INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW Wydanie: IV Obowiązuje od: r. 1 1. Niniejsza instrukcja określa zasady i tryb realizacji i kontroli wydatków oraz obiegu i archiwizacji dokumentów finansowo - księgowych w ramach projektów krajowych, międzynarodowych i finansowanych z funduszy europejskich, objętych Regulaminem Realizacji Projektów w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, zwanym dalej Regulaminem. 2. Określenia użyte w Instrukcji są zgodne z zapisami Regulaminu. 2 1. W momencie rozpoczęcia prac nad przygotowaniem wniosku o dofinansowanie i/lub pojawienia się pierwszych zobowiązań finansowych związanych z projektem, Dział Kompetencyjny nadaje temu projektowi symbol źródła finansowania w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Uczelnia (KOD projektu). 2. Dodatkowo, jeżeli istnieje taka konieczność, Dział Kompetencyjny występuje do Kwestora o założenie odrębnego rachunku bankowego na potrzeby projektu. 3 Po podpisaniu umowy o dofinansowanie, Dział Kompetencyjny: 1. opracowuje, w uzgodnieniu z Kwesturą, Metrykę projektu (wraz z załącznikami): - na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu i przekazuje jej kopie Kierownikowi Projektu, Zastępcy Kwestora ds. Księgowości, właściwemu Dyrektorowi 2. jeżeli istnieje taka konieczność, określa propozycję struktury konta pozabilansowego projektu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Regulaminu i występuje do Z-cy Kwestora ds. Księgowości o jego utworzenie, w planie kont Uczelni. Strona 1 z 7
REALIZACJA WYDATKÓW Składanie wniosków o realizację wydatków 4 1. Wnioski o realizację wydatków w ramach projektu przygotowuje i podpisuje Kierownik Projektu. 2. Wnioski są składane i akceptowane w trybach przewidzianych wewnętrznymi regulacjami Uczelni, z zastrzeżeniem ust. 4., w szczególności: 2.1. Wnioski o zakup towarów (materiałów, aparatury, środków trwałych), usług i prac budowlanych należy wnioskować zgodnie z zasadami i w trybie określonym w wewnętrznym Regulaminie składania i obiegu wniosków dotyczących zamówień oraz udzielania zamówień publicznych ; 2.2. Wnioski o delegacje i wyjazdy należy wnioskować na formularzach dostępnych na stronie internetowej Uczelni, składając je w: - Dziekanacie: delegacje krajowe nauczycieli akademickich, pracowników inżynieryjno - technicznych i naukowo - technicznych zatrudnionych w wydziale oraz wyjazdy osób niebędących pracownikami Uczelni (z wyłączeniem studentów i doktorantów); Sekretariacie Organizacji Studenckich: wyjazdy studentów i doktorantów; - Dziale Kadr: delegacje krajowe pracowników administracji i obsługi, pracowników bibliotecznych i informacji naukowej; Dziale Współpracy z Zagranicą - delegacje zagraniczne/ Kwestionariusze skierowania za granicę w celach dydaktycznych, naukowych i szkoleniowych; 2.3. Wnioski o wynagrodzenia dla członków zespołu projektowego należy wnioskować zgodnie z zasadami i w trybie określonym w Regulaminie wynagradzania i zatrudniania osób uczestniczących w realizacji projektów w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym (załącznik nr 6 do Regulaminu Realizacji Projektów w WUM ); wliczając planowane pochodne od wynagrodzeń. 3. Na wniosku należy podać KOD projektu i pozycję budżetu projektu oraz, jeżeli dotyczy, symbol źródła finansowania kosztów niekwalifikowalnych i/lub wkładu własnego. 4. W przypadku, gdy zasady programu, z którego projekt jest finansowany i/lub zawarte umowy o dofinansowanie przewidują dodatkowe warunki i zasady postępowania, które nie są aktualnie obowiązujące w Uniwersytecie, Uczelnia zobowiązana jest je wypełnić. Zaciąganie zobowiązań 5 1. Zobowiązania mogą być zaciągane na podstawie zatwierdzonych wniosków o realizację wydatków, zgodnie z ich merytoryczną treścią, do wysokości kwot zarezerwowanych przez Dział Planowania i Monitorowania Kosztów. 2. Zobowiązania mogą być zaciągane jedynie przez osoby upoważnione przez Rektora Uczelni, w zakresie merytorycznym i kwotowym. Strona 2 z 7
