Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Aktualizacja i wdrożenie nowego oprogramowania Miejsce wykonania zamówienia: Skierniewice, ul. Pomologiczna 18. Instytut Ogrodnictwa w Skierniewicach wykorzystuje w ramach wdrożonego oprogramowania Macrologic ERP Xpertis w wersji 12.10 następujące moduły: Macrologic ERP Xpertis Finanse i Księgowość & Obieg Faktury Zakupu Macrologic ERP Xpertis Informacja Finansowa Macrologic ERP Xpertis Bankowość Elektroniczna Macrologic ERP Xpertis Środki Trwałe Macrologic ERP Xpertis Kasa Macrologic ERP Xpertis Kadry i Płace Macrologic ERP Xpertis Logistyka Macrologic ERP Xpertis Controlling dla 5 nazwanych użytkowników Macrologic ERP Xpertis Projekty Macrologic ERP Xpertis CMS Server Macrologic ERP Xpertis Obieg Informacji Macrologic ERP Xpertis CMS Obieg Faktury Zakupu Macrologic ERP Xpertis CMS Seriws Pracowniczy Macrologic ERP Xpertis CMS Informacja Controllingowa Macrologic ERP Xpertis Alerty Biznesowe Macrologic ERP Xpertis CRM Express (na Lotus Notes) Macrologic ERP Xpertis OLAP Analizy HR Macrologic ERP Xpertis OLAP Analizy delegacji Macrologic ERP Xpertis OLAP Server Macrologic ERP Xpertis OLAP Analizy projektów 30 jednoczesnych dostępów do bazy danych Macrologic jest twórcą tego oprogramowania, posiada pełne i wyłączne prawa autorskie. ZAKRES PRZEPROWADZENIA AKTUALIZACJI Przeprowadzenie aktualizacji obecnego systemu Macrologic ERP Xpertis w wersji 12.10 do wersji 12.50 opartej na licencjonowaniu typu ONCE. Strona 1 z 5
CELE PRZEPROWADZENIA AKTUALIZACJI Cele przeprowadzenia aktualizacji do najnowszej wersji: 1) Obniżenie kosztów wprowadzania zmian prawnych do systemu Macrologic ERP Xpertis. 2) Dokonanie zmian w parametryzacji działania wdrożonego systemu Macrologic ERP Xpertis tak aby spełnić bieżące oczekiwania co do działania systemu: a. Możliwość analizowania danych dot. wykonania budżetu dla projektów wieloletnich (nie tylko w obrębie jednego roku); b. Uruchomienie nowego rozwiązania rozliczania i księgowania wynagrodzeń, opartego o mechanizmy kontrolingowe. Dzięki temu wyeliminuje się wprowadzoną modyfikację w obszarze kadrowo-płacowym; c. Wprowadzenie mechanizmu automatycznego pobierania e-zwolnień do ewidencji nieobecności; d. Wykorzystanie nowych mechanizmów wyznaczania etapów dokumentów w obiegu (uproszczenie obiegu elektronicznego dokumentów); e. Możliwość wprowadzenia zabezpieczeń przed modyfikacją informacji wprowadzanych na wcześniejszych etapach obiegu dokumentu; f. Usprawnienie generowania załączników w elektronicznym obiegu dokumentów; g. Możliwość rejestrowania zastępstw dla pracowników, którzy uczestniczą w elektronicznym obiegu dokumentów; h. Możliwość zdefiniowania stałych opisów dla faktur i ich późniejszego wyboru ze słownika; i. Kartoteka umów - możliwość powiązania z fakturą i procentowe/wartościowe wykorzystanie umowy; j. Źródła finansowania na liście dokumentów; k. Usprawnienie mechanizmu księgowania dokumentów przychodzących z elektronicznego obiegu; l. Sprawniejsze budżetowanie i ulepszony mechanizm kontroli budżetu w dokumentach obiegu; m. Nowy interfejs użytkownika ; n. Możliwość wykorzystania najnowszej wersji JAVA. OPIS FUNKCJONALNOŚCI ROZWOJU OPROGRAMOWANIA W ramach przeprowadzenia aktualizacji oprogramowania wykonane mają być następujące prace dodatkowe: 1) Nagrody jubileuszowe Weryfikacja stażu branżowego oraz ustalanie terminu nabywania prawa do nagrody jubileuszowej. 2) Wydruk urlopy z uwzględnieniem złożonych wniosków Strona 2 z 5
Przygotowanie nowego raportu stan urlopów w roku, którego parametrem byłby rok badania karty urlopowej. W takim raporcie prezentowane by były wpisane do systemu urlopy wypadające w przyszłości. 3) Wydruk zatrudnienia z uwzględnieniem archiwalnych danych Zaprogramowania nowego raportu weryfikującego z przebiegiem zatrudnienia pracownika jego stanowisko oraz typ etatu. 4) Wymiar urlopu przy zmianie stanowiska pracy (dotyczy pracowników naukowych) Zaprogramowanie nowego raportu, który podczas zmian stanowiska pracownika np. z pracownika administracyjnego na naukowego lub odwrotnie, wspomaga użytkownika przy przeliczaniu karty urlopowej. 