OPIS FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU AUREA BPM

OPIS FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU AUREA BPM Wersja 2.5 Warszawa, Sierpieo 2011 TECNA Sp. z o.o. Strona 1 z 55

Wprowadzenie do Aurea BPM... 4 Opis produktu... 4 Funkcjonalnośd systemu... 6 Modelowanie procesów biznesowych... 6 Realizacja procesów biznesowych... 6 Zbieranie statystyk i raportowanie... 6 Interfejs użytkownika... 6 Administrowanie systemem... 6 Integracja z systemami przedsiębiorstwa... 6 Architektura techniczna systemu... 8 Architektura programowa systemu... 11 Modułowa budowa systemu... 12 Modeler... 12 BPM... 12 Raporty... 12 Dokumenty... 13 Parametry... 13 Forms... 13 Domains... 13 Komunikacja... 13 Aurea BPM menu Zadania... 15 Aurea BPM menu Procesy... 16 Aurea BPM menu Dane... 17 Współpraca rejestrów z procesami systemu... 18 Aurea BPM menu Usługi... 19 Aurea BPM Konfiguracja... 20 Aurea BPM menu Modeler... 21 Aurea BPM menu Pomoc... 22 Zadania w Aurea BPM... 23 Zadania... 23 Pobierz zadanie... 25 Zapisz zmiany... 26 Zatwierdź zadanie... 27 Zawieś zadanie... 28 Zwolnij zadanie... 29 Deleguj zadanie... 30 Odrzud zadanie... 31 Eskaluj zadanie... 32 Konsultuj zadanie... 33 Wydaj zadanie... 35 Procesy w Aurea BPM... 36 TECNA Sp. z o.o. Strona 2 z 55

Procesy... 36 Ręczne uruchamianie procesu... 37 Automatyczne uruchamianie procesu... 38 Zarządzanie procesami... 39 Śledzenie postępu realizacji procesu... 40 Historia procesów... 41 Wszystkie zadania... 43 Kalendarz... 44 Usługi w Aurea BPM... 45 Generowanie dokumentów... 48 Portal... 49 Repozytorium dokumentów... 50 Rejestry... 51 Raporty... 52 Kastomizacja... 53 Obsługa procedur PL/SQL... 53 Obsługa procedur PL/SQL (Przykład)... 54 Spis rysunków... 55 TECNA Sp. z o.o. Strona 3 z 55

WPROWADZENIE DO AUREA BPM OPIS PRODUKTU System Zarządzania Procesami Biznesowymi w Przedsiębiorstwie Aurea BPM to narzędzie wspierające modelowanie, automatyzowanie, zarządzanie i optymalizowanie procesów biznesowych. System umożliwia zarządzanie procesami produkcyjnymi, zaopatrzeniowymi, marketingowo-sprzedażowymi, finansowymi i administracyjnymi. Procesy biznesowe występują we wszystkich przedsiębiorstwach niezależnie od ich wielkości oraz gałęzi rynku. Odpowiednio utrzymywane, zarządzane i optymalizowane procesy pozwalają reagowad odpowiednio szybko na zmieniające się warunki zewnętrzne a także efektywnie realizowad czynności planowania, wytwarzania i kontroli wewnątrz firmy. Procesy biznesowe są układem nerwowym dobrze działającej organizacji. Zastosowanie systemu zależy od określonych procesów obiegu informacji i decyzji w przedsiębiorstwie lub instytucji. System znakomicie usprawni pracę na przykład w takich obszarach jak: zatwierdzanie kosztów i fakturowanie, przygotowywanie dokumentów formalnych, tworzenie i utrzymywanie dokumentacji, procesowe zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie jakością, procesy zatwierdzania spraw w urzędach administracyjnych, modelowanie, optymalizacja i zarządzanie procesami w organizacji. Rysunek 1. Interfejs u użytkownika systemu Aurea BPM. Biznes Process Modeler. TECNA Sp. z o.o. Strona 4 z 55

System Aurea BPM zapewnia osiągnięcie następujących korzyści: zwiększenie produktywności poprzez redukcję czasu realizacji procesu, redukcja liczby kroków procesu oraz wyeliminowanie błędów dzięki automatyzacji, poprawa komunikacji wewnątrz firmy, ścisłe określenie zakresu obowiązków każdego z pracowników poprzez przydział do realizacji konkretnych kroków w procesie biznesowym, ułatwione wdrażanie zmian poprzez centralne definiowanie modelu procesów, optymalizacja wykorzystania pracowników dzięki możliwości przesuwania zasobów niezbędnych do realizacji określonych procesów biznesowych, bieżące raportowanie o rzeczywistym przebiegu procesów, ich stanie, stopniu zrealizowania i opóźnieniach, integracja różnych systemów w przedsiębiorstwie. System Aurea BPM pracuje w środowiskach Microsoft Windows, Linux, Unix wyposażonych w dowolny serwer aplikacji oraz serwer WWW i korzysta z Systemu Zarządzania Bazą Danych Oracle. Zastosowane technologie: Google Web Toolkit, Oracle PL/SQL, AJAX, RPC. TECNA Sp. z o.o. Strona 5 z 55

