Zachęcam do lektury! Rafał Kuciński

1

Szanowny Czytelniku, Podatek od towarów i usług z założenia powinien być neutralny dla przedsiębiorcy. Jego koszt powinien obciążać finalnego nabywcę towaru lub usługi (konsumenta). W praktyce zasada ta jest realizowana poprzez prawo do odliczenia od podatku należnego kwot VAT naliczonego w poprzedniej fazie obrotu. Jednak, aby to zrobić, przedsiębiorca musi spełnić kilka warunków. Jednym z nich jest otrzymanie od sprzedawcy faktury VAT. Musi ona oczywiście być prawidłowa/poprawna. Trzeba pamiętać, że niektóre wady tych dokumentów wyłączają prawo do odliczenia wykazanego w nich podatku. W tek publikacji podpowiadamy, jak dokonać prawidłowej oceny faktur pod kątem ich poprawności a także które wykryte ewentualnie błędy będą skutkować brakiem prawa do odliczenia VAT. Zachęcam do lektury! Rafał Kuciński 2

Spis treści Faktura jest podstawowym dokumentem umożliwiającym odliczenie 3 Poprawność faktury nie gwarantuje prawa do odliczenia 4 Fiskus toleruje błędy mniejszej wagi 5 Szeroki katalog błędów bez wpływu na odliczenie 6 Poważne wady faktury pozbawiają prawa do odliczenia 8 Błędy w fakturze można poprawić 8 3

Błędy w fakturach a odliczanie VAT Otrzymywanie błędnie wystawionych faktur jest w obrocie gospodarczym bardzo powszechnym zjawiskiem. Podatnicy stają wówczas przed dylematem, czy takie obarczone wadami dokumenty mogą być podstawą do odliczenia wynikającego z nich VAT naliczonego. Aby uniknąć sporu z fiskusem, podatnik musi trafnie ocenić istotę wykrytego błędu. Jak wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podstawowym warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi przez niego czynnościami opodatkowanymi. Nie mniej ważne jest jednak to, żeby te zakupy zostały w odpowiedni sposób udokumentowane. Faktura jest podstawowym dokumentem umożliwiającym odliczenie Przedsiębiorca chcący dokonać odliczenia VAT powinien mieć faktury potwierdzające nabycie towarów lub usług, ponieważ właśnie te dokumenty zawierają kwotę VAT naliczonego, o który zostanie zmniejszony podatek należny. Oznacza to, że z wyjątkiem przypadków wskazanych w ustawie faktura jest podstawowym dokumentem uprawniającym czynnego podatnika do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu poniesionych zakupów. Do takiego wniosku prowadzi m.in. analiza art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT określająca istotę podatku naliczonego. Jest w nim mowa o tym, że w przypadku nabycia towarów i usług kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w otrzymanych przez podatnika fakturach. Rolę faktur VAT z punktu widzenia prawa do odliczenia podatku naliczonego akcentowano również w orzecznictwie sądowym. Jak wskazał np. Wojewódzki Sąd Administracyjny (WSA) w Poznaniu w wyroku z 30 grudnia 2012 r. (sygn. akt I SA/Po 971/09), faktury wystawiane przez podatników VAT pełnią podstawową rolę dla rozliczeń tego podatku. Nie są one tylko zwykłym dokumentem służącym dokumentacji transakcji oraz będącym podstawą do jej zaksięgowania w księgach stron tej transakcji, ale też i identyfikują strony tychże transakcji. Faktura stanowi podstawę dla nabywcy towaru lub usługi do odliczenia podatku naliczonego, a prawo do odliczenia wiąże się z otrzymaniem faktury dokumentującej rzeczywisty obrót gospodarczy pomiędzy określonymi w jej treści podmiotami. Pod kątem odliczania VAT istotna jest także formalna poprawność tego rodzaju dokumentów, a zwłaszcza umieszczenie w Błędy w fakturach a odliczanie VAT 4

nich danych, które ustawodawca określił, jako obowiązkowe. UWAGA! Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT faktura powinna zawierać w szczególności: datę wystawienia, kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w dotyczącym przedpłat art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto, wartość sprzedaży netto, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, kwotę należności ogółem. Poprawność faktury nie gwarantuje prawa do odliczenia Nie zawsze jednak odliczenie VAT z otrzymanej faktury będzie możliwe, nawet w sytuacji, gdy istnieje związek między udokumentowanym nią zakupem a wykonywanymi przez przedsiębiorcę czynnościami opodatkowanymi. Ustawodawca przewidział, bowiem sytuacje, gdy nabywcom towarów i usług w ogóle nie przysługuje prawo do takiego odliczenia. Wymieniono je w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT. W świetle przytoczonego przepisu podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT w przypadku, gdy: sprzedaż została udokumentowana fakturami wystawionymi przez podmiot nieistniejący, transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku, wystawione faktury: - stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane w części dotyczącej tych czynności, Błędy w fakturach a odliczanie VAT 5