5) Skierowania na badania po 30 dniach zwolnienia Generowanie alertu o pracownikach, którym minął okres 30 dni nieprzerwanej choroby, informujący o konieczności wysłania takiego pracownika na badania okresowe. SPOSÓB PRZEPROWADZENIA AKTUALIZACJI OPROGRAMOWANIA Aktualizacja oprogramowania ma być przeprowadzona tak, aby: zachować istotne i charakterystyczne dla Instytutu modyfikacje wykonane podczas wdrożenia prowadzonego w 2012 roku oraz w toku późniejszych prac serwisowych, dokonać koniecznych zmian w parametryzacji systemu Xpertis, tak aby spełniał bieżące oczekiwania co do działania systemu, wykonać przedstawione w opisie funkcjonalności rozwoju oprogramowania prace rozwoju oprogramowania. Przeprowadzenie aktualizacji oprogramowania ma przebiegać w następujący sposób: Etap 1. Przeprowadzenie analizy wdrożeniowej, ustalającej szczegóły parametryzacji systemu oraz wdrożenia nowych funkcjonalności opisanych w opisie funkcjonalności rozwoju oprogramowania. Konieczne jest przeprowadzenie 5 całodziennych sesji analitycznych: 1 spotkanie dla obszaru finanse i księgowość, 1 spotkanie dla obszaru kontrola budżetów projektów (controlling i zarządzanie projektami), 1 spotkanie dla obszaru kadr i płac, 1 spotkanie dla obszaru obiegu dokumentów, 1 spotkanie dla obszaru zarządzanie zasobami Instytutu. Strona 3 z 5
Celem Analizy Wdrożeniowej jest opracowanie dokumentu zawierającego: Uzgodnienie szczegółowego zakresu wdrożenia systemu Macrologic ERP Xpertis w wersji 12.50, Przeprowadzenie inwentaryzacji wykonanych modyfikacji w oprogramowaniu Macrologic ERP Xpertis i ustalenie w jaki sposób wprowadzona funkcjonalność będzie działać w nowej wersji oprogramowania, Optymalizację licencjonowania Macrologic Xpertis, Ustalenie szczegółów uruchomienia nowych funkcjonalności dotyczących: a) Nagrody jubileuszowe, b) Wydruk urlopy z uwzględnieniem złożonych wniosków, c) Wydruk zatrudnienia z uwzględnieniem archiwalnych danych, d) Wymiar urlopu przy zmianie stanowiska pracy (dotyczy pracowników naukowych), e) Skierowania na badania po 30 dniach zwolnienia. Etap 2. Zainstalowanie najnowszej wersji oprogramowania Macrologic ERP Xpertis na serwerze Instytutu Ogrodnictwa. Etap 3. Przygotowanie nowych wersji programów Macrologic ERP Xpertis na wersji testowej: Przeprowadzenie parametryzacji systemu oraz wykonanie modyfikacji ustalonych na etapie Analizy Wdrożeniowej, Wykonanie uzgodnionych podczas Analizy Wdrożeniowej zmian w parametryzacji systemu, Wykonanie nowych funkcjonalności uzgodnionych na etapie Analizy Wdrożeniowej, Przeniesienie danych do nowej wersji oprogramowania. Etap 4. Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników z nowych funkcjonalności systemu Xpertis w łącznym wymiarze 10 dni (10 dni po 6 godzin, łącznie w wymiarze do 60 godzin). Etap 5. Przygotowanie i uruchomienie wersji produkcyjnej programów Xpertis. Etap 6. Asysta przy pracy na danych rzeczywistych w wymiarze 10 dni (10 dni po 6 godzin, łącznie w wymiarze do 60 godzin). Strona 4 z 5
HARMONOGRAM WYKONANIA Lp. Etap Czas trwania 1 5 tygodni od podpisania Etap 1 umowy Analiza Wdrożeniowa 2 Etap 2 Instalacja oprogramowania 1 tydzień równolegle z Etapem 1 3 Etap 3 Przygotowanie nowych wersji programów Macrologic ERP Xpertis na wersji testowej Etap 4 Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników z nowych funkcjonalności systemu Xpertis w łącznym wymiarze 10 dni (10 dni po 6 godzin, łącznie w wymiarze do 60 godzin). 8 tygodni od zakończenia Etapu 1 4 Etap 5. Przygotowanie i uruchomienie wersji produkcyjnej programów Xpertis. 2 tygodnie od zakończenia Etapów 3 i 4 5 Etap 6. Asysta przy pracy na danych rzeczywistych w wymiarze 10 dni (10 dni po 6 godzin, łącznie w wymiarze do 60 godzin). 3 tygodnie od zakończenia Etapu 5 WYMAGANIA SPRZĘTOWE Przeprowadzenie audytu serwera pod kątem możliwości wykorzystania go do pracy z nowym systemem. Serwer powinien zostać sprawdzony pod kątem: parametrów eksploatacyjnych, ilości wolnego miejsca na dyskach, ponieważ dla realizacji projektu Zamawiający potrzebować będzie miejsca na instalację testową oraz produkcyjną, poprawności wykonywania kopii bezpieczeństwa oraz odtwarzania danych z kopii. Strona 5 z 5