3. Zobowiązania mogą być zaciągane, m.in., w następujących formach: a) Umowa lub zamówienie (w formie pisemnej lub, w sytuacjach określonych w Regulaminie składania i obiegu wniosków dotyczących zamówień oraz udzielania zamówień publicznych bez zachowania formy pisemnej) w przypadku zakupu towarów (materiały, aparatura, środki trwałe), usług, prac budowlanych; b) Przedpłata na zakup materiałów, usług - za zgodą Kanclerza Uczelni; c) Przedpłata na pokrycie kosztów delegacji, wyjazdów, konferencji, kongresu, szkolenia - za zgodą Dziekana, Prodziekana, Prorektora lub Kanclerza, zgodnie z zakresem kompetencji; d) Zaliczka dla pracowników Uczelni na delegacje krajowe - za zgodą Kwestora; e) Zaliczka dla pracowników Uczelni na delegacje zagraniczne - na podstawie zatwierdzonego polecenia wyjazdu służbowego; f) Umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło. Realizacja płatności 6 1. Płatności) są realizowane na podstawie następujących dokumentów: a) faktur VAT i faktur VAT korygujących, rachunków, not obciążeniowych (od podmiotów gospodarczych: osób prawnych, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) i innych dowodów zewnętrznych uznanych zgodnie z obowiązującymi przepisami o VAT za równoważne - np. bilety PKP; b) faktur wewnętrznych WNT i IU; c) rozliczeń delegacji i wyjazdów (kongresy, szkolenia); d) rachunków za wykonaną pracę (osoby fizyczne w ramach umów zlecenia i umów o dzieło); e) list wynagrodzeń (obejmujących należność dla pracownika oraz pochodne od wynagrodzeń); f) dokumentów wewnętrznych zastępczych, spełniających wymogi ustawy o rachunkowości; 2. Dokumenty płatności winny zawierać dane zgodne z dokumentami będącymi podstawą ich wystawienia (umowami, zleceniami, itp.). Płatności następują z rachunku bankowego przypisanego do źródła finansowania wskazanego w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Uczelnią. 3. W przypadku braku środków na rachunku bankowym Dział Kompetencyjny występuje do Kwestora Uczelni z prośbą o zasilenie rachunku bankowego w celu dokonania płatności. 4. Zwrot środków następuje na podstawie pisma Działu Kompetencyjnego, po przekazaniu z Działu Finansowego informacji o wpływie środków na rachunek bankowy projektu. 5. Zasady potwierdzania prawidłowości oraz zatwierdzania do wypłaty dokumentów płatności określa tabela przedstawiona w 7. Strona 3 z 7
(Zarządzenie Rektora nr 50/2017 z dnia 29.05.2018 r.) KONTROLA, OBIEG I ARCHIWIZACJA DOWODOW KSIĘGOWYCH 7 R o d z a j d o k u m e n tu S p o rz ą d z a P rz y jm u je P o tw ie r d z a p r a w id ło w o ś ć Z a tw ie rd z a A rc h iw iz a c ja P o d w z g lę d e m m e ry to r y c z n y m : K ie ro w n ik je d n o s tk i o rg a n iz a c y jn e j fa k tu ra i k o re k ta ; ra c h u n e k ; n o ta k s ię g o w a ; in n e u z n a n e z a fa k tu ry fa k tu ra W N T (w e w n ą trz w s p ó ln o to w e g o n a b y c ia to w a ró w ); fa ktu ra IU (im p ortu usług) ro z lic z e n ie d e le g a c ji; ro z lic z e n ie w y ja z d u P o d m io t z e w n ę trz n y P ra c o w n ik d z ia łu re a liz u ją c e g o z a m ó w ie n ie D e le g o w a n y p ra c o w n ik U c z e ln i lu b o s o b a w y je ż d ż a ją c a K a n c e la ria lu b D ział Logistyki D z ia ł F in a n s o w y (o ry g in a ł); D z ia ł K s ię g o w o ś c i (k o p ia w ra z z re je s tre m s p rz e d a ż y ) D z ia ł F in a n s o w y re a liz u ją c e j d o s ta w ę /u s łu g ę i/lu b