Sprawdź, kiedy możesz anulować fakturę

Transkrypt

1 Sprawdź, kiedy możesz anulować fakturę

2 Redaktor: Rafał Kuciński Wydawca: Renata Grochowska-Siudaj Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Sulejówek, ul. Konopnickiej 46 ISBN: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel.: , faks: serwispodatkowyvat@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Sprawdź, kiedy możesz anulować fakturę wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w tej publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Sprawdź, kiedy możesz anulować fakturę została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w tej publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Sprawdź, kiedy możesz anulować fakturę lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Biuro Obsługi Klienta: tel.: cok@wip.pl

3 SPRAWDŹ, KIEDY MOŻESZ ANULOWAĆ FAKTURĘ Wystawca może anulować fakturę, która nie trafiła do obrotu, czyli nie została doręczona nabywcy. Warunkiem jest jednak, aby czynność wykazana w tym dokumencie nie została wykonana. Trzeba pamiętać, że przepisy ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych do niej wydanych nie regulują kwestii anulowania wygenerowanych faktur. Zwykle podatnicy stosują tzw. anulowanie faktury, które nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego. Jest to dopuszczalne, co potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. WAŻNE Anulowanie faktury jest działaniem nieuregulowanym w przepisach i powinno być wykorzystywane jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Dotyczyć powinno tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynności, które w rzeczywistości nie zostały dokonane. Dopuszczalność anulowania faktury Jednym z podstawowych warunków, który musi zaistnieć, aby było możliwe anulowanie faktury, jest ustalenie, czy została wprowadzona do obiegu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną. Taka faktura nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT. NSA w wyroku z 12 października 2010 r. (sygn. akt I FSK 1483/09) potwierdził, że anulować fakturę można jedynie w sytuacji, gdy nie została ona doręczona odbiorcy, a zatem nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Podobnie uznał NSA w wyroku z 19 grudnia 2000 r. (sygn. akt III SA 1715/99), gdzie stwierdził, że anulowanie faktury, mimo że nie jest dopuszczalne wyraźnie przez ustawę o VAT, stanowi praktyczną i realną drogę wycofania się podatnika z faktu błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Takie stanowisko potwierdzało także późniejsze orzecznictwo. Przykładowo WSA w wyroku z 7 czerwca 2004 r., sygn. akt III SA 238/03, zaaprobował możliwość anulowania faktur, mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT, pod warunkiem że faktury te nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. poprzez ich doręczenie kontrahentom). Natomiast w przypadku wprowadzenia takich dokumentów do obrotu prawnego pozostaje możliwość dokonania korekt faktur na zasadach określonych przepisami. 3

4 UWAGA! Nie należy mylić anulowania faktury z jej korektą do zera. Anulowanie faktury jest możliwe, gdy nie dokumentuje ona czynności opodatkowanej, która została ujawniona w jej treści i nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Korekta do zera występuje, gdy dokonano np. zwrotu towaru, a więc powstał wcześniej obowiązek w VAT. Fiskus dopuszcza anulowanie faktury W interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe fiskus przyznaje także prawo do anulowania faktur, gdy nie zostały one wprowadzone do obrotu prawnego. Za takim sposobem opowiedział się np. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 10 czerwca 2014 r., nr IPPP1/ /14-2/AS, oraz dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 16 maja 2014 r., nr IBPP2/ /14/IK. WAŻNE Do uznania danej faktury za wystawioną w świetle ustawy o VAT poza jej sporządzeniem (wygenerowaniem przez system i wydrukowaniem) konieczne jest również wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 17 lutego 2011 r. (nr IPPP3/ /10-4/JF) stwierdził, że sporządzona, lecz niewprowadzona do obrotu prawnego faktura nie stanowi tym samym faktury VAT. Nie może być więc potraktowana jako tzw. faktura pusta, o której stanowi art. 108 ustawy o VAT. Tym samym, jeśli faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, nie ma prawnej możliwości dokonania korekty wykazanego na niej podatku poprzez wystawienie faktury korygującej. Praktyczną możliwością anulowania takich dokumentów jest ich przekreślenie, umieszczenie odpowiedniej adnotacji uniemożliwiającej ich powtórne wykorzystanie oraz dokonanie w razie konieczności stosownego storna w rejestrze VAT. Przedstawione zasady anulowania faktur znajdują oparcie w praktyce organów podatkowych. Znajduje to swoje odbicie w wydanych interpretacjach indywidualnych, w tym m.in. w interpretacji indywidualnej z 22 maja 2013 r. wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPP2/ /13-3/MM. Zwrot wystawionej faktury Podatnik może anulować faktury także w przypadku, gdy zostały one wystawione i wysłane do miejsca wskazanego przez klienta wraz z zamówionymi towarami, ale klient odmawia ich przyjęcia i nie dokonuje za nie zapłaty. W takiej sytuacji nie dojdzie bowiem do faktycznej 4