- podają kwoty niezgodne z rzeczywistością w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością, - potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego (tj. dokonane dla pozoru, dokonane w celu obejścia prawa ) w części dotyczącej tych czynności, faktury wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego, wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze w części dotyczącej tych czynności. UWAGA! Wskazany w art. 88 ust. 3a katalog wyłączeń ma charakter zamknięty. Dlatego należy przyjąć, że wady faktur niewymienione w tym przepisie nie pozbawiają podatnika możliwości odliczenia podatku naliczonego. Fiskus toleruje błędy mniejszej wagi W powołanym wcześniej przepisie ustawodawca nie ograniczył możliwości odliczenia VAT naliczonego, w przypadku gdy faktura zawiera błędy formalne. Dlatego należy uznać, że takie wady faktur (o charakterze technicznym) nie powinny odbierać prawa do takiego odliczenia, jeżeli mają charakter tzw. błędów mniejszej wagi. UWAGA! Powszechnie przyjmuje się, że błędami mniejszej wagi są wszelkiego rodzaju uchybienia przepisom dotyczącym rygorów formalnych faktury, których ciężar gatunkowy jest jednak tego rodzaju, że nie wpływa na możliwość obniżenia podatku należnego. Na takie rozumienie błędu mniejszej wagi wskazał m.in. WSA w Łodzi w wyroku z 27 lutego 2008 r. (sygn. akt I SA/Łd 1136/07). W nawiązaniu do tego terminu sąd podkreślił, że pozbawienie podatnika prawa do odliczenia VAT może dotyczyć jedynie takich wad i braków faktury, które wyłączają identyfikację podmiotów oraz przedmiotu transakcji, jak również ustalenie poprawności określenia podatku od wartości dodanej. Zdaniem sądu pozwala to na sformułowanie tezy, że wady faktury muszą być na tyle poważne, aby wykluczały możliwość traktowania tego dokumentu jako fakturę VAT. Według WSA prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego jest jego głównym uprawnieniem, a zarazem istotą podatku naliczonego, który dla przedsiębiorców będących podatnikami VAT jest neutralny. A contrario, podatnik będzie mógł skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy faktura zawiera drobne błędy o charakterze technicznym, Błędy w fakturach a odliczanie VAT 6

określane niekiedy błędami mniejszej wagi. Cytowany wyrok jest zbieżny z poglądami wyrażanymi w tej kwestii przez inne sądy administracyjne w orzecznictwie, których podkreślano, że wymogi stawiane tego rodzaju dokumentom nie mogą być celem samym w sobie, zwłaszcza w sytuacji, gdy organy podatkowe nie mają wątpliwości co do tego, iż kwestionowane przez nie faktury odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i ujęte zostały w ewidencji zakupu. W takiej, bowiem sytuacji zbytni formalizm prawny prowadzi do naruszenia zasady neutralności VAT (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 kwietnia 1997 r., sygn. akt III SA 1859/95 i WSA w Lublinie z 7 lutego 2012 r., sygn. akt I SA/Lu 784/11). UWAGA! Podatnik, który otrzymał wadliwą fakturę ma prawo do odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego pod warunkiem, że błąd w tym dokumencie jest mniejszej wagi. Muszą ponadto zostać spełnione przesłanki określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. istnienie związku wydatku z czynnościami opodatkowanymi. U podstaw takiego liberalnego dla podatników stanowiska leży nie tylko okoliczność, że przepisy podatkowe nie zabraniają odliczenia VAT w przypadku stwierdzenia tego rodzaju braków formalnych faktur ale również to, iż o prawie do takiego odliczenia nie mogą przesądzać tylko kwestie techniczne związane z ich wystawianiem. Dane potrzebne do ustalenia podstawy opodatkowania są, bowiem zawarte nie tylko w tych dokumentach, ale również w ewidencji prowadzonej przez podatników do celów VAT, w składanych przez nich deklaracjach oraz w innych dokumentach źródłowych. W orzecznictwie podkreśla się, że dopiero brak lub nierzetelność wszystkich wymienionych dowodów, które dokumentują zdarzenie gospodarcze oraz pozwalają określić jego rzeczywiste rozmiary, mogą prowadzić do zakwestionowania omawianego uprawnienia. Szeroki katalog błędów bez wpływu na odliczenie Przepisy nie wskazują jednoznacznie, kiedy mimo wystąpienia tego rodzaju błędów w fakturach VAT odliczenie wspomnianego podatku nadal będzie możliwe. Przykładowego wskazania takich przypadków można jednak dokonać na podstawie analizy orzecznictwa sądowego oraz wyjaśnień udzielanych w tym zakresie przez organy podatkowe. Analiza taka prowadzi do wniosku, że utraty prawa do odliczenia nie powoduje: brak na fakturze daty jej wystawienia tak uznał np. Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w wyrokach z 28 stycznia 2000 r. (sygn. akt I SA/Gd 1722/97) i z 12 Błędy w fakturach a odliczanie VAT 7

maja 2011 r. (sygn. akt I GSK 244/10), błędna data na fakturze tak orzekł Trybunał Sprawiedliwości UE (TSUE) w wyroku z 15 lipca (sygn. akt C- 368/09) w sprawie Pannon Gép Centrum Kft. różne daty wystawienia na oryginale oraz kopii faktury, naruszenie obowiązku kolejnego numerowania faktur tak orzekł Trybunał Sprawiedliwości UE w powołanym już wcześniej wyroku z 15 lipca (sygn. akt C-368/09) oraz WSA w Warszawie w wyroku z 25 kwietnia 2012 r. (sygn. akt III SA/Wa 2310/11), brak NIP podatnika na fakturze (tj. zarówno sprzedawcy jak i nabywcy) tak uznał np. naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków Podgórze w piśmie z 18 sierpnia 2004 r. (nr PP- 443/204/04) oraz dyrektor Izby skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 9 sierpnia 2012 r. (nr IPTPP4/443-319/12-6/UNR), podanie błędnego numeru NIP tak orzekł m.in. NSA w wyroku z 24 lutego 1999 r. (sygn. akt I SA/Lu 1452/97 oraz WSA w Warszawie w wyroku z 5 marca 2012 r. (sygn. akt III SA/Wa 1512/11), braki w danych identyfikujących nabywcę, np. niepełna nazwa, niepełny adres albo błędy w nazwie bądź adresie (dotyczące np. ulicy, numeru lokalu, kodu pocztowego itp. jeżeli adres zostanie w sposób niewątpliwy ustalony na podstawie innych posiadanych przez podatnika dokumentów) tak orzekł NSA w wyrokach z 17 listopada 1997 r. (sygn. akt I SA/Wr 758/97), z 28 stycznia 2000 r. (sygn. akt I SA/Gd 1722/97) i z 12 maja 2011 r. (sygn. akt I GSK 244/10) oraz naczelnik Urzędu Skarbowego w Świeciu w piśmie z 21 kwietnia 2006 r. (nr PV/443-11/06); to samo dotyczy podania zamiast lub oprócz adresu siedziby podatnika, adresu jego oddziału terenowego tak uznał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacjach z 31 stycznia 2007 r. (nr IPPP1/443-723/07-2/GD) oraz z 11 października 2012 r. (nr IPPP2/443-777/12-2/KOM), nieprawidłowe tłumaczenie opisu usługi tak orzekł NSA w wyroku z 9 lutego 2000 r. (sygn. akt I SA/Wr 1885/99), brak na fakturze przekreślenia słowa kopia w przypadku, gdy inne jej elementy wskazują na to, że chodzi o oryginał tak orzekł NSA w wyroku z 6 czerwca 1997 r. (sygn. akt I SA/Ka 622/97), Błędy w fakturach a odliczanie VAT 8

stosowanie w nazwach sprzedawcy i odbiorcy skrótów, które są powszechnie przyjęte w języku polskim (np. SA spółka akcyjna). PRZYKŁAD: Błędny NIP a prawo do odliczenia Spółka ABC w sierpniu 2014 r. otrzymała fakturę dokumentującą zakup materiałów biurowych z błędnym NIP nabywcy. Pozostałe dane odbiorcy faktury, jak również jej pozycje wartościowe były prawidłowe. Podatnik miał zatem prawo w deklaracji VAT-7 za wspomniany miesiąc odliczyć wynikający z tej faktury podatek naliczony. Należy jednak dodać, że część organów podatkowych prezentuje w tej kwestii bardziej restrykcyjne stanowisko, nie uznając niektórych z wcześniej wymienionych mankamentów faktur za błędy mniejszej wagi. Zgodnie z tym stanowiskiem nie jest możliwe odliczenie wynikającego z wadliwej faktury VAT naliczonego bez wcześniejszego usunięcia tych wad. Za przykład może tutaj posłużyć interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 marca 2011 r. (nr ITPP2/443-1309/10/PS). Stwierdzono w niej m.in., że w przypadku braku NIP w otrzymanych fakturach podatnik ma prawo odliczyć zawarty w nich VAT naliczony poprzez sporządzenie korekt deklaracji dla podatku od towarów i usług, po uprzednim wystawieniu not korygujących do wspomnianych faktur. Poważne wady faktury pozbawiają prawa do odliczenia W przypadku otrzymania faktury, która jest wadliwa w stopniu wykraczającym poza błędy mniejszej wagi, podatnik może zostać pozbawiony prawa do obniżenia VAT należnego o wynikający z niej podatek naliczony. Tak się stanie zwłaszcza w sytuacji, gdy na podstawie wspomnianego dokumentu nie będzie możliwa identyfikacja stron oraz przedmiotu transakcji, jak również ustalenie poprawności określenia podatku od wartości dodanej. Za tego rodzaju wady, wyłączające prawo do odliczenia należy uznać w szczególności: brak na fakturze jednostek miary towaru, jego ilości i ceny jednostkowej tak orzekł m.in. NSA w wyroku z 16 czerwca 1997 r. (sygn. akt I SA/Ka 624/97) oraz dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 sierpnia 2010 r. (nr IBPP1/443-494/10/BM), niewskazanie kwoty należności ogółem z VAT i bez tego podatku tak orzekł NSA w wyroku z 12 kwietnia 1996 r. (sygn. akt I SA/Lu 741/95). Błędy w fakturze można poprawić Wobec faktu, że organy podatkowe nie zawsze przychylnie odnoszą się do możliwości odliczenia VAT z faktur zawierających wady, które w ocenie podatników mogą uchodzić za błędy Błędy w fakturach a odliczanie VAT 9

mniejszej wagi, dla własnego bezpieczeństwa odbiorca takiego dokumentu powinien zawsze sprawdzić, czy zawiera on wszystkie wymagane przepisami elementy oraz czy zawarte w nim dane są prawidłowe. W razie stwierdzenia takich nieprawidłowości nabywca towaru bądź usługi, chcący dokonać odliczenia bez ryzyka, że zostanie zakwestionowane przez organ podatkowy może wystawić notę korygująca (art. 106k ust. 1 ustawy o VAT). W ten sposób poprawia się pomyłki mniejszej wagi dotyczące np. daty transakcji, danych sprzedawcy oraz nabywcy (w tym NIP), oznaczenia towaru bądź usługi itp. Nota nie będzie jednak dopuszczalna, gdy na skutek błędu całkowicie zmienił się podmiot wskazany na fakturze (tak m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 18 kwietnia 2014 r., nr IPTPP2/443-61/14-4/IR). Treść noty musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury. Podatnik może również wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej (art. 106j ustawy o VAT). Przy czym tylko w ten sposób (a nie notą korygującą) wolno eliminować pomyłki wartościowe w fakturze, takie jak: miarę i ilość (liczbę) towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową netto, wartość sprzedaży netto, stawkę i kwotę podatku, sumę wartości sprzedaż netto czy kwotę należności ogółem. PRZYKŁAD: Brak podstaw do wystawienia noty korygującej Pan Jan Kowalski jest czynnym podatnikiem VAT. W październiku 2014 r. otrzymał fakturę za zakupione w związku z tą działalnością usługi, na której widniało jego imię i nazwisko, ale nie zgadzał się adres oraz NIP odbiorcy. Ponieważ z powodu zbieżności imienia i nazwiska faktura została pomyłkowo wystawiona na innego podatnika, pan Jan nie ma prawa odliczyć z tej faktury VAT naliczonego ani wystawić noty korygującej. Powinien natomiast zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej. Podstawa prawna: Art. 86 ust. 1, art. 106b, art. 106e, art. 106j, art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). Autor: Mariusz Olech prawnik, specjalista podatkowy Błędy w fakturach a odliczanie VAT 10

Skutki dla przedsiębiorców: Faktura VAT: Podstawowym dokumentem uprawniającym podatnika do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest faktura VAT. Zakaz odliczania VAT: W niektórych przypadkach przepisy zakazują odliczenia VAT, pomimo formalnej poprawności otrzymanych faktur. Wymieniono je w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT. Błędy mniejszej wagi: Wystąpienie w fakturze tzw. błędów mniejszej wagi nie eliminuje prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Korekta treści faktury: Wady faktur VAT w zależności od ich charakteru można poprawić notą korygującą (wystawianą przez odbiorcę) bądź fakturą korygującą (wystawianą przez sprzedawcę). Błędy w fakturach a odliczanie VAT 11

Redaktor: Rafał Kuciński Wydawca: Norbert Pawlikowski Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski ISBN: 978-83-269-3517-6 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: VAT@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Błędy w fakturach a odliczanie VAT wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w tej publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Błędy w fakturach a odliczanie VAT została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w tej publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane, jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z tym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Błędy w fakturach a odliczanie VAT lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Centrum Obsługi Klienta: Tel: 22 518 29 29 e-mail: cok@wip.pl Numer produktowy: 1BY52 Błędy w fakturach a odliczanie VAT 12