FUNKCJONALNOŚD SYSTEMU Modelowanie procesów biznesowych Za pomocą modułu Aurea Business Process Modeler upoważnieni użytkownicy systemu definiują nowe oraz modyfikują istniejące procesy biznesowe. Proces jest definiowany jako zbiór aktywności realizowanych w określonej sekwencji, równolegle lub iteracyjnie. Realizacja procesów biznesowych Moduł Aurea Process Execution Engine jest odpowiedzialny za realizacje procesów zdefiniowanych w Aurea Business Process Modeler. Za każdym razem gdy uruchamiany jest proces określonego typu system tworzy jego instancję, wykonuje czynności automatyczne, przekazuje odpowiednim użytkownikom czynności do wykonania uzupełniając ich listę zadao. Ponadto moduł Aurea Process Execution Engine kolekcjonuje wszystkie dane o realizacji procesu co pozwala na jego mierzenie, analizowanie i optymalizację. Zbieranie statystyk i raportowanie Komponent Aurea Business Activity Monitoring stanowi zbiór predefiniowanych raportów o stanie procesów. Narzędzie przeznaczone jest dla właścicieli procesów, kierowników i pozostałych użytkowników. Raporty zasilane są danymi kolekcjonowanymi przez moduł Aurea Process Execution Engine. Dzięki zastosowaniu przejrzystej relacyjnej struktury danych istnieje możliwośd tworzenia również raportów ad-hoc za pomocą innych dostępnych narzędzi obsługujących język SQL. Interfejs użytkownika Użytkownicy systemu realizujący zadania w ramach procesów biznesowych korzystają z modułu Aurea User Portal. Moduł ten oprócz listy zadao danego użytkownika prezentuje również informacje o stanie aktualnie przetwarzanych procesów oraz historię przetwarzania procesów, których realizacja już się zakooczyła. Administrowanie systemem Do administrowania systemem służy moduł Aurea Admin Portal. Komponent ten pozwala definiowad nowe procesy biznesowe, tworzyd kolejne wersje istniejących procesów, zakładad użytkowników i nadawad im odpowiednie uprawnienia, śledzid realizacje bieżących procesów, kooczyd realizację procesów lub przekazywad je do wykonania innym osobom. Integracja z systemami przedsiębiorstwa Dla sprawnej realizacji zadao użytkownik powinien mied dostęp do merytorycznych systemów istniejących w przedsiębiorstwie. Na przykład podczas realizacji procesu zatwierdzania kosztów jednym z zadao jest rozpisanie kosztów na poszczególne jednostki organizacyjne. Podczas obsługi procesu użytkownik powinien mied bezpośredni dostęp do formularza, który pozwoli wprowadzid takie dane. Moduł Aurea SOA Integrator pozwala zagnieżdżad istniejące systemy w interfejsie użytkownika systemu Aurea BPM. Dzięki temu odpowiedni formularz z zewnętrznego systemu może zostad przywołany i wyświetlony w oknie aplikacji. TECNA Sp. z o.o. Strona 6 z 55

Innym sposobem integracji jest wykorzystanie architektury zorientowanej na usługi (SOA). Przy takim podejściu podczas realizacji zadania w ramach procesu moduł Aurea SOA Integrator wywoła usługę innego systemu i poleci mu zrealizowanie części merytorycznej. TECNA Sp. z o.o. Strona 7 z 55

ARCHITEKTURA TECHNICZNA SYSTEMU Za pomocą narzędzia Aurea Business Process Modeler, możliwe jest budowanie procesów biznesowych obsługiwanych przez system. Reszta modułów steruje pracą systemu i umożliwia uruchamianie i obsługę procesów wewnątrz systemu jak i wołania zewnętrznych komponentów. Poniższy schemat przedstawia strukturę techniczną systemu Aurea BPM. Użytkownik koocowy, który w przeglądarce uruchamia system Aurea BPM korzysta z modułu GUI / Aurea User Portal. Ten moduł jest graficznym interfejsem systemu, który pozwala na obsługę zadao w procesach zaimplementowanych w organizacji, monitoring procesów uruchamianych w systemie, uruchamianie raportów oraz administrację systemem. Rysunek 2. Architektura systemu TECNA Sp. z o.o. Strona 8 z 55

Na pełną architekturę techniczną systemu Aurea BPM składają się: Stacje robocze (klienckie), Serwer Aplikacji Systemu Aurea BPM, Serwery Usług, Serwery Obszarów Danych, Serwer Bazy Danych Systemu Aurea BPM (Oracle 10g). Stacje robocze (PC) połączone są z serwerami siecią komputerową typu Intranet, lub Internet i wymagają zainstalowania jedynie przeglądarki internetowej. Rysunek 3. Pełna architektura techniczna systemu TECNA Sp. z o.o. Strona 9 z 55

Możliwe jest także uruchomienie systemu Aurea BPM w minimalnej konfiguracji technicznej, na którą składają się: Stacje robocze (klienckie), Serwer Aplikacji Systemu Aurea BPM i Bazy Danych Systemu Aurea BPM (Oracle 10g). Stacje robocze połączone są z serwerem siecią komputerową typu Intranet lub Internet Rysunek 4. Minimalna architektura techniczna systemu TECNA Sp. z o.o. Strona 10 z 55