5 sprzedaży towarów. Nie zostaną one wprowadzone do obrotu prawnego. Klient nie odbierze faktury i nie wprowadzi jej do swoich ksiąg podatkowych. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 22 maja 2013 r. (nr IPPP2/ /13-3/MM) potwierdził, że gdy faktury zostały wystawione i wysłane do miejsca wskazanego przez klienta wraz z zamówionymi towarami, a klient odmawia ich przyjęcia i nie dokonuje za nie zapłaty, to nie dojdzie do faktycznej sprzedaży towarów. W przypadku gdy towary oraz oryginał faktury VAT zostaną odesłane do wystawcy i będą w jego posiadaniu, będzie miał on możliwość anulowania faktury i obniżenia obrotu o kwotę widniejącą na fakturze bez konieczności wystawiania faktury korygującej. Wcześniejsze interpretacje także uznawały takie stanowisko, że faktura nie jest wprowadzona do obrotu, gdy sprzedawca jest w posiadaniu oryginału i kopii, niezależnie od tego, czy faktura ta wcześniej trafiła do nabywcy, czy też nie. Z kolei dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 30 września 2010 r. (nr ILPP2/443-15/09-2/MN) uznał, że nie dojdzie do faktycznego wykonania usług będących przedmiotem zawartej umowy, a faktura nie zostanie wprowadzona do obrotu prawnego, gdy dokonano zwrotu oryginału i kopii faktury oraz nie uwzględniono jej w ewidencjach kontrahenta. Anulowanie nieodebranej faktury Można także bez przeszkód anulować fakturę, która została wygenerowana przez sprzedawcę, ale nie została odebrana przez nabywcę. Możliwość taką potwierdzają organy podatkowe. Przykładowo dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidulanej z 5 sierpnia 2009 r. (nr IPPP1/ /09-2/AP) potwierdził, że dopuszczalne jest anulowanie faktury nieodebranej jeszcze przez nabywcę, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonania na nich adnotacji uniemożliwiającej ich powtórne wykorzystanie. Wysłanie faktury do odbiorcy i jej zwrócenie będzie spełniało warunek nieodebrania. Posiadanie przez sprzedawcę oryginału i kopii dokumentu oraz fakt nierozliczenia transakcji przez kontrahenta stanowią wystarczającą przesłankę do anulowania faktury. Mniej korzystne stanowisko, ale na szczęście niepowielane przez organy podatkowe i orzecznictwo zaprezentował NSA w wyroku o sygn. akt I FSK 1308/09. Sąd uznał w nim, że gdy kontrahent otrzymał fakturę i ją odesłał, nie można mówić, że nie została ona wprowadzona do obrotu, i w konsekwencji dowodzić, że anulowanie faktury jest jedynym właściwym rozwiązaniem. Faktyczna sprzedaż wyklucza anulowanie faktury W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) powinien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. 5