K ie ro w n ik P ro je k tu P o d w z g lę d e m fo rm a ln o - ra c h u n k o w y m : D z ia ł F in a n s o w y P o d w z g lę d e m d o s tę p n o ś c i ś r o d k ó w w e w s k a z a n e j p o z y c ji b u d ż e tu : D z ia ł P la n o w a n ia i M o n ito ro w a n ia K o s z tó w dotyczy oryginału P o d w z g lę d e m m e ry to r y c z n y m : K ie ro w n ik je d n o s tk i o rg a n iz a c y jn e j re a liz u ją c e j d o s ta w ę /u s łu g ę i/lu b K ie ro w n ik P ro je k tu P o d w z g lę d e m fo rm a ln o - ra c h u n k o w y m : D z ia ł F in a n s o w y P o d w z g lę d e m d o s tę p n o ś c i ś r o d k ó w w e w s k a z a n e j p o z y c ji b u d ż e tu : D z ia ł P la n o w a n ia i M o n ito ro w a n ia K o s z tó w P o w z g lę d e m z g o d n o ś c i z p rz e p is a m i p ra w a p o d a tk o w e g o : D z ia ł K s ię g o w o ś c i P o d w z g lę d e m m e ry to r y c z n y m : K ie ro w n ik P ro je k tu, P o w z g lę d e m fo rm a ln o - ra c h u n k o w y m : D z ia ł F in a n s o w y P o d w z g lę d e m d o s tę p n o ś c i ś r o d k ó w w e w s k a z a n e j p o z y c ji b u d ż e tu : D z ia ł P la n o w a n ia i M o n ito ro w a n ia K o s z tó w K a n c le rz / o s o b a p o s ia d a ją c a s to s o w n e u p o w a ż n ie n ie i / lu b K w e s to r / o s o b a u p o w a ż n io n a p rz e z K w e s to ra D z ia ł K s ię g o w o ś c i (A F K ) - 1 e g z. (p rz e z o k re s 6 la t o d m o m e n tu z a k o ń c z e n ia p ro je k tu ; p o ty m o k re s ie d o k u m e n ta c ja p rz e k a z y w a n a je s t d o a rc h iw u m u c z e ln i i a rc h iw iz o w a n a z g o d n ie z 41 R e g u la m in u ) d o w ó d O T - p rz y ję c ia ś ro d k a trw a łe g o ; d o w ó d O T P B - p rz y ję c ia a p a ra tu ry U p o w a ż n io n y p ra c o w n ik D z ia łu L o g is ty k i / In fo rm a ty k i / A p a ra tu ry i U rz ą d z e ń T e c h n ic z n y c h / B iu ra In w e s ty c ji - w s y s te m ie e le k tro n ic z n y m P o d w z g lę d e m m e ry to r y c z n y m (p o tw ie rd z e n ie o d b io ru i p rz e ję c ia o d p o w ie d z ia ln o ś c i z a ś ro d e k trw a ły ): O s o b a o d p o w ie d z ia ln a m a te ria ln ie za p o w ie rz o n y s k ła d n ik m a ją tk u i/lu b U ż y tk o w n ik Z a z g o d n o ś ć z fa k tu rą /d o k u m e n te m ź r ó d ło w y m : D z ia ł K s ię g o w o ś c i - ra c h u n e k d o u m o w y z le c e n ia lu b o d z ie ło z o s o b ą fiz y c z n ą lis ta w y p ła t w y n a g ro d z e ń Z le c e n io b io rc a D z ia ł K o m p e te n c y jn y D z ia ł K a d r, D z ia ł P ła c P o d w z g lę d e m m e ry to r y c z n y m (p o tw ie rd z e n ie w y k o n a n ia u m o w y ): K ie ro w n ik P ro je k tu P o d w z g lę d e m fo rm a ln o - ra c h u n k o w y m : D z ia ł P ła c Z a z g o d n o ś ć z u m o w ą o p r a c ę : P ra c o w n ik D z ia łu K a d r P o d w z g lę d e m fo r m a ln y m : K ie ro w n ik D z ia łu P ła c K a n c le rz / o s o b a p o s ia d a ją c a s to s o w n e u p o w a ż n ie n ie i / lu b K w e s to r / o s o b a u p o w a ż n io n a p rz e z K w e s to ra D z ia ł P ła c (A P R ) - 1 e g z. d e k la ra c ja Z U S D R A P o d w z g lę d e m fo rm a ln o - ra c h u n k o w y m : D z ia ł P ła c - Strona 4 z 7
