont.umowy dla podstawy zwolnień - określa w operacji wyliczania podstawy nieobecności dla podstawy typu średnia chorobowa, umowy zlecenia sposób sprawdzania czy dana umowa jest kontynuacją poprzedniej umowy. Możliwe są do wyboru dwie wartości: z dniami świątecznymi - sprawdzana umowa jest kontynuacją poprzedniej jeśli data rozwiązania poprzedniej umowy przypada na ostatni dzień tzw. czarny ( P - roboczy ) występujący w kalendarzu przed datą rozpoczęcia umowy sprawdzanej. Oznacza to, iż w ewentualnej przerwie pomiędzy umowami w kalendarzu mogą wystąpić tylko dni typu W - wolny lub S - święto. bez dni świątecznych - sprawdzana umowa jest kontynuacją poprzedniej umowy tylko wtedy, gdy data rozwiązania poprzedniej umowy jest o 1 dzień wcześniejsza od daty rozpoczęcia umowy sprawdzanej. Kody składników których rozliczenie nie jest sprawdzane są to kody składników typu godziny przepracowane, dyżury, nadgodziny dla których w operacji otwierania nowego miesiąca pomijane jest sprawdzanie rozliczenia na listach płac. Kody składników stałych zerowanych podczas otwierania miesiąca są to kody składników stałych wprowadzonych dla umowy lub etatów umowy, które powinny zostać wyzerowane w operacji otwierania nowego miesiąca. Kody potrąceń zerowanych podczas otwierania miesiąca są to kody potrąceń ze słownika potrąceń wprowadzonych dla pracowników, które powinny zostać wyzerowane w operacji otwierania nowego miesiąca. Planowane zatrudnienie kod 1 określa słownik, który jest używany jako podstawowy do wprowadzania w module Kadry danych dotyczących planowanego zatrudnienia.do wyboru dostępne są następujące wartości: brak, dział, grupa miejsc pracy, stanowisko. Planowane zatrudnienie kod 2 określa słownik, który jest używany jako dodatkowy do wprowadzania w module Kadry danych dotyczących planowanego zatrudnienia. Do wyboru dostępne są następujące wartości: brak, dział, grupa miejsc pracy, stanowisko. Rachunek bankowy adres określa czy po zmianie adresu pracownika ma być wykonywana automatyczna zmiana adresu ( odpowiedniego modyfikowanego typu ) w rachunkach bankowych tego pracownika: 2-36 bez zmiany po modyfikacji adresu pracownika nie jest wykonywana automatyczna zmiana adresu. automatyczna zmiana po modyfikacji adresu pracownika jest wykonywana automatyczna zmiana adresu.
Stan zatrudnienia czy uwzględniać osoby z nieobecnościami jest to grupa danych określająca typy nieobecności, które wprowadzone dla pracownika na daną datę nie powodują pomijania tego pracownika podczas obliczeń stanu zatrudnienia w danych dniu. Grupa ta służy do podpowiadania w module Kadry wartości dla parametrów zestawień stan zatrudnienia na dzień oraz stan zatrudnienia za okres. Podpowiadane są parametry dotyczące następujących rodzajów nieobecności : Urlop bezpłatny dotyczy nieobecności, dla których w słowniku nieobecności zdefiniowano, że w statystyce nieobecności są rozliczane jako urlop bezpłatny. Urlop wychowawczy dotyczy nieobecności, dla których w słowniku nieobecności zdefiniowano, że w statystyce nieobecności są rozliczane jako urlop wychowawczy. Urlop macierzyński dotyczy nieobecności, dla których w słowniku nieobecności zdefiniowano, że w statystyce nieobecności są rozliczane jako urlop macierzyński. Świadczenie rehabilitacyjne dotyczy nieobecności, dla których w słowniku nieobecności zdefiniowano, że w statystyce nieobecności są rozliczane jako świadczenie rehabilitacyjne. Zwolnieni tytuł ubezpieczenia określa tytuł ubezpieczenia jaki może być wprowadzany automatycznie dla pracowników zwalnianych z zakładu w nowej wersji danych ubezpieczeniowych pracownika. 