ARCHITEKTURA PROGRAMOWA SYSTEMU Architektura programowa systemu Aurea BPM zorientowana jest warstwowo. Składają się na nią warstwy: Client Web Browser stacje robocze użytkowników/administratorów z zainstalowanymi przeglądarkami internetowymi. Aurea Application Server serwer aplikacji. Aurea BPM Engine serwer bazodanowy. Rysunek 5. Architektura programowa systemu TECNA Sp. z o.o. Strona 11 z 55

MODUŁOWA BUDOWA SYSTEMU System Aurea BPM ma budowę modułową. Wyróżniono szereg elementów systemu odpowiedzialnych za poszczególne funkcjonalności. Modeler Aurea BPM Modeler jest narzędziem służącym do modelowania procesów biznesowych, wspierającym notację Business Process Modeling Notation (BPMN) szeroko stosowanego standardu opisu procesów biznesowych, który jest intuicyjny i zrozumiały dla kręgów biznesowych, a jednocześnie pozwala zamodelowad złożone procesy. Modelowanie odbywa się za pomocą zestawu graficznych elementów, które metodą przeciągnij i upuśd przenosimy w obszar diagramu. Modeler jest dostępny on-line poprzez najpopularniejsze przeglądarki internetowe. BPM Silnik systemu Aurea BPM. Zamodelowany przez analityka proces biznesowy, po jego udostępnieniu i uruchomieniu, jest natychmiast gotowy do eksploatacji przez użytkowników koocowych. Użytkownicy realizujący zadania w ramach procesów biznesowych korzystają z modułu Aurea User Portal. Moduł ten oprócz listy zadao użytkownika prezentuje również informacje o stanie aktualnie przetwarzanych procesów oraz historię przetwarzania procesów, których realizacja już się zakooczyła. Aurea BPM posiada rozbudowane funkcje obsługi zadao takie jak: Dekretacja zadao na konkretnych pracowników Delegacja zadao do podwładnych Eskalacja zadania do przełożonego Opiniowanie/konsultacje Zawieszanie zadania Raporty Aurea BPM posiada wbudowany zestaw podstawowych raportów, jednak podstawową zaletą rozwiązania jest możliwośd zdefiniowania własnych raportów przez użytkowników. Zaletą tego rozwiązania jest otrzymywanie na bieżąco raportów z przebiegu procesu, na których znajdą się specyficzne dla procesu dane, które zostały wcześniej wprowadzone do modelu procesu przez analityka. Raporty mogą przedstawiad wszelkie dane, które są niezbędne dla użytkowników do pracy w trakcie wykonywania działao związanych z obsługą procesów, gdyż są oparte bezpośrednio na bazie danych systemu. Moduł raportowania nie ogranicza się jednak tylko do zwykłych raportów. W trakcie wykonywania zadao w panelu widocznym w aplikacji, na bieżąco są wyświetlane główne statystyki procesu m.in. takie jak: czas trwania procesu, liczba osób uczestniczących w wykonywaniu procesu, liczba zdarzeo, liczba dokumentów w systemie i wiele innych. TECNA Sp. z o.o. Strona 12 z 55

Dokumenty System posiada rozwinięty moduł obsługi i zarządzania dokumentami. Moduł umożliwia: przechowywanie dokumentów związanych z procesami, dodawanie szablonów do definicji procesów, automatyczne uzupełnianie szablonów danymi z procesów, dodawanie i zarządzanie załącznikami w procesach, wersjonowanie dokumentów. Parametry System Aurea posiada rozbudowany moduł obsługi parametrów. Obsługa ta odbywa się na kilku poziomach, co sprawia, że możliwości ustawienia trybu pracy systemu i sposobu obsługi procesów jest bardzo wiele. Parametry można obsługiwad na poziomie systemu, na poziomie procesów oraz na poziomie użytkownika. Na poziomie systemu można definiowad parametry, które określają podstawowe właściwości działania systemu Aurea, np. maksymalna liczba zadao możliwych do wykonywania jednocześnie. Z poziomu procesów można definiowad i zarządzad parametrami, które będą określały sposób sterowania procesem. Użytkownik natomiast może zdefiniowad parametry, które będą określały wygląd i funkcjonalnośd systemu takie jak: wygląd panelu zadao, procesów, opcji profilu, opcji językowych. Forms Moduł Aurea Forms zapewnia użytkownikowi możliwośd definiowania wyglądu i funkcjonalności formularzy ekranowych. Każdy proces i każde zadanie może wymagad obsługi różnych zakresów danych i parametrów. Zakres ten w prosty sposób można definiowad a następnie modyfikowad w razie potrzeb. Domains Zdefiniowany zakres danych system pozwala obsługiwad w module Domains. System Aurea pozwala w procesach korzystad ze słowników zewnętrznych, słowników wbudowanych, z list wielokrotnego wyboru z zakresem danych podanym przez użytkownika oraz z wbudowanego rejestru danych. Zakres danych rejestru jest w pełni konfigurowalny z poziomu interfejsu użytkownika, co daje nieograniczone możliwości wykorzystania takiej struktury jako bazy danych procesu. Komunikacja W ramach modułu komunikacji system Aurea umożliwia integrację z zewnętrznymi systemami. Poprzez mechanizmy WebService istnieje możliwośd uruchomienia usług udostępnianych przez systemy zewnętrzne. Przykładem może byd wykorzystanie poczty elektronicznej do sterowania procesami uruchomionymi w systemie Aurea BPM lub uzależnienie przebiegu procesu od otrzymywanych danych z systemu zewnętrznego. Schemat poniżej przedstawia modułową budowę systemu, z uwzględnieniem jego obsługi poprzez menu użytkownika. Następne strony instrukcji traktują o kolejnych funkcjach systemu obsługiwanymi z poziomu menu. TECNA Sp. z o.o. Strona 13 z 55