8 Potwierdzenie prawidłowości dowodu księgowego następuje według wzoru, o ile wytyczne programowe nie wskazują inaczej: - Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej dostawę: sprawdzono pod względem merytorycznym, na sumę... zgodnie z umową/ zamówieniem nr... wnioskiem nr... Opóźnienie w realizacji i inne zastrzeżenia:... ; - Kierownik Projektu: potwierdzam prawidłowe wykonanie umowy/ zlecenia i/lub odbiór dostawy (towaru/usługi) na potrzeby projektu ; - W przypadku występowania odliczeń VAT-u, opis dla celu odliczenia podatku VAT od dokonanych zakupów; Kierownik Projektu (odpowiednio a, b, c, d lub e): a) wartość zakupu na potrzeby działalności opodatkowanej - VAT do odliczenia w całości Netto:... b) wartość zakupu na potrzeby działalności opodatkowanej i zwolnionej - VAT do odliczenia wg wskaźnika proporcji Netto:... c) wartość zakupu na potrzeby działalności finansowanej z dotacji i opodatkowanej VAT do odliczenia wg prewskaźnika proporcji Netto:... d) Wartość zakupu na potrzeby działalności finansowanej z dotacji, działalności zwolnionej, działalności opodatkowanej - VAT do odliczenia wg prewskaźnika proporcji i wskaźnika proporcji Netto:... e) wartość zakupu na potrzeby działalności NP niepodlegającej opodatkowaniu na terytorium Polski Netto:... - Pracownik Działu Kompetencyjnego (w zależności od wymogów wytycznych projektowych): KOD projektu (symbol źródła finansowania), numer umowy o dofinansowanie, nazwa projektu, pozycja budżetu, symbol konta pozabilansowego, kwota kosztów kwalifikowalnych (do refundacji) oraz wkładu własnego i kosztów niekwa lifikowalnych Netto:... nr rachunku bankowego, z którego należy dokonać płatności, Strona 5 z 7
okres raportowania, z którym dany dokument jest związany, informacja o zastosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych, nazwa i numer zadania, nazwa przedmiotu zamówienia, źródła finansowania, informacja o współfinansowaniu projektu z instytucji finansującej. 9 1. Oryginały dowodów księgowych, z wyłączeniem dokumentów wynagrodzeń, przechowywane są w Dziale Księgowości, przez okres 6 lat od zakończenia projektu. Po tym okresie, przekazywane są do archiwum uczelni i archiwizowane zgodnie z zasadami określonymi w 40 Regulaminu. 1.1. W przypadku projektów finansowanych z funduszy europejskich, międzynarodowych i strategicznych programów krajowych, Dział Księgowości gromadzi dowody księgowe w wyodrębnionych dla każdego projektu teczkach z opisem: a) nazwa i KOD projektu; b) okres realizacji; c) okres archiwizacji. 1.2. Kserokopie zatwierdzonych dowodów księgowych oraz dowodów zapłaty w postaci wyciągów bankowych (odrębnie dla każdego dokumentu), o ile nie są umieszczone w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Uczelnią, Dział Księgowości przekazuje do Działu Kompetencyjnego w uzgodnionych terminach. 2. Oryginały dokumentacji wynagrodzeń, w tym listy wynagrodzeń, rachunki osób fizycznych, wnioski o wynagrodzenia uzupełniające i zlecenia ich wypłat) jest przechowywana w Dziale Płac. 2.1. Kserokopie dokumentów związanych z wypłatą wynagrodzeń, rozliczeń ZUS i podatku PIT, Dział Płac przekazuje do Działu Kompetencyjnego w uzgodnionych terminach. Strona 6 z 7
KONTROLA WYDATKÓW I DOKUMENTÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH PRZED ZŁOŻENIEM RAPORTÓW FINANSOWYCH 10 Przedmiot kontroli Wyciąg wyodrębnionego rachunku bankowego Dowody księgowe Dowody księgowe Zakres kontroli Wpłaty i wypłaty - zgodność z umową, wnioskiem o płatność Wypłaty - zgodność z ewidencją księgową, z kontrolą przeliczeń walut na PLN Wypłaty - zwroty - zgodność z raportami rozliczeniowymi Zapisy ksiąg rachunkowych, kont bilansowych (kosztowych, rozrachunkowych, bankowych) i pozabilansowych - zgodność zapisów z dokumentami źródłowymi Zgodność zapisów kont bilansowych i pozabilansowych z kategoriami kosztów w budżecie projektu Odpowiedzialność Kierownik Działu Kompetencyjnego Kierownik Działu Finansowego Zastępca Kwestora ds. Finansowych Dział Ewidencji Kosztów i Gospodarki Materiałowej oraz Dział Księgowości Zastępca Kwestora ds. Księgowości Dział Planowania i Monitorowania Kosztów oraz Dział Kompetencyjny Strona 7 z 7