2.3.3 Konfiguracja stacji roboczej W opcji tej można przeglądać lub zdefiniować następujące parametry stacji roboczej: Numer stacji numer stacji roboczej, której dane są modyfikowane. Nazwa nazwa stacji roboczej, której dane są modyfikowane. Ścieżka do katalogu roboczego ścieżka do katalogu, w którym umieszczane są pewne robocze dane generowane w trakcie pracy systemu Kadry-Płace Czy zapamiętywać rozmiar formatek umożliwia określenie czy wygląd formatek zmieniony na stacji roboczej przez użytkownika systemu ma być zapamiętywany do następnego wywołania tych formatek 2-37
Czy zapamiętywać opis błędów SQL umożliwia określenie czy należy zapamiętywać w systemie błędy SQL zgłaszane przez serwer bazy danych Obsługa menu dynamicznego określa czy dla systemu została włączona obsługa menu dynamicznego. Parametr ten może mieć następujące wartości: Typ eksportu sposób eksportu danych do systemu finansowo księgowego. Możliwe są do wyboru są opcje: Tak obsługa menu dynamicznego jest włączona. Nie obsługa menu dynamicznego jest wyłączona. DBF eksport w postaci plików DBF XSP eksport w postaci paczek XSP Ścieżka dla eksportu zbiorów DBF katalog, w którym mają być umieszczone zbiory z eksportowanymi danymi w przypadku gdy jest realizowany eksport danych w postaci plików DBF Standard polskich znaków dla zbiorów DBF - dla eksportu danych typu DBF istnieje konieczność definiowania standardu polskich znaków, w jakim ma być wykonany zapis danych w plikach DBF. Aktualnie dostępne są do wyboru następujące możliwości: Mazowia, Latin II, Windows 1250 Ścieżka dla eksportu zbiorów XSP katalog, w którym mają być umieszczone zbiory z eksportowanymi danymi w przypadku gdy jest realizowany eksport danych w postaci paczek XSP Numer oddziału trzyznakowy numer oddziału w systemie finansowo księgowego wykorzystywany podczas eksportu danych w postaci paczek XSP. Jest to wartość parametru g_strnroddzial, którą można odczytać w Administratorze systemu finansowo księgowego. Układ bilansowy dziesięcioznakowy identyfikator zdefiniowany przy układzie bilansowym w systemie finansowo księgowego wykorzystywany podczas eksportu danych w postaci paczek XSP 2.3.4 Zmiana numeru stacji roboczej Jest to opcja modułu, która umożliwia zmianę stacji roboczej pobranej podczas uruchomienia modułu Eksport do FKKz danych wprowadzonych do pliku KP.INI. Aby ją uruchomić użytkownik musi mieć prawo umożliwiające zmianę konfiguracji stacji roboczej. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest okno z tabelką zawierającą listę stacji roboczych wprowadzonych do systemu Kadry-Płace. W liście umieszczone są numer oraz nazwa stacji roboczej. Aktualnie wybrana stacja robocza jest na liście wyświetlana w kolorze czerwonym. Dane w tabelce mogą być wyszukiwane według numeru lub nazwy stacji roboczej. Za pomocą dostępnych w górnej części ekranu klawiszy użytkownik może wykonać następujące operacje: Ustaw ustawia jako aktualną dla modułu stację roboczą podświetloną w tabelce. Po jej wybraniu odczytywane są dla modułu parametry konfiguracyjne wprowadzone dla wybranej stacji. Wyjście zakończenie operacji. 2-38