Rysunek 6. Modułowa budowa systemu TECNA Sp. z o.o. Strona 14 z 55

AUREA BPM MENU ZADANIA Menu Zadania pozwala na obsługę czynności związanych z zadaniami. W menu Zadanie są wyświetlane poszczególne typy zadao oraz kalendarz pomagający w rozplanowaniu ich. Rysunek 7. - Menu zadania Pobrane lista zadao pobranych do obsługi przez aktualnie zalogowanego użytkownika. Dany użytkownik pobiera zadania, które ma w planach obsłużyd. Żaden inny użytkownik nie widzi tych zadao są one przypisane w danym momencie tylko użytkownikowi, który pobrał dane zadania. Do pobrania lista zadao, które może wykonad zalogowany użytkownik lub inny członek zespołu, który jest wykonawcą roli przypisanej do aktywnego zadania.. Zadania przypisane tylko dla danego, zalogowanego użytkownika są podświetlone na czerwono. Zawieszone lista zadao, które oczekują na wznowienie obsługi. Zawiesid zadania można na wybrany okres. Po zakooczeniu tego okresu zadanie zostaje automatycznie wznowione. Użytkownik może również przywrócid zadanie ręcznie. Planowane - lista zadao, które są planowane do wykonania. Wszystkie lista wszystkich zadao aktywnych w systemie z wyszczególnieniem aktywnych ról lub użytkowników występujących w tym zadaniu. Kalendarz - ułatwia porządkowanie i planowanie zadao. TECNA Sp. z o.o. Strona 15 z 55

AUREA BPM MENU PROCESY Menu Procesy pozwala na obsługę czynności związanych z procesami. Jest pogrupowane według typów stanu procesów występujących w systemie, a także pozwala na ich konfigurację i uruchamianie. Rysunek 8. - Menu procesy Moje procesy, których właścicielem jest zalogowany użytkownik Aktywne lista wszystkich rozpoczętych i aktywnych procesów występujących w danej chwili w systemie Zakooczone lista wszystkich zakooczonych procesów, możliwe do podglądu wraz z pełną historią procesu Moje i moich podwładnych lista procesów obsługiwanych przeze mnie i moich podwładnych Definicje lista procesów do ręcznego uruchomienia, oraz pozwalająca na skonfigurowanie każdego procesu przypisanie wykonawców do ról, zdeployowania nowych wersji procesów itd. TECNA Sp. z o.o. Strona 16 z 55

AUREA BPM MENU DANE Menu Dane pozwala na obsługę czynności związanych z dokumentami. Pozwala na dostęp do repozytorium dokumentów. Rysunek 9. - Menu dokumenty Repozytorium dokumentów lista wszystkich dokumentów znajdujących się w systemie z podziałem na poszczególne procesy, zadania, a także wszystkie dokumenty wraz z plikami dołączone przez użytkowników systemu. Dokument posiada swoją metrykę określoną w typie danych dokumentu oraz może posiadad pliki dowolnych typów dołączone jako załączniki. Więcej o tworzeniu dokumentów w dalszej części instrukcji. Rejestry Jest to konfigurowalna baza danych pozwalająca na edycję kolumny ich typ. Zawiera listę dostępnych rejestrów z możliwością przeglądania i edycji zawartości rejestrów wraz z formularzem definiowania nowego rejestru wraz z jego zakresem informacyjnym. Rejestry pozwalają na tworzenie zdefiniowanych przez użytkownika własnych zbiorów danych, możliwych to modyfikacji ręcznie lub poprzez systemowe API. TECNA Sp. z o.o. Strona 17 z 55

Współpraca rejestrów z procesami systemu Każdy proces może współdziaład z dowolnym rejestrem za pomocą udostępnionych przez bazę danych procedur API. Dzięki temu dane procesu mogą byd przechowywane w rejestrach a dane rejestru mogą byd dodawane, aktualizowane,lub usuwane przez dany proces. Rysunek 10. Współpraca procesów z rejestrami Raporty - moduł definiowania i uruchamiania raportów. Raporty pozwalają na pełny monitoring systemu Aurea BPM w zakresie uprawnieo każdego zalogowanego użytkownika. Raporty są w pełni parametryzowane w zależności od potrzeb użytkownika. TECNA Sp. z o.o. Strona 18 z 55

AUREA BPM MENU USŁUGI Menu Usługi pozwala na obsługę czynności związanych z usługami. Jest pogrupowane według w sposób umożliwiający wygodne monitorowanie wykonania usług, stanu komponentów i serwerów. Rysunek 11. Menu usługi Usługi uruchomione śledzenie na bieżąco stanu pracy komponentów zewnętrznych świadczących usługi w ramach wywołanych zewnętrznych usług Statystyki dane statystyczne dotyczące czasów przetwarzania usług Kolejki lista usług wraz z liczbą zarejestrowanych serwerów i aktywnych węzłów Serwery usług lista zarejestrowanych serwerów usług wraz z ich stanami, liczbą węzłów i liczbą aktywnych zadao TECNA Sp. z o.o. Strona 19 z 55