6 W konsekwencji w przypadku sporządzenia faktur na okoliczność transakcji, która nie doszła do skutku, istnieje prawo anulowania faktury (oryginału i kopii), pod warunkiem że faktura ta nie została wprowadzona do obiegu prawnego. Anulowanie faktur dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktury dokumentują czynności rzeczywiście niedokonane. Za takim rozwiązaniem opowiedział się np. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 23 marca 2015 r. (nr IBPP2/ /14/ICz). Wystawienie faktury potwierdza sprzedaż Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura VAT sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego (nie została doręczona adresatowi) nie jest zatem fakturą wystawioną. W odniesieniu do dokonania czynności należy powołać art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Jest to czynność, która daje otrzymującemu prawo do dysponowania rzeczą oraz do sprawowania faktycznego władztwa nad nią. Nie oznacza to tylko przeniesienia prawa własności do rzeczy. Musi zaistnieć faktyczna możliwość dysponowania towarem, a nie rozporządzania nim w sensie prawnym. Sformułowanie jak właściciel wiąże moment powstania obowiązku podatkowego w VAT z chwilą uzyskania możliwości ekonomicznego dysponowania towarem przez nabywcę. WAŻNE Nie dojdzie do dostawy towarów w rozumieniu przepisów ustawy o VAT w sytuacji, gdy wystawca-sprzedawca nie dostarczy klientowi faktury sprzedaży (pozostanie w posiadaniu kompletu dokumentów sprzedaży), a klient nie odbierze zamówionych przez siebie towarów. Unieważnienie umowy sprzedaży Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Trzeba pamiętać jednak, że podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. WAŻNE W sytuacji gdy świadczenie nie zostało w pełni wykonane, ponieważ nie przekazano klientowi jakiejś części usługi częściowej, np. kodu źródłowego do wykonanej aplikacji internetowej, istnieje obowiązek fakturowania zaliczek i częściowych czynności. 6

7 Należy mieć na uwadze, że uzyskanie wyroku sądowego, który potwierdza, że umowa nie została ważnie zawarta, gdyż np. osoba, która podpisała umowę, nie dysponowała pełnomocnictwem do reprezentowania spółki nie uprawnia do anulowania wystawionych faktur. Będzie tak nawet wetdy, gdy sąd stwierdzi, że wierzytelność nie powstała pomimo wystawienia faktur VAT na drugi lub trzeci etap realizacji umowy. W interpretacji indywidualnej z 20 stycznia 2014 r. (nr IBPP1/ /13/MS) dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał, że tak wystawione faktury nie mogą być anulowane. Anulowanie wystawionych faktur i zwrot nienależnie zapłaconego VAT na podstawie wyroku sądowego nie są możliwe. W takiej sytuacji powinny być wystawione korekty faktur. Sposób anulowania faktury Jeżeli podatnik zauważy, że źle wystawił fakturę zaraz po jej wydrukowaniu, może zniszczyć dokument, a kolejna wystawiona faktura otrzyma ten sam numer. Inaczej musi się zachować, gdy po wystawieniu wadliwej faktury sporządzone zostały następne dokumenty księgowe z kolejnymi numerami. Anulowanie faktury powinno odbyć się wtedy przez przekreślenie oryginału i kopii stosownej faktury, z odpowiednią adnotacją, która ma uniemożliwić ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 24 grudnia 2008 r. (nr IPPP1/ /08-4/PR) potwierdził, że czynność anulowania faktury może być dokonana przez trwałe przekreślenie oryginału i kopii faktury z adnotacją anulowano. Należy też zawrzeć informację o przyczynie oraz okolicznościach anulowania. Oba przekreślone i opisane egzemplarze faktury powinny pozostać w dokumentacji podatkowej wystawcy. Nie ma konieczności wprowadzania jej do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT. Trzeba natomiast (tj. zarówno jej oryginał, jak i kopię) przechowywać w dokumentacji podatkowej firmy wraz z dokonaną adnotacją unieważniającą fakturę (można także podać przyczynę anulowania), która uniemożliwi chociażby pomyłkowe powtórne wydanie i wykorzystanie faktury. Jeżeli anulowana faktura została już ujęta w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, konieczne jest sporządzenie korekty deklaracji i obniżenie wyliczonego w niej VAT. Korekta taka dokonywana jest inaczej niż w przypadku wystawienia faktur korygujących, kiedy to podatnik jest uprawniony do obniżenia VAT dopiero w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał potwierdzenie odbioru przez kontrahenta faktury korygującej. Skorygowanie rejestrów sprzedaży W przypadku zaewidencjonowania faktury w księgach i w rejestrze VAT podatnik ma prawo do obniżenia obrotu o wartość transakcji z anulowanej faktury poprzez wystornowanie faktury w księgach i w rejestrze VAT (tj. w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym została pierwotnie ujęta). 7