2.3.5 Zmiana hasła Jest to opcja systemu umożliwiająca użytkownikowi zmianę własnego hasła dostępu do systemu. Po jej wybraniu na ekranie wyświetlane jest najpierw okno, w którym użytkownik podaje swoje aktualne hasło. Po poprawnym podaniu aktualnego hasła wyświetlane jest okno, w którym użytkownik może wprowadzić nowe hasło. Hasło podczas wprowadzania nie jest widoczne na ekranie. Dlatego w celu zapewnienia poprawności wprowadzonych danych należy je wprowadzić dwa razy. System nie pozwala użytkownikowi wprowadzić jako nowego hasła, które dotychczas było przez niego używane. Po wybraniu operacji zatwierdzenia nowego hasła jest ono wprowadzane do systemu. Po jego wprowadzeniu na ekranie wyświetlany jest komunikat o udanej zmianie hasła. Od tego momentu jest to hasło obowiązujące dla tego użytkownika. 2-39
2.3.6 Licencjonowanie informacje Jest to opcja systemu, która umożliwia przegląd informacji o licencji udzielonej na oprogramowanie, a także instalację i usunięcie klucza licencyjnego. W sytuacji, gdy w bazie danych nie ma jeszcze, żadnego klucza licencyjnego funkcja ta jest wywoływana automatycznie podczas uruchomienia dowolnego modułu. Po je wywołaniu na ekranie wyświetlane jest okno służące do przeglądania, rejestracji oraz usuwania klucza licencyjnego. Okno to jest podzielone na dwie części. W górnej części wyświetlana jest lista wprowadzonych do systemu kluczy licencyjnych, natomiast w dolnej części można przeglądać informacje dotyczące pobranego klucza jeszcze przed jego zatwierdzeniem. W oknie tym dostępne są następujące operacje: Podaj nowy klucz pozwala na wczytanie danych nowego klucza licencyjnego. Zatwierdź służy do zatwierdzenia wczytanego wcześniej klucza licencyjnego. Szczegóły służy do przeglądania informacji dotyczących pobranego klucza licencyjnego. Informacje te wyświetlane są w osobnym oknie wyświetlanym po wywołaniu funkcji. Aktywacja służy do aktywacji pobranego klucza licencyjnego. Usunięcie służy do usunięcia wybranego klucza licencyjnego. Operacja ta jest możliwa tylko wtedy, gdy system pracuje w trybie serwisowym. 2-40
2.3.7 Licencjonowanie funkcje administracyjne Jest to opcja systemu, która umożliwia zarządzanie tzw. wpisami identyfikacyjnymi. Aby wywołać tą funkcję użytkownik musi mieć prawa administratora systemu. Jest to funkcja użyteczna w przypadku wystąpienia błędów związanych np.: z pozostaniem wpisu identyfikacyjnego ( sytuacja spowodowana np.: zawieszeniem się zarejestrowanego wcześniej komputera ) i niemożliwością automatycznej aktualizacji wpisów. Opcja ta umożliwia w takim przypadku ręczne usunięcie poszczególnych wpisów identyfikacyjnych. Po jej wybraniu wyświetlane jest okno zawierające listę stacji roboczych pracujących pod kontrolą systemu licencjonowania. Użytkownik za pomocą operacji Odłącz stacje może ręcznie odłączyć zaznaczone wcześniej stacje. Uwaga usunięcie wpisu identyfikacyjnego w trakcie działania systemu powoduje natychmiastowe przerwanie działania systemu. Jeśli w trakcie uruchamiania modułu system wykryje, że zostały już wykorzystane wszystkie licencje na system, a użytkownik uruchamiający moduł ma prawa administratora systemu opcja ta jest automatycznie uruchamiana przez system. 2-41
2.3.8 O programie... Opcja ta umożliwia wydruk danych o aktualnej wersji programu i dacie kompilacji. W oknie wyświetlanym na ekranie dostępna jest także operacja Informacje o systemie, która umożliwia podgląd informacji technicznych dotyczących systemu. Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlane jest nowe okno zawierające te informacje. Informacje te w celu dalszej analizy za pomocą opcji Do pliku mogą zostać zapisane w podanym przez użytkownika pliku tekstowym. 2-42