AUREA BPM KONFIGURACJA Menu Konfiguracja pozwala na obsługę czynności związanych z konfiguracją systemu. Jest pogrupowane według opcji konfiguracyjnych, które są dostępne w systemie dla użytkownika. Rysunek 12. Konfiguracja Użytkownicy lista użytkowników systemu z ich parametrami i uprawnieniami. Daje możliwośd dodania kolejnych użytkowników, ustawienia ich typu danych, zmiany danych oraz nadania im uprawnieo Grupy lista grup wraz z przypisanymi do nich użytkownikami. Daje możliwośd dodania kolejnych grup i edycji w tym edycji uprawnieo grup i przypisanych im użytkowników Opcje profilu formularz do zmiany danych aktualnie zalogowanego użytkownika i jego hasła. Zakresy danych - formularz dodawania zakresów danych do systemu. Zakresy danych zostaną omówione w dalszej części niniejszego dokumentu Typy danych - formularz dodawania nowych typów danych do systemu. Typy danych zostaną omówione w dalszej części niniejszego dokumentu Uprawnienia formularz zarządzania uprawnieniami użytkowników systemu Filtry formularz filtrowania danych według kryteriów określonych przez użytkownika w języku PL/SQL TECNA Sp. z o.o. Strona 20 z 55

AUREA BPM MENU MODELER Menu Modeler pozwala na obsługę czynności związanych z narzędziem Modeler. Pozwala na uruchomienie Aurea Modeler. Rysunek 13. Modeler Projektuj procesy moduł graficznego modelowania procesów biznesowych w notacji BPMN szerzej omówiony w dalszej części niniejszego dokumentu TECNA Sp. z o.o. Strona 21 z 55

AUREA BPM MENU POMOC Menu Pomoc pozwala na obsługę czynności związanych z wsparciem użytkownika. Jest pogrupowane według rodzaju pomocy, której może potrzebowad użytkownik systemu. Rysunek 14. Menu pomoc Lista zmian lista zmian wprowadzanych do systemu w kolejnych wersjach Zgłoś problem formularz zgłoszenia problemu przez użytkownika systemu. Zgłoszenie problemu skutkuje uruchomieniem procesu zgłoszenia problemu Instrukcja użytkownika instrukcja użytkownika systemu online O programie informacje o aktualnej wersji systemu Aurea BPM TECNA Sp. z o.o. Strona 22 z 55

ZADANIA W AUREA BPM Zadania są składowymi procesów wdrożonych w systemie Aurea BPM. Użytkownicy koocowi przechodząc proces pobierają, obsługują i zatwierdzają zadania powodując, że proces przechodzi w kolejne stany. Na formularzach obsługi zadao znajdują się pola z parametrami, które, w zależności od procesu, sterują przebiegiem procesu oraz wywołują zadane akcje m.in. powiadamianie e-mailowe czy wywołanie zewnętrznych komponentów. ZADANIA W wyniku działania procesów, kolejne zadania stają się aktywne i pojawiają się na listach zadao dla operatorów ( w przypadku zadao prostych) lub zostawiają tylko ślad obsługi w historii procesu (w przypadku zadao automatycznych). Zadania proste są widoczne w systemie na odpowiednich listach zadao dostosowanych do aktualnie zalogowanego użytkownika oraz stanu zadania. Zadania proste są dostępne do obsługi dla użytkowników i wymagają pobrania oraz zatwierdzenia aby proces mógł przejśd do kolejnego kroku Zadania automatyczne są zatwierdzane automatycznie przez system po wykonaniu zdefiniowanych dla nich akcji i proces przechodzi dalej. Wszystko co zostało przez nie wykonane zostaje zapisane w historii procesu Rysunek 15. Zadania proste i automatyczne TECNA Sp. z o.o. Strona 23 z 55

W przypadku zadao prostych: operator po pobraniu zadania do obsłużenia dysponuje odpowiednim dla tego zadania formularzem do edycji danych procesu, oraz edytowalną listą dokumentów przetwarzanych w ramach procesu. Pobrane zadanie może byd obsłużone i zatwierdzone przyciskiem Zatwierdź zadanie lub operator może wykonad jedną z akcji: Zatwierdź zadanie Zawieś zadanie Zwolnij zadanie Deleguj zadanie Konsultuj zadanie Eskaluj zadanie Odrzud zadanie Wydaj zadanie Zapisz zadanie Rysunek 16. Akcje TECNA Sp. z o.o. Strona 24 z 55

POBIERZ ZADANIE Pobranie zadania polega na przepisaniu go ze wspólnej listy nieobsłużonych zadao dla zespołu na osobistą listę zadao pracownika. Pobierając zadanie użytkownik ma prawo do podglądu zadania, jego obsługi oraz zwolnienia zadania. Zwalniając zadanie powoduje jego powrót na listę zadao Do pobrania i daje możliwośd dalszej obsługi tego zadania przez innych użytkowników. Wszystko co w trakcie obsługi zostało w zadaniu zapisane oraz każda akcja wykonana na zadaniu jest widoczne w szczegółowej historii procesu. TECNA Sp. z o.o. Strona 25 z 55

ZAPISZ ZMIANY W trakcie obsługi zadania, która może trwad i kilka dni, operator ma możliwośd edycji danych procesu na formularzu zadania i zapisywania danych bez zatwierdzania zadania. Po zapisaniu zmian proces w dalszym ciągu pozostaje na etapie obsługi bieżącego zadania. Zadanie pozostaje na liście zadao pracownika. TECNA Sp. z o.o. Strona 26 z 55

ZATWIERDŹ ZADANIE Po wykonaniu wszystkich wymaganych akcji związanych z zadaniem (np. uzupełnieniem danych obowiązkowych na formularzu obsługi zadania) następuje zatwierdzenie zadania. Zatwierdzenie powoduje oznaczenie zadania jako wykonane a proces przechodzi do kolejnego kroku. Wykonane zadania zostają zapisane w historii procesu z zaznaczeniem wszystkich szczegółów kto i kiedy zatwierdził dane zadanie a następnie znikają z listy zadao operatora. Kolejne zadanie procesu zapisywane jest na liście nieobsłużonych zadao dla zespołu TECNA Sp. z o.o. Strona 27 z 55

ZAWIEŚ ZADANIE Podczas obsługi zadania istnieje możliwośd zawieszenia zadania do określonego momentu (np. wtorek, godz. 12:30) Zawieszone zadania są przepisywane z listy pobranych zadao pracownika na listę zadao zawieszonych Po upływie czasu zawieszenia zadanie automatycznie powraca na listę pobranych zadao pracownika. Pracownik ma możliwośd ręcznego odwieszenia zadania. Należy pamiętad, że każda taka akcja jest notowana w historii procesu. TECNA Sp. z o.o. Strona 28 z 55

ZWOLNIJ ZADANIE W trakcie obsługi zadania może zajśd potrzeba zwolnienia zadania dla innych użytkowników. Zwalnianie zadao polega na zaniechaniu obsługi zadania i zwróceniu go do listy wspólnych, nieobsłużonych zadao. Daje to możliwośd obsługi tego zadania również innym członkom zespołu przypisanych do roli w danym zadaniu. TECNA Sp. z o.o. Strona 29 z 55

DELEGUJ ZADANIE Pracownik po pobraniu zadania może delegowad jego wykonanie do dowolnego innego pracownika. Delegowanie zadania wymaga opatrzenia akcji odpowiednim komentarzem. Wydelegowane zadania przenoszone są z listy zadao jednego pracownika na listę zadao innego pracownika z czerwonym podświetleniem jako zadanie przeznaczone wyłącznie dla niego TECNA Sp. z o.o. Strona 30 z 55

ODRZUD ZADANIE Pracownik, do którego oddelegowano zadanie może nie przyjąd takiego zadania do obsługi, czyli może odrzucid zadanie. Po wybraniu akcji Odrzud zadanie opatrzone odpowiednią notatką wróci na listę zadao pracownika, który to zadanie delegował. Obie akcje, wraz z komentarzami osób biorących udział, zostaną udokumentowane w historii procesu. TECNA Sp. z o.o. Strona 31 z 55

ESKALUJ ZADANIE Pobrane zadanie może byd eskalowane, jeżeli kompetencje pracownika nie pozwalają mu na jego samodzielne wykonanie. Eskalacja zadania zawsze jest opatrzona notatką Eskalacja zadania odbywa się w taki sam sposób jak delegacja, z tym, że zadanie przekazywane jest zawsze do przełożonego zdefiniowanego w strukturze organizacyjnej Uwaga! Eskalacja jest możliwa tylko w przypadku jeśli w systemie Aurea BPM jest uwzględniona struktura organizacyjna firmy. TECNA Sp. z o.o. Strona 32 z 55

KONSULTUJ ZADANIE Podczas obsługi zadania może zajśd potrzeba konsultacji z innymi użytkownikami systemu. Każde zadanie może byd konsultowane z jedną lub kilkoma osobami Podczas konsultacji na listę zadao każdego konsultanta trafia kopia (tylko do odczytu) konsultowanego zadania. Zadanie oznaczone jest znakiem? na liście zadao. Samo zadanie pozostaje na liście zadao pracownika, który je wykonuje i zostaje oznaczone * na liście zadao. Na formularzu obsługi zadania (również w trybie podglądu) w zakładce Zadania wydane widad wszystkie konsultacje wystawione dla danego zadania wraz z ich statusem. TECNA Sp. z o.o. Strona 33 z 55

Konsultanci udzielają odpowiedzi jedynie w formie notatek zatwierdzając swoje zadania. Po udzieleniu konsultacji zadanie znika z listy konsultanta zmienia się również jego status w Zadaniach wydanych zadania u konsultującego. Konsultujący może zatwierdzid zadanie niezależnie od tego, czy wszyscy udzielili mu konsultacji, czy też nie zostaje on powiadomiony przez system że istnieją wystawione konsultacje i czy na pewno chce zatwierdzid dane zadanie. Po zatwierdzeniu zadania przez konsultującego jego kopie znikają z list zadao konsultantów. TECNA Sp. z o.o. Strona 34 z 55

WYDAJ ZADANIE W ramach obsługi zadao istnieje możliwośd wydawania podzadao Podzadanie można wydad każdemu określając wykonawcę, temat, opis zadania oraz termin wykonania Przy przeglądaniu szczegółów zadania można sprawdzad stan realizacji podzadao w zakładce Zadania wydane TECNA Sp. z o.o. Strona 35 z 55

PROCESY W AUREA BPM Głównym pojęciem występującym w systemach BPM są procesy biznesowe. Proces biznesowy jest to zespół powiązanych ze sobą czynności lub działao, których celem jest osiągnięcie oczekiwanego rezultatu. PROCESY Proces składa się z poszczególnych kroków (zadao), których zatwierdzanie powoduje przechodzenie procesu w kolejny krok zgodnie z kierunkiem przebiegu łączników. Jeśli proces zawiera punkty decyzyjne podejmując odpowiednie decyzje w kolejnych krokach procesu, użytkownik (lub system) steruje przebiegiem procesu. Rysunek 17. Proces biznesowy TECNA Sp. z o.o. Strona 36 z 55

RĘCZNE URUCHAMIANIE PROCESU Aby można było obsługiwad kolejne kroki procesu, należy taki proces najpierw uruchomid w systemie Aurea BPM. Najprostszym sposobem uruchomienia procesu w systemie jest jego ręczne uruchomienie. Po przejściu do zakładki Procesy i kliknięciu przycisku Definicje, należy wybrad odpowiednią definicję procesu i klikamy Uruchom proces. Rysunek 18. Uruchomienie procesu Pojawia się formularz startowy procesu zawierający zakres danych do uzupełnienia w momencie startu procesu. Po uzupełnieniu wymaganych danych (np. Opis procesu, Data kooca, Pracochłonnośd i Uwagi) należy nacisnąd przycisk Zatwierdź uruchamiając tym samym nową instancję wybranego procesu. TECNA Sp. z o.o. Strona 37 z 55

AUTOMATYCZNE URUCHAMIANIE PROCESU Korzystając z mechanizmów systemu Aurea BPM możliwe jest automatyczne uruchomienie procesu w wyniku działao zewnętrznych aplikacji czy wystąpienia odpowiednio oprogramowanych zdarzeo poza samym systemem Aurea BPM. Możliwe jest wykorzystanie API systemu Aurea BPM jak i odpowiednich WebService ów czy innego rodzaju komponentów zewnętrznych. W takiej sytuacji dane potrzebne do dalszej obsługi procesu przekazywane są poprzez wybrany mechanizm. TECNA Sp. z o.o. Strona 38 z 55

ZARZĄDZANIE PROCESAMI W trakcie działania procesów, osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą monitorowad stan uruchomionych procesów. Zarządzanie procesami realizowane jest m.in. poprzez listę aktywnych procesów. Za jej pomocą można: Zobaczyd historię procesu, Podejrzed dane procesu, Dokonad jego konfiguracji. Szczegółowe informacje odnośnie tych czynności znajdują się w dalszej części niniejszego dokumentu. Rysunek 19. Lista aktywnych procesów TECNA Sp. z o.o. Strona 39 z 55

ŚLEDZENIE POSTĘPU REALIZACJI PROCESU Przy obsłudze zadao lub podglądzie aktywnego procesu można śledzid postęp procesu. Przy takim podglądzie aktywny krok (zadanie) w procesie jest zaznaczone gwiazdką. Rysunek 20. Podgląd procesu TECNA Sp. z o.o. Strona 40 z 55

HISTORIA PROCESÓW Wszystkie akcje wykonywane przez każdego zalogowanego użytkownika są zapisywane w historii procesów. Przeglądając historię procesu można przełączyd wyświetlany ekran w tryb tekstowy. W takim trybie widoczny jest chronologiczny zapis wykonanych kroków w procesie, a także wyszczególnionych wykonawców każdego zadania. Widoczny jest także opcjonalny komentarz, którym może zostad opatrzone i potwierdzone wykonanie kroku. Każdy krok procesu (zadanie) posiada ikonkę Podglądu pozwalającą na podgląd stanu procesu w każdym przebytym kroku. Rysunek 21. Historia procesu - tryb tekstowy TECNA Sp. z o.o. Strona 41 z 55

Domyślny tryb podglądu historii procesu, to tryb graficzny. Dzięki wygodnemu widokowi można szybko określid wykonawcę poszczególnych zadao. Widoczna jest także kolejnośd wykonania kroków i komentarze do każdego kroku. Rozróżnienie wykonawców łatwiejsze jest dzięki wyświetlanym awatarom użytkowników. Kolory informują o czasach wykonywania poszczególnych zadao. Zielony oznacza szybkie obsłużenie danego zadania natomiast czerwieo oznacza przestój w obsłudze procesu. Rysunek 22. Historia procesu - tryb graficzny TECNA Sp. z o.o. Strona 42 z 55

WSZYSTKIE ZADANIA Lista wszystkich zadao pokazuje wszystkie aktualnie aktywne zadania w procesach. Lista wyszczególnia role oraz użytkowników przypisanych do zadao. Jeśli zadanie jest niepobrane system wyświetla rolę,która ma przypisane dane zadanie. Jeśli to zadanie jest pobrane przez konkretnego użytkownika to wyświetlony jest login użytkownika. Rysunek 23. Lista wszystkich zadań TECNA Sp. z o.o. Strona 43 z 55

KALENDARZ Kalendarz ułatwia rozplanowanie zadao. Umożliwia tworzenie własnych planów zajęd, spotkao, ważnych wydarzeo itp. Możliwe jest stworzenie kilku kalendarzy, na jednym głównym będą pobrane zadania użytkownika a na innych można rozpisywad własne plany. Rysunek 24 - Kalendarz TECNA Sp. z o.o. Strona 44 z 55

USŁUGI W AUREA BPM System, dzięki modułowi usług, daje możliwośd automatycznego lub ręcznego wywoływania zewnętrznych komponentów. Silnik Aurea BPM podczas wykonywania zadania automatycznego wpisuje do kolejki Komponentu zadanie do wykonania oraz oczekuje na zwrotną informację o zakooczeniu przetwarzania. Rysunek 25. Schemat wywoływania komponentów TECNA Sp. z o.o. Strona 45 z 55

Usługi wywoływane z systemu Aurea BPM wykonywane są na zdalnych serwerach. Do obsługi usług wykorzystywane są moduły Kontrolera, Nadzorcy oraz Arbitra. Usługi są zarządzane i kolejkowane z poziomu bazy danych Aurea BPM i API systemów zewnętrznych. Rysunek 26. Serwer usług TECNA Sp. z o.o. Strona 46 z 55

Wykonywanie usług odbywa się poprzez system kolejkowy, który: Kolejkuje zadania oczekujące na wykonanie Dba o równomierne obciążenie serwera usług Potrafi priorytetyzowad wykonanie usług według zadanych algorytmów Rysunek 27. System kolejkowy TECNA Sp. z o.o. Strona 47 z 55

GENEROWANIE DOKUMENTÓW System Aurea BPM umożliwia wypełnianie szablonów dokumentów danymi wypełnianymi na formularzach w trakcie obsługi procesu. Odpowiednio przygotowany dokument szablon w postaci dokumentu DOCX - zostaje wypełniony danymi z formularza obsługi zadania. TECNA Sp. z o.o. Strona 48 z 55

PORTAL Portal użytkownika to moduł systemu w którym jest możliwośd wyświetlenia wybranych przez użytkownika informacji, grafik, ikon lub danych Na portalu można umieścid dowolne moduły systemu takie jak: listy zadao, procesów, wykresy, raporty, rejestry, parametry, tabelki i inne. Portal użytkownika to moduł systemu mający na celu ułatwienie użytkownikowi dostępu do potrzebnych funkcji i danych zawartych w systemie Aurea BPM. Rysunek 28. Portal Portal jest w pełni konfigurowalny za pomocą języka xml. Pozwala to na umieszczanie dowolnych elementów i modułów systemu na portalu. Administrator systemu może nadawad i odbierad uprawnienia użytkownikom portalu np. użytkownik nie będzie miał dostępu do wszystkich danych portalu. Administrator ma prawo konfigurowad portal za pomocą ustawieo w bazie danych. Szczegółowa specyfikacja konfiguracji portalu znajduje się w instrukcji instalacji systemu Aurea. TECNA Sp. z o.o. Strona 49 z 55

REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW System Aurea BPM umożliwia dodawanie dokumentów oraz plików dowolnego typu do obsługiwanego procesu. Niektóre typy plików mogą byd edytowane bezpośrednio z poziomu systemu, każdy może byd z powrotem pobrany i zapisany na dysku twardym komputera użytkownika. Aby przejśd do okna dokumentów, należy w trakcie obsługi zadania wejśd w zakładkę Repozytorium Dokumentów. W repozytorium dokumentów możliwe jest umieszczenie wszystkich dokumentów, danych i filtrów które mogą byd przydatne w procesach biznesowych. Pliki w repozytorium mogą byd dostępne dla wszystkich użytkowników z uprawnieniami. Opcja ta pozwala na porządkowanie ważnych dokumentów w jednym miejscu, do którego pracownicy będą mieli szybki i wygodny dostęp. Rysunek 29. Repozytorium dokumentów TECNA Sp. z o.o. Strona 50 z 55

REJESTRY Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może stworzyd własną bazę danych reagującą na odpowiednie zadania w systemie. Rejestry to konfigurowalna baza danych pozwalająca na edycję kolumny ich typ. Zawiera listę dostępnych rejestrów z możliwością przeglądania i edycji zawartości rejestrów wraz z formularzem definiowania nowego rejestru wraz z jego zakresem informacyjnym. Rejestry pozwalają na tworzenie zdefiniowanych przez użytkownika własnych zbiorów danych, możliwych to modyfikacji ręcznie lub poprzez systemowe API. Rysunek 30 - Rejestr TECNA Sp. z o.o. Strona 51 z 55

RAPORTY Raporty są zaawansowanymi zapytaniami SQL. Operują na danych zgromadzonych w tabelach systemu i pozwalają stworzyd pomocne widoki, wyświetlające wyniki zgodne z zapytaniem użytkownika. Raporty mogą byd parametryzowane, czyli przy każdym uruchomieniu podglądu raportu możemy podawad wartośd parametru i tym samym modyfikowad wyniki zapytania SQL, bez zmiany całego zapytania. Raporty mogą byd automatycznie odświeżane przez system. Rysunek 31 - Raporty TECNA Sp. z o.o. Strona 52 z 55