8 W razie uwzględnienia przy sporządzaniu deklaracji VAT kwot wykazanych na fakturach, które powinny być anulowane, należy dokonać korekty deklaracji w zakresie obniżenia podatku należnego, za okres, w którym rozliczono pomyłkowo faktury, i wraz z korektą deklaracji złożyć na piśmie organowi podatkowemu stosowne wyjaśnienia. W celu usunięcia błędu należy skorygować deklaracje VAT za miesiąc (kwartał), w którym te faktury zostały rozliczone, poprzez obniżenie odpowiednio kwoty zadeklarowanej podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, a także skorygowanie rejestru sprzedaży (zob. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 czerwca 2014 r., nr IPPP1/ /14-2/AS). Niekiedy konieczna jest korekta W przypadku gdy faktura została już wprowadzona do obiegu, zmiany zawartych w niej danych przedsiębiorca dokonuje przez korektę. Tym sposobem można zmienić widniejące na fakturze pierwotnej dane dotyczące stron transakcji, stawkę i kwotę VAT, cenę czy nazwę towaru/usługi. PRZYKŁAD: Korekta faktury Przedsiębiorca, który prowadzi hurtownię budowlaną, wystawił fakturę kontrahentowi za sprzedaż artykułów hydraulicznych. Jednak klient zrezygnował z zakupu i zwrócił towar. Faktura na sprzedaż tych artykułów została już wystawiona i trafiła do odbiorcy. W takim przypadku należy wystawić korektę faktury z kwotą obniżoną do zera. Nie można cofnąć takiej transakcji przez anulowanie faktury. Podobnie będzie, gdy została wystawiona faktura zawierająca błędy, która trafiła już do klienta. Nieprawidłowe jest w takiej sytuacji anulowanie pierwotnej faktury i wysłanie jeszcze raz poprawionej jej wersji. Błędy na fakturze wprowadzonej do obiegu można poprawić przez wystawienie korekty faktury przez sprzedawcę lub noty korygującej przez nabywcę (w zależności od rodzaju błędu). Wystawienie korekty faktury czasem związane jest z uzyskaniem od nabywcy potwierdzenia odbioru korekty, które uprawnia do obniżenia. Podstawę opodatkowania obniża się m.in. o: 1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen, 2) wartość zwróconych towarów i opakowań, 3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło. W przypadkach, o których mowa w pkt 1 3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod 8

9 warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Wyjątkowo potwierdzenie nie jest wymagane Od 1 stycznia 2014 r. możliwe jest skorygowanie VAT nawet bez posiadania potwierdzenia odbioru korekty, gdy: `` została podjęta próba doręczenia faktury korygującej, co jest udokumentowane, `` z dokumentacji wynika, że nabywca jest świadomy warunków transakcji określonych na fakturze korygującej. Do spełnienia pierwszego warunku wystarczy posiadać zwrotne potwierdzenie odbioru korespondencji zawierającej korektę faktury. Drugi warunek jest spełniony, gdy przedsiębiorca posiada dowód zapłaty lub potwierdzenie korespondencji handlowej. PRZYKŁAD: Anulowanie faktury Przedsiębiorca wystawił fakturę na sprzedaż części samochodowych. Wysłał zamówiony towar do klienta wraz z dołączoną fakturą. Klient jednak przesyłki nie odebrał i wróciła ona do firmy wraz z dokumentem księgowym. W takim przypadku faktura nie trafiła do obrotu prawnego, a towar nie był dostarczony nabywcy. Oznacza to, że można anulować wystawioną fakturę, gdyż wystawca jest w posiadaniu obydwu egzemplarzy tego dokumentu, a towar nie został odebrany. W takiej sytuacji faktury nie dokumentowały faktycznej sprzedaży i nie zostały wprowadzone do obrotu. WAŻNE Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że: Fakturę można anulować tylko wtedy, gdy nie trafiła do obrotu. Natomiast gdy dokument sprzedaży trafił już do obiegu, zmiany zawartych w niej danych trzeba skorygować. Jeżeli po wystawieniu wadliwej faktury sporządzone zostały następne dokumenty księgowe z kolejnymi numerami, fakturę anulujemy przez przekreślenie oryginału i kopii stosownej faktury. Konieczna też jest adnotacja, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Podstawa prawna: Art. 106b, art. 106j ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.). Bogdan Świąder doradca podatkowy 9

10 Najszybszy sposób na bezbłędne rozliczenia VAT Najnowsze zmiany w VAT Praktyczne skutki wprowadzanych zmian Gotowe rozwiązania rzeczywistych problemów Zamów na na lub lub pod nr. tel

11 Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: 1VA0021